Det beste planleggingsverktøyet for dere som bruker Microsoft Teams

Bilde av to fornøyde menn

Ved første øyekast ser Microsoft Planner ut til å være ganske likt Trello og andre prosjekt- og oppgavestyringsverktøy. Felles for verktøyene er at de bruker en oppgavetavle, ofte kalt Kanban-, eller Scrum-board.

Setter du deg litt inn i Planner vil du se at oppgavetavlen er mer avansert og mer oversiktlig enn i en del andre verktøy. I tillegg er Planner godt integrert i Microsoft Teams.

Alle oppgavekort har sin egen statusinformasjon

Skjermbilde av Trello oppgavetavle

Skjermbilde av Trello oppgavetavle

Kjernen i de fleste prosjektverktøy som bygger på oppgavetavler er at man legger opp flere kolonner der oppgavekort flyttes mellom kolonnene ettersom oppgavene ikke er påbegynt, under arbeid, eller ferdige. Hvert oppgavekort kan tildeles en eller flere som skal gjøre oppgaven og kan ha en forfallsdato. De kan også ha flere detaljer som sjekklister og lenker til relevant informasjon og dokumenter man trenger for å utføre oppgaven.


Skjermbilde av fremdrift for en oppgave i Planner

Alt dette har Planner også, men i tillegg har hvert oppgavekort en status for fremdrift som kan være ikke startet, Pågår og Fullført. Det gjør det unødvendig å lage egne kolonner for dette på oppgavetavlen. Det muliggjør å ha bedre oversikt med en kolonne for hvert delprosjekt, eller arbeidsområde. Hver kolonne kan være en Samling av oppgaver og leveranser. Under er det satt opp to samlinger, en for Velferdstjenester og en for Kontortjenester. De tilhører samme prosjekt, men ulike arbeidsområder eller delprosjekt.

Skjermbilde av Microsoft Planner i Teams

Ønsker vi å se tavlen etter fremdrift er det bare å bytte visning til Fremdrift. Her kan du også endre fremdriftsstatus ved å dra oppgavekortet mellom kolonnene. En tredje visning er å vise en oversikt over hvem som har hvilke oppgaver i hver sin kolonne.

Skjermbilde med oppgaver gruppert etter fremdrift

Oppfølging av mine oppgaver

Blide av telefon med Planner app

Det er flere mulige måter å følge opp oppgaver du har gitt deg selv, eller blitt tildelt av andre i Planner. Du kan følge dem opp i Teams der du kan få en egen visning av dine oppgaver fra alle planer du har oppgaver i. Du kan også bruke Microsoft nye To-Do app på PC eller telefon, og du kan selvfølgelig også følge dem opp direkte i Planners telefonapp.

Planner blir hva du gjør det til.

Dersom du og dine kolleger har tatt i bruk Teams og vurderer nye måter å planlegge og gjennomføre aktiviteter på er det veldig nærliggende å ta i bruk Planner. Det du må være klar over er at Planner bare er et skall uten innhold. Du må selv lage struktur, innhold og deltakere i aktivitetene må avtale seg imellom hvordan man ønsker å bruke det. Det krever at man snakker om dette og bygger en struktur og arbeidsmåte som passer for dere. Det kan ikke et verktøy løse for dere.

For en kick-start der dere kan teste ut ulike muligheter i Planner og Teams og diskutere hvordan dere kan ta det i bruk, sjekk ut lynkurset Smarte prosjekter med Planner og Teams.

Gjør de kjedelige avdelingsmøtene meningsfylte og effektive for alle

Bilder viser møtedeltakere som kjeder seg

Den vanlige oppfatningen er at gode møter må ha en agenda. Men dersom agendaen er den samme fra møte til møte og bare beskriver generelle punkter som "Status" og "Informasjon fra ledergruppen" er det ikke mye verdi i den. Den er gjerne den samme fra gang til gang også. Mange gruer seg til det ukentlige avdelingmøtet og ville heller gjort noe annet fordi de føler at det er bortkastet tid å delta. Her får du tips til hvordan du hele tiden kan forbedre møtene og gjør dem til noe alle ser frem til.

Tre skritt til meningsfylte avdelingsmøter

1. Hva skal innholdet være?

En mindre del av møtet kan godt være satt av til å informere, men informasjon kan ofte formidles i andre kanaler mer effektivt på epost, i Teams, Workplace eller i en video på Intranettet. Informasjonspunkter er stort sett enetale likevel og trenger ikke å ta opp tiden for alle i et møte.

De beste møtene blir gjerne til når agendapunktene kommer fra deltakerne selv. Tema alle er opptatt av, og der vi trenger å snakke om saker for å løse et problem, eller gjøre noe annerledes i morgen enn det vi gjør i dag. Det skaper engasjement og alle føler de blir hørt.

Flere tips til hvordan du gjør dette får du her: Se hvordan du kan gjennomføre ledermøtet eller avdelingsmøtet på halve tiden!

2. Hva skal rekkefølgen på sakene være?

De fleste har vært med på møter der de første sakene på agendaen blir grundig diskutert. Når det nærmer seg slutten av møtet blir det gjerne kortere og kortere tid igjen til diskusjoner. De blir ofte avbrutt fra møteleder med "Vi kan dessverre ikke bruke mer tid på dette nå. Vi må videre til neste sak". Så sitter du der med en sak som ikke ble helt ferdig, og med deltakere som ikke kom til orde.

Begynn med de viktigste sakene, gjerne de som er innspill fra Team-medlemmer. Spar eventuelle informasjonssaker til slutt. Da har du alltid muligheten til å informere i andre kanaler i etterkant av møtet.

3. Hvordan gjennomføre hvert agendapunkt

Jeg har god erfaring med at hvert punkt har en eier, og at lederen ikke bør være eier på alle sakene. Engasjer med møtedeltakere i forkant av møtet og avtal hvem som skal drive en diskusjon, eller legge fram en sak. Det samme gjelder møtenotater. La gjerne møtenotater gå på rundgang, enten fra punkt til punkt eller fra møte til møte.

Vil du ha hjelp til å etablere felles digital møtebok med verktøy du allerede har, sjekk: Smart arbeid og samarbeid med OneNote

Bruk gjerne ulike verktøy for å engasjere slik som spørreundersøkelser, tavlediskusjoner og beslutningsverktøy. Ta gjerne kontakt med meg for å få tips om dette.

Et godt tiltak for at ikke avdelingsmøtene skal gå på autopilot der det som fungerte for en stund siden ikke fungerer lenger er å gjennomføre en 3 minutters møte-evaluering. Gjør som følger:


Bildet viser 3 Post-it lapper til evalueringen
  1. Gi alle 3 Post-IT lapper

  2. Instruer deltakerne som følger:
    På den første lappen skriver du det som fungerer bra i dag.
    På den andre hva som kunne fungert bedre, og
    på den tredje en ting du kunne tenke deg å forandre til neste møte.
    NB! Rekkefølgen er viktig.

  3. Lag tilsvarende overskrifter på en tavle eller på veggen og be deltakerne om å sette opp lappene under hver av de tre overskriftene.

  4. Samle inn og analyser innspillene etter møtet. Kommuniser resultatene i neste møte og bli enige om minst en forbedring dere tester ut.

Gjenta evalueringen regelmessig så vil dere kontinuerlig få bedre og bedre møter.

Dette kan du også gjøre digitalt i nettmøter med bruk av digital tavle i Skype for Business eller Teams.

3 feller mange går i når de tar i bruk Microsoft Teams

Bildet viser musefelle med ostebit

Jeg har vært i kontakt med og gjort opplæring i Teams i mange virksomheter de siste halvannet årene. Mange har kastet seg over Teams fordi det ser besnærende enkelt ut, men en god del har gitt opp etter en stund. De synes det blir uoversiktlig. Mye av informasjonen er irrelevant, og så blir det noe som kommer på toppen av eposten. Det tar for mye tid og gevinsten er uklar.

Kjenner du deg igjen? Du er ikke alene.

Men det må ikke være slik. Med noen enkle grep kan Teams bli et veldig bra samarbeidsverktøy for grupper. Det kan brukes for å samarbeide innen avdelinger, prosjekter, fokusgrupper, faggrupper, ja alle som trenger å gjøre noe sammen på jobben. Teams kan være en veldig god erstatning for intern epost. Problemet med epost er at all kommunikasjon ligger i personlige postbokser. En ny medarbeider i en gruppe starter på bar bakke fordi denne ikke har tilgang til historikk. Fordelen med å kommunisere i Teams er at historikken blir lagret, er søkbar og kan danne en kunnskapsbase for nye medarbeidere i gruppen.

De tre fellene mange går i og som dere må unngå 

Felle nummer 1. Dere tar ikke i bruk kanaler. 

All kommunikasjon fra faglige diskusjoner, daglig kommunikasjon og bursdagshilsener går i Generelt-kanalen. Da blir det like uoversiktlig som innboksen i Outlook der all eposten kommer inn usortert.

I Teams kan kommunikasjon om ulike tema foregå i kanaler og blir derfor sortert  før den kommer til deg. Du velger hva som er relevant for deg, ikke avsender. Da blir det enklere å holde seg oppdatert og bruke tiden på relevant kommunikasjon.

Prosjekt, arbeidsprosesser og aktivitetssamarbeid gjøres i kanaler

Skjermbolde viser eksempel på Teams og kanaler

Mindre prosjekter og aktiviteter opprettes i eksisterende Team

  • Kundeprosjekt i kundeteamet

  • Markedsprosjekt i markedsteamet

  • Operasjonelt- og forbedringsarbeid i avdelingsteamet

Merk at kundeteam og markedsteam ikke er avdelinger fordi arbeidsprosesser gjerne involverer deltakere på tvers av flere avdelinger.

For større prosjekter opprettes egne Team

  • Prosjekt med flere delprosjekt

  • Større arrangement med flere underdeler

 Eksempelet her er Pegasusprosjektet

Felle nummer 2. Dere bruker Teams gruppesamtaler som Skype- eller Facebook chat.

Vi bare skriver i vei og det er vanskelig å vite for andre om dette innlegget er viktig og relevant. I en hektisk hverdag kan jeg ikke lese alt som kommer mot meg, men må velge ut hva jeg leser etter hvor viktig og relevant det er for meg.

Teams-samtaler kan potensielt erstatte det meste av intern epost, men da må vi også skape en struktur for innleggene. Du ville vel aldri skrive en epost uten en overskrift? Det er jo den som forteller mottakeren hva det gjelder og som danner grunnlag for om jeg skal prioritere denne eposten. Du ville vel også alltid ha minst en på til: linjen? De du forventer skal gjøre noe, og respondere på eposten.

Du kan gjøre dette i Teams også. Legg til et emne for innlegget og adresser innlegget til de som forventes å gjøre noe med @navn. Andre som ikke er nevnt spesielt tilsvarer de som er på Kopi: linjen i en epost.

Skjermbildet viser strukturers samtale i Teams med overskrift

Nå er det enklere å vurdere hva som er viktig, hva som haster og hva som kan vente. Det blir også tydelig hvem som har oppgaver og hvem som kan se dette bare som informasjon.

3. Dere kopierer virksomhetens siloer på i Teams.

Skjermbilde viser søk i Teams samtaler og dokumenter

Det første mange gjør er å lage avdelings-team. Der foregår samtaler innen avdelingen og der ligger avdelingens dokumenter under Filer. Bare avdelingen har innsyn i dette. Så kopierer man den gamle mappestrukturen i mange nivåer som ingen egentlig husker hvordan ble opprettet, som er tidkrevende å bruke og som alle sliter med å navigere i.

 Det kan godt hende vi trenger et avdelings-Team, men styrken i Teams er å kunne opprette kommunikasjon og deling av dokumenter, planer, notater mm. basert på arbeidsprosesser på tvers av organisasjonen. Du kan til og med samarbeide med partnere, konsulenter og andre i Teams.

Du trenger ikke lenger bla i filstrukturer for å lete etter dokumenter. Du finner både dokumenter og samtaler på tvers av alle Team med søk. Det betyr at selv om dokumenter er spredt på de Team og kanalene der de er en del av arbeidsprosessene kan du finne dem igjen uten å bla deg til Teamet -> kanalen -> Filer for å finne det.

Å ta i bruk Teams er en gruppeoppgave, ikke en virksomhetsoppgave.

Å ta i bruk Teams er annerledes enn å ta i bruk SharePoint for felles arkiv, Intranett, og andre løsninger som skal fungere på tvers av virksomheten. I de tilfellene har man gjerne et prosjekt som støtter innføring, lager felles struktur og utarbeider retningslinjer for bruken.

Når en gruppe tar i bruk Teams for å samarbeide må de i hvert tilfelle bli enige om hva som er hensiktsmessig struktur for dem. Hvordan de skal samarbeide i Teamet er en avtale de må gjøre seg imellom og vil være ulikt for hver gruppe. Derfor må deltakerne i gruppen selv ha kompetanse til å forstå hvordan de bygger sin Teams-struktur og hvordan de kan bruke Teams effektivt i sitt arbeide.

Få en flying start på Teams-arbeidet

Trenger dere å styrke deres kompetanse i oppsett og bruk av Teams kan dere få litt starthjelp gjennom lynkurset Smart samarbeid med Teams. Er dere en gruppe, eller et prosjektteam som skal i gang med Teams får dere gjennom dette en flying start med å opprette deres eget Team, kanaler og etablere arbeidsform slik at dere er klare til å samarbeide effektivt umiddelbart.

Er du koordinator, leder, eller interessent og ønsker å skaffe deg denne kompetansen selv har vi et helt nytt nettkurs som bygger på de samme prinsippene. Dette kan kanskje hjelpe deg?

I mai og juni 2019 har vi et introduksjonstilbud der du kan ta nettkurset i Smart arbeid med Teams med 50% rabatt.

For å lese mer om nettkurset, gå til https://nettkurs.smartendring.no og velg Smart arbeid med Teams. Ønsker du å bestille, skriv inn kupongkode TEAMS06 for å få 50% rabatt.

 





Den unike relasjonen mellom Outlook og OneNote 2016

Bildet viser to smilende barn

Outlook og OneNote har alltid vært søsken og bestevenner og jeg har brukt begge sammen siden lanseringen av Office 2003.

Ja du leste riktig. Mange har blitt kjent med OneNote i den senere tid, men OneNote har vært med I Office lenge. I 2003 byttet jeg jobb internt i Microsoft og gikk over fra å lede Microsofts services organisasjon til leder for HR i Norge. Da var det mye som skulle organiseres og jeg følte et stort ansvar for at vi arbeidet og samarbeidet godt og brukte den verktøykassen vi tross alt leverte til våre kunder :-)

Fem spørsmål jeg ville ha gode svar på for å kunne jobbe digitalt og effektivt

  1. Når jeg ønsker å gjøre møtenotater, hvor gjør jeg det og hvordan finner jeg igjen notatene fra møtet i fjor

  2. Hvorfor skal møtereferatet sendes på epost og lande i alle deltakernes postbokser? Er det ikke bedre at det ligger ett sted der alle finner det?

  3. Hvor noterer du dine oppfølgingspunkter fra møtet og hva gjør du for å ikke glemme dem og andre oppgaver?

  4. Hvor samler jeg mine notater, informasjon jeg finner på nett, gode ideer jeg får via epost og artikler jeg kommer over og som jeg gjerne vil ha lett tilgjengelig uansett hvor jeg er?

  5. Hvor lager jeg min aktivitetsplan for ulike HR-tiltak og hvordan overfører jeg oppgaver og møter til min oppgaveliste og kalender?

Med PC-sekken som kontor

Det hører med til historien at jeg jobbet minst ved skrivebordet på jobben, men mer i møterom, hjemme, og på reise så kontoret mitt var i praksis PC-sekken og den ville blitt veldig stor og tung om jeg skulle drasse på permer og papirnotater, så løsningen var åpenbar for meg. Alt må være digitalt.

Med OneNote kunne jeg bli papirløs, gjøre notater hvor som helst og overføre oppgaver og planer til Outlook for oppfølging. Møtenotater og planer kan deles med kolleger så jeg ikke lenger må sende dem på epost. Med Outlook kunne jeg sende møter, og artikler og dokumenter jeg fikk på epost til OneNote. Jeg lærte at Outlook og OneNote er bestevenner.

Stålkontroll med Outlook som oppgavesentral

Mange oppfatter Outlook som et epost og kalenderverktøy, men potensielt kan Outlook være ditt personlige planleggings og prioriteringsverktøy der du samler oppgaver fra epost, fra planer og møtenotater i OneNote, og skriver ned oppgaver du må huske å gjøre.

Bildet illustrerer hvordan du kan sende oppgaver fra ulike programmer til Outlook oppgaver

Outlooks søster blir erstattet av kusinen

OneNote ble utviklet for Windows som alle Microsoft programmer på den tiden, men etter hvert ble OneNote tilgjengelig på Mac, i nettleser og på mobil/nettbrett. Men ikke alle funksjonene fulgte med. Integrasjonene mellom Outlook og OneNote ble borte. For at OneNote skulle bli likest mulig på alle plattformer lanserte Microsoft en kusine til OneNote i Windows 10, en OneNote app der integrasjonene med Outlook mangler. I den siste utgaven av Office for de som har Office 365 erstatter denne kusinen søsteren til Outlook så den siste Office-versjonen med Outlook integrasjoner er OneNote 2016.

Hvordan vet du hvilken versjon av OneNote du har?

Skjermbilde av Office programfliser i Windows

Du kan se på OneNote flisen i Windows programoversikten hvilken versjon du har. Windows 10 appen heter bare OneNote, mens office-versjonen er tydelig merket med OneNote 2016

OneNote appen og OneNote 2016 kan leve side om side og du kan bruke begge. Dersom du ikke benytter deg av integrasjonene med Outlook kan du like gjerne bruke Windows-appen. Den er også likere i design med telefon og nettbrettversjonene og ikke noe dårlig valg.

Her er funksjonalitet som bare finnes i OneNote 2016

I følge Microsoft vil det ikke skje noen videreutvikling av OneNote 2016 og de anbefaler at du bruker OneNote appen i Windows 10. De lover også å legge til de viktigste integrasjonene over tid. Det ser jeg frem til, men i mellomtiden fortsetter jeg med OneNote 2016 som kan:

  • Sende Outlook epost til OneNote

  • Sende Outlook møter til OneNote og koble møtenotatene i OneNote til avtalen i Outlook

  • Opprette Outlook oppgaver i OneNote

  • Lagre felles OneNote på filserver og lokalt på PC

  • Opprette maler for sjekklister, møtereferat, aktivitetsplaner etc.

Hva om du ikke finner OneNote 2016 på din PC?

Skjermbilde fra onenote.com/download

Samtidig som MIcrosoft har tatt ut OneNote fra Office-installasjonen har de gjort OneNote 2016 tilgjengelig gratis for nedlasting. Du finner den her: https://www.onenote.com/download

Her gjør Microsoft sitt beste for at du skal bruke Windows-appen, men tillater deg å laste ned OneNote 2016 som de kaller Windows-skrivebord.

Dersom du har 32-bits Office installerer du denne. Her du 64-bits Office velger du Andre alternativer for nedlasting og bruker denne nedlastingslenken.

Om du ikke ve hva du har, prøv den første. Du vil få beskjed om dette ikke er den riktige og da kan du velge den andre.

Ble du inspirert til å utnytte integrasjonene? Få med deg noen kolleger og bestill et 2-timers kurs hos dere i Smart arbeid og samarbeid med OneNote


Hvorfor kan vi aldri starte møtene presist? Er det egentlig Outlook’s feil?

BIldet viser mann som løper fra møte til møte

Kanskje vi kan skylde på Microsoft Outlook som gjør at det er enklest på legge inn møter på 1 time, eller på 30 minutter?

Nyhet! Nå kan du gjøre møteavtalene 5-15 minutter kortere i Outlook helt automatisk. Les videre for å se hvordan.

Har du opplevd å komme til møterommet 10 minutter før du skal ha et viktig kundemøte og så er ikke det forrige møtet der ferdig ennå? Du vil gjerne ha møterommet så du kan koble opp prosjektoren, sjekke at du har nok ark på flippoveren og at pennene skriver. Nå har kunden kommet og dere venter alle sammen utenfor møterommet.

Du spør nå de som er i møterommet om de snart er ferdige, men de har reservert rommet til hel, og når de endelig forlater rommet og du er klar til å starte ditt møte er klokken ti over. Hva om du opplever dette flere ganger pr. dag?

Bildet viser en kalender uten pauser mellom møtene

Hvorfor skal et møte vare i 1 time?

Kjernen i problemet er at alle avtaler timesmøter, og vi vet alle hvor vanskelig det ofte er å bli ferdig med møtet før tiden. Det gjør at vi ofte havner i situasjoner som beskrevet over. I tillegg, om du deltar i et slikt møte vil du også mange ganger være for sen til ditt neste møte. Det er ingen logisk grunn til at et møte skal vare en time. Hvorfor kan det ikke like godt vare 37 minutter?

Hva om du avtaler med dine kolleger at fra nå av planlegger vi 50-minuttersmøter og 25-minuttersmøter istedenfor times og halvtimesmøter? Vanskelig sier du? Ja det er så innarbeidet at møter varer en halv, eller en hel time så det vil kreve en felles forståelse i organisasjonen og sterk forankring i ledelsen som er de første som må starte med dette. Likevel, tenk hvor mye bedre alle får det.

Endre innstillinger for Outlook kalender for å opprette kortere møter som standard

Dersom du har den nyeste versjonen av Outlook kan du nå sette opp kortere møter som standard for de møtene du kaller inn til. Slik gjør du det:

Skjermbilde med oppsett av kortere møter som standard i Outlook

Er ikke denne muligheten tilgjengelig for deg ennå? For å arrangere et 50-minutters møte, marker en halv time i kalenderen og endre 30 til 50.

Bruker du Google kalender kan du gjøre tilsvarende ved å velge innstilligen "Raske møter" under Innstillinger for aktiviteter"

VI tenger en påminnelse på at møtet bare er 50 minutter

Bildet viser veggklokke der området mellom 10 og 12 er blokkert

Men så sitter du der i møtet og selv om møtet i kalenderen er 50 minutter er hodet vårt sannsynligvis innstilt på at møtet er på en time. En ting dere kan gjøre for å minne alle om dette er å modifisere veggklokkene slik vi gjorde i Microsoft Norge. Der blokkerte sektoren mellom 10 og 12 og på den måten minnet alle om at møtet skal avsluttes senest 10 på hel.

Tar du utfordringen på din arbeidsplass?

For flere innlegg om møter, se gjerne

Møter er braaaaa, ikke bortkastet tid

Se hvordan du kan gjennomføre ledermøtet eller avdelingsmøtet på halve tiden!

Blir du irritert over å få alle møteinnkallingssvarene i Innboksen?

Å veksle mellom ulike prosjekter, fokusgrupper og daglig jobb er som å sjonglere med egg

BIlde viser stilisert kvinneansikt utsatt for stress og mange oppgaver

Andelen arbeid som gjennomføres som prosjekter øker stadig og mange er med i flere prosjekter, fokusgrupper, faggrupper og andre aktiviteter som forutsettes prioritert mot annet daglig arbeid i den rollen man har i organisasjonen. Det gjør at vi må kunne håndtere mange typer oppgaver til forskjellige tider. Har du et bra system for det? Hvis ikke kan vil du få noen forslag her.

Prosjekter er en stor del av arbeidet for mange

Utfordringen med å sjonglere prosjektoppgaver, egne oppgaver du må prioritere for å nå dine mål og henvendelser fra andre er vanskelig. Oppgavene kommer gjerne til deg i ulike kanaler. Prosjektoppgavene blir kanskje tildelt gjennom Microsoft Planner, oppgaver fra andre som forespørsler på epost eller i Teams og dine oppgaver, ja hvor er de skrevet ned? I tillegg kommer gjerne oppfølging av aktiviteter du tar på deg i møter …

Prosjektledere elsker planer. Prosjektdeltakere? Not so much.

Prosjektledere lever etter Prince2, Microsoft Project, Wrike, Asana, og mange omfavner nå Microsofts nye planleggingsverktøy, Planner.
Det kan føles godt for en prosjektleder å ha en prosjektmetode og et slikt planleggingsverktøy der alle aktiviteter, ressurser (også kalt mennesker) er kartlagt og kan presenteres i gant-diagrammer og progresjonen kan måles på 1% detaljeringsnivå.

Sjonglere med egg

Bilde viser klovs nom sjonglerer med egg

Men ingenting av dette får prosjektoppgavene gjort. For prosjektdeltakere som opplever at de blir tildelt oppgaver som perler på en snor i epostform, eller enda verre, må oppsøke et prosjektverktøy de ikke har noe spesielt forhold til for å se hva slags oppgaver de skal gjøre og når kan det føles overveldende og distansert fra hverdagen. Særlig fordi mange prosjektdeltakere ikke arbeider 100% prosjektet, men kanskje er ment å bruke 10-40% av sin tid til prosjektet, og resten av tiden til sin "dagjobb".

Da er det lett at de daglige operasjonelle oppgavene får prioritet og prosjektoppgavene kan føles som noe som kommer på toppen av dette. For å løse dette må vi veksle mellom oppgaver og gjøre litt av det ene og litt av det andre. Det gjelder å ikke glemme oppgaver og samtidig gjøre det viktigste oppgavene til rett tid. Det blir som å sjonglere med egg. Vi kan ikke ha for mange egg i lufta. Da mister vi egg, og knuser dem. Men vi kan legge ned noen egg forsiktig og plukke opp andre. Da gjelder det å ha god oversikt over hva som kan ligge og hvilke egg vi må plukke opp i dag.

Hvordan ha stålkontroll på alle oppgaver og levere i tide

Er det mulig å få en oversikt over alle oppgaver på ett sted så du kan gjøre en helhetsprioritering? Ja faktisk er det det :-) Du har allerede ditt personlige planleggings og prioriteringsverktøy som du kanskje ikke utnytter fullt ut. Ja akkurat - Outlook.

Illustrasjon viser skjermbilder fra Outlook, Planner og ONeNOte og hvordan man overfører alle oppgaver til Outlook
Illustrasjon viser hvordan du viser avtaler og oppgaver i samtidig i kalenderen

Outlook blir ikke borte med det første til tross for Teams, Workplace og andre kommunikasjons-, samarbeids- og prosjektverktøy. Mange kan med fordel bruke Outlook som oppgavesentral og få oppgavene vist basert på når du planlegger å gjøre dem. Dagene består gjerne både av møter og oppgaver som må gjøres mellom møtene. Dette kan du få en visuell oversikt over (bare i Outlook for Windows). Her er et engangs-oppsett du må gjøre for å få til dette.

Oppgaver du får på epost

Eposten kan vanligvis deles i to deler. Epost som inneholder forespørsler og oppgaver du må ta stilling til og gjøre noe med og informasjon du kan gå igjennom og lese når du har tid. Den første delen er det bra å ha kontroll på. Det er ikke alltid du kan gjøre noe samme dag. Det er det smart å bestemme seg med en gang når du vil følge opp ved å høyreklikke på flagget ved siden av eposten og velge dag for oppfølging.

For mere detaljer om dette, se Du kommer aldri gjennom lange oppgavelister! Her er løsningen.

Oppgaver du får muntlig, eller du selv kommer på at du må gjøre

Alle forespørsler kommer ikke på epost og sannsynligvis har du også egne oppgaver å prioritere utfra ditt ansvarsområde og dine mål. Ikke gå med dem i hodet. Da blir de lett nedprioritert i forhold til oppgaver som kommer på epost. Skriv dem rett inn i oppgavelisten.

Oppgaver som kommer fra prosjektverktøy

Oppgaver i Microsoft Planner og andre prosjektverktøy sender deg ofte en epost om du blir tildelt en oppgave. Denne kan du behandle på samme måte som andre forespørsler på epost. Eposten inneholde gjerne en lenke til oppgaven i prosjektverktøyet så når du bestemmer deg for å gjøre denne fra oppgavelisten i Outlook kan du bare åpne oppgaven og klikke på lenken så blir du ledet rett til prosjektoppgaven din.

Oppfølging av oppgaver fra møter

Mange gjør digitale møtenotater i OneNote. Det kan være ukemøter, avdelingmøter, prosjektmøter mm. Oppgaver du noterer her kan du flagge for oppfølging i Outlook. Dette forutsetter at du bruker OneNote 2010/13/16. Dette er ikke tilgjengelig i OneNote appen som følger med Windows 10.

Trenger du og dine kolleger litt starthjelp til å komme i gang med praktisk oppgaveplanlegging der du har fullstendig oversikt over alle oppgaver på ett sted? Jeg lager gjerne et spesialkurs der vi kombinerer elementer fra Smart bruk av Outlook, Smart arbeid og samarbeid med OneNote og Smart samarbeid med Teams og Planner.

Kan vi bruke en iPad til noe fornuftig på jobben?

Bildet viser kvinne med iPad

Mange av de jeg møter når jeg holder kurs og workshops synes det er rart at jeg har både MacBook og iPad når jeg har jobbet 18 år i Microsoft. Da svarer jeg at mange av mine kunder har både Windows og Mac på jobben og jeg trenger å kunne begge deler.

Alle har mer enn nok digitale verktøy

I de fleste sammenhenger er det ikke om du har Microsoft, Apple eller Google som betyr noe. Alle har en verktøykasse for å jobbe digitalt som er mer enn bra nok. Problemer er at de ikke vet hvordan den skal brukes effektivt for å arbeide og samarbeide i den stadig mer hektiske digitale arbeidshverdagen.

BIlde av iPad Pro med tastatur og blyant

Jeg gikk nylig til innkjøp av en ny iPad Pro, blyant og tastatur. Jeg har valgt den minste modellen med 10,5" skjerm fordi jeg bruker den som et tillegg til PC og synes den er passe stor. Tastaturet var en utfordring. Mange bruker en kombinasjon av omslag og tastatur, men for mine hender synes jeg det blir for smått. Derfor valgte jeg Apples separate Magic keyboard som jeg synes er mye bedre. Det veier ingenting og får lett plass i PC-sekken min.

Microsofts verktøykasse kan brukes på alle enheter

Jeg bruker Office 365 som har egne apper for alle formål jeg trenger å jobber med, også på nettbrett. Jeg har tidligere testet ut om jeg kunne klare meg med Outlook appen for epostbehandling. Den er den samme som telefonappen og selv om jeg foretrekker den fremfor den innebygde Mail-appen mangler den altfor mye til at det blir et bra alternativ til Outlook på PC eller Mac. Sjekking av epost på farten synes jeg det er mer praktisk å gjøre på telefon.

I møter kan det være bra å gjøre notater for iPad

Der et nettbrett som iPad kommer til sin rett er i situasjoner der PC blitt litt for påtrengende og der du vil gjøre skisser og ta håndskrevne notater. I møter føler en del at PC skjermen skaper et skille mellom deg og de andre møtedeltakerne og at et nettbrett skaper mindre skille siden du kan legge det flatt på bordet. Mange er også glad i å skrive i notatboken sin der de kan skrive og skisse med penn. Dette hindrer dem i å bli helt digitale og de må ofte bruke tid i etterkant av møter for å "oversette" dette til digitalt format for deling og for å kunne ha ta vare på notater for fremtiden.

Få et overtak i møtene - lær hvordan!

Håndskriv notater og gjør skisser i møtet

BIldet viser iPad Pro med Teamsmøte og OneNote

Mitt favorittprogram for møtenotater er utvilsomt Microsoft OneNote. Det bruker jeg både for forberedelser, møtenotater og oppfølging av møter. Jeg har en Microsoft Surface PC der jeg både kan tegne skisser og skrive møtenotater. I et møte har jeg ofte behov for å slå opp i saksdokumenter og annen informasjon jeg trenger i møtet. Det kan jeg da ha i forskjellige vinduer på PC'en. Jeg kan også få håndskrift konvertert til "trykt skrift", noe som er en fordel om jeg skal dele noe av det jeg skriver med andre.

Bildet viser håndskrift i Nebo appen og OneNote møtenotater

Hvordan bruke iPad Pro effektivt

Jeg valgte en iPad Pro fordi du der kan arbeide i to apper samtidig på skjermen. Det vi si at jeg kan delta i et Teams-møte samtidig som jeg tar møtenotater OneNote. Dessverre har ikke OneNote håndskriftkonvertering, men du kan bruke en app som heter Nebo. Den har utrolig bra skriftgjenkjenning. Noe som klarer å tyde mine kråketær er imponerende. Teksten kan du så overføre til OneNote.

Hjelp! Jeg har blitt innkalt til Teams-møte. Hva gjør jeg?

Utover er det selvfølgelig fint å ha med seg iPad for andre formål. Jeg leser tre aviser på banen til jobben, løser sudoku og leser Kindle-bøker også her. Mine tidsskrifter Foto og Historie leser jeg i appen Wype. Så når jeg først har med meg iPad av private grunner er det jo fint å bruke den til nyttige ting på jobben også.

Men vil jeg bytte ut PC med iPad? Det tror jeg ikke :-) Men et fint tillegg er det.

Usikker på hvordan du kan se to apper samtidig på iPad Pro?

Åpne først den ene appen, for eksempel Teams. Deretter drar du forsiktig opp fra bunnen av skjermen for å få frem app-menyen. Trykk og hold på for eks. OneNote og dra appen opp og mot venstre kant. Fest den der. Du kan juster hvor mye plass du vil hver app skal ta på skjermen med å dra skillelinjen mellom den til venstre eller høyre.

Skjermbilde av iPad med visning av hvordan du kan arbeide i to apper på en gang

Hvorfor du ender opp med en lang liste ugjorte oppgaver, og hva du kan gjøre med det

Mange av oss er tidsoptimister og har ikke alltid et realistisk bilde av hvor lang tid en oppgave tar. Dette kaller vi planleggingsfellen.

Kvinne som ser betenkt ut omgitt av klokker

Begrepet planleggingsfellen (The planning fallacy) ble introdusert av nobelprisvinner Daniel Kahneman og Amos Tversky in 1979. Fenomenet oppstår uavhengig av din tidligere erfaring av hvor lang tid en aktivitet tar. Jo flere deler en oppgave består av, jo større er sannsynligheten for at en eller flere av delene ikke kan gjennomføres på tiden du har antatt. Dette gjelder selv om det er en oppgave du har gjennomført mange ganger. Sannsynligheten kan være liten for at du støter på problemer i gjennomføring av en deloppgave, men vil du høyst sannsynlig støte på uventede problemer i minst en av deloppgavene.

Hjernen lurer oss

Planleggingsfellen er en av de mest vanlige måtene hjernen lurer oss på. Når vi skal planlegge tid går vi vanligvis ut fra det mest optimistiske estimatet og legger ikke inn ekstra tid for mulige hindringer, selv om erfaringen vår skulle tilsi at det ofte oppstår slike hindringer.

Et godt eksempel er tiden det tar å forflytte seg til et møte. Selv om vi har kommet i siste liten, eller for sent fem ganger på rad er vi like optimistiske i troen på at vi skal komme i god tid til møte seks.

Hva er årsaken til vi kommer bakpå i våre aktiviteter og oppgaver?

Den enkle årsaken er at vi ikke stiller oss spørsmålet "Hva om …" og derfor underestimerer vi tiden. Du skal lage en presentasjon på noen få lysbilder. Du tenker at det kan umulig ta mer enn en time. Fem minutter etter at du setter deg ned for å lage den kommer din kollega bort og spør "har du 5 minutter". Tja 5 minutter må vel gå tenker du, enda din erfaring burde sagt deg at det kommer til å ta en halv time. Så fortsetter du og finner ut at du mangler noen tall. De er ikke alltid tilgjengelige der og da. Så ville det jo gjøre seg med en illustrasjon eller to.

Har du forsøkt å finne brukelige illustrasjoner eller bilder til din presentasjon? Da vet du at det kan ta veldig mye tid. Når du endelig er ferdig har du sannsynligvis brukt to timer, altså dobbelt så mye tid som du trodde.

Se for deg at du har fem oppgaver du planlegger å gjøre i dag. Det ser ikke uoverkommelig ut, men når dagen er over har du bare gjort to av dem. Plutselig sitter du med 10-20 oppgaver som skulle vært gjort og med purringer og dårlig samvittighet.

Hva gjør du for å få kontroll over oppgavene?

Heldigvis kan hjernen som har lurt oss inn i en slik situasjon også hjelpe oss ut av den. Den trenger bare litt hjelp i form av struktur. For hver aktivitet du planlegger, spør deg selv om hva som kan oppstå av hindringer, og hva du eventuelt kan gjøre for å overkomme dem.

For kollegaen som ønsker 5 minutter, forklar at du er nødt til å bli ferdig innen en time og spør om dere kan snakke senere. For å ha de riktige tallene og illustrasjonene, bryt oppgaven ned i tre deler

  1. Finne grunnlagsdata

  2. Finne illustrasjonene

  3. Lage presentasjonen

Ikke legg alle aktivitetene til samme dag. Start gjerne med nummer 1 en uke før du må ha presentasjonen ferdig. Det kan hende du må få data av andre og det kan av og til ta et par dager. Samle illustrasjoner og bilder kontinuerlig når du kommer over noe du tror du kan trenge en gang så har du et lite bibliotek å hente fra. Arbeider du på denne måten får du sannsynligvis tid til å finpusse presentasjonen også.

Lag oppgavelisten din slik:

Tabell med oppgaver

Vil du lese mer om effektiv prioritering og behandling av oppgaver?

Hva gjør du når oppgavelisten bare vokser?

3 grunner til at du ikke har så mye tid som du tror

For starthjelp til å mestre den digitale hverdagen og ta kontroll over din tid, sjekk ut Smart bruk av Outlook for å ta kontroll over egen hverdag. Det kan gi deg en ny start og bedre resultater med mindre stress fordi du arbeider mer med viktige oppgaver og mindre med oppgaver du ikke bør bruke tid på.





Det vi glemmer når vi flytter epost over til Teams

Bilde av Bjørn O. Hopland, Smart endring AS

Jeg har holdt Smart bruk av Outlook kurs i mer enn 5 år nå og brukt Outlook siden starten for ca. 15 år siden. Nå om dagen blåser det en sterk Teams-vind i mange virksomheter som vil erstatte epost med Teams-meldinger.

I noen miljøer startet dette tidligere med bruk av Slack som meldingsverktøy. Det har jeg også brukt i mitt arbeid for et fransk selskap. I dette, og andre virksomheter i Frankrike har dette gått så langt at de totalforbyr bruk av epost internt!
Intern epost har mange ulemper, men dette er kanskje å gå litt langt i krigen mot epost-tyranniet som noen kaller det.

Det er ingen tvil om at epost har mange negative sider. Særlig i store virksomheter er opptil 80% av eposten intern. Dette opplevde jeg også i Microsoft der jeg jobbet som leder i 18 år. For mange er epost den viktigste interne kommunikasjonskanalen vi har. Alle er enige om at internkommunikasjon er viktig, men vi vil altså ikke ha den på epost.

Hvis Workplace, Yammer og Teams var ment å erstatte intern epost, hvorfor får jeg da bare mer epost?

Det mange ikke tenker på er at bruk av epost kan deles i tre

En del av eposten er informasjon. Den andre er meningsutvekslinger og diskusjoner, og den tredje er forespørsler og behandling av oppgaver. I kursene spør jeg ofte "hvor stor del av eposten må du behandle, prioritere og respondere på?" Fordelingen kan variere, men etter hva jeg erfarer etter å ha spurt hundrevis av kursdeltakere ligger oppgavedelen gjerne på 40%-70%. Resten er diskusjoner og lesestoff fra eksterne og interne kilder.

Nye arbeidsmønster driver økning av antall epost

Årsaken til den høye andelen av oppgaver i epost skyldes mye vårt moderne arbeidsmønster der vi arbeider på ulike steder og til ulike tider. Samtidig er vi blitt så disiplinere på mobilen at vi ikke tar den når vi er i møter, eller er opptatt med annet viktig arbeid.

Når jeg ikke finner kollegaen på kontoret og de ikke svarer på telefon, hva gjør jeg da? Jo, sender en epost selvfølgelig :-) Det er praktisk fordi jeg kan skrive en epost for å be deg om å gjøre noe på et tidspunkt som passer for meg, og du kan lese og behandle den på et tidspunkt som passer deg :-)

Ja vi kan erstatte epost med Teams-meldinger

Så skal vi kutte ut eposten til fordel for Teams-meldinger? Ja det kan vi godt gjøre. Både informasjonsdeling og diskusjoner kan med fordel flytter ut av Outlook, men vi må være oppmerksom på det tredje elementet som er oppgaver. En oppgave kommer gjerne som en epost adressert bare til deg og angår ofte ikke andre. Å kommunisere denne i en felles kanal kan virke som støy for andre, og kan også være noe ikke alle skal vite om engang. Gruppesamtaler kan være OK å bruke når andre også skal informeres, dvs. tilsvarende å sette noen på kopi i en epost. Det kan også være greit om to eller flere skal forespørres om en oppgave og andre informeres samtidig.

Hvordan du kan gjøre forespørsler og fordele oppgaver i Teams.

1 - Forespørsler til enkeltpersoner

Send en 1:1 Chat med din forespørsel fremfor en epost. Når du oppretter en chat med noen blir dette en permanent kanal mellom dere akkurat som meldinger på telefonen der du ser hele kommunikasjonshistorien.

Skjermbilde av Chat-forespørsel om å gjøre en oppgave
Skjermbilde av Lagret chat

Dersom den som mottar ikke har anledning til å gjøre oppgaven med en gang kan meldingen lagres og listen over lagrede meldinger kan da brukes om oppgaveliste for det som skal gjøres i nær fremtid. Er dette noe som skal skje om en uke eller senere fungerer ikke dette så godt. Da kan det hende det finnes bedre måter som illustrert senere i denne bloggposten.


2 - Informasjon til en gruppe i Teams med oppgaver til noen

Informasjon, forslag man ønsker tilbakemeldinger på og andre innspill av interesse for gruppen gjøres ved å sende relevant kanal. Den vil da gå til alle og vil kunne svares på av alle. Om du i tillegg ønsker å be en eller flere personer om å gjøre noe kan du henvende deg direkte til dem med @ og navnet. De vil da få en varsling og kan behandle sin oppgave.

Skjermbilde av Teams-melding med oppgaver til enkeltpersoner

Legg merke til at meldingen er skrevet mer formelt og ligner på en epost med overskrift, referering med @ til Tina og Oskar og med vedlegg i meldingen.

Tinas melding vil ha en @ på seg som gjør den lettere å se og denne kan også lagres til oppgavelisten i Teams.

Skjermbilde av Tinas melding med @

3 - Følge opp mine oppgaver i Outlook

Skjermbilde av Outlook oppgave opprettet basert på Teamsoppgave

Gjør du som meg og følger opp dine epostoppgaver i Outlook, og kanskje du i tillegg sender oppgaver fra OneNote til oppgavelisten i Outlook? Da vil du kanskje synes at å lagre meldinger for oppfølging i Teams er litt primitivt. Det er ikke mulig å velge prioritering, eller fordele oppgaver på tid.

I så fall kan du også velge å følge opp Teamsoppgaver i Outlook. Det finnes ingen direkte kobling, men kopier og lim inn fungerer ganske bra også. Velg å kopiere en lenke til Teamsmeldingen og lim denne inn i en Outlook oppgave. Da kan du prioritere oppgaven i henhold til viktighet og tidsfrist. Når oppdraget er utført kan du klikke på lenken når oppdraget er utført og bekrefte i Teams at oppgaven er gjennomført.

Selv de ivrigste Teamsforkjemperne vil nok måtte leve med epost lenge ennå. Ekstern kommunikasjon er fremdeles mest kurant å gjøre på epost, selv om mer permanente samarbeidsforhold godt kan gjøres i felles Team. Noe av det viktigste for å få til en vellykket sameksistens er å avklare hva vi kommuniserer hvor. Det er etter min mening ledelsens ansvar Der dette ikke skjer fører det lett til avmakt blant mange ansatte fordi de føler at de får en ny kommunikasjonskanal uten at noen forteller dem hvorfor og hvordan den er tenkt brukt.

Teams, Yammer, Workplace. Mange kanaler skaper frustrasjon

Lykke til med Teams!

For å lære med om Teams og Teamskommunikasjon, sjekk ut Smart samarbeid med Teams og Smarte nettmøter med Teams,

Se hvordan du kan gjennomføre ledermøtet eller avdelingsmøtet på halve tiden!

Bildet viser møte der deltakerne kjeder seg

Det er et sterkt press om dagen til å redusere tiden man bruker i møter fordi mange opplever mye av møtetiden som bortkastet. Jeg har opplevd mange ganger i ukemøter, månedsmøter og prosjektmøter at mye av tiden går med til statusoppdateringer og informasjon og det blir lite tid igjen til å diskutere viktige saker, dele ideer og få tatt viktige beslutninger.

Hvorfor ikke la deltakerne lese informasjonen og gjøre statusoppdateringene ferdig før møtet? Da blir det mer tid igjen til viktige saker og fører til at møtet blir mer meningsfullt for alle.

Ikke bruk halve møtet på statusoppdateringer og informasjon. Les hvordan du kan redusere møtetiden på 1-2-3!

1. Etabler felles digital møtebok som er tilgjengelig for alle møtedeltakere hele tiden.

Digital møtebok kan etableres på flere måter, men har dere Office vil jeg anbefale å bruke OneNote som alle har. Møteboken etableres på et fellesområde dere sikkert allerede har til dokumenter. Det vil fungere uansett om dere har en filserver, type P: eller tilsvarende, SharePoint eller Teams.

For tips til struktur og arbeidsform i digital møtebok, se Du kan ikke kjøpe effektive møter og godt samarbeid

2. Lag en møtemal der alle kan "sjekke inn" før møtet

Du kan lage en møtemal i OneNote som gjentas for hvert møte og som inneholder både statusoppdatering, agenda og annet dere går igjennom hver gang. Statusoppdateringen kan for eksempel se slik ut:

Illustrasjon viser tabell der møtedeltakere kan skrive inn status

3. Spar tid ved å legge inn forhåndslesning

Mange ganger går det mye tid til å informere andre. Statusoppdateringer rundt bordet er en ting, det neste er å informere om saker deltakerne like godt kunne ha lest på forhånd. Hva om hver deltaker legger inn saksgrunnlag, presentasjoner og rapporter inn i deres møteagenda på forhånd? Dersom alle bruker litt tid før møtet til å gjennomgå dette møter man både mye bedre forberedt og man sparer mye tid i møtet. Slik kan du gjøre det:Gjennomføring av møter på denne måten krever selvsagt en del forberedelser, etablering av digital møtebok, og ikke minst må alle deltakere i møteserien forstå og være enige om at dette er måten vi har møter på fra nå.

Illustrasjon viser møtemal med saker

Trenger dere hjelp til å komme i gang kan dere vurdere et 2-timers lynkurs i Smart arbeid og samarbeid med OneNote. Tar dere dette som gruppe setter dere opp møtebok og avtaler ny arbeidsform i kurset basert på beste praksis. Da er dere klare til å halvere tiden allerede fra neste møte.

Bruker dere Microsoft Teams passer dette opplegget veldig bra for møter i Teamet. Det kan dere også få hjelp til å lære, og sette opp i lynkurset Smart samarbeid med Teams.

Må vi vente på at ledelsen skal bestemme, eller kan du bestemme dine arbeidsverktøy selv?

Den største utfordringen med den digitale arbeidshverdagen er ikke å mestre funksjoner og teknologi, men å endre vaner og kultur for å arbeide, samarbeide og kommunisere på nye måter.

Bilde viser arbeidsrom med mann som jobber på PC

Jo større deler av organisasjonen som blir påvirket, jo vanskeligere er det. Derfor er det viktig å ta beslutninger om verktøy og arbeidsform på riktig nivå. Det er ingen grunn til at arbeidsformer som bare påvirker den enkelte skal gjelde for hele organisasjonen. Like viktig er det at arbeidsformer som påvirker hele organisasjonen blir tatt på ledelsesnivå.

Vanskelighetsgrad 1: Individnivå

Skal ledelsen bestemme hvordan du skal behandle e-post, følge opp dine oppgaver og gjøre dine notater? Spiller det noen rolle om den enkelte har  sin oppgaveoversikt i Outlook, Trello, OneNote etter på en liste i notatboka.

Så lenge jobben blir gjort og frister blir overholdt mener jeg man kan overlate det til den enkelte. Vi er skrudd sammen litt forskjellig og har ulike preferanser. Noen liker tellekanter og noen foretrekker det litt løsere. De fleste gjør en bedre jobb når de kan velge å jobbe I henhold til sine preferanser. Det betyr ikke at arbeidsgiver ikke kan tilby opplæring og foreslå måter å arbeide på som har vist seg å være effektive for mange, men det er ikke det samme som å pålegge noen å jobbe på en bestemt måte om det ikke har noe å si for resultatet.

 Vanskelighetsgrad 10: Gruppenivå

Nå blir det vanskeligere. Når vi skal samarbeide om noe i en gruppe må vi faktisk bli enige om en masse. Hvilke verktøy skal vi bruke? Hvordan skal vi forberede, gjennomføre og følge opp møter? Hvem skal bidra med hva, når? Det er mye å bli enige om, så her gjelder det ikke bare å endre individuelle vaner, men endre samarbeidsform og kultur. Da  blir vi utfordret av «vi har alltid gjort de sånn» og «det har vi prøvd før».

Så lenge vi kan bli enige innen vår gruppe om hvordan, og med hvilke verktøy vi samarbeider og kommuniserer, må ikke nødvendigvis andre grupper i organisasjonen gjøre det samme. Vi har våre oppgaver og vår måte å gjøre det på og andre kan ha gode grunner til å gjøre ting annerledes. La derfor dette være en beslutning på gruppenivå.

Figuren illustrerer vanskelighetsgrad for endring

Vanskelighetsgrad 100: Organisasjonsnivå

Dette er det vanskeligste. Vi skal få mange mennesker til å ønske og bli enige om å gjennomføre oppgaver på samme måte selv om de har ulik bakgrunn, ferdigheter og preferanser. Nå snakker vi prosjekt og endringsledelse. Likevel er det nødvendig der vi skal sikre at riktig informasjon kommer ut til hele organisasjonen, vi skal kommunisere på tvers av grupper og vi må være trygg på at alle følger viktige lover og regler slik som for eksempel GDPR-direktivet.

Her må ledelsen gå foran som et godt eksempel og ledere på alle nivå må sikre at dette gjennomføres i sine avdelinger. Det krever tydelige beslutninger og god kommunikasjon. Ikke bare om hva, men om hvorfor. Det er utrolig mye lettere å gjennomføre noe når alle forstår hvorfor. Særlig om det medfører å endre måte å jobbe på. Vi følger helst letteste vei om vi kan.

Hva gjør dere?

Mine råd er altså å la hver enkelt få bestemme hvordan de vil jobbe om det ikke har negative effekter for andre. La grupper og avdelinger få frihet til å finne sin arbeidsform så lenge det ikke er merkostnader, eller går på tvers av hva vi ønsker å oppnå på tvers av organisasjonen. Ta bare beslutning på toppnivå på det som er nødvendig for å samarbeide og kommunisere på tvers av organisasjonen og for å følge lover og regler. Da vil du oppleve at du får en handlekraftig organisasjon der ting blir gjort og ingen venter på beslutninger fra ledelsen for å gjøre gode endringer innenfor det de egentlig kan bestemme selv.

For eksempler på mulige valg, se Teams, Yammer, Workplace. Mange kanaler skaper frustrasjon

Har dere Office 365 og er usikre på hvilke verktøy dere skal bruke til hva i organisasjonen kan det hjelpe å gjennomgå Office 365 - en oppdagelsesreise i nye muligheter

Hjelp! Jeg har blitt innkalt til Teams-møte. Hva gjør jeg?

Bildet viser figurer som deltar i Teams-møte

Mange har brukt Skype for Business til møter i mange år både med kolleger og eksterne deltakere. I disse dager oppdager flere og flere små og mellomstore virksomheter at de blir "oppgradert" til Microsoft Teams. Dette gjelder Office 365 kunder som bruker Skype for Business online til chat og nettmøter.

Kanskje du ikke inviterer til så mange nettmøter selv, men deltar i møter andre kaller inn til?

Skjermbilde av møteinnkalling til Teams-møte

Da vil du plutselig oppdage at du blir innkalt til Teams-møte og ikke til Skype-møte. Hva gjør du da?

Du har to valg. Du kan delta fra nettleser, eller du kan delta fra Teams-appen på Windows, Mac, eller telefon og nettbrett. Dersom du allerede har Teams appen er det greit. Da vil den vanligvis åpnes automatisk, eller du får spørsmål om å bekrefte at du ønsker å bli med i Teams appen.

Hva om du ikke har Teams appen fordi du ikke bruker Teams? Da kan du laste den ned (gratis) og bli med. Ønsker du ikke å gjøre dette kan du velge å bli med i nettleser. Det fungerer også bra, men med to begrensninger:

  1. Du kan ikke dele skjerm og presentasjoner i møtet, men du kan se hva andre deler

  2. Du kan ikke be om, eller bli tildelt kontroll i skjermdeling

Skjermbildet viser valg når du skal delta i Teams-møte

Laster du ned Teams-appen kan du gjøre dette selv om du ikke har en Office 365 konto og kanskje bare deltar som gjest uten å være pålogget med noen konto.

Trenger dere å bli gode på Teams-møter raskt kan dere sette av 2-3 timer og invitere Smart endring inn til dere for et lynkurs i Smart kommunikasjon og nettmøter med Teams

3 ting du kan gjøre for å sikre fokus på viktige arbeidsoppgaver og unngå å bli avbrutt hele tiden

Mangel på fokus og konsentrasjon hindrer mange å fullføre planlagte oppgaver på jobben.

Bildet viser Bjørn O. Hopland i Smart endring AS

Prat med kolleger, lyder og varsler fra telefon og PC, samt sjekk av sosiale media og andre private aktiviteter gjør at de har problemer med å fokusere på arbeidsoppgavene sine. Noen blir også avsporet av egne tanker og bekymringer.
Du har laget den perfekte plan for uken som kommer. Likevel står du igjen med mange av de planlagte oppgavene når uken er over.

Hva hindrer fokus og gjør at vi sporer av planen?

Har du kommet deg over det første hinderet som faktisk er å ha en plan er det det andre hinderet å holde fokus på oppgavene og ikke la seg distrahere og avspore.

Illustrasjon som viser de tre årsakene til manglende fokus

I følge en undersøkelse fra Virgin Pulse sier 45% av de spurte at avbrytelser fra epost, meldinger og diverse lyder og varsler fra telefon og PC gjør at de har vanskelig for å fullføre oppgavene de arbeider med.
En tredel sier trangen til å holde seg oppdatert på sosiale media, nyheter og diverse private gjøremål går ut over fokus på arbeidsoppgaver.
Men det som de fleste sier, over halvparten av de spurte, er at unødvendige avbrytelser fra kolleger, eller at de selv avbryter andre med prat avsporer dem fra å bli ferdig med de planlagte oppgavene.

Virgin forbinder mange med Richard Branson og Virgin Atlantic, og Virgin Pulse er en del av det samme konsernet. De arbeider med helse så derfor er deres løsning på fokus-problemet bedre helse :-) som trening, kosthold og nok søvn. Det er nok et godt grunnlag, men hva kan vi ellers gjøre når vi har den helsa vi har?

For det første må vi ha en plan for hvilke oppgaver vi skal gjøre. Ellers har vi jo ikke noe å bli avsporet fra. Det kan være en overordnet plan og et sterkt ønske om å gjennomføre denne.

Tre mentale grep du kan ta for å nå dine mål og være mer fornøyd med deg selv i 2019

Deretter trenger vi en mer konkret plan for hva vi har tenkt å gjøre i dag, i morgen og neste uke basert på prioriteringene i den overordnede planen. Uten denne blir vi lett avsporet og arbeider for mye med oppgaver som kanskje ikke er høyeste prioritet, men som noen synes haster, er viktige for dem, og med det som måtte havne i vår Innboks.

Er du alltid busy på jobben? Full kalender og likevel føler du ikke at du får gjort alt du vil?

Du har planen klar, hva nå? Neste utfordring er å holde fokus på planen og ikke la seg avspore. Her må vi være realistiske. VI kan ikke låse oss inn på et rom, slå av telefon og epost for å unngå å bli avbrutt. I alle fall ikke hele tiden. Vi må ta med i planen at vi ikke kan være 100% fokusert og produktiv hele tiden og at andre også kan være avhengige av oss for å gjøre sine oppgaver.

3 grunner til at du ikke har så mye tid som du tror

Å sikre fokus på planlagt arbeid og unngå avsporinger er ikke enkelt og det avhenger i stor grad av selvdisiplin. Det finnes ingen magisk løsning på det dessverre, men det er noen grep du kan ta for å gjøre det lettere for deg selv.

3 ting du kan gjøre for å sikre fokus på viktige arbeidsoppgaver

1. Unngå å påføre deg selv distraksjoner og avbrytelser.

For å slå av varselr på iPhone, velg Innstillinger og Varslinger. Finn epostappen og endre innstillingene

For å slå av varselr på iPhone, velg Innstillinger og Varslinger. Finn epostappen og endre innstillingene

Slå av lyder og varsler på PC og telefon. Bestem selv når du vil behandle ny epost i Outlook. For hvordan, se Hvordan i all verden kan du jobbe effektivt når du blir avbrutt av ny E-post hele tiden? Nå unngår du at det popper opp flagg når du sitter på PC og skriver på et viktig dokument eller er mitt i en kalkyle.


Slå også av epostvarsler på telefonen. De er like forstyrrende for konsentrasjonen. Slå av bannere og lyder. Behold gjerne visning av antall uleste på appsymbolet så kan du sjekke om det er ny epost innimellom uten å åpne epostappen.


2. Blokker tid i kalenderen for større oppgaver

Ta kontroll over tiden din neste uke. Om ikke du tar kontroll over din kalender er det nok av andre som gjerne gjør det. Beskytt noe av tiden din neste uke ved å gjøre avtaler med deg selv i kalenderen der du planlegger å arbeide uforstyrret. Finn gjerne også et avsidesliggende møterom, eller jobb hjemme om du kan.

Tips! Mange har åpne kalendere der kollegene kan se hvilke avtaler du har. Når du lager en avtale med deg selv, ikke skriv egentid, tid til mail eller lignende. Det blir i liten grad respektert. Skriv en reell oppgavetekst i kalenderavtalen som andre forstår er viktig.

3 Ikke gjør det lett for kolleger å avbryte deg

Bild emed tekst “Har du 5 minutter?”

Telefonen er lettest å håndtere. Den kan du la være å ta. Evt. kan du svare med melding "ringer deg senere" eller andre standardmeldinger som ligger inne i telefonen. Det er verre å komme unna om en kollega kommer bort til deg og spør "Har du 5 minutter?" Du vet jo at det ikke blir 5 minutter, men en halv time…

Hva gjør du? Om du ikke har en plan i det øyeblikket er du sjanseløs. Da sier du OK, og det du hadde planlagt å gjøre forsvinner ut vinduet.

Derfor må du øve inn et svar på forhånd. For eksempel, "akkurat nå har jeg noe jeg må få ferdig, men om en time kan jeg ta en prat. Er det OK?", eller "Kan jeg komme tilbake til deg når jeg er ferdig med det jeg jobber med nå. Det er noen som venter på dette." Og jeg mener det bokstavelig når jeg sier at du må øve på det, for det er ikle lett når kollegaen eller kanskje sjefen står foran deg.

Du trenger ikke å ha dårlig samvittighet for å gjøre dette. Det er en fordel for både kolleger og sjefen at du får gjort dine arbeidsoppgaver. Tenk på det neste gang du må prioritere egne arbeidsoppgaver og ikke la noen avbryte deg i arbeidet.


Ressurser som kan hjelpe deg

For å raskt ta kontroll over tiden og gjøre det enklere å prioritere, sjekk ut Smart bruk av Outlook for å ta kontroll over egne hverdag
For individuell hjelp og støtte, vurder Smart mentorprogram for bedre resultater med mindre stress for deg selv.
Er dere en avdeling/gruppe som vil lage en solid plan for å nå egne og felles mål kan workshopen Smart måloppnåelse i en digital tid hjelpe dere å oppnå dette.

Tre mentale grep du kan ta for å nå dine mål og være mer fornøyd med deg selv i 2019

KVinne som gjør et happy hopp

Gitt at du har noe du ønsker å oppnå i 2019 er du sikkert enig med meg i at målene ikke oppnås ved tilfeldigheter og flaks, men at du faktisk må gjøre noe for å nå dem.

Du kan finne praktiske tips til struktur og planlegging for å nå mål her: Praktiserer dere målstyring på jobben? Har du et opplegg som sikrer at du når målene dine?

Likevel er planen bare en plan og ofte vet vi jo godt hva vi skal (eller burde) gjøre. Det er lett å miste fokus og finne på andre ting vi "må gjøre først". Hva er det som skal sikre at vi gjennomfører det vi har bestemt oss for? Noe av det vi må gjøre er å hjelpe oss selv til å få den rette mentale innstillingen. Her er mine forslag til tre mentale grep du kan ta for å nå dine mål og være mer fornøyd med deg selv i året som kommer.

1. Gjør de usynlige prioriteringene synlig

Det er ikke slik at våre skrevne jobb-mål og prioriteter er alt vi har å konsentrere oss om. Det finnes mange uskrevne prioriteter som konkurrerer med disse. De må vi gjøre synlige for å kunne planlegge dem også. Det kan være både jobbrelaterte- og private. I tillegg til å planlegge for å nå egne mål må vi også ta med bidra til andre, respondere på forespørsler som ikke nødvendigvis bidrar til egne mål, rettidig rapportering og administrative oppgaver. Ikke fortvil over at du "ikke har tid til å gjøre jobben" fordi det er så mange andre ting du også må gjøre. Det ER en del av jobben og som vi også må prioritere innenfor de rammene vi har. Men det blir lett konkurrerende prioriteter som kan spise opp tid og energi og som gjør at vi lett kan komme i en situasjon der vi bare sjonglerer mellom alt dette og mister fokus. Plutselig sitter vi og ser kattevideoer på Facebook, eller spiller Candy crush :-)

Det kreves aktiv mental innstilling for å fokusere på hver av prioriteringene enten de er skrevne eller uskrevne. Det sitter i hodet og er en mental daglig utfordring.

2. Ønsker er ikke det samme som mål

Mange har erfaring med å lage nyttårsønsker og ofte blir det med det. Vi ønsker å gjøre en forandring og håper det skjer. Selvfølgelig gjør det ikke det. I alle fall ikke av seg selv. En klok person har sagt "Et mål uten en plan er bare en drøm". Er det noe du virkelig vil endre, eller mål du vil nå, vil det alltid kreve at du gjør en eller flere konkrete aktiviteter for at det skal skje. Ønsker du å bli bedre på å bruke nettverket ditt må du

  1. Kartlegge nettverket ditt

  2. Kategorisere kontaktene

  3. Prioritere dem og

  4. Planlegge en serie med besøk, telefoner, epost, eller andre kontaktaktiviteter

Der har du en liten plan med fire aktiviteter som gjør det veldig mye mer konkret, handlingsorientert og lettere å gjennomføre.

3. Vær tydelig med deg selv om hvorfor

Den beste driveren for sikre gjennomføring av planer er å forstå hvorfor du skal gjøre aktivitetene. Hva er gevinsten? Det kan være både konkrete ting som bedre resultater, men like mye hvordan du vil føle deg når du har gjennomført aktiviteten. Da jeg skulle starte Smart endring hadde jeg en rekke kaffemøter med tidligere kolleger, samarbeidspartnere og andre forbindelser fordi jeg så det som viktig for å kunne bygge mitt nye selskap. Men det som etterhvert ble den største motivasjonen var de hyggelige møtene jeg hadde med mange jeg ikke hadde hatt kontakt med på lang tid og den inspirasjonen og de tilbakemeldingene jeg fikk. Istedenfor at gjennomføring av mange møter føltes som et ork fikk jeg ny energi for hvert møte.

Bilde av stjerneskudd

På samme måte vet jeg mange som klarer å gjennomføre planlagt trening ikke bare for å oppnå et fremtidig mål om å komme i god form, men den gode følelsen etter hver trening som svarer på "hvorfor gjør jeg dette egentlig?"

Til slutt, mange har dårlige erfaringer av typen "jeg har prøvd før, men fikk det ikke til". Mulig det, men nå er du klokere :-) Denne gangen får du det til, i alle fall om du har en konkret plan og tar det første skrittet. Enten det er å ta kontakt med noen i nettverket ditt, eller gå til den første treningstimen.

Godt nytt år med konkrete planer og positiv innstilling!

PS: Skulle du trenge litt hjelp til å strukturere mål og planer og hvordan du kan beskytte din tid og prioritering i en hektisk hverdag kan du vurdere å benytte deg av Smart endrings mentorprogram for å mestre den digitale hverdagen. Gratis uforpliktende kartleggingssamtale.

Hvis Workplace, Yammer og Teams var ment å erstatte intern epost, hvorfor får jeg da bare mer epost?

BIldet viser Frustrert kvinne som får altfor mye epost

Siden Intranettet ble innført de fleste organisasjoner på 2000-tallet har man slitt med å få ansatte til å gå dit og lese nyheter fra ledelsen og annen viktig informasjon. Vi var vant til å få alt på epost og det skapte stor frustrasjon at bare noen få gikk inn på Intranettet for å lese den. Det førte fort til at både ledere og andre saboterte Intranettet med å sende sin viktige informasjon på epost. Da var man sikker på at den ble lest. Mange tiltak ble forsøkt. Blant annet å påby alle ansatte å ha intranettet som standard forside i nettleseren, noe de fleste ignorerte og fortsatte med å ha Google som åpnings-side. Intranettet forble dødt som kommunikasjonskanal og ble kun et oppslagssted for statisk informasjon som ansatthåndbok og reiseregningsrutiner.

Vi prøver å bli kvitt intern epost igjen

Med fremveksten av bedriftsinterne "sosiale nettverk" er vi i gang igjen med nytt forsøk for å vri kommunikasjonen bort fra å sende informasjon til de ansattes epostbokser og over på en felles kommunikasjonsplattform. Nå oppfordres både ledere og andre til å ikke lenger sende informasjon på epost, men å "poste" den på Yammer eller Workplace by Facebook. Men vi har fremdeles det samme dilemmaet. Hvordan vet vi at informasjonen blir lest? Ikke alle ansatte er like begeistrede og aktive i disse kanalene og synes egentlig epost er enklere. Derfor gjør vi begge deler!

Vi legger ut informasjon og sørger for at systemet sender en epost i tillegg. Dette er et stort paradoks ettersom motivasjonen for de fleste virksomheter ved å ta i bruk disse nye løsningene er å redusere, og på sikt helt eliminere intern epost.

Slik blir du kvitt epostmeldingene fra Yammer og Workplace

Jeg holder mange kurs i Smart bruk av Outlook. Det vi alltid starter med er å få Outlook til å sortere eposten automatisk i viktig epost som inneholder oppgaver fra de som ikke krever noen handling fra vår side. Da kommer det alltid opp spørsmål om hvordan vi kan bli kvitt, eller sortert ut epostvarsler fra disse interne sosiale media-løsningene.

Se Outlook Innboks med fokus gjør mange regler overflødige for å sortere eposten automatisk

Bildet viser epost fra Yammer med lenke til Varselinnstillinger

Velg varsler i Yammer

Den beste løsningen er vanligvis å endre på varsel-innstillingene. I hver epost med varslinger om hendelser er det en lenke til å gjøre dette.

Bildet viser sjekkliste med ulike innstillinger du kan velge

Yammer har en grei lenke som heter Varslingsinnstillinger. Her kan du gjøre de valgene som passer deg best og beholde de varslingen du vil, men ta bort de du ikke ønsker.

Kanskje det er greit med et ukevarsel fra de generelle kanalene jeg ikke ser på i det daglige, mens jeg ikke har noe behov for å bli varslet om aktivitet i de gruppene jeg er aktiv. Der er jeg jo innom hver dag uansett.

Velg hvilke varsler du vil ha fra Workplace

Bildet viser varsel-epost fra WOrkplace med lenke til å avslutte abonnementet

Workplace by Facebook prøver å avskrekke deg ved å bare vise deg hvordan du stopper all epost. Dersom du vil endre varsel-innstillinger får du bare tilbud om å trykke på lenken avslutte abonnementet. Det høres litt drastisk ut for mange så de nøler.

Men om du gjør det kommer du til en side der du nå kan velge Administrer varselinnstillinger. Da får du flere valg og kan velge det nivået av varslinger du måtte ønske.

Bildet viser Workplave valg av varselinnstillinger

Bruker du Microsoft Teams og Microsoft Planner? Gjør det samme for å endre varselinnstillinger for disse også.

Outlook Innboks med fokus gjør mange regler overflødige

postkassehund.jpg

Jeg har i en årrekke brukt regler i Outlook for å sortere eposten automatisk før jeg behandler den. På den måten har jeg kunne være trygg på at jeg behandler den viktigste eposten først og den mindre viktige senere.

La e-postmannen sortere for deg. Prioriter den viktigste e-posten

Noen har tatt i bruk regler, men det har nok vært for de spesielt interesserte og ikke så tilgjengelig for alle. Derfor har Microsoft jobbet med å finne en løsning for automatisk sortering av eposten som ikke krever manuelt oppsett, men der Outlook selv finner ut hva som er viktig for deg. Gjennom å benytte maskinlæring er dette nå mulig. Det er ikke perfekt, men du kan lære Outlook å bli bedre til å forstå hva som er viktig for deg og da fungerer det veldig bra.

BIldet viser Outlook VISNING INNSTILLING FOR Å AKTIVERE FOKUS INNBOKS

Ta i bruk automatisk epost-sortering

Etter at jeg tok i bruk Fokus innboks har jeg tatt bort mesteparten av mine regler. For å ha Fokus innboks må din postboks ligge i Office 365.

Gå til Visning i menyen når du står i Innboks og velg Vis Innboksen med fokus. Da vil eposten i Innboksen bli vist under to faner, Fokus og Annet. Eposten blir ikke flyttet, så om du ikke vil bruke Fokus innboks likevel kan du bare slå den av så er alt som før.

BIldet viser hvordan du flytter en epost fra fokus til annet

Nå starter læringsprosessen for maskinlæringsprogrammet i Outlook. Ser du en epost i Fokus innboks som burde vært i Annet høyreklikker du på den og velger Flytt alltid til Annet. Tilsvarende, finner du en viktig epost i Annet høyreklikker du på den og velger Flytt alltid til Fokus. Etter en periode med læring vil det aller meste av eposten havne i riktig del av Innboksen.

Behandle den viktigste eposten først!

Du vil finne ut at det er i Fokus-delen av Innboksen du vil bruke tid på epostbehandling, og den utgjør kanskje bare 30-50% av totalen. Annet-delen inneholder for det meste epost du ikke trenger å gjøre noe med, men informasjon du kan velg å lese når du har tid. På denne måten er du mye tryggere på at du arbeider med de viktigste epostene som gjerne inneholder oppgaver du må gjøre, eller krever et svar til avsenderen.

Bruk Outlook også på telefonen

Leser du epost på telefonen? Da vil jeg anbefale å installere Microsoft Outlook også på denne. I tillegg til å være en god epost-app støtter den også Fokus innboks. Det vil si at du vil ha den samme fordelingen av epost også på telefonen.

Hva om jeg ikke har Fokus Innboks i menyen?

Ser du ikke Fokus Innboks valget i Visning-menyen selv om du vet du har Office 365? Da kan det være du har aktivert forløperen til Fokus Innboks, som heter Rotemappe, eller Clutter på engelsk. For å få Fokus innboks valget tilgjengelig må du slå av denne. Det finner du en beskrivelse av her: Slå av/på Rotemappe i Outlook

3 grunner til at du ikke har så mye tid som du tror

Bilde av timeglass der tiden renner ut

Kalenderen for uka så egentlig ganske bra ut. Ikke for mye møter så jeg tenkte det blir en grei uke. Men plutselig ble det ganske mye stress likevel og tiden rant ut før jeg fikk gjort halvparten av det jeg hadde tenkt å gjøre. Hva skjedde egentlig?

Hovedårsaken til at vi ikke får gjort alt vi hadde tenkt å gjøre er at kalenderen lyver. Den gir et falskt bilde av tiden. Den inneholder jo primært møter, og de fleste fortelle meg at de gjør mesteparten av jobben mellom møtene.

Og dette mellom er det vi undervurderer.

  1. Vi setter ikke av tid til oppgaver, henvendelser og møter vi ikke vet om enda. De fleste av oss kan planlegge maksimalt 50-60% av en uke og mange kan planlegge langt mindre. Det avhenger av type jobb du har. Så hvis du allerede har ganske tett med møte når uka starter har du i utgangspunktet en urealistisk plan.

  2. Vi legger ikke inn reisetid. Jeg jobbet med en som skulle ta et nettkurs på jobben der hver modul var 1-2 timer. Det så overkommelig ut i kalenderen. Problemet var at hun ofte hadde 1-2 timer reisetid til kundemøter. Når det ble lagt inn i kalenderen forsto hun hvorfor hun aldri fikk tid til nettkurset.

  3. Den tiden vi har igjen etter å ha notert møtetid og reisetid er den tiden vi har til å gjøre alle våre oppgaver. Svare på henvendelser, planlegge møter og gjennomføre de oppgavene vi må gjøre for å lykkes i jobben. Og disse er gjerne nedtegnet litt her og der. På gule lapper, en oppgaveliste i møteboka, løse ark, på telefonen og mange ikke notert i det hele tatt.

Når tid for alt dette blir lagt til blir det tydeligere hvorfor vi ikke får gjort alt vi skal. Vi har tatt på oss urealistisk mye. Dessverre er det som ryker først våre egne oppgaver.

Onckens prioriteringshierarki

Den amerikanske lederutvikleren William Oncken, Jr. beskrev hvordan vi prioriterer oppgaver i programmet Managing Management Time™.

Det prioriteringshierarkiet de fleste bruker ifølge ham ser slik ut

  1. Oppgaver vi må akseptere - Dette er oppgaver fra sjefen og kundeforespørsler

  2. Følge pålagte rutiner - Rapportering, teammøter og respondere på epost innen rimelig tid

  3. Vurdere - Kolleger som vil du skal gjøre noe for dem, eller innkaller deg til møter

  4. Gjennomføre egen plan - Oppgaver du må gjøre for å oppnå egne resultater og mål

Dette viser hvorfor det er våre egne oppgaver som lider når tiden ikke strekker til. For å både levere på omgivelsenes krav og forventninger og prioritere oppgaver så gjør at vi når egne mål må vi klare å sjonglere med du ulike oppgavetypene. Det to første nivåene må vi gjøre. Det vil si at det vi kan gjøre noe med er å balansere mellom egne oppgaver og henvendelser fra kolleger. Vi kan ikke ignorere disse, men vi kan kanskje finne en bedre balanse.

Se møter, reisetid og oppgaver i samme bilde

For å få en bedre oversikt over min tid, og som hjelper meg å prioritere bruker jeg den unike muligheten Outlook har til å vise både avtaler og oppgaver i det samme bildet. Jeg legger inn reisetid og passer på at jeg har nok tilgjengelig tid til å ta unna oppgaver jeg ikke vet om ennå.

Bildet viser ukeplan i Outlook med møter og oppgaver i samme bilde

Vil du legge om planleggingsvanene og prioritere bedre kan du få hjelp til det i lynkurset Smart bruk av Outlook for å ta kontroll over egen hverdag.

Samle all informasjon du kommer over i din digitale notisbok

Bildet viser en samling av notisbøker

Har du hatt en av disse orange notisbøkene? Jeg husker jeg hadde slike da jeg var barn. Vi skrev blant annet opp bilnummer i dem og sammenlignet hvem som hadde flest fylker. Det var den gang før 1970 da bilskilt startet med Z (Vestfold), Y (Finnmark) og Oslobiler hadde 34-32-45 nummere. I dag kan du skanne skilt digitalt med mobilen og få opp eier, bilmerke mm, men det er ikke så morsomt …

Det å skrive opp ting er heller ikke så lett lenger. Informasjonen er ofte mer omfattende og så vil vi ha med bilder, nettadresser og mer for at vi skal synes det er nyttig. Og ikke minst, informasjonen er allerede digital.

Hvordan tar du vare på nyttig informasjon som kommer din vei på en enkel måte og slik at du lett finner tilbake til den? Web-siden du fant på søk. Et interessant lysbilde du så på et seminar. En epost relevant for den presentasjonen du forbereder.

Jeg samler alt løpende i min digitale notisbok, OneNote. Den har jeg alltid med meg og den blir aldri full.

Her er en oversikt over de verktøyene jeg bruker for å samle all informasjon jeg kommer over.

Informasjon fra Web

Her er min favoritt på PC og Mac OneNote Clipper. https://onenote.com/clipper Den fungerer godt med Edge, Chrome og Safari.

Den klipper ut hele sider, også det som er utenfor skjermen, og med artikkelutklipp får du teksten som tekst og ikke bilde, artikkelbildene blir med, og best av alt, den stripper bort reklamen på Web-siden.

Bildet viser et skjermbilde med utklippsfunksjonen OneNote Clipper

Dele fra mobil

Skjermbilde fra iPhone som sender informasjon fra nettleseren til OneNote

På mobilen bruker jeg delefunksjonen (Her vist på iPhone) der jeg sender siden til min notatblokk for senere bruk.

Du må sannsynligvis velge å legge den til, men det kan du gjøre fra delefunksjonsmenyen

På seminar, eller i en workshop

Jeg ser mange som tar bilde av lysbilder under presentasjoner. De havner gjerne i bildestrømmen, og hvor der bildet når jeg trenger det? I workshops brukes ofte Whiteboard og Flipovere. Så tar vi bilde av alt, men igjen de ligger som bilder på mobilen, men hvor er de når jeg, eller andre trenger dem?

Bildet viser bruk av telefon til å skanne notater og ta bilde aV lysbilder

Her bruker jeg OneNote appen på mobilen. Den retter opp og skjerper lysbilder, whiteboard, flipoversider og andre notater og plasserer dem sammen med dine møtenotater, og når du åpner OneNote på PC'en ligger de allerede der sammen med annen relevant informasjon og dine møtenotater. Du kan velge mellom tre forskjellige modi. Vanlig bilde, tavle (bra for whiteboard) og dokument. DU kan prøve alle tre før du bestemmer der for hvert bilde.

Epost og møter

Skjermbilde av Møtenotatsymbol i Outlook-båndet

Outlook er bra på å behandle epost og holde rede på møtene dine, men kanskje ikke like bra til møtenotater og til å samle informasjon fra alle kilder. Når du skal forberede og gjennomfør et møte der du ønsker å ta møtenotater og notere oppfølgingspunkter kan du sende møtet til OneNote. Senere vil du finne igjen dine notater enten direkte i din digitale møtebok, men også gjennom en lenke fra avtalen i Outlook.

Skjermbilde som viser Send til OneNote i OUtlook-båndet

Send post til OneNote

Epost kan sendes til OneNote og kan lagres sammen med annen relevant informasjon på temaet som bilder, nettinformasjon og dine notater.


På telefonen kan du også videresende epost til OneNote der og da. Du trenger ikke vente til du har PC'en foran deg. Det gjør du ved å sende den til m@onenote.com så er den arkivert der du vil ha den. Gå til oppsett for å sende epost til OneNote for å sette dette opp for deg.

Skjermbilde av beskrivelse for å sende epost til OneNote

Dine notater, alltid med deg

Når du kommer på noe du må huske, en god ide du vil skrive ned, eller noe du vil sette på handlelisten vil mange se seg om etter en gul lapp eller et stykke papir. Men du har jo allerede din digitale notisblokk i lomma! Noter det rett på telefonen så har du det alltid med deg. Der er den er tilgjengelig på alle dine enheter, som PC, Mac og nettbrett også.

Ble du såpass interessert at du vil lære deg OneNote ordentlig med alle mulighetene? Sjekk ut Smart arbeid og samarbeid med OneNote.

Skal jeg kalle inn til nettmøte på Skype eller i Teams?

Bildet viser et barn som ser i kryss

Microsoft Teams har vært tilgjengelig for Office 365-kunder i over ett år og mange har tatt dette i bruk, kanskje først og fremst gruppechat og felles dokumenter. For nettmøter har de fleste allerede innarbeidet bruk av Skype for Business både for møter, chat med kolleger og for noen også telefoni. 

Billde viser Outlook kalendermeny med knapp for nytt Skype-møte og NYtt Teams-møte

Det som nok ikke er så kjent og mye brukt ennå er Teams nettmøter. Har du tatt i bruk Teams og installert Windows appen vil du nå se både Skype og Teams-knapper for å kalle inn til nettmøter for i Outlook-kalenderen. Hva skal du velge?

Når er det best med Skype for Business møte?

På sikt er Microsofts plan å erstatte Skype for Business med Teams, men det tar nok litt tid for oss å venne oss til den tanken, og for Microsoft å gjøre Teams til en fullgod erstatning for Skype for Business. Pr. i dag er nettmøter i Teams mest egnet å ha for medlemmer av det enkelte Team, og da innkalt innefra Teamet og ikke i Outlook. Her er de tre viktigste grunnene jeg ser til å fortsatt bruke Skype for Business.

Bildet viser PowerPoint med presentasjonsvisning i Skype for Business
  1. For større avdelingsmøter, allmøter og møter med eksterne deltakere er det fint å kunne skille presentatører fra deltakere. Det kan du gjøre i Skype, men ikke i Teams. Der er alle presentatører. Dvs. hvem som helst kan ta over møtet, med hensikt eller like gjerne helt utilsiktet. Det er helt OK i et arbeidsmøte med nære kolleger, men ikke så bra i større møter.

  2. Presentasjoner kan lastes opp til Skype før møtet så deltakerne ikke trenger å vente på at du skal gjøre det i møtet.
    Du har presentasjonsvisning slik at du kan se neste lysbilde og velge å hoppe over noen akkurat som i presentasjonsvisningen du har når du presenterer i et vanlig møterom. Du kan også annotere og peke med laserpeker.  I Teams ser du det samme som deltakerne, og de kan til og med bla i dine lysbilder som de vil, og kunne ta over kontrollen.

  3. I Skype for Business kan dere dele et program, og flere kan skrive i det samme dokumentet, Det finnes tavle akkurat som whiteboardet i møterommet og du kan gjennomføre avstemninger og quiz. Ved å bruke alle mulighetene i Teams kan du få til det samme, men det er vesentlig mer komplisert og krever mer forberedelser. 

I tillegg støttes ikke telefoni-integrasjon i Norge ennå. Både dette og mye av det som er nevnt over vil nok komme, men det er usikkert pr. i dag hva og når dette skjer. 

Når passer det å bruke Teams-møte? 

Så skal vi la være å ha Teams-møter foreløpig? Absolutt ikke! For arbeidsmøter der de som allerede jobber sammen i et Team er Teams-møter veldig nyttige. Både planlagte og ad-hocmøter. De tre største fordelene jeg ser med dette er:

BIldet viser Teams-møte i Outlook kalender
  1. Når en diskusjonstråd har gått frem og tilbake noen ganger kan det ofte være bedre å snakke sammen. En i Teamet kan da sette opp et "møt nå" nettmøte og de som har anledning til å delta kan gå rett inn i møtet umiddelbart. Der kan man avklare og bli enige om noe. De som ikke hadde anledning til å delta vil se at det har vært et møte, og om man vil kan man enkelt gjøre et opptak som de kan spille av for å høre hva som ble sagt. 

  2. Man kan planlegge et møte i en bestemt kanal. Alle i kanalen vil da få invitasjon til møtet uten at man må invitere dem en etter en. De som følger kanalen får varsel og kan velge å legge til møtet i kalenderen. Man kan da bli med i Teams-møtet rett fra Outlook-kalenderen.

  3. Når møtet foregår i Teams kan man samtidig benytte de andre mulighetene som for eksempel å redigere i det samme dokumentet, eller notere Teamets felles møtebok som er synlig for alle. 

Min konklusjon er at Skype for Business og Teams-møter utfyller hverandre i dag, men det er helt klart at på et tidspunkt vil alle nettmøter foregå i Teams. 

Vil du teste ut effektive nettmøter i Skype for Business og Teams?

Vil du lære mer om Teams, Smarte møter i Teams, eller Skype for Business kan dere vurdere å gjennomfør en av workshopene under.

Smart samarbeid med Teams
Smarte nettmøter med Teams
Smart samarbeid på kryss og tvers med Skype for Business

Har du plutselig fått ny stil på symbolene i Office-båndet?

Nye symboler i Outlook

Microsoft er i ferd med å fornye Office-programmenes utseende med nye "tegnede" symboler i det kjente båndet under menyen. De tester også ut en ny måte å introdusere nye muligheter, foreløpig i Outlook. Det gjør det mulig å teste ut og venne seg til nye måter å jobbe på gradvis i en prøveperiode. Du kan velge å prøve ut noe for så å gå tilbake igjen. Microsoft samler inn feedback i denne perioden og kan gjøre eventuelle endringer før det nye blir en permanent del av Office-programmet.

Det er ikke sikkert du har det ennå, men om dere har Office 365 eller Office 2016 på PCen vil du få det i løpet av de neste ukene eller månedene.

Viser Kommer Snart bryteren i Outlook båndet

Se etter "Kommer snart" øverst til høyre i båndet og en bryter der du kan velge å prøve ut nye muligheter. Skyv over bryteren, restart Outlook og trykk på "Kommer snart" for å lese hva som er nytt. Akkurat nå er det et forenklet bånd der du kan ha de mest brukte funksjonene lett tilgjengelig.

Legge til knapp på det forenklede båndet

Du kan bytte mellom å se det forenklede båndet og det komplette. Dersom du ser funksjoner på det forenklede du ikke bruker kan du høyreklikke på det og fjerne funksjonen. Er det noe du savner kan du høyreklikke på det i det komplette båndet og velge å inkludere det i det forenklede.

Mange har klaget på at de bare bruker noen få av alle mulighetene i Office og blir forvirret av alle de knappene man ikke bruker. Nå kan du velge selv å forenkle slik at du bare ser de knappene du ønsker å bruke.

Det forenklede båndet i Outlook