Kan vi bruke en iPad til noe fornuftig på jobben?

Bildet viser kvinne med iPad

Mange av de jeg møter når jeg holder kurs og workshops synes det er rart at jeg har både MacBook og iPad når jeg har jobbet 18 år i Microsoft. Da svarer jeg at mange av mine kunder har både Windows og Mac på jobben og jeg trenger å kunne begge deler.

Alle har mer enn nok digitale verktøy

I de fleste sammenhenger er det ikke om du har Microsoft, Apple eller Google som betyr noe. Alle har en verktøykasse for å jobbe digitalt som er mer enn bra nok. Problemer er at de ikke vet hvordan den skal brukes effektivt for å arbeide og samarbeide i den stadig mer hektiske digitale arbeidshverdagen.

BIlde av iPad Pro med tastatur og blyant

Jeg gikk nylig til innkjøp av en ny iPad Pro, blyant og tastatur. Jeg har valgt den minste modellen med 10,5" skjerm fordi jeg bruker den som et tillegg til PC og synes den er passe stor. Tastaturet var en utfordring. Mange bruker en kombinasjon av omslag og tastatur, men for mine hender synes jeg det blir for smått. Derfor valgte jeg Apples separate Magic keyboard som jeg synes er mye bedre. Det veier ingenting og får lett plass i PC-sekken min.

Microsofts verktøykasse kan brukes på alle enheter

Jeg bruker Office 365 som har egne apper for alle formål jeg trenger å jobber med, også på nettbrett. Jeg har tidligere testet ut om jeg kunne klare meg med Outlook appen for epostbehandling. Den er den samme som telefonappen og selv om jeg foretrekker den fremfor den innebygde Mail-appen mangler den altfor mye til at det blir et bra alternativ til Outlook på PC eller Mac. Sjekking av epost på farten synes jeg det er mer praktisk å gjøre på telefon.

I møter kan det være bra å gjøre notater for iPad

Der et nettbrett som iPad kommer til sin rett er i situasjoner der PC blitt litt for påtrengende og der du vil gjøre skisser og ta håndskrevne notater. I møter føler en del at PC skjermen skaper et skille mellom deg og de andre møtedeltakerne og at et nettbrett skaper mindre skille siden du kan legge det flatt på bordet. Mange er også glad i å skrive i notatboken sin der de kan skrive og skisse med penn. Dette hindrer dem i å bli helt digitale og de må ofte bruke tid i etterkant av møter for å "oversette" dette til digitalt format for deling og for å kunne ha ta vare på notater for fremtiden.

Få et overtak i møtene - lær hvordan!

Håndskriv notater og gjør skisser i møtet

BIldet viser iPad Pro med Teamsmøte og OneNote

Mitt favorittprogram for møtenotater er utvilsomt Microsoft OneNote. Det bruker jeg både for forberedelser, møtenotater og oppfølging av møter. Jeg har en Microsoft Surface PC der jeg både kan tegne skisser og skrive møtenotater. I et møte har jeg ofte behov for å slå opp i saksdokumenter og annen informasjon jeg trenger i møtet. Det kan jeg da ha i forskjellige vinduer på PC'en. Jeg kan også få håndskrift konvertert til "trykt skrift", noe som er en fordel om jeg skal dele noe av det jeg skriver med andre.

Bildet viser håndskrift i Nebo appen og OneNote møtenotater

Hvordan bruke iPad Pro effektivt

Jeg valgte en iPad Pro fordi du der kan arbeide i to apper samtidig på skjermen. Det vi si at jeg kan delta i et Teams-møte samtidig som jeg tar møtenotater OneNote. Dessverre har ikke OneNote håndskriftkonvertering, men du kan bruke en app som heter Nebo. Den har utrolig bra skriftgjenkjenning. Noe som klarer å tyde mine kråketær er imponerende. Teksten kan du så overføre til OneNote.

Hjelp! Jeg har blitt innkalt til Teams-møte. Hva gjør jeg?

Utover er det selvfølgelig fint å ha med seg iPad for andre formål. Jeg leser tre aviser på banen til jobben, løser sudoku og leser Kindle-bøker også her. Mine tidsskrifter Foto og Historie leser jeg i appen Wype. Så når jeg først har med meg iPad av private grunner er det jo fint å bruke den til nyttige ting på jobben også.

Men vil jeg bytte ut PC med iPad? Det tror jeg ikke :-) Men et fint tillegg er det.

Usikker på hvordan du kan se to apper samtidig på iPad Pro?

Åpne først den ene appen, for eksempel Teams. Deretter drar du forsiktig opp fra bunnen av skjermen for å få frem app-menyen. Trykk og hold på for eks. OneNote og dra appen opp og mot venstre kant. Fest den der. Du kan juster hvor mye plass du vil hver app skal ta på skjermen med å dra skillelinjen mellom den til venstre eller høyre.

Skjermbilde av iPad med visning av hvordan du kan arbeide i to apper på en gang

Hvorfor du ender opp med en lang liste ugjorte oppgaver, og hva du kan gjøre med det

Mange av oss er tidsoptimister og har ikke alltid et realistisk bilde av hvor lang tid en oppgave tar. Dette kaller vi planleggingsfellen.

Kvinne som ser betenkt ut omgitt av klokker

Begrepet planleggingsfellen (The planning fallacy) ble introdusert av nobelprisvinner Daniel Kahneman og Amos Tversky in 1979. Fenomenet oppstår uavhengig av din tidligere erfaring av hvor lang tid en aktivitet tar. Jo flere deler en oppgave består av, jo større er sannsynligheten for at en eller flere av delene ikke kan gjennomføres på tiden du har antatt. Dette gjelder selv om det er en oppgave du har gjennomført mange ganger. Sannsynligheten kan være liten for at du støter på problemer i gjennomføring av en deloppgave, men vil du høyst sannsynlig støte på uventede problemer i minst en av deloppgavene.

Hjernen lurer oss

Planleggingsfellen er en av de mest vanlige måtene hjernen lurer oss på. Når vi skal planlegge tid går vi vanligvis ut fra det mest optimistiske estimatet og legger ikke inn ekstra tid for mulige hindringer, selv om erfaringen vår skulle tilsi at det ofte oppstår slike hindringer.

Et godt eksempel er tiden det tar å forflytte seg til et møte. Selv om vi har kommet i siste liten, eller for sent fem ganger på rad er vi like optimistiske i troen på at vi skal komme i god tid til møte seks.

Hva er årsaken til vi kommer bakpå i våre aktiviteter og oppgaver?

Den enkle årsaken er at vi ikke stiller oss spørsmålet "Hva om …" og derfor underestimerer vi tiden. Du skal lage en presentasjon på noen få lysbilder. Du tenker at det kan umulig ta mer enn en time. Fem minutter etter at du setter deg ned for å lage den kommer din kollega bort og spør "har du 5 minutter". Tja 5 minutter må vel gå tenker du, enda din erfaring burde sagt deg at det kommer til å ta en halv time. Så fortsetter du og finner ut at du mangler noen tall. De er ikke alltid tilgjengelige der og da. Så ville det jo gjøre seg med en illustrasjon eller to.

Har du forsøkt å finne brukelige illustrasjoner eller bilder til din presentasjon? Da vet du at det kan ta veldig mye tid. Når du endelig er ferdig har du sannsynligvis brukt to timer, altså dobbelt så mye tid som du trodde.

Se for deg at du har fem oppgaver du planlegger å gjøre i dag. Det ser ikke uoverkommelig ut, men når dagen er over har du bare gjort to av dem. Plutselig sitter du med 10-20 oppgaver som skulle vært gjort og med purringer og dårlig samvittighet.

Hva gjør du for å få kontroll over oppgavene?

Heldigvis kan hjernen som har lurt oss inn i en slik situasjon også hjelpe oss ut av den. Den trenger bare litt hjelp i form av struktur. For hver aktivitet du planlegger, spør deg selv om hva som kan oppstå av hindringer, og hva du eventuelt kan gjøre for å overkomme dem.

For kollegaen som ønsker 5 minutter, forklar at du er nødt til å bli ferdig innen en time og spør om dere kan snakke senere. For å ha de riktige tallene og illustrasjonene, bryt oppgaven ned i tre deler

  1. Finne grunnlagsdata

  2. Finne illustrasjonene

  3. Lage presentasjonen

Ikke legg alle aktivitetene til samme dag. Start gjerne med nummer 1 en uke før du må ha presentasjonen ferdig. Det kan hende du må få data av andre og det kan av og til ta et par dager. Samle illustrasjoner og bilder kontinuerlig når du kommer over noe du tror du kan trenge en gang så har du et lite bibliotek å hente fra. Arbeider du på denne måten får du sannsynligvis tid til å finpusse presentasjonen også.

Lag oppgavelisten din slik:

Tabell med oppgaver

Vil du lese mer om effektiv prioritering og behandling av oppgaver?

Hva gjør du når oppgavelisten bare vokser?

3 grunner til at du ikke har så mye tid som du tror

For starthjelp til å mestre den digitale hverdagen og ta kontroll over din tid, sjekk ut Smart bruk av Outlook for å ta kontroll over egen hverdag. Det kan gi deg en ny start og bedre resultater med mindre stress fordi du arbeider mer med viktige oppgaver og mindre med oppgaver du ikke bør bruke tid på.





Det vi glemmer når vi flytter epost over til Teams

Bilde av Bjørn O. Hopland, Smart endring AS

Jeg har holdt Smart bruk av Outlook kurs i mer enn 5 år nå og brukt Outlook siden starten for ca. 15 år siden. Nå om dagen blåser det en sterk Teams-vind i mange virksomheter som vil erstatte epost med Teams-meldinger.

I noen miljøer startet dette tidligere med bruk av Slack som meldingsverktøy. Det har jeg også brukt i mitt arbeid for et fransk selskap. I dette, og andre virksomheter i Frankrike har dette gått så langt at de totalforbyr bruk av epost internt!
Intern epost har mange ulemper, men dette er kanskje å gå litt langt i krigen mot epost-tyranniet som noen kaller det.

Det er ingen tvil om at epost har mange negative sider. Særlig i store virksomheter er opptil 80% av eposten intern. Dette opplevde jeg også i Microsoft der jeg jobbet som leder i 18 år. For mange er epost den viktigste interne kommunikasjonskanalen vi har. Alle er enige om at internkommunikasjon er viktig, men vi vil altså ikke ha den på epost.

Hvis Workplace, Yammer og Teams var ment å erstatte intern epost, hvorfor får jeg da bare mer epost?

Det mange ikke tenker på er at bruk av epost kan deles i tre

En del av eposten er informasjon. Den andre er meningsutvekslinger og diskusjoner, og den tredje er forespørsler og behandling av oppgaver. I kursene spør jeg ofte "hvor stor del av eposten må du behandle, prioritere og respondere på?" Fordelingen kan variere, men etter hva jeg erfarer etter å ha spurt hundrevis av kursdeltakere ligger oppgavedelen gjerne på 40%-70%. Resten er diskusjoner og lesestoff fra eksterne og interne kilder.

Nye arbeidsmønster driver økning av antall epost

Årsaken til den høye andelen av oppgaver i epost skyldes mye vårt moderne arbeidsmønster der vi arbeider på ulike steder og til ulike tider. Samtidig er vi blitt så disiplinere på mobilen at vi ikke tar den når vi er i møter, eller er opptatt med annet viktig arbeid.

Når jeg ikke finner kollegaen på kontoret og de ikke svarer på telefon, hva gjør jeg da? Jo, sender en epost selvfølgelig :-) Det er praktisk fordi jeg kan skrive en epost for å be deg om å gjøre noe på et tidspunkt som passer for meg, og du kan lese og behandle den på et tidspunkt som passer deg :-)

Ja vi kan erstatte epost med Teams-meldinger

Så skal vi kutte ut eposten til fordel for Teams-meldinger? Ja det kan vi godt gjøre. Både informasjonsdeling og diskusjoner kan med fordel flytter ut av Outlook, men vi må være oppmerksom på det tredje elementet som er oppgaver. En oppgave kommer gjerne som en epost adressert bare til deg og angår ofte ikke andre. Å kommunisere denne i en felles kanal kan virke som støy for andre, og kan også være noe ikke alle skal vite om engang. Gruppesamtaler kan være OK å bruke når andre også skal informeres, dvs. tilsvarende å sette noen på kopi i en epost. Det kan også være greit om to eller flere skal forespørres om en oppgave og andre informeres samtidig.

Hvordan du kan gjøre forespørsler og fordele oppgaver i Teams.

1 - Forespørsler til enkeltpersoner

Send en 1:1 Chat med din forespørsel fremfor en epost. Når du oppretter en chat med noen blir dette en permanent kanal mellom dere akkurat som meldinger på telefonen der du ser hele kommunikasjonshistorien.

Skjermbilde av Chat-forespørsel om å gjøre en oppgave
Skjermbilde av Lagret chat

Dersom den som mottar ikke har anledning til å gjøre oppgaven med en gang kan meldingen lagres og listen over lagrede meldinger kan da brukes om oppgaveliste for det som skal gjøres i nær fremtid. Er dette noe som skal skje om en uke eller senere fungerer ikke dette så godt. Da kan det hende det finnes bedre måter som illustrert senere i denne bloggposten.


2 - Informasjon til en gruppe i Teams med oppgaver til noen

Informasjon, forslag man ønsker tilbakemeldinger på og andre innspill av interesse for gruppen gjøres ved å sende relevant kanal. Den vil da gå til alle og vil kunne svares på av alle. Om du i tillegg ønsker å be en eller flere personer om å gjøre noe kan du henvende deg direkte til dem med @ og navnet. De vil da få en varsling og kan behandle sin oppgave.

Skjermbilde av Teams-melding med oppgaver til enkeltpersoner

Legg merke til at meldingen er skrevet mer formelt og ligner på en epost med overskrift, referering med @ til Tina og Oskar og med vedlegg i meldingen.

Tinas melding vil ha en @ på seg som gjør den lettere å se og denne kan også lagres til oppgavelisten i Teams.

Skjermbilde av Tinas melding med @

3 - Følge opp mine oppgaver i Outlook

Skjermbilde av Outlook oppgave opprettet basert på Teamsoppgave

Gjør du som meg og følger opp dine epostoppgaver i Outlook, og kanskje du i tillegg sender oppgaver fra OneNote til oppgavelisten i Outlook? Da vil du kanskje synes at å lagre meldinger for oppfølging i Teams er litt primitivt. Det er ikke mulig å velge prioritering, eller fordele oppgaver på tid.

I så fall kan du også velge å følge opp Teamsoppgaver i Outlook. Det finnes ingen direkte kobling, men kopier og lim inn fungerer ganske bra også. Velg å kopiere en lenke til Teamsmeldingen og lim denne inn i en Outlook oppgave. Da kan du prioritere oppgaven i henhold til viktighet og tidsfrist. Når oppdraget er utført kan du klikke på lenken når oppdraget er utført og bekrefte i Teams at oppgaven er gjennomført.

Selv de ivrigste Teamsforkjemperne vil nok måtte leve med epost lenge ennå. Ekstern kommunikasjon er fremdeles mest kurant å gjøre på epost, selv om mer permanente samarbeidsforhold godt kan gjøres i felles Team. Noe av det viktigste for å få til en vellykket sameksistens er å avklare hva vi kommuniserer hvor. Det er etter min mening ledelsens ansvar Der dette ikke skjer fører det lett til avmakt blant mange ansatte fordi de føler at de får en ny kommunikasjonskanal uten at noen forteller dem hvorfor og hvordan den er tenkt brukt.

Teams, Yammer, Workplace. Mange kanaler skaper frustrasjon

Lykke til med Teams!

For å lære med om Teams og Teamskommunikasjon, sjekk ut Smart samarbeid med Teams og Smarte nettmøter med Teams,

Se hvordan du kan gjennomføre ledermøtet eller avdelingsmøtet på halve tiden!

Bildet viser møte der deltakerne kjeder seg

Det er et sterkt press om dagen til å redusere tiden man bruker i møter fordi mange opplever mye av møtetiden som bortkastet. Jeg har opplevd mange ganger i ukemøter, månedsmøter og prosjektmøter at mye av tiden går med til statusoppdateringer og informasjon og det blir lite tid igjen til å diskutere viktige saker, dele ideer og få tatt viktige beslutninger.

Hvorfor ikke la deltakerne lese informasjonen og gjøre statusoppdateringene ferdig før møtet? Da blir det mer tid igjen til viktige saker og fører til at møtet blir mer meningsfullt for alle.

Ikke bruk halve møtet på statusoppdateringer og informasjon. Les hvordan du kan redusere møtetiden på 1-2-3!

1. Etabler felles digital møtebok som er tilgjengelig for alle møtedeltakere hele tiden.

Digital møtebok kan etableres på flere måter, men har dere Office vil jeg anbefale å bruke OneNote som alle har. Møteboken etableres på et fellesområde dere sikkert allerede har til dokumenter. Det vil fungere uansett om dere har en filserver, type P: eller tilsvarende, SharePoint eller Teams.

For tips til struktur og arbeidsform i digital møtebok, se Du kan ikke kjøpe effektive møter og godt samarbeid

2. Lag en møtemal der alle kan "sjekke inn" før møtet

Du kan lage en møtemal i OneNote som gjentas for hvert møte og som inneholder både statusoppdatering, agenda og annet dere går igjennom hver gang. Statusoppdateringen kan for eksempel se slik ut:

Illustrasjon viser tabell der møtedeltakere kan skrive inn status

3. Spar tid ved å legge inn forhåndslesning

Mange ganger går det mye tid til å informere andre. Statusoppdateringer rundt bordet er en ting, det neste er å informere om saker deltakerne like godt kunne ha lest på forhånd. Hva om hver deltaker legger inn saksgrunnlag, presentasjoner og rapporter inn i deres møteagenda på forhånd? Dersom alle bruker litt tid før møtet til å gjennomgå dette møter man både mye bedre forberedt og man sparer mye tid i møtet. Slik kan du gjøre det:Gjennomføring av møter på denne måten krever selvsagt en del forberedelser, etablering av digital møtebok, og ikke minst må alle deltakere i møteserien forstå og være enige om at dette er måten vi har møter på fra nå.

Illustrasjon viser møtemal med saker

Trenger dere hjelp til å komme i gang kan dere vurdere et 2-timers lynkurs i Smart arbeid og samarbeid med OneNote. Tar dere dette som gruppe setter dere opp møtebok og avtaler ny arbeidsform i kurset basert på beste praksis. Da er dere klare til å halvere tiden allerede fra neste møte.

Bruker dere Microsoft Teams passer dette opplegget veldig bra for møter i Teamet. Det kan dere også få hjelp til å lære, og sette opp i lynkurset Smart samarbeid med Teams.

Må vi vente på at ledelsen skal bestemme, eller kan du bestemme dine arbeidsverktøy selv?

Den største utfordringen med den digitale arbeidshverdagen er ikke å mestre funksjoner og teknologi, men å endre vaner og kultur for å arbeide, samarbeide og kommunisere på nye måter.

Bilde viser arbeidsrom med mann som jobber på PC

Jo større deler av organisasjonen som blir påvirket, jo vanskeligere er det. Derfor er det viktig å ta beslutninger om verktøy og arbeidsform på riktig nivå. Det er ingen grunn til at arbeidsformer som bare påvirker den enkelte skal gjelde for hele organisasjonen. Like viktig er det at arbeidsformer som påvirker hele organisasjonen blir tatt på ledelsesnivå.

Vanskelighetsgrad 1: Individnivå

Skal ledelsen bestemme hvordan du skal behandle e-post, følge opp dine oppgaver og gjøre dine notater? Spiller det noen rolle om den enkelte har  sin oppgaveoversikt i Outlook, Trello, OneNote etter på en liste i notatboka.

Så lenge jobben blir gjort og frister blir overholdt mener jeg man kan overlate det til den enkelte. Vi er skrudd sammen litt forskjellig og har ulike preferanser. Noen liker tellekanter og noen foretrekker det litt løsere. De fleste gjør en bedre jobb når de kan velge å jobbe I henhold til sine preferanser. Det betyr ikke at arbeidsgiver ikke kan tilby opplæring og foreslå måter å arbeide på som har vist seg å være effektive for mange, men det er ikke det samme som å pålegge noen å jobbe på en bestemt måte om det ikke har noe å si for resultatet.

 Vanskelighetsgrad 10: Gruppenivå

Nå blir det vanskeligere. Når vi skal samarbeide om noe i en gruppe må vi faktisk bli enige om en masse. Hvilke verktøy skal vi bruke? Hvordan skal vi forberede, gjennomføre og følge opp møter? Hvem skal bidra med hva, når? Det er mye å bli enige om, så her gjelder det ikke bare å endre individuelle vaner, men endre samarbeidsform og kultur. Da  blir vi utfordret av «vi har alltid gjort de sånn» og «det har vi prøvd før».

Så lenge vi kan bli enige innen vår gruppe om hvordan, og med hvilke verktøy vi samarbeider og kommuniserer, må ikke nødvendigvis andre grupper i organisasjonen gjøre det samme. Vi har våre oppgaver og vår måte å gjøre det på og andre kan ha gode grunner til å gjøre ting annerledes. La derfor dette være en beslutning på gruppenivå.

Figuren illustrerer vanskelighetsgrad for endring

Vanskelighetsgrad 100: Organisasjonsnivå

Dette er det vanskeligste. Vi skal få mange mennesker til å ønske og bli enige om å gjennomføre oppgaver på samme måte selv om de har ulik bakgrunn, ferdigheter og preferanser. Nå snakker vi prosjekt og endringsledelse. Likevel er det nødvendig der vi skal sikre at riktig informasjon kommer ut til hele organisasjonen, vi skal kommunisere på tvers av grupper og vi må være trygg på at alle følger viktige lover og regler slik som for eksempel GDPR-direktivet.

Her må ledelsen gå foran som et godt eksempel og ledere på alle nivå må sikre at dette gjennomføres i sine avdelinger. Det krever tydelige beslutninger og god kommunikasjon. Ikke bare om hva, men om hvorfor. Det er utrolig mye lettere å gjennomføre noe når alle forstår hvorfor. Særlig om det medfører å endre måte å jobbe på. Vi følger helst letteste vei om vi kan.

Hva gjør dere?

Mine råd er altså å la hver enkelt få bestemme hvordan de vil jobbe om det ikke har negative effekter for andre. La grupper og avdelinger få frihet til å finne sin arbeidsform så lenge det ikke er merkostnader, eller går på tvers av hva vi ønsker å oppnå på tvers av organisasjonen. Ta bare beslutning på toppnivå på det som er nødvendig for å samarbeide og kommunisere på tvers av organisasjonen og for å følge lover og regler. Da vil du oppleve at du får en handlekraftig organisasjon der ting blir gjort og ingen venter på beslutninger fra ledelsen for å gjøre gode endringer innenfor det de egentlig kan bestemme selv.

For eksempler på mulige valg, se Teams, Yammer, Workplace. Mange kanaler skaper frustrasjon

Har dere Office 365 og er usikre på hvilke verktøy dere skal bruke til hva i organisasjonen kan det hjelpe å gjennomgå Office 365 - en oppdagelsesreise i nye muligheter

Hjelp! Jeg har blitt innkalt til Teams-møte. Hva gjør jeg?

Bildet viser figurer som deltar i Teams-møte

Mange har brukt Skype for Business til møter i mange år både med kolleger og eksterne deltakere. I disse dager oppdager flere og flere små og mellomstore virksomheter at de blir "oppgradert" til Microsoft Teams. Dette gjelder Office 365 kunder som bruker Skype for Business online til chat og nettmøter.

Kanskje du ikke inviterer til så mange nettmøter selv, men deltar i møter andre kaller inn til?

Skjermbilde av møteinnkalling til Teams-møte

Da vil du plutselig oppdage at du blir innkalt til Teams-møte og ikke til Skype-møte. Hva gjør du da?

Du har to valg. Du kan delta fra nettleser, eller du kan delta fra Teams-appen på Windows, Mac, eller telefon og nettbrett. Dersom du allerede har Teams appen er det greit. Da vil den vanligvis åpnes automatisk, eller du får spørsmål om å bekrefte at du ønsker å bli med i Teams appen.

Hva om du ikke har Teams appen fordi du ikke bruker Teams? Da kan du laste den ned (gratis) og bli med. Ønsker du ikke å gjøre dette kan du velge å bli med i nettleser. Det fungerer også bra, men med to begrensninger:

  1. Du kan ikke dele skjerm og presentasjoner i møtet, men du kan se hva andre deler

  2. Du kan ikke be om, eller bli tildelt kontroll i skjermdeling

Skjermbildet viser valg når du skal delta i Teams-møte

Laster du ned Teams-appen kan du gjøre dette selv om du ikke har en Office 365 konto og kanskje bare deltar som gjest uten å være pålogget med noen konto.

Trenger dere å bli gode på Teams-møter raskt kan dere sette av 2-3 timer og invitere Smart endring inn til dere for et lynkurs i Smart kommunikasjon og nettmøter med Teams

3 ting du kan gjøre for å sikre fokus på viktige arbeidsoppgaver og unngå å bli avbrutt hele tiden

Mangel på fokus og konsentrasjon hindrer mange å fullføre planlagte oppgaver på jobben.

Bildet viser Bjørn O. Hopland i Smart endring AS

Prat med kolleger, lyder og varsler fra telefon og PC, samt sjekk av sosiale media og andre private aktiviteter gjør at de har problemer med å fokusere på arbeidsoppgavene sine. Noen blir også avsporet av egne tanker og bekymringer.
Du har laget den perfekte plan for uken som kommer. Likevel står du igjen med mange av de planlagte oppgavene når uken er over.

Hva hindrer fokus og gjør at vi sporer av planen?

Har du kommet deg over det første hinderet som faktisk er å ha en plan er det det andre hinderet å holde fokus på oppgavene og ikke la seg distrahere og avspore.

Illustrasjon som viser de tre årsakene til manglende fokus

I følge en undersøkelse fra Virgin Pulse sier 45% av de spurte at avbrytelser fra epost, meldinger og diverse lyder og varsler fra telefon og PC gjør at de har vanskelig for å fullføre oppgavene de arbeider med.
En tredel sier trangen til å holde seg oppdatert på sosiale media, nyheter og diverse private gjøremål går ut over fokus på arbeidsoppgaver.
Men det som de fleste sier, over halvparten av de spurte, er at unødvendige avbrytelser fra kolleger, eller at de selv avbryter andre med prat avsporer dem fra å bli ferdig med de planlagte oppgavene.

Virgin forbinder mange med Richard Branson og Virgin Atlantic, og Virgin Pulse er en del av det samme konsernet. De arbeider med helse så derfor er deres løsning på fokus-problemet bedre helse :-) som trening, kosthold og nok søvn. Det er nok et godt grunnlag, men hva kan vi ellers gjøre når vi har den helsa vi har?

For det første må vi ha en plan for hvilke oppgaver vi skal gjøre. Ellers har vi jo ikke noe å bli avsporet fra. Det kan være en overordnet plan og et sterkt ønske om å gjennomføre denne.

Tre mentale grep du kan ta for å nå dine mål og være mer fornøyd med deg selv i 2019

Deretter trenger vi en mer konkret plan for hva vi har tenkt å gjøre i dag, i morgen og neste uke basert på prioriteringene i den overordnede planen. Uten denne blir vi lett avsporet og arbeider for mye med oppgaver som kanskje ikke er høyeste prioritet, men som noen synes haster, er viktige for dem, og med det som måtte havne i vår Innboks.

Er du alltid busy på jobben? Full kalender og likevel føler du ikke at du får gjort alt du vil?

Du har planen klar, hva nå? Neste utfordring er å holde fokus på planen og ikke la seg avspore. Her må vi være realistiske. VI kan ikke låse oss inn på et rom, slå av telefon og epost for å unngå å bli avbrutt. I alle fall ikke hele tiden. Vi må ta med i planen at vi ikke kan være 100% fokusert og produktiv hele tiden og at andre også kan være avhengige av oss for å gjøre sine oppgaver.

3 grunner til at du ikke har så mye tid som du tror

Å sikre fokus på planlagt arbeid og unngå avsporinger er ikke enkelt og det avhenger i stor grad av selvdisiplin. Det finnes ingen magisk løsning på det dessverre, men det er noen grep du kan ta for å gjøre det lettere for deg selv.

3 ting du kan gjøre for å sikre fokus på viktige arbeidsoppgaver

1. Unngå å påføre deg selv distraksjoner og avbrytelser.

For å slå av varselr på iPhone, velg Innstillinger og Varslinger. Finn epostappen og endre innstillingene

For å slå av varselr på iPhone, velg Innstillinger og Varslinger. Finn epostappen og endre innstillingene

Slå av lyder og varsler på PC og telefon. Bestem selv når du vil behandle ny epost i Outlook. For hvordan, se Hvordan i all verden kan du jobbe effektivt når du blir avbrutt av ny E-post hele tiden? Nå unngår du at det popper opp flagg når du sitter på PC og skriver på et viktig dokument eller er mitt i en kalkyle.


Slå også av epostvarsler på telefonen. De er like forstyrrende for konsentrasjonen. Slå av bannere og lyder. Behold gjerne visning av antall uleste på appsymbolet så kan du sjekke om det er ny epost innimellom uten å åpne epostappen.


2. Blokker tid i kalenderen for større oppgaver

Ta kontroll over tiden din neste uke. Om ikke du tar kontroll over din kalender er det nok av andre som gjerne gjør det. Beskytt noe av tiden din neste uke ved å gjøre avtaler med deg selv i kalenderen der du planlegger å arbeide uforstyrret. Finn gjerne også et avsidesliggende møterom, eller jobb hjemme om du kan.

Tips! Mange har åpne kalendere der kollegene kan se hvilke avtaler du har. Når du lager en avtale med deg selv, ikke skriv egentid, tid til mail eller lignende. Det blir i liten grad respektert. Skriv en reell oppgavetekst i kalenderavtalen som andre forstår er viktig.

3 Ikke gjør det lett for kolleger å avbryte deg

Bild emed tekst “Har du 5 minutter?”

Telefonen er lettest å håndtere. Den kan du la være å ta. Evt. kan du svare med melding "ringer deg senere" eller andre standardmeldinger som ligger inne i telefonen. Det er verre å komme unna om en kollega kommer bort til deg og spør "Har du 5 minutter?" Du vet jo at det ikke blir 5 minutter, men en halv time…

Hva gjør du? Om du ikke har en plan i det øyeblikket er du sjanseløs. Da sier du OK, og det du hadde planlagt å gjøre forsvinner ut vinduet.

Derfor må du øve inn et svar på forhånd. For eksempel, "akkurat nå har jeg noe jeg må få ferdig, men om en time kan jeg ta en prat. Er det OK?", eller "Kan jeg komme tilbake til deg når jeg er ferdig med det jeg jobber med nå. Det er noen som venter på dette." Og jeg mener det bokstavelig når jeg sier at du må øve på det, for det er ikle lett når kollegaen eller kanskje sjefen står foran deg.

Du trenger ikke å ha dårlig samvittighet for å gjøre dette. Det er en fordel for både kolleger og sjefen at du får gjort dine arbeidsoppgaver. Tenk på det neste gang du må prioritere egne arbeidsoppgaver og ikke la noen avbryte deg i arbeidet.


Ressurser som kan hjelpe deg

For å raskt ta kontroll over tiden og gjøre det enklere å prioritere, sjekk ut Smart bruk av Outlook for å ta kontroll over egne hverdag
For individuell hjelp og støtte, vurder Smart mentorprogram for bedre resultater med mindre stress for deg selv.
Er dere en avdeling/gruppe som vil lage en solid plan for å nå egne og felles mål kan workshopen Smart måloppnåelse i en digital tid hjelpe dere å oppnå dette.

Tre mentale grep du kan ta for å nå dine mål og være mer fornøyd med deg selv i 2019

KVinne som gjør et happy hopp

Gitt at du har noe du ønsker å oppnå i 2019 er du sikkert enig med meg i at målene ikke oppnås ved tilfeldigheter og flaks, men at du faktisk må gjøre noe for å nå dem.

Du kan finne praktiske tips til struktur og planlegging for å nå mål her: Praktiserer dere målstyring på jobben? Har du et opplegg som sikrer at du når målene dine?

Likevel er planen bare en plan og ofte vet vi jo godt hva vi skal (eller burde) gjøre. Det er lett å miste fokus og finne på andre ting vi "må gjøre først". Hva er det som skal sikre at vi gjennomfører det vi har bestemt oss for? Noe av det vi må gjøre er å hjelpe oss selv til å få den rette mentale innstillingen. Her er mine forslag til tre mentale grep du kan ta for å nå dine mål og være mer fornøyd med deg selv i året som kommer.

1. Gjør de usynlige prioriteringene synlig

Det er ikke slik at våre skrevne jobb-mål og prioriteter er alt vi har å konsentrere oss om. Det finnes mange uskrevne prioriteter som konkurrerer med disse. De må vi gjøre synlige for å kunne planlegge dem også. Det kan være både jobbrelaterte- og private. I tillegg til å planlegge for å nå egne mål må vi også ta med bidra til andre, respondere på forespørsler som ikke nødvendigvis bidrar til egne mål, rettidig rapportering og administrative oppgaver. Ikke fortvil over at du "ikke har tid til å gjøre jobben" fordi det er så mange andre ting du også må gjøre. Det ER en del av jobben og som vi også må prioritere innenfor de rammene vi har. Men det blir lett konkurrerende prioriteter som kan spise opp tid og energi og som gjør at vi lett kan komme i en situasjon der vi bare sjonglerer mellom alt dette og mister fokus. Plutselig sitter vi og ser kattevideoer på Facebook, eller spiller Candy crush :-)

Det kreves aktiv mental innstilling for å fokusere på hver av prioriteringene enten de er skrevne eller uskrevne. Det sitter i hodet og er en mental daglig utfordring.

2. Ønsker er ikke det samme som mål

Mange har erfaring med å lage nyttårsønsker og ofte blir det med det. Vi ønsker å gjøre en forandring og håper det skjer. Selvfølgelig gjør det ikke det. I alle fall ikke av seg selv. En klok person har sagt "Et mål uten en plan er bare en drøm". Er det noe du virkelig vil endre, eller mål du vil nå, vil det alltid kreve at du gjør en eller flere konkrete aktiviteter for at det skal skje. Ønsker du å bli bedre på å bruke nettverket ditt må du

  1. Kartlegge nettverket ditt

  2. Kategorisere kontaktene

  3. Prioritere dem og

  4. Planlegge en serie med besøk, telefoner, epost, eller andre kontaktaktiviteter

Der har du en liten plan med fire aktiviteter som gjør det veldig mye mer konkret, handlingsorientert og lettere å gjennomføre.

3. Vær tydelig med deg selv om hvorfor

Den beste driveren for sikre gjennomføring av planer er å forstå hvorfor du skal gjøre aktivitetene. Hva er gevinsten? Det kan være både konkrete ting som bedre resultater, men like mye hvordan du vil føle deg når du har gjennomført aktiviteten. Da jeg skulle starte Smart endring hadde jeg en rekke kaffemøter med tidligere kolleger, samarbeidspartnere og andre forbindelser fordi jeg så det som viktig for å kunne bygge mitt nye selskap. Men det som etterhvert ble den største motivasjonen var de hyggelige møtene jeg hadde med mange jeg ikke hadde hatt kontakt med på lang tid og den inspirasjonen og de tilbakemeldingene jeg fikk. Istedenfor at gjennomføring av mange møter føltes som et ork fikk jeg ny energi for hvert møte.

Bilde av stjerneskudd

På samme måte vet jeg mange som klarer å gjennomføre planlagt trening ikke bare for å oppnå et fremtidig mål om å komme i god form, men den gode følelsen etter hver trening som svarer på "hvorfor gjør jeg dette egentlig?"

Til slutt, mange har dårlige erfaringer av typen "jeg har prøvd før, men fikk det ikke til". Mulig det, men nå er du klokere :-) Denne gangen får du det til, i alle fall om du har en konkret plan og tar det første skrittet. Enten det er å ta kontakt med noen i nettverket ditt, eller gå til den første treningstimen.

Godt nytt år med konkrete planer og positiv innstilling!

PS: Skulle du trenge litt hjelp til å strukturere mål og planer og hvordan du kan beskytte din tid og prioritering i en hektisk hverdag kan du vurdere å benytte deg av Smart endrings mentorprogram for å mestre den digitale hverdagen. Gratis uforpliktende kartleggingssamtale.

Hvis Workplace, Yammer og Teams var ment å erstatte intern epost, hvorfor får jeg da bare mer epost?

BIldet viser Frustrert kvinne som får altfor mye epost

Siden Intranettet ble innført de fleste organisasjoner på 2000-tallet har man slitt med å få ansatte til å gå dit og lese nyheter fra ledelsen og annen viktig informasjon. Vi var vant til å få alt på epost og det skapte stor frustrasjon at bare noen få gikk inn på Intranettet for å lese den. Det førte fort til at både ledere og andre saboterte Intranettet med å sende sin viktige informasjon på epost. Da var man sikker på at den ble lest. Mange tiltak ble forsøkt. Blant annet å påby alle ansatte å ha intranettet som standard forside i nettleseren, noe de fleste ignorerte og fortsatte med å ha Google som åpnings-side. Intranettet forble dødt som kommunikasjonskanal og ble kun et oppslagssted for statisk informasjon som ansatthåndbok og reiseregningsrutiner.

Vi prøver å bli kvitt intern epost igjen

Med fremveksten av bedriftsinterne "sosiale nettverk" er vi i gang igjen med nytt forsøk for å vri kommunikasjonen bort fra å sende informasjon til de ansattes epostbokser og over på en felles kommunikasjonsplattform. Nå oppfordres både ledere og andre til å ikke lenger sende informasjon på epost, men å "poste" den på Yammer eller Workplace by Facebook. Men vi har fremdeles det samme dilemmaet. Hvordan vet vi at informasjonen blir lest? Ikke alle ansatte er like begeistrede og aktive i disse kanalene og synes egentlig epost er enklere. Derfor gjør vi begge deler!

Vi legger ut informasjon og sørger for at systemet sender en epost i tillegg. Dette er et stort paradoks ettersom motivasjonen for de fleste virksomheter ved å ta i bruk disse nye løsningene er å redusere, og på sikt helt eliminere intern epost.

Slik blir du kvitt epostmeldingene fra Yammer og Workplace

Jeg holder mange kurs i Smart bruk av Outlook. Det vi alltid starter med er å få Outlook til å sortere eposten automatisk i viktig epost som inneholder oppgaver fra de som ikke krever noen handling fra vår side. Da kommer det alltid opp spørsmål om hvordan vi kan bli kvitt, eller sortert ut epostvarsler fra disse interne sosiale media-løsningene.

Se Outlook Innboks med fokus gjør mange regler overflødige for å sortere eposten automatisk

Bildet viser epost fra Yammer med lenke til Varselinnstillinger

Velg varsler i Yammer

Den beste løsningen er vanligvis å endre på varsel-innstillingene. I hver epost med varslinger om hendelser er det en lenke til å gjøre dette.

Bildet viser sjekkliste med ulike innstillinger du kan velge

Yammer har en grei lenke som heter Varslingsinnstillinger. Her kan du gjøre de valgene som passer deg best og beholde de varslingen du vil, men ta bort de du ikke ønsker.

Kanskje det er greit med et ukevarsel fra de generelle kanalene jeg ikke ser på i det daglige, mens jeg ikke har noe behov for å bli varslet om aktivitet i de gruppene jeg er aktiv. Der er jeg jo innom hver dag uansett.

Velg hvilke varsler du vil ha fra Workplace

Bildet viser varsel-epost fra WOrkplace med lenke til å avslutte abonnementet

Workplace by Facebook prøver å avskrekke deg ved å bare vise deg hvordan du stopper all epost. Dersom du vil endre varsel-innstillinger får du bare tilbud om å trykke på lenken avslutte abonnementet. Det høres litt drastisk ut for mange så de nøler.

Men om du gjør det kommer du til en side der du nå kan velge Administrer varselinnstillinger. Da får du flere valg og kan velge det nivået av varslinger du måtte ønske.

Bildet viser Workplave valg av varselinnstillinger

Bruker du Microsoft Teams og Microsoft Planner? Gjør det samme for å endre varselinnstillinger for disse også.

Outlook Innboks med fokus gjør mange regler overflødige

postkassehund.jpg

Jeg har i en årrekke brukt regler i Outlook for å sortere eposten automatisk før jeg behandler den. På den måten har jeg kunne være trygg på at jeg behandler den viktigste eposten først og den mindre viktige senere.

La e-postmannen sortere for deg. Prioriter den viktigste e-posten

Noen har tatt i bruk regler, men det har nok vært for de spesielt interesserte og ikke så tilgjengelig for alle. Derfor har Microsoft jobbet med å finne en løsning for automatisk sortering av eposten som ikke krever manuelt oppsett, men der Outlook selv finner ut hva som er viktig for deg. Gjennom å benytte maskinlæring er dette nå mulig. Det er ikke perfekt, men du kan lære Outlook å bli bedre til å forstå hva som er viktig for deg og da fungerer det veldig bra.

BIldet viser Outlook VISNING INNSTILLING FOR Å AKTIVERE FOKUS INNBOKS

Ta i bruk automatisk epost-sortering

Etter at jeg tok i bruk Fokus innboks har jeg tatt bort mesteparten av mine regler. For å ha Fokus innboks må din postboks ligge i Office 365.

Gå til Visning i menyen når du står i Innboks og velg Vis Innboksen med fokus. Da vil eposten i Innboksen bli vist under to faner, Fokus og Annet. Eposten blir ikke flyttet, så om du ikke vil bruke Fokus innboks likevel kan du bare slå den av så er alt som før.

BIldet viser hvordan du flytter en epost fra fokus til annet

Nå starter læringsprosessen for maskinlæringsprogrammet i Outlook. Ser du en epost i Fokus innboks som burde vært i Annet høyreklikker du på den og velger Flytt alltid til Annet. Tilsvarende, finner du en viktig epost i Annet høyreklikker du på den og velger Flytt alltid til Fokus. Etter en periode med læring vil det aller meste av eposten havne i riktig del av Innboksen.

Behandle den viktigste eposten først!

Du vil finne ut at det er i Fokus-delen av Innboksen du vil bruke tid på epostbehandling, og den utgjør kanskje bare 30-50% av totalen. Annet-delen inneholder for det meste epost du ikke trenger å gjøre noe med, men informasjon du kan velg å lese når du har tid. På denne måten er du mye tryggere på at du arbeider med de viktigste epostene som gjerne inneholder oppgaver du må gjøre, eller krever et svar til avsenderen.

Bruk Outlook også på telefonen

Leser du epost på telefonen? Da vil jeg anbefale å installere Microsoft Outlook også på denne. I tillegg til å være en god epost-app støtter den også Fokus innboks. Det vil si at du vil ha den samme fordelingen av epost også på telefonen.

Hva om jeg ikke har Fokus Innboks i menyen?

Ser du ikke Fokus Innboks valget i Visning-menyen selv om du vet du har Office 365? Da kan det være du har aktivert forløperen til Fokus Innboks, som heter Rotemappe, eller Clutter på engelsk. For å få Fokus innboks valget tilgjengelig må du slå av denne. Det finner du en beskrivelse av her: Slå av/på Rotemappe i Outlook

3 grunner til at du ikke har så mye tid som du tror

Bilde av timeglass der tiden renner ut

Kalenderen for uka så egentlig ganske bra ut. Ikke for mye møter så jeg tenkte det blir en grei uke. Men plutselig ble det ganske mye stress likevel og tiden rant ut før jeg fikk gjort halvparten av det jeg hadde tenkt å gjøre. Hva skjedde egentlig?

Hovedårsaken til at vi ikke får gjort alt vi hadde tenkt å gjøre er at kalenderen lyver. Den gir et falskt bilde av tiden. Den inneholder jo primært møter, og de fleste fortelle meg at de gjør mesteparten av jobben mellom møtene.

Og dette mellom er det vi undervurderer.

  1. Vi setter ikke av tid til oppgaver, henvendelser og møter vi ikke vet om enda. De fleste av oss kan planlegge maksimalt 50-60% av en uke og mange kan planlegge langt mindre. Det avhenger av type jobb du har. Så hvis du allerede har ganske tett med møte når uka starter har du i utgangspunktet en urealistisk plan.

  2. Vi legger ikke inn reisetid. Jeg jobbet med en som skulle ta et nettkurs på jobben der hver modul var 1-2 timer. Det så overkommelig ut i kalenderen. Problemet var at hun ofte hadde 1-2 timer reisetid til kundemøter. Når det ble lagt inn i kalenderen forsto hun hvorfor hun aldri fikk tid til nettkurset.

  3. Den tiden vi har igjen etter å ha notert møtetid og reisetid er den tiden vi har til å gjøre alle våre oppgaver. Svare på henvendelser, planlegge møter og gjennomføre de oppgavene vi må gjøre for å lykkes i jobben. Og disse er gjerne nedtegnet litt her og der. På gule lapper, en oppgaveliste i møteboka, løse ark, på telefonen og mange ikke notert i det hele tatt.

Når tid for alt dette blir lagt til blir det tydeligere hvorfor vi ikke får gjort alt vi skal. Vi har tatt på oss urealistisk mye. Dessverre er det som ryker først våre egne oppgaver.

Onckens prioriteringshierarki

Den amerikanske lederutvikleren William Oncken, Jr. beskrev hvordan vi prioriterer oppgaver i programmet Managing Management Time™.

Det prioriteringshierarkiet de fleste bruker ifølge ham ser slik ut

  1. Oppgaver vi må akseptere - Dette er oppgaver fra sjefen og kundeforespørsler

  2. Følge pålagte rutiner - Rapportering, teammøter og respondere på epost innen rimelig tid

  3. Vurdere - Kolleger som vil du skal gjøre noe for dem, eller innkaller deg til møter

  4. Gjennomføre egen plan - Oppgaver du må gjøre for å oppnå egne resultater og mål

Dette viser hvorfor det er våre egne oppgaver som lider når tiden ikke strekker til. For å både levere på omgivelsenes krav og forventninger og prioritere oppgaver så gjør at vi når egne mål må vi klare å sjonglere med du ulike oppgavetypene. Det to første nivåene må vi gjøre. Det vil si at det vi kan gjøre noe med er å balansere mellom egne oppgaver og henvendelser fra kolleger. Vi kan ikke ignorere disse, men vi kan kanskje finne en bedre balanse.

Se møter, reisetid og oppgaver i samme bilde

For å få en bedre oversikt over min tid, og som hjelper meg å prioritere bruker jeg den unike muligheten Outlook har til å vise både avtaler og oppgaver i det samme bildet. Jeg legger inn reisetid og passer på at jeg har nok tilgjengelig tid til å ta unna oppgaver jeg ikke vet om ennå.

Bildet viser ukeplan i Outlook med møter og oppgaver i samme bilde

Vil du legge om planleggingsvanene og prioritere bedre kan du få hjelp til det i lynkurset Smart bruk av Outlook for å ta kontroll over egen hverdag.

Samle all informasjon du kommer over i din digitale notisbok

Bildet viser en samling av notisbøker

Har du hatt en av disse orange notisbøkene? Jeg husker jeg hadde slike da jeg var barn. Vi skrev blant annet opp bilnummer i dem og sammenlignet hvem som hadde flest fylker. Det var den gang før 1970 da bilskilt startet med Z (Vestfold), Y (Finnmark) og Oslobiler hadde 34-32-45 nummere. I dag kan du skanne skilt digitalt med mobilen og få opp eier, bilmerke mm, men det er ikke så morsomt …

Det å skrive opp ting er heller ikke så lett lenger. Informasjonen er ofte mer omfattende og så vil vi ha med bilder, nettadresser og mer for at vi skal synes det er nyttig. Og ikke minst, informasjonen er allerede digital.

Hvordan tar du vare på nyttig informasjon som kommer din vei på en enkel måte og slik at du lett finner tilbake til den? Web-siden du fant på søk. Et interessant lysbilde du så på et seminar. En epost relevant for den presentasjonen du forbereder.

Jeg samler alt løpende i min digitale notisbok, OneNote. Den har jeg alltid med meg og den blir aldri full.

Her er en oversikt over de verktøyene jeg bruker for å samle all informasjon jeg kommer over.

Informasjon fra Web

Her er min favoritt på PC og Mac OneNote Clipper. https://onenote.com/clipper Den fungerer godt med Edge, Chrome og Safari.

Den klipper ut hele sider, også det som er utenfor skjermen, og med artikkelutklipp får du teksten som tekst og ikke bilde, artikkelbildene blir med, og best av alt, den stripper bort reklamen på Web-siden.

Bildet viser et skjermbilde med utklippsfunksjonen OneNote Clipper

Dele fra mobil

Skjermbilde fra iPhone som sender informasjon fra nettleseren til OneNote

På mobilen bruker jeg delefunksjonen (Her vist på iPhone) der jeg sender siden til min notatblokk for senere bruk.

Du må sannsynligvis velge å legge den til, men det kan du gjøre fra delefunksjonsmenyen

På seminar, eller i en workshop

Jeg ser mange som tar bilde av lysbilder under presentasjoner. De havner gjerne i bildestrømmen, og hvor der bildet når jeg trenger det? I workshops brukes ofte Whiteboard og Flipovere. Så tar vi bilde av alt, men igjen de ligger som bilder på mobilen, men hvor er de når jeg, eller andre trenger dem?

Bildet viser bruk av telefon til å skanne notater og ta bilde aV lysbilder

Her bruker jeg OneNote appen på mobilen. Den retter opp og skjerper lysbilder, whiteboard, flipoversider og andre notater og plasserer dem sammen med dine møtenotater, og når du åpner OneNote på PC'en ligger de allerede der sammen med annen relevant informasjon og dine møtenotater. Du kan velge mellom tre forskjellige modi. Vanlig bilde, tavle (bra for whiteboard) og dokument. DU kan prøve alle tre før du bestemmer der for hvert bilde.

Epost og møter

Skjermbilde av Møtenotatsymbol i Outlook-båndet

Outlook er bra på å behandle epost og holde rede på møtene dine, men kanskje ikke like bra til møtenotater og til å samle informasjon fra alle kilder. Når du skal forberede og gjennomfør et møte der du ønsker å ta møtenotater og notere oppfølgingspunkter kan du sende møtet til OneNote. Senere vil du finne igjen dine notater enten direkte i din digitale møtebok, men også gjennom en lenke fra avtalen i Outlook.

Skjermbilde som viser Send til OneNote i OUtlook-båndet

Send post til OneNote

Epost kan sendes til OneNote og kan lagres sammen med annen relevant informasjon på temaet som bilder, nettinformasjon og dine notater.


På telefonen kan du også videresende epost til OneNote der og da. Du trenger ikke vente til du har PC'en foran deg. Det gjør du ved å sende den til m@onenote.com så er den arkivert der du vil ha den. Gå til oppsett for å sende epost til OneNote for å sette dette opp for deg.

Skjermbilde av beskrivelse for å sende epost til OneNote

Dine notater, alltid med deg

Når du kommer på noe du må huske, en god ide du vil skrive ned, eller noe du vil sette på handlelisten vil mange se seg om etter en gul lapp eller et stykke papir. Men du har jo allerede din digitale notisblokk i lomma! Noter det rett på telefonen så har du det alltid med deg. Der er den er tilgjengelig på alle dine enheter, som PC, Mac og nettbrett også.

Ble du såpass interessert at du vil lære deg OneNote ordentlig med alle mulighetene? Sjekk ut Smart arbeid og samarbeid med OneNote.

Skal jeg kalle inn til nettmøte på Skype eller i Teams?

Bildet viser et barn som ser i kryss

Microsoft Teams har vært tilgjengelig for Office 365-kunder i over ett år og mange har tatt dette i bruk, kanskje først og fremst gruppechat og felles dokumenter. For nettmøter har de fleste allerede innarbeidet bruk av Skype for Business både for møter, chat med kolleger og for noen også telefoni. 

Billde viser Outlook kalendermeny med knapp for nytt Skype-møte og NYtt Teams-møte

Det som nok ikke er så kjent og mye brukt ennå er Teams nettmøter. Har du tatt i bruk Teams og installert Windows appen vil du nå se både Skype og Teams-knapper for å kalle inn til nettmøter for i Outlook-kalenderen. Hva skal du velge?

Når er det best med Skype for Business møte?

På sikt er Microsofts plan å erstatte Skype for Business med Teams, men det tar nok litt tid for oss å venne oss til den tanken, og for Microsoft å gjøre Teams til en fullgod erstatning for Skype for Business. Pr. i dag er nettmøter i Teams mest egnet å ha for medlemmer av det enkelte Team, og da innkalt innefra Teamet og ikke i Outlook. Her er de tre viktigste grunnene jeg ser til å fortsatt bruke Skype for Business.

Bildet viser PowerPoint med presentasjonsvisning i Skype for Business
  1. For større avdelingsmøter, allmøter og møter med eksterne deltakere er det fint å kunne skille presentatører fra deltakere. Det kan du gjøre i Skype, men ikke i Teams. Der er alle presentatører. Dvs. hvem som helst kan ta over møtet, med hensikt eller like gjerne helt utilsiktet. Det er helt OK i et arbeidsmøte med nære kolleger, men ikke så bra i større møter.

  2. Presentasjoner kan lastes opp til Skype før møtet så deltakerne ikke trenger å vente på at du skal gjøre det i møtet.
    Du har presentasjonsvisning slik at du kan se neste lysbilde og velge å hoppe over noen akkurat som i presentasjonsvisningen du har når du presenterer i et vanlig møterom. Du kan også annotere og peke med laserpeker.  I Teams ser du det samme som deltakerne, og de kan til og med bla i dine lysbilder som de vil, og kunne ta over kontrollen.

  3. I Skype for Business kan dere dele et program, og flere kan skrive i det samme dokumentet, Det finnes tavle akkurat som whiteboardet i møterommet og du kan gjennomføre avstemninger og quiz. Ved å bruke alle mulighetene i Teams kan du få til det samme, men det er vesentlig mer komplisert og krever mer forberedelser. 

I tillegg støttes ikke telefoni-integrasjon i Norge ennå. Både dette og mye av det som er nevnt over vil nok komme, men det er usikkert pr. i dag hva og når dette skjer. 

Når passer det å bruke Teams-møte? 

Så skal vi la være å ha Teams-møter foreløpig? Absolutt ikke! For arbeidsmøter der de som allerede jobber sammen i et Team er Teams-møter veldig nyttige. Både planlagte og ad-hocmøter. De tre største fordelene jeg ser med dette er:

BIldet viser Teams-møte i Outlook kalender
  1. Når en diskusjonstråd har gått frem og tilbake noen ganger kan det ofte være bedre å snakke sammen. En i Teamet kan da sette opp et "møt nå" nettmøte og de som har anledning til å delta kan gå rett inn i møtet umiddelbart. Der kan man avklare og bli enige om noe. De som ikke hadde anledning til å delta vil se at det har vært et møte, og om man vil kan man enkelt gjøre et opptak som de kan spille av for å høre hva som ble sagt. 

  2. Man kan planlegge et møte i en bestemt kanal. Alle i kanalen vil da få invitasjon til møtet uten at man må invitere dem en etter en. De som følger kanalen får varsel og kan velge å legge til møtet i kalenderen. Man kan da bli med i Teams-møtet rett fra Outlook-kalenderen.

  3. Når møtet foregår i Teams kan man samtidig benytte de andre mulighetene som for eksempel å redigere i det samme dokumentet, eller notere Teamets felles møtebok som er synlig for alle. 

Min konklusjon er at Skype for Business og Teams-møter utfyller hverandre i dag, men det er helt klart at på et tidspunkt vil alle nettmøter foregå i Teams. 

Vil du teste ut effektive nettmøter i Skype for Business og Teams?

Vil du lære mer om Teams, Smarte møter i Teams, eller Skype for Business kan dere vurdere å gjennomfør en av workshopene under.

Smart samarbeid med Teams
Smarte nettmøter med Teams
Smart samarbeid på kryss og tvers med Skype for Business

Har du plutselig fått ny stil på symbolene i Office-båndet?

Nye symboler i Outlook

Microsoft er i ferd med å fornye Office-programmenes utseende med nye "tegnede" symboler i det kjente båndet under menyen. De tester også ut en ny måte å introdusere nye muligheter, foreløpig i Outlook. Det gjør det mulig å teste ut og venne seg til nye måter å jobbe på gradvis i en prøveperiode. Du kan velge å prøve ut noe for så å gå tilbake igjen. Microsoft samler inn feedback i denne perioden og kan gjøre eventuelle endringer før det nye blir en permanent del av Office-programmet.

Det er ikke sikkert du har det ennå, men om dere har Office 365 eller Office 2016 på PCen vil du få det i løpet av de neste ukene eller månedene.

Viser Kommer Snart bryteren i Outlook båndet

Se etter "Kommer snart" øverst til høyre i båndet og en bryter der du kan velge å prøve ut nye muligheter. Skyv over bryteren, restart Outlook og trykk på "Kommer snart" for å lese hva som er nytt. Akkurat nå er det et forenklet bånd der du kan ha de mest brukte funksjonene lett tilgjengelig.

Legge til knapp på det forenklede båndet

Du kan bytte mellom å se det forenklede båndet og det komplette. Dersom du ser funksjoner på det forenklede du ikke bruker kan du høyreklikke på det og fjerne funksjonen. Er det noe du savner kan du høyreklikke på det i det komplette båndet og velge å inkludere det i det forenklede.

Mange har klaget på at de bare bruker noen få av alle mulighetene i Office og blir forvirret av alle de knappene man ikke bruker. Nå kan du velge selv å forenkle slik at du bare ser de knappene du ønsker å bruke.

Det forenklede båndet i Outlook

Teams, Yammer, Workplace. Mange kanaler skaper frustrasjon

Bildet viser en som er forvirret og ikke vet hva han skal kommunisere i hvilke kanaler

Jeg har i de siste månedene arbeidet med flere organisasjoner som ønsker å fornye sine arbeidsformer, og som del av dette tar i bruk nye verktøy for digitalt samarbeid og kommunikasjon. Hos de fleste er dette en prøve- og feile-prosess derr organisasjonen tester ut ulike verktøy for dette formålet.

Teams, Yammer eller Workplace?

Et vanlig forløp jeg har sett er at IT-avdelingen tilbyr de ansatte å bruke Microsoft Teams som er det nyeste tilskuddet i Office 365 plattformen. I tillegg ligger allerede Yammer inne som en kommunikasjonsverktøy og som for mange fungerer som en utvidelse av Intranettet. Kommunikasjonsavdelingen kommer så med Workplace for Facebook, og det er ikke uvanlig at noen avdelinger allerede på eget initiativ bruker gruppediskusjonsverktøyet Slack.

Hver for seg kan er alle disse verktøyene gi gode løsninger for samarbeid og kommunikasjon. Problemet oppstår når man ikke er tydelig på hva man skal bruke til ulike formål. Dermed oppstår det forvirring og usikkerhet om kommunikasjonskanaler som fører til dårligere kommunikasjon og ikke til bedre. I tillegg blir de ansatte overveldet og bruker mye tid på måtte følge kommunikasjon i mange ulike kanaler.

Må vi vente på at ledelsen bestemmer?

Dette fører i de tilfellene jeg har sett til handlingslammelse og at man ikke tar i bruk noen av de nye og gode verktøyene. De peker gjerne på ledelsen og sier. "Ledelsen må bestemme hvilke verktøy og kommunikasjonskanaler vi skal bruke. Først da kommer jeg til ta i dem i bruk". Frem til det skjer fortsetter de å kommunisere og samarbeide via e-post.

Er Teams den nye Outlook?

Ja, for verktøy og kommunikasjonskanaler som skal brukes til å binde sammen hele organisasjonen må ledelsen ta ansvar for å gjøre noen valg. For de som skal samarbeide med et begrenset antall kolleger er det ingenting i veien for at de selv bestemmer hvilket verktøy fra den digitale verktøykassen de bruker seg imellom, så lenge de er enige og bruker dette konsekvent. Grunnen til at vi har flere verktøy er at de ofte er egnet til ulike ting. Under har jeg laget et forslag til posisjonering av ulike verktøy for samarbeid og kommunikasjon.

Forslag til valg av kommunikasjons- og samarbeidsverktøy for ulike formål

Sammenligning av verktøy for kommunikasjon og samarbeid. Merk at G+, eller Google+ som nevnt over er bedriftsutgaven, ikke forbrukerutgaven der det er avdekket sikkerhetsproblemer nylig. G+ finnes i både forbruker-, og i en lukket bedriftsversjon tilsvarende Facebook og Workplace by Facebook.

Sammenligning av verktøy for kommunikasjon og samarbeid. Merk at G+, eller Google+ som nevnt over er bedriftsutgaven, ikke forbrukerutgaven der det er avdekket sikkerhetsproblemer nylig. G+ finnes i både forbruker-, og i en lukket bedriftsversjon tilsvarende Facebook og Workplace by Facebook.

Listen over er på ingen måte komplett. Kom gjerne med innspill til verktøy og synspunkter på bruksområder.

Hva man velger vil ofte være bestemt av hvilken verktøykasse man har investert i. For virksomheter er dette gjerne Microsoft eller Google, supplert med tilleggsverktøy der man føler at ikke alle behov er dekkes i standardløsningen

Vi er vant til at universalverktøyet for all kommunikasjon og deling av dokumenter er epost, gjerne supplert med et dokumentområde for avdelingen og Intranett for kommunikasjon til alle ansatte.

De fleste forstår at dette ikke er fremtiden, men vi kommer ikke unna å gjøre noen valg for fremtiden. Noen må tas av ledelsen, men noen kan tas innen en avdeling, en prosjektgruppe, eller andre grupperinger av ansatte som samarbeider for et bestemt formål.

Nå må du tenke nytt om lagring i Word, Excel og PowerPoint. Ellers får det uplanlagte konsekvenser!

Bilde av kvinne som er fornøyd foran PC-skjerm

Bruker dere Office 365 og har tatt i bruk OneDrive og/eller SharePoint online må du tenke nytt om lagring av dokumenter. Du har, eller vil snart se at lagreknappen som du sikkert er vant til å trykke på ganske ofte mens du arbeider med et dokument er byttet ut med Lagre automatisk. Dersom dokumentet er lagret på din OneDrive, eller på SharePoint vil denne være på. Ligger dokumentet på skrivebordet, eller et annet sted lokalt på din PC vil den være av.

Bilde viser Lagre automatisk symbol

Dette er veldig bra fordi det lagres kontinuerlig og du risikerer ikke å miste det du arbeider med. Samtidig synkroniseres dokumentet kontinuerlig til skyen. Det gjør at du nå kan samskrive på dokumenter i Office-dokumenter fra skrivebords-programmene med umiddelbar oppdatering hos alle som har dokumentet åpnet. Dette har fungert svært bra i nettversjonene av Word, PowerPoint og Excel lenge, men ikke så godt i skrivebords-programmene som fleste helst vil arbeide i.

Bildet viser meny med Lagre en kopi

Utfordringen er den arbeidsmåten vi har lagt oss til når vi skal lage et nytt dokument.

Ofte åpner vi et dokument vi har laget tidligere fordi vi ønsker å gjenbruke deler av dette. Så gjør vi en del endringer og planlegger å lagre dette som et dokument med et nytt navn. Ooops! Endringene er allerede lagret på originaldokumentet!

Det du altså må gjøre når du bruker et eksisterende dokument som grunnlag for å lage et nytt er å lagre det nye dokumentet med et nytt navn umiddelbart, før du endrer noe på dokumentet. Velg Fil -> Lagre en kopi. Da kan du trygt gjøre de endringer du ønsker.

Hva om du allerede har gjort mange endringer i originaldokumentet før du oppdager dette?

Bilde av versjonslogg

Bilde av versjonslogg

Ikke noe problem.

Lagre det endrede dokumentet så du beholder endingene i dette. Lukk dokumentet og åpne originaldokumentet igjen.

Nå velger du Gjenopprett, og du har ditt opprinnelige dokument tilbake.

Bildet viser hvordan du kan gjenopprette den originale versjonen

Arbeider du med tilbud, anbud, rapporter og større dokumenter og du ønsker god kontroll fra start til ferdig dokument? Gjerne gjennom flere omganger med endringer og versjoner. Da er det ofte flere som bidrar. Ikke send versjoner av dokumentet på epost til hverandre, men gjør alt arbeidet med god kontroll på endringer i ett og samme dokument. Gjerne samtidig! Det kan du gjøre med god kontroll i Office 365.

Trenger dere litt starthjelp til å arbeide på nye måter med dokumenter? Sjekk ut lynkurset Smart dokumentbehandling i Office 365. Der vil dere lære å utnytte spesielt Word i Office 365 med funksjoner som beskrevet over, spor endringer og mer.

Er du alltid busy på jobben? Full kalender og likevel føler du ikke at du får gjort alt du vil?

Bildet viser mange fotgjengere i full fart

Du er på vei til å pakke sammen på jobben for dagen og vet at du har møtt dine deadlines. Likevel kan det hende du føler at du ikke har gjort noe som er virkelig viktig og strategisk? 

Mange føler at de blir presset tilbake i stolen av alt som kommer av forespørsler fra kunder, leder og kolleger. Det blir for lite tid igjen til å gjøre egne oppgaver som er viktige for virksomheten på lang sikt.

Dette er ikke uvanlig. Her er noen muligheter du kan teste ut

Sett av tid i kalenderen til viktige oppgaver og gi deg selv litt slakk.

De fleste av oss er tidsoptimister, så gange den tiden du tror du trenger med 2-to , så kan det hende det nærmer seg det du virkelig kommer til å bruke.
Mitt viktigste verktøy for dette er å lage en ukeplan for kommende uke. Jeg sørger for å ha noe beskyttet tid der jeg ikke er tilgjengelig. De fleste klarer seg uten deg et par timer. Så uunnværlig er du ikke. Men jeg passer også på å ha tid i kalenderen til å være tilgjengelig for andre, og til å løse oppgaver jeg ikke vet om ennå. Har du fylt kalenderen med mer enn 50-60% møter og aktiviteter vil kalenderen være overfylt når virkeligheten møter deg i neste uke.

Se mer om dette på Hvordan finne balansen mellom tilgjengelighet og egentid?

Ikke tro at du kan løse en vanskelig oppgave, lage en presentasjon, eller en strategisk oppgave i ett strekk.

Det fungerer sjelden. Sett av tid til å starte opp, få oversikt over hva du trenger og sette hjernen i sving, og planlegg mer tid et par dager senere for å jobbe videre. Da har du også tid til å innhente informasjon du finner ut at du mangler. Det kan også være vanskelig bare å få startet på en strategisk oppgave fordi den kanskje ikke er så klart formulert, eller veldig konkret. Synes du det er vanskelig å komme i gang? Det er du ikke alene om.

Du kan få noen tips her: 4 grunner til at du utsetter oppgaver og hvordan du kan unngå det
 

Bruk mindre tid på oppgaver som egentlig ikke er så viktige.

Den enkleste måten å gjøre det er å fylle tiden med de viktige oppgavene. Da blir det ikke tid til de mindre viktige. Hva er dine mål? Hva ønsker du å oppnå. Vet vi ikke det er det vanskelig å vite hva som er viktig. I fravær av klart definerte mål blir vi forunderlig opptatt med daglige trivielle oppgaver.

Vil du gå dypere i dette kan du lese mer her: Det er alltid mer å gjøre enn du noen gang kan få gjort!

 Men når skal vi ta tak i dette? Jeg har jo aldri tid til å få sette meg ned for å få overblikket og ta noen grep om min tidsbruk og mine prioriteringer. Nei nettopp. Det er det som er problemet.

Du kan få noen tips til hvordan her: Høsten er en travel tid

Lykke til med å ta kontroll, og oppnå bedre resultater med mindre stress.

Den mest oversette muligheten i Outlook kan spare deg mye tid

BIlde av Bjørn O. Hopland i SMart endring

Har du sett boksen i Outlook-båndet med Hurtigtrinn? Ikke? Da er du i godt selskap. Hjernen vår har en evne til å ignorere ting vi ikke bruker slik at det ikke forstyrrer oss, og dette er en av dem. Ta en titt omtrent på midten av båndet når du står i Innboksen så ser du en boks med noen kryptiske symboler og under dem står det Hurtigtrinn (Quick steps om du har engelsk).

Hurtigtrinn er programmerbare "knapper" du kan bruke for å automatisere ulike funksjoner og på denne måten spare tid på oppgaver du gjør om og om igjen.

Bildet viser båndet i Outlook med markering av Hurtigtrinn

Her er de mulighetene du har med Hurtigtrinn.

Flytt til mappe

SKjermbilde av meny fior å opprette ulike hurtigrtrinn

Veldig hendig og tidsbesparende for å flytte epost fra Innboksen til mapper du bruker ofte. Istedenfor dra-og-slipp klikker du på mappenavnet i båndet og på 1 sekund har du eposten i ønsket mappe. Du kan til og med tilordne en hurtigtast (for eks. CTRL+SHIFT+1)slik at du kan arbeide uten å bruke mus.
Denne kan du bruke dersom du jobber mye med et prosjekt og arkiverer epost i prosjektmappen hele tiden. Med et hurtigtrinn for prosjektmappen gjør du det mye raskere og du treffer riktig mappe hver gang :-)

Hvorfor flytte e-post ut av Innboksen? Les om dette i Hvordan du kan ha kontroll over alle forespørsler på E-post og aldri være redd for å glemme en tidsfrist

Kategoriser og flytt

Som Flytt til mappe, men tilordner automatisk en ønsket kategori. Veldig nyttig om du kun bruker en arkivmappe og kategoriserer utfra epost-type. For eksempel om du har en kategori for kunder, vil et trykk på knappen legge til kundekategori og flytte eposten til arkiv med ett trykk.

Hvorfor bruke kategorier? Les mer i Outlook struktur og epostarkivering for viderekommende

Flagg og flytt

Som flytt til mappe, men legger til ønsket flagg. Du kan bruke denne om du flagger epost til oppgaver for så å behandle dem senere. Med ett trykk flagger du eposten som en oppgave for i morgen og flytter eposten til en arkivmappe.

Hvorfor flagge e-post? Les mer i Flagger du e-post i Outlook? Har du en lang liste med røde oppgaver?

Ny e-post til…

Opprett personlige adresselister for grupper av mennesker du stadig sender e-post til. Er du i styret for idrettslaget, huseierlaget, hytteforeningen, eller FAU?  Da har du sikkert behov for å sende epost til en gruppe mennesker stadig vekk. Med ett trykk gjør du det med et hurtigtrinn og slipper å skrive epostadressene om og om igjen.

Mange ganger ønsker du ikke å dele dele mottakernes e-postadresser med alle. Les hvordan du kan unngå dette i Send epost til alle i foreningen uten å vise alle epostadressene

Videresend til…

Som over, men videresender epost. Er du leder eller kontaktperson for en gruppe og får tilsendt mye informasjon du vil dele med gruppen? Med denne videresender du informasjonen med ett trykk.

Nytt møte…

Ny e-post til, men oppretter en møteinvitasjon.Nå kan du opprette prosjektmøter, gruppemøter mm. Med ett trykk når du har en knapp for å opprette møte med gruppen.

Egendefinert…

Med denne kan du kombinere muligheter og lage avanserte og ulike varianter av automatiseringer. Prøv deg frem selv utfra hva som kan spare tid og holde deg organisert.

Bruk den raskeste måten å finne en god møtetid på

En av de mest tidkrevende administrative oppgavene mange har på jobben er å finne en møtetid som passer for alle. Det jeg har sett mange gjøre når de skal finne en tid for som passer for seg og 7-8 møtedeltakere er å åpne alle kalendrene og lete etter et innsmett for møtet. Det er tidkrevende og veldig manuelt arbeid.

 

Skjermbilde av Romsøker i Outlook

For interne møter har Outlook veldig god støttefunksjoner du kan bruke til å gjøre dette mye mer effektivt. Legg inn ønskede møtedeltakere i avtalen og sjekk panelet på høyre side. Der finner du en rute som litt misvisende heter Romoversikt. Ja den kan gi deg det, men den viser deg med ett blikk når det er sannsynlig å finne en felles ledig tid og hvilke dager du bare kan glemme.

De mørkeblå er håpløse, de lyseblå kan være mulige, men på de hvite kan du helt sikkert finne en tid som alle har ledig.

Skjermbilde av planleggingsassistenten i Outlook

Finn nå en tid som passer deg den dagen og gå til Planleggingsassistenten. Da får du opp en fin oversikt over alle deltakerne og kan lett finne en passende tid.

 

Dette forutsetter at alle har oppdaterte kalendere, og det er ikke alltid … 
I tillegg kan det jo godt hende at det ikke passer for enkelte selv om de har ledig tid i kalenderen. Det kan hende de planlegger å jobbe med en viktig oppgave på det tidspunktet, det er mare ikke et møte og dermed ikke i kalenderen. Og hva gjør du om du skal ha med eksterne deltakere? Deres kalenderen ser du ikke i Planleggingsassistenten. Min erfaring er at dette for leder til en endeløs epostutveksling for å finne en tid som passer alle.

Skjermbilde av Outlook tillegget FIndTime

Men nå finnes det en ny god mulighet i Outlook for deg som har Office 365 som løser dette. FindTime er et gratis tillegg til Oultook som gjør at du kan foreslå flere tider som passer deg, og lar møtedeltakerne velge tider blant disse som passer dem. Det øker muligheten veldig for å komme raskt frem til et felles møtetidspunkt. Tillegget er tilgjengelig både for nettversjon, PC, og Outlook for Mac.

Du finner dette tillegget i båndet der det står "skaff deg tillegg". På Mac finner du det i "Store" og i nettversjonen under Innstillinger og "Behandle tillegg". Har du lagt de til ett av stedene vil det dukke opp automatisk de andre så du trenger bare å legge det til en gang. 

Første gang du bruker det vil du bli bedt om å koble FindTime til din Office 365 kalender. Det er bare du som møtearrangør som trenger å installere FIndTime. Deltakere fra andre organisasjoner kan ha hvilken som helt epost, for eksempel Google.

Skjermbilde av kalender som viser tre foreløpige tider for møtet

La oss si at noen foreslår et møte. Da kan du velge "Reply with Meeting Poll" og foreslå en del tider som passer for deg på en eller flere dager. Idet du sender invitasjonen vil alle tidene bli markert i din kalender som foreløpige.

Dersom det finnes en felles tid som passer for alle blir møtet automatisk bekreftet på det tidspunktet.

Om du har brukt Doodle, vil mye av dette være kjent for deg. Forskjellen er at FindTime er mye bedre integrert i Office 365 kalenderen.

Hvor mange tider skal du foreslå? Man kunne tenke jo flere jo bedre, men det er ikke sikkert. Sjekk ut denne bloggposten om du vil lese mer om psykologien i å ha flere valg å forholde seg til: Vær snill med hjernen - Gjør det enklere å ta en beslutning

 

 

Er Microsofts nye To-do app noe for deg?

Kvinne som løser oppgaver på nettbrett

For de som har fulgt denne bloggen en stund vet de at jeg bruker Outlook oppgaver / tasks til alt jeg må huske, eller planlegge å gjøre. Jeg bruker også Outlook appen på telefonen. Dessverre har ikke den støtte for oppgaver, bare epost, kalender og kontakter. Det er uklart hva Microsofts plan er for å støtte oppfølging av oppgaver på telefonen, men det er et tydelig ønske om å kunne gjøre dette. Derfor kjøpte de for et par år siden selskapet bak appen Wunderlist, som er en av flere titalls apper for oppgavehåndtering på telefon. Det som har kommet ut av dette til nå er appen To-Do, som nå er tilgjengelig som Windows-app i tillegg til iPhone og Android.

Hva gjør så To-do, og er det en app du bør ta i bruk? Vel, det kommer an på hva du er ute etter. Dersom du ønsker full støtte for Outlook oppgaver og oppfølging av flagget epost på telefonen er ikke To-do for deg. Da er TaskTask for iPhone, eller Nine for Android et bedre valg. De gjør det mulig å opprette å følge opp oppgaver du planlegger i Outlook på en veldig god måte med støtte for start og forfallsdato og kategorisering av oppgaver. For mer om disse, se Bruker du oppgaver i Outlook? Vet du at du også kan synkronisere med mobilen?

To-Do appen fokuserer på hva du vil gjøre i dag

Outlook oppgaver og apper som utvider bruken av disse til telefonen er veldig bra for oss som planlegger fremover og som ønsker å lage en plan der man fordeler oppgaver over tid prioritert basert på viktighet og tidsfrister. For mange blir dette likevel vanskelig å håndtere, eller de har en jobb der man må i større grad ta en dag av gangen. Det er her To-do er bra. Hver dag starter med en blank oppgaveliste og du kan fylle denne basert på dagens prioriteringer enten ved å skrive oppgaver inn i Min dag-listen, eller hente inn de Outlook oppgavene du planlegger å gjøre til Min-dag. Etter hvert som du gjennomfører oppgavene krysser du dem ut av listen. Oppgaver du ikke rekker vil bli liggende i oppgavelisten i To-Do som også synkroniseres med Outlook. Dersom du ønsker å ha dem på Min dag-listen i morgen må du hente dem inn på nytt. Du starter altså med en tom liste og velger hva du prioriterer å gjennomføre i løpet av dagen.

Jeg legger i dag inn både jobbrelaterte og private oppgaver i Outlook. Noen vil nok heller foretrekke å ha disse oppgavene på forskjellige lister. Det håndterer To-do bra. Du kan opprette en privat oppgaveliste i To-do som ikke synkroniserer med Outlook og hente oppgaver til Min dag fra begge listene.

Vi har ulike jobbstiler og preferanser. Da er det bra å ha forskjellige løsninger og apper som kan støtte den måten man selv liker best. Noen vil finne at To-Do passer fint for seg, og noen vil velge andre løsninger. Det er bra.

To-do appsymbol

Du kan bruke To-Do på web, laste ned Windows appen fra Microsoft store, og telefonappene fra Appstore eller Play. Appen er gratis og fungerer både mot Office 365 og for outlook.com