Jeg har bistått med opplæring i Teams for flere titalls virksomheter de siste årene. Store innen bank og forsikring, offentlige virksomheter og små bedrifter med 5-10 ansatte. Uten unntak benytter de seg av muligheten til å utvide Teams-samarbeid til eksterne gjester. Det kan være samarbeidspartnere, konsulenter og kunder. Det sparer utrolig mye epost, hindrer misforståelser og øker omløpstakten i arbeidsprosesser og prosjekter.

Når du er invitert som gjest i et Team har du tilnærmet de samme mulighetene til å samarbeide med andre medlemmer av Teamet som ansatte i virksomheten. Dere kan chatte, kommunisere i kanaler og dele dokumenter. Felles planer i Planner og i OneNote er tilgjengelig for alle.

Muligheter og begrensninger som gjest i et Team

Som gjest er det likevel noen begrensninger på hva du kan gjøre sammenlignet med hva ansatte i virksomheten normalt kan gjøre.

Organisering av Team.

Du kan ikke

• Opprette og slette Team og kanaler, men har tilgang til alle kanaler Team du er invitert til

• Legge til faner med dokumenter, OneNote, Planner mm. i kanal, men kan bruke mulighetene de utvidelse av kanalen gir når de fanene er opprettet.

Daglig arbeid.

Du kan ikke

• Se Team fra egen- og andres organisasjoner samtidig, men kan bytte mellom dem etter behov. Du får også varsling dersom noen nevner deg i en annen organisasjon og kan bytte organisasjon raskt.

• Få tilgang til din kalender i Teams siden den ikke ligger i vertsorganisasjonen.

• Søke i dokumenter som ligger i Filer.

Slik inviterer du en gjest til ditt Team, og slik veksler du som gjest mellom egen organisasjon og gjesteorganisasjonen.

Teamsmøter

Du kan ikke

• Laste opp PowerPoint til møtet. Men du kan presentere PowerPoint andre har lastet opp.

• Dele- , eller delta i samarbeid på Tavle / Whiteboard. Tips! Bruk delt OneNote i Teams i stedet.

• Planlegge møter i en kanal, men du kan starte et "her og nå" møte

• Opprette Møtenotater, men du kan bidra til møtenotater som er opprettet.

• Opprette spørreundersøkelser, men du kan svare på dem.

Alt i alt er det mange flere muligheter enn begrensninger ved å inkludere gjester i et Team. I en stadig mer komplisert verden der man er avhengig av å samarbeide med andre organisasjoner for å oppnå ønskede resultater bidrar gjestetilgang i Teams til at dette kan skje sikrere, enklere og mer effektivt enn å kommunisere via epost som er alternativet for de fleste. Dette er virkeliggjøring av Bill Gates visjon om det digitale nervesystemet.

Hvilke arbeidsprosesser og prosjekter kan dere effektivisere med å samhandle i Teams på tvers av virksomheter?

Se også Behovet for planlegging, koordinering og oversikt har aldri vært større