Slik bygger du dine KI-muskler og blir mer effektiv

Skaff deg en Copilot- Generert med MIcrosoft bildeskaper

For mange som har eksperimentert med ChatGPT og Microsoft Copilot for nettet (tidligere Bing Chat), er kanskje tiden inne til å gå systematisk til verks for å utnytte de nye mulighetene? Denne typen verktøy er i utgangspunktet personlige. De kan hjelpe deg med å effektivisere oppgaver, få kreative ideer og levere med bedre kvalitet. Men det skjer bare dersom du trener bevisst på bruke dem. Og hva gjør du med den tiden du sparer?

Det er ikke lett å endre arbeidsvaner. Råd jeg har fått er å alltid starte med å spørre meg selv, kan jeg få KI hjelp til denne oppgaven? Men jeg glemmer det hele tiden, og trenger å innarbeide dette som en vane.

Her er forslag til fem nye vaner som kan hjelpe deg og meg å få mest mulig ut av KI.

1 - Bruk tiden du får tilbake fra generativ AI godt

Det er liten verdi i å spare tid med KI om du bare søler bort tiden du sparer inn. Det kan være arbeidsoppgaver du nå får tid til å gjøre. Men det trenger ikke være mer jobb. Gevinsten kan like gjerne være å ikke jobbe om kvelden dersom det er målet. Men om fremdeles drar opp PC'en på kvelden eller i helgen av gammel vane blir jo denne gevinsten borte.

2 -  Menneskelig kunnskap og relasjoner betyr mer nå, ikke mindre

Du kan ikke stole på at det du får generert er riktig. Det er du som må ta ansvar for innholdet. Og vi trenger fremdeles å søke støtte, og samarbeide med andre mennesker. Det kan ikke KI erstatte. Og ikke vil jeg det heller. Om du sier til deg selv, jeg trenger ikke å spørre en kollega, jeg spør bare Copilot, vil jeg se det som et faresignal. Vi mennesker er sosiale og det vil jeg ikke miste.

3 - Med Copilot er det egentlig ikke noe som heter et dumt spørsmål.

Det du synes det er flaut å spørre andre om fordi du mener du burde kunnet svaret, det kan du spørre Copilot om. Den er like tålmodig som GPS'en i bilen når jeg kjører feil. Den gir meg nye instruksjoner uten utålmodighet i stemmen.

4 - Slutt å Google - søk mer effektivt med KI

I følge undersøkelser bruker vi 20-30% av arbeidsdagen til å søke etter og sammenstille informasjon. Her ligger sannsynligvis det største innsparingspotensialet for mange. Jeg har helt sluttet med vanlige Google-søk. Jeg bruker Copilot for nettet. Den finner det jeg spør om ved å sette sammen informasjon fra flere kilder til et lesbart svar på mye kortere tid enn jeg kan gjøre det. Den er oppdatert med dagsaktuell informasjon, og den oppgir kildene så jeg kan sjekke om jeg er usikker på om noe faktisk stemmer.

5 - Endre tenkemåten din fra "kommandomodus" til "samtalemodus".

Med mindre du er svært god til å stille spørsmål der du er veldig spesifikk på hva du vil ha av resultat er det lite sannsynlig at det første svaret du får er det beste du kan få. Det fine er at du kan stille tilleggsspørsmål og gjøre presiseringer uten at du trenger å starte på nytt. Du kan føre en dialog med KI-verktøyet og etter 3-4 runder får du noe som er veldig bra.

 Er du usikker på hva de ulike Copilotene gjør? Les dette Det haster ikke med å kjøpe Copilot for Microsoft 365

Vil du/dere komme raskt opp å kjøre med effektiv bruk av Copilot for nettet, eller Copilot for Microsoft 365? Ta kontakt så lager vi et opplegg for deres virksomhet fra en 40 minutters oppdagelsesreise i de innebygde KI-mulighetene i Microsoft 365 og Edge til en 2 timers workshop der dere trener på reell bruk av Copilot i jobben. Se eksempel på program i Smart og sikker bruk av KI du allerede har i Microsoft 365

Vil du oppnå noe som betyr mye for deg?

Noe som alltid har irritert meg, og særlig da jeg jobbet med HR i Microsoft er ledere som søker etter resultatorienterte medarbeidere. Å bare være opptatt av resultater kan ha flere negative effekter. Det kan også gi deg en forventning om at bare du vil det nok, så vil du oppnå det du ønsker.

Det er en besnærende tanke som Paulo Coelho skriver om i boken Alkymisten. Han skriver Når du vil noe vil hele universet hjelpe deg å oppnå det. Men som forfatteren av boken Den lille prinsen, Antoin de Saint-Exupéry sier, et mål uten en plan er bare et ønske.

Planlegg for at ting endrer seg hele tiden

Min erfaring støtter nok mer dette. Likevel er jeg ikke tilhenger av rigorøse og detaljerte planer. I en omskiftende verden har en slik plan svært kort levetid. Å lage en plan for å oppnå noe er sjelden en rett linje fra der du er til målet, men det er mer som å seile. Du vet hvor du vil, men når vinden skifter må du endre planen for å komme dit du vil.

Det er også forskjellige krav til en businessplan som kanskje involverer flere og som skal føre til at vi når (felles) mål over tid, og en personlig plan for meg selv. Den første er mer kompleks og er en del av det jeg jobber med andre om i workshopen Smart måloppnåelse i en digital tid, og i nettkurset med samme tittel.

Vil du oppnå noe for deg selv?

Her er hvordan jeg jobber for å nå mine personlige mål. Jeg har kommet frem til et veldig enkelt format for dette:

1. Hva er målet jeg vil oppnå

2. Overordnet, hva må jeg gjøre for å komme dit

3. Hva kan hindre meg i å nå målet

4. Hva kan jeg gjøre for å unngå hindringen, eller minske den

Du kan bruke denne både til jobb og private mål. Her er et oppsett med et par eksempler:

Det betyr ingenting hvilket verktøy du bruker for å lage din egen plan som over. Du kan til og med skrive den ned på papir. Personlig bruker jeg mitt "digitale papir" i OneNote, som er mitt favoritt universalverktøy i Office. Er du ikke kjent med OneNote? Les Går jeg glipp av noe om jeg ikke bruker Microsoft OneNote?

Til punktet om å redusere antall møter, jeg vet at det er et høyst reelt ønske for mange. Vil du ha tips om alternativer til møter kan du lese Få oversikt - og samarbeid med andre uten å møtes hele tiden.

Har du et system for å oppnå dine, eller teamets mål?

Gjennom de til sammen 30 årene jeg jobbet i HP, Oracle og Microsoft hadde jeg alltid klart definerte mål satt av ledelsen. Disse gikk jeg igjennom med min leder for å sikre at vi hadde en felles forståelse av målene, og hvordan jeg i store trekk skulle nå dem. Som leder gjorde jeg det samme med mine medarbeidere.  Men  hvordan jeg, eller mitt team skulle planlegge og gjennomføre planen for å oppnå målene, det var opp til meg. Dette var Mangement by Objectives - MBO som var vanlig på den tiden. I alle fall i amerikanske virksomheter.

Et mål uten en plan er bare en drøm

For å være trygg på å nå målene følte jeg behov for å lage en plan med sjekkpunkter som viste om jeg var i rute for å nå planen gjennom året. Det kunne vær en ganske enkel plan satt opp som en tabell med de verktøyene jeg hadde til rådighet. Se tabellen og les mer om dette her: Er du godt i gang med det nye året? Vet du hva du må gjøre for å nå dine mål?

Når målstyring ikke er nok - er OKR svaret?

Etter hvert som verden er blitt mer kompleks, digitalisering har ført til raskere omløpstid og større informasjonsmengder ble det behov for økt fokus på de viktigste vi må oppnå i vår virksomhet, team, og for meg i min jobb. MBO ble videreutviklet til OKR - Objectives and Key Results som er innarbeidet i mange virksomheter i dag, også norske.

Les mer om OKR her: Når målstyring ikke er nok - er OKR svaret?

OKR er ikke avhengig av spesielle systemer og verktøy

Det er tenkemåten og hvordan vi planlegger og gjennomfører som er OKR, ikke hva slags verktøy vi bruker.

Når det er sagt er vi avhengig av å jobbe med, og følge opp planer digitalt i dag og dersom vi skal gjennomføre denne tankemåten i en større virksomhet og vil ha god oversikt for mange Team og medarbeidere kan et system være smart å ha.

Det finnes flere slike på markedet, og Microsoft har OKR-systemet Viva Goals som er integrert i Microsoft 365. Jeg har testet dette og tror det kan være bra, men for noen kan det være for ambisiøst å starte der, og det går fint å prøve ut dette med enklere verktøy også.

Fra mål til handling og resultater med Microsoft-verktøy

Har dere Microsoft 365 er det naturlig å se om vi kan bruke verktøy vi allerede har, eller utvide med verktøy som passer inn i dette økosystemet. Her er en oversikt over verktøy jeg har brukt, og fremdeles bruker for planlegging og gjennomføring av prosjekter og aktiviteter som bidrar til at jeg og mine team oppnår ønskede resultater.

Vil dere utforske denne måten å planlegge og jobbe på kan dere vurdere workshopen Smart måloppnåelse i en digital tid. Den er godt egnet for ledere og for team som skal oppnå gode resultater sammen. Er det bare deg, kan du få innsikt og verktøy gjennom nettkurset Smart måloppnåelse i en hybrid arbeidshverdag. Se Smart endring nettkurs

Med noen enkle grep får du bedre oversikt i Planner

Når du tar i bruk Planner i Teams har den en samling, eller kolonne for oppgaver som har overskriften Gjøremål. Det kan være greit nok for en enkel oppgaveliste, men for det formålet er vel egentlig Planner overkill?

For de fleste vil hensikten med å bruke Planner være planlegging, oppgavetildeling og oppfølging av samarbeid i en gruppe, og da kan det være vel verd å bruke litt tid på å bygge en struktur i Planner som er tilpasset det vi skal samarbeide om.

Hva kan du bruke Microsoft Planner til?

Prosjekter

Mange bruker Planner sammen med Teams for interne prosjekter. Deltakerne i prosjektet jobber vanligvis ikke fulltid i prosjektene, og kan ofte bidra i flere prosjekter. For eksempel en fokusgruppe for oppfølging av medarbeiderundersøkelser, eller onboarding av nyansatte. Det kan også være arrangementer, utvikling og innføring av nye arbeidsprosesser, og å utvikle ny strategi.

Da kan det være lurt å gruppere ulike oppgaver og leveranser i prosjektet på flere inndelinger. Her er et eksempel der vi skal utvikle nye tjenester og kontorfasiliteter for ansatte i virksomheten

Har du brukt tavleverktøy som Trello og lignende før er du kanskje vant til å sette opp tre kolonner; Ikke startet, under arbeid og Fullført? Det trenger du ikke å gjøre i Planner. Der kan vi lage et oppsett med flere arbeidsområder eller prosjektstrømmer i hver sin Inndeling som vist her. Ønsker vi å få en status på oppgavene kan vi bytte til en visning som viser Fremdrift. Dette er en av flere nyttige visninger.

Operasjonelle aktiviteter

VI kan også bruke Planner og Teams til daglig prioritering, oppgavefordeling og oppfølging. For eksempel å prioritere og fordele oppgaver på det ukentlige avdelingsmøtet. Flere ledergrupper bruker det også til å melde inn saker til ledermøte, bygge en agenda, og notere oppfølgingsoppgaver.

Da trenger vi en annen struktur. For eksempel slik: Vi melder inn saker, så flytter vi de sakene vi prioriterer over i en annen inndeling. Da beholder vi de innkommende sakene og kanskje prioriterer vi disse på neste møte. De sakene vi ikke vil ha med videre kan vi flytte til en "ikke prioritert" Inndeling. På denne måten bevarer vi historikken over behandlede saker.

Ønsker dere en praktisk opplæring i hvordan prioritere og tildele oppgaver og gjennomføre prosjekter med Planner kan dere videre workshopen Smarte prosjekter med Planner og Teams.  Er det bare deg, kan kanskje nettkurset med samme navn og innhold være en mulighet?

Hvordan kan vi utvikle en effektiv samarbeidskultur?

Virksomheter gjør ofte et omfattende arbeid for å opprette Team og kanaler for alle deler av organisasjonen. Problemet er ofte at de ansatte i liten grad bruker kanalene. De ser gjerne fordelene med å dele dokumenter i teams, men fortsetter å kommunisere på epost, eller bruker Teams chat. Når bør vi bruke kanaler, og når er chat eller epost det riktige valget?

En ny rapport fra SWOOP Analytics der 17 organisasjoner med til sammen 68 000 ansatte deltar viser at i snitt at bare 1 av 4 ansatte bruker kanaler til kommunikasjon. Variasjonene er naturligvis store. Undersøkelsen viser at de som bruker kanalene til kommunikasjon har en ting felles. De inngår en avtale med hverandre om hvordan de skal kommunisere.

Det er ikke nok at kanalene finnes. Når en arbeidsgruppe skal ta i bruk Teams for samarbeid er det som å starte et prosjekt. Jeg har vært med å starte utallige prosjekter da jeg ledet Microsoft Consulting i Norge. Felles for dem alle var at vi hadde et oppstartsmøte der vi ble enige om hvordan vi skulle samarbeide, hvor vi skulle lagre dokumenter og hvordan vi skulle kommunisere.

Hvorfor er Team og kanaler viktig for å lykkes?

Når vi kommuniserer på epost og chat er det person til person. Fra meg til deg, eller til noen utvalgte kolleger. De etterlater seg ikke en historie som er tilgengelig for fremtiden. Bruker vi derimot en Teams-kanal for å kommunisere, blir hele historien tatt vare på, er tilgjengelig og søkbar. Den er en del av virksomhetens historie.

Les mer om dette i Dette går du glipp av om du bare bruker chat i Teams, og ikke Team og kanaler

Eposten blir ikke borte

Selv om Team og kanaler er viktig kan vi heller ikke ignorere de andre samarbeidsformene som inngår i Microsoft 365. I følge SWOOP Analytics undersøkelser spiller hver av fem samarbeidsformer en egen rolle, og de komplementerer hverandre.

Disse er Outlook, Microsoft Teams chat, Teams møter, Teams kanaler, og for noen Viva Engage (tidligere kalt Yammer).

Undersøkelsen viste at Microsoft Teams chat bidrar mest til å styrke personlige- og grupperelasjoner. Outlook gir muligheten til å kommunisere bredt, siden vi bruker epost til å nå ut til, og samarbeide med eksterne personer. Det samme gjelder Teams-møter der vi kan samarbeide med hvem som helst. Så vi kan ikke ignorere noen av disse, men lære oss å utnytte hver av dem til det de er best til.

Skal vi samarbeide effektivt må vi snakke sammen

Bare 5% av de analyserte gruppene hadde etablert klare samarbeidsavtaler og utviklet en felles kultur for dette. De resterende 95 % av arbeidsgruppene hadde medlemmer som brukte M365-samarbeidsverktøyene på svært forskjellige måter. Da blir det vanskelig å kommunisere og samarbeide effektivt.

For å løse dette kan du som eier av et team, en arbeidsgruppe, eller en avdeling utarbeide en teamavtale. Les mer om dette på Har dere laget Team-avtaler for hybridkontoret? . I en slik avtale kan dere også være spesifikke på hva vi bruker kanaler til og hva som er greit å gjøre i en chat, eller i en epost. Og, når bør vi heller snakke sammen i et (Teams)møte.

Trenger dere hjelp til å analysere deres samarbeidsmønstre og bruk av M365, eller til å utarbeide et opplegg for teamavtaler? Ring Bjørn på 90173524, eller send en epost til bjorn@smartendring.no

Kle på deg rustningen og ta i bruk ditt nye våpen

Bildet viser Bjørn O. Hopland i sin “Rustning”

Gjennom de 10 årene jeg har levert workshops og andre tjenester er det en gjenganger. Mange kommer på jobben om morgenen, klar til å ta fatt på dagens oppgaver. Og går hjem med en følelse av, "hvor ble dagen av? Og hvorfor kom jeg ikke mer en halvveis gjennom min oppgaveliste?". Kjenner du deg igjen?

For 10 år siden var det Outlook som ble syndebukken. Det renner inn med forespørsler og informasjon i Innboksen. Jeg blir sittende altfor mye med å svare på epost, og da blir det mindre til igjen til å gjøre egne oppgaver. I tillegg kommer avbrytelser fra kolleger som gjør at arbeidet blir stykket opp.

Og er det blitt bedre på disse 10 årene, og etter at mange har tatt i bruk Teams? Absolutt ikke! Nå er det enda en kanal jeg må følge med på.

Samtidig som Microsoft legger flere verktøy som Teams inn i verktøykassen har de også utviklet en rustning som kan beskytte oss, og nye våpen vi kan bruke for å gjøre våre oppgaver.

Tar du på deg rustningen?

Microsoft Viva Insights er rustningen vi kan ta på oss. Du har tilbudet, men det er du som må ta den på. Å ta på oss klær er vanligvis noe vi lærer gradvis som barn, men skal rustningen være effektiv må du følge monteringsanvisningen. Og hvor finner vi den?

Les også Er det din feil om du leser og svarer på jobbmeldinger i helgen?

Vel, ingen steder. Så jeg har laget en du kan lære å følge sammen med dine kolleger i løpet av en 40 minutters frokost, eller lunsjworkshop om Hvordan kan vi redusere stress og få bedre livsbalanse med Microsoft Viva Insight. Ved bruk av Viva som personlig veileder kan du enklere balansere din tid, redusere avbrytelser og stress, og bruke møtene til din fordel.

Tar du i bruk det nye våpenet du har fått?

Du kan ikke ha unngått å lese om kunstig intelligens og ChatGPT i de siste månedene. Men, tenker du, er det noe for meg? Det blir omtalt som alt fra et strategisk verktøy for virksomheten til noe du kan bruke for å skrive en konfirmasjonstale.

Men hva er nytteverdien for meg, hvordan får jeg det, og hva kan jeg bruke det til i jobben? Den gode nyheten er at du allerede har flere KI-verktøy du bruker i dag uten å tenke på det, og at du nettopp har fått nye slike verktøy av Microsoft uten at du er klar over det.

Les også Nå kan du spare mye tid. Bruk KI når du skal finne og sammenstille informasjon!

Dette kan du og dine kolleger lære mer om i frokost/lunsj-workshopen Smart bruk av kunstig intelligens-KI for oss kontorarbeidere – nå! Lær å bruke de innebygde KI-mulighetene i Office. Skill myter fra fakta, og spar tid med å søke informasjon og lage tekstforslag med ChatGPT og Bing Chat/tekstgenerering.

Les mer om de Smarte frokost / lunsjmøtene der dere kan få innføring i, inspirasjon til, og repetisjon innen 10 utvalgte områder, inklusive de jeg har beskrevet her. Last gjerne ned detaljert beskrivelse av alle i PDF-format.

Har du mistet oversikten i Teams? Du er ikke alene.

Det startet ganske greit da vi innførte Teams. Jeg var medlem i 3-4 Team og hvert Team hadde 2-3 kanaler. Nå er jeg medlem av 15 Team og hvert Team har mange kanaler. Hvordan skal jeg få kontroll over dette? Tenk om jeg går glipp av viktig informasjon, eller ikke oppfatter at jeg har en arbeidsoppgave? Og hvordan må det være for nye ansatte som får alt dette på en gang?

I følge en undersøkelse jeg gjorde i et nettseminar med 100+ deltakere sier halvparten at de ikke har oversikt over Team og kanaler og jeg oppfatter det som mange blir stresset av dette.

Slik tar du kontroll over Team du er medlem av

Tidligere fikk vi både relevante og irrelevante eposter inn i Outlook. Vi måtte så vurdere i hvert enkelt tilfelle hva som var relevant og hva vi ikke trenger å gjøre noe med, eller bry oss om. All kommunikasjon ble "pushet" inn i Innboksen vår.

Når vi bruker Teams har vi muligheten til å selv velge hvilke Team og kanaler som er relevante for oss og oppsøke disse. All informasjon i kanalene er et tilbud til oss og vi må velge hva vi mener er relevant og ikke. Det er en "pull" mekanisme. Du trenger ikke ta stilling til en bestemt epost, men hvilke kanaler som er relevante for deg. Det kan bare du gjøre. Her er et klipp fra nettseminaret som forteller deg hvordan du gjør dette.

De største utfordringene mange opplever med Teams på jobben

I følge undersøkelsen nevnt over sier 1 av 4 at de ikke har fått tilstrekkelig opplæring i bruken av Teams. Dette kan forklare både hvorfor mange føler de ikke har kontroll. Som undersøkelsen viser sier 16% at den største utfordringen er å få oversikt over de mulighetene som finnes i Teams, og 21% mener organisering og samarbeid om dokumenter er det vanskeligste.

Når bruker du samtaler i kanaler og når bruker du en gruppechat?

Jeg ser en del som ikke bruker Teams slik det er ment, og det er ofte en årsak til frustrasjon.

En kanal i et Team bruker vi til et bestemt arbeidsområde, en arbeidsprosess, eller et prosjekt. Det er det eneste som skal foregå i den kanalen. Blander vi inn noe som ikke har med kanalens tema blir det forvirrende. Forespørsel om å ta en kaffe, eller løse spørsmål gjør vi i chatten.

Samtaler i kanalen er det som kan erstatte epost, men det forutsetter at vi gjør det riktig. Her er et klipp fra nettseminaret som viser hvordan dette kan gjøres.

 Vil dere ha litt hjelp til å skape felles forståelse og riktig bruk av Teams? Her er de mest populære bedriftsinterne Smart endring workshopene som bidrar til å oppnå dette:

• Smart samarbeid med Teams

• Smart prioritering med Outlook, Teams og To do

• Smart dokumentbehandling med Teams

Får du epost fra Microsoft Viva? Bestiller du fokustid?

Får du epost fra Microsoft Viva? Har du plutselig lagt til masse fokustid i kalenderen?

Jeg må innrømme at jeg synes det var litt irriterende å få disse epostene fordi jeg følte at Microsoft ville presse meg inn i et arbeidsmønster jeg ikke var interessert i. Det passer ikke meg å blokkere den samme tiden hver dag i kalenderen for konsentrasjonsarbeid, eller fokustid som det heter.

Men, etter at jeg har forstått sammenhengen, gir oppsummeringen i eposten nyttig informasjon om mitt arbeidsmønster, selv om jeg ikke nødvendigvis følger forslagene jeg får.

Les også: Er automatisk blokkering av kalendertid til fokusarbeid en god ide?

Hva er Microsoft Viva?

Velg … og Viva Insights fra de viste appene

Som følge av digitaliseringen øker Informasjonsmengdene stadig, omløpstidene blir kortere og kravene til oss høyere. Microsoft forsøker å hjelpe oss i en kompleks arbeidshverdag ved å gjøre oss bevisst på vårt personlige arbeidsmønster, og samarbeid med andre. Det gjør de gjennom Viva Insights. Du får kanskje en oppsummering av og til på epost om ditt arbeidsmønster, men du kan også finne dette i tilleggsappen i Outlook og i Teams. Der finner du statistikk på hvor mye tid du bruker i møter, arbeid utenfor vanlig arbeidstid og gir deg muligheten til å planlegge fokustid i dagene som kommer for å gjøre det enklere å prioritere å gjøre egne oppgaver innenfor arbeidstiden fremfor om kvelden.

Microsoft Viva er en familie av programmer som dekker alt fra planlegging og målstyring til kompetanseutvikling, internkommunikasjon og som omtalt her Viva Insights for arbeidsmønster.

En ideell arbeidsdag?

Du starter arbeidet om morgenen. Hjemme, eller på kontoret.

Dine viktigste arbeidsoppgaver i dag bestemte du allerede i går før du avsluttet arbeidsdagen, og du har allerede satt av noe tid til egne oppgaver, og forberedelsestid til møter i kalenderen. Dette gjorde du i Teams basert på forslag fra Viva Insights.

Når tiden er kommet til din avtale med deg selv i kalenderen (fokustid) stenges varsler på PC og mobil. Du finner deg kanskje også et sted å sitte der ikke kollegene ser deg.

Nå får du unna forespørsler fra andre på epost og i Teams. Det neste møtet i kalenderen er forberedelsestid til møte senere i dag booket av Viva Insights. Du blir sittende og noterer saker du vil ta opp og forbereder en presentasjon til møtet.

Så, etter lunsj med kolleger er det tid for møte. Du er godt forberedt og noterer noen oppfølgingspunkt i To do.

Det nærmer seg slutten av dagen og du får en varsling om at tiden er kommet til din virtuelle pendling. Du starter denne i Teams. Der får du opp forslag til oppgaver å prioritere i morgen. Der ligger oppfølgingsoppgavene fra møtet og en del annet som bør gjøres før fristen for oppgavene løper ut. Du setter disse på oppgavelisten for i morgen. Nå kommer møtene du har i morgen opp og du får forslag til å bestille forberedelsestid i kalenderen.

Les også: Opprett møter i Outlook med pausegaranti

Med morgendagen planlagt gjennomfører du en 1 minutts pusteøvelse. Du tar på deg hodetelefonene, lukker øynene og gjør bevisst avslapning. Med dagens arbeid gjennomført og morgendagens planlagt avslutter du arbeidsdagen og gleder deg til å tenke på andre ting resten av kvelden.

Er du en idealarbeidstaker?

Arbeidsdagen over er basert på det mange ser på som den ideelle jobb/fritid balansen der vi deler døgnet i tre deler. 8 timer jobb, 8 timer fritid og 8 timer søvn. Det passer ikke alle. Da våre barn var små måtte vi kanskje levere og hente i barnehage, følge en til legen og andre aktiviteter som gjorde at vi ikke kunne jobbe 8 timer på kontoret. Da var det veldig praktisk  å kunne ta en time etter at barna var i seng til å gjøre deg ferdig med dagens jobb. Slik vet jeg mange har det. Gjør du det får du skjenn fra Viva Insights, og får beskjed om å legge inn mer fokustid i kalenderen og slutte å jobbe på kvelden. Men, det er du som bestemmer, og bare du som ser din jobbstatistikk. Så om du har et arbeidsmønster som ikke er 8-16 kan du bare ignorere det. Likevel er det andre tips du får som kan være nyttige.

Prøv Viva Insight selv. Statistikken er uansett nyttig og gir deg innsikt i ditt arbeidsmønster. Men du får ikke noe mindre å gjøre. Bare tips til omfordeling av tid, og til å planlegge mer bevisst. For å jobbe enda smartere med prioritering av det som er viktigst kan du og dere få praktisk hjelp til å oppnå ved å gjennomføre workshopen Smart prioritering og planlegging med Outlook, Teams og To do sammen med dine kolleger, eller gjennomgå nettkurset på egenhånd.

Vil vi egentlig inkludere Teams-deltakerne utenfor møterommet ?

Se så fornøyde de i møterommet er. De sitter og småprater før møtet starter. Mikrofonen er gjerne dempet til møtet starter, og i pauser. Eller de kommer litt tidlig til møtet og åpner ikke nettmøtet før møtet starter.  I begge tilfeller får ikke de som er med på nett ta del i den uformelle praten og føler seg ikke inkludert i gruppen. "Synd de ikke kan være med her" sier en. "De får følge med så godt de kan" sier en annen.

Hva vi må gjøre for å inkludere alle

Den første som kommer inn i møterommet åpner nettmøtet. Da kan de som logger seg på møte hjemme delta i kaffepraten med de som er i møterommet. Også må vi endre vanen vi har med å dempe mikrofonen i møterommet når det er pause i møtet. Da kan deltakerne utenfor møterommet også delta i pausepraten.

Hvilken holdning har vi til de utenfor møterommet?

Å lykkes med å inkludere alle i møtet, enten de deltar i møterommet, eller deltar fra et annet sted er 20% teknologi og 80% holdning og våre handlinger. Primært er inkludering en utfordring i litt større møter. Et arbeidsmøte der to sitter i et møterom, og en hjemme er ikke noe problem. Når vi skal ha møter for å diskutere saker, utveksle meninger og komme frem til beslutninger er det lett å bli engasjert. Det ene ordet tar det andre og kan føre til at man glemmer å inkludere de utenfor møterommet. Det kan også være utfordrende når vi skal presentere informasjon, og dele data som grunnlag for en diskusjon.

Hvordan kan møteteknologien hjelpe oss å inkludere alle?

Jeg vet om flere virksomheter som har som har en praksis om at når en eller flere ikke kan være med i et møterom på kontoret skal ingen være i møterom. Da skal deltakerne på kontoret delta i møtet fra egen arbeidsplass. Det synes jeg er litt dumt når man kommer på kontoret for å møte kolleger.

Teknologien som gjøre det mulig å ha møter med deltakere fra flere steder er også den som gir oss gode inkluderingsmuligheter dersom vi velger å bruke dem. Når man tar et par nødvendige grep er ikke noe problem at noen deltar i møterommet og noen utenfor.

Bruk nettmøtets inkluderingsverktøy

Bruk nettmøtets digitale tavle fremfor Whiteboard og flippover i møterommet. Det gir alle muligheten til å tegne og sette opp sine Post-it lapper på tavlen. Men da må alle i møterommet delta fra egen PC. Ellers blir de bare tilskuere og ikke deltakere.

Skal du holde en presentasjon?

Da gir det ingen mening å stille seg opp foran møteskjermen med kamera i rommet. Da ser jo de utenfor bare ryggen av deg. Bli sittende og presenter fra egen PC til både de i møterommet og de utenfor. Ha på eget kamera og velg å se persongalleriet på toppen av skjermen over det du presenterer. Da kan du holde god kontakt med deltakerne utenfor møterommet, samtidig som du kan løfte blikket litt og ha kontakt med deltakerne i rommet.

Dette er ikke spesielt vanskelig, men som alt annet nytt må man prøve det ut, trene på det og ikke mist, ville det. Les mer om hvorden du presenterer PowerPoint slik i Teamsmøter i Trykk på Presenter i Teams neste gang du viser PowerPoint i et Teams-møte

 I workshopen Smart hybridhverdag på 1-2-3 trener vi på å inkludere alle i møtet og hvordan alle kan få en god møteopplevelse. Det er ett av tre tema som alle er relevante i en hybrid arbeidshverdag. Er du mest interessert i møtedelen vil workshopen Smarte møter med Teams i møterom- hybrid og på nett gå dybden nettopp på dette.

Gjennomfør en møte detox!

Jeg gjør mitt beste arbeid når jeg blir avbrutt hver halvtime for å delta i et  møte - har aldri noen sagt.

Faktisk ønsker de fleste å få mer sammenhengende tid til å konsentrere seg om en analyse, eller løfte blikket og tenke strategisk. Om jeg vet at jeg skal delta i et møte om 30 minutter gjør jeg mindre, operative oppgaver som er greit nok. Men kanskje burde jeg heller sett lenger frem og jobbet med mer fremtidsrettede planer som skal bringe oss gode resultater, eller gå dypere i viktige saker.

Les også Vi kan ikke fortsette å ha så mange møter!

Møtefri uke

I en bedrift jeg vet om synes tydeligvis mange nok at dette ville de gjøre noe med. De ville arrangere en uke uten møter!
Tanken var å erstatte de vanlige møtene med asynkront samarbeid så alle skulle få mer tid til å arbeide med sine ting uten møte-avbrytelser

I en hel uke ble alle avdelingsmøter, prosjektmøter, 1:1 møter og status- og oppgavefordelingsmøter erstattet med oppdateringer og diskusjoner i chat, samarbeid i dokumenter med kommentarer, og oppdateringer i prosjektverktøy.

Les også: Få oversikt - og samarbeid med andre uten å møtes hele tiden

Før uken startet laget alle sin plan med personlige mål for hva de ville jobbe med, og oppnå. Noen viste også sine mål for uken til kollegene for å legge litt ekstra press på seg selv for å gjennomføre.

Fungerte det?

Oppsummert rapporterte alle at de fikk gjort mye mer, og ettersom ledere gjerne er de som har flest møter hadde de den største gevinsten. En undersøkelse gjort i etterkant viste at:

• 80% ville gjenta møtefri uke i nær fremtid

• 80% møtte de personlige målene de hadde satt for uken

• 89% mente de hadde hatt like god kommunikasjon denne uke som i uker med møter.

56% av de ansatte avlyste 1-5 møtetimer, og 26% avlyste 5-10 møtetimer. Det blir mange timer oppsummert.

Tips for en møtefri uke

1. Sett mål. Å ha en plan for hva du vil gjøre og hva du vil oppnå gjør det mye mer sannsynlig at du vil utnytte den sparte møtetiden til viktige oppgaver.

2. Jobb asynkront. Møtefri betyr ikke at vi ikke skal kommunisere. Bli enige med de du samarbeider med hvordan dere skal kommunisere, hvilke kanaler dere skal bruke for ulike typer arbeid.

3. Etabler nye personlige systemer. Bruk litt av tiden til å etablere systemer for planlegging, oppgaveprioritering, maler og annen struktur som gjør at du er mer effektiv fremover.

4. Finn ut hvilke møtet du savner. Slutt å ha de møtene dere ikke savner, og fortsett med de møtene dere synes har stor verdi.

Denne artikkelen bygger på et blogginnlegg fra den amerikanske bedriften Zapier

Vil dere teste ut asynkront samarbeid er det en av tre områder vi jobber med i den bedriftsinterne workshopen  Smart hybridhverdag på 1-2-3. De andre to temaene i workshopen er Prioriter og planlegg slik at du kan jobbe selvstendig med dine viktigste oppgaver uavhengig av hvor du er, og  Planlegg, og gjennomfør effektive og inkluderende hybridmøter. Bruk et par minutter på denne videoen for mer innsikt i workshopen:

Bør vi tilpasse Teams så vi kan jobbe som før når vi lagret på H: P: og X:?

Vi er vant til at alle dokumenter bor i Filutforskeren. Når vi dobbeltklikker på et dokument, en presentasjon, eller et regneark åpnes Office-programmet du har installert på PC og du kan redigere.  Dette er vi oppvokst med og jeg vet at når jeg lagrer på Mine dokumenter ligger det lokalt på min PC. Lagrer jeg det på H: ligger det på mitt hjemmeområde på en filserver, og legger vi til P:, X: og flere bokstaver er dette ulike fellesområder.

Hva gjør vi når H:, P: og X: forsvinner?

Mange opplever plutselig å få beskjed om at nå skal serveren bort. Ditt H: område er nå OneDrive, og fellesområdene byttes ut med Teams og SharePoint. Det kan gjøre litt vondt. Fra å lagre på en "boks" vi kan ta og føle på til lagring i "skyen", hvor nå det er.

Ikke bare det, men vårt kjære mappehierarki vi har vent oss til blir erstattet av dokumentbiblioteker i SharePoint og Filer i Teams-kanaler. Les mer om dette i Ikke gjør denne kjempetabben med dokumenter i Teams

Et paradigmeskifte krever nye tankemåter

Dette er mye mer enn at vi får nye steder å lagre dokumenter. Det er et skifte fra en tankegang der PC'en er senteret i universet til at skyen blir senteret og PC er bare en av enhetene vi kan benytte for å behandle dokumentene. Nå kan vi også behandle dem på mobil og nettbrett, på Jobb-PC'en og på hjemme-Mac'en.

Det kan være lurt å forstå mulighetene som ligger i å kunne jobbe med dokumenter direkte i Teams eller på mobil, men noe kan være mer effektivt å gjøre gjennom Filutforsker likevel. For å lette overgangen for oss Office-brukere har Microsoft laget broer mellom PC-sentrisk og sky-sentrisk dokumentbehandling ved å gi oss mulighet til å behandle dokumentene fra Filutforskeren på PC og Finder på Mac. Det gjør vi ved å synkronisere vårt personlige dokumentområde OneDrive med Filutforskeren, og tilsvarende, utvalgte dokumentområder i Teams og SharePoint.

For mange er koblingen mellom OneDrive og Filutforsker/Finder allerede gjort for oss. Er det ikke det kan vi aktivere denne selv. Se blogginnlegget 5 gode grunner til å alltid lagre dine dokumenter i skyen for hvordan.

Synkronisere eller lage snarvei?

Når det gjelder kobling mellom områder i Teams eller SharePoint er de to muligheter som gir mer eller mindre det samme resultatet.  Jeg foretrekker den ene, men andre velger kanskje den metoden Microsoft promoterer ved å peke på den for brukere med symboler og bilder når du går inn i Filer.

Alternativ 1: Synkroniser Filer-området i en kanal, eller velg en mappe i Filer du ønsker å synkronisere. Dokumenter i Filer vil synes under "Kontorbygningen"  i Filutforsker så det er tydelig at de er fellesdokumenter som ligger i Teams eller SharePoint. For å synkronisere bare en mappe, Gå inn i mappen du ønsker å synkronisere.

Alternativ 2: Velg Legg til snarvei til OneDrive enten for hele Filer-området, eller for en valgt mappe. For mappe, velg lenkesymbolet utenfor mappenavnet. Områdene du synkroniserer ser ut som en mappe i din OneDrive med et lite lenkesymbol på.

Det kan være greit å være klar over at du bare kan velge en av metodene for et bestemt Team, eller dokumentbibiliotek i SharePoint.

Advarsel!

Ved å synkronisere, eller legge til en snarvei i filutforskeren risikerer dere at noen redigerer et dokument uten å være på nett. Da synkroniseres det når nettet er tilgjengelig igjen. Dersom andre da har redigert dokumentet på nettet kan det oppstå problemer med å kombinere innholdet, og i verste fall kan det føre til tap av data. For å være sikker på at dette ikke skjer kan du sjekke ut dokumentet før du arbeider uten nett. Og så sjekke det inn igjen når du er ferdig. I mellomtiden kan ingen andre redigere dokumentet.

Vil dere lære mer om  organisering i sky-sentrisk dokumentbehandling ? Sjekk workshopen Smart dokumentbehandling i Teams.

Alt skulle bli enklere når vi kom tilbake på kontoret

I mars 2020 opplevde mange en lett kaotisk situasjon når alle ble sendt hjem for å jobbe. Hvordan skal jeg som leder følge opp mine medarbeidere nå? Hvordan får jeg oversikt over prosjektet når jeg ikke kan snakke med prosjektmedlemmene på kontoret, og hva skal jeg prioritere å jobbe med har jeg sitter hjemme. Der jeg tidligere kunne gjøre en rask avklaring med min leder, kvier jeg meg nå for å plage henne med å kontakte henne om småting.

Etter hvert fant vi formen, og for mange så godt at de egentlig ikke ville tilbake. I alle fall ikke hver dag.

Vi kan ikke skru tiden tilbake!

Mange trodde nok at alt ville bli som før når vi kunne komme tilbake til kontoret, men det kommer ikke til å skje. Nå må vi finne ut på nytt hvordan vi skal innrette oss når det er uforutsigbart hvem som er på kontoret hvilke dager. I forrige ukes blogg skrev jeg om et tema jeg har hørt mange synes er veldig vanskelig, Jeg orker ikke hybridmøter!. Det er viktig å snakke om, men de fleste forteller meg at de tross alt gjør mesteparten av jobben mellom møtene. Hva innebærer hybridkontor for den delen av arbeidstiden?

Smartere hybridhverdag på 1-2-3

Min erfaring er at det er tre ting vi må finne ut av er

1. Hvordan kan jeg prioritere og planlegge slik at jeg kan jobbe selvstendig med mine viktigste oppgaver?

2. Hvordan kan jeg få oversikt og samarbeide med andre om å oppnå felles mål uten å møtes hele tiden?

3. Hvordan planlegge, og gjennomføre effektive møter med noen i et møterom og noen på Teams fra andre steder?

For hvert av disse områdene har Smart endring bedriftsinterne workshops og nettkurs. Men hver av disse er på 2-3 timer, og i en hektisk hverdag er det forståelig at man må prioritere tiden ganske hardt. Likevel ser det ut til å være et behov for å utvikle spesifikke ferdigheter for å mestre hybridhverdagen.

---

Derfor tilbyr Smart endring nå en ny, effektiv workshop som inneholder det aller viktigste for å mestre en fleksibel arbeidssituasjon, og som kan gjennomføres på kort tid. Sjekk ut den nye workshopen Smart hybridhverdag på 1-2-3. Les gjerne videre her om hvilke utfordringer den tar sikte på å løse.

---

1 - Smart prioritering og planlegging

Hver dag får du mange henvendelser fra andre på epost og i Teams. De ønsker at du skal gjøre noe for dem. I tillegg har du selvfølgelig egne viktige oppgaver. Gitt at summen av dette vanligvis er mer enn du har tid til, hvordan prioriterer du hva du skal velge å gjøre i dag? Det er en håpløs oppgave om du ikke du kan se oppgaven i sammenheng med noe du vil oppnå. Om jeg gjør denne oppgaven, bidrar det til at jeg når mine, eller våre felles mål? Om ikke, hvorfor skal jeg da gjøre den? Dette er grunnen til at målstyring er en forutsetning for å gjøre de riktige prioriteringene. De fleste av oss er ikke saksbehandlere der vi løser en og en oppgave etter hvert som de blir presentert for oss, omtrent som på et samlebånd. VI må selv velg hvilke oppgaver vi skal gjøre, og når.

Les mer om grunnlaget for målstyring her: Det hjelper ikke med SMARTe mål om du ikke har en gjennomføringsplan

2 - Smart oversikt og status på våre oppgaver

Er du lei av ukentlige statusmøter der dere går rundt bordet og alle forteller om status på sine oppgaver? Det er fint å snakke sammen, men dersom mesteparten av møtet blir brukt til statusgjennomgang, og lite til å diskutere utfordringer og løsninger kan det føles litt meningsløst. Ved å ta i bruke et verktøy for felles oppgaveoversikt, fordeling, og status kan dere spare mye tid og ha status på planer og oppgaver også mellom møtene, og fylle kortere møter med mer meningsfylt innhold.

Les mer om dette i: Behovet for planlegging, koordinering og oversikt har aldri vært større Der finner du også informasjon og workshops og nettkurs som kan hjelpe deg/dere i gang .

3 - Effektive og inkluderende hybridmøter

Selv om vi jobber for å få færre- og kortere møter, vil vi ønske å snakke sammen. Dersom vi avtaler å ha et møte med 7-8 personer neste uke. Hva er sannsynligheten for at alle er på kontoret den dagen? De fleste vil si null! Hva må vi gjøre da? Les mer om det her: Sjekkliste for inkluderende hybridmøter Tips! Du finner et gratis nettkurs Samarbeid smart og gjennomfør inkluderende hybridmøter på Smart endring nettkurs

Jeg orker ikke hybridmøter!

"Jeg orker ikke hybridmøter!" har jeg hørt mange si. Det er ikke rart dersom du bare har hatt dårlige opplevelser med dette.

Jeg vil gjerne, men jeg vet ikke hva jeg skal gjøre! For å kunne endre oss trengs både motivasjon og ferdigheter. Mange oppfatter hybridmøter som veldig vanskelige og gir en dårligere følelse enn da alle satt hjemme på hver sin skjerm. Noen jeg har snakket med sier at det er håpløst å ha møter der noen sitter i et møterom og noen deltar hjemmefra. Da får vi heller sitte på hvert vårt kontor (om vi har det). Det er tydelig at manglende motivasjon og ferdigheter gjør det vanskelig å komme frem til at hybridmøter kan være helt OK.

Hvorfor må vi ha hybridmøter?

Det er ikke noe nytt at en kollega plutselig ikke kommer på kontoret til et møte. Jeg har et barnebarn som nettopp har begynt i barnehagen. På dag tre hadde han litt feber og måtte være hjemme. Da må far eller mor være hjemme, men kan likevel jobbe en god del. Før kunne vi se på dette som et unntak. Nå er det regelen, selv om man ikke har syke barn. Når vi først sitter der i møterommet vil de fleste være enige i at det er upraktisk å spre seg i kontorlokalet for å ha møtet.

Tina må være med hjemmefra i dag, men hun får få med seg det han klarer

Godtar vi at de som ikke er i møterommet ikke er fullt inkludert i møtet? En del mener nok at om de ikke kommer på jobben for å delta i møtet kan de ikke forvente at alle andre skal ta hensyn til det. Vil vi ha det slik? Mange mener nei, alle må inkluderes og ha de samme mulighetene til å delt aktiv i møtet uansett. 

Er det en teknisk utfordring?

I noen tilfeller er det en teknisk utfordring, og den største er at de utenfor møterommet ikke hører hva alle sier. Men med det enorme oppsvinget i møterom med gode møteromssystem er det andre utfordringer som kan være enda viktigere å ta tak i for å sikre god involvering av alle. Vi må både ville at alle skal være inkludert, og vi må vite hvordan.

Hvordan forbereder vi, gjennomfører og følger opp et godt (hybrid)møte?

Den tekniske- og organisatoriske delen er den enkleste å løse. Les om dette i På tide å snu møterommet? 3 tips til inkluderende hybridmøter

Men det at vi alle blir overbevist om at det er mulig å både få bedre møter, og kunne gjennomføre dem på en god måte uansett om man deltar fra møterommet, eller fra annet sted, krever nye måter og tenke på og nye ferdigheter. Vi må også bli enige om noen kjøreregler for slike møter. Min erfaring er at dette best gjennomføres i en bedriftsintern workshop der de som ofte har behov for å møtes snakker sammen og prøver ut dette sammen.

Vil du vite mer om hvordan du kan få bedre møter med Teams, bruk noen minutter på denne videoen der jeg forteller om de 5 viktigste gevinstene ved å organisere møter i Teams, enten det er møter i et rom, hybrid, eller på nett.

Hva Smart endring kan bidra med

Basert på mange års praktisk erfaring fra slike møter da jeg jobbet som leder i Microsoft, har jeg utviklet workshopen Smarte møter med Teams i møterom- hybrid og på nett. Sjekk ut denne om dere ønsker hjelp til omstilling i tanker og ferdigheter når hybridmøter er kommet for å bli. Vil dere ha en totalpakke som bidrar til løsning av flere utfordringer på hybridkontoret? Sjekk ut workshopen Smart hybridhverdag på 1-2-3

Hvem tar ansvar for at vi arbeider og samarbeider smartere i en hybridkontorhverdag?

Før sommerferien fikk jeg en henvendelse fra Trude som skriver: Vi er nysgjerrige på hva som er Best Practice» for generell kommunikasjon, tilgjengelighet, forventet responstid og andre evt utfordringer ved implementering av Sharepoint/Teams/OneDrive. Hva er gode kjøreregler, samt hvordan implementere disse i en virksomhet med ca 35-40 ansatte.

Dette er veldig gode spørsmål som det ikke finnes noe fasitsvar på, men det finnes god praksis på hvordan man kan komme frem til svarene for egen virksomhet.

Hvem har ansvaret for at vi lykkes med nye digitale verktøy?

En problemstilling som går igjen i alle virksomheter er hvordan man lykkes med innføring av nye digitale verktøy. IT tar ansvaret for den tekniske delen, et innføringsprosjekt tar ofte ansvar for å kommunikasjon, grunnleggende struktur og retningslinjer, og introdusere dette til organisasjonen. Så er vanligvis forventningen at hver avdeling og ansatt selv finner ut av hva dette betyr for dem i det daglige og hvordan de skal bruke de nye mulighetene for å arbeide og samarbeide bedre.

Det sier seg selv at en regnskapsmedarbeider, en som jobber med kundestøtte, en leder, og en forretningsutvikler har veldig forskjellige arbeidsoppgaver og vil organisere arbeidet på ulike måter. Derfor er det en umulighet for IT og innføringsprosjektet å gi detaljerte råd for hver gruppe.

Utfordringen er at ledere og grupper vanligvis får liten støtte og opplæring som gir dem et godt grunnlag for å gjøre dette viktige arbeidet selv. Erfaringen er at dette ofte fører til frustrasjon fordi de for eksempel får beskjed om at "nå skal vi ikke lenger sende epost internt, men kommunisere i Teams". Ja, men hvordan skal det skje? Vi må uansett forholde oss til epost, så nå får vi enda et verktøy der vi må sjekke "innboksen". For mer om dette, les Du har nå 3 innbokser. Hvordan fikser du det?

Beslutning på tre nivåer.

I eksempelet over bestemmer virksomheten av vi skal bruke Teams, avdelingen/gruppen hvordan vi skal organisere vårt samarbeid, og jeg hvordan jeg løser mine daglige arbeidsoppgaver innenfor disse rammene. Så vi har tre beslutningsnivåer.

Eksempel på beslutning på nivå 1: virksomhetsnivå om hvor dokumenter skal lagres

• Nivå 1 er virksomheten og bestemmer at vi skal bruke Teams

• Nivå 2 er avdeling/gruppe og bestemmer hvilke Team og kanaler vi trenger for vårt arbeide

• Nivå 3 er meg selv som bestemmer hvilken kanal jeg skal kommunisere i, følge med på, og om jeg gjør mine personlige notater i Word eller OneNote.

Har vi nok kunnskap til å ta gode beslutninger?

Min erfaring fra mange virksomheter jeg har jobbet med de siste årene er at dette løser mye. Men det krever at ledere og hver enkelt har nok kunnskap om mulighetene og ferdigheter til å bruke de verktøyene ledelsen har bestemt at vi skal bruke. Ofte har vi løst dette med en mulighetsworkshop på 2-3 timer der vi som skal samarbeide i det daglige gjennomgår vanlige jobbscenarier sammen og gjennom dette blir enige om hvordan vi skal samarbeide nå samtidig som hver enkelt lærer å mestre dette på egen PC i workshopen.

Hvordan sikrer vi at vi gjør de riktige valgene hver dag?

I etterkant av dette må vi trene på dette og hjelpe hverandre med å jobbe slik vi er blitt enige om. For eksempel må det være greit å minne en kollega som sender deg en epost om at denne meldingen kanskje skulle vært på Teams?

Det kan også være nyttig og nødvendig å jobbe med å avklare våre forventninger til hverandre. Dette har mer med relasjoner og organisering å gjøre enn med verktøy. Les mer om dette i Har dere laget Team-avtaler for hybridkontoret?

 Hvordan kommer vi i gang?

Smart endring kan bidra med å gjennomføre mulighetsworkshops på flere nivåer. Det vanligste for avdelinger/grupper er å basere seg på innholdet i workshopen Smart samarbeid i Teams med tilpasninger. For at hver enkelt skal kunne mestre sin arbeidsdag og oppnå sine mål har mange også funnet det nyttig å gjennomføre workshopen Smart prioritering og planlegging med Outlook, Teams og To do. For en oversikt over flere Smart endring bedriftsinterne workshops, se Mest populære kurs og workshops

Har dere laget Team-avtaler for hybridkontoret?

Tilbake til kontoret ble vårens mantra i mange virksomheter. Men så enkelt ble det ikke. Gjennom dialog med mange virksomheter, både offentlige og private oppfatter jeg at spørsmålsstillingen har endret seg fra "Når kan vi komme tilbake til kontoret" til "skal vi tilbake til kontoret?"

Når, og hvorfor skal jeg komme på kontoret?

For de fleste som i utgangspunktet kan gjøre store deler av jobben hjemme , og det er ikke alle, vil arbeidsformer være forandret for alltid. Utfordringen er den uforutsigbarheten dette skaper. Før kunne jeg tenke "dette vil jeg ta opp med Petter når jeg møter ham på kontoret i morgen". Men nå vet jeg ikke om Petter kommer på kontoret i morgen.

Har der laget Team-avtaler?

Hvilke forventninger har vi til hverandre når vi skal finne ut av hvordan vi skal samarbeide i en slik situasjon? Når kan jeg forvente at alle jeg inviterer til et møte på kontoret faktisk kommer, og når må jeg forvente at noen deltar i Teams-møte fra et annet sted? I følge Microsoft Work Trend Index March 2022 har få virksomheter jobbet med å gjøre slike avklaringer.

Gjennom gode tidligere kolleger i Microsoft, og som fremdeles jobber der, har jeg fått innsikt i det systematiske arbeidet de gjør i hele organisasjonen for at alle grupper som har behov for å samarbeide, gjør en forventningsavklaring. De lager rett og slett en team-avtale med hverandre innenfor områdene tilgjengelighet, samarbeid, møter og kommunikasjon/informasjonsdeling.

Jeg bidro nettopp med en workshop for en virksomhet som ønsket å gjøre dette arbeidet og der man pratet sammen, avklarte, og dokumenterte forventningene til hverandre som så ble et utgangspunkt for slike Team-avtaler. Noe for dere også? Kanskje ikke helt tiden for dette nå i juli, men kan være en veldig bra oppstartsaktivitet når alle er tilbake fra ferie igjen. Ring Bjørn på 90173524, eller send en epost til bjorn@smartendring.no

Med dette ønsker Smart endring alle en god sommer!

Skulle du få lyst til å heve dine digitale ferdigheter i sommer, sjekk Smart endring nettkurs du kan ta for deg selv, og i et tempo du bestemmer selv.

Hvordan kan vi innrette oss smartere når vi skal arbeide både hjemme og på kontoret?

Jeg har kommet godt i gang med workshops ute hos kunder igjen etter et par år der alle workshops fant sted i Teams-møter. Jeg opplever at flere av virksomhetene jeg besøker har benyttet tiden med hjemmekontor til å oppgradere lokaler og møterom for å være tilpasset en ny arbeidssituasjon. Flotte møterom og dyre møterom-systemer. Men det ikke alle har tenkt på er at alle uansett må delta fra sin egen PC for å være en aktiv deltaker i møterommet.  Hvordan skal du ellers kommunisere med de utenfor gjennom chat, digital tavle og dele en presentasjon?

VI vil ikke ha hybridmøter!

Flere jeg har snakket med synes møter der noen er i møterommet, og noen deltar fra et annet sted er så vanskelige at det gjør vondt. Og det vi synes er vondt, det unngår vi helst. Men det lar seg ikke gjøre å unngå dette før eller senere. Mange møter der man har avtalt å møtes på kontoret må plutselig gjøres om fordi en av deltakerne ringer inn og sier "Jeg må dessverre jobbe hjemme med sykt barn. Hva gjør du da? Vil du miste en stemme i møtet, eller kobler vi oss opp på et Teams-møte?

Og om du inviterer 10 kolleger til et møte på kontoret om 2 uker, hva er sannsynligheten for at alle kommer til å være på kontoret den dagen? Null, sier de jeg spør om dette. Så kanskje bare hoppe i det?

Her får du 5 tips til å mestre hybridmøtene; Sjekkliste for inkluderende hybridmøter

Er møterommet praktisk, eller er det bare fint?

En virksomhet jeg besøkte hadde et supert møterom og store skjermer på veggen, men de hadde ikke lagt opp kontakter til strøm for deltakernes PC'er! Vi måtte bruke 15 minutter før vi kunne starte mens noen sprang rundt for å finne skjøteledninger. Med 4-5 år gamle PC'er hadde de færreste batteri til en 2 timers workshop.

Ofte kan du komme lagt med å gjøre noen enkle grep i eksisterende møterom som ikke trenger å koste noe.

Les mine tre tips til praktiske møterom for hybridmøter: På tide å snu møterommet? 3 tips til inkluderende hybridmøter

Men må vi ha så mange møter?

Mange klager over at det ble flere møter når vi ble sendt på hjemmekontor, og vi hadde kanskje flere enn vi likte fra før? Om du ikke har hørt det om asynkront samarbeid ennå, så kommer du til å gjøre det. Det kan bidra til å redusere antall møter betraktelig, samtidig som det kan føre til raskere beslutninger og færre misforståelser. Lurer du på hva dette er kan du lese Gode hybridmøter er viktig, men bør vi ikke ha færre møter?

Vil du bruke litt tid på å oppskalere kompetanse og ferdigheter i sommer? Sjekk ut Smart endring nettkurs Der finner du blant annet et gratis tilbud på kurset Samarbeid smart og gjennomfør inkluderende hybridmøter.

Er dere i den bioniske fasen av digitalt samarbeid?

I sin fremtidsrettede bok Bionic eTeamwork fra 2001 beskriver dr. Jaclyn Kostner tre stadier en virksomhet kan befinne seg i når det gjelder å kunne arbeide og samarbeide effektivt uavhengig av sted og tid.

• The disabled phase

• The mechanical phase

• The bionic phase

Bionisk brukes innen medisin når vi utvider de menneskelige egenskapene med teknologiske slik som en mekanisk hånd som får impulser til å bevege fingre fra kroppens nervesystem. Innen idrett har vi sett at utøvere uten føtter erstatter disse med stålfjærer og ved å gjøre det løper fortere enn de beste idrettsutøvere med føtter. Men det blir oppfattet som en urettferdig konkurransefordel og blir ikke godtatt. Noen vil heller ikke tillate elsykler på skogstier, men som fremkomstmiddel er det en bionisk fordel vi gjerne benytter oss av.

I idrett kan vi snakke om urettferdig konkurransefordel, men er det en urettferdig konkurransefordel dersom en virksomhet kan arbeide mer effektivt og oppnå bedre resultater enn andre fordi de tar i bruk teknologi som en utvidelse av de organisatoriske ferdighetene? Nei, det blir mer som en elsykkel på veien og er en fordel alle har tilgang. Likevel er det noen som tråkker i vel uten å utnytte mulighetene fullt ut. Virksomheter som har mulighetene, men ikke tar dem i bruk fullt ut kan vi si er i den mekaniske fasen. De har ofte vanskelig for å se hvordan man kan være kreative, drive innovasjon når vi ikke befinner oss i samme rom, og ser på digitale samarbeidsformer som nest-best når vi ikke kan møtes. Likevel finnes det mange vellykkede virksomheter der de ansatte aldri møtes på et kontor, ja noen har faktisk ikke kontor i det hele tatt.

Den mekaniske fasen

Hvordan vet du at du/dere er i den mekaniske fasen? Kostner fremhever 5 symptomer som tilsier at vi er i den mekaniske fasen, og ikke i den bioniske.

• Manglende personlig kontakt med mindre dere er i samme rom

• Overveldet av kommunikasjon og forespørsler på epost (og Teams). Får ikke tid til å gjøre egne oppgaver.

• Det er viktigere å kommunisere enn å tenke på hvilken effekt det har på andre

• Kommunikasjon og samarbeid er ikke likeverdig for alle. Det skjer ting i møterommet møtedeltakere utenfor ikke får med seg eller er inkludert i.

• Vi bruker bare en liten del av de mulighetene teknologien gir oss, og mange ser på teknologien mer som en motstander enn en hjelper

Den bioniske fasen

I virksomheter som er i den bioniske fasen er ikke teknologien et hinder, men en akselerator. Bruk av teknologi er førstevalget, også for å forbedre relasjoner og teamarbeid. Dette kan være et vanskelig skritt og det må kanskje være en utløsende faktor som får overgangen til å skje.

Før pandemien insisterte jeg på at Smart endring workshops måtte foregå ved at vi var i samme rom, men når det ikke var mulig omarbeidet jeg alle workshops til å kunne skje i et Teams-møte. Jeg ble positivt overrasket over at jeg i mange tilfeller fikk bedre personlig kontakt med hver deltaker fordi jeg så dem på skjermen og kunne omtale og engasjere dem med navn. Det kunne jeg ikke når jeg hadde 10-20 deltakere i et møterom som jeg ikke kjente fra før. I tillegg fikk mange fra ulike kanter av landet nødvendig opplæring de aldri ville fått ellers fordi det ville være for dyrt å samle alle på ett sted.

Hva kjennetegner organisasjoner som er i den bioniske fasen? I følge Kostner er det

• Høy grad av teamfølelse, tillit og personlig kontakt, bygget på digitalt samarbeid

• Sofistikert bruk av teknologi – også for å styrke relasjoner

• Behov for reiser er dramatisk redusert fordi folk er komfortable med å samarbeide digitalt.

• eLedere bruker teknologi for å skape en følelse av tilstedeværelse, på avstand

• Kontinuerlig interaksjon gjennom kommunikasjons- møte- og samarbeidsverktøy

Mestringsalderen

Den Harvard og Berkley-utdannede fysikeren Michio Kaku hevder i sin bok Visions; We have ended the Age of Discovery and entered the Age of Mastery. På et litt mer hverdagslig nivå, når jeg tenker noen år tilbake hadde mange tid til å prøve ut ny teknologi, "når de hadde litt ekstra tid". Det er lenge siden. I dag har de fleste mer enn nok med å gjøre sin daglige jobb, og holde seg oppdatert på eget fagfelt.

I dag kommer ny teknologi inn på arbeidsplassene som et hurtigtog, og de som ikke kaster seg på toget i fart blir stående igjen på stasjonen. Skal vi komme oss til den bioniske fasen må alle mestre teknologien, og være så komfortabel med den at vi kan fokusere på relasjoner og samarbeid og ikke på teknologien. Vi må automatisere vår bruk av denne som vi gjør når vi kjører bil. Du tenker ikke på giring, gass og brems, men på hvor du skal og veien dit.

Neste skritt

Smart endring har bistått flere virksomheter, fra noen titalls til et par tusen ansatte, med planlegging og gjennomføring av opplæring av ansatte slik at alle mestrer den digitale verktøykassen. Opplæringstilbud der alle ansatte gjennomfører praktiske øvelser fra egen PC sammen med kolleger kan skaleres ved å bruke virksomhetens egen ansatte som gjennomgår Smart endring Tren treneren-kurs.

At gode ideer oppstår ved kaffemaskinen er en myte

Innovasjon oppstår sjelden ved en tilfeldighet, men gjennom planlagte og målrettede aktiviteter. Jeg opplever at det mange bruker som årsak til at vi skal komme på kontoret er en forventning til at det skal skje noe fordi vi tilfeldigvis møtes.

Er det riktig at vi kommer til kontoret for å oppleve de uformelle og tilfeldige møtene ved kaffemaskinen som gir oss ahaopplevelser og som fører til høyere innovasjonstakt?

Nei, sier organisasjonspsykolog Andreas Kolstø til Dagens Perspektiv. De fleste går til kaffemaskinen for å hente kaffe. "Se deg rundt. Det står ikke masse folk og snakker ved kaffemaskinen". 

Det betyr ikke at det ikke har verdi å møtes, men at vi ikke kan forvente at noe magisk skal skje av seg selv. Utvikling av nye ideer og forbedringer krever systematisk arbeid enten man møtes i et rom på jobben, eller i en workshop på Teams. Verdien i å  legge til rette for innovasjonsprosesser digitalt er at vi ofte kan få med flere fra ulike steder og som ellers ikke hadde blitt inkludert. Det er mer komplisert, men kan også gi økt verdi om vi lærer oss hvordan vi kan gjennomføre dette. Les mer om dette her: Vi må ikke sitte i samme rom for å drive innovasjon og utvikling

 Noen kommer på jobben for å få arbeidsro

Ikke alle har optimale arbeidsforhold hjemme, kanskje med en hund som maser om tur, eller barn som kommer hjem fra skolen og vil ha oppmerksomhet. Faktisk viser undersøkelser at de fleste ønsker å komme på kontoret både for å møtes og for å få arbeidsro.  Når jeg besøker ulike kontorer nå ser jeg at det popper opp "telefonbokser" man kan sette seg inn i for å arbeide konsentrert, men også delta i et nettmøter uten å forstyrre kollegene i samme rom.

Hva skal til for at jeg ønsker å komme på kontoret?

Biblioteket på Microsoftkontoret i Helsinki 2011

Etterspørselen etter stillerom eller stillesoner kommer sannsynligvis bare til  øke. Betyr det at vi skal gå tilbake til de gamle cellekontorene igjen? Nei, det tror jeg ikke. Men at vi i større grad må legge til rette for konsentrasjonsarbeid på kontoret i form av stillesoner tror jeg vi vil se mer av. Da vi bygget om alle Microsoft-kontorene i Europa for drøyt 10 år siden ble det laget bibliotekområder der det ikke er lov å snakke, og myke sittebåser der man kunne sitte skjermet, eller snakke sammen to og to. Med et slikt opplegg kan man skjerme seg et par timer, og delta i møter, eller være sosial samme dag på kontoret. Da blir kanskje kontoret mer attraktivt og verd reiseveien?

Hvordan vaksinere deg mot problemer

I begynnelsen var vår forventning til Covid-vaksinen at den ville hindre oss å bli smittet. Det gjør den også, men ikke helt. Men den reduserer klart de negative effektene av sykdommen. Slik er det kanskje på andre områder også.

En av de viktigste årsakene til at mange føler de aldri får nok tid til jobbe med egne oppgaver er avbrytelser fra kolleger. Dersom du bruker for mye tid til å svare på forespørsler fra andre, kan det gå utover det du må gjøre for å nå egne mål. Eller at du må gjøre eget arbeid på kvelden og i helgen.

Lag en Dersom… så… plan

Når vi har planer vi ønsker å gjennomføre, vaner vi forsøker å endre og mål vi ønsker å nå, må vi anta et det ikke kommer til å være problemfritt. Og om vi tenker oss om litt, er det ikke så vanskelig å forutse hva disse består i. Derimot kan det være vanskelig å hindre problemene å oppstå, og eventuelt minimere effekten av problemet om det likevel oppstår,

La oss si vi legger en plan for å unngå å bli avbrutt i arbeidet for ofte. Likevel vil vi av og til bli avbrutt, men da har vi en plan som gjør at forstyrrelsen blir mindre enn den ellers ville vært.

En plan er en plan, men skal du lykkes må du tenke gjennom situasjonen før den oppstår. Det er ikke lett å avvise noen som står rett foran deg og spør om du har et par minutter.

Mange får litt dårlig samvittighet og føler at de ikke kan avvise henvendelser, men det er i alles interesse at du får gjort din jobb, og når dine mål slik at man kan nå overordnede mål i fellesskap. Vil du ha tips til å føle deg bedre når det gjelder dette? Les gjerne Når alle kommer på kontoret for å møtes - hvordan får du arbeidsro?

Jeg er en stor tilhenger av Stephen R. Covey. Du vet han som har skrevet De 7 gode vanene, eller 7 habits of highly effective people.  Han sa

You have to decide what your highest priorities are, and must have the courage – pleasantly, smilingly, nonapologetically – to say no to other things. And the way you do it is by having a bigger “yes” burning inside.

 Har du mål, og ditt brennende ønske om hva du vil oppnå?

 For å hjelpe deg og din gruppe om å planlegge for å nå mål, og vaksinere dere mot problemer har jeg satt sammen en workshop det er mulig å gjøre sammen med sin gruppe på en halv til en hel dag, og til et nettkurs du kan gjennomgå på egenhånd med ferdige maler og arbeidsbeskrivelse for å omsette dine ønsker og mål til den handlingen som skal til for å oppnå dem.

 Sjekk ut nettkursene  Smart måloppnåelse i en hybrid arbeidshverdag, og Smart prioritering med Outlook, Teams og To do på https://nettkurs.smartendring.no og for grupper,  Smart endring bedriftsinterne workshops

Gleder du deg til tre rolige dager på jobben?

Jeg møtte nylig en som gledet seg til påskeuka. Ikke fordi hun skulle ha ferie, men fordi hun fikk 3 dager der hun kunne disponere sin tid helt selv, få arbeidsro og endelig kunne realisere ideer som har stått på oppgavelisten lenge, men som aldri helt kommer opp til toppen av listen.

Dersom du skal jobbe noen dager i påskeuka, hva vil du bruke tiden til?

I en hektisk hverdag er det ikke lett å stoppe opp for å tenke, finne ut hva som kan gjøre en varig forskjell i hvordan man jobber, og hva som er det viktigste å prioritere for å nå ønskede og avtalte mål.

Da jeg jobbet som leder i Microsoft hendte det at jeg gjemte meg bort i et møterom noen timer der jeg tømte hodet for ideer og endte opp med mange gule lapper på tavlen og mange flipover-sider. Neste skritt var å organisere alt i en plan for å gjøre det mulig å realisere det viktigste. Tilsvarende gjorde jeg med min ledergruppe, eller kolleger, gjerne på hytta der vi kunne kombinere øvelsen med å lage mat-, og gå tur sammen. Den kombinasjonen kan jeg anbefale.

Men hundre gule lapper og flipover-sider har liten verdi om vi ikke kan omsette det til en handlingsplan. Etter hvert utviklet jeg en standard mal, og en måte å gjøre dette på som kunne gjentas gang etter gang, enten for meg selv, eller for en gruppe som ønsker å oppnå noe sammen.

Dette har jeg satt sammen til en workshop det er mulig å gjøre sammen med sin gruppe på en halv til en hel dag, og til et nettkurs du kan gjennomgå på egenhånd med ferdige maler og abeidsbeskrivelse for å omsette dine ønsker og mål til den handlingen som skal til for å oppnå dem.

Dersom du vil gjennomføre nettkurset og omsette dine ønsker og mål til handling som gir resultater ønsker jeg å gi deg et påsketilbud med 50% rabatt på kombinasjonen  Fra smart planlegging til daglig kontroll over din arbeidsdag. Den inneholder de to nettkursene Smart måloppnåelse i en hybrid arbeidshverdag, og Smart prioritering med Outlook, Teams og To do. For å benytte deg av tilbudet, oppgi kupongkode PA2022. Tilbudet varer til og med tirsdag 19. april 2022, men du kan bruke så lang tid du vil å gjennomføring av kursene.

Se alle Smart endring nettkurs

Se mest populære Smart endring bedriftsinterne workshops