Har dere nettmøter eller videomøter på jobben? Hva er forskjellen og hvorfor er dette viktig?

Er du uengasjert i video og nettmøter?

Om 5 år vil 75% av alle møter i mellomstore og store virksomheter foregå i nettmøter mot 40% i dag. (Kilde: Gartner Group)

Dette vil påvirke de fleste av oss. For noen kan det virke skremmende og uønsket. "Skal vi ikke møtes mer nå da?" Jo da, men det blir færre fysiske møter og flere møter på nett. Det påvirker både innhold i, og gjennomføring av begge møtetyper. De gangene vi har anledning til å møtes vil vi legge mer vekt på det sosiale, bli bedre kjent og skape tillit i gruppen. Så kan vi gjøre effektiv saksbehandling i nettmøtene.

Hva mener jeg med videomøter?

Dette er møte som typisk holdes på videokonferanse-systemer der hovedvekten er på at vi kan se og høre hverandre. Deltakerne sitter gjerne med sin notatbok, eller PC, men den er ikke koblet til møtet. Eller en av deltakerne i møtet kobler opp sin PC til møtet og deler på storskjerm.

Hva mener jeg med nettmøter?

Det er møter der vi både ser og hører hverandre, og i tillegg er alle med i møtet fra sin PC. Da kan vi samarbeide på dokumenter, kommentere og stille spørsmål i møtechat og skisse på det digitale møterommets whiteboard.

Hva skal til for å engasjere alle møtedeltakerne?

Tenkt deg avdelingsmøtet deres. Lederen snakker i vei, gjerne med en PowerPoint-presentasjon som bakgrunn. Etter hvert lytter du med et halvt øre og før du vet ordet av det er du i Innboksen. Det er jo så mye epost!

Ikke bra, men vi har vel alle gjort det, og ingen vet jo om det - tror vi :-) Helt til lederen sier "Bjørn hva mener du om dette?" Øøøhh, kan du gjenta spørsmålet? Ganske flaut.

Men det er ikke lett å holde konsentrasjonen. Snakker du mer enn 3-5 minutter uten å engasjere med møtedeltakerne må du regne med at de faller av. Men dette kan du gjøre noe med!

Effektive nettmøter engasjerer alle deltakerne regelmessig

For å drive effektive møter der alle er engasjerte er det ikke nok at vi ser hverandre. Vi trenger de samme møteverktøyene vi har når vi samles i et møterom, og noe i tillegg. Nettmøter er ikke som vanlige møter der vi sitter i samme rom. De krever mer forberedelser og struktur for at vi skal oppnå ønsket resultat.

I følge Gartner Group er det vi trenger møteverktøy på nett som støtter daglig samarbeid mellom deltakerne, presentasjoner, opplæring og deling. De må kunne brukes uansett hvor man er og på mobile enheter. Det kan være man bruker forskjellige verktøy til samarbeid på nett, og for mer formelle planlagte møter. For mange vil man nok satse på ett møteverktøy, men kanskje vurdere utvidelser for forskjellige formål. Det er også fullt mulig å kombinere videokonferanseløsninger med nettmøteverktøy.

 I følge Gartner Group er målet for mange virksomheter å ta i bruk møteverktøy for følgende formål:

1. Forbedre arbeidsmøter der deltakerne deler og samarbeider på dokumenter og annet materiale.

2. Bryte ned geografiske hindringer for samarbeid

3. Øke ansattengasjement for ansatte som arbeider utenfor kontoret

4. Spare tid og penger ved å reise mindre

5. Gjøre opplæring til grupper på flere steder samtidig

6. Gjennomføre allmøter og større avdelingsmøter uten at alle må være til stede

 De færreste av oss kan velge hvilke møteverktøy virksomheten skal benytte, men vi kan lære oss å beherske dem og vi kan være bevisst når vi planlegger et møte. Som leder i Microsoft hadde jeg mange nettmøter.

Ett av dem var det månedlige avdelingsmøtet med 24 teammedlemmer i 12 land. Hvordan engasjerer du med dem og sørger for at alle har hodet i møtet og ikke i Innboksen?

Min viktigste erfaring er å aldri prate mer enn 3-5 minutter før du ber om tilbakemeldinger og innspill. Dette kan gjøres på forskjellige måter gjennom møtechat, quiz-verktøy og min favoritt, Tavle / Whiteboard. På forhånd må du planlegge hvilke verktøy du vil bruke og når.

Her er et eksempel fra ett av våre månedsmøter der jeg ber om innspill og alle skriver i vei samtidig. På den måten får jeg innspill fra 20+ deltakere på under 2 minutter! Prøv det i et vanlig møte :-)

• Tavlefunksjonen er det samme som møterommets whiteboard.

• Den gjør det enkelt å samle innspill fra mange på en gang.

• Alle deltakere kan få en “tusj” å skrive med.

• Du kan opprette flere tavler for ulike tema.

• Innhold kan lagres for bruk etter møtet

Hvilke møteverktøy har dere på jobben og hvordan vil du bruke mulighetene der til å drive mer engasjerende møter? Enten dere bruker Skype, Teams, WebEx eller annet, sjekk hvilke muligheter du har til å engasjere med møtedeltakerne.

Bruker dere Skype for Business eller Teams og ønsker å trene på gode nettmøter?

Sjekk ut workshopene Smart samarbeid på kryss og tvers med Skype, og Smarte møter på kryss og tvers med Teams.

Ikke reis på kontoret i dag! Møt kolleger hjemme ... vel, på nett

syktbarn

Har du opplevd å kalle inn til møte i godt tid, og så er det noen som melder avbud kort tid før på grunn av reise, sykt barn, eller fordi de har andre grunner til å ikke komme på kontoret når møtetidspunktet er der?Å ringe inn, eller gjøre om til nettmøte på sparket blir for vanskelig fordi vi ikke har tenkt igjennom og planlagt med at dennesituasjonen kan oppstå. Derfor, planlegg alle møter som nettmøter! Det koster ingenting. Bruker du Lync / Skype for Business kan du bare trykke på Nytt Lync-møte istedenfor Nytt møte i Outlook. Det er helt gratis :-) Du kan selvfølgelig også legg til møterom som vanlig og bare bruke nettmøtet om ikke alle kan være tilstede.

Lyncmøte

Basert på mange års erfaring i å samarbeide med kolleger verden over i Microsoft har jeg identifisert tre konkrete jobbscenarier der nettmøter virkelig kan bringe verdi og som til og med kan gjøre disse møtene mer effektive enn om vi satt i samme rom.

Q&A

Samarbeid, kommuniser og prat med kolleger som om vi satt rundt samme bord!

Det første scenariet er det naturlige samarbeidet man får når man sitter i samme lokale og kan rusle bort til noen å spørre "Har du 5 minutter?" Øyeblikksmeldinger sammen med dokumentdeling og videosamtale er det som gir disse mulighetene på avstand. Du kan ta et raskt samarbeidsmøte. Jobbe på samme dokument, eller manipulere tall sammen i Excel mye enklere enn om din kollega satt ved siden av deg.

Gjennomfør nettmøter som om vi skulle sitte i samme møterom!

Lync-board

Det vi ofte gjør når vi har møtene i møterommet er å vise PowerPoint, samt skrive og tegne på whiteboard og flip-overark. Det fine med det er at alle kan sprette opp fra stolen og skrive noe og være aktive møtedeltakere. I tradisjonelle videomøter har man vanligvis ikke denne muligheten. Om man er flere møtedeltakere i samme rom som deltar i nettmøtet er ofte bare en koblet opp mot møtet med sin PC og kan bruke samarbeidsverktøy som for eksempel digital tavle. Da blir de andre lett tilskuere. Dersom alle deltar fra sin PC har alle en "tusj" hver til å skrive på tavlen. På denne måten er det mye enklere å sikre engasjement fra alle møtedeltakere.

Hold presentasjoner i nettmøter som om deltakerne sitter i samme sal!

Lyncmøte

Til sist har vi det store avdelingsmøtet eller allmøtet med flere titalls deltakere sittende rundt omkring. Sjefen setter i gang med å presentere månedens resultater og innen 5 minutter er gått lytter de fleste med et halvt øre mens de forsøker å arbeide seg gjennom e-post som har hopet seg opp i Innboksen. Men det trenger ikke være slik. Legg opp til hyppig feedback og små quiz som en del av presentasjonen så får du den ønskede oppmerksomhet. Det kan forberedes før møtet og enkelt integreres med presentasjonen din.

Du tror kanskje ikke du har alle disse mulighetene, men har virksomheten et felles system for nettsamarbeid og møter som for eks. Lync, Sametime, WebEx eller Hangouts har du dette tilgjengelig. Du må bare lære å bruke det :-)

Trenger du/dere hjelp til dette kan dere lære å mestre alle tre scenarier på bare to timer. Les mer om dette her: Smart arbeid på kryss og tvers med Skype for Business og Lync

Vi sparte x-hundretusen kroner på å innføre videomøter! Men tapte vi engasjement i arbeidet?

Sparerpengervideokonferanse

Det finnes mange artikler om å spare penger med å ha video og nettmøter i IT-, ledelse- og økonomipresse. Det er fint for ledelsen, men det bidrar ikke veldig til å motivere medarbeidere når man innfører video- og nettmøter som sparetiltak. Hadde det ikke vært mer inspirerende å høre at man kan få bedre og mer effektive møter og spare tid med fantastiske nye muligheter? Det er imidlertid ledelsen forsiktige med å love.

Stort sett alt som er skrevet om å øke produktivitet er beskrevet av leverandører av nettmøte og konferansesystemer. De kjenner sine systemers muligheter. Det gjør ikke alltid brukerne av systemene. De artiklene som beskriver fordelen for virksomhetens side beskriver oftest at de sparer penger.

Fokus i artikler som beskriver hvordan bedriften sparer penger er ofte grunnet i at IT-sjefen eller økonomisjefen er intervjuet. Det er få som spør brukerne. I så fall er det en leder som synes det er bra å slippe noen reisedøgn i året, mens medarbeidere som har lite reiser tvert imot synes det er ille å bli fratatt de få mulighetene han hadde til å treffe kolleger andre steder i landet av og til og nå bare møter dem på video.

Nettmøter er effektivt og sparer mye tid, men når er fysiske møter best?

Men det er virkelig mulig å gjøre nettmøter både gode og inspirerende. Problemet er at det ikke kommer av seg selv og er vanskeligere å måle det positive resultat av en det er å måle redusert reisekost.

Det er en almen misforståelse at nettmøter er det samme som vanlige møter, bare at deltakerne sitter ulike steder. Derfor legger ikke bedrifter opp til å lære de ansatte nye arbeids og møteteknikker som kan gjøre nettmøtene gode. Du kan for eksempel ikke legge opp til å holde en 15 minutters PowerPoint presentasjon og så ta spørsmålene til slutt. Da har de fleste falt av for lenge siden. Du må engasjere med møtedeltakerne kontinuerlig for å holde deres oppmerksomhet i møtet. Og du ser ikke når de faller av …

Hvorfor nettmøter fra egen PC er bedre enn dyre videokonferanserom

Basert på mange års erfaring i å samarbeide med kolleger verden over i Microsoft har jeg identifisert tre konkrete jobbscenarier der nettmøter virkelig kan bringe verdi og som til og med kan gjøre disse møtene mer effektive enn om vi satt i samme rom.

Samarbeid, kommuniser og prat med kolleger som om vi satt rundt samme bord!

Q&A

Det første scenariet er det naturlige samarbeidet man får når man sitter i samme lokale og kan rusle bort til noen å spørre "Har du 5 minutter?" Øyeblikksmeldinger sammen med dokumentdeling og videosamtale er det som gir disse mulighetene på avstand. Du kan ta et raskt samarbeidsmøte. Jobbe på samme dokument, eller manipulere tall sammen i Excel mye enklere enn om din kollega satt ved siden av deg.

Gjennomfør nettmøter som om vi skulle sitte i samme møterom!

Lync-board

Det vi ofte gjør når vi har møtene i møterommet er å vise PowerPoint, samt skrive og tegne på whiteboard og flip-overark. Det fine med det er at alle kan sprette opp fra stolen og skrive noe og være aktive møtedeltakere. I tradisjonelle videomøter har man vanligvis ikke denne muligheten. Om man er flere møtedeltakere i samme rom som deltar i nettmøtet er ofte bare en koblet opp mot møtet med sin PC og kan bruke samarbeidsverktøy som for eksempel digital tavle. Da blir de andre lett tilskuere. Dersom alle deltar fra sin PC har alle en "tusj" hver til å skrive på tavlen. På denne måten er det mye enklere å sikre engasjement fra alle møtedeltakere.

Hold presentasjoner i nettmøter som om deltakerne sitter i samme sal!

Lyncmøte

Til sist har vi det store avdelingsmøtet eller allmøtet med flere titalls deltakere sittende rundt omkring. Sjefen setter i gang med å presentere månedens resultater og innen 5 minutter er gått lytter de fleste med et halvt øre mens de forsøker å arbeide seg gjennom e-post som har hopet seg opp i Innboksen. Men det trenger ikke være slik. Legg opp til hyppig feedback og små quiz som en del av presentasjonen så får du den ønskede oppmerksomhet. Det kan forberedes før møtet og enkelt integreres med presentasjonen din.

Du tror kanskje ikke du har alle disse mulighetene, men har virksomheten et felles system for nettsamarbeid og møter som for eks. Lync, Sametime, WebEx eller Hangouts har du dette tilgjengelig. Du må bare lære å bruke det :-)

Trenger du/dere hjelp til dette kan dere lære å mestre alle tre scenarier på bare to timer. Les mer om dette på Smart samarbeid på kryss og tvers.

Hvorfor nettmøter fra egen PC er bedre enn dyre videokonferanserom

Hva har Radio, TV, aviser og konferanser felles? De ønsker å gjøre tilskuere, tilhørere og lesere til deltakere. Til dette benytter de SMS, Facebook, Twitter og Instagram for å skape en toveiskommunikasjon. Det er kanskje ikke helt tingen for nettmøtene på jobben, men utfordringen er den samme. På nettmøter har man i likhet med media ikke direktekontakt over bordet med deltakerne.

Dersom man sitter i et videokonferanserom der alle ser på en felles skjerm blir det lett å lene seg tilbake i stolen og "se på TV". Oppsettet kan virke passiviserende på deltakerne. Hvordan gjør vi så om tilskuere til deltakere på nettmøter? Jo, alle må ha like muligheter til å bidra i møtet. Det har de ikke dersom mange ser på en felles videokonferanseskjerm og bare en har sin PC koblet opp mot møtet, har kontrollen og mulighet til å bidra på nett.

Et annen vanlig problem er at den eller de som kobler seg på fra egen PC fra et annet sted en hovedgruppen føler seg utenfor. Det blir det gruppen mot den personen. Det er mye lettere for de som sitter samlet i rommet å henvende seg til dem som sitter ved samme bord enn til den som er på et annet sted. Følgen er at den som sitter alene ofte fører seg glemt.

Hvordan kan vi gi alle lik mulighet og ansvar til å bidra? Det kan vi gjøre ved at alle går inn på nettmøtet fra egen PC og blir likeverdige deltakere. Da vil alle ha verktøy til å delta aktivt i møtet. Det kan for eksempel være ved å skrive på nettmøtes whiteboard, peke på noe i en Powerpointpresentasjon, eller samskrive på et dokument. Møteleder kan enkelt legge inn elementer som driver dialog og engasjement på nett. Fremdeles kan flere møtedeltakere sitte i samme rom. De vil bare ha flere muligheter til å engasjere seg i møtet enn om de "ser på TV" og de som sitter andre steder blir mer likeverdige.

Man kan gjerne ha elektroniske tavler/Smartboard i møterommet koblet opp til møtet i tillegg, men da som en fellestavle og ikke knyttet opp mot en deltaker. Det er i ferd med å komme flere slike løsninger på markedet. Kanskje de gamle videokonferanserommene kan oppgraderes til dette?

Nettmøter er uansett krevende og fordrer at møteleder og de som presenterer innlegg er oppmerksom på de utfordringene som er spesielle for denne typen møter. For mer om dette se også Are you multitasking in online meetings? So are others who attend your meetings!

Hold kontakten med familie og Skypevenner fra Lync

I den nye, fleksible arbeidshverdagen går av og til jobb og familieliv om hverandre. Du har kanskje en tenåring hjemme og en sønn eller datter som studerer i utlandet? Det er ikke alltid det passer å bare være tilgjengelig for dem bare på kvelden. Av og til er det viktig å være tilgjengelig der og da når de trenger det.Mange virksomheter bruker i dag Microsoft Lync til å kommunisere med kolleger og forretningskontakter, mens særlig den oppvoksende generasjon bruker Skype for å chatte og for å snakke med hverandre helt gratis.

Lyncinvitasjon til Skype

Nå kan du invitere familien til å koble seg opp mot ditt Lync-nettverk på jobben fra sin Skypekonto. Da kan du være tilgjengelig for dem når de trenger det og du kan enklere nå dem når du sitter med jobb-PC'en.

Her er hva du gjør:

1. Trykk på symbolet for å legge til kontakt. Det er den lille personen med + på seg
2. Velg Legg til en kontakt som ikke er i organisasjonen, og velg Skype
3. Fyll inn Skypeadressen til den du vil legge til og gruppetilhørigheter
4. Trykk OK. Nå vil det bli sendt en forespørsel til den du inviterer.
5. Så snart forespørselen er akseptert vil du kunne se tilgjengelighetsinformasjon, chatte og starte en samtale.

Under ser du samtalen fra Lync, og fra Skype. Video er ikke støttet for denne kombinasjonen. Det du får er tilgjengelighetsinformasjon, chat og samtaler.

For mer informasjon, se Microsoft blogginnlegg om Lync.