Skal du ha ny papirkalender for 2018, eller er det på tide å pensjonere den?

Jag var innom bokhandelen på universitetet i dag og ble veldig overrasket at de fremdeles hadde et godt utvalg av papirkalendere og årssett til diverse mer avanserte planleggere. Jeg tenkte at studenter og andre i dette miljøet nå måtte ha blitt mer eller mindre heldigitale. Men nei ....

Hva med deg? Kommer du til å kjøpe en?

For de som kjøper årssett til Tine manager(tm) eller lignende, se også Var du en time manager ™ disippel?

Kanskje du vurderer 2018 modellen av bordkalenderen i ekte tre? Eller går du for 7ende sans igjen? Fordelene med 7ende sans er at du alltid kan ha den med deg. Ulempen er at den bare inneholder informasjon om din kalender og at ingen andre kan vite når du er ledig og opptatt uten å ringe deg, møte deg, eller sende deg en E-post. Har du forsøkt å finne en møtetid som passer for fem eller flere personer på denne måten? Det tar mye tid og mange E-poster eller telefoner.

50% av oss kan ikke gjøre jobben uten at vi kommuniserer med og møter andre!

En rapport fra Corporate Leadership Council viser at vi blir mer og mer avhengig av andre rundt oss for å nå våre egne mål på jobben. For ti år siden viste undersøkelsen at 20% av resultatene kun var mulige å nå med hjelp fra kolleger og samarbeidspartnere. I dag er dette vokst til 50%! Dette viser at samarbeid er viktigere enn noen gang og at du kan ikke oppnå dine mål uten å møte andre. Samtidig viser undersøkelsen sterk vekst i hvilken grad ansatte arbeider med andre som ikke befinner seg på samme sted som dem. Bare over de siste tre år opplever 57% av de spurte at de i økende grad må involvere kolleger på andre steder for å få gjort jobben sin.

I tillegg kommer trenden vi ser i Norge med mer og mer fleksibilitet i arbeidstid og sted. Nye kontorløsninger er ofte basert på at en andel ansatte til enhver tid arbeider hjemme og det er ikke alltid forutsigelig når hver enkelt gjør dette. Alt dette medfører store koordineringsutfordringer og mange bruker altfor mye tid på å finne møtetider.

Tenk om du bare kunne trykke på knappen og få vist når alle deltakerne i et møte er ledige? Det kan du faktisk, men hva om det ikke finnes noen tid alle er ledige? I alle fall ikke de neste to ukene. Ikke uvanlig, eller hva? :-) Det samme gjelder møterom. De fleste erfarer at det alltid er for få møterom og reservasjon av dette er en viktig del av møteplanleggingen. Da er det ikke så enkelt om reservering av møterom skjer med gule lapper på døra. Særlig om du arbeider hjemme når du planlegger møtet.

Finn første ledige tid for de du vil møte

Her kan du få god hjelp av møteplanleggeren i Outlook. Start med å opprette et nytt møte på et tidspunkt og en varighet som ville passe bra for deg. Gå så til planleggingsassistenten og adder de andre deltakerne og ønsket møterom. På høyre siden av skjermen vil du se "Romsøker". Der får du en oversikt over dager det mest sannsynlig er enklest å få til møtet. I dag er det tirsdag 17. desember og jeg trenger å få til et møte med noen før jul. Utfra «Romsøker»-informasjonen ser jeg at tilgjengeligheten i morgen er "God". Dvs. alle har de 1,5 timene jeg ønsker å ha møte innenfor sin normalarbeidstid. Resten av uken er «Dårlig». Dvs. det er ikke noen ledig tid som passer for de fleste.

Nå kan det hende at det er litt brått å innkalle til møte i morgen ettersom det ikke gir noe tid til forberedelser. Jeg ser at mandag 23. er klassifisert som "Ganske bra". Det vil si at en av deltakerne ikke er tilgjengelig for den møtelengden jeg ønsker, men om jeg begrenser møtet til en time har alle tid i kalenderen mandag. Dersom jeg virkelig måtte ha møtet denne uken kan jeg også sjekke dager som er merket med "Dårlig". Ettersom jeg ser hva de enkelte er opptatt med (valgfritt å vise) kan jeg vurdere dette og spørre om det er mulig å prioritere dette møtet fremfor andre aktiviteter i kalenderen.

Dette er en veldig praktisk måte å finne møtetidspunkt på og jo flere deltakere, jo mer tidsbesparende er det :-)

Dette krever selvsagt at alle bruker kalenderen aktivt og at man har en enighet om når det er OK å kalle inn til møter. Man bør også avtale bruk av åpen kalender og hva det innebærer. Det gir enklere planlegging. Avtaler man ikke ønsker å vise innhold av kan fremdeles skjules ved å merke dem som "Privat".

Gi deg selv en mulighet til å planlegge dagen før den tar deg

De fleste har en morgenrutine der de henter seg en kopp kaffe, setter seg foran PC’n og stuper inn i Innboksen. Der blir man borte en stund, kanskje til man skal i et møte. Det er ikke sikkert det er den beste måten å starte dagen på.

Kanskje det hadde vært bedre å gjøre en eller flere av oppgavene i oppgavelisten før eposten «tok deg»? Men det er så vanskelig når man kommer rett inn i Innboksen når man åpner Outlook. Vil du bryte denne vanen kan du velge å starte Outlook i kalendervisning.  Da du vil se dagens avtaler og oppgaver først.

Dette gir deg et godt overblikk over både møter og avtaler, og i tillegg dagens oppgaver. Da er du bedre rustet til å prioritere ny epost i forhold til dette.

Dette gjør du: Velg Fil -> Alternativer -> Avansert og endre hvilken mappe Outlook skal starte i. Velg kalender.

Ser du ikke oppgavelisten under kalenderen? Gå til kalenderen, velg visning og sett Dagens oppgaveliste til Normal. Velg så å Ordne etter startdato, og bruk denne til å velge hvilken dag du skal gjennomføre oppgaven.

Trenger du og dine kolleger hjelp til å finne praktiske måter å planlegge- og styre hverdagen på og sikre bedre måloppnåelse? Sjekk gjerne mine korte, effektive 2-timers workshops

Hvordan ta juleferie med god samvittighet

Snømannen Kalle?

Mange opplever den siste tiden før en ferie som veldig stressende. "Nei nei, dette kan jeg ikke se på nå. Kom tilbake etter jul". Likevel får du et rush av oppgaver som samler seg opp, og det vet du når du prøver å ha ferie. De fleste gir opp og reiser på ferie med masse ubehandlede oppgaver og e-post i innboksen. Da er det ikke så lett å koble av. Gjør heller dette:

1. Helst 2 uker før ferien

• Gå igjennom planlagte prosjekter, aktiviteter, løse lapper, og oppgaver du har lovet andre å gjøre
• Bestem hva du realistisk kan gjennomføre før ferien, og distribuer dem på de dagene du har igjen før ferien.
• Flytt resten til etter ferien. Gi beskjed til andre om det påvirker deres arbeid
• For tips om å organisere oppgavene dine, se: Du kommer aldri gjennom lange oppgavelister! Her er løsningen.

2. Frem til ferien

• For alle nye oppgaver, vurder om de kan vente til etter ferien
• Dersom de må gjøres før, vurder å flytte andre oppgaver til etter ferien
• Hvordan holder du deg ajour med oppgaver frem til siste dag før ferien?  Se gode tips og råd her: Kjære postmann. Du kommer med så mye post til meg. Ta noe med tilbake og lever igjen når jeg har bedre tid.

3. Ta ferie med god samvittighet

PS: Skulle du likevel jobbe litt i julen kan du rydde i postboksen og komme deg ajour til etter jul. Se lenken over. Den vil hjelpe deg da også.

Hvordan leve et perfekt liv, ha kontroll på alt, og gjøre alt som står i planen

Nani

Lykken er en varm hund sier Linus i Knøttene. Det kan man være enig i, men så enkelt er ikke livet. Dagene våre er fulle av krav fra omgivelsene og fra oss selv. Ofte er det våre egne krav som er de vi mest ønsker å leve opptil.

Vel, jeg er ganske fornøyd med hvordan jeg lever livet mitt og jobben jeg gjør, men selvfølgelig ville det alltid være bra om jeg kan bli litt bedre, litt mer effektiv, og samarbeide bedre med andre. Men jeg vil ikke bli en annen person av den grunn.

Det er mange som lover deg et bedre liv og full kontroll over tiden din, bare du blir som dem ....
Da vil du aldri behandle epost mer enn en gang om dagen. Du har alltid en time eller to om morgenen der du gjør ditt viktigste arbeid uforstyrret og du avslutter dagen med å reflektere over alt du har fått gjort.

Kom tilbake til virkeligheten! Jeg vet om veldig få som kan komme unna med å behandle epost bare en gang om dagen. Omløpshastigheten og informasjonsmengden i dag krever at man gjør dette flere ganger om dagen for å holde oversikten og kan reagere på hendelser som oppstår. Det kan også være kolleger som venter på din respons og ikke kommer videre før du har gitt dem et svar. Det er jo derfor mange også leser epost på telefon så de kan gi et raskt svar på noe, eller fange opp viktig informasjon i tide.

Jeg har heller ikke noe tro på at man nødvendigvis skal gå løs på de tyngste oppgavene tidlig på morgenen. Det fungerer i alle fall ikke for alle. For mange er det faktisk bedre å "varme opp" litt med å komme ajour med epost, få unna en reiseregning og litt annet mens man tar en morgenkaffe. Men jeg har tro på at man må planlegge og sette av tid til de større oppgavene.

Min erfaring er at man må finne en balanse mellom det man gjør for seg selv, og den tiden man må akseptere å bli avbrutt av kolleger, eller svare på eposthenvendelser som gjør at andre kan få gjort sin jobb. Jeg deler inn dette i beskyttet tid og tilgjengelig tid. Beskyttet tid kan være at man jobber et par timer hjemme før man drar til kontoret og blir tatt av malstrømmen der. Eller finner et bortgjemt møterom på jobben, setter telefonen på stille og forsøker å komme gjennom arbeid relativt uforstyrret. Så kan man arbeide med andre oppgaver, delta i møter og være sosial på andre tidspunkt.

For å få til dette må du komme andre i forkjøpet med din plan. Dersom ikke du tar kontroll over din tid er det mer enn nok andre som gjerne gjør det :-)

Lag en ukeplan hver fredag for kommende uke der du tar hensyn til både dine, og kollegenes behov. Men ikke fyll opp planen helt. Husk at 30-50% av det du kommer til å gjøre neste uke vet du ikke om ennå. Det blir styrt av eposter, møteinnkallelser og andre henvendelser du får. Du må altså planlegge for det uforutsette og ha rom i kalenderen til dette.

Lag en balansert ukeplan. Beskytt tiden du må jobbe uforstyrret. Hold en del tid åpen for å være tilgjengelig

Skulle du trenge en kick-start på å ta mer kontroll over egen tid og være mer ajour med oppgaver uten å endre livet ditt kan du jo vurdere det veldig praktiske kurset Smart bruk av Outlook - ta kontroll over egen arbeidsdag og prioriter riktig for å nå dine mål. Der du kommer godt i gang med å jobbe litt smartere på et par timer.

Blir du irritert over å få alle møteinnkallingssvarene i Innboksen?

Møte

Når du kaller inn 10 personer til et møte i Outlook får du gjerne 10 epost i Innboksen med aksepter og avslag på invitasjonen. Dette oppfattes som unødvendig støy og kan være veldig irriterende. Jeg vil jo gjerne vite om de inviterte kommer, men finnes det ikke en bedre måte?

Heldigvis gjør det det. En liten endring i Outlook oppsettet fikser dette. Dette må du gjøre:

1. Velg Fil -> Alternativer og E-post
2. Rull ned til overskriften Oppfølging, og kryss av som vist i illustrasjonen

Automatisk behandling av svar på møteinvitasjoner

For møter du kaller inn til fra nå vil alle bekreftelser og avslag på møteinvitasjoner bli  behandlet automatisk. Dersom disse ikke inneholder en melding vil møtedeltakelsen bli oppdatert i kalenderavtalen din og eposten slettet. Dersom svaret inneholder en kommentar, for eks. "kommer litt sent", eller "Kan dessverre ikke delta på grunn av konflikt med et annet møte" vil eposten bli i Innboksen slik at du kan lese den.

For å få en oversikt over hvem som kommer på møtet, åpne møtet du har innkalt til i kalenderen og velg Oppfølging.

Oversikt over hvem som kommer på møtet

Der vil du kunne se Sporingsstatus som viser hvem som har svart, og hva. Du kan også velge å kopiere status til utklippstavlen og lime den inn i for eksempel Excel for å få en deltakerliste. Denne kan brukes som grunnlag for matbestilling, deltakerskilt og annet om du arrangerer store møter.

Hvordan du raskt kan se de 2-3 viktigste e-postene blant de 50 i Innboksen?

Du har kanskje allerede hundrevis av e-post i Innboksen. Du kan også være blant dem som har 20-30 uleste eller flere e-post når du åpner Innboksen om morgenen. Hvordan kan du da se hvilke som er viktige og bør åpnes først? Vanligvis er e-post sendt bare til deg viktigst, og bør behandles først. De som har mange andre på Til-linjen, eller de er sendt til en distribusjonsliste, eller du står bare på kopi kan vente.

Det kan også være at du vil gi spesiell oppmerksomhet til den e-posten som kommer fra sjefen din :-)

Her er hva du kan gjøre for å se veldig enkelt hva som er den viktigste e-posten i Outlook:

Vis-instillinger

Når du er i Innboks, velg Visning fra menyen, og trykk på Vis innstillinger.

Bare til meg

Der velger du Betinget formatering. Velg Legg til og skriv "Bare til meg".

Så går du inn på Betingelse… og krysser av i "Bare til meg" boksen og OK.

Deretter på Skrift… og velger ønsket farge. Blå fungerer vanligvis bra. Trykk OK og OK igjen. Nå vil du se at alle eksisterende e-poster sendt bare til deg i Innboksen skifter farge.

Vil du ha all e-post fra sjefen i en annen farge repeterer du instruksjonene over, men som betingelse setter du inn Fra… og e-postadressen til sjefen. Velg nå en annen farge. Unngå rødt! Det er en stressfarge. Grønt er bra :-)

Nå er du klar til å behandle de viktigste e-postene først. Men for å komme gjennom Innboksen på en effektiv måte må du gjerne ta noen flere grep. Hint: Åpne hver e-post i Innboksen bare en gang.

Dette fungerer i Outlook for Windows 2010, 2013 og 2016. Bruker du Outlook 2016 for Mac kan du få til tilsvarende markering av viktig e-post, men ikke helt på samme måte. Her er hva du kan gjøre.

Outlook har ikke mulighet til betinget formatering slik Windowsversjonen har, men du kan bruke regler til å tilordne kategorier til epost fra bestemte avsendere, eller epost bare sent til meg. Slik gjør du det for å lage denne.

Opprett ønsket kategori først ved å stå på en epost, velge Kategoiider og rediger kategorier. Du kan nå legge til en med ønsket beskrivelse og farge. I dette tilfellet "Bare til meg"

Velg så Ordnefanen, Regler og Opprett regel.

Lag regel som vist under

Neste gang du får en epost der bare du er på til-linjen vil denne bli markert med den valgte kategorifargen og skiller seg enklere ut fra de andre epostene.

Vi har 4 måneder igjen av året. Les hvordan du kan være tryggere på å nå årsmålene dine

Kommer du til å ha gode resultater å feire på nyttårsaften?

Er du tilbake fra ferie med fulladede batterier? Før du stuper inn i Innboksen for å bruke et par dager med å komme ajour, tenk på dine egne mål. Hvordan ligger du an? Er det områder du må sette i gang aktiviteter på, eller områder du må følge opp for å sikre at du når dine mål? Gjør du ikke det nå blir du fort tatt av hvirvelvinden når alle er tilbake fra ferie og den travle høsten starter. Har du en plan for året? Hvis ikke er det ennå ikke for sent.

Hva vil du bruke energien din på og hvilke mål vil du nå? Om dere har et opplegg på jobben for dette har du sikker noen mål i skuffen du kan ta frem nå. Har du ikke får du her et forslag til ditt eget opplegg. Dette er et enkelt og velprøvd format for en handlingsplan som kan hjelpe deg å nå målene dine. 

Handlingsplan

For at ikke dette skal bli en plan som ligger i skuffen kan du overføre aktivitetene fra handlingsplanen over til Outlook oppgaver. Da blir det enklere å huske å prioritere det som skaper dine resultater. Ellers er det lett at man blir sittende litt mye i Innboksen og behandle innkommende forespørsler. Pass på at du definerer en startdato for hver aktivitet. Har du en tidsfrist for mål nummer en 1. september setter du for eksempel startdato til 18. august. Det er i det hele tatt en god ide å planlegge med startdato istedenfor forfallsdato. Det er særdeles lite nyttig å bli minnet om en oppgave på forfallsdatoen :-)

Før i verden hadde mange inklusive meg en god struktur på dette gjennom sin Time Manager eller tilsvarende planlegger som vi alltid hadde med oss. I vår digitale hverdag er dette på mange måte blitt mer komplisert. Men det finnes gode måter å løse dette på der du alltid har med deg din plan og oversikt over alle aktiviteter og oppgaver enten det er på PC, telefon, eller nettbrett. Vil du ha hjelp til struktur og innhold og til å bruke en digital planlegger kan du sjekke ut Smart måloppnåelse i en digital tid

Synes du ikke at du kan prioritere å gjøre dette før du har kontroll på all e-posten som er kommet inn i løpet av ferien, se tips her: Tilbake fra ferie med hundrevis av E-post i Outlook? Fortvil ikke, du kan få hjelp! 

Lykke til med resten av året!

Finpusse Outlook-bruken? 9 tips som gjør deg mer effektiv i høst

For meg er Outlook det jobbverktøyet som betyr mest. Det er mitt planleggings- og prioriteringsverktøy og hjelper meg til å arbeide med aktiviteter som skaper resultater.

Her følger en oppsummering av 9 smarte tips jeg bruker enten daglig, eller av og til. Noen av dem er engangs-oppsett og krever egentlig ingen anstrengelse for å utnytte. Det meste er muligheter som bare finnes i Windows-versjonen, men Mac versjonen kommer stadig etter med flere muligheter.

1. Oppgavebehandling

Jeg synes det er fint å kunne planlegge og se min totale arbeidsbelastning pr dag eller uke i sammenheng. Det kan jeg gjøre ved å vise mine oppgaver i kalendervisningen.

Oppgaver i kalenderen

Dette gir god oversikt over total arbeidsbelastning som er summen av avtaler og oppgaver

For  oppnå det samme på Mac man du i stedet bruke to vinduer, ett med kalender og ett med oppgavevisning. Vis side om side eller på hver sin skjerm så får du oversikt. Du kan også lage smarte mapper som viser dagens oppgaver, ukens oppgaver, neste ukes oppgaver.

2. Automatisering av rutineoppgaver man gjør ofte

Hurtigtrinn er programmerbare "knapper" i Outlook som gir mulighet til å automatisere gjentagende oppgaver. For eksempel kategoriser og flytt til mappe med ett klikk. En annen mye brukt mulighet er ny e-post til, og videresend e-post til en gruppe.

Hurtigtrinn

Det finnes ingen tilsvarende mulighet på Mac.

3. Behandle e-post raskt

Det er praktisk å kunne svare på, eller videresende e-post hurtig direkte i leseruten når du behandler innkommende e-post. Jeg liker å kunne sende et raskt svar uten at e-posten åpnes i eget vindu. 

Svar i leserute

4. Sende e-post der en annen skal motta svarene

Denne muligheten gjør for eksempel at en leder kan sende ut en forespørsel og alle svarene går til en assistent. Det er viktig å beskrive tydelig hvordan svar skal gis og til hvem. Tips: Lag tabell med svaralternativer. Da er det enklere å sammenstille i det samme formatet etterpå. Denne funksjonen er litt skjult, men du finner den ved å utvide boksen i båndet som vist.

Svare til andre enn den som sender eposten

Denne muligheten finnes ikke på Mac.

5. Sende personaliserte eposter til en kontaktliste 

Du kjenner kanskje til utskrifts-fletting i Word? Outlook for Windows har den samme funksjonen der du kan sende den samme eposten til mange med personlig informasjon flettet inn i en standardtekst. Gå til kontaktvisning og følg guiden der. Da kan du sende personlig e-post til utsendelse av nyhetsbrev og julekort direkte fra Outlook.

Utskriftsfletting

Her kan du gjøre det samme på Mac, men da lager du eposten først i Word og bruker Masseutsendelse til epost derfra. Det fungerer også utmerket.

6. Samle informasjon fra e-post, avtaler og oppgaver i OneNote

OneNote er et veldig bra notatprogram der du kan samle all slags informasjon. Mye informasjon vi trenger har Outlook som kilde og det er veldig bra integrasjon med OneNote for å sende epost dit og til å ta møtenotater integrert med kalenderavtalen.

Send til OneNote

Denne muligheten har noen på Mac, men ikke alle. Alternativet er å gjøre dra-og slipp på eposter til OneNote. Da kommer de inn som et vedlegg.

7. Kalenderbehandling og møter

Ofte har vi behov for å se datoer i kalenderen som ikke er påfølgende. Ved å holde nede kontrolltasten kan man klikke på de datoene man ønsker å vise i månedsoversikten. Fint å kunne se i dag og i morgen, eller et utvalg av datoer som for eksempel de neste fire torsdagene.

Plukke datoer

På Mac kan du åpne flere kalendervinduer og se dem ved siden av hverandre for å oppnå noe av det samme.

8. Vise to tidssoner i kalenderen

Dersom man ofte har nettmøter med deltakere i andre tidssoner er det fint å kunne vise to tidssoner samtidig i kalenderen. Høyreklikk på tidslinjen og legg til en ekstra tidssone i oppsettet.

Tidssoner

9. Forberede, gjennomføre og følge opp møter

Opprett OneNote side for møtenotater delt med andre deltakere, eller bare med deg selv. Dett er en fin samarbeidsmulighet der du legger agenda, møtenotater, referat og oppfølgingspunkter ett sted uten å sende noe på e-post. Nyttig også å samle egne møtenotater ett sted og samtidig koblet til avtalen i Outlook.

Møtenotat OneNote

Denne muligheten har noen på Mac, men ikke alle. Alternativt kan du oppnå noe lignende ved å opprette møtesiden i OneNote før du oppretter møtet. Velg Kopier kobling til side og lim inn i kalenderavtalen før du evt. sender den til andre.

Det kommer stadig nye oppdateringer til Office for Mac, så dette er status pr. desember 2018.

Med Office 2016 for Mac leverte Microsoft en kraftig modernisert og forbedret utgave som mange hadde ventet lenge på. De som brukte Outlook for Mac 2011 merket oppgraderingen til Outlook 2016 som en stor forbedring i hastighet og stabilitet. Likevel er det klart at Windowsversjonen ligget et stykke foran på funksjonalitet. Mye av dette er ikke noe en vanlig bruker vil tenke på, eller savne. Jeg får imidlertid en del henvendelser fra folk jeg kjenner som er fristet til å bytte fra Windows til Mac. Det kan jeg godt forstå. Jeg bruker selv begge deler og liker min Mac veldig godt. Likevel bruker jeg mest Windows til jobbformål fordi det er for mye jeg savner i Outlook for Mac. For flere detaljer om forskjellene på Windows og Mac, se Mange tror Microsoft Office på Mac og Windows er like.

Kaster vi bort tiden når vi organiserer epost i mapper?

Når vi legger epost i mapper er det egentlig sortering vi gjør. Det kan være på emne, avsender, eller andre kriterier. Sortering er tidkrevende og hvis vi sjelden eller aldri kommer til å lete etter det vi sorterer, får vi lite igjen for denne investeringen i tid. For å vurdere om vi skal sortere, eller satses på å lete i haugen av epost når vi trenger det må vi se på mulig fremtidig behov for å finne igjen eposten.

Sortering eller søk

Vi kaller Google og Bing for søkemotorer, men egentlig er de gigantiske sorteringsmaskiner. Det som er imponerende er ikke at de kan komme opp med tusener at treff på våre søkekriterier, men at de kan sortere dem etter relevans og presentere det vi mest sannsynlig er ute etter som en av de første linjene vi får opp på skjermen. Det kan de gjøre fordi de forhåndssorterer informasjon på kriterier det er sannsynlig at noen vil søke etter. Å la maskiner gjøre dette koster lite, og det sparer kostbar tid for oss som skal finne noe.

Kater du bort tiden din på sortering?

Når det gjelder e-post derimot utnytter vi sjelden denne formen for effektivisering. Vi bruker kostbar egen tid på å sortere e-post i mapper. Det tar omtrent like lang tid å sortere epost som det ville gjøre å sortere papir. Men i motsetning til papir kan vi søke i epost mye mer effektivt enn i et papirarkiv.

Steve Whittaker er en av de som tidlig studerte epost og effektiv gjenfinning. Som forsker i IBM og professor på UC Santa Cruz skrev han en avhandling allerede i 1996 om "email overload" med tittelen "Am I wasting my time organizing email?". Som tittelen indikerer var hans konklusjon klart ja :-)

I mange situasjoner må vi velge om vi skal sortere, eller bare lete i haugen etter noe vi vil finne. Det viser seg at det vanligvis lønner seg klart tidsmessig å lete i haugen. Særlig fordi epostprogrammet ditt allerede har forhåndssortert eposten på en rekke kriterier på samme måte som Google gjør og at du også her kan får opp en liste sortert på relevans. Da finner du det du leter etter på sekunder.

Mange vet nok at dette er riktig rent logisk, men føler likevel at de utsetter jobben til senere om man ikke sorterer eposten i mapper. Vi antar at vi da må bruke mer tid senere for å finne eposten igjen. Men dette er egentlig ikke rasjonelt. Av 100 epost, hvor mange kommer du til å lete etter i ettertid. Kanskje 10? Om du bruker 30 sekunder på å sortere/arkivere hver epost bruker du 50 minutter på dette. Det vil si om du ikke hadde gjort dette kunne du brukt 5 minutter på å lete etter hver av de 10 epostene. Så mye tid bruker du jo ikke. Bruker du søkemulighetene i epostprogrammet bruker du nok ikke i gjennomsnitt mer enn 30 sekunder på å finne en epost. Det vil si totalt 5 minutter totalt for å finne 10 eposter. Da hadde du spart 45 minutter bare på de 100 epostene ved å ikke sortere i mapper på forhånd. Og hvor mange epost flytter du til mapper i løpet av ett år?

Tror du ikke du kan finne eposten så fort? Prøv selv! Se Slutt å lete i Outlook mapper. Bare søk! Det er mye enklere og raskere.

Føler du at en viss struktur hjelper deg med å få det ryddig i hodet? Det kan god være. Les mer om dette på Mapper, tagging, eller bare søk - hvordan du organiserer og finner igjen ting

Hvordan huske å føre timelister og gjøre andre rutineoppgaver

For å huske på ukentlige og månedlige oppgaver kan du bruke Regelmessige oppgaver i Outlook. Dette har en del funnet nyttig for å huske å lage månedsrapport, føre timelister og andre gjentagende aktiviteter. Mange blir imidlertid forvirret fordi timeliste-oppgaven bare synes den første uken i oppgavelisten. Det blir ikke laget en oppgave for hver uke som man kunne forvente. Når man lager en møteserie blir jo alle møtene laget og er synlige i kalenderen, så hvorfor skjer ikke det samme med oppgavene?

Neste forekomst av oppgaven blir ikke opprettet før du fullfører den første

Outlook vil ikke lage den nye oppgaven før du har fullført den første. Dette kan virke rart, men gir mening. La oss si at du må rapportere timer månedlig, men for å ikke bruke masse tid på slutten av måneden til dette vil du føre timene hver fredag. Hva om du ikke får ført timelistene dine som planlagt denne fredagen? Da vil oppgaven henge med deg i uken som kommer og så fører du kanskje timene for to uker neste fredag. Men det gir ikke mening å ha to oppgaver som sier det samme neste fredag. Fordi Outlook ikke lager den neste oppgaven i serien før du har fullført den første vil du bare ha en oppgave neste fredag. Etter at du har skrevet timer trykker du på fullfør oppgave og først da blir oppgaven for fredagen etter laget og er synlig i oppgavelisten.

Hvordan du oppretter en periodisk oppgave i Outlook

For å opprette en periodisk oppgave, Lag oppgave, velg Regelmessighet og så innstillinger for tidsintervall.

Hvordan lage en periodisk oppgave i Outlook

Vil du ha en visuell oversikt over din totale arbeidsbelastning som er summen av avtaler og oppgaver i ett bilde? 

Sjekk blogginnlegget  Flagger du e-post i Outlook? Har du en lang liste med røde oppgaver?

Hvorfor ikke bare ha oppgaven som en møteserie i kalenderen?

Noen setter slike oppgaver som gjentakende avtaler i kalenderen. Det kan fungere, men svakheten er at om du ikke får gjort oppgaven på den tiden du har satt av flytter ikke avtalen seg videre med deg, men befinner seg i fortiden. Oppgaven derimot, den blir med deg hver dag frem til du markerer den som fullført.

Tid, oppgaver og verktøy får skylda når vi ikke får gjennomført alt vi håpet

Tid

Alle er gitt den samme tiden og det er det lite å gjøre med. Griper du deg selv noen ganger i på si "jeg har ikke tid"? Det har du selvfølgelig. Det du egentlig mener er "dette vil jeg ikke prioritere nå". Det kan imidlertid høres litt hardt ut, særlig om det er noen som spør om du kan gjøre noe for dem. Man vil helst ikke avvise noen. Det kjennes veldig ubehagelig. Dessverre er det enda mer vanlig å si "jeg har ikke tid" til egne aktiviteter man gjerne skulle gjort. Prioritering, vanskelig som det kan være, er nettopp å si nei til noe for å kunne gjøre noe annet som er enda viktigere.

Her er to teknikker du kan bruke for å prioritere bedre i hverdagen:

1. Når noen kommer og spør deg om å gjøre noe for dem, eller sender en epost. Svar, "jeg har mye viktig jeg må gjennomføre i dag, er det noe som kan vente til i morgen, eller neste uke? Sannsynligheten er stor for at den andre da enten gjør det selv, spør noen andre, eller sier "det er OK". Da noterer du dette på oppgavelisten og følger det opp senere når du kan planlegge dette og jobber videre med dagens viktige oppgaver.
2. Når du kommer på noe du gjerne vil gjøre, eller du har en oppgave som har fulgt deg i ukesvis og som aldri kommer høyt nok opp på prioriteringslisten, men som du ikke har lyst til å gi opp. Sett den opp på en liste 1-3 måneder frem i tid og vurder den på nytt da. Gå så videre med det som er viktig nå med god samvittighet.

Hvordan vet du så hva som er viktigst og hvordan får du prioritert aktiviteter relatert til dette? Stephen R. Covey som står bak 7 habits/de 7 gode vanene sier det veldig bra synes jeg.

You have to decide what your highest priorities are, and must have the courage – pleasantly, smilingly, nonapologetically – to say no to other things. And the way you do it is by having a bigger “yes” burning inside.

Det betyr at du må ha gjort deg opp en mening om hva du vil oppnå. Da vil du alltid ha noe å prioritere oppgaver opp mot. Spør deg selv, vil det å gjøre denne oppgaven føre meg nærmere ett av mine mål? Forbausende ofte gjør det ikke det. Da havner vi i "busy-fella" Vi er fryktelig travle hele tiden, men ikke nødvendigvis med å gjøre ting som skaper resultater.

Les mer: Busy busy! Jeg har så mye å gjøre at jeg ikke får gjort det jeg egentlig skulle

Oppgaver

Jeg har studert mye på hva som virker og ikke virker av ulike oppgavelister. Det jeg vet utfra dette er at lange oppgavelister ikke virker, enten de er på papir, en app, eller i Outlook. Jeg spør ofte på mine kurs om hvilken farge det er på teksten i Outlook oppgaver, og svaret er nesten alltid RØD. Når jeg ser på oppgavelisten er den gjerne på mer enn en side og blitt en dårlig samvittighet. Det fører til at man helst unngår å se på den og skriver korte oppgavelister på papir isteden :-)

Den eneste måten jeg har funnet ut som virker for meg, og som jeg ser virker for mange andre også, er å lage korte, tidsbaserte oppgavelister der hver av dem lar seg gjennomføre i løpet av en dag. Det er helt umulig å gjennomføre alt på en gang. Noen sier man skal lage en prioritert liste og jobbe seg nedover fra toppen, men i realiteten er det en del oppgaver som kanskje ikke er på toppen av lista som faktisk har en tidsfrist, så når man bestemmer hvilken "dagsliste" oppgaven skal føres opp på må man ta hensyn til både hvor viktig oppgaven er og hvor mye den haster.

På toppen av dette kommer at du ikke har like mye tid til oppgaver hver dag fordi en del av dagen også går med til møter og avtaler. I tillegg endrer prioriteringene seg hele tiden. Derfor er det en fordel å kunne gjøre raske omprioriteringer. Da er det bra å kunne bruke et verktøy der det er enkelt å flytte oppgaver samtidig som du beholder oversikt så du kan planlegge realistisk.

Les mer: Du kommer aldri gjennom lange oppgavelister! Her er løsningen

Verktøy

Jeg har prøvd ut mange ulike verktøy, det ene mer ambisiøst enn det andre for å håndtere oppgaver. Mange av disse er gode i seg selv, men kommer ofte i tillegg til, og må administreres på siden av verktøy man uansett må forholde seg til i hverdagen. Det oppleves som ekstra arbeid og fører ofte til dobbeltføring. Jeg har kommet til at det beste for de fleste er å bruke det verktøyet nesten alle har tilgjengelig via jobben, nemlig Microsoft Outlook. I tillegg, for alltid å kunne ha oppgavelisten med meg, en app på telefonen som synkroniserer oppgaver automatisk med Outlook.

Ved å se både avtaler og oppgaver i det samme bildet er det enklere å se total arbeidsbelastning pr. dag.

Les mer: Flagger du e-post i Outlook? Har du en lang liste med røde oppgaver
og Bruker du oppgaver i Outlook? Vet du at du også kan synkronisere med mobilen?

Bruker du oppgaver i Outlook? Vet du at du også kan synkronisere med mobilen?

Flere og flere jeg vet om bruker Outlook oppgaver for å prioritere bedre i hverdagen. I alle fall de som har vært på mitt Smart bruk av Outlook kurs :-)

Bruker du oppgaver, men ikke muligheten for å opprette og følge opp oppgaver på mobilen? Det finnes et utall av apper man kan bruke til dette. Noen apper lever i sitt eget univers og er ikke kobler til Outlook. Det synes jeg er synd fordi så mange oppgaver oppstår som følge av en epost at det er veldig praktisk å gjøre disse om til Outlook oppgaver med et enkelt klikk. Å skrive inn disse i en separat mobilapp gir ikke noen mening for meg. I alle fall hvis det er jobbrelatert.

Så har du oppgaveapper som synkroniserer med Outlook. De synes jeg er mye mer interessante. Faktisk har du sannsynligvis en app allerede på telefonen til dette. På iPhone heter den Påminnelser og på Samsung S-planner som er en kombinert kalender og oppgaveapp. Du kan koble begge disse til din Exchange, eller Office365-konto.

De er ganske enkle og mangler to egenskaper jeg setter pris på. Det er å kunne operere med startdato på en oppgave og kunne kategorisere den i henhold til Outlook kategorier.

Ideelt sett hadde jeg ønsket meg at Microsofts Outlook app også hadde håndtert oppgaver, men det gjør den dessverre ikke. Men det finnes veldig gode alternativer.

Hvorfor bruker du ikke Outlook på mobilen når du gjør det på PC

For planlegging av oppgaver fungerer det best for meg å gjøre det på PC hvor jeg har god oversikt og kan flagge epost til oppgaver, men for å følge opp og også notere nye oppgaver på farten bruker jeg appen TaskTask for iPhone. Den synkroniserer all informasjon jeg vil ha mellom PC, mobil og nettbrett samtidig som den er veldig enkel å bruke. Den synkroniserer både oppgaver og flaggede epost. Det gjør ikke de fleste appene. Den koster en 50-lapp og da får du mye for pengene.

TaskTask app på iPhone støtter kategorier (fargene i margen) og flagget epost

For Android anbefaler jeg å prøve Nine – Email & Calendar- synkroniserer både oppgaver og flagget epost. Den koster 105 kroner, og det er den verd.

Har du en lang liste med flagget E-post? Har du gitt opp å bruke oppgaver/tasks i Outlook?

Det hjelper ikke "å få ting gjort" om du gjør ting som ikke bidrar til å målet

I den digitale verdenen vi lever i nå der informasjonsmengden øker hvert år, krav til resultater øker med 20% pr år *) uten at du får mer tid og ressurser vil det alltid være mange flere oppgaver enn du noen gang kan gjøre.

Det er selvfølgelig viktig å ha en arbeidsform med tilhørende struktur og verktøy som hjelper deg å ikke glemme hva du skal gjøre og der du har kontroll på planlagte og utførte oppgaver. Det mangler ikke apper og systemer for dette.

Men før du velger deg apper og systemer for å planlegge og følge opp alle dine oppgaver må du svare deg selv på spørsmålet "Hva er det jeg vil oppnå?"

Klarer du å prioritere oppgaver som leder til gode resultater? 

Problemet er at det lett blir altfor mange oppgaver. Apper og lange oppgavelister er ikke løsningen på dette. Den eneste farbare veien er prioritering!

Har du et godt prioriteringssystem? Hvis ikke, hvordan vet du da at du bruker tiden på det som er viktigst?

I praksis vil de fleste da prioritere kortsiktig etter hva som brenner mest og hvem som maser mest mens de viktige oppgavene beveger seg nedover og nedover på oppgavelisten.

For å prioritere må du ha et prioriteringssystem som er knyttet opp mot de målene du ønsker å oppnå enten det er mål du er gitt av din arbeidsgiver eller mål du setter for deg selv.

I likhet med mange andre fikk jeg mye hjelp til dette da jeg gikk på time manager™ kurs for mange mange år siden og bruker prinsippene fremdeles. Men jeg bruker ikke den papirbaserte utgaven lenger :-)

Bør du skaffe deg en digital planlegger?

Jeg har i stedet tatt det beste fra denne kombinert med andre gode innspill og egne erfaringer og laget en digital planlegger som kan brukes helt gratis og uten å kjøpe års-sett med nye kalenderark hvert år.

Har du mål du vil nå på jobben og må lage din egen plan for å nå dem?  Må du prioritere daglig hva du skal gjøre for å bruke tiden på det som gir resultater?

Da er kanskje dette noe for deg også. Sjekk hvordan på Smart måloppnåelse i en digital tid

*) Kilde: Corporate Executive Board

Se også: Løsninger for å organisere hverdagen er oftest laget for allerede velorganiserte mennesker. Hva med de 50% av oss som ikke er det?

Var du en time manager ™ disippel?

Er du en av dem som laget årsplaner, hadde månedskalender, ukeplaner og dagsplaner i en fin perm du hadde med deg overalt? Definerte du dine 5-7 nøkkelområder som hjalp deg å holde fokus på dine strategiske arbeidsområder?

Jeg gjorde alt dette med min time manager™ og opplevde at jeg i mye større grad enn uten dette brukte tiden min målrettet og var i stand til å bryte ned 6-12 måneders mål til håndterlige biter som når jeg gjennomførte dem gjorde at jeg oppnådde mine mål fordi jeg fikk et prioriteringsverktøy i hverdagen.

Bjørns gamle time manager

Mange har sikker hørt spørsmålet "Hvordan spiser du en elefant?" Svaret er "en bit av gangen". Det denne uunnværlige planleggeren hjalp meg til var:

1. Definere mine egne fokusområder basert på de mål som var gitt meg fra ledelsen
2. Bryte ned litt uformelige, ikke klart definerte mål i konkrete handlinger
3. Å planlegge dagen, morgendagen og neste uke ved å fylle planen med mine viktigste oppgaver
4. Å gi meg et verktøy tilå prioritere i hverdagen så jeg brukte mer tid på viktige oppgaver og mindre tid på tilfeldige og ikke så viktige oppgaver.

Blir det for mye planlegging?

Noen kan kanskje føle at dette blir litt vel mye planlegging, men hva om du ikke lager din egen plan og kontinuerlig prioriterer i hverdagen? Dessverre er det slik at når vi mennesker ikke har klart definerte mål blir vi merkelig lojale til å følge daglige rutiner der vi bruker tiden til trivielle oppgaver.

Det er viktig å ha en balanse mellom planlegging og gjennomføring, men uten en mål og plan har vi ingenting å gjennomføre. Det blir som når Alice i eventyrland spør katten om hvilken vei hun skal ta, hvorpå katten spør henne om hvor hun skal? Det vet hun ikke og katten svarer at da spiller det ingen rolle hvilken vei du tar.

Noen synes også planlegging er litt ubehagelig fordi det synliggjør alt du faktisk må gjøre for å lykkes, og det kan være en hel del. Den engelske forretningsmannen Sir John Harvey-Jones uttrykker dette ganske humoristisk når han sier

"The nicest thing about not planning is that failure comes as a complete surprise rather than being preceded by a period of worry and depression."

Ta i bruk en digital planlegger

Dessverre måtte jeg pensjonere min time manager™ når verden ble mer og mer digital. Når min kalender er i Outlook, mange av oppgavene vi håndterer kommer på epost, og planer ligger litt her og der i ulike digitale dokumenter kan jeg ikke samtidig føre dobbeltføre i et analogt verktøy. Det har jeg rett og slett ikke tid til. Særlig ikke fordi omløpshastighet og informasjonsmengde er mist 10 ganger større nå enn da jeg skrev alt inn i min time manager ™.

Det mangler ikke på digitale verktøy der man kan løse deler av dette. Men det jeg har savnet er noe som henger sammen og gir meg både nødvendig oversikt samtidig som det støtter med i daglige prioriteringer.

Er det ikke enkelt å bruke blir det ikke brukt

Etter å ha studert mange verktøy, strukturer og sett på hva eksperter som Franklin Covey, TMI, David Allan og flere anbefaler har jeg kommet frem til at man må ha noe som er enkelt, støttet av digitale verktøy og med en struktur og prosess som virker naturlig og ikke er for omstendelig. Blir det for komplisert og tidkrevende å bygge opp, vedlikeholde og bruke et system i hverdagen gjør vi det rett og slett ikke selv om vi vet vi burde.

Du trenger ikke kjøpe noe for å få en digital planlegger

 Etter mange års erfaring og prøving har jeg har laget en Smart endring planlegger som bygger på de verktøyene 90% av oss allerede har og bruker i hverdagen. Ved å gjøre et engangsoppsett omdannes Microsoft Office til ditt personlige planleggings- og prioriteringsverktøy. Sammen med dette kommer enkle beskrivelser av hvordan du planlegger og prioriterer i hverdagen for å oppnå bedre resultater med mindre stress.

Du setter opp din personlige planlegger gjennom Smart endring workshopen Smart måloppnåelse i en digital tid sammen med kolleger som også vil oppnå bedre resultater med mindre stress.

Smart endring planleggeroppsett, her vist på iPad. Synkroniseres automatisk mellom PC, Mac, nettbrett og telefon.

5 epost-strategier som ikke virker og 4 tips som hjelper deg i en digital hverdag

Når jeg holder kurs og workshops får jeg ofte gode tips jeg tar med meg videre fra deltakerne. Likevel er det ikke alle tips som fungerer for meg selv om det kan fungere for andre. Mye av dette avhenger av jobbtype, kultur på arbeidsplassen og ikke minst personlige preferanser.

eposten renner inn kontinuerlig

Her er noen av de tipsene jeg har fått som ikke virker for meg, så kan du vurdere om det gjelder deg også, eller om du synes det fungerer for deg. Om det gjør det er det fint, men om det ikke gjør det er du ikke alene :-)

1. Bare lese epost 2 ganger om dagen. I de bedriftskulturene jeg jobber med er det en forventning til at man holder seg oppdatert på det som kommer inn nokså kontinuerlig i løpet av dagen.
2. Alltid tømme innboksen før man går hjem fra kontoret. Med en kontinuerlig strøm av epost er ikke det realistisk og fører bare til frustrasjon.
3. Arkivere epost, inklusive sendte elementer i et mappesystem. Med en stadig økende informasjonsmengde tar dette rett og slett for mye tid. Dette er en arv fra papirverdenen. I den digitale kan vi søke etter det vi vil finne. Likevel foretrekker jeg å ha i alle fall en arkivmappe så jeg kan flytte epost jeg har behandlet ut av Innboksen.
   Tips: Hvorfor og hvordan du kan redusere antall mapper i Outlook
4. Sende veldig korte eposter så det skal være lett for andre å lese dem. Dette fører ofte til at ikke all informasjon blir med og jeg får oppfølgingsepost med spørsmål til innholdet.
   Tips: Hvorfor skal jeg lese din E-post? Dette må du gjøre!
5. Få andre til å endre sine epostvaner. For eksempel ved å skrive "til info" i overskriften, eller ringe istedenfor å sende epost. Du kan bare velge hvordan du behandler det du får inn.
   Tips: Endre din epostvane på 1-2-3 - få god kontroll og redusert stress

Så hva har virket for meg, ikke bare begrenset til epost, men det å arbeide effektivt i den stadig mer hektisk digitale hverdagen?

1. For mange år siden sluttet jeg å klage over hvor mye epost jeg mottok, men innså at epost ikke kommer i tillegg til arbeidet, det er en del av arbeidet, og noe jeg må innarbeide i mine arbeidsrutiner. Undersøkelser som viser hvor mange prosent av tiden vi bruker på epost finner jeg meningsløse ettersom de tar som utgangspunkt at epostbehandling er noe annet en del av det vanlige daglig arbeidet.
   Tips: Slutt å skylde på mye epost - her er det egentlige problemet!

2. Innse at mesteparten av det som kommer inn i innboksen ikke er informasjon, men oppgaver og behandle det som dette. Det vil si at jeg må prioritere dem utfra hvor viktige de er og hvor mye de haster. Det jeg ikke kan behandle umiddelbart må inn på en prioritert oppgaveliste.
   Tips: Du kommer aldri gjennom lange oppgavelister! Her er løsningen.
3. Slutte å forvente at hjernen skal løse problemer skapt av teknologien og som fører til at vi må forholde oss til 100 ganger mer informasjon enn for 10 år siden. Jeg må bruke automatisk sortering av epost for å sikre at jeg i alle fall behandler det viktigste.
   Tips: La e-postmannen sortere for deg. Prioriter den viktigste e-posten
4. Jeg kan ikke stole på at hjernen min skal huske en masse ting jeg må gjøre. Det er lettere å prioritere det som er i eposten enn mine oppgaver som jeg har i hodet. For å sikre at mine viktige oppgaver blir gjort må de skrives ned.
   Tips: Har du for mye å gjøre? Seks tips som hjelper deg å prioritere det som er viktigst

Føler du at du ikke arbeider så effektivt som du burde, men ikke helt vet hva du skal gjøre med det? En bra begynnelse kan være å få en 2 timers kick-start som hjelper deg i gang. Få med deg noen kolleger og bestill Smart bruk av Outlook for å ta kontroll over egen arbeidsdag. 

Endre din epostvane på 1-2-3 - få god kontroll og redusert stress

Du kommer på jobben, henter deg en kaffe og så er det rett inn i Outlook innboksen. Hvorfor gjør vi dette?

Mest sannsynlig fordi vi ønsker å skaffe oss kontroll over dagen og ting som skjer. Hva som er kommet inn i Innboksen påvirker ofte hva vi gjør videre denne dagen. Så motivasjonen for å dykke ned i Innboksen er å skaffe seg kontroll, men oppnår vi egentlig dette?

Til tross for vårt ønske om kontroll føler mange avmakt fordi Innboksen bare vokser og vokser. Dette fører ofte til det motsatte av kontroll fordi vi ikke har oversikt over hva vi skulle gjort og vi går med dårlig samvittighet fordi vi ikke får behandlet forespørsler. Dette skjer fordi vår litt tilfeldige epostbehandling har utviklet seg til en lite effektiv vane som er vanskelig å bryte.

Sjekk om du kjenner deg igjen i denne vanen

Hvorfor legger du lest e-post tilbake i postkassen?

Så hvordan kan vi bryte denne lite effektive vanen og etablere en ny vane som gir oss reell kontroll?

I følge forfatteren av boken The Power of Habit, Charles Duhigg, består en vane av tre deler

1. Utløsende hendelse som setter i gang noe vi gjør
2. Belønningen vi får ved å gjøre dette
3. Rutinen som er selve handlingene våre i denne situasjonen

For vanen epostbehandling er utløsende hendelse gjerne at vi kommer på jobben, belønningen er at vi føler vi får kontroll og rutinen er ofte blitt til litt tilfeldig og ikke alltid gjennomtenkt. Dessverre er belønningen vår veldig kortvarig og blir fort erstattet av en følelse av å ikke ha kontroll.

Se hvordan du kan oppnå varig følelse av kontroll og som reduserer Innboksstress i 2017

Hvordan du kan ha kontroll over alle forespørsler på E-post og aldri være redd for å glemme en tidsfrist

 

Godt nytt epost-år!

Hvordan bruker du din tid og energi?

Det begynner å nærme seg slutten av 2016 og det kunne være fint å finne ut hvordan jeg har brukt min tid og energi og om jeg burde gjøre endringer i tiden som kommer. For dere som har fulgt med bloggen husker dere kanskje at jeg tidligere har skrevet om hvordan du kan tagge avtaler, oppgaver og epost for å få en oversikt over fordeling mellom ulike arbeidsområder.

Outlook struktur og epostarkivering for viderekommende

Hvordan kan du nå analysere tidsbruken din?

Bjørns fordeling av tid i 2016

Det skal jeg vise deg. For en stund siden fikk jeg en forespørsel fra en som lurte på hvordan hun enkelt kunne oppsummere hvor mange timer hun hadde brukt på et prosjekt for en bestemt tidsperiode. Da laget jeg er regneark for henne der hun kunne kategorisere timer i kalenderen med "Prosjekt" og ta dette med seg over i Excel for å gjøre kalkylen. Nå har jeg gjort det samme med min egen tid. Her er resultatet. Jeg er rimelig fornøyd med resultatet, og det gir meg gode data for min planlegging i 2017.. 

Dette er kanskje for de spesielt interesserte, men om du er opptatt av hvordan du bruker din tid kan det ha noe for seg. Vil du prøve selv finner du et regneark du kan bruke her. Forklaring til bruken finner du i regnearket.

Det er ikke et mål i seg selv ha tom innboks!

Fordi det stadig kommer inn ny epost er det urealistisk at den hele tiden er tom. Det kan lett gi oss en falsk følelse av at vi har alt på stell, men all epost er ikke like viktig og om det blir viktige å prosessere epost enn å arbeide med de viktigste oppgavene dine kan det bli helt feil. Det viktigste er at du er målbevisst når behandler innholdet i innboksen din.

Mange skanner gjennom ny epost på telefonen, eller på PC'en uten å egentlig ha noe bestemt formål annet enn å se om det er noe nytt og kanskje noe man bør vite om eller svare på. Så leser man en del epost uten å egentlig ha en bevisst tanke med hva man skal gjøre med dem. På den måten vokser innboksen gjerne fort og det er vanskelig å vite hva man har gjort noe med og hva man fremdeles ikke har gjort, eller svart på.

Problemet er at det lett fører til at man bruker mye mer tid i innboksen enn nødvendig fordi man stadig må åpne epost om igjen og siden vi mennesker ikke har en indeks i hjernen kan vi ikke være målrettede på hvilken epost vi nå vil behandle. Vi kan ikke tenke, nå skal jeg åpne epost nummer 43 og så hoppe rett dit. Nei, vi må lese overskriftene på de første 42 epostene for å finne epost 43. I tillegg bygges det et stadig dypere isfjell med epost så det blir verre og verre å ha kontroll på innboksen. Over tid er det innboksen som tar kontroll over deg.

The Eisenhower box illustrasjon med 4 kvadranter: Do now, Delegate, Delete, Decide

Å behandle innboksen er faktisk en oppgave og det jeg mener med å være målbevisst er at du må ha en plan for hvordan du behandler ulike typer epost. Hver epost er en oppgave du må ta stilling til og bestemme deg for hva du vil gjøre med. Mange kjenner "tidsmatrisen" som blir tilskrevet president Eisenhower, men som brukes av veldig mange for å klassifisere oppgaver og lage en strategi for å håndtere dem. Et søk på "The Eisenhower Box" gir mer enn en halv million treff :-)

Ideen er at du bestemmer deg for hvilken del av boksen eposten/oppgaven tilhører og behandler den målbevisst etter en prosess du har bestemt deg for på forhånd.

For tips om hvordan disse prosessene kan gjennomføres relativt enkelt, sjekk Har du for mye å gjøre? Seks tips som hjelper deg å prioritere det som er viktigst og for hvordan du bruker dette på eposten, se Hvordan du kan ha kontroll over alle forespørsler på E-post og aldri være redd for å glemme en tidsfrist

En fin bieffekt av å følge de foreslåtte prosessene er faktisk at du også tømmer Innboksen :-), men det er ikke et mål i seg selv.

Det er veldig fristende å multitaske selv om vi vet det ikke er bra. Men hva kan vi gjøre med det?

Det er skrevet side opp og side ned om de uheldige effektene av multitasking. Likevel fortsetter vi med det.

Er vi dumme? Nei, men fristelsen blir rett og slett for stor. Her er hvorfor.

• Fordi vi er nysgjerrige og har anledning til å følge med på hva som helst når som helst og hvor som helst på telefonen.
• Vi vil ikke gå glipp av noe. Sjekker du ikke Facebook nyhetsstrømmen ganske ofte raser meldinger forbi og du ser dem ikke lenger.
• Vi ønsker å være tilgjengelige og yte rask service på henvendelser
• Vi får stadig flere kanaler vi føler at vi må følge med på. Mange av disse er øyeblikksorienterte som SnapChat-, Facebook- og Skype-meldinger. Det føles som vi må reagere umiddelbart, selv om vi er opptatt med noe annet

Men hva kan vi gjøre når vi ikke klarer å motstå fristelsen?

Spør du forskere og eksperter innen dette området får du ofte svar som, sjekke e-posten bare to ganger om dagen, eller enda verre, slå av internettforbindelsen :-) Men det vil vi jo ikke. Da sitter vi lett å tenker på hva vi går glipp av, hva om noen vil ha tak i meg og det er viktig osv.

Nå er jeg mest opptatt av at vi jobber effektivt når vi jobber og ikke så opptatt av hva du gjør i fritiden, så la oss avgrense dette til hvordan vi kan jobbe effektivt. Hva er da de vanligste situasjonene man multitasker?

1. Møter, og særlig nettmøter derman av og til lytter med et halvt øre samtidig som man jobber med eposten
2. Avbrytelser fra innkommende e-post der vi overskriften poppe opp på skjermen mens vi forsøker å konsentrere oss om Excel-beregningen vår. Eller om vi har slått denne av (anbefales) føler vi plutselig av vi må sjekke Innboksen, eller telefonen. 
3. Avbrytelser fra kolleger som spør deg om noe, og du forsøker å svare samtidig som du fremdeles har tankene dine i det du egentlig holdt på med.

---

Hvordan i all verden kan du arbeide effektivt når du blir avbrutt av ny epost hele tiden?

---

Hva kan vi så gjøre for å beholde den fleksibiliteten vi så gjerne vil ha, samtidig som vi arbeider effektivt?

Løsningen kan være å benytte fokus-endring istedenfor multitasking. Det krever litt selvdisiplin, men jeg tror det er realistisk å få til, og er en mye bedre løsning.

Forrester Research har laget denne utmerkede illustrasjonen over forskjellen på det tradisjonelle arbeidstidsmønsteret, og de nye fleksible alternativene.

Forrester illustrasjon forkus-svitsjing fremfor multitasking

Forester sier: «The ability to switch gears quickly — not to be confused with multitasking — is key to success in this new world of work Multitasking means devoting only partial attention to a number of tasks at once. Focus-switching allow you to blend work and leisure without sacrificing the flexibility. Keep focus for a reasonable time, remove distractions as much as possible for this time period.»

For å få til dette må vi aktivt gå inn for å bestemme oss hvor vi har konsentrasjonen her og nå. Er vi i et nettmøte som ikke er spesielt inspirerende, eller nyttig har du to muligheter.

1. Spør deg selv om du må være i dette møtet. Kan du droppe det? 
2. Sørge for at det blir interessant ved å aktivt engasjere deg i temaet som presenteres/diskuteres. Det er ikke sikkert det er så viktig for deg nå, men det skader ikke å engasjere seg i områdene litt utenfor egne arbeidsoppgaver. I alle fall om du kan tenke deg å ta endre jobber i fremtiden, og bli oppfattet av ledere og kolleger som en som bryr seg og er interessert i det de er opptatt av.

Hva så med eposten mange strever med å holde tritt med?

1. For det første, ta en aktiv beslutning om når du skal sjekke Innboksen. Det kan være to ganger om dagen, men for de fleste vil det være mye oftere. Det viktigste er at du behandler hver epost i Innboksen og prioriterer hva du skal gjøre med den før du går til neste så du slipper å gå tilbake til en epost flere ganger. 
2. Slå av epostvarsler slik at du ikke får opp de svært forstyrrende meldingene
3. Er du helt hektet på å sjekke Innboksen hele tiden, sett på en timer på telefonen og øv på å ikke sjekke epost før den varsler. Start med kort tid og øk etter hvert.

---

Hvordan du kan ha kontroll over alle forespørsler på E-post og aldri være redd for å glemme en tidsfrist

---

Og kollegene som kommer bort til deg mens du konsentrer deg om noe du må få ferdig med god kvalitet?

Spør om å få komme tilbake til dem når du er ferdig. Det virker også ved øyeblikksmeldinger. Det er ofte bedre å fullføre det du holder på med for så å være helt tilstede for kollegaen og engasjert i hva de ønsker å snakke med deg om. Jeg vet mange kvier seg for dette, men prøv! Du vil oppleve at kollegene synes det er helt greit.

Outlook struktur og epostarkivering for viderekommende

Jeg får mange spørsmål fra de som ser min fargerike kalender og synes det ser flott ut. Men når jeg forklarer hva som ligger bak synes nok noen at det blir litt for komplisert. Jeg bruker nemlig Kategorier i Outlook med tilhørende farger for å få et bedre overblikk på hvordan jeg bruker tiden min og for å skape struktur i all min Outlook-informasjon, både epost, kalenderavtaler og oppgaver. Alt dette henger jo sammen. En eposthenvendelse kan føre til et møte og et møte kan lede til oppgaver.

Vi er vant til at måten vi organiserer og strukturerer informasjon på er gjennom mapper, og de får vi gjerne veldig mange av. Jeg har lært over tusen mennesker å redusere antall mapper i Outlook fra veldig mange til veldig få, og noen til bare en mappe i tillegg til Innboksen :-) Hva er så poenget med dette? Det er å spare tid på arkivering og samtidig finne igjen epost mye raskere.

Slutt å lete i Outlook mapper. Bare søk! Det er mye enklere og raskere.

Hvor kommer så kategorier inn? De kan fungere som alternativ til mapper for å skape struktur.

Mapper, tagging, eller bare søk - hvordan du organiserer og finner igjen ting.

Kategoriene i Outlook kommer ikke med noen oppskrift. Det er laget noen eksempelkategorier med fargenavn, som rød og blå, men det gir jo lite mening. Det er ikke mulig lage kategorinavn som passer for alle fordi vi har forskjellige jobber og forskjellige behov. Derfor er kategorier en individuell sak. Derfor blir heller ikke kategorier du har tilordnet møter eller epost videre med til andre. De må selv velge hvordan de ønsker å kategorisere dette.

Her er mine kategorier som reflekterer mine arbeidsområder og som bare gir mening for meg i det jeg gjør nå. Da jeg var leder i Microsoft hadde jeg 6-7 målområder jeg hele tiden måtte passe å levere på og da brukte jeg disse målområdene som kategorier.

Kalenderen er nok det mest synlige, men jeg bruker også kategorier når jeg arkiverer epost. Jeg arkiverer alt i mitt Arkiv og gjenfinner med søk, men av og til er det greit å begrense søket til en kategori. Om du står i Innboksen og setter markøren i søkeboksen får du opp søkemenyen. Da kan du velge å søke bare innen en kategori som vist i illustrasjonen.

Du kan også opprette søkemapper pr. kategori som er permanente søk organisert i virtuelle mapper, se Slutt å arkivere e-post! La Outlook systematisere den automatisk