Gjør de kjedelige avdelingsmøtene meningsfylte og effektive for alle

Bilder viser møtedeltakere som kjeder seg

Den vanlige oppfatningen er at gode møter må ha en agenda. Men dersom agendaen er den samme fra møte til møte og bare beskriver generelle punkter som "Status" og "Informasjon fra ledergruppen" er det ikke mye verdi i den. Den er gjerne den samme fra gang til gang også. Mange gruer seg til det ukentlige avdelingmøtet og ville heller gjort noe annet fordi de føler at det er bortkastet tid å delta. Her får du tips til hvordan du hele tiden kan forbedre møtene og gjør dem til noe alle ser frem til.

Tre skritt til meningsfylte avdelingsmøter

1. Hva skal innholdet være?

En mindre del av møtet kan godt være satt av til å informere, men informasjon kan ofte formidles i andre kanaler mer effektivt på epost, i Teams, Workplace eller i en video på Intranettet. Informasjonspunkter er stort sett enetale likevel og trenger ikke å ta opp tiden for alle i et møte.

De beste møtene blir gjerne til når agendapunktene kommer fra deltakerne selv. Tema alle er opptatt av, og der vi trenger å snakke om saker for å løse et problem, eller gjøre noe annerledes i morgen enn det vi gjør i dag. Det skaper engasjement og alle føler de blir hørt.

Flere tips til hvordan du gjør dette får du her: Se hvordan du kan gjennomføre ledermøtet eller avdelingsmøtet på halve tiden!

2. Hva skal rekkefølgen på sakene være?

De fleste har vært med på møter der de første sakene på agendaen blir grundig diskutert. Når det nærmer seg slutten av møtet blir det gjerne kortere og kortere tid igjen til diskusjoner. De blir ofte avbrutt fra møteleder med "Vi kan dessverre ikke bruke mer tid på dette nå. Vi må videre til neste sak". Så sitter du der med en sak som ikke ble helt ferdig, og med deltakere som ikke kom til orde.

Begynn med de viktigste sakene, gjerne de som er innspill fra Team-medlemmer. Spar eventuelle informasjonssaker til slutt. Da har du alltid muligheten til å informere i andre kanaler i etterkant av møtet.

3. Hvordan gjennomføre hvert agendapunkt

Jeg har god erfaring med at hvert punkt har en eier, og at lederen ikke bør være eier på alle sakene. Engasjer med møtedeltakere i forkant av møtet og avtal hvem som skal drive en diskusjon, eller legge fram en sak. Det samme gjelder møtenotater. La gjerne møtenotater gå på rundgang, enten fra punkt til punkt eller fra møte til møte.

Vil du ha hjelp til å etablere felles digital møtebok med verktøy du allerede har, sjekk: Smart arbeid og samarbeid med OneNote

Bruk gjerne ulike verktøy for å engasjere slik som spørreundersøkelser, tavlediskusjoner og beslutningsverktøy. Ta gjerne kontakt med meg for å få tips om dette.

Et godt tiltak for at ikke avdelingsmøtene skal gå på autopilot der det som fungerte for en stund siden ikke fungerer lenger er å gjennomføre en 3 minutters møte-evaluering. Gjør som følger:


Bildet viser 3 Post-it lapper til evalueringen
  1. Gi alle 3 Post-IT lapper

  2. Instruer deltakerne som følger:
    På den første lappen skriver du det som fungerer bra i dag.
    På den andre hva som kunne fungert bedre, og
    på den tredje en ting du kunne tenke deg å forandre til neste møte.
    NB! Rekkefølgen er viktig.

  3. Lag tilsvarende overskrifter på en tavle eller på veggen og be deltakerne om å sette opp lappene under hver av de tre overskriftene.

  4. Samle inn og analyser innspillene etter møtet. Kommuniser resultatene i neste møte og bli enige om minst en forbedring dere tester ut.

Gjenta evalueringen regelmessig så vil dere kontinuerlig få bedre og bedre møter.

Dette kan du også gjøre digitalt i nettmøter med bruk av digital tavle i Skype for Business eller Teams.

3 feller mange går i når de tar i bruk Microsoft Teams

Bildet viser musefelle med ostebit

Jeg har vært i kontakt med og gjort opplæring i Teams i mange virksomheter de siste halvannet årene. Mange har kastet seg over Teams fordi det ser besnærende enkelt ut, men en god del har gitt opp etter en stund. De synes det blir uoversiktlig. Mye av informasjonen er irrelevant, og så blir det noe som kommer på toppen av eposten. Det tar for mye tid og gevinsten er uklar.

Kjenner du deg igjen? Du er ikke alene.

Men det må ikke være slik. Med noen enkle grep kan Teams bli et veldig bra samarbeidsverktøy for grupper. Det kan brukes for å samarbeide innen avdelinger, prosjekter, fokusgrupper, faggrupper, ja alle som trenger å gjøre noe sammen på jobben. Teams kan være en veldig god erstatning for intern epost. Problemet med epost er at all kommunikasjon ligger i personlige postbokser. En ny medarbeider i en gruppe starter på bar bakke fordi denne ikke har tilgang til historikk. Fordelen med å kommunisere i Teams er at historikken blir lagret, er søkbar og kan danne en kunnskapsbase for nye medarbeidere i gruppen.

De tre fellene mange går i og som dere må unngå 

Felle nummer 1. Dere tar ikke i bruk kanaler. 

All kommunikasjon fra faglige diskusjoner, daglig kommunikasjon og bursdagshilsener går i Generelt-kanalen. Da blir det like uoversiktlig som innboksen i Outlook der all eposten kommer inn usortert.

I Teams kan kommunikasjon om ulike tema foregå i kanaler og blir derfor sortert  før den kommer til deg. Du velger hva som er relevant for deg, ikke avsender. Da blir det enklere å holde seg oppdatert og bruke tiden på relevant kommunikasjon.

Prosjekt, arbeidsprosesser og aktivitetssamarbeid gjøres i kanaler

Skjermbolde viser eksempel på Teams og kanaler

Mindre prosjekter og aktiviteter opprettes i eksisterende Team

  • Kundeprosjekt i kundeteamet

  • Markedsprosjekt i markedsteamet

  • Operasjonelt- og forbedringsarbeid i avdelingsteamet

Merk at kundeteam og markedsteam ikke er avdelinger fordi arbeidsprosesser gjerne involverer deltakere på tvers av flere avdelinger.

For større prosjekter opprettes egne Team

  • Prosjekt med flere delprosjekt

  • Større arrangement med flere underdeler

 Eksempelet her er Pegasusprosjektet

Felle nummer 2. Dere bruker Teams gruppesamtaler som Skype- eller Facebook chat.

Vi bare skriver i vei og det er vanskelig å vite for andre om dette innlegget er viktig og relevant. I en hektisk hverdag kan jeg ikke lese alt som kommer mot meg, men må velge ut hva jeg leser etter hvor viktig og relevant det er for meg.

Teams-samtaler kan potensielt erstatte det meste av intern epost, men da må vi også skape en struktur for innleggene. Du ville vel aldri skrive en epost uten en overskrift? Det er jo den som forteller mottakeren hva det gjelder og som danner grunnlag for om jeg skal prioritere denne eposten. Du ville vel også alltid ha minst en på til: linjen? De du forventer skal gjøre noe, og respondere på eposten.

Du kan gjøre dette i Teams også. Legg til et emne for innlegget og adresser innlegget til de som forventes å gjøre noe med @navn. Andre som ikke er nevnt spesielt tilsvarer de som er på Kopi: linjen i en epost.

Skjermbildet viser strukturers samtale i Teams med overskrift

Nå er det enklere å vurdere hva som er viktig, hva som haster og hva som kan vente. Det blir også tydelig hvem som har oppgaver og hvem som kan se dette bare som informasjon.

3. Dere kopierer virksomhetens siloer på i Teams.

Skjermbilde viser søk i Teams samtaler og dokumenter

Det første mange gjør er å lage avdelings-team. Der foregår samtaler innen avdelingen og der ligger avdelingens dokumenter under Filer. Bare avdelingen har innsyn i dette. Så kopierer man den gamle mappestrukturen i mange nivåer som ingen egentlig husker hvordan ble opprettet, som er tidkrevende å bruke og som alle sliter med å navigere i.

 Det kan godt hende vi trenger et avdelings-Team, men styrken i Teams er å kunne opprette kommunikasjon og deling av dokumenter, planer, notater mm. basert på arbeidsprosesser på tvers av organisasjonen. Du kan til og med samarbeide med partnere, konsulenter og andre i Teams.

Du trenger ikke lenger bla i filstrukturer for å lete etter dokumenter. Du finner både dokumenter og samtaler på tvers av alle Team med søk. Det betyr at selv om dokumenter er spredt på de Team og kanalene der de er en del av arbeidsprosessene kan du finne dem igjen uten å bla deg til Teamet -> kanalen -> Filer for å finne det.

Å ta i bruk Teams er en gruppeoppgave, ikke en virksomhetsoppgave.

Å ta i bruk Teams er annerledes enn å ta i bruk SharePoint for felles arkiv, Intranett, og andre løsninger som skal fungere på tvers av virksomheten. I de tilfellene har man gjerne et prosjekt som støtter innføring, lager felles struktur og utarbeider retningslinjer for bruken.

Når en gruppe tar i bruk Teams for å samarbeide må de i hvert tilfelle bli enige om hva som er hensiktsmessig struktur for dem. Hvordan de skal samarbeide i Teamet er en avtale de må gjøre seg imellom og vil være ulikt for hver gruppe. Derfor må deltakerne i gruppen selv ha kompetanse til å forstå hvordan de bygger sin Teams-struktur og hvordan de kan bruke Teams effektivt i sitt arbeide.

Få en flying start på Teams-arbeidet

Trenger dere å styrke deres kompetanse i oppsett og bruk av Teams kan dere få litt starthjelp gjennom lynkurset Smart samarbeid med Teams. Er dere en gruppe, eller et prosjektteam som skal i gang med Teams får dere gjennom dette en flying start med å opprette deres eget Team, kanaler og etablere arbeidsform slik at dere er klare til å samarbeide effektivt umiddelbart.

Er du koordinator, leder, eller interessent og ønsker å skaffe deg denne kompetansen selv har vi et helt nytt nettkurs som bygger på de samme prinsippene. Dette kan kanskje hjelpe deg?

I mai og juni 2019 har vi et introduksjonstilbud der du kan ta nettkurset i Smart arbeid med Teams med 50% rabatt.

For å lese mer om nettkurset, gå til https://nettkurs.smartendring.no og velg Smart arbeid med Teams. Ønsker du å bestille, skriv inn kupongkode TEAMS06 for å få 50% rabatt.

 





Hvorfor du ender opp med en lang liste ugjorte oppgaver, og hva du kan gjøre med det

Mange av oss er tidsoptimister og har ikke alltid et realistisk bilde av hvor lang tid en oppgave tar. Dette kaller vi planleggingsfellen.

Kvinne som ser betenkt ut omgitt av klokker

Begrepet planleggingsfellen (The planning fallacy) ble introdusert av nobelprisvinner Daniel Kahneman og Amos Tversky in 1979. Fenomenet oppstår uavhengig av din tidligere erfaring av hvor lang tid en aktivitet tar. Jo flere deler en oppgave består av, jo større er sannsynligheten for at en eller flere av delene ikke kan gjennomføres på tiden du har antatt. Dette gjelder selv om det er en oppgave du har gjennomført mange ganger. Sannsynligheten kan være liten for at du støter på problemer i gjennomføring av en deloppgave, men vil du høyst sannsynlig støte på uventede problemer i minst en av deloppgavene.

Hjernen lurer oss

Planleggingsfellen er en av de mest vanlige måtene hjernen lurer oss på. Når vi skal planlegge tid går vi vanligvis ut fra det mest optimistiske estimatet og legger ikke inn ekstra tid for mulige hindringer, selv om erfaringen vår skulle tilsi at det ofte oppstår slike hindringer.

Et godt eksempel er tiden det tar å forflytte seg til et møte. Selv om vi har kommet i siste liten, eller for sent fem ganger på rad er vi like optimistiske i troen på at vi skal komme i god tid til møte seks.

Hva er årsaken til vi kommer bakpå i våre aktiviteter og oppgaver?

Den enkle årsaken er at vi ikke stiller oss spørsmålet "Hva om …" og derfor underestimerer vi tiden. Du skal lage en presentasjon på noen få lysbilder. Du tenker at det kan umulig ta mer enn en time. Fem minutter etter at du setter deg ned for å lage den kommer din kollega bort og spør "har du 5 minutter". Tja 5 minutter må vel gå tenker du, enda din erfaring burde sagt deg at det kommer til å ta en halv time. Så fortsetter du og finner ut at du mangler noen tall. De er ikke alltid tilgjengelige der og da. Så ville det jo gjøre seg med en illustrasjon eller to.

Har du forsøkt å finne brukelige illustrasjoner eller bilder til din presentasjon? Da vet du at det kan ta veldig mye tid. Når du endelig er ferdig har du sannsynligvis brukt to timer, altså dobbelt så mye tid som du trodde.

Se for deg at du har fem oppgaver du planlegger å gjøre i dag. Det ser ikke uoverkommelig ut, men når dagen er over har du bare gjort to av dem. Plutselig sitter du med 10-20 oppgaver som skulle vært gjort og med purringer og dårlig samvittighet.

Hva gjør du for å få kontroll over oppgavene?

Heldigvis kan hjernen som har lurt oss inn i en slik situasjon også hjelpe oss ut av den. Den trenger bare litt hjelp i form av struktur. For hver aktivitet du planlegger, spør deg selv om hva som kan oppstå av hindringer, og hva du eventuelt kan gjøre for å overkomme dem.

For kollegaen som ønsker 5 minutter, forklar at du er nødt til å bli ferdig innen en time og spør om dere kan snakke senere. For å ha de riktige tallene og illustrasjonene, bryt oppgaven ned i tre deler

  1. Finne grunnlagsdata

  2. Finne illustrasjonene

  3. Lage presentasjonen

Ikke legg alle aktivitetene til samme dag. Start gjerne med nummer 1 en uke før du må ha presentasjonen ferdig. Det kan hende du må få data av andre og det kan av og til ta et par dager. Samle illustrasjoner og bilder kontinuerlig når du kommer over noe du tror du kan trenge en gang så har du et lite bibliotek å hente fra. Arbeider du på denne måten får du sannsynligvis tid til å finpusse presentasjonen også.

Lag oppgavelisten din slik:

Tabell med oppgaver

Vil du lese mer om effektiv prioritering og behandling av oppgaver?

Hva gjør du når oppgavelisten bare vokser?

3 grunner til at du ikke har så mye tid som du tror

For starthjelp til å mestre den digitale hverdagen og ta kontroll over din tid, sjekk ut Smart bruk av Outlook for å ta kontroll over egen hverdag. Det kan gi deg en ny start og bedre resultater med mindre stress fordi du arbeider mer med viktige oppgaver og mindre med oppgaver du ikke bør bruke tid på.





Må vi vente på at ledelsen skal bestemme, eller kan du bestemme dine arbeidsverktøy selv?

Den største utfordringen med den digitale arbeidshverdagen er ikke å mestre funksjoner og teknologi, men å endre vaner og kultur for å arbeide, samarbeide og kommunisere på nye måter.

Bilde viser arbeidsrom med mann som jobber på PC

Jo større deler av organisasjonen som blir påvirket, jo vanskeligere er det. Derfor er det viktig å ta beslutninger om verktøy og arbeidsform på riktig nivå. Det er ingen grunn til at arbeidsformer som bare påvirker den enkelte skal gjelde for hele organisasjonen. Like viktig er det at arbeidsformer som påvirker hele organisasjonen blir tatt på ledelsesnivå.

Vanskelighetsgrad 1: Individnivå

Skal ledelsen bestemme hvordan du skal behandle e-post, følge opp dine oppgaver og gjøre dine notater? Spiller det noen rolle om den enkelte har  sin oppgaveoversikt i Outlook, Trello, OneNote etter på en liste i notatboka.

Så lenge jobben blir gjort og frister blir overholdt mener jeg man kan overlate det til den enkelte. Vi er skrudd sammen litt forskjellig og har ulike preferanser. Noen liker tellekanter og noen foretrekker det litt løsere. De fleste gjør en bedre jobb når de kan velge å jobbe I henhold til sine preferanser. Det betyr ikke at arbeidsgiver ikke kan tilby opplæring og foreslå måter å arbeide på som har vist seg å være effektive for mange, men det er ikke det samme som å pålegge noen å jobbe på en bestemt måte om det ikke har noe å si for resultatet.

 Vanskelighetsgrad 10: Gruppenivå

Nå blir det vanskeligere. Når vi skal samarbeide om noe i en gruppe må vi faktisk bli enige om en masse. Hvilke verktøy skal vi bruke? Hvordan skal vi forberede, gjennomføre og følge opp møter? Hvem skal bidra med hva, når? Det er mye å bli enige om, så her gjelder det ikke bare å endre individuelle vaner, men endre samarbeidsform og kultur. Da  blir vi utfordret av «vi har alltid gjort de sånn» og «det har vi prøvd før».

Så lenge vi kan bli enige innen vår gruppe om hvordan, og med hvilke verktøy vi samarbeider og kommuniserer, må ikke nødvendigvis andre grupper i organisasjonen gjøre det samme. Vi har våre oppgaver og vår måte å gjøre det på og andre kan ha gode grunner til å gjøre ting annerledes. La derfor dette være en beslutning på gruppenivå.

Figuren illustrerer vanskelighetsgrad for endring

Vanskelighetsgrad 100: Organisasjonsnivå

Dette er det vanskeligste. Vi skal få mange mennesker til å ønske og bli enige om å gjennomføre oppgaver på samme måte selv om de har ulik bakgrunn, ferdigheter og preferanser. Nå snakker vi prosjekt og endringsledelse. Likevel er det nødvendig der vi skal sikre at riktig informasjon kommer ut til hele organisasjonen, vi skal kommunisere på tvers av grupper og vi må være trygg på at alle følger viktige lover og regler slik som for eksempel GDPR-direktivet.

Her må ledelsen gå foran som et godt eksempel og ledere på alle nivå må sikre at dette gjennomføres i sine avdelinger. Det krever tydelige beslutninger og god kommunikasjon. Ikke bare om hva, men om hvorfor. Det er utrolig mye lettere å gjennomføre noe når alle forstår hvorfor. Særlig om det medfører å endre måte å jobbe på. Vi følger helst letteste vei om vi kan.

Hva gjør dere?

Mine råd er altså å la hver enkelt få bestemme hvordan de vil jobbe om det ikke har negative effekter for andre. La grupper og avdelinger få frihet til å finne sin arbeidsform så lenge det ikke er merkostnader, eller går på tvers av hva vi ønsker å oppnå på tvers av organisasjonen. Ta bare beslutning på toppnivå på det som er nødvendig for å samarbeide og kommunisere på tvers av organisasjonen og for å følge lover og regler. Da vil du oppleve at du får en handlekraftig organisasjon der ting blir gjort og ingen venter på beslutninger fra ledelsen for å gjøre gode endringer innenfor det de egentlig kan bestemme selv.

For eksempler på mulige valg, se Teams, Yammer, Workplace. Mange kanaler skaper frustrasjon

Har dere Office 365 og er usikre på hvilke verktøy dere skal bruke til hva i organisasjonen kan det hjelpe å gjennomgå Office 365 - en oppdagelsesreise i nye muligheter

3 ting du kan gjøre for å sikre fokus på viktige arbeidsoppgaver og unngå å bli avbrutt hele tiden

Mangel på fokus og konsentrasjon hindrer mange å fullføre planlagte oppgaver på jobben.

Bildet viser Bjørn O. Hopland i Smart endring AS

Prat med kolleger, lyder og varsler fra telefon og PC, samt sjekk av sosiale media og andre private aktiviteter gjør at de har problemer med å fokusere på arbeidsoppgavene sine. Noen blir også avsporet av egne tanker og bekymringer.
Du har laget den perfekte plan for uken som kommer. Likevel står du igjen med mange av de planlagte oppgavene når uken er over.

Hva hindrer fokus og gjør at vi sporer av planen?

Har du kommet deg over det første hinderet som faktisk er å ha en plan er det det andre hinderet å holde fokus på oppgavene og ikke la seg distrahere og avspore.

Illustrasjon som viser de tre årsakene til manglende fokus

I følge en undersøkelse fra Virgin Pulse sier 45% av de spurte at avbrytelser fra epost, meldinger og diverse lyder og varsler fra telefon og PC gjør at de har vanskelig for å fullføre oppgavene de arbeider med.
En tredel sier trangen til å holde seg oppdatert på sosiale media, nyheter og diverse private gjøremål går ut over fokus på arbeidsoppgaver.
Men det som de fleste sier, over halvparten av de spurte, er at unødvendige avbrytelser fra kolleger, eller at de selv avbryter andre med prat avsporer dem fra å bli ferdig med de planlagte oppgavene.

Virgin forbinder mange med Richard Branson og Virgin Atlantic, og Virgin Pulse er en del av det samme konsernet. De arbeider med helse så derfor er deres løsning på fokus-problemet bedre helse :-) som trening, kosthold og nok søvn. Det er nok et godt grunnlag, men hva kan vi ellers gjøre når vi har den helsa vi har?

For det første må vi ha en plan for hvilke oppgaver vi skal gjøre. Ellers har vi jo ikke noe å bli avsporet fra. Det kan være en overordnet plan og et sterkt ønske om å gjennomføre denne.

Tre mentale grep du kan ta for å nå dine mål og være mer fornøyd med deg selv i 2019

Deretter trenger vi en mer konkret plan for hva vi har tenkt å gjøre i dag, i morgen og neste uke basert på prioriteringene i den overordnede planen. Uten denne blir vi lett avsporet og arbeider for mye med oppgaver som kanskje ikke er høyeste prioritet, men som noen synes haster, er viktige for dem, og med det som måtte havne i vår Innboks.

Er du alltid busy på jobben? Full kalender og likevel føler du ikke at du får gjort alt du vil?

Du har planen klar, hva nå? Neste utfordring er å holde fokus på planen og ikke la seg avspore. Her må vi være realistiske. VI kan ikke låse oss inn på et rom, slå av telefon og epost for å unngå å bli avbrutt. I alle fall ikke hele tiden. Vi må ta med i planen at vi ikke kan være 100% fokusert og produktiv hele tiden og at andre også kan være avhengige av oss for å gjøre sine oppgaver.

3 grunner til at du ikke har så mye tid som du tror

Å sikre fokus på planlagt arbeid og unngå avsporinger er ikke enkelt og det avhenger i stor grad av selvdisiplin. Det finnes ingen magisk løsning på det dessverre, men det er noen grep du kan ta for å gjøre det lettere for deg selv.

3 ting du kan gjøre for å sikre fokus på viktige arbeidsoppgaver

1. Unngå å påføre deg selv distraksjoner og avbrytelser.

For å slå av varselr på iPhone, velg Innstillinger og Varslinger. Finn epostappen og endre innstillingene

For å slå av varselr på iPhone, velg Innstillinger og Varslinger. Finn epostappen og endre innstillingene

Slå av lyder og varsler på PC og telefon. Bestem selv når du vil behandle ny epost i Outlook. For hvordan, se Hvordan i all verden kan du jobbe effektivt når du blir avbrutt av ny E-post hele tiden? Nå unngår du at det popper opp flagg når du sitter på PC og skriver på et viktig dokument eller er mitt i en kalkyle.


Slå også av epostvarsler på telefonen. De er like forstyrrende for konsentrasjonen. Slå av bannere og lyder. Behold gjerne visning av antall uleste på appsymbolet så kan du sjekke om det er ny epost innimellom uten å åpne epostappen.


2. Blokker tid i kalenderen for større oppgaver

Ta kontroll over tiden din neste uke. Om ikke du tar kontroll over din kalender er det nok av andre som gjerne gjør det. Beskytt noe av tiden din neste uke ved å gjøre avtaler med deg selv i kalenderen der du planlegger å arbeide uforstyrret. Finn gjerne også et avsidesliggende møterom, eller jobb hjemme om du kan.

Tips! Mange har åpne kalendere der kollegene kan se hvilke avtaler du har. Når du lager en avtale med deg selv, ikke skriv egentid, tid til mail eller lignende. Det blir i liten grad respektert. Skriv en reell oppgavetekst i kalenderavtalen som andre forstår er viktig.

3 Ikke gjør det lett for kolleger å avbryte deg

Bild emed tekst “Har du 5 minutter?”

Telefonen er lettest å håndtere. Den kan du la være å ta. Evt. kan du svare med melding "ringer deg senere" eller andre standardmeldinger som ligger inne i telefonen. Det er verre å komme unna om en kollega kommer bort til deg og spør "Har du 5 minutter?" Du vet jo at det ikke blir 5 minutter, men en halv time…

Hva gjør du? Om du ikke har en plan i det øyeblikket er du sjanseløs. Da sier du OK, og det du hadde planlagt å gjøre forsvinner ut vinduet.

Derfor må du øve inn et svar på forhånd. For eksempel, "akkurat nå har jeg noe jeg må få ferdig, men om en time kan jeg ta en prat. Er det OK?", eller "Kan jeg komme tilbake til deg når jeg er ferdig med det jeg jobber med nå. Det er noen som venter på dette." Og jeg mener det bokstavelig når jeg sier at du må øve på det, for det er ikle lett når kollegaen eller kanskje sjefen står foran deg.

Du trenger ikke å ha dårlig samvittighet for å gjøre dette. Det er en fordel for både kolleger og sjefen at du får gjort dine arbeidsoppgaver. Tenk på det neste gang du må prioritere egne arbeidsoppgaver og ikke la noen avbryte deg i arbeidet.


Ressurser som kan hjelpe deg

For å raskt ta kontroll over tiden og gjøre det enklere å prioritere, sjekk ut Smart bruk av Outlook for å ta kontroll over egne hverdag
For individuell hjelp og støtte, vurder Smart mentorprogram for bedre resultater med mindre stress for deg selv.
Er dere en avdeling/gruppe som vil lage en solid plan for å nå egne og felles mål kan workshopen Smart måloppnåelse i en digital tid hjelpe dere å oppnå dette.

Tre mentale grep du kan ta for å nå dine mål og være mer fornøyd med deg selv i 2019

KVinne som gjør et happy hopp

Gitt at du har noe du ønsker å oppnå i 2019 er du sikkert enig med meg i at målene ikke oppnås ved tilfeldigheter og flaks, men at du faktisk må gjøre noe for å nå dem.

Du kan finne praktiske tips til struktur og planlegging for å nå mål her: Praktiserer dere målstyring på jobben? Har du et opplegg som sikrer at du når målene dine?

Likevel er planen bare en plan og ofte vet vi jo godt hva vi skal (eller burde) gjøre. Det er lett å miste fokus og finne på andre ting vi "må gjøre først". Hva er det som skal sikre at vi gjennomfører det vi har bestemt oss for? Noe av det vi må gjøre er å hjelpe oss selv til å få den rette mentale innstillingen. Her er mine forslag til tre mentale grep du kan ta for å nå dine mål og være mer fornøyd med deg selv i året som kommer.

1. Gjør de usynlige prioriteringene synlig

Det er ikke slik at våre skrevne jobb-mål og prioriteter er alt vi har å konsentrere oss om. Det finnes mange uskrevne prioriteter som konkurrerer med disse. De må vi gjøre synlige for å kunne planlegge dem også. Det kan være både jobbrelaterte- og private. I tillegg til å planlegge for å nå egne mål må vi også ta med bidra til andre, respondere på forespørsler som ikke nødvendigvis bidrar til egne mål, rettidig rapportering og administrative oppgaver. Ikke fortvil over at du "ikke har tid til å gjøre jobben" fordi det er så mange andre ting du også må gjøre. Det ER en del av jobben og som vi også må prioritere innenfor de rammene vi har. Men det blir lett konkurrerende prioriteter som kan spise opp tid og energi og som gjør at vi lett kan komme i en situasjon der vi bare sjonglerer mellom alt dette og mister fokus. Plutselig sitter vi og ser kattevideoer på Facebook, eller spiller Candy crush :-)

Det kreves aktiv mental innstilling for å fokusere på hver av prioriteringene enten de er skrevne eller uskrevne. Det sitter i hodet og er en mental daglig utfordring.

2. Ønsker er ikke det samme som mål

Mange har erfaring med å lage nyttårsønsker og ofte blir det med det. Vi ønsker å gjøre en forandring og håper det skjer. Selvfølgelig gjør det ikke det. I alle fall ikke av seg selv. En klok person har sagt "Et mål uten en plan er bare en drøm". Er det noe du virkelig vil endre, eller mål du vil nå, vil det alltid kreve at du gjør en eller flere konkrete aktiviteter for at det skal skje. Ønsker du å bli bedre på å bruke nettverket ditt må du

  1. Kartlegge nettverket ditt

  2. Kategorisere kontaktene

  3. Prioritere dem og

  4. Planlegge en serie med besøk, telefoner, epost, eller andre kontaktaktiviteter

Der har du en liten plan med fire aktiviteter som gjør det veldig mye mer konkret, handlingsorientert og lettere å gjennomføre.

3. Vær tydelig med deg selv om hvorfor

Den beste driveren for sikre gjennomføring av planer er å forstå hvorfor du skal gjøre aktivitetene. Hva er gevinsten? Det kan være både konkrete ting som bedre resultater, men like mye hvordan du vil føle deg når du har gjennomført aktiviteten. Da jeg skulle starte Smart endring hadde jeg en rekke kaffemøter med tidligere kolleger, samarbeidspartnere og andre forbindelser fordi jeg så det som viktig for å kunne bygge mitt nye selskap. Men det som etterhvert ble den største motivasjonen var de hyggelige møtene jeg hadde med mange jeg ikke hadde hatt kontakt med på lang tid og den inspirasjonen og de tilbakemeldingene jeg fikk. Istedenfor at gjennomføring av mange møter føltes som et ork fikk jeg ny energi for hvert møte.

Bilde av stjerneskudd

På samme måte vet jeg mange som klarer å gjennomføre planlagt trening ikke bare for å oppnå et fremtidig mål om å komme i god form, men den gode følelsen etter hver trening som svarer på "hvorfor gjør jeg dette egentlig?"

Til slutt, mange har dårlige erfaringer av typen "jeg har prøvd før, men fikk det ikke til". Mulig det, men nå er du klokere :-) Denne gangen får du det til, i alle fall om du har en konkret plan og tar det første skrittet. Enten det er å ta kontakt med noen i nettverket ditt, eller gå til den første treningstimen.

Godt nytt år med konkrete planer og positiv innstilling!

PS: Skulle du trenge litt hjelp til å strukturere mål og planer og hvordan du kan beskytte din tid og prioritering i en hektisk hverdag kan du vurdere å benytte deg av Smart endrings mentorprogram for å mestre den digitale hverdagen. Gratis uforpliktende kartleggingssamtale.

Hvis Workplace, Yammer og Teams var ment å erstatte intern epost, hvorfor får jeg da bare mer epost?

BIldet viser Frustrert kvinne som får altfor mye epost

Siden Intranettet ble innført de fleste organisasjoner på 2000-tallet har man slitt med å få ansatte til å gå dit og lese nyheter fra ledelsen og annen viktig informasjon. Vi var vant til å få alt på epost og det skapte stor frustrasjon at bare noen få gikk inn på Intranettet for å lese den. Det førte fort til at både ledere og andre saboterte Intranettet med å sende sin viktige informasjon på epost. Da var man sikker på at den ble lest. Mange tiltak ble forsøkt. Blant annet å påby alle ansatte å ha intranettet som standard forside i nettleseren, noe de fleste ignorerte og fortsatte med å ha Google som åpnings-side. Intranettet forble dødt som kommunikasjonskanal og ble kun et oppslagssted for statisk informasjon som ansatthåndbok og reiseregningsrutiner.

Vi prøver å bli kvitt intern epost igjen

Med fremveksten av bedriftsinterne "sosiale nettverk" er vi i gang igjen med nytt forsøk for å vri kommunikasjonen bort fra å sende informasjon til de ansattes epostbokser og over på en felles kommunikasjonsplattform. Nå oppfordres både ledere og andre til å ikke lenger sende informasjon på epost, men å "poste" den på Yammer eller Workplace by Facebook. Men vi har fremdeles det samme dilemmaet. Hvordan vet vi at informasjonen blir lest? Ikke alle ansatte er like begeistrede og aktive i disse kanalene og synes egentlig epost er enklere. Derfor gjør vi begge deler!

Vi legger ut informasjon og sørger for at systemet sender en epost i tillegg. Dette er et stort paradoks ettersom motivasjonen for de fleste virksomheter ved å ta i bruk disse nye løsningene er å redusere, og på sikt helt eliminere intern epost.

Slik blir du kvitt epostmeldingene fra Yammer og Workplace

Jeg holder mange kurs i Smart bruk av Outlook. Det vi alltid starter med er å få Outlook til å sortere eposten automatisk i viktig epost som inneholder oppgaver fra de som ikke krever noen handling fra vår side. Da kommer det alltid opp spørsmål om hvordan vi kan bli kvitt, eller sortert ut epostvarsler fra disse interne sosiale media-løsningene.

Se Outlook Innboks med fokus gjør mange regler overflødige for å sortere eposten automatisk

Bildet viser epost fra Yammer med lenke til Varselinnstillinger

Velg varsler i Yammer

Den beste løsningen er vanligvis å endre på varsel-innstillingene. I hver epost med varslinger om hendelser er det en lenke til å gjøre dette.

Bildet viser sjekkliste med ulike innstillinger du kan velge

Yammer har en grei lenke som heter Varslingsinnstillinger. Her kan du gjøre de valgene som passer deg best og beholde de varslingen du vil, men ta bort de du ikke ønsker.

Kanskje det er greit med et ukevarsel fra de generelle kanalene jeg ikke ser på i det daglige, mens jeg ikke har noe behov for å bli varslet om aktivitet i de gruppene jeg er aktiv. Der er jeg jo innom hver dag uansett.

Velg hvilke varsler du vil ha fra Workplace

Bildet viser varsel-epost fra WOrkplace med lenke til å avslutte abonnementet

Workplace by Facebook prøver å avskrekke deg ved å bare vise deg hvordan du stopper all epost. Dersom du vil endre varsel-innstillinger får du bare tilbud om å trykke på lenken avslutte abonnementet. Det høres litt drastisk ut for mange så de nøler.

Men om du gjør det kommer du til en side der du nå kan velge Administrer varselinnstillinger. Da får du flere valg og kan velge det nivået av varslinger du måtte ønske.

Bildet viser Workplave valg av varselinnstillinger

Bruker du Microsoft Teams og Microsoft Planner? Gjør det samme for å endre varselinnstillinger for disse også.

3 grunner til at du ikke har så mye tid som du tror

Bilde av timeglass der tiden renner ut

Kalenderen for uka så egentlig ganske bra ut. Ikke for mye møter så jeg tenkte det blir en grei uke. Men plutselig ble det ganske mye stress likevel og tiden rant ut før jeg fikk gjort halvparten av det jeg hadde tenkt å gjøre. Hva skjedde egentlig?

Hovedårsaken til at vi ikke får gjort alt vi hadde tenkt å gjøre er at kalenderen lyver. Den gir et falskt bilde av tiden. Den inneholder jo primært møter, og de fleste fortelle meg at de gjør mesteparten av jobben mellom møtene.

Og dette mellom er det vi undervurderer.

  1. Vi setter ikke av tid til oppgaver, henvendelser og møter vi ikke vet om enda. De fleste av oss kan planlegge maksimalt 50-60% av en uke og mange kan planlegge langt mindre. Det avhenger av type jobb du har. Så hvis du allerede har ganske tett med møte når uka starter har du i utgangspunktet en urealistisk plan.

  2. Vi legger ikke inn reisetid. Jeg jobbet med en som skulle ta et nettkurs på jobben der hver modul var 1-2 timer. Det så overkommelig ut i kalenderen. Problemet var at hun ofte hadde 1-2 timer reisetid til kundemøter. Når det ble lagt inn i kalenderen forsto hun hvorfor hun aldri fikk tid til nettkurset.

  3. Den tiden vi har igjen etter å ha notert møtetid og reisetid er den tiden vi har til å gjøre alle våre oppgaver. Svare på henvendelser, planlegge møter og gjennomføre de oppgavene vi må gjøre for å lykkes i jobben. Og disse er gjerne nedtegnet litt her og der. På gule lapper, en oppgaveliste i møteboka, løse ark, på telefonen og mange ikke notert i det hele tatt.

Når tid for alt dette blir lagt til blir det tydeligere hvorfor vi ikke får gjort alt vi skal. Vi har tatt på oss urealistisk mye. Dessverre er det som ryker først våre egne oppgaver.

Onckens prioriteringshierarki

Den amerikanske lederutvikleren William Oncken, Jr. beskrev hvordan vi prioriterer oppgaver i programmet Managing Management Time™.

Det prioriteringshierarkiet de fleste bruker ifølge ham ser slik ut

  1. Oppgaver vi må akseptere - Dette er oppgaver fra sjefen og kundeforespørsler

  2. Følge pålagte rutiner - Rapportering, teammøter og respondere på epost innen rimelig tid

  3. Vurdere - Kolleger som vil du skal gjøre noe for dem, eller innkaller deg til møter

  4. Gjennomføre egen plan - Oppgaver du må gjøre for å oppnå egne resultater og mål

Dette viser hvorfor det er våre egne oppgaver som lider når tiden ikke strekker til. For å både levere på omgivelsenes krav og forventninger og prioritere oppgaver så gjør at vi når egne mål må vi klare å sjonglere med du ulike oppgavetypene. Det to første nivåene må vi gjøre. Det vil si at det vi kan gjøre noe med er å balansere mellom egne oppgaver og henvendelser fra kolleger. Vi kan ikke ignorere disse, men vi kan kanskje finne en bedre balanse.

Se møter, reisetid og oppgaver i samme bilde

For å få en bedre oversikt over min tid, og som hjelper meg å prioritere bruker jeg den unike muligheten Outlook har til å vise både avtaler og oppgaver i det samme bildet. Jeg legger inn reisetid og passer på at jeg har nok tilgjengelig tid til å ta unna oppgaver jeg ikke vet om ennå.

Bildet viser ukeplan i Outlook med møter og oppgaver i samme bilde

Vil du legge om planleggingsvanene og prioritere bedre kan du få hjelp til det i lynkurset Smart bruk av Outlook for å ta kontroll over egen hverdag.

Er du alltid busy på jobben? Full kalender og likevel føler du ikke at du får gjort alt du vil?

Bildet viser mange fotgjengere i full fart

Du er på vei til å pakke sammen på jobben for dagen og vet at du har møtt dine deadlines. Likevel kan det hende du føler at du ikke har gjort noe som er virkelig viktig og strategisk? 

Mange føler at de blir presset tilbake i stolen av alt som kommer av forespørsler fra kunder, leder og kolleger. Det blir for lite tid igjen til å gjøre egne oppgaver som er viktige for virksomheten på lang sikt.

Dette er ikke uvanlig. Her er noen muligheter du kan teste ut

Sett av tid i kalenderen til viktige oppgaver og gi deg selv litt slakk.

De fleste av oss er tidsoptimister, så gange den tiden du tror du trenger med 2-to , så kan det hende det nærmer seg det du virkelig kommer til å bruke.
Mitt viktigste verktøy for dette er å lage en ukeplan for kommende uke. Jeg sørger for å ha noe beskyttet tid der jeg ikke er tilgjengelig. De fleste klarer seg uten deg et par timer. Så uunnværlig er du ikke. Men jeg passer også på å ha tid i kalenderen til å være tilgjengelig for andre, og til å løse oppgaver jeg ikke vet om ennå. Har du fylt kalenderen med mer enn 50-60% møter og aktiviteter vil kalenderen være overfylt når virkeligheten møter deg i neste uke.

Se mer om dette på Hvordan finne balansen mellom tilgjengelighet og egentid?

Ikke tro at du kan løse en vanskelig oppgave, lage en presentasjon, eller en strategisk oppgave i ett strekk.

Det fungerer sjelden. Sett av tid til å starte opp, få oversikt over hva du trenger og sette hjernen i sving, og planlegg mer tid et par dager senere for å jobbe videre. Da har du også tid til å innhente informasjon du finner ut at du mangler. Det kan også være vanskelig bare å få startet på en strategisk oppgave fordi den kanskje ikke er så klart formulert, eller veldig konkret. Synes du det er vanskelig å komme i gang? Det er du ikke alene om.

Du kan få noen tips her: 4 grunner til at du utsetter oppgaver og hvordan du kan unngå det
 

Bruk mindre tid på oppgaver som egentlig ikke er så viktige.

Den enkleste måten å gjøre det er å fylle tiden med de viktige oppgavene. Da blir det ikke tid til de mindre viktige. Hva er dine mål? Hva ønsker du å oppnå. Vet vi ikke det er det vanskelig å vite hva som er viktig. I fravær av klart definerte mål blir vi forunderlig opptatt med daglige trivielle oppgaver.

Vil du gå dypere i dette kan du lese mer her: Det er alltid mer å gjøre enn du noen gang kan få gjort!

 Men når skal vi ta tak i dette? Jeg har jo aldri tid til å få sette meg ned for å få overblikket og ta noen grep om min tidsbruk og mine prioriteringer. Nei nettopp. Det er det som er problemet.

Du kan få noen tips til hvordan her: Høsten er en travel tid

Lykke til med å ta kontroll, og oppnå bedre resultater med mindre stress.

Hvordan skrive epost med militær presisjon og vinne Innboks-slaget

Kvinne ved skrivebord som jobber på PC

Hvor mange leser all epost de får? Når jeg kikker over skulderen til deltakerne på mitt Smart bruk av Outlook kurs er det åpenbart at mange ser på Innboksen som en nyhetsstrøm i Facebook. Det renner inn så mye at det er fort gjort å overse en epost du har sendt til noen og som du mener de burde prioritere å behandle.

For å gjøre det lettere for mottakeren å gjøre de riktige valgene i Innboksen innfører en del organisasjoner en epostpolitikk som sier at du skal skrive bestemte ord i tittelen for å indikere prioritet, slik som TIL INFO:, ACTION:, TIL GODKJENNING:. Selv om dette er godt ment har jeg ikke sett noen steder der dette fungerer i praksis. Kanskje i militæret?

I en artikkel i HBR skriver Kabir Sehgal om sine erfaringer med epost i det amerikanske forsvaret og hvor kritisk det kan være om en viktig epost ikke blir behandlet. Konsekvensene for oss er kanskje ikke liv og død, men kan være misforståelser som fører til merarbeid, dårlige beslutninger og tapte penger.

Her er hans gode råd til deg om hva som fører til at akkurat din epost blir prioritert:

1. Vær tydelig med hva som er formålet med e-posten

Det ville være flott om vi kunne innføre et militært kodeverk, med stikkord som beskrevet over, men dessverre er få så disiplinerte, så det det blir opp til deg å gjøre noe som kan virke. Da er det tittel og avsender som har størst effekt på mottakeren.

Hvis tittelen på E-posten din er intetsigende, eller føles irrelevant for mottakeren kan du risikere at den drukner i en lang liste av meldinger. Her er noen eksempler på hva du kan få til med få ord og som vil øke sannsynligheten for at din E-post blir lest:

  • Trenger dine innspill til forretningsplan i dag
  • Kontroller kostnadsrapporten før 12 fredag.
  • Frist 1. okt. for sammenstilling av workshopresultat.
  • Nå har du mulighet til å påvirke budsjettet ditt

2. Start med en oppsummering

Hvis det første du ser i E-posten er en veldig lang innledning eller beskrivelse av en situasjon vil du mest sannsynlig tenke: "Dette har jeg ikke tid til å se på nå. Kanskje senere" Tenk også på at et langt avsnitt blir mange sider om du leser E-posten på mobilen. Om mulig, ta med all nødvendig informasjon for at mottakeren skal kunne svare deg. Unngå å bruke lenker til informasjon mottakeren trenger for å svare, eller ta en beslutning dersom det er mulig. Materiale som bare er tilgjengelig via lenker kan ikke leses om du ikke er på nett, og ofte ikke dersom du er på nett utenfor bedriften. Det beste er å ta med en kort oppsummering av viktig informasjon, og bruke lenker til mer utfyllende bakgrunnsmateriale.

3. Spar på ordene

En lang epost tar lengre tid å skrive og lese enn en kort epost. Tid er kostbar og mindre tidsbruk på å skrive og lese epost kan brukes til andre viktige oppgaver. Om mulig, hold eposten så kort at den kan leses på en skjerm. Det vil motivere til å lese hele eposten der og da fremfor å utsette den.
Bruk aktivt språk. Det er lettere å skrive, lettere å oppfatte, og gir færre ord.

Hvordan finne balansen mellom tilgjengelighet og egentid?

Bildet viser kvinne i balanse

Vi er avhengige av å samarbeide for å lykkes og det betyr gjerne kommunikasjon, mye kommunikasjon…
Det kan av og til være vanskelig å få tid og ro til egne tanker og til å gjennomføre egne oppgaver.

Avbrytelser, er den største plagen og tidstyven på norske arbeidsplasser i 2018, ifølge en ny rapport fra det norske analysebyrået Company Pulse. Kolleger som kommer og sier "har du 5. minutter", telefoner, epost og meldinger.

I dag kobles avbrytelser ofte til diskusjonen om eget kontor kontra kontorlandskap, men Company Pulse undersøkelsen viser at kontorformen ikke utgjør noen forskjell på hvor ofte man blir avbrutt i arbeidet.

I stor grad får du så mye avbrytelser som du legger opp til. Det er sjelden noe krav å være tilgjengelig til enhver tid, men det er viktig å ha en balanse mellom tilgjengelig tid og beskyttet tid.

Dagene består for mange av en veksling mellom møter og oppgaver. Noen oppgaver er det greit å gjøre mellom møtene og det kan være OK å være tilgjengelig og bli forstyrret litt. Andre oppgaver kan kreve mer konsentrasjon og at man får jobbe uavbrutt uten å bli forstyrret. Ved å ha et bevisst forhold til dette kan de fleste planlegge med begge deler.

For meg gjøres dette når jeg lager en plan for kommende uke.

Bildet vider ukekalender i Outlook med møter, avtaler for egentid og oppgaver

Som vist i illustrasjonen er det en del møter, en del åpen tid, eller tilgjengelig tid, og et par avtaler med meg selv jeg kaller beskyttet tid. Denne legger jeg gjerne til morgenen og sitter kanskje hjemme med disse oppgavene før jeg drar på kontoret. Alternativt prøver jeg å finne et møterom, eller et sted å sitte på kontoret jeg vanligvis ikke er for å gjemme meg bort litt. I min beskyttede tid ignorerer jeg epost, Skype-meldinger og telefon. Det er lite som ikke kan vente en time eller to, og jeg må faktisk få gjort min jobb også.

BIldet viser epostflagg fom kommer opp på skjermen. Fra artikkel på dinside.no

Men det er ikke bare forstyrrelser fra kolleger som avbryter deg når du sitter konsentrert og jobber. Den vanligste avbrytelsen er du ansvarlig for selv.

Får du opp et "flagg" på skjermen når du får ny epost?

Øynene dine, og underbevisstheten vil lese denne umiddelbart. Forskning viser at du mister konsentrasjonen i 30 sekunder til flere minutter når dette skjer.

Og hvor fristende er det vel ikke å klikke på flagget og åpne E-posten dersom det ser ut som noe interessant. Da er du virkelig langt ute av det du arbeidet med og det vil ta deg lang tid å komme tilbake til det du egentlig hadde bestemt deg for å arbeide med.

Gjør deg selv en tjeneste å slå av disse varslene! Ta bort alle merker under Meldingsankomst. I det minste Spill av en lyd, og Vis et skrivebordsvarsel.

Nå er det du som bestemmer tidspunktet for behandling av ny E-post, ikke senderen av E-posten. Her er hvordan du gjør det:

 
BIldet viser menyvalg Fil, Alternativer i Outlook
Bildet viser Outlook epostalternativer og hvordan du tar bort skrivebordsflagg

Vi du og dine kolleger ha hjelp til å finne balansen kan jeg love en kick-start på dette om dere tar lynkurset Smart bruk av Outlook til å ta kontroll over egen hverdag.

Tenk om alle uker hadde fire arbeidsdager

Kvinne fanget i tiden

Vi er inne i en uke med bare fire arbeidsdager. I mai er det faktisk fire uker som bare har fire arbeidsdager i seg, og for å være realistisk har vel to av dem bare tre på grunn av inneklemte arbeidsdager.

Betyr det at vi planlegge å gjøre mindre i mai? For noen kanskje? Mange blir imidlertid ikke målt på hvor mange dager de arbeider, men på hvilke resultater de oppnår. 

 

Hvis alle uker hadde bare fire arbeidsdager

Ville vi likevel være i stand til å nå våre mål? Høres vanskelig ut, men jeg mener det er mulig dersom man

  1. Planlegger for det
  2. Prioriterer riktig i hverdagen
  3. Holder fokus på gjennomføring av plan og oppgaver

Parkinsons lov

Bokomslag Parkinsons lov

I 1957 skrev professor C. Northcote Parkinson et humoristisk innlegg om ineffektivitet i The Economist. Der formulerte han det som senere har gitt navnet til loven som på norsk uttrykkes som Arbeidet ekspanderer til å fylle den tiden som er til disposisjon. Senere ga han ut en bok som harselerte med det han oppfattet som et ineffektivt byråkrati.

Mange vil kjenne seg igjen i dette. Har vi ikke så mange møter, eller tidsfrister vi må nå en dag slapper vi litt av. Vi er ikke så konsentrerte og får mindre gjort. Et ordspråk sier: Vil du ha noe gjort, gi oppgaven til en som allerede har mye å gjøre.

I det ligger det at en som har mye å gjøre er nødt til å være målrettet og konsentrert og ikke somle bort tiden.

Vi kjenner det også igjen fra møter. Dersom møtet er satt opp til en time, varer det en time. Hadde vi bare gitt det 50 minutter ville vi sannsynligvis ha utrettet det samme på kortere tid.

1. Hvorfor planlegge?

Sir John Harvey-Jones  som var en kjent forretningsmann i England sa en gang The nicest thing about not planning is that failure comes as a complete surprise rather than being preceded by a period of worry and depression. Han hadde humor i likhet med Parkinson :-)

Vi har behov for å planlegge fordi vi trenger å omsette det vi ønsker å oppnåtil hva vi må gjøre, i dag, i morgen, og i neste uke.

Vi trenger også å skape et beslutningsgrunnlag for riktig prioritering når noen ber deg om å gjøre noe, eller når du får en epost. Sist, men ikke minst, trenger vi å fylle tiden med det som er viktig og dermed unngå å bruke tid på det som ikke er viktig for å oppnå ønskede resultater

2. Hvordan sikre at vi prioriterer riktig i hverdagen

Et utsagn av Robert A. Heinlein  jeg mener beskriver mangel på prioritering godt er In the absence of clearly defined goals, we become strangely loyal to performing daily acts of trivia.

VI tar tusener av små beslutninger og prioriteringer bevisst og ubevisst i løpet av en dag. Mål hjelper oss å fokusere på det som betyr mest og kan gi oss bedre resultater uten at vi nødvendigvis detaljplanlegger alt fordi vi forstår umiddelbart hvilket valg vi må gjøre som bringer oss nærmere målet. Vet du ikke hva du skal oppnå har du heller ikke noe godt grunnlag for prioritering. Da blir vi lett sittende med eposten, eller andre rutineoppgaver. Så vi holder oss opptatt, men ikke nødvendigvis med de riktige oppgavene.

3. Hvordan holde fokus på gjennomføring av plan og oppgaver

Lag en realistisk ukeplan med både avtaler og oppgaver. Pass på at du ikke planlegger for mye. Du må også ha tid igjen til oppgaver du ikke vet om ennå.

Rakk du ikke alt du hadde tenkt å gjøre før påske?

Når du Planlegger uken som kommer, prøv å sette inn en del "beskyttet tid" i kalenderen, og bestem deg på forhånd hva du planlegger å bruke tiden til. Altså ikke skriv "lese epost", eller "egen tid".  Kaller du inn til møter, prøv å unngå timesmøter. Prøv 30 minutter, eller 45 minutter. Det har også andre fordeler…

Vi vet hvorfor du kommer for sent til møtene og ikke kommer igjennom oppgavelisten. Vil du endre på det?

Start dagen i kalender/oppgaveoversikten før du ser på ny epost. Unngå å hoppe fra oppgave til oppgave, men gjør noe helt ferdig. Det er mer effektivt, og mye mer tilfredsstillende :-) Sjekk gjerne ut Pomodoroteknikken, og blogginnlegget fra Ståle Hansen; How to succeed with singletasking for hvordan du jobber mest effektivt når du først har bestemt deg for å konsentrere deg om en oppgave.

Hva nå?

Gir de tre punktene over mening for deg, men du er usikker på hvordan du får det til? Gå sammen med noen kolleger så dere kan støtte hverandre og bli enda bedre til å jobbe mot felles mål. Vi kan hjelpe til om dere spanderer en dag på workshopen Smart måloppnåelse i en digital tid

Rakk du ikke alt du hadde tenkt å gjøre før påske?

Bilde viser vår golden retriever Sira med påskeegg

Det er mye som skal gjøres før påske og ofte er vi ikke helt realistiske når vi planlegger. Vi har våre planer, men andre har sine planer og de involverer ofte deg!. Hvor mye av ukens arbeidstimer tror du du kan planlegge? Selv de med veldig selvstendige jobber og stor frihet til å bestemme over egen arbeidsdag kan sjelden planlegge mer enn 50-60% av tiden. Resten av tiden må du ha tilgjengelig for aktiviteter, oppgaver og forespørsler du ikke vet om ennå.

Fordel oppgaver over tid

Så hva gjør du nå? Det er ikke noen god ide er å la alle oppgaver bare skli over til etter påske. Da starter du på minus og blir fort tatt av den daglige hvirvelvinden av epost og forespørsler. En bedre ide er å gå gjennom det du hadde tenkt å gjøre før påske og innse at du ikke kommer ajour uansett på første arbeidsdag etter påsken.

Sett av tid til deg selv, men også til andre

Fordel oppgavene utover de neste to ukene, og mens du holder på, blokker gjerne litt tid i kalenderen for å sikre at du både får gjort disse og andre oppgaver du allerede har planlagt å gjøre etter påske. Likevel må du også ha tid til å være tilgjengelige for andre, både til møter og andre aktiviteter andre er avhengige av for å få gjort sin jobb. Jeg kaller det beskyttet tid og tilgjengelig tid.

Bilde viser Outlook arbeidsuke med oppgaver under kalenderen

Se kalender og oppgaver i sammenheng

Bilde viser valg av arbeidsukevisning, velg dagens oppgaveliste, og normal

Oppgaver som ikke er veldig omfattende og ikke trenger å gjøres på et bestemt tidspunkt beholder jeg i oppgavelisten under kalenderen og gjør i løpet av dagen, mellom møter og beskyttet tid. Ser du ikke oppgave under kalenderen i Outlook? Her er hvordan du setter det opp.

Les mer på Du kommer aldri gjennom lange oppgavelister. Her er løsningen!

God påske, og etterpåske :-)

 

 

4 grunner til at du utsetter oppgaver og hvordan du kan unngå det

Av og til utsetter mange av oss oppgaver. De kan godt være på oppgavelisten, men vi lar dem skli fra dag til dag til de ender opp som dårlige samvittigheter. Det kan være flere grunner til at vi gjør dette. Her er fire av de viktigste i henhold til  nettstedet Entrepreneur.

1. Du føler deg overveldet

Når oppgavelisten blir lang kan det føles som en umulig oppgave å komme gjennom den. Særlig om oppgavene er omfattende og vanskelige. Da er det lett å tenke, "dette har jeg ikke tid til å gå løs på nå". Så ender vi opp med å plukke noen av de mindre, ikke så viktige oppgavene i stedet. For å løse dette må vi bryte ned store oppgaver i flere mindre og gjøre litt av gangen over en periode.

2. Du føler ikke for å gå løs på denne oppgaven akkurat nå

Vi mangler energi til å gå løs på oppgaven. Vi er alle forskjellige. Noen har mest energi om morgenen, noen om kvelden. Det er en myte at man alltid skal starte med de vanskeligste oppgavene om morgenen. Finn ut når du har mest energi og planlegg utfra dette.

Har du en vanskelig oppgave? Start med noe lettere!

3. Det er en oppgave du ikke har lyst til å gjøre

Vi har alle oppgaver vi ikke liker, men som vi må gjøre av og til likevel. Det kan være å føre reiseregninger, eller å ta en telefon du tror kan bli ubehagelig. Problemet er at jo lenger du venter jo verre blir det. Få det overstått. Tenk på hvor bra det vil være å få reiseutleggene tilbake og så mye bedre du vil føle deg etterpå.

Unngå at prioritering blir en kamp mellom fornuft og følelser

4. Du føler ikke at det er noe som haster

Det kan være en viktig oppgave, men det er alltid noe som brenner mer. Det er ikke nødvendigvis viktigere oppgaver, men noen maser på deg, eller du føler press på deg selv til å for eksempel holde antallet uleste epost i Innboksen nede.

For disse oppgavene gjelder det å skape et bilde i hodet av at de faktisk haster. Sett en frist for deg selv som kanskje er kunstig, men som gjør at du i større grad får jobbet med viktige ting og på den måten bidrar det til at du oppnår mer. Gjør du flere av de viktige oppgavene får du mindre tid til de uviktige. Ved å gjøre dette blir du altså mer effektiv. Ser du slik på det kan belønningen være høy for å sette press på seg selv for oppgaver som egentlig ikke har noen tidsfrist.

Se også Effektivitet kan læres

 

Det er alltid mer å gjøre enn du noen gang kan få gjort!

adult-1850268_1920.jpg

Innboksen blir aldri tom. Hvis du hele tiden skal gjøre alt andre vil du skal gjøre får du aldri gjort dine viktigste oppgaver. På et tidspunkt må du stille deg spørsmålet; Er det jeg gjør nå det viktigste og riktigste jeg bør jobbe med?

Kanskje ikke, men jeg må jo gjøre dette, eller noen må jo gjøre det… Jeg kan ikke si nei…

Skal du oppnå det du ønsker må du vurdere hele tiden, og av og til gjøre noen valg som ikke nødvendigvis er populære hos andre. Det er kanskje litt ubehagelige der og da, men det riktige i lengden. Dette er en treningssak og jo mer du trener, jo lettere er det.

Avdøde Stephen Covey, forfatteren av The 7 Habits of Highly Effective People (de syv gode vanene på norsk) sier det slik:

"You have to decide what your highest priorities are, and must have the courage – pleasantly, smilingly, nonapologetically – to say no to other things. And the way you do it is by having a bigger “yes” burning inside."

Med det mener han at du må ha klart for deg hva du vil oppnå og måle alle forespørsler opp mot dette. Vil dette bringe meg nærmere mine mål, eller ikke?

Har du det klart for deg blir det enklere å prioritere.

Du kan også vaksinere deg mot å bli "angrepet" ved å lage din egen plan, definere dine egne aktiviteter og oppgaver før andre kommer med sine forespørsler til deg. Da er det mye lettere å si at du ikke kan prioritere dette fordi du allerede har fullt opp med oppgaver du må gjøre. Ikke si "jeg har ikke tid". Du har alltid tid til det du velger å prioritere.

Vil du ha litt inspirasjon kan jeg anbefale boken Essentialism: The diciplined pursuit of less. Forfatteren Greg McKeown sier

"If you don't prioritise your life, someone else will".

For litt praktisk hjelp til å legg din plan kan du få noen tips i Tid, oppgaver og verktøy får skylda når vi ikke får gjennomført alt vi håpet

Vil du gå mer grunnleggende til verks og vil prioritere å sette av en dag til å gjøre det grundig kan du vurdere å delta i workshopen Smart måloppnåelse i en digital tid Da får du støtte i et sett med maler og opplegg i Outlook og OneNote for å gjøre det enklere å ha oversikt, og for å prioritere raskere og enklere. Kanskje du får med deg noen kolleger også for å sikre at dere alle leverer på jobbmålene?

Praktiserer dere målstyring på jobben? Har du et opplegg som sikrer at du når målene dine?

DU bør helst ha en plan for å nå målet

DU bør helst ha en plan for å nå målet

Mange i dag blir ikke målt på hvor mange timer man jobber, men hva man produserer og hvilke resultater man skaper. Dette passer bra for mange fordi det gir fleksibilitet og mulighet til å selv styre egen arbeidsdag. Likevel er ikke dette uten problemer. Kravene til resultater øker hele tiden og det er opp til hver enkelt av oss å finne ut hvordan vi skal takle dette. YS arbeidslivsbarometer viser at 70% av oss opplever at presset for å produsere mer på kortere tid bare øker.

Den vanskelige jobben begynner når målene er satt

Jeg har jobbet med og i flere selskaper der man har gode prosesser for målsetting. Problemet er at når målene er satt er det ofte ikke struktur og prosesser på plass for å hjelpe en å oppnå målene. Nå er det opp til deg å finne ut hvordan!

Det er et bra utgangspunkt å ha godt definerte mål, men jeg vet mange sliter med å lage en plan basert på målene. Som følge av dette blir målene liggende i skuffen til det nærmer seg måneds- eller kvartalsmøtet der man skal gi en status på hvordan vi ligger an til å nå målene. Det møtet vet jeg mange gruer seg til. Hvordan ville det føles å gå inn i et slikt møte med følelsen av kontroll og visshet om at målene er innen rekkevidde?

Ikke gå i aktivitetsfellen

Retningsløs aktivitet spiser av tiden du skulle brukt på å nå dine mål sier BI forsker og filosof Øyvind Kvalnes.

Jeg har arbeidet hele mitt yrkesliv i organisasjoner med klare mål og som har vært opptatt av at alle som arbeider der bruker maksimalt av sin tid på aktiviteter som fører til gode resultater. En aktivitet har ingen verdi om den ikke fører en ett skritt nærmere målet. Ledelsesguruen Peter Drücker har en treffende beskrivelse på dette, nemlig aktivitetsfellen som er den man går i når man blir så ivrig til å gjennomføre masse aktiviteter at man glemmer hvorfor man gjør dem.

Hva skal til for å oppnå bedre resultater med mindre stress?

Vi må finne en balanse mellom planlegging og gjennomføring som gjør at vi kan levere balansert på våre målområder med god kontroll og trygghet på at vi har kontinuerlig fremgang. Når vi har følelsen av kontroll reduserer vi også stressnivået. For å kunne arbeide målrettet må du ha en form for plan der du bryter ned de overordnede målene i aktiviteter som alle hjelper deg å nå målet.

Gjennomfør en firepunktsplan for å nå dine mål

For å kunne etablere en klar siktlinje fra mine overordnede mål til daglige aktiviteter bruker jeg en firepunktsplan der jeg starter med mine fokusområder som du også kan kalle målområder, objectives eller andre begreper som brukes i din virksomhet. Fra det jobber jeg meg nedover helt til det blir klart hva jeg skal gjøre i dag og i neste uke for å være sikker på å hele tiden prioritere oppgaver som leder til de ønskede resultatene.

4-punktsplan.png

De to første skrittene sikrer god planlegging og de to siste gjennom­føring av planen.

Delta på dagsworkshop 31. januar for å etablere din 2018-plan og et rammeverk for prioritere oppgaver som leder til bedre måloppnåelse med mindre stress

Vil du ha hjelp til å etablere planen og et solid digitalt rammeverk for å prioritere oppgaver som ledert til gode resultater kan du og de du jobber sammen med å delta på dagsworkshop i Smart måloppnåelse i en digital tid 31. januar. Er dere flere kan det også være en god ide å vurdere en bedriftsintern workshop. Ring meg gjerne på 90173524 for en uforpliktende prat, evt. send meg en epost på bjorn@smartendring.no


En avdeling hos en finansinstitusjon opplevde at alle hadde utrolig hektiske hverdager som førte til at alle ble veldig operasjonelle og ikke fikk jobbet nok med å nå strategiske mål. Gjennom en tilpasset dagsworkshop laget de handlingsplaner der hvert teammedlem brøt ned de de langsiktige målene i mindre aktiviteter som lot seg kombinere med de daglige gjøremålene. Gjennom dette ble det mulig å levere både på kortsiktige og langsiktige mål. 


Eksempel på hvordan din plan kan se ut i OneNote som resultat fra workshop

Eksempel på hvordan din plan kan se ut i OneNote som resultat fra workshop

Hvordan ta juleferie med god samvittighet

Snømannen Kalle?

Snømannen Kalle?

Mange opplever den siste tiden før en ferie som veldig stressende. "Nei nei, dette kan jeg ikke se på nå. Kom tilbake etter jul". Likevel får du et rush av oppgaver som samler seg opp, og det vet du når du prøver å ha ferie. De fleste gir opp og reiser på ferie med masse ubehandlede oppgaver og e-post i innboksen. Da er det ikke så lett å koble av. Gjør heller dette:

  1. Helst 2 uker før ferien
  • Gå igjennom planlagte prosjekter, aktiviteter, løse lapper, og oppgaver du har lovet andre å gjøre
  • Bestem hva du realistisk kan gjennomføre før ferien, og distribuer dem på de dagene du har igjen før ferien.
  • Flytt resten til etter ferien. Gi beskjed til andre om det påvirker deres arbeid
  • For tips om å organisere oppgavene dine, se: Du kommer aldri gjennom lange oppgavelister! Her er løsningen.

2. Frem til ferien

3. Ta ferie med god samvittighet

PS: Skulle du likevel jobbe litt i julen kan du rydde i postboksen og komme deg ajour til etter jul. Se lenken over. Den vil hjelpe deg da også.

Hvordan leve et perfekt liv, ha kontroll på alt, og gjøre alt som står i planen

Nani

Nani

Lykken er en varm hund sier Linus i Knøttene. Det kan man være enig i, men så enkelt er ikke livet. Dagene våre er fulle av krav fra omgivelsene og fra oss selv. Ofte er det våre egne krav som er de vi mest ønsker å leve opptil.

Vel, jeg er ganske fornøyd med hvordan jeg lever livet mitt og jobben jeg gjør, men selvfølgelig ville det alltid være bra om jeg kan bli litt bedre, litt mer effektiv, og samarbeide bedre med andre. Men jeg vil ikke bli en annen person av den grunn.

Det er mange som lover deg et bedre liv og full kontroll over tiden din, bare du blir som dem ....
Da vil du aldri behandle epost mer enn en gang om dagen. Du har alltid en time eller to om morgenen der du gjør ditt viktigste arbeid uforstyrret og du avslutter dagen med å reflektere over alt du har fått gjort.

Kom tilbake til virkeligheten! Jeg vet om veldig få som kan komme unna med å behandle epost bare en gang om dagen. Omløpshastigheten og informasjonsmengden i dag krever at man gjør dette flere ganger om dagen for å holde oversikten og kan reagere på hendelser som oppstår. Det kan også være kolleger som venter på din respons og ikke kommer videre før du har gitt dem et svar. Det er jo derfor mange også leser epost på telefon så de kan gi et raskt svar på noe, eller fange opp viktig informasjon i tide.

Jeg har heller ikke noe tro på at man nødvendigvis skal gå løs på de tyngste oppgavene tidlig på morgenen. Det fungerer i alle fall ikke for alle. For mange er det faktisk bedre å "varme opp" litt med å komme ajour med epost, få unna en reiseregning og litt annet mens man tar en morgenkaffe. Men jeg har tro på at man må planlegge og sette av tid til de større oppgavene.

Min erfaring er at man må finne en balanse mellom det man gjør for seg selv, og den tiden man må akseptere å bli avbrutt av kolleger, eller svare på eposthenvendelser som gjør at andre kan få gjort sin jobb. Jeg deler inn dette i beskyttet tid og tilgjengelig tid. Beskyttet tid kan være at man jobber et par timer hjemme før man drar til kontoret og blir tatt av malstrømmen der. Eller finner et bortgjemt møterom på jobben, setter telefonen på stille og forsøker å komme gjennom arbeid relativt uforstyrret. Så kan man arbeide med andre oppgaver, delta i møter og være sosial på andre tidspunkt.

For å få til dette må du komme andre i forkjøpet med din plan. Dersom ikke du tar kontroll over din tid er det mer enn nok andre som gjerne gjør det :-)

Lag en ukeplan hver fredag for kommende uke der du tar hensyn til både dine, og kollegenes behov. Men ikke fyll opp planen helt. Husk at 30-50% av det du kommer til å gjøre neste uke vet du ikke om ennå. Det blir styrt av eposter, møteinnkallelser og andre henvendelser du får. Du må altså planlegge for det uforutsette og ha rom i kalenderen til dette.

Lag en balansert ukeplan. Beskytt tiden du må jobbe uforstyrret. Hold en del tid åpen for å være tilgjengelig

Lag en balansert ukeplan. Beskytt tiden du må jobbe uforstyrret. Hold en del tid åpen for å være tilgjengelig

Skulle du trenge en kick-start på å ta mer kontroll over egen tid og være mer ajour med oppgaver uten å endre livet ditt kan du jo vurdere det veldig praktiske kurset Smart bruk av Outlook - ta kontroll over egen arbeidsdag og prioriter riktig for å nå dine mål. Der du kommer godt i gang med å jobbe litt smartere på et par timer.

Hvorfor skal noen prioritere din E-post? Her er 3 ting du må gjøre!

Drukner din E-post i mottakerens Innboks? Her er 3 tips som sikrer at mottakeren vil lese din E-post!

Jeg vet mange bruker masse tid og energi på å behandle og svare på innkommende e-post. Det er selvfølgelig viktig å ha kontroll på dette for å ha kontroll og oversikt. Samtidig kan det være vel så viktig for deg å skrive e-post til andre som skal hjelpe deg i å nå dine mål. Det er bare det at andre får minst like mye e-post som du gjør og om du ikke er smart kan din viktige e-post drukne i strømmen.

De fleste av oss mottar en kontinuerlig strøm av e-post i Innboksen på vår PC, iPad og telefon. Først bruker vi noen sekunder på å lese overskriftene for å avgjøre hvor relevant og viktig e-posten er og bestemme oss for hvilken e-post vi skal lese. Du kan trygt anta at andre gjør det samme. Hvis du ikke ut fra overskriften umiddelbart kan lese hva formålet med e-posten er blir den mest sannsynlig ikke lest i første omgang i alle fall. Du kommer kanskje tilbake til den senere med mindre den allerede er skjøvet langt ned i innboksen din. Siden du har "halvlest" den er den nå mest sannsynlig markert som lest.

Hvordan kan du så øke sannsynligheten for at din e-post blir lest, og du oppnår formålet du hadde med å sende den?

1. Vær svært tydelig med hva som er formålet med e-posten

Når du leser E-post på telefonen som 90% av oss gjør ofte ser du gjerne avsender og tittel på E-posten. Det betyr at du har maksimum 40-50 tegn du kan benytte for å få mottakeren til å forstå hva e-posten gjelder. Det er bare en tredjedel av en Twittermelding. Om du skriver på Twitter forstår du utfordringen :-) Hvis tittelen på E-posten din er intetsigende eller føles irrelevant for mottakeren kan du risikere at den blir slettet, eller mer sannsynlig drukne i en lang liste av halvleste meldinger. Her er noen eksempler på hva du kan få til med få ord og som vil øke sannsynligheten for at din E-post blir lest:

  • Trenger dine innspill til forretningsplan i dag
  • Kontroller kostnadsrapporten før 12 fredag.
  • Frist 1. okt. for sammenstilling av workshopresultat.
  • Nå har du mulighet til å påvirke budsjettet ditt

2. Skriv kort, kom fort til poenget, og inkluder all nødvendig informasjon

Hvis det første du ser i E-posten er en veldig lang innledning eller beskrivelse av en situasjon vil du mest sannsynlig tenke: "Dette har jeg ikke tid til å se på nå. Kanskje senere" Tenk også på at et langt avsnitt blir mange sider om du leser E-posten på mobilen. Om mulig, ta med all nødvendig informasjon for at mottakeren skal kunne svare deg. Unngå å bruke lenker til informasjon mottakeren trenger for å svare, eller ta en beslutning dersom det er mulig. Materiale som bare er tilgjengelig via lenker kan ikke leses om du ikke er på nett, og ofte ikke dersom du er på nett utenfor bedriften. Det beste er å ta med en kort oppsummering av viktig informasjon, og bruke lenker til mer utfyllende bakgrunnsmateriale.

3. Gjør det enkelt å svare

Dersom du kan ordlegge deg slik at mottakeren kan svare ja, nei, eller OK vil det øke muligheten for å få et raskt svar, og det er enkelt å gjøre fra telefonen. Svært få ønsker å skrive en lengere tekst på mobilen. Dersom du spør om tall eller andre data, gi mottakeren en tabell eller et skjema å fylle ut. Det gjør det enklere å forstå hvilke data du trenger, og i hvilket format. Det gjør det også enklere å sammenstille data fra flere for deg. Før du sender, les igjennom og still deg selv følgende kontrollspørsmål:

  • Er det enkelt for mottakeren å forstå tema og hva som forventes av handlinger for E-posten fra Emnelinjen (på mobilen)?
  • Skrev jeg tydelig nok til at det skal være unødvendig for mottakeren å komme tilbake med oppfølgingsspørsmål?
  • Sender jeg E-posten bare til de de dette virkelig angår?
  • Har jeg sjekket at den ikke inneholder stave-, eller grammatikalske feil (spesielt om du skriver på fremmedspråk)?

Ved å ta litt ekstra tid kan du spare mye på å ikke måtte sende ut påminnelser til mottakere det e-posten druknet i strømmen og få færre E-poster med oppfølgingsspørsmål. I tillegg vil dine kolleger lære at du ikke kaster bort deres tid og i fremtiden vil de åpne din e-post først fordi de vet at de er korte, konsise og enkle å besvare :-)