Presenter PowerPoint i møtet som en proff!

 Bildet viser møterom med presentasjon av PowerPoint

Du planlegger å bruke 20 minutter på presentasjonen, men den før deg gikk over tiden så nå har du bare 10 minutter. Hva gjør du da? Snakker veldig fort slik at ingen får med seg det du sier, eller kutter du ut noen lysbilder?

Om du blar fort forbi noen lysbilder blir folk forvirret og lurer på hva de gikk glipp av heller enn å konsentrere seg om det du sier. Ved å bruke presentasjonsvisning kan du unngå dette. I tillegg må du være forberedt slik at du har tenkt igjennom hva du vil kutte dersom du får dårlig tid.

Disponer tiden realistisk

Det er ikke bare når tiden du har til disposisjon blir kortet inn at du får problemer med å komme igjennom din forberedte presentasjon. Ofte kommer det spørsmål om det du presenterer og da går tiden fort. Du kan si at du ikke har tid til spørsmål, eller at du tar spørsmål til slutt, men det gir ofte et dårlig etterlatt inntrykk og det blir ofte ikke tid igjen. Jeg har en håndregel som har fungert bra i mange år, og det er å beregne 3 minutter pr. lysbilde. Det vil si maks 5 lysbilder på 15 minutter. Da har jeg vanligvis tid til å svare på enkle spørsmål, men ikke til omfattende diskusjoner. Da må jeg beregne mer tid.

Bruk presentasjonsvisning

Effektiv bruk av presentasjonsvisning gjør at du alltid vet hva neste lysbilde er og kan hoppe over lysbilder uten at andre merker det! Du skaffer deg en rekke fordeler om du bruker presentasjonsvisning aktivt. Ikke bare kan du se hva neste lysbilde er og dine presentasjonsnotater, men du kan hoppe mellom lysbilder uten andre merker noe til dette.

 Bildet viser hvordan man kan hoppe over lysbilder i presentasjonen

Velg symbol for å vise lysbildeoversikt og klikk på ønsket lysbilde. Får du dårlig tid hopper du rett til konkusjonen. Det fine er at  de du presenterer til ikke vil savne noe av det du hoppet over fordi de ikke vet hva de gikk glipp av :-)

Tips! Du har akkurat de samme mulighetene om du presenterer lysbilder i et Skype for Business møte. Sjekk Presenter PowerPoint som en proff i Skype for Business-møter! 

Vil dere ha litt hjelp til å lage effektive PowerPoint-presentasjoner på kortere tid og presentere som en proff i møter og på Skype? Sjekk ut lynkurset Smart bruk av PowerPoint for effektive presentasjoner.

Ikke bruk 40% av tiden på å finpusse PowerPoint. Det er unødvendig!

 Bilde viser mann som presenterer PowerPoint i møte

GFK, et internasjonalt analyseselskap, har spurt 1000 kontorarbeidere om deres bruk av PowerPoint i jobben. I gjennomsnitt brukte disse ca. en time daglig for å lage, eller endre presentasjoner. Det skremmende er at hele 40% av tiden ble brukt på formattering og finpussing. Det er selvfølgelig viktig å få frem budskapet klart og tydelig, men det virker unektelig som man kunne gjøre dette mer effektivt.

Mye tid går med til å re-formattere gamle lysbilder

Mange av presentasjonene ble ikke laget fra grunnen av, men bygget på en tidligere presentasjon der det ofte er mye manuelle formatteringer som ikke følger malen. Det gjør det komplisert å endre uten å ødelegge formatteringen. Faktisk er gjenbruk og re-formattering av lysbilder fra andre en av årsakene til at mange bruker så lang tid på å lage presentasjoner.

Man skulle tro at løsningen på dette problemet er enkelt. Sørg for at alle ansatte bruker den godkjente bedriftsmalen. Da kan vi enkelt sette sammen en presentasjon basert på flere andre.

Bedriftsmalen passer ikke alltid til formålet

Problemet er at bedriftsmalen ofte er laget for å lage bedriftspresentasjoner som profilerer selskapet. Den har gjerne stor font laget for å presentere i en større forsamling. De aller fleste presentasjonene laget av ansatte er for internt bruk og for visning på en skjerm i et møterom. I tillegg inneholder de ofte data og skal brukes som referanse så de blir ofte skrevet ut. Da passer ofte ikke bedriftsmalen til dette. Man trenger faktisk ulike maler for ulike formål. Det stiller helt ulike krav til PowerPoint-presentasjonen om man skal holde et foredrag, en bedriftspresentasjon, gjennomgang av forretningsresultater med mye tall, eller holde et internkurs. Mange bruker heller ikke mulighetene som ligger i malen man bruker.

Tilpass bedriftsmalen

Så hva kan du gjøre for å holde deg til bedriftsmalen, men likevel ta deg noen friheter med malen som ikke ødelegger firmaprofilen.

1. Sjekk hvilket utvalg du har av lysbildeoppsett og bruk det som passer best for hvert lysbilde. 

 Bilde viser bytte av lysbildemal fra en yinnholdsblokk til to

Når du legger til et nytt lysbilde vil du vanligvis få det samme oppsettet som for lysbildet før og det er ikke nødvendigvis det riktige. Bare ved å velge et annet oppsett kan du ofte oppnå mye. Her kan du de hvordan du enkelt kan dele lysbildet i to med tekst på den ene halvdelen og bedre plass til en illustrasjon på den andre bare ved å bytte lysbildeoppsett.

Teksten vil automatisk re-formatteres innenfor den venstre innholdsblokken og i den høyre kan vi nå vise illustrasjonen.

 Bilde som viser før og etter bytte av lysbildemal

2. Ta deg friheter med tekststørrelsen. 

Du trenger ikke bruke fontstørrelse 54 på overskrifter i møterommet. Fontstørrelse 32-40 kan passe helt fint for en presentasjon i et møterom. For kulepunkter er 18-20 vanligvis stort nok for øverste nivå, og noe mindre tekst om du har undernivåer, men ikke gå lavere enn 14-16. Ikke endre fonttype. Da klusser du med valget firmaet har gjort.

 Bilde viser valg av visning og redigering av lysbildemal

Du trenger ikke å gå inn på hvert lysbilde for å forandre dette. Det er mye enklere å gjøre justeringen i malen. Da vil du endre tekststørrelse på alle lysbilder der malen er brukt.

Pass på at du går helt opp til toppen og redigerer masteren som styrer overskrifts-størrelse for alle formater under. Velg Lysbildemal, endre det du ønsker og lukk lysbildemal fra menyen til slutt. Nå vil overskriften i alle lysbildene i gjeldende presentasjon endres

 Bilde viser endring av tekststørrelse i lysbildemal

3. Bruk din tilpassede mal på flere presentasjoner

Endringene vil bare bli lagret for gjeldende presentasjon. Den originale malen vil være uendret. Dersom du har flere presentasjoner du ønsker å gjøre samme endring på kan du gjenbruke din tilpassende mal. Åpne den nye presentasjonen, velg utforming, bla igjennom, og finn din tidligere tilpassede presentasjon. Velg å bruke denne tilpasningen i gjeldende presentasjon.

 Bilde viser gjenbruk av tilpasset mal fra en tilpasset presentasjon

Ved å bruke disse og flere andre mulige smarte endringer kan du redusere tiden du bruker på PowerPoint-formatering drastisk, og heller bruke tiden på innholdet. Følg med videre for flere tips om du ofte har behov for å lage eller endre PowerPoint-presentasjoner.

Vil dere ha litt hjelp til å lage effektive PowerPointpresentasjoner på kortere tid? Sjekk ut lynkurset Smart bruk av PowerPoint for effektive presentasjoner.

Mange tror Microsoft Office på Mac og Windows er like

 Kvinne som arbeider på en Mac

I en del miljøer er Mac det som gjelder, men i de fleste virksomheter er det PC og Windows som er standarden. Jeg jobber både på PC og Mac fordi jeg har kunder som har standardisert på Mac, eller der ansatte kan velge mellom PC og Mac. I de tilfellene ser jeg en god del Windows-brukere som synes det er attraktivt å gå over til Mac når de får anledning til dette.

For tekst, kalkyler og presentasjoner er Office så å si likt på Windows og Mac, der Word, Excel og PowerPoint er de viktigste programmene. For kommunikasjon, planlegging, oppgavebehandling med mer der Outlook og OneNote brukes er det en del muligheter som bare finnes på Windows. For noen er det ikke viktig, men har du tatt i bruk en del av de snedige mulighetene i Outlook og OneNote for Windows kan det hende du blir overrasket om du går over til Mac.

Oversikt over total arbeidsbelastning

Det jeg savner mest på Mac er muligheten til å se oppgaver i sammenheng med kalenderen. I Outlook for Windows kan du vise oppgaver under kalenderen pr. dag. Dette er bra fordi det gir et visuelt bilde av din totale arbeidsbelastning med både møter og arbeid du planlegger å gjøre mellom møtene.

 Skjermbilde som viser Outlook kalender med oppgaver under i Windows

På Mac kan du ikke få til det samme, men du kan se både avtaler og oppgaver samtidig om du bruker to vinduer der kalenderen er i ett vindu og oppgaven i et annet du så kan se dem ved siden av hverandre. Ikke så elegant, men det fungerer.

 Skjermbilde av Outlook kalender og oppgave i to  vinduer på Mac
 Illustrasjon for å åpne flere Outlook vinduer på Mac

For å vise Outlook i flere vinduer må du ty til et lite triks. Om du står i epostvisning åpner du først et nytt vindu med epost, og deretter kan du bytte til en hvilken som helt annen visning, enten det er kalender eller oppgaver. Du kan ha så mange vinduer du vil, så om du har stor skjerm, eller to skjermer kan du ha både epost, kalender og oppgaver oppe samtidig. Da får du god oversikt og slipper å bytte mellom dem hele tiden.

Jeg savner også automatiseringsmuligheter med Hurtigtrinn, sende møteinvitasjon med lenke til felles møtebok i OneNote, støtte for Outlook oppgaver i OneNote og en del annet, men dette er det sannsynligvis ikke så mange som vet om, og savner uansett :-)

For mer detaljer, se Vurderer du å gå over fra PC til Mac på jobben? Sjekk forskjellene på ditt viktigste jobbverktøy først

Det kommer også stadig nye muligheter i Mac-versjonen som ikke var der for 1-2 år siden, så forskjellene mellom Outlook og OneNote på PC og Mac blir mindre og mindre. For de som bruker Office 365 og har mulighet til å bruke Microsoft Teams er det faktisk ingen forskjell mellom PC og Windows og det er nok den veien det går fremover.

Samle mange utklipp på utklippstavlen i Office

 Bilde av jente som plukker blomster

Bilde av jente som plukker blomster

Jeg gjør mye klipp og lim mellom dokumenter og presentasjoner i Office og det blir ofte mange vekslinger der jeg klipper ut, bytter dokument og limer inn. Så må jeg tilbake igjen og klippe ut neste som jeg så skal lime inn. Men dette kan man gjøre mye mer elegant i Office. Du kan nemlig samle mange elementer til utklippstavlen fra forskjellige programmer og så lime inn det du har samlet på de rette stedene etterpå. 

Se her:

 Åpne utklippstavlen i et officeprogram og samle elementer 

Åpne utklippstavlen i et officeprogram og samle elementer 

 Sett inn element fra utklippstavlen

Sett inn element fra utklippstavlen

Åpne utklippstavlen og velg å klippe ut tekst, bilder og grafikk fra Word, PowerPoint og Excel.

Finn ut hvor du vil lime dette inn, og lim inn ett og ett utklipp, evt. lim inn alt du har samlet på samme sted.

 

 Shift+Windows S

Shift+Windows S

Dersom du har Windows 10 kan du også bruke den nye utklippsfunksjonen som kan brukes for skjermklipp uansett hvor du er. Da holder du nede Shift-tasten og Windows-tasten samtidig mens du trykker bokstaven S. Når du slipper opp tasten blir skjermen grå og du kan tegne et rektangel på skjermen der du avdekker et område som vil bli plassert som et bilde på utklippstavlen. 

Sjekk om du har Office365 og gjør en oppdagelsesreise i dine nye muligheter

Utbredelsen av Office 365 i Norge er imponerende. Sannsynligvis har mer enn halvparten av norske bedrifter og offentlig virksomhet tatt dette i bruk. Det vil si de har kjøpt det, men det varierer sterkt i hvilken grad den ansatte har tatt i bruk de nye mulighetene. Det er synd fordi dette er en perfekt verktøykasse for alle som ønsker fleksibilitet i hvor og når man jobber.

Hva er Office 365?

Kort sagt kan nå virksomheten kvitte seg med lokale servere der mange i dag har lagret dokumenter og epost, og du som bruker kan jobbe med alle dine dokumenter, notater og epost på PC, Mac, telefon og nettbrett fra hvor som helst uten å trenge VPN eller Citrix-løsninger for å få tilgang. Du kan sågar gå bort til en flyplass-PC, logge på med din vanlige bruker og ha samme tilgang i nettleseren.

Hvordan kan du vite om du har Office 365?

Ja, det er et relevant spørsmål fordi det er ikke alltid IT-avdelingen forteller deg dette. Det du gjør for å sjekke er å åpne nettleseren din og skrive portal.office.com på adresselinjen. Da kommer du til en påloggingsside. Oppgi din epostadresse og ditt vanlige passord. Om du har Office 365 vil du nå komme til en nettside som viser deg de nye mulighetene. Om du ikke kommer inn har du sannsynligvis ikke tilgang til Office 365.

 Hjemmesiden for Office 365 på Web du kommer til etter pålogging

Hjemmesiden for Office 365 på Web du kommer til etter pålogging

Det er ikke sikkert du har alle funksjoner tilgjengelig som vist på bildet. Noen gange fjerner IT det de ikke vil du skal bruke av ulike årsaker. Under skal jeg beskrive de mulighetene du som vanlig bruker har for personlig bruk basert på standard oppsett av Office 365.

Outlook

Ved å trykke på de ulike flisene starter du de enkelte appene i Office365. Ja vi kaller dem apper nå, akkurat som på telefonen. Legg også merke til at Outlook-funksjonene nå er fordelt på ulike apper. Du finner E-post, Kalender, Personer(kontakter) og Oppgaver akkurat som på telefonen, Istedenfor å være samlet i ett program slik vi kjenner det fra skrivebordprogrammene på PC og Mac. Fra denne siden kan du også laste ned og installere den nyeste versjonen av Office skrivebordprogrammene på inntil 5 PC'er. Det vil si du kan gjøre det både på jobb-PC'n, og på Macen hjemme uten at det koster jobben noe mere.

 OneDrive app for iPhone og Android

OneDrive app for iPhone og Android

OneDrive for Business

Det som gir deg mulighet til å ha tilgang til, og jobbe med dokumenter og notater overalt er OneDrive. Det er ditt personlige lagringssted som bare du har tilgang til, men hvor du også kan dele utvalgte dokumenter med kolleger og samarbeidspartnere. Denne erstatter "Mine dokumenter" på PC, eller P: og tilsvarende personlig lagringsområde på en server. Fordelen med OneDrive er at alt som ligger der har du tilgang til fra en hvilken som helst PC med nettleser samt telefon og nettbrett gjennom egne apper. Du kan selv flytte dine dokumenter til OneDrive.

OneNote

OneNote notatbøker synkroniseres til alle dine enheter

Din mulighet til å samle informasjon om alt mulig som i en utklippsbok og organisere løse notater. Dette er "the Swiss army knife" i Office-samlingen, men ikke så godt kjent av mange selv om den har vært en dal av Office siden 2003 :-)
Du kan arbeide og samarbeide med andre om aktiviteter, forberede møter, føre møtenotater og referat samt følge opp dine oppgaver etter møtet. Det beste er at notatbøkene fungerer supert på telefonen slik at du alltid har notatene dine med deg og kan gjøre notater der du er. Du kan også knipse bilder av tavler, lysbilder og dokumenter og legge dem rett inn i din digitale notatbok. Du finner igjen alt på din PC senere og kan bearbeide notatene videre der.

Skype for Business

 I Skype for Business kan alle bidra og skrive på digital tavle. Dette tilsvarer å gi alle møtedeltakere en tusj hver som de kan skrive med samtidig på møterommets whiteboard.

I Skype for Business kan alle bidra og skrive på digital tavle. Dette tilsvarer å gi alle møtedeltakere en tusj hver som de kan skrive med samtidig på møterommets whiteboard.

Du kjenner kanskje "vanlig" Skype der du kan utveksle meldinger og ha videosamtaler? Det som er den store forskjellen til Skype for Business er samarbeidsmulighetene. Du kan jobbe sammen med en kollega på et annet sted om dere satt i samme rom med å se på- og redigere et felles dokument, ha team-møter der du har digital tavle som fungerer som whiteboard i et vanlig møterom og gjennomføre engasjerende presentasjoner som om tilhørerne satt i samme sal. Er du på farten kan du delta i møtet fra telefonen der du ser både de andre deltakerne og PowerPoint-presentasjoner i møtet.

 

Teams og Planner

For grupper som jobber tett sammen i det daglige, eller i et prosjekt, finnes det nå en rekke samarbeidsfunksjoner som er brukerstyrt. Det vil si at ikke trenger å spørre IT om hjelp til å etablere en samarbeidsplass for deling av dokumenter og notater. Du kan opprette samtalerom for ulike tema og ha ad-hoc Skypemøter med de andre i teamet. All historikk i meldinger og annen informasjonsutveksling blir lagret så om du er borte en dag, eller om det kommer inn et nytt teammedlem i morgen ser man hva som har foregått tidligere. 

 Teams er det nyeste samarbeidsverktøyet i Office 365 der man kan samle kommunikasjon, notater og dokumenter relatert til et prosjekt, eller for støtte i det daglige arbeidet for en gruppe.

Teams er det nyeste samarbeidsverktøyet i Office 365 der man kan samle kommunikasjon, notater og dokumenter relatert til et prosjekt, eller for støtte i det daglige arbeidet for en gruppe.

Teams bygger på grupper. Det gjør også Planner som gir deg mulighet til å sette opp prosjekter med aktiviteter og oppgaver som kan fordeles til ulike teammedlemmer, samt organisere alle prosjektdokumenter og prosjektkommunikasjon.

Sway

Et utrolig morsomt verktøy for nettpresentasjoner. Dette må du nesten bare prøve. Her kan du fortelle en historie med bilder tekst og video som fungerer like bra på mobil og nettbrett som på PC. Se her: Bruk hodet til å være kreativ - ikke til å huske detaljer

Jeg går ikke gjennom resten av appene ettersom de stort sett bare er relevante dersom organisasjonen har valg å ta dem i bruk, slik som SharePoint.

Vil du lære å ta i bruk de nye mulighetene og skaffe deg frihet til å arbeide hvor som helst på PC, Mac, nettbrett og telefon? Sjekk muligheter for opplæring på Smart endring.

 

Var du en time manager ™ disippel?

Er du en av dem som laget årsplaner, hadde månedskalender, ukeplaner og dagsplaner i en fin perm du hadde med deg overalt? Definerte du dine 5-7 nøkkelområder som hjalp deg å holde fokus på dine strategiske arbeidsområder?

Jeg gjorde alt dette med min time manager™ og opplevde at jeg i mye større grad enn uten dette brukte tiden min målrettet og var i stand til å bryte ned 6-12 måneders mål til håndterlige biter som når jeg gjennomførte dem gjorde at jeg oppnådde mine mål fordi jeg fikk et prioriteringsverktøy i hverdagen.

 

 Bjørns gamle time manager

Bjørns gamle time manager

Mange har sikker hørt spørsmålet "Hvordan spiser du en elefant?" Svaret er "en bit av gangen". Det denne uunnværlige planleggeren hjalp meg til var:

  1. Definere mine egne fokusområder basert på de mål som var gitt meg fra ledelsen
  2. Bryte ned litt uformelige, ikke klart definerte mål i konkrete handlinger
  3. Å planlegge dagen, morgendagen og neste uke ved å fylle planen med mine viktigste oppgaver
  4. Å gi meg et verktøy tilå prioritere i hverdagen så jeg brukte mer tid på viktige oppgaver og mindre tid på tilfeldige og ikke så viktige oppgaver.

Blir det for mye planlegging?

Noen kan kanskje føle at dette blir litt vel mye planlegging, men hva om du ikke lager din egen plan og kontinuerlig prioriterer i hverdagen? Dessverre er det slik at når vi mennesker ikke har klart definerte mål blir vi merkelig lojale til å følge daglige rutiner der vi bruker tiden til trivielle oppgaver.

Det er viktig å ha en balanse mellom planlegging og gjennomføring, men uten en mål og plan har vi ingenting å gjennomføre. Det blir som når Alice i eventyrland spør katten om hvilken vei hun skal ta, hvorpå katten spør henne om hvor hun skal? Det vet hun ikke og katten svarer at da spiller det ingen rolle hvilken vei du tar.

Noen synes også planlegging er litt ubehagelig fordi det synliggjør alt du faktisk må gjøre for å lykkes, og det kan være en hel del. Den engelske forretningsmannen Sir John Harvey-Jones uttrykker dette ganske humoristisk når han sier

"The nicest thing about not planning is that failure comes as a complete surprise rather than being preceded by a period of worry and depression."

Ta i bruk en digital planlegger

Dessverre måtte jeg pensjonere min time manager™ når verden ble mer og mer digital. Når min kalender er i Outlook, mange av oppgavene vi håndterer kommer på epost, og planer ligger litt her og der i ulike digitale dokumenter kan jeg ikke samtidig føre dobbeltføre i et analogt verktøy. Det har jeg rett og slett ikke tid til. Særlig ikke fordi omløpshastighet og informasjonsmengde er mist 10 ganger større nå enn da jeg skrev alt inn i min time manager ™.

Det mangler ikke på digitale verktøy der man kan løse deler av dette. Men det jeg har savnet er noe som henger sammen og gir meg både nødvendig oversikt samtidig som det støtter med i daglige prioriteringer.

Er det ikke enkelt å bruke blir det ikke brukt

Etter å ha studert mange verktøy, strukturer og sett på hva eksperter som Franklin Covey, TMI, David Allan og flere anbefaler har jeg kommet frem til at man må ha noe som er enkelt, støttet av digitale verktøy og med en struktur og prosess som virker naturlig og ikke er for omstendelig. Blir det for komplisert og tidkrevende å bygge opp, vedlikeholde og bruke et system i hverdagen gjør vi det rett og slett ikke selv om vi vet vi burde.

Du trenger ikke kjøpe noe for å få en digital planlegger

 Etter mange års erfaring og prøving har jeg har laget en Smart endring planlegger som bygger på de verktøyene 90% av oss allerede har og bruker i hverdagen. Ved å gjøre et engangsoppsett omdannes Microsoft Office til ditt personlige planleggings- og prioriteringsverktøy. Sammen med dette kommer enkle beskrivelser av hvordan du planlegger og prioriterer i hverdagen for å oppnå bedre resultater med mindre stress.

Du setter opp din personlige planlegger gjennom Smart endring workshopen Smart måloppnåelse i en digital tid sammen med kolleger som også vil oppnå bedre resultater med mindre stress.

 Smart endring planleggeroppsett, her vist på iPad. Synkroniseres automatisk mellom PC, Mac, nettbrett og telefon.

Smart endring planleggeroppsett, her vist på iPad. Synkroniseres automatisk mellom PC, Mac, nettbrett og telefon.

Paradigmeskifte i middelalderen og i dag

Mange husker sikkert Rune Gokstad og Øystein Bache i sketsjen der munkene skal gå over fra skriftruller til bøker og hvor det er vanskelig å forstå at man må bla for å se hele teksten. Likevel er fordelen med bøker åpenbar når man har lært det; De tar mindre plass og er enklere å lese. Har du ikke sett den, eller du vil se den igjen finner du den her på YouTube.

Det er vanskelig for oss å forstå at det vi selv finner lett fordi vi kan det kan være så vanskelig for andre. Når vi ler av munken som ikke forstår bak og fram på en bok ler vi egentlig av oss selv fordi de fleste av oss synes det er like problematisk å forstå og tilpasse oss tilsvarende paradigmeskifter.

Jeg har arbeidet med mange store og små virksomheter som har gått over til Office 365 og synes det er vanskelig å forstå dette med "skyen". Jeg mener dette er et paradigmeskift som er like stort. Men vi er komfortable med, og vet hvordan vi lagrer på C:, Mine dokumenter, eller på U:, og synes det er veldig forvirrende å skulle lagre på "OneDrive". Hvordan lagrer jeg nå? Siden de aller fleste ikke får opplæring i dette fortsetter de å jobbe som før fordi ingen viser dem noe annet. Jeg ser at gjennombruddet og motivasjonen til å endre oftest kommer når de blir vist hvordan, og aha-opplevelsen når de installerer appen på telefonen og ser at de kan jobbe med Word-dokumenter og Excel-kalkyler der også. Javel! Det er derfor jeg skal endre lagringssted. Nå forstår jeg.

Så har vi det digitale papiret. På flere av de workshopene jeg holder for å lære bort OneNote som erstatning for møtebok, gule lapper og andre løse ark oppleve jeg det samme. Vi sender et bilde, en tekst, eller et skjermutklipp til OneNote. Vel og bra. Så gjør vi det en gang til, og da hører jeg "men nå ble det forrige innholdet borte!" Neida, sier jeg. Du må bare "bla" tilbake til forrige side. Aha! Nå forstår vi det. Og så synes vi det er rart at ikke alle andre forstår det. For det er jo opplagt.

Har dere fått Office 365 på jobben? Sjekk her hva du burde få opplæring i for å forstå dette paradigmeskiftet og alle de nye mulighetene det gir.

Er du glad i gule lapper? Bruk i alle fall den digitale versjonen :-)

Gule lapper har sine fordeler. De er lett tilgjengelige og lett å skrible noe ned på i farta. Men, de blir også lett borte, og i likhet med annet papir kan de bare være ett sted. Den lappen du skrev ved skrivebordet ditt er ikke særlig tilgjengelig når du er på farta et sted. Det finnes mange ulike løsninger for erstatte disse med digitale varianter og et utall av telefon-apper.

Jeg forsøker å holde meg til så få løsninger og apper som mulig. Ellers blir den digitale verdenen bare mer og mer kompleks. Bruker du Outlook på jobben og iPhone har du allerede en løsning med digitale gule lapper som er tilgjengelig for deg på telefon og på PC.

Dersom du allerede synkroniserer e-post til telefonen og ikke har gjort neon spesielle endringer på oppsetter er synkronisering også satt opp mellom Notater i Outlook og Notater appen på iPhone. Bare prøv.

Personlig foretrekker jeg å skrive mine notater inn i OneNote, eller som Outlook oppgaver, men jeg vet mange ikke bruker dette, og da er dette en grei løsning. For mer om å bruke oppgaver i Outlook se Har du gitt opp å bruke oppgaver / tasks i Outlook?

Uansett, kvitt deg med papirlappene :-)

Overrask deg selv og andre med å ha en plan for neste år før året starter

122913_1031_hardunoeduv1.jpg

Er du av dem som starter å planlegge mål og hvordan du skal nå dem som nyttårsforsett? Da er du kanskje ferdig med en plan i løpet av januar og innen du får summet deg til å virkelig starte gjennomføringen er første kvartal gått. Om du starter med å lage en mal for en handlingsplan må du jo ikke fylle ut hele planen på en gang. Da kan det kan bli helt uoverkommelig. Om du ikke bytter jobb nå har du kanskje allerede noe å bygge på fra i år?

Ved å bruke litt OneNote-magi kan du så fylle inn i planen din etter hvert som du kommer på gode ideer. Her er hvordan du starter:

Start OneNote på PC, Mac, eller nettbrettet ditt. Velg SETT INN og lag en tabell med ønsket antall kolonner og rader som vist under. Skriv inn overskrifter og legg inn det du har for øyeblikket.

112514_2047_Ikkekombakp1.png
112514_2047_Ikkekombakp1.png

Når du nå kommer på gode innspill fremover kan du legge dem inn der og da. Du kan til og med gjøre det fra telefonen! Den har du jo alltid med deg. Da er sjansen god for at du har en plan klar i løpet av desember og kan feire dette på nyttårsaften :-)

112514_2047_ikkekombakp2.jpg

Kjenner du ikke OneNote? Har du Microsoft Office har du også OneNote. Og du kan dele notater både mellom egne enheter som PC, Mac, nettbrett og telefon, og du kan dele med familie og kolleger. For mer informasjon se http://www.onenote.com/

Vil du ha mer inspirasjon til å prøve ut OneNote se:

Få et overtak i møtene med OneNote – lær hvordan!

God nyhet for deg som ofte fotograferer lysbildene på seminar med telefonen!

Knips avisklipp med Smarttelefonen – trekk ut teksten i OneNote

Nyhet! Del, kommuniser og samarbeid med grupper i Office365. Dropp intern e-post!

GrupperHar du Office365 på jobben? Vet ikke? Det kan du fort finne ut. Gå til https://outlook.office.com/ og forsøk å logge deg på. Vanligvis må du ha en pålogging på formen fornavn.etternavn@organisasjon.no Kommer du inn vil du se et bilde lignende dette.

 

 

Der ser du en ny inndeling der hvor mappene dine er som heter Grupper. Nå kan du legge til en gruppe. Her er hvordan du gjør det i fire trinn.

Grupper2

Du, og de du har invitert til gruppen kan nå ha samtaler, dele dokumenter og notatbøker og ha en felles kalender. Du må nesten bare prøve det ut. Når du har opprettet gruppen kan du laste ned appen til iPhone, Android og Windows phone.

Grupper mobilDette gir dere muligheten til å samarbeide fra en hvilken som helst nettleser, fra PC og mobil. Har du fått den helt nye Outlook 2016 på PC'en din støttes grupper også her.

For mange kan grupper erstatte spesialiserte løsninger som ikke henger sammen med Office på samme måte som grupper i Office365 gjør. Det gjør det også mulig for vanlige brukere å opprette dette uten å spørre IT, og kan være enklere enn å opprette samhandlingsrom på en SharePoint løsning.

Send meg gjerne noen ord med dine erfaringer, eller spørsmål. Enten som en kommentar her, eller på Bjorn@SmartEndring.no

Jeg kommer til å arbeide med å finne relevant bruksområder for dette som kan bidra til smartere arbeid og samarbeid. Får jeg dine innspill lover jeg å dele tilbake igjen gode tips og råd for bruk av grupper.

 

 

 

Møter er braaaaa, ikke bortkastet tid

Møter er mye utskjelt, men er etter min mening "limet" i teamsamarbeid. Vi har møter for å dele ideer, bli enige om retning, status i prosjekter og mye annet. En rapport fra Corporate Leadership Council viser at vi blir mer og mer avhengig av andre rundt oss for å nå våre egne mål på jobben. For ti år siden viste undersøkelsen at 20% av resultatene kun var mulige å nå med hjelp fra kolleger og samarbeidspartnere. I dag er dette vokst til 50%!

Dette viser at samarbeid er viktigere enn noen gang, og du kan ikke oppnå dine mål uten å møte andre.

Men det er klart, det er ikke nok å møtes, man må ha et klart formål og vite hva man vil ha ut av det :-)

 Vanlig møteopplevelse

Vanlig møteopplevelse

Vi trenger gode møter! Likevel opplever mange dette, særlig i gjentakende møter som team-møter og prosjektmøter:Ingen vil jo ha dårlige møter, men et forberedt møte krever vanligvis mye organisering og fører til mye e-postutveksling. Vi har rett og slett ikke tid til å gjøre dette i en hektisk hverdag. Dermed blir agendaen til i møtet og det blir opp til hver enkelt å følge opp så godt man kan. Da er det ikke rart det går galt.

 God møter ved bruk av OneNote

God møter ved bruk av OneNote

Men med å ta teknologien du allerede har til hjelp kan du får orden på dette. Ved å legge alle møtenotater i en felles OneNote (ja du har dette programmet) kan du planlegge, gjennomføre og følge opp møter uten å sende en eneste e-post samtidig som alle møtene er dokumenterte. Her er hvordan:

Du kan gjøre dette med OneNote 2010 og OneNote for Mac også, men det ser litt forskjellig ut. Og du kan selvsagt delta i møtet med nettbrettet ditt, ha agenda tilgjengelig og gjøre dine notater der. Disse finner du fint igjen på PC'en vel tilbake på kontoret. Vanskelig? Nei, men det krever litt tilrettelegging og disiplin. Jeg hjelper dere gjerne. Bildene over er utdrag fra min 2-timers team-workshop Smart arbeid og samarbeid med OneNote

Se gjerne også Få et overtak i møtene med OneNote – lær hvordan!

Hvorfor den nye nettleseren i Windows 10 og OneNote er perfekte partnere

Har du oppgradert til Windows 10 og startet og tatt i bruk den nye nettleseren Edge? Det er den første nettleseren (som jeg vet) der du kan gjøre noe med Edge-menynettsidene. Jeg kopierer ofte innhold av nettsider når jeg samler stoff til foredrag eller prosjekter. Problemet er at når jeg ser på det senere lurer jeg på hva som var interessant på den nettsiden. Det som er det fine med Edge er at du kan merke områder og gjøre notater rett på siden og så kan ta vare på det hele i OneNote. Du kan også markere noe på siden og sende den til noen på e-post. Se etter notatsymbolet øverst i høyre hjørne.

Jeg trenger en ny temperaturføler til grilltermometeret og fant dette på Webers nettsider. Her ringet jeg rundt det jeg trengte og skrev et kommentar til meg selv før jeg sendt den til OneNote. Siden denne ligger i skyen har jeg den nå tilgjengelig fra telefonen og kan enkelt ta den med meg til butikken.Annotert

Jeg kunne også valgt å sende den på epost til noen som kunne ha skaffet meg denne. Det hadde vært fint, men dessverre må jeg nok ordne dette selv :-)

Trykk på deling (ringen med tre små prikker på) og velg hvor du vil sende nettsiden med dine tegninger og kommentarer på.DelEr du ennå ikke OneNotebruker? Har du Office på Windows har du allerede OneNote. På Mac, nettbrett og telefon kan du laste den ned gratis fra Appstore eller Google play. Mer informasjon finner du på https://www.onenote.com/

 

Må alt som skal presenteres i et møte inn i PowerPoint?

Jeg liker PowerPoint. Det er kanskje det verktøyet i Office jeg bruker nest mest - , etter OneNote . Men det er et presentasjonsverktøy og ikke et møteverktøy. Å vise ideer og forslag i PowerPoint signaliserer at de er ferdige og at du bare vil presentere dem til andre. Å vise det samme i OneNote derimot viser at du fremdeles er åpen for innspill og forandringer. Du kan også enkelt endre der og da basert på innspill fra andre.

Du kan åpne innholdet ditt i flere vinduer samtidig med å trykke Ctrl+M, eller velg Visning -> Nytt vindu i menyen. Oppdatering januar 2018: Nå kan du gjøre dette også på Mac-versjonen.

I det vinduet du viser til andre kan du ta bort distraherende elementer, som verktøylinje og sideoversikt. Det gjør du ved å klikke på dobbeltpilen i øvre høyre hjørne av siden. Dette vinduet kan du nå dra over på en annen skjerm møtedeltakerne ser, eller prosjektor. Nå kan du fortsette å redigere i det opprinnelige vinduet, og du kan se på din egen skjerm istedenfor å få kink i nakken med å måtte se på lerretet når du skal skrive.

OneNotevinduer
OneNotevinduer

For å kunne se ulikt innhold på din skjerm og på en annen skjerm eller prosjektor, trykk Windowsknapp+P og velg Utvid. På Mac kan du velge Eple-Systemvalg-Skjermer-Organisering og ta bort haken i "Like skjermer" om du får samme innhold på skjermene. 

For mer om å bruke OneNote i møter, se

Få et overtak i møtene med OneNote – lær hvordan!

og Den beste bruken av iPad på jobben er ….

Ny superenkel måte å behandle oppgaver på iPhone

092413_1119_hvorforskal1.jpg

Har du funnet en app du liker for å behandle oppgaver på telefonen? Jeg har prøvd en del og funnet dem altfor kompliserte.

Løsninger for å organisere hverdagen er oftest laget for allerede velorganiserte mennesker. Hva med de 50% av oss som ikke er det?

20150718_061314000_iOS
20150718_061314000_iOS

Men i den siste oppdateringen av OneNote er det kommet en genialt enkel oppgaveliste.

Når du velger ny side får du tre valg, Notat som gir en vanlig side, Bilde som setter inn bilde fra telefonen og nytt nå er  Liste som du kan bruke til oppgaver, handleliste og sjekklister.

20150718_061700000_iOS
20150718_061700000_iOS

Dette er en veldig enkel måte å lage lister på som ikke krever at du er superorganisert. Du kan lage en liste når du trenger det og bruke til det du finner hensiktsmessig uten at du trenger å reorganisere livet ditt :-)

Prøv selv!

For mer om lister se Få med alt til ferien med pakkeliste i OneNote

For eksempel på det unike med å ta bilder til OneNote, se God nyhet for deg som ofte fotograferer lysbildene på seminar med telefonen!

For meg er OneNote blitt mitt universalverktøy som jeg bruker til flere og flere oppgaver og på PC, Mac, nettbrett og telefon. Det fine er at alle enheter automatisk synkroniseres så jeg kan notere noe på telefonen og arbeide videre med dette på PC.

Smart bruk av iPad, OneNote og god e-post mest populært i 2014

122913_1031_hardunoeduv1.jpg

I følge blog-statistikken har dere lest 18.000 SmartEndring blogginnlegg i løpet av 2014. Tusen takk for det J Det er tydelig at e-post fremdeles er en stor utfordring for mange, og tips og triks rundt både det å håndtere innkommende e-post og sikre seg at andre leser din e-post er mye lest. Til tross for at mange har spådd e-postens død er det tydelig at det ikke blir mindre e-post i 2015. Heller mer … For å ta kontroll over all e-post som strømmer kontinuerlig inn i Innboksen din, se Hvordan du kan ha kontroll over alle forespørsler på E-post og aldri være redd for å glemme en tidsfrist. Er du usikker på om folk faktisk leser det du sender dem kan du hente noen tips i dette innlegget: Hvorfor skal jeg lese din E-post? Dette må du gjøre!

I løpet av 2014 er iPaden uten tvil blitt tatt mer og mer i bruk for jobbformål. Mange tar med seg denne i møter istedenfor PC. Det mest leste SmartEndring blogginnlegget i 2014 er da også Den beste bruken av iPad på jobben er …. som forteller hvordan du kan bruke den som notatblokk.

112514_2047_Ikkekombakp1.png
112514_2047_Ikkekombakp1.png

Kanskje den viktigste appen som gjør iPad så nyttig på jobben er Microsoft OneNote som binder sammen informasjon på PC, Mac, nettbrett og telefon. Et praktisk eksempel på dette finner du i Få et overtak i møtene med OneNote – lær hvordan! Men OneNote er også utrolig nyttig til mange private formål og det best leste blogginnlegget om OneNote i 2014 var Den enkleste måten å ta vare på og finne igjen kvitteringer

Følg med i 2015 for flere innlegg som kan hjelpe deg å redusere stress og skape bedre resultater. Ikke fyll hodet med alt du skal huske, men frigjør plass til innovative tanker ved smart bruk av teknologi og enkel struktur.

Godt nytt år!

Full kontroll på julehandelen med OneNote

120714_0833_fullkontrol1.png

VI har nettopp fått mye bedre kontroll og oversikt på vår dagligvarehandel. Ved å ha innkjøpslisten i OneNote kan vi dele den i familien. Nå kan alle legge til det vi mangler på listen når man kommer på det. Når vi handler sammen i butikken sammen kan vi være veldig effektive og hente ulike ting til handlekurven og så krysse av det vi har lagt i kurven. Da slipper vi å kontrollere om vi har fått med alt til slutt og vi glemmer ingenting.

Dette passer veldig bra for meg som nesten ikke kan lese min egne håndskrift på en vanlig handleliste og jeg kan til og med bruke listen på telefonen uten briller fordi jeg kan forstørre teksten så jeg kan lese den.

120714_0833_fullkontrol2.png

For å få avkrysningsboksen, trykk på dette symbolet når du skal legge til ting på handlelisten. Da vil du også få en avkryssingsboks automatisk på neste linje når du gjør linjeskift.

Har du en Windows- eller Android-telefon kan du «pinne» handlelisten til forsiden, men det fungerer bra å bruke den på iPhone også.

Er du av dem som er så flinke at du planlegger hele ukens middager kan du enkelt lage en side til med ukemenyen på så slipper du etterhvert å få spørsmålet «Hva er det til middag i dag?» hele tiden. Du kan bare svare; Sjekk OneNote J

Kjenner du ikke OneNote? Har du Microsoft Office på PC har du også OneNote. For Mac og andre enheter kan du laste det ned gratis. Du kan dele notater både mellom egne enheter som PC, Mac, nettbrett og telefon, og du kan dele med familie og kolleger. For mer informasjon se http://www.onenote.com/

Vil du ha mer inspirasjon til å prøve ut OneNote? Se:

Den enkleste måten å ta vare på og finne igjen kvitteringer

Få et overtak i møtene med OneNote – lær hvordan!

God nyhet for deg som ofte fotograferer lysbildene på seminar med telefonen!

Knips avisklipp med Smarttelefonen – trekk ut teksten i OneNote

Ikke kom bakpå. Se hvor enkelt du kan starte din 2015 plan nå!

112514_2047_ikkekombakp2.jpg

Er du av dem som starter å planlegge mål og hvordan du skal nå dem som nyttårsforsett? Da er du kanskje ferdig med en plan i løpet av januar og innen du får summet deg til å virkelig starte gjennomføringen er første kvartal gått. Om du starter med å lage en mal for en handlingsplan må du jo ikke fylle ut hele planen på en gang. Da kan det kan bli helt uoverkommelig. Om du ikke bytter jobb nå har du kanskje allerede noe å bygge på fra i år?

Ved å bruke litt OneNote-magi kan du så fylle inn i planen din etter hvert som du kommer på gode ideer. Her er hvordan du starter:

Start OneNote på PC, Mac, eller nettbrettet ditt. Velg SETT INN og lag en tabell med ønsket antall kolonner og rader som vist under. Skriv inn overskrifter og legg inn det du har for øyeblikket.

Når du nå kommer på gode innspill fremover kan du legge dem inn der og da. Du kan til og med gjøre det fra telefonen! Den har du jo alltid med deg. Da er sjansen god for at du har en plan klar i løpet av desember og kan feire dette på nyttårsaften :-)

Kjenner du ikke OneNote? Har du Microsoft Office har du også OneNote. Og du kan dele notater både mellom egne enheter som PC, Mac, nettbrett og telefon, og du kan dele med familie og kolleger. For mer informasjon se http://www.onenote.com/

Vil du ha mer inspirasjon til å prøve ut OneNote se:

Få et overtak i møtene med OneNote – lær hvordan!

God nyhet for deg som ofte fotograferer lysbildene på seminar med telefonen!

Knips avisklipp med Smarttelefonen – trekk ut teksten i OneNote

Den enkleste måten å ta vare på og finne igjen kvitteringer

060414_1157_hvordanduka2.png

Har du en skuff med diverse kvitteringer du kan trenge en gang? Eller er du en av de få som setter dem sirlig inn i en perm? Vi har en slik perm, men den har ikke blitt oppdatert på en god stund, så om vi skulle trenge en kvittering må vi lete i skuffer og skap for å finne den.

Dersom dere har en OneNote notatbok for familien kan alle nå enkelt fotografere kvitteringen med mobilen og få den pent tatt vare på for fremtiden. Du kan trygt kaste kassalappen og heller skrive ut en kopi om du skulle trenge det senere.

Her er løsningen: OneNote i nyeste versjon for iPhone, iPad, og Android tar ikke bare bilde av kvitteringen. Den retter også opp bildet, gjør innholdet mer leselig og overfører resultatet automatisk til skyen din for senere bruk.

Det ligger i Skyen! Javel. Hva betyr det?

På Windows Phone brukes appen Office Lens. Istedenfor å bare bruke fotofunksjonen på nettbrettet eller telefonen, åpne Microsoft OneNote og ta bildet derfra. Der velger du å ta bilde av Dokument istedenfor Bilde som er standard. Aksepter bildet og se hva som kommer inn i OneNote!

111814_0704_denenkleste1.png

Kjenner du ikke OneNote? Har du Microsoft Office har du også OneNote. Du kan dele notater både mellom egne enheter som PC, Mac, nettbrett og telefon, og du kan dele med familie og kolleger. For mer informasjon se http://www.onenote.com/

Vil du ha mer inspirasjon til å prøve ut OneNote? Se:

Få et overtak i møtene med OneNote – lær hvordan!

God nyhet for deg som ofte fotograferer lysbildene på seminar med telefonen!

Knips avisklipp med Smarttelefonen – trekk ut teksten i OneNote