Få god kontroll og rask oversikt over alle Teamsmøtenotater
Teams møtenotater har vært tilgjengelig lenge. Det er en rask mulighet til å notere agendapunkter før, eller under et møte, la alle (interne) møtedeltakere bidra til felles møtenotater, og notere oppgaver til oppfølging.
Det er to utfordringer med dette.
Etter at du har deltatt i 50 møter, hvordan får du oversikt over alle dine møtenotater uten å lete dem opp i Teams-kalenderen?
Møtenotatene lagres på OneDrive til møtets eier og deles med de andre deltakerne. Hva skjer om eier av møtet slutter? Dette er spesielt viktig for avdelingsmøter, prosjektmøter mm. der historikken er viktig.
1 - Ta kontroll og skap struktur i dine møtenotater
Men, dette finnes det gode løsninger for. La oss først se på møter du inviterer til, eller er deltaker i. Det første jeg gjør etter at jeg har fått et nytt møte i kalenderen, er å hente inn møteinformasjonen i min OneNote møtebok.
Les mer om hvordan i Har du oversikt over alle dine, og gruppens møtenotater?
Der gjør jeg mine forberedende notater, legger inn referanser til møtedokumenter og annet jeg trenger å ha lett tilgjengelig i møtet. I møtet skriver jeg ned mine egne møtenotater. Dersom vi nå bruker Teams møtenotater, kan jeg også bidra der, men jeg vil uansett ha mine egne notater også.
Etter møtet henter jeg inn felles møtenotater, mulige oppfølgingsoppgaver på den samme siden. Da ender jeg opp med en OneNote-side for hvert møte, og jeg har veldig god oversikt over egne og felles møtenotater.
2 - Få god oversikt og kontroll på gruppens felles møtenotater
Da jeg jobbet som leder i Microsoft hadde jeg typisk ukentlige operasjonelle gruppemøter, månedlige mer strategiske planleggingsmøter, og vi møttes vanligvis en gang i kvartalet med litt mer tid til det sosiale, og større tema. Hvordan holde rede på planlegging, gjennomføring og oppfølging av alt dette? Svaret for oss var en felles OneNote møtebok med inndelinger for hver møteserie.
For mer om dette, les gjerne Hvorfor skygger så mange unna møtestruktur i Teams?
Jeg bruker fremdeles denne måten å dokumentere møteserier på, men nå kan jeg også benytte meg av Teams møtenotater i tillegg. Ved å opprette et Teams-møte knyttet til vår møtekanal vil notatene lagres i Teams, og ikke være eid av en enkeltperson. Så om noen går ut av Teamet og nye kommer til, vil alltid møtenotatene være en del av historikken i Teams.
Ved å bruke samme teknikk som beskrevet for mine møter på møteserier lager vi en møtebok i OneNote notatblokken som allerede er opprettet i alle Teams.
Fra å ha møtenotater spredd ut i avtaler i kalenderen finnes nå alle pent ordnet i OneNote møtebok
Få stålkontroll på alle oppfølgingsoppgaver
En av fordelene med Teams møtenotater er at vi kan notere og tilordne oppfølgingsoppgaver til ulike møtedeltakere direkte i, eller etter møtet. Oppgaver du noterer i møtenotatkomponenten vil vises i Microsoft To do under Oppgaver tildelt til meg. Og når du krysser av for at du har fullført oppgaven der, vil den automatisk vises som utført i møtet, og i OneNote møtenotatene.
Vil du og din gruppe få orden på egne og felles møtenotater kan dere gjerne sjekke ut workshopen Smarte møtenotater med Teams, OneNote og Loop