Sikkert og effektivt samarbeid med eksterne gjennom gjesteadgang i Teams

/
BIldet viser to ustrakte hender fra hver sin bygning. Photo by Toa Heftiba on Unsplash

Jeg har bistått med opplæring i Teams for flere titalls virksomheter de siste årene. Store innen bank og forsikring, offentlige virksomheter og små bedrifter med 5-10 ansatte. Uten unntak benytter de seg av muligheten til å utvide Teams-samarbeid til eksterne gjester. Det kan være samarbeidspartnere, konsulenter og kunder. Det sparer utrolig mye epost, hindrer misforståelser og øker omløpstakten i arbeidsprosesser og prosjekter.

Når du er invitert som gjest i et Team har du tilnærmet de samme mulighetene til å samarbeide med andre medlemmer av Teamet som ansatte i virksomheten. Dere kan chatte, kommunisere i kanaler og dele dokumenter. Felles planer i Planner og i OneNote er tilgjengelig for alle.

Muligheter og begrensninger som gjest i et Team

Som gjest er det likevel noen begrensninger på hva du kan gjøre sammenlignet med hva ansatte i virksomheten normalt kan gjøre.

Organisering av Team.

Du kan ikke

  • Opprette og slette Team og kanaler, men har tilgang til alle kanaler Team du er invitert til

  • Legge til faner med dokumenter, OneNote, Planner mm. i kanal, men kan bruke mulighetene de utvidelse av kanalen gir når de fanene er opprettet.

Daglig arbeid.

Du kan ikke

  • Se Team fra egen- og andres organisasjoner samtidig, men kan bytte mellom dem etter behov. Du får også varsling dersom noen nevner deg i en annen organisasjon og kan bytte organisasjon raskt.

  • Få tilgang til din kalender i Teams siden den ikke ligger i vertsorganisasjonen.

  • Søke i dokumenter som ligger i Filer.

Slik inviterer du en gjest til ditt Team, og slik veksler du som gjest mellom egen organisasjon og gjesteorganisasjonen.

Illustrasjon viser hvordan man inviterer en gjest til et Team og hvordan gjesten kan veeksle mellom egen organisasjon og gjesteorganisasjonen i Teams

Teamsmøter

Du kan ikke

  • Laste opp PowerPoint til møtet. Men du kan presentere PowerPoint andre har lastet opp.

  • Dele- , eller delta i samarbeid på Tavle / Whiteboard. Tips! Bruk delt OneNote i Teams i stedet.

  • Planlegge møter i en kanal, men du kan starte et "her og nå" møte

  • Opprette Møtenotater, men du kan bidra til møtenotater som er opprettet.

  • Opprette spørreundersøkelser, men du kan svare på dem.

Alt i alt er det mange flere muligheter enn begrensninger ved å inkludere gjester i et Team. I en stadig mer komplisert verden der man er avhengig av å samarbeide med andre organisasjoner for å oppnå ønskede resultater bidrar gjestetilgang i Teams til at dette kan skje sikrere, enklere og mer effektivt enn å kommunisere via epost som er alternativet for de fleste. Dette er virkeliggjøring av Bill Gates visjon om det digitale nervesystemet.

Hvilke arbeidsprosesser og prosjekter kan dere effektivisere med å samhandle i Teams på tvers av virksomheter?

Se også Behovet for planlegging, koordinering og oversikt har aldri vært større