Har dere nettmøter eller videomøter på jobben? Hva er forskjellen og hvorfor er dette viktig?

Er du uengasjert i video og nettmøter?

Er du uengasjert i video og nettmøter?

Om 5 år vil 75% av alle møter i mellomstore og store virksomheter foregå i nettmøter mot 40% i dag. (Kilde: Gartner Group)

Dette vil påvirke de fleste av oss. For noen kan det virke skremmende og uønsket. "Skal vi ikke møtes mer nå da?" Jo da, men det blir færre fysiske møter og flere møter på nett. Det påvirker både innhold i, og gjennomføring av begge møtetyper. De gangene vi har anledning til å møtes vil vi legge mer vekt på det sosiale, bli bedre kjent og skape tillit i gruppen. Så kan vi gjøre effektiv saksbehandling i nettmøtene.

Hva mener jeg med videomøter?

Dette er møte som typisk holdes på videokonferanse-systemer der hovedvekten er på at vi kan se og høre hverandre. Deltakerne sitter gjerne med sin notatbok, eller PC, men den er ikke koblet til møtet. Eller en av deltakerne i møtet kobler opp sin PC til møtet og deler på storskjerm.

Hva mener jeg med nettmøter?

Det er møter der vi både ser og hører hverandre, og i tillegg er alle med i møtet fra sin PC. Da kan vi samarbeide på dokumenter, kommentere og stille spørsmål i møtechat og skisse på det digitale møterommets whiteboard.

Hva skal til for å engasjere alle møtedeltakerne?

Tenkt deg avdelingsmøtet deres. Lederen snakker i vei, gjerne med en PowerPoint-presentasjon som bakgrunn. Etter hvert lytter du med et halvt øre og før du vet ordet av det er du i Innboksen. Det er jo så mye epost!

Ikke bra, men vi har vel alle gjort det, og ingen vet jo om det - tror vi :-) Helt til lederen sier "Bjørn hva mener du om dette?" Øøøhh, kan du gjenta spørsmålet? Ganske flaut.

Men det er ikke lett å holde konsentrasjonen. Snakker du mer enn 3-5 minutter uten å engasjere med møtedeltakerne må du regne med at de faller av. Men dette kan du gjøre noe med!

Effektive nettmøter engasjerer alle deltakerne regelmessig

For å drive effektive møter der alle er engasjerte er det ikke nok at vi ser hverandre. Vi trenger de samme møteverktøyene vi har når vi samles i et møterom, og noe i tillegg. Nettmøter er ikke som vanlige møter der vi sitter i samme rom. De krever mer forberedelser og struktur for at vi skal oppnå ønsket resultat.

I følge Gartner Group er det vi trenger møteverktøy på nett som støtter daglig samarbeid mellom deltakerne, presentasjoner, opplæring og deling. De må kunne brukes uansett hvor man er og på mobile enheter. Det kan være man bruker forskjellige verktøy til samarbeid på nett, og for mer formelle planlagte møter. For mange vil man nok satse på ett møteverktøy, men kanskje vurdere utvidelser for forskjellige formål. Det er også fullt mulig å kombinere videokonferanseløsninger med nettmøteverktøy.

 I følge Gartner Group er målet for mange virksomheter å ta i bruk møteverktøy for følgende formål:

  1. Forbedre arbeidsmøter der deltakerne deler og samarbeider på dokumenter og annet materiale.

  2. Bryte ned geografiske hindringer for samarbeid

  3. Øke ansattengasjement for ansatte som arbeider utenfor kontoret

  4. Spare tid og penger ved å reise mindre

  5. Gjøre opplæring til grupper på flere steder samtidig

  6. Gjennomføre allmøter og større avdelingsmøter uten at alle må være til stede

 De færreste av oss kan velge hvilke møteverktøy virksomheten skal benytte, men vi kan lære oss å beherske dem og vi kan være bevisst når vi planlegger et møte. Som leder i Microsoft hadde jeg mange nettmøter.

Ett av dem var det månedlige avdelingsmøtet med 24 teammedlemmer i 12 land. Hvordan engasjerer du med dem og sørger for at alle har hodet i møtet og ikke i Innboksen?

Min viktigste erfaring er å aldri prate mer enn 3-5 minutter før du ber om tilbakemeldinger og innspill. Dette kan gjøres på forskjellige måter gjennom møtechat, quiz-verktøy og min favoritt, Tavle / Whiteboard. På forhånd må du planlegge hvilke verktøy du vil bruke og når.

Her er et eksempel fra ett av våre månedsmøter der jeg ber om innspill og alle skriver i vei samtidig. På den måten får jeg innspill fra 20+ deltakere på under 2 minutter! Prøv det i et vanlig møte :-)

Skjermbilde viser Skype for Business møte med 20+ deltakere som gir sine innspill på tavlen i møtet
  • Tavlefunksjonen er det samme som møterommets whiteboard.

  • Den gjør det enkelt å samle innspill fra mange på en gang.

  • Alle deltakere kan få en “tusj” å skrive med.

  • Du kan opprette flere tavler for ulike tema.

  • Innhold kan lagres for bruk etter møtet

Hvilke møteverktøy har dere på jobben og hvordan vil du bruke mulighetene der til å drive mer engasjerende møter? Enten dere bruker Skype, Teams, WebEx eller annet, sjekk hvilke muligheter du har til å engasjere med møtedeltakerne.

Bruker dere Skype for Business eller Teams og ønsker å trene på gode nettmøter?

Sjekk ut workshopene Smart samarbeid på kryss og tvers med Skype, og Smarte møter på kryss og tvers med Teams.

Vil du at de ansatte skal samarbeide? Start med ledergruppen!

"Everybody do teamwork, except us at the top" sier universitetsprofessor ved Berkley og INSEAD, forfatteren av boken CollaborationMorten T. Hansen.

Han har forsket på kommunikasjon og samarbeid i team i mange bedrifter. De fleste steder blir ansatte oppfordret til å samarbeide fordi man antar at dette fremmer innovasjon, produktivitet og konkurransedyktighet. Dette er av og til riktig, men ikke alltid. Det viser seg at dårlig samarbeid verre enn ikke noe samarbeid i henhold til Morten T. Hansen.

Mange ledergrupper oppfordrer til samarbeid i sine team, men samarbeider ikke godt selv innen lederteamet. De er "siloledere" i bedriften. Det er sikkert ikke bevisst, men de fleste ledergruppemedlemmer bruker nok 90% av tiden til å arbeid med den funksjonen de leder og kanskje 10% med kollegene i lederteamet. Den eneste kontakten de har er ofte i det månedlige ledermøtet. Der er agendaen ofte så full av store viktige saker at det ikke blir tid til uformell relasjonsbygging og mindre, men likevel viktige saker. Lederne sitter normalt sammen med sin gruppe og ikke sammen med de andre i ledergruppen. I store virksomheten også gjerne på ulike geografiske steder.

Vi vet at de fleste virksomheter har tilgang på gode digitale kommunikasjonsverktøy som Skype for Business, Teams, GotoMeeting, WebEx, eller tilsvarende. Dette gir en glimrende mulighet for å samarbeide mer selv om man befinner seg på ulike steder og ikke møtes så ofte. Du kan enkelt se hvem som er tilgjengelig på nett, gjøre raske avklaringer med meldinger, eller ha et ad-hoc nettmøte der du kan dele presentasjoner, whiteboard, eller diskutere innhold i dokumenter.

Det er to hovedutfordringer jeg har observert om man ønsker å ta i bruk disse mulighetene.

  1. Å endre arbeidsvaner, noe man må snakke om og som krever enighet innen ledergruppen

  2. Man vet rett og slett ikke hvordan man skal gjøre dette i praksis

Lederen sender gjerne sine medarbeidere på kurs for å lære å bruke teknologien, men er ofte så travle selv at de ikke deltar selv. Så selv om de er motivert til å jobbe på nye måter får de det ikke helt til.

Som leder har man ofte andre behov og andre prioriteringer enn andre ansatte i virksomheten og kan trenge annen og mer spesialisert opplæring som dekker deres rolle. Man trenger ofte ikke å lære hva alle knappene i et samarbeidsverktøy gjør. Det gjelder å lære de 20% som gir 80% av resultatet. Klarer man det kan man også korte ned på tiden det tar å lære det til en time eller to som er mer realistisk for en leder enn å være på kurs en hel dag. Det kan også enkelt innpasses i programmet for et vanlig ledermøte eller en ledersamling. Da får man også diskutert, og blitt enige om nye arbeidsformer samtidig.

Å kommunisere bedre og øke det daglige samarbeidet i ledergruppen kan øke effektivitet, produktivitet og innovasjon.

Trenger din gruppe å gjøre noe med dette kan dere sjekke ut 2-3 timers lynkurs i Smart samarbeid med Teams og Smarte møter på kryss og tvers med Teams. Disse kan om ønskelig tilpasses egen situasjon og inkludere Teams utvidelser som Planner, Decisions, OneNote mm. Ta gjerne kontakt for et tilpasset opplegg for dere.

Er du en planlegger eller en dagsprioriterer? Outlook og To-Do passer for begge

Hvor mange oppgavelister har du? Tell etter!

Kanskje du bruker oppgaver i Outlook, en app på telefonen, dagens oppgaver på et papir og oppgaver som kommer fort på notert på en gul lapp. Hva med oppgaver i møtenotatene og de som sender deg en epost med "Kan du hjelpe meg med dette?". Om vi legger på oppgave tildelt gjennom prosjektverktøy, eller i CRM, begynner du kanskje å bli litt svett nå?

Illustrasjon viser en mann som tenker på oppgavene som kommer inn fra mange kanter

Hva kan du gjøre for å prioritere de oppgavene som gir resultater, ha kontroll og redusere stressnivået forbundet med organisering av arbeidet? Min erfaring er at det ikke finnes en standard oppskrift på dette. Mye handler om preferanser og hva du finner ut fungerer best for deg. Når jeg tenker på alle de jeg har møtt og arbeidet med deler jeg dem i to hovedtyper:

1. Legger plan for de neste 1-2 ukene

I Outlook (windows-utgaven) kan du se både avtaler og oppgaver i planleggingsvisning

I Outlook (windows-utgaven) kan du se både avtaler og oppgaver i planleggingsvisning

Er du planleggertypen vil du kanskje foretrekke å legge en plan der du tidfester oppgavene og prioriterer dem etter hvor viktige de er og hvor mye du haster. Det er den metoden jeg har brukt, og lært bort i mange år og der Outlook gir en fantastisk oversikt over både avtaler og oppgaver i samme bilde.

Med dra-og-slipp kan du flytte oppgaver mellom dager og lage en plan for de neste ukene som gir deg god visuell oversikt over din arbeidsbelastning.

2. Prioriterer daglig

MEd To-Do kan du starte hver dag med å velge ut og prioritere det som er viktigst her og nå

MEd To-Do kan du starte hver dag med å velge ut og prioritere det som er viktigst her og nå

Er du en dagsprioriterer som har en lang oppgaveliste, og kanskje starter dagen med å sette sammen de prioriterte oppgavene du må gjøre i dag? Da vil du kanskje like Microsoft To-Do. Den er tilgjengelig på alle enheter, men mange vil nok bruke den mest på telefon. Der kan du skrive opp de oppgavene du ønsker etterhvert som du kommer på dem.

I tillegg kommer oppgaver du skriver inn i Outlook inn her automatisk, og det gjør også epost-oppgaver. Det er de epostene du flagger for oppfølging. Som du forstår kan denne listen fort bli lang, men du kan se på disse som "kandidater" til oppgaver du vil gjøre og så kan du starte dagen med å overføre de oppgavene du prioriterer å gjøre i dag til Min dag-listen.

Hver dag starter med et blankt ark og du velger hva du flytter dit utfra hva som er viktigst her og nå.

3. Ja takk - begge deler

Den gode nyheten er at disse to måtene å arbeider på kan kombineres. Du kan starte med å lage en foreløpig plan i Outlook for deretter å gjøre endelig prioritering daglig i To-Do. På den måten kan du planlegge så mye planlegging som er passe for deg og gjøre daglige prioriteringer utfra hva som det ut til å være viktigst her og nå.

Hva med andre oppgavetyper?

Du kan også få oppgaver inn i To-Do fra møtenotater i OneNote, fra Microsoft Planner, fra CRM-systemer og fra Teams, men det er ikke sikkert det er noe stort poeng for alle. For noen kan det være like greit å ulike lister for ulike oppgavetyper. Er du interessert i hvordan du kan integrere flere oppgavetyper i To-Do og Outlook kan du gjerne legge inn en kommentar så kan jeg kanskje peke i riktig retning.

Trenger dere hjelp til å finne den beste måten for hver enkelt?

For mange er nok fremdeles epostoppgaver de som er vanskeligst å få oversikt over og prioritere.  Er dere en gruppe som vil jobbe smartere med prioritering og kontroll over oppgaver fra ulike kilder kan dere vurdere lynkurset Smart bruk av Outlook for å ta kontroll over egen hverdag. Det inneholder også smart bruk av To-Do.

Microsoft Teams for folk i farta

Med Teams på telefonen har du muligheter du ikke har på PC - og du bestemmer selv hvor tilgjengelig du vil være

Jeg holdt en bedriftsintern workshop i Smart samarbeid med Teams her om dagen. Som vanlig spør jeg deltakerne om de har noen erfaring med Teams allerede og det har mange, selv om de ikke helt har knekt koden ennå for bruken.

Da vi skulle gå videre ble en av deltakerne veldig overrasket da jeg ba dem om å gå inn i Teams på PC. "Å, må vi det? Jeg har bare brukt Teams på mobilen og er kjempefornøyd med det!"

Det er faktisk mange som bruker Teams så å si bare på mobile enheter. En ledergruppe jeg vet om samarbeider i Teams primært på iPad. I en annen organisasjon jeg kjenner og som har et stort nettverk med eksterne Teamsdeltakere bruker disse Teams så å si bare på mobilen.

Nå nye brukergrupper gjennom mobilen

Bildet viser installasjon og bruk av Teams på mobil

 Med Teams på mobilen når vi både unge og gamle. Fordi alle aldersgrupper i dag er på mobil og på Facebook er alle fortrolig med dette, også de som synes PC og epost er komplisert.

Har dine kolleger ikke kommet i gang med Teams på mobilen ennå? Last ned appen selv først og logg på med din vanlige bruker. Alle dine Team og kanaler er der så du kan bare fortsette arbeidet når du ikke er ved PC’n.

Men jeg vil ikke ha mobilvarsler til alle døgnets tide fra Teams

Noen er redd for å få mye støy og varsler, men du bestemmer selv hva du vil ha av varsler. Har du iPhone kan du også velge å sette tidsbegrensninger for varsler, for eksempel om du vil bare ha varsler  mellom 8 og 16. Se her hvordan du tilpasser oppsettet i Teams-appen.

Du kan gjøre en masse fra mobilen du ikke kan gjøre enkelt fra PC'n

En av fordelene med Teams er at du har mulighet til å følge med på gruppediskusjoner, sende og motta meldinger når du ikke er foran PC'n. Du har også alltid med deg alle dokumentene i lomma.

I tillegg har du mulighet til å legge inn bilder fra et seminar, et jobbarrangement, skanne et dokument, eller få med deg innholdet fra tavler og flip-over inn i Teams rett fra mobilen.

Denne bloggen er et utvalg fra nettkurset Smart arbeid og samarbeid med Teams. Se alle Smart endring nettkurs på https://nettkurs.smartendring.no

 

 

 

Teams gir en helt ny mulighet til å ha effektive møter

FIre møtedaltakere i et møterom

Mange sliter med å finne en god måte å forberede, gjennomføre og følge opp møter. En leder jeg snakket med hadde 17 møter på en uke! I overkant mye? Ja kanskje det, men en leders hverdag består ofte av mange møter for å planlegge, følge opp team og medarbeidere og koordinere med andre deler av organisasjonen. Dette gjelder også mange i andre roller.

Som leder vil du alltid ha mange møter

Ofte er en leder med i flere grupper. En ledergruppe, sitt eget team, prosjektgrupper, fokusgrupper mm. Da blir det gjerne mye møter, og i tilknytning til det mye epost.  Agenda, saksgrunnlag til forhåndslesning, presentasjoner og referater ramler gjerne inn på epost.

Fører dere fremdeles møtereferatet i Word og distribuerer det på epost?

Er det rart da at det ikke blir tid nok til møteforberedelser og til oppfølging av møtet i etterkant. I tillegg blir gjerne møtereferatet begravd på et filområde der det ikke er lett å søke opp senere.

For mange år siden da jeg var leder i Microsoft og var i akkurat en slik situasjon utviklet jeg et konsept for å forberede, gjennomføre og følge opp møter uten en eneste epost og med bruk av Outlook og OneNote som alle har. Det har utallige grupper i mange organisasjoner tatt i bruk siden.

 Se mer om dette i Se hvordan du kan gjennomføre ledermøtet eller avdelingsmøtet på halve tiden!

Vi har tatt i bruk Teams! Hva nå?

 Om dere har tatt i bruk Microsoft Teams antar jeg det bare er et tidsspørsmål før dere også tar i bruk Teams-møter om dere ikke allerede har gjort det. Det er en veldig bra mulighet til å gjennomgå møteformer og se om det kan være rom for effektivisering og forenkling.

Fra Skype til Teams

 Som mange vil vite vil du ikke kunne ha Skype for Business-møter i fremtiden fordi Microsoft har lagt all nettmøte-, og chataktiviteter inn i Teams og avvikler Skype for Business.

Men Teams kan være mye mer enn et nytt nettmøtested. Du kan potensielt organisere alle møter med forberedelser, gjennomføring og oppfølging i Teams. Det trenger ikke være nettmøter, men det er en fin bonus at alle møtene er tilrettelagt som mulige nettmøter. Ved å legge alt som har med møtene å gjøre i Teams kan du effektivisere møtene, forenkle forberedelser og spare tid i etterkant.

Hvor skal agenda, saksgrunnlag, møtenotater og møtereferat bo nå?

Om du tar i bruk Teams har du en fin mulighet til å etablere en møteorganisering som er epostfri.

Du må imidlertid bestemme deg for hvor ditt møtemateriale skal bo. Det finnes tre mulige løsninger om du skal holde deg på det som er inkludert i Office 365.

  1. Møtenotater

  2. OneNote notatblokk

  3. Møtechat

Fordeler og ulemper med de tre kandidatene til møtenotater.

I prinsippet finnes det to møtetyper vi kan ha i Teams.

  1. Møter vi kaller inn til i Outlook og som ikke er knyttet til et spesielt Team og kanal og der du inviterer hvem du vil. Denne møteinvitasjonen egner seg til enkeltmøter vi har internt, og/eller med eksterne kontakter.

  2. Møter vi kaller inn fra Teams og som er knyttet til en kanal i Teams og der medlemmene av Teamet er møtedeltakerne. Dette egner seg godt for gjentakende møter for en gruppe slik som ledermøter, prosjektmøter, avdelingsmøter mm.

 Her kommer jeg bare til å diskutere møtetype 2, det vil si gjentakende møter i en gruppe. La oss se på fordeler og ulemper med de tre mulighetene.

Møtenotater

Det kan jo virke veldig opplagt at man skal bruke Møtenotater som blir opprettet automatisk når du oppretter et Teams-møte, men det en del vi må være klar over dersom vi gjør dette valget.

Skjermbilde viser Møtenotater i Teams

Her er fordeler og ulemper med å benytte den innebygde Møtenotater-funksjonen i Teams

+ Den opprettes automatisk med møtet og er lett tilgjengelig under møtet.

+ Vi kan nevne de som får oppfølgingsoppgaver med @navn og de vil få et varsel i Teams

+ Enkel å komme i gang med.

+ Kan lenke til saksgrunnlag i kanalens Filer, eller en felles SharePoint

-  Ikke enkelt tilgjengelig for deling for andre enn møtedeltakerne. Kan ikke lage PDF for arkivering.

-  Alle møter i kanalen har sine møtenotater på samme møtenotat-side.

-  Møtenotatene er ikke søkbare

- Kan ikke redigeres på mobil og nettbrett

- Støtter ikke bruk av møtemal

- Notatene er bare tilgjengelige når du er på nett.

OneNote notatblokk

Dette er det formatet jeg har benyttet de siste 15 årene til forberedelser, gjennomføring og oppfølging av møter. 

Skjermbilde av OneNote møtenotater i Teams

Her er min vurdering av å bruke dette til digital felles møtebok i Teams.

+ Alle Team har en OneNote notatblokk som er automatisk delt med teamets medlemmer

+ Man kan velge sin egen struktur for ulike møter og møteserier og med ulike møtemaler.

+ Møtenotatene kan også opprettes uavhengig av Teams slik at andre enn Team-medlemmer kan få tilgang.

+ Møtenotatene kan plasseres fritt, for eksempel en side pr. møte

+ Dokumenter, presentasjoner og annen saksdokumentasjon kan legges i rett i møtenotatene til forhåndslesning

+ Møtereferat kan eksporteres til Word og PDF for arkivering

+ Kan redigeres på nettbrett/mobil

+ Møtenotatene er søkbare på tvers av alle møter og notater

+ Notatene og saksgrunnlaget kan være tilgjengelige når du ikke er på nett.

- Deltakerne kan ikke nevnes med @. Ingen direkte varslingsmekanismer om oppfølging til deltakere.

- Krever et visst nivå av kunnskap og erfaring for å sette opp og administrere.

Møtechat

Denne er nok primært ment for å utveksle kommentarer om møtet og kan benyttes både før, under og etter møtet. Men den kan også fint benyttes til alle faser for møtet med å kommunisere en agenda, ta møtenotater som blir til møtereferat og blir liggende sammen med møteinformasjonen i gruppesamtalene.

Skjermbilde av Møtechat i Teams

Her er noen momenter rundt Møtechat i Teams som kan gi grunnlag for å vurdere bruken i møter.

+ Den opprettes automatisk med møtet og er lett tilgjengelig under møtet.

+ Vi kan nevne de som får oppfølgingsoppgaver med @navn og de vil få et varsel i Teams

+ Enkel å komme i gang med.

+ Ligger sammen med møteinnkallingen i kanalen.

+ Lenker til dokumenter, presentasjoner og annen saksdokumentasjon kan legges i møtenotatene til forehåndslesning

+ Møtenotatene er søkbare på tvers av alle møter og notater

+ Notatene kan redigeres på nettbrett/mobil

-  Ikke enkelt tilgjengelig for deling for andre enn møtedeltakerne. Kan ikke lage PDF for arkivering.

- Støtter ikke bruk av møtemal

- Notatene er bare tilgjengelige når du er på nett.

- Ikke et opplagt valg for alle og krever god oppslutning blant deltakerne

Min konklusjon

Som skrevet over har jeg her vurdert møteverktøy for grupper som har mange møter sammen, gjerne ukemøter og månedsmøter. Møtenotater og oppfølging av enkeltmøter som møter med kunder, samarbeidspartnere og andre avdelinger vil ha andre vurderinger.

Gitt dette er vel ingen overrasket over at OneNote er min favoritt, men så har jeg også jobbet med OneNote i mange år og kjenner mulighetene ut og inn. Jeg er ikke så begeistret for Møtenotater, men Møtechat tror jeg kan dekke manges behov dersom man blir enige om hvordan man skal bruke den til dette formålet.

Hva nå?

Hva velger du?  Ta gjerne kontakt om du vil diskutere dette med meg. Det samme om dere vil basere dere på beste praksis og bygge kompetanse på hvordan gjennomføre gode møter med støtte av digitale verktøy dere sannsynligvis allerede har.

Vil de utforske gode møter med Teams, vurder gjerne workshopen Smarte møter på kryss og tvers med Teams

De to mest verdifulle Teams-tilleggene mange tar i bruk

Bildet viser en gruppe som samarbeider rundt et bord med hver sin PC

Det er naturlig å starte med de grunnleggende funksjonene i Microsoft Teams som for de fleste er gruppesamtaler og felles dokumenter. Etter hvert oppdager mange at  Teams kan ses på som en arbeidsplattform. Over tid kan der være der du gjør mesteparten av ditt daglige digitale arbeid og samarbeid.

Det som gjør Teams så interessant som digital arbeidsplattform er mulighetene til å integrere tillegg både fra Microsoft og andre. De to mest populære tilleggene er nok OneNote for felles møtebok og aktivitetsnotater og Planner for planlegging av prosjekter, oppgaveprioritering og aktiviteter.


Bli heldigital i den nye arbeidshverdagen med OneNote

 Mange har brukt OneNote i lang tid, slik som jeg. OneNote ble lansert som del av Office i 2003 og det har vært mitt favorittprogram i Office i mange år. Andre har oppdaget det nylig og sett fordelen i å kunne ha alle sine notater digitale og tilgjengelig på både PC og telefon.

Skjermbilde av OneNote møtebok i Teams

OneNote kan enklest beskrives som "digitalt papir" og har også fått en viktig rolle i skolen til elevoppgaver og  digitalt samarbeid mellom elev og lærer. På jobben brukes OneNote til å samle alle typer ustrukturert informasjon som ikke egner seg så godt i Word og Excel. Det er også et veldig godt samarbeidsverktøy som flere kan arbeide i samtidig. Det vanligste er felles aktivitetsplaner, sjekklister og møtenotater.

Alle Teams får en felles notatbok opprettet automatisk og så kan man knytte ulike deler av denne til kanaler og bruke den til forskjellige formål.

Smarte prosjekter og aktiviteter med Planner og Teams

Verden blir stadig mer kompleks. Vi blir mer og mer avhengige av å samarbeide med andre for å nå våre mål og få jobben gjort innen vårt ansvarsområde. Det finnes mange verktøy som kan hjelpe oss med å strukturere og organisere samarbeid gjennom prosjekter og daglig arbeid. Microsoft Planner har fordelen av å være en del av Office 365 og er tett integrert med andre Office-verktøy vi bruker i hverdagen som dokumentbehandling i Word, Excel og PowerPoint, notater i OneNote og samarbeid i Teams. I likhet med de andre programmene kan Planner brukes på PC/Mac og gjennom apper på mobil og nettbrett.

Så hva kan vi tenke oss å bruke Planner til?

Det første mange nok tenker på er prosjekter. Planner er nok for enkelt for stor komplekse prosjekter med mye logistikk og avhengigheter. Det erstatter heller ikke prosjektverktøy som er laget for spesielle for mål, for eksempel programvareutvikling. Men for mange andre formål er det veldig godt egnet. For eksempel

Skermbilde av Planner i Teams
  • Markedsprosjekt

  • Arrangementer

  • Utvikling og innføring av tjenester

  • Strategi

Det kan også være godt egnet til arbeid med Kontinuering forbedring, så som Fokusgruppearbeid og Lean-arbeid. Det tredje område jeg ser muligheter for bruk av Planner er i daglig arbeid med Prioritering av aktiviteter der det kommer inn mange innspill og vi må velge noe, og for fordeling av oppgaver og oppfølging av disse.

Fremtidens digitale arbeidsplattform

Ved å integrere Planner, OneNote og andre tillegg kan vi se for oss at vi i fremtiden ikke starter mange ulike programmer for ulike arbeidsoppgaver, men starter Teams og blir der gjennom dagen. Vi produserer planer, dokumenter og notater fra Teams og de ulike verktøyene fungerer sømløst sammen for at det skal enklere for oss å fokusere på innhold og mindre på verktøy.

Ønsker dere tilpasset opplæring for en gruppe i Teams, Planner, OneNote mm? Sjekk gjerne Smart endring kurs- og workshops for grupper og kurs på nett.

 

5 digitale samarbeidsutfordringer som motiverer virksomheter til å ta i bruk Teams

Bildet viser Bjørn O. Hopland ute med PC

Jeg jobbet som leder i Microsoft frem til 2013 og i likhet med de fleste andre virksomheter var epost det viktigste kommunikasjons- og samarbeidsverktøyet. Ja faktisk var mer enn 80% av eposten intern. I mange virksomheter er det slik ennå. Istedenfor å dele dokumenter fra et fellesområde, deles de på epost fordi mange oppfatter det som enklere der og da.

I de 6 årene jeg har drevet Smart endring har jeg jobbet mye med virksomheter som strever med å det digitale samarbeidet, og her er de 5 største utfordringene jeg har notert meg:

  1. Det oppfattes som et problem at epost blir brukt som kanal for internt samarbeid i hverdagen. For mange er det overveldende, uoversiktlig og fører til at ting lett glipper.

  2. Som en følge av dette starter nyansatte, eller nye i en gruppe med blanke ark fordi all historikk og informasjon ligger i personlige epostbokser. Når noen slutter går informasjon og historikk tapt.

  3. Enda en ulempe med intern epost er at oppgaver, viktig- og uviktig epost kommer om hverandre. Dette må sorteres og prioriteres. Konsekvensen er at responstiden for svar lett kan være en dag og dette bremser arbeid og viktige beslutninger.

  4. Arbeid på felles dokumenter er vanskelig. Et dokument du må redigere kan være låst av en annen bruker, eller du mottar flere versjoner av et dokument på epost og må bruke mye tid på å sammenstille dette

  5. Summen av dagens epost og dokumentsamarbeid fører til ufullstendig informasjon, misforståelser, lange beslutningstider, frustrasjon og til at arbeidet tar lengre tid enn nødvendig.

Alle dagens problemer løses selvfølgelig ikke ved å ta i bruk Teams, men god bruk av Teams kan bidra sterkt til at alle enklere finner den informasjonen de trenger, færre misforståelser, mer effektivt arbeid og en bedre arbeidsdag.

Det som motiverer de fleste til å ta i bruk Microsoft Teams er å

  1. forenkle samarbeidet,

  2. redusere intern epost, og

  3. gjøre det mye enklere for flere å arbeide i samme dokument.

Det kan virke så enkelt å komme i gang med Teams, men for mange går det fort i ball.

De ansatte blir frustrerte fordi de synes det bare blir mer arbeid på toppen av alt annet. Det er viktig å forstå at Teams bare er et verktøy. Det som er utfordrende er å bli enige om å arbeide på nye måter.

For mange har det løsnet når startet å tilby opplæring ikke bare i verktøyet, men i hvordan man arbeider effektivt med Teams basert på erfaringer fra mange som har knekt koden.

Smart endring tilbyr et tilpasset Smart samarbeid med Teams opplegg for virksomheter som forbedre internt samarbeid. Er det bare deg, eller dere er noen få som vil utforske dette finnes kurset Smart samarbeid med Teams også som nettkurs, og som åpent kurs gjennom Confex

Hvordan digitale verktøy har endret arbeidsplassen de siste 25 år


Bill Gates sa en gang: Vi overvurderer hvilke endringer som vi skje på kort sikt, men undervurderer endringen som vi skje på lang sikt. Jeg har sett litt tilbake i tid da jeg startet i Microsoft i 1995. Hvordan arbeidet vi da, og hvordan arbeider vi nå? Ikke dumt å reflektere litt over det av og til. God sommer!

 

Det beste planleggingsverktøyet for dere som bruker Microsoft Teams

Bilde av to fornøyde menn

Ved første øyekast ser Microsoft Planner ut til å være ganske likt Trello og andre prosjekt- og oppgavestyringsverktøy. Felles for verktøyene er at de bruker en oppgavetavle, ofte kalt Kanban-, eller Scrum-board.

Setter du deg litt inn i Planner vil du se at oppgavetavlen er mer avansert og mer oversiktlig enn i en del andre verktøy. I tillegg er Planner godt integrert i Microsoft Teams.

Alle oppgavekort har sin egen statusinformasjon

Skjermbilde av Trello oppgavetavle

Skjermbilde av Trello oppgavetavle

Kjernen i de fleste prosjektverktøy som bygger på oppgavetavler er at man legger opp flere kolonner der oppgavekort flyttes mellom kolonnene ettersom oppgavene ikke er påbegynt, under arbeid, eller ferdige. Hvert oppgavekort kan tildeles en eller flere som skal gjøre oppgaven og kan ha en forfallsdato. De kan også ha flere detaljer som sjekklister og lenker til relevant informasjon og dokumenter man trenger for å utføre oppgaven.


Skjermbilde av fremdrift for en oppgave i Planner

Alt dette har Planner også, men i tillegg har hvert oppgavekort en status for fremdrift som kan være ikke startet, Pågår og Fullført. Det gjør det unødvendig å lage egne kolonner for dette på oppgavetavlen. Det muliggjør å ha bedre oversikt med en kolonne for hvert delprosjekt, eller arbeidsområde. Hver kolonne kan være en Samling av oppgaver og leveranser. Under er det satt opp to samlinger, en for Velferdstjenester og en for Kontortjenester. De tilhører samme prosjekt, men ulike arbeidsområder eller delprosjekt.

Skjermbilde av Microsoft Planner i Teams

Ønsker vi å se tavlen etter fremdrift er det bare å bytte visning til Fremdrift. Her kan du også endre fremdriftsstatus ved å dra oppgavekortet mellom kolonnene. En tredje visning er å vise en oversikt over hvem som har hvilke oppgaver i hver sin kolonne.

Skjermbilde med oppgaver gruppert etter fremdrift

Oppfølging av mine oppgaver

Blide av telefon med Planner app

Det er flere mulige måter å følge opp oppgaver du har gitt deg selv, eller blitt tildelt av andre i Planner. Du kan følge dem opp i Teams der du kan få en egen visning av dine oppgaver fra alle planer du har oppgaver i. Du kan også bruke Microsoft nye To-Do app på PC eller telefon, og du kan selvfølgelig også følge dem opp direkte i Planners telefonapp.

Planner blir hva du gjør det til.

Dersom du og dine kolleger har tatt i bruk Teams og vurderer nye måter å planlegge og gjennomføre aktiviteter på er det veldig nærliggende å ta i bruk Planner. Det du må være klar over er at Planner bare er et skall uten innhold. Du må selv lage struktur, innhold og deltakere i aktivitetene må avtale seg imellom hvordan man ønsker å bruke det. Det krever at man snakker om dette og bygger en struktur og arbeidsmåte som passer for dere. Det kan ikke et verktøy løse for dere.

For en kick-start der dere kan teste ut ulike muligheter i Planner og Teams og diskutere hvordan dere kan ta det i bruk, sjekk ut lynkurset Smarte prosjekter med Planner og Teams.

Gjør de kjedelige avdelingsmøtene meningsfylte og effektive for alle

Bilder viser møtedeltakere som kjeder seg

Den vanlige oppfatningen er at gode møter må ha en agenda. Men dersom agendaen er den samme fra møte til møte og bare beskriver generelle punkter som "Status" og "Informasjon fra ledergruppen" er det ikke mye verdi i den. Den er gjerne den samme fra gang til gang også. Mange gruer seg til det ukentlige avdelingmøtet og ville heller gjort noe annet fordi de føler at det er bortkastet tid å delta. Her får du tips til hvordan du hele tiden kan forbedre møtene og gjør dem til noe alle ser frem til.

Tre skritt til meningsfylte avdelingsmøter

1. Hva skal innholdet være?

En mindre del av møtet kan godt være satt av til å informere, men informasjon kan ofte formidles i andre kanaler mer effektivt på epost, i Teams, Workplace eller i en video på Intranettet. Informasjonspunkter er stort sett enetale likevel og trenger ikke å ta opp tiden for alle i et møte.

De beste møtene blir gjerne til når agendapunktene kommer fra deltakerne selv. Tema alle er opptatt av, og der vi trenger å snakke om saker for å løse et problem, eller gjøre noe annerledes i morgen enn det vi gjør i dag. Det skaper engasjement og alle føler de blir hørt.

Flere tips til hvordan du gjør dette får du her: Se hvordan du kan gjennomføre ledermøtet eller avdelingsmøtet på halve tiden!

2. Hva skal rekkefølgen på sakene være?

De fleste har vært med på møter der de første sakene på agendaen blir grundig diskutert. Når det nærmer seg slutten av møtet blir det gjerne kortere og kortere tid igjen til diskusjoner. De blir ofte avbrutt fra møteleder med "Vi kan dessverre ikke bruke mer tid på dette nå. Vi må videre til neste sak". Så sitter du der med en sak som ikke ble helt ferdig, og med deltakere som ikke kom til orde.

Begynn med de viktigste sakene, gjerne de som er innspill fra Team-medlemmer. Spar eventuelle informasjonssaker til slutt. Da har du alltid muligheten til å informere i andre kanaler i etterkant av møtet.

3. Hvordan gjennomføre hvert agendapunkt

Jeg har god erfaring med at hvert punkt har en eier, og at lederen ikke bør være eier på alle sakene. Engasjer med møtedeltakere i forkant av møtet og avtal hvem som skal drive en diskusjon, eller legge fram en sak. Det samme gjelder møtenotater. La gjerne møtenotater gå på rundgang, enten fra punkt til punkt eller fra møte til møte.

Vil du ha hjelp til å etablere felles digital møtebok med verktøy du allerede har, sjekk: Smart arbeid og samarbeid med OneNote

Bruk gjerne ulike verktøy for å engasjere slik som spørreundersøkelser, tavlediskusjoner og beslutningsverktøy. Ta gjerne kontakt med meg for å få tips om dette.

Et godt tiltak for at ikke avdelingsmøtene skal gå på autopilot der det som fungerte for en stund siden ikke fungerer lenger er å gjennomføre en 3 minutters møte-evaluering. Gjør som følger:


Bildet viser 3 Post-it lapper til evalueringen
  1. Gi alle 3 Post-IT lapper

  2. Instruer deltakerne som følger:
    På den første lappen skriver du det som fungerer bra i dag.
    På den andre hva som kunne fungert bedre, og
    på den tredje en ting du kunne tenke deg å forandre til neste møte.
    NB! Rekkefølgen er viktig.

  3. Lag tilsvarende overskrifter på en tavle eller på veggen og be deltakerne om å sette opp lappene under hver av de tre overskriftene.

  4. Samle inn og analyser innspillene etter møtet. Kommuniser resultatene i neste møte og bli enige om minst en forbedring dere tester ut.

Gjenta evalueringen regelmessig så vil dere kontinuerlig få bedre og bedre møter.

Dette kan du også gjøre digitalt i nettmøter med bruk av digital tavle i Skype for Business eller Teams.

3 feller mange går i når de tar i bruk Microsoft Teams

Bildet viser musefelle med ostebit

Jeg har vært i kontakt med og gjort opplæring i Teams i mange virksomheter de siste halvannet årene. Mange har kastet seg over Teams fordi det ser besnærende enkelt ut, men en god del har gitt opp etter en stund. De synes det blir uoversiktlig. Mye av informasjonen er irrelevant, og så blir det noe som kommer på toppen av eposten. Det tar for mye tid og gevinsten er uklar.

Kjenner du deg igjen? Du er ikke alene.

Men det må ikke være slik. Med noen enkle grep kan Teams bli et veldig bra samarbeidsverktøy for grupper. Det kan brukes for å samarbeide innen avdelinger, prosjekter, fokusgrupper, faggrupper, ja alle som trenger å gjøre noe sammen på jobben. Teams kan være en veldig god erstatning for intern epost. Problemet med epost er at all kommunikasjon ligger i personlige postbokser. En ny medarbeider i en gruppe starter på bar bakke fordi denne ikke har tilgang til historikk. Fordelen med å kommunisere i Teams er at historikken blir lagret, er søkbar og kan danne en kunnskapsbase for nye medarbeidere i gruppen.

De tre fellene mange går i og som dere må unngå 

Felle nummer 1. Dere tar ikke i bruk kanaler. 

All kommunikasjon fra faglige diskusjoner, daglig kommunikasjon og bursdagshilsener går i Generelt-kanalen. Da blir det like uoversiktlig som innboksen i Outlook der all eposten kommer inn usortert.

I Teams kan kommunikasjon om ulike tema foregå i kanaler og blir derfor sortert  før den kommer til deg. Du velger hva som er relevant for deg, ikke avsender. Da blir det enklere å holde seg oppdatert og bruke tiden på relevant kommunikasjon.

Prosjekt, arbeidsprosesser og aktivitetssamarbeid gjøres i kanaler

Skjermbolde viser eksempel på Teams og kanaler

Mindre prosjekter og aktiviteter opprettes i eksisterende Team

  • Kundeprosjekt i kundeteamet

  • Markedsprosjekt i markedsteamet

  • Operasjonelt- og forbedringsarbeid i avdelingsteamet

Merk at kundeteam og markedsteam ikke er avdelinger fordi arbeidsprosesser gjerne involverer deltakere på tvers av flere avdelinger.

For større prosjekter opprettes egne Team

  • Prosjekt med flere delprosjekt

  • Større arrangement med flere underdeler

 Eksempelet her er Pegasusprosjektet

Felle nummer 2. Dere bruker Teams gruppesamtaler som Skype- eller Facebook chat.

Vi bare skriver i vei og det er vanskelig å vite for andre om dette innlegget er viktig og relevant. I en hektisk hverdag kan jeg ikke lese alt som kommer mot meg, men må velge ut hva jeg leser etter hvor viktig og relevant det er for meg.

Teams-samtaler kan potensielt erstatte det meste av intern epost, men da må vi også skape en struktur for innleggene. Du ville vel aldri skrive en epost uten en overskrift? Det er jo den som forteller mottakeren hva det gjelder og som danner grunnlag for om jeg skal prioritere denne eposten. Du ville vel også alltid ha minst en på til: linjen? De du forventer skal gjøre noe, og respondere på eposten.

Du kan gjøre dette i Teams også. Legg til et emne for innlegget og adresser innlegget til de som forventes å gjøre noe med @navn. Andre som ikke er nevnt spesielt tilsvarer de som er på Kopi: linjen i en epost.

Skjermbildet viser strukturers samtale i Teams med overskrift

Nå er det enklere å vurdere hva som er viktig, hva som haster og hva som kan vente. Det blir også tydelig hvem som har oppgaver og hvem som kan se dette bare som informasjon.

3. Dere kopierer virksomhetens siloer på i Teams.

Skjermbilde viser søk i Teams samtaler og dokumenter

Det første mange gjør er å lage avdelings-team. Der foregår samtaler innen avdelingen og der ligger avdelingens dokumenter under Filer. Bare avdelingen har innsyn i dette. Så kopierer man den gamle mappestrukturen i mange nivåer som ingen egentlig husker hvordan ble opprettet, som er tidkrevende å bruke og som alle sliter med å navigere i.

 Det kan godt hende vi trenger et avdelings-Team, men styrken i Teams er å kunne opprette kommunikasjon og deling av dokumenter, planer, notater mm. basert på arbeidsprosesser på tvers av organisasjonen. Du kan til og med samarbeide med partnere, konsulenter og andre i Teams.

Du trenger ikke lenger bla i filstrukturer for å lete etter dokumenter. Du finner både dokumenter og samtaler på tvers av alle Team med søk. Det betyr at selv om dokumenter er spredt på de Team og kanalene der de er en del av arbeidsprosessene kan du finne dem igjen uten å bla deg til Teamet -> kanalen -> Filer for å finne det.

Å ta i bruk Teams er en gruppeoppgave, ikke en virksomhetsoppgave.

Å ta i bruk Teams er annerledes enn å ta i bruk SharePoint for felles arkiv, Intranett, og andre løsninger som skal fungere på tvers av virksomheten. I de tilfellene har man gjerne et prosjekt som støtter innføring, lager felles struktur og utarbeider retningslinjer for bruken.

Når en gruppe tar i bruk Teams for å samarbeide må de i hvert tilfelle bli enige om hva som er hensiktsmessig struktur for dem. Hvordan de skal samarbeide i Teamet er en avtale de må gjøre seg imellom og vil være ulikt for hver gruppe. Derfor må deltakerne i gruppen selv ha kompetanse til å forstå hvordan de bygger sin Teams-struktur og hvordan de kan bruke Teams effektivt i sitt arbeide.

Få en flying start på Teams-arbeidet

Trenger dere å styrke deres kompetanse i oppsett og bruk av Teams kan dere få litt starthjelp gjennom lynkurset Smart samarbeid med Teams. Er dere en gruppe, eller et prosjektteam som skal i gang med Teams får dere gjennom dette en flying start med å opprette deres eget Team, kanaler og etablere arbeidsform slik at dere er klare til å samarbeide effektivt umiddelbart.

Er du koordinator, leder, eller interessent og ønsker å skaffe deg denne kompetansen selv har vi et helt nytt nettkurs som bygger på de samme prinsippene. Dette kan kanskje hjelpe deg?

For å lese mer om nettkurset, gå til https://nettkurs.smartendring.no og velg Smart arbeid med Teams.

 





Den unike relasjonen mellom Outlook og OneNote 2016

Bildet viser to smilende barn

Outlook og OneNote har alltid vært søsken og bestevenner og jeg har brukt begge sammen siden lanseringen av Office 2003.

Ja du leste riktig. Mange har blitt kjent med OneNote i den senere tid, men OneNote har vært med I Office lenge. I 2003 byttet jeg jobb internt i Microsoft og gikk over fra å lede Microsofts services organisasjon til leder for HR i Norge. Da var det mye som skulle organiseres og jeg følte et stort ansvar for at vi arbeidet og samarbeidet godt og brukte den verktøykassen vi tross alt leverte til våre kunder :-)

Fem spørsmål jeg ville ha gode svar på for å kunne jobbe digitalt og effektivt

  1. Når jeg ønsker å gjøre møtenotater, hvor gjør jeg det og hvordan finner jeg igjen notatene fra møtet i fjor

  2. Hvorfor skal møtereferatet sendes på epost og lande i alle deltakernes postbokser? Er det ikke bedre at det ligger ett sted der alle finner det?

  3. Hvor noterer du dine oppfølgingspunkter fra møtet og hva gjør du for å ikke glemme dem og andre oppgaver?

  4. Hvor samler jeg mine notater, informasjon jeg finner på nett, gode ideer jeg får via epost og artikler jeg kommer over og som jeg gjerne vil ha lett tilgjengelig uansett hvor jeg er?

  5. Hvor lager jeg min aktivitetsplan for ulike HR-tiltak og hvordan overfører jeg oppgaver og møter til min oppgaveliste og kalender?

Med PC-sekken som kontor

Det hører med til historien at jeg jobbet minst ved skrivebordet på jobben, men mer i møterom, hjemme, og på reise så kontoret mitt var i praksis PC-sekken og den ville blitt veldig stor og tung om jeg skulle drasse på permer og papirnotater, så løsningen var åpenbar for meg. Alt må være digitalt.

Med OneNote kunne jeg bli papirløs, gjøre notater hvor som helst og overføre oppgaver og planer til Outlook for oppfølging. Møtenotater og planer kan deles med kolleger så jeg ikke lenger må sende dem på epost. Med Outlook kunne jeg sende møter, og artikler og dokumenter jeg fikk på epost til OneNote. Jeg lærte at Outlook og OneNote er bestevenner.

Stålkontroll med Outlook som oppgavesentral

Mange oppfatter Outlook som et epost og kalenderverktøy, men potensielt kan Outlook være ditt personlige planleggings og prioriteringsverktøy der du samler oppgaver fra epost, fra planer og møtenotater i OneNote, og skriver ned oppgaver du må huske å gjøre.

Bildet illustrerer hvordan du kan sende oppgaver fra ulike programmer til Outlook oppgaver

Outlooks søster blir erstattet av kusinen

OneNote ble utviklet for Windows som alle Microsoft programmer på den tiden, men etter hvert ble OneNote tilgjengelig på Mac, i nettleser og på mobil/nettbrett. Men ikke alle funksjonene fulgte med. Integrasjonene mellom Outlook og OneNote ble borte. For at OneNote skulle bli likest mulig på alle plattformer lanserte Microsoft en kusine til OneNote i Windows 10, en OneNote app der integrasjonene med Outlook mangler. I den siste utgaven av Office for de som har Office 365 erstatter denne kusinen søsteren til Outlook så den siste Office-versjonen med Outlook integrasjoner er OneNote 2016.

Hvordan vet du hvilken versjon av OneNote du har?

Skjermbilde av Office programfliser i Windows

Du kan se på OneNote flisen i Windows programoversikten hvilken versjon du har. Windows 10 appen heter bare OneNote, mens office-versjonen er tydelig merket med OneNote 2016

OneNote appen og OneNote 2016 kan leve side om side og du kan bruke begge. Dersom du ikke benytter deg av integrasjonene med Outlook kan du like gjerne bruke Windows-appen. Den er også likere i design med telefon og nettbrettversjonene og ikke noe dårlig valg.

Her er funksjonalitet som bare finnes i OneNote 2016

I følge Microsoft vil det ikke skje noen videreutvikling av OneNote 2016 og de anbefaler at du bruker OneNote appen i Windows 10. De lover også å legge til de viktigste integrasjonene over tid. Det ser jeg frem til, men i mellomtiden fortsetter jeg med OneNote 2016 som kan:

  • Sende Outlook epost til OneNote

  • Sende Outlook møter til OneNote og koble møtenotatene i OneNote til avtalen i Outlook

  • Opprette Outlook oppgaver i OneNote

  • Lagre felles OneNote på filserver og lokalt på PC

  • Opprette maler for sjekklister, møtereferat, aktivitetsplaner etc.

Hva om du ikke finner OneNote 2016 på din PC?

Skjermbilde fra onenote.com/download

Samtidig som MIcrosoft har tatt ut OneNote fra Office-installasjonen har de gjort OneNote 2016 tilgjengelig gratis for nedlasting. Du finner den her: https://www.onenote.com/download

Her gjør Microsoft sitt beste for at du skal bruke Windows-appen, men tillater deg å laste ned OneNote 2016 som de kaller Windows-skrivebord.

Dersom du har 32-bits Office installerer du denne. Her du 64-bits Office velger du Andre alternativer for nedlasting og bruker denne nedlastingslenken.

Om du ikke ve hva du har, prøv den første. Du vil få beskjed om dette ikke er den riktige og da kan du velge den andre.

Ble du inspirert til å utnytte integrasjonene? Få med deg noen kolleger og bestill et 2-timers kurs hos dere i Smart arbeid og samarbeid med OneNote


Hvorfor kan vi aldri starte møtene presist? Er det egentlig Outlook’s feil?

BIldet viser mann som løper fra møte til møte

Kanskje vi kan skylde på Microsoft Outlook som gjør at det er enklest på legge inn møter på 1 time, eller på 30 minutter?

Nyhet! Nå kan du gjøre møteavtalene 5-15 minutter kortere i Outlook helt automatisk. Les videre for å se hvordan.

Har du opplevd å komme til møterommet 10 minutter før du skal ha et viktig kundemøte og så er ikke det forrige møtet der ferdig ennå? Du vil gjerne ha møterommet så du kan koble opp prosjektoren, sjekke at du har nok ark på flippoveren og at pennene skriver. Nå har kunden kommet og dere venter alle sammen utenfor møterommet.

Du spør nå de som er i møterommet om de snart er ferdige, men de har reservert rommet til hel, og når de endelig forlater rommet og du er klar til å starte ditt møte er klokken ti over. Hva om du opplever dette flere ganger pr. dag?

Bildet viser en kalender uten pauser mellom møtene

Hvorfor skal et møte vare i 1 time?

Kjernen i problemet er at alle avtaler timesmøter, og vi vet alle hvor vanskelig det ofte er å bli ferdig med møtet før tiden. Det gjør at vi ofte havner i situasjoner som beskrevet over. I tillegg, om du deltar i et slikt møte vil du også mange ganger være for sen til ditt neste møte. Det er ingen logisk grunn til at et møte skal vare en time. Hvorfor kan det ikke like godt vare 37 minutter?

Hva om du avtaler med dine kolleger at fra nå av planlegger vi 50-minuttersmøter og 25-minuttersmøter istedenfor times og halvtimesmøter? Vanskelig sier du? Ja det er så innarbeidet at møter varer en halv, eller en hel time så det vil kreve en felles forståelse i organisasjonen og sterk forankring i ledelsen som er de første som må starte med dette. Likevel, tenk hvor mye bedre alle får det.

Endre innstillinger for Outlook kalender for å opprette kortere møter som standard

Dersom du har den nyeste versjonen av Outlook kan du nå sette opp kortere møter som standard for de møtene du kaller inn til. Slik gjør du det:

Skjermbilde med oppsett av kortere møter som standard i Outlook

Er ikke denne muligheten tilgjengelig for deg ennå? For å arrangere et 50-minutters møte, marker en halv time i kalenderen og endre 30 til 50.

Bruker du Google kalender kan du gjøre tilsvarende ved å velge innstilligen "Raske møter" under Innstillinger for aktiviteter"

VI tenger en påminnelse på at møtet bare er 50 minutter

Bildet viser veggklokke der området mellom 10 og 12 er blokkert

Men så sitter du der i møtet og selv om møtet i kalenderen er 50 minutter er hodet vårt sannsynligvis innstilt på at møtet er på en time. En ting dere kan gjøre for å minne alle om dette er å modifisere veggklokkene slik vi gjorde i Microsoft Norge. Der blokkerte sektoren mellom 10 og 12 og på den måten minnet alle om at møtet skal avsluttes senest 10 på hel.

Tar du utfordringen på din arbeidsplass?

For flere innlegg om møter, se gjerne

Møter er braaaaa, ikke bortkastet tid

Se hvordan du kan gjennomføre ledermøtet eller avdelingsmøtet på halve tiden!

Blir du irritert over å få alle møteinnkallingssvarene i Innboksen?

Å veksle mellom ulike prosjekter, fokusgrupper og daglig jobb er som å sjonglere med egg

BIlde viser stilisert kvinneansikt utsatt for stress og mange oppgaver

Andelen arbeid som gjennomføres som prosjekter øker stadig og mange er med i flere prosjekter, fokusgrupper, faggrupper og andre aktiviteter som forutsettes prioritert mot annet daglig arbeid i den rollen man har i organisasjonen. Det gjør at vi må kunne håndtere mange typer oppgaver til forskjellige tider. Har du et bra system for det? Hvis ikke kan vil du få noen forslag her.

Prosjekter er en stor del av arbeidet for mange

Utfordringen med å sjonglere prosjektoppgaver, egne oppgaver du må prioritere for å nå dine mål og henvendelser fra andre er vanskelig. Oppgavene kommer gjerne til deg i ulike kanaler. Prosjektoppgavene blir kanskje tildelt gjennom Microsoft Planner, oppgaver fra andre som forespørsler på epost eller i Teams og dine oppgaver, ja hvor er de skrevet ned? I tillegg kommer gjerne oppfølging av aktiviteter du tar på deg i møter …

Prosjektledere elsker planer. Prosjektdeltakere? Not so much.

Prosjektledere lever etter Prince2, Microsoft Project, Wrike, Asana, og mange omfavner nå Microsofts nye planleggingsverktøy, Planner.
Det kan føles godt for en prosjektleder å ha en prosjektmetode og et slikt planleggingsverktøy der alle aktiviteter, ressurser (også kalt mennesker) er kartlagt og kan presenteres i gant-diagrammer og progresjonen kan måles på 1% detaljeringsnivå.

Sjonglere med egg

Bilde viser klovs nom sjonglerer med egg

Men ingenting av dette får prosjektoppgavene gjort. For prosjektdeltakere som opplever at de blir tildelt oppgaver som perler på en snor i epostform, eller enda verre, må oppsøke et prosjektverktøy de ikke har noe spesielt forhold til for å se hva slags oppgaver de skal gjøre og når kan det føles overveldende og distansert fra hverdagen. Særlig fordi mange prosjektdeltakere ikke arbeider 100% prosjektet, men kanskje er ment å bruke 10-40% av sin tid til prosjektet, og resten av tiden til sin "dagjobb".

Da er det lett at de daglige operasjonelle oppgavene får prioritet og prosjektoppgavene kan føles som noe som kommer på toppen av dette. For å løse dette må vi veksle mellom oppgaver og gjøre litt av det ene og litt av det andre. Det gjelder å ikke glemme oppgaver og samtidig gjøre det viktigste oppgavene til rett tid. Det blir som å sjonglere med egg. Vi kan ikke ha for mange egg i lufta. Da mister vi egg, og knuser dem. Men vi kan legge ned noen egg forsiktig og plukke opp andre. Da gjelder det å ha god oversikt over hva som kan ligge og hvilke egg vi må plukke opp i dag.

Hvordan ha stålkontroll på alle oppgaver og levere i tide

Er det mulig å få en oversikt over alle oppgaver på ett sted så du kan gjøre en helhetsprioritering? Ja faktisk er det det :-) Du har allerede ditt personlige planleggings og prioriteringsverktøy som du kanskje ikke utnytter fullt ut. Ja akkurat - Outlook.

Illustrasjon viser skjermbilder fra Outlook, Planner og ONeNOte og hvordan man overfører alle oppgaver til Outlook
Illustrasjon viser hvordan du viser avtaler og oppgaver i samtidig i kalenderen

Outlook blir ikke borte med det første til tross for Teams, Workplace og andre kommunikasjons-, samarbeids- og prosjektverktøy. Mange kan med fordel bruke Outlook som oppgavesentral og få oppgavene vist basert på når du planlegger å gjøre dem. Dagene består gjerne både av møter og oppgaver som må gjøres mellom møtene. Dette kan du få en visuell oversikt over (bare i Outlook for Windows). Her er et engangs-oppsett du må gjøre for å få til dette.

Oppgaver du får på epost

Eposten kan vanligvis deles i to deler. Epost som inneholder forespørsler og oppgaver du må ta stilling til og gjøre noe med og informasjon du kan gå igjennom og lese når du har tid. Den første delen er det bra å ha kontroll på. Det er ikke alltid du kan gjøre noe samme dag. Det er det smart å bestemme seg med en gang når du vil følge opp ved å høyreklikke på flagget ved siden av eposten og velge dag for oppfølging.

For mere detaljer om dette, se Du kommer aldri gjennom lange oppgavelister! Her er løsningen.

Oppgaver du får muntlig, eller du selv kommer på at du må gjøre

Alle forespørsler kommer ikke på epost og sannsynligvis har du også egne oppgaver å prioritere utfra ditt ansvarsområde og dine mål. Ikke gå med dem i hodet. Da blir de lett nedprioritert i forhold til oppgaver som kommer på epost. Skriv dem rett inn i oppgavelisten.

Oppgaver som kommer fra prosjektverktøy

Oppgaver i Microsoft Planner og andre prosjektverktøy sender deg ofte en epost om du blir tildelt en oppgave. Denne kan du behandle på samme måte som andre forespørsler på epost. Eposten inneholde gjerne en lenke til oppgaven i prosjektverktøyet så når du bestemmer deg for å gjøre denne fra oppgavelisten i Outlook kan du bare åpne oppgaven og klikke på lenken så blir du ledet rett til prosjektoppgaven din.

Oppfølging av oppgaver fra møter

Mange gjør digitale møtenotater i OneNote. Det kan være ukemøter, avdelingmøter, prosjektmøter mm. Oppgaver du noterer her kan du flagge for oppfølging i Outlook. Dette forutsetter at du bruker OneNote 2010/13/16. Dette er ikke tilgjengelig i OneNote appen som følger med Windows 10.

Trenger du og dine kolleger litt starthjelp til å komme i gang med praktisk oppgaveplanlegging der du har fullstendig oversikt over alle oppgaver på ett sted? Jeg lager gjerne et spesialkurs der vi kombinerer elementer fra Smart bruk av Outlook, Smart arbeid og samarbeid med OneNote og Smart samarbeid med Teams og Planner.

Kan vi bruke en iPad til noe fornuftig på jobben?

Bildet viser kvinne med iPad

Mange av de jeg møter når jeg holder kurs og workshops synes det er rart at jeg har både MacBook og iPad når jeg har jobbet 18 år i Microsoft. Da svarer jeg at mange av mine kunder har både Windows og Mac på jobben og jeg trenger å kunne begge deler.

Alle har mer enn nok digitale verktøy

I de fleste sammenhenger er det ikke om du har Microsoft, Apple eller Google som betyr noe. Alle har en verktøykasse for å jobbe digitalt som er mer enn bra nok. Problemer er at de ikke vet hvordan den skal brukes effektivt for å arbeide og samarbeide i den stadig mer hektiske digitale arbeidshverdagen.

BIlde av iPad Pro med tastatur og blyant

Jeg gikk nylig til innkjøp av en ny iPad Pro, blyant og tastatur. Jeg har valgt den minste modellen med 10,5" skjerm fordi jeg bruker den som et tillegg til PC og synes den er passe stor. Tastaturet var en utfordring. Mange bruker en kombinasjon av omslag og tastatur, men for mine hender synes jeg det blir for smått. Derfor valgte jeg Apples separate Magic keyboard som jeg synes er mye bedre. Det veier ingenting og får lett plass i PC-sekken min.

Microsofts verktøykasse kan brukes på alle enheter

Jeg bruker Office 365 som har egne apper for alle formål jeg trenger å jobber med, også på nettbrett. Jeg har tidligere testet ut om jeg kunne klare meg med Outlook appen for epostbehandling. Den er den samme som telefonappen og selv om jeg foretrekker den fremfor den innebygde Mail-appen mangler den altfor mye til at det blir et bra alternativ til Outlook på PC eller Mac. Sjekking av epost på farten synes jeg det er mer praktisk å gjøre på telefon.

I møter kan det være bra å gjøre notater for iPad

Der et nettbrett som iPad kommer til sin rett er i situasjoner der PC blitt litt for påtrengende og der du vil gjøre skisser og ta håndskrevne notater. I møter føler en del at PC skjermen skaper et skille mellom deg og de andre møtedeltakerne og at et nettbrett skaper mindre skille siden du kan legge det flatt på bordet. Mange er også glad i å skrive i notatboken sin der de kan skrive og skisse med penn. Dette hindrer dem i å bli helt digitale og de må ofte bruke tid i etterkant av møter for å "oversette" dette til digitalt format for deling og for å kunne ha ta vare på notater for fremtiden.

Få et overtak i møtene - lær hvordan!

Håndskriv notater og gjør skisser i møtet

BIldet viser iPad Pro med Teamsmøte og OneNote

Mitt favorittprogram for møtenotater er utvilsomt Microsoft OneNote. Det bruker jeg både for forberedelser, møtenotater og oppfølging av møter. Jeg har en Microsoft Surface PC der jeg både kan tegne skisser og skrive møtenotater. I et møte har jeg ofte behov for å slå opp i saksdokumenter og annen informasjon jeg trenger i møtet. Det kan jeg da ha i forskjellige vinduer på PC'en. Jeg kan også få håndskrift konvertert til "trykt skrift", noe som er en fordel om jeg skal dele noe av det jeg skriver med andre.

Bildet viser håndskrift i Nebo appen og OneNote møtenotater

Hvordan bruke iPad Pro effektivt

Jeg valgte en iPad Pro fordi du der kan arbeide i to apper samtidig på skjermen. Det vi si at jeg kan delta i et Teams-møte samtidig som jeg tar møtenotater OneNote. Dessverre har ikke OneNote håndskriftkonvertering, men du kan bruke en app som heter Nebo. Den har utrolig bra skriftgjenkjenning. Noe som klarer å tyde mine kråketær er imponerende. Teksten kan du så overføre til OneNote.

Hjelp! Jeg har blitt innkalt til Teams-møte. Hva gjør jeg?

Utover er det selvfølgelig fint å ha med seg iPad for andre formål. Jeg leser tre aviser på banen til jobben, løser sudoku og leser Kindle-bøker også her. Mine tidsskrifter Foto og Historie leser jeg i appen Wype. Så når jeg først har med meg iPad av private grunner er det jo fint å bruke den til nyttige ting på jobben også.

Men vil jeg bytte ut PC med iPad? Det tror jeg ikke :-) Men et fint tillegg er det.

Usikker på hvordan du kan se to apper samtidig på iPad Pro?

Åpne først den ene appen, for eksempel Teams. Deretter drar du forsiktig opp fra bunnen av skjermen for å få frem app-menyen. Trykk og hold på for eks. OneNote og dra appen opp og mot venstre kant. Fest den der. Du kan juster hvor mye plass du vil hver app skal ta på skjermen med å dra skillelinjen mellom den til venstre eller høyre.

Skjermbilde av iPad med visning av hvordan du kan arbeide i to apper på en gang

Hvorfor du ender opp med en lang liste ugjorte oppgaver, og hva du kan gjøre med det

Mange av oss er tidsoptimister og har ikke alltid et realistisk bilde av hvor lang tid en oppgave tar. Dette kaller vi planleggingsfellen.

Kvinne som ser betenkt ut omgitt av klokker

Begrepet planleggingsfellen (The planning fallacy) ble introdusert av nobelprisvinner Daniel Kahneman og Amos Tversky in 1979. Fenomenet oppstår uavhengig av din tidligere erfaring av hvor lang tid en aktivitet tar. Jo flere deler en oppgave består av, jo større er sannsynligheten for at en eller flere av delene ikke kan gjennomføres på tiden du har antatt. Dette gjelder selv om det er en oppgave du har gjennomført mange ganger. Sannsynligheten kan være liten for at du støter på problemer i gjennomføring av en deloppgave, men vil du høyst sannsynlig støte på uventede problemer i minst en av deloppgavene.

Hjernen lurer oss

Planleggingsfellen er en av de mest vanlige måtene hjernen lurer oss på. Når vi skal planlegge tid går vi vanligvis ut fra det mest optimistiske estimatet og legger ikke inn ekstra tid for mulige hindringer, selv om erfaringen vår skulle tilsi at det ofte oppstår slike hindringer.

Et godt eksempel er tiden det tar å forflytte seg til et møte. Selv om vi har kommet i siste liten, eller for sent fem ganger på rad er vi like optimistiske i troen på at vi skal komme i god tid til møte seks.

Hva er årsaken til vi kommer bakpå i våre aktiviteter og oppgaver?

Den enkle årsaken er at vi ikke stiller oss spørsmålet "Hva om …" og derfor underestimerer vi tiden. Du skal lage en presentasjon på noen få lysbilder. Du tenker at det kan umulig ta mer enn en time. Fem minutter etter at du setter deg ned for å lage den kommer din kollega bort og spør "har du 5 minutter". Tja 5 minutter må vel gå tenker du, enda din erfaring burde sagt deg at det kommer til å ta en halv time. Så fortsetter du og finner ut at du mangler noen tall. De er ikke alltid tilgjengelige der og da. Så ville det jo gjøre seg med en illustrasjon eller to.

Har du forsøkt å finne brukelige illustrasjoner eller bilder til din presentasjon? Da vet du at det kan ta veldig mye tid. Når du endelig er ferdig har du sannsynligvis brukt to timer, altså dobbelt så mye tid som du trodde.

Se for deg at du har fem oppgaver du planlegger å gjøre i dag. Det ser ikke uoverkommelig ut, men når dagen er over har du bare gjort to av dem. Plutselig sitter du med 10-20 oppgaver som skulle vært gjort og med purringer og dårlig samvittighet.

Hva gjør du for å få kontroll over oppgavene?

Heldigvis kan hjernen som har lurt oss inn i en slik situasjon også hjelpe oss ut av den. Den trenger bare litt hjelp i form av struktur. For hver aktivitet du planlegger, spør deg selv om hva som kan oppstå av hindringer, og hva du eventuelt kan gjøre for å overkomme dem.

For kollegaen som ønsker 5 minutter, forklar at du er nødt til å bli ferdig innen en time og spør om dere kan snakke senere. For å ha de riktige tallene og illustrasjonene, bryt oppgaven ned i tre deler

  1. Finne grunnlagsdata

  2. Finne illustrasjonene

  3. Lage presentasjonen

Ikke legg alle aktivitetene til samme dag. Start gjerne med nummer 1 en uke før du må ha presentasjonen ferdig. Det kan hende du må få data av andre og det kan av og til ta et par dager. Samle illustrasjoner og bilder kontinuerlig når du kommer over noe du tror du kan trenge en gang så har du et lite bibliotek å hente fra. Arbeider du på denne måten får du sannsynligvis tid til å finpusse presentasjonen også.

Lag oppgavelisten din slik:

Tabell med oppgaver

Vil du lese mer om effektiv prioritering og behandling av oppgaver?

Hva gjør du når oppgavelisten bare vokser?

3 grunner til at du ikke har så mye tid som du tror

For starthjelp til å mestre den digitale hverdagen og ta kontroll over din tid, sjekk ut Smart bruk av Outlook for å ta kontroll over egen hverdag. Det kan gi deg en ny start og bedre resultater med mindre stress fordi du arbeider mer med viktige oppgaver og mindre med oppgaver du ikke bør bruke tid på.





Det vi glemmer når vi flytter epost over til Teams

Bilde av Bjørn O. Hopland, Smart endring AS

Jeg har holdt Smart bruk av Outlook kurs i mer enn 5 år nå og brukt Outlook siden starten for ca. 15 år siden. Nå om dagen blåser det en sterk Teams-vind i mange virksomheter som vil erstatte epost med Teams-meldinger.

I noen miljøer startet dette tidligere med bruk av Slack som meldingsverktøy. Det har jeg også brukt i mitt arbeid for et fransk selskap. I dette, og andre virksomheter i Frankrike har dette gått så langt at de totalforbyr bruk av epost internt!
Intern epost har mange ulemper, men dette er kanskje å gå litt langt i krigen mot epost-tyranniet som noen kaller det.

Det er ingen tvil om at epost har mange negative sider. Særlig i store virksomheter er opptil 80% av eposten intern. Dette opplevde jeg også i Microsoft der jeg jobbet som leder i 18 år. For mange er epost den viktigste interne kommunikasjonskanalen vi har. Alle er enige om at internkommunikasjon er viktig, men vi vil altså ikke ha den på epost.

Hvis Workplace, Yammer og Teams var ment å erstatte intern epost, hvorfor får jeg da bare mer epost?

Det mange ikke tenker på er at bruk av epost kan deles i tre

En del av eposten er informasjon. Den andre er meningsutvekslinger og diskusjoner, og den tredje er forespørsler og behandling av oppgaver. I kursene spør jeg ofte "hvor stor del av eposten må du behandle, prioritere og respondere på?" Fordelingen kan variere, men etter hva jeg erfarer etter å ha spurt hundrevis av kursdeltakere ligger oppgavedelen gjerne på 40%-70%. Resten er diskusjoner og lesestoff fra eksterne og interne kilder.

Nye arbeidsmønster driver økning av antall epost

Årsaken til den høye andelen av oppgaver i epost skyldes mye vårt moderne arbeidsmønster der vi arbeider på ulike steder og til ulike tider. Samtidig er vi blitt så disiplinere på mobilen at vi ikke tar den når vi er i møter, eller er opptatt med annet viktig arbeid.

Når jeg ikke finner kollegaen på kontoret og de ikke svarer på telefon, hva gjør jeg da? Jo, sender en epost selvfølgelig :-) Det er praktisk fordi jeg kan skrive en epost for å be deg om å gjøre noe på et tidspunkt som passer for meg, og du kan lese og behandle den på et tidspunkt som passer deg :-)

Ja vi kan erstatte epost med Teams-meldinger

Så skal vi kutte ut eposten til fordel for Teams-meldinger? Ja det kan vi godt gjøre. Både informasjonsdeling og diskusjoner kan med fordel flytter ut av Outlook, men vi må være oppmerksom på det tredje elementet som er oppgaver. En oppgave kommer gjerne som en epost adressert bare til deg og angår ofte ikke andre. Å kommunisere denne i en felles kanal kan virke som støy for andre, og kan også være noe ikke alle skal vite om engang. Gruppesamtaler kan være OK å bruke når andre også skal informeres, dvs. tilsvarende å sette noen på kopi i en epost. Det kan også være greit om to eller flere skal forespørres om en oppgave og andre informeres samtidig.

Hvordan du kan gjøre forespørsler og fordele oppgaver i Teams.

1 - Forespørsler til enkeltpersoner

Send en 1:1 Chat med din forespørsel fremfor en epost. Når du oppretter en chat med noen blir dette en permanent kanal mellom dere akkurat som meldinger på telefonen der du ser hele kommunikasjonshistorien.

Skjermbilde av Chat-forespørsel om å gjøre en oppgave
Skjermbilde av Lagret chat

Dersom den som mottar ikke har anledning til å gjøre oppgaven med en gang kan meldingen lagres og listen over lagrede meldinger kan da brukes om oppgaveliste for det som skal gjøres i nær fremtid. Er dette noe som skal skje om en uke eller senere fungerer ikke dette så godt. Da kan det hende det finnes bedre måter som illustrert senere i denne bloggposten.


2 - Informasjon til en gruppe i Teams med oppgaver til noen

Informasjon, forslag man ønsker tilbakemeldinger på og andre innspill av interesse for gruppen gjøres ved å sende relevant kanal. Den vil da gå til alle og vil kunne svares på av alle. Om du i tillegg ønsker å be en eller flere personer om å gjøre noe kan du henvende deg direkte til dem med @ og navnet. De vil da få en varsling og kan behandle sin oppgave.

Skjermbilde av Teams-melding med oppgaver til enkeltpersoner

Legg merke til at meldingen er skrevet mer formelt og ligner på en epost med overskrift, referering med @ til Tina og Oskar og med vedlegg i meldingen.

Tinas melding vil ha en @ på seg som gjør den lettere å se og denne kan også lagres til oppgavelisten i Teams.

Skjermbilde av Tinas melding med @

3 - Følge opp mine oppgaver i Outlook

Skjermbilde av Outlook oppgave opprettet basert på Teamsoppgave

Gjør du som meg og følger opp dine epostoppgaver i Outlook, og kanskje du i tillegg sender oppgaver fra OneNote til oppgavelisten i Outlook? Da vil du kanskje synes at å lagre meldinger for oppfølging i Teams er litt primitivt. Det er ikke mulig å velge prioritering, eller fordele oppgaver på tid.

I så fall kan du også velge å følge opp Teamsoppgaver i Outlook. Det finnes ingen direkte kobling, men kopier og lim inn fungerer ganske bra også. Velg å kopiere en lenke til Teamsmeldingen og lim denne inn i en Outlook oppgave. Da kan du prioritere oppgaven i henhold til viktighet og tidsfrist. Når oppdraget er utført kan du klikke på lenken når oppdraget er utført og bekrefte i Teams at oppgaven er gjennomført.

Selv de ivrigste Teamsforkjemperne vil nok måtte leve med epost lenge ennå. Ekstern kommunikasjon er fremdeles mest kurant å gjøre på epost, selv om mer permanente samarbeidsforhold godt kan gjøres i felles Team. Noe av det viktigste for å få til en vellykket sameksistens er å avklare hva vi kommuniserer hvor. Det er etter min mening ledelsens ansvar Der dette ikke skjer fører det lett til avmakt blant mange ansatte fordi de føler at de får en ny kommunikasjonskanal uten at noen forteller dem hvorfor og hvordan den er tenkt brukt.

Teams, Yammer, Workplace. Mange kanaler skaper frustrasjon

Lykke til med Teams!

For å lære med om Teams og Teamskommunikasjon, sjekk ut Smart samarbeid med Teams og Smarte nettmøter med Teams,

Se hvordan du kan gjennomføre ledermøtet eller avdelingsmøtet på halve tiden!

Bildet viser møte der deltakerne kjeder seg

Det er et sterkt press om dagen til å redusere tiden man bruker i møter fordi mange opplever mye av møtetiden som bortkastet. Jeg har opplevd mange ganger i ukemøter, månedsmøter og prosjektmøter at mye av tiden går med til statusoppdateringer og informasjon og det blir lite tid igjen til å diskutere viktige saker, dele ideer og få tatt viktige beslutninger.

Hvorfor ikke la deltakerne lese informasjonen og gjøre statusoppdateringene ferdig før møtet? Da blir det mer tid igjen til viktige saker og fører til at møtet blir mer meningsfullt for alle.

Ikke bruk halve møtet på statusoppdateringer og informasjon. Les hvordan du kan redusere møtetiden på 1-2-3!

1. Etabler felles digital møtebok som er tilgjengelig for alle møtedeltakere hele tiden.

Digital møtebok kan etableres på flere måter, men har dere Office vil jeg anbefale å bruke OneNote som alle har. Møteboken etableres på et fellesområde dere sikkert allerede har til dokumenter. Det vil fungere uansett om dere har en filserver, type P: eller tilsvarende, SharePoint eller Teams.

For tips til struktur og arbeidsform i digital møtebok, se Du kan ikke kjøpe effektive møter og godt samarbeid

2. Lag en møtemal der alle kan "sjekke inn" før møtet

Du kan lage en møtemal i OneNote som gjentas for hvert møte og som inneholder både statusoppdatering, agenda og annet dere går igjennom hver gang. Statusoppdateringen kan for eksempel se slik ut:

Illustrasjon viser tabell der møtedeltakere kan skrive inn status

3. Spar tid ved å legge inn forhåndslesning

Mange ganger går det mye tid til å informere andre. Statusoppdateringer rundt bordet er en ting, det neste er å informere om saker deltakerne like godt kunne ha lest på forhånd. Hva om hver deltaker legger inn saksgrunnlag, presentasjoner og rapporter inn i deres møteagenda på forhånd? Dersom alle bruker litt tid før møtet til å gjennomgå dette møter man både mye bedre forberedt og man sparer mye tid i møtet. Slik kan du gjøre det:Gjennomføring av møter på denne måten krever selvsagt en del forberedelser, etablering av digital møtebok, og ikke minst må alle deltakere i møteserien forstå og være enige om at dette er måten vi har møter på fra nå.

Illustrasjon viser møtemal med saker

Trenger dere hjelp til å komme i gang kan dere vurdere et 2-timers lynkurs i Smart arbeid og samarbeid med OneNote. Tar dere dette som gruppe setter dere opp møtebok og avtaler ny arbeidsform i kurset basert på beste praksis. Da er dere klare til å halvere tiden allerede fra neste møte.

Bruker dere Microsoft Teams passer dette opplegget veldig bra for møter i Teamet. Det kan dere også få hjelp til å lære, og sette opp i lynkurset Smart samarbeid med Teams.

Må vi vente på at ledelsen skal bestemme, eller kan du bestemme dine arbeidsverktøy selv?

Den største utfordringen med den digitale arbeidshverdagen er ikke å mestre funksjoner og teknologi, men å endre vaner og kultur for å arbeide, samarbeide og kommunisere på nye måter.

Bilde viser arbeidsrom med mann som jobber på PC

Jo større deler av organisasjonen som blir påvirket, jo vanskeligere er det. Derfor er det viktig å ta beslutninger om verktøy og arbeidsform på riktig nivå. Det er ingen grunn til at arbeidsformer som bare påvirker den enkelte skal gjelde for hele organisasjonen. Like viktig er det at arbeidsformer som påvirker hele organisasjonen blir tatt på ledelsesnivå.

Vanskelighetsgrad 1: Individnivå

Skal ledelsen bestemme hvordan du skal behandle e-post, følge opp dine oppgaver og gjøre dine notater? Spiller det noen rolle om den enkelte har  sin oppgaveoversikt i Outlook, Trello, OneNote etter på en liste i notatboka.

Så lenge jobben blir gjort og frister blir overholdt mener jeg man kan overlate det til den enkelte. Vi er skrudd sammen litt forskjellig og har ulike preferanser. Noen liker tellekanter og noen foretrekker det litt løsere. De fleste gjør en bedre jobb når de kan velge å jobbe I henhold til sine preferanser. Det betyr ikke at arbeidsgiver ikke kan tilby opplæring og foreslå måter å arbeide på som har vist seg å være effektive for mange, men det er ikke det samme som å pålegge noen å jobbe på en bestemt måte om det ikke har noe å si for resultatet.

 Vanskelighetsgrad 10: Gruppenivå

Nå blir det vanskeligere. Når vi skal samarbeide om noe i en gruppe må vi faktisk bli enige om en masse. Hvilke verktøy skal vi bruke? Hvordan skal vi forberede, gjennomføre og følge opp møter? Hvem skal bidra med hva, når? Det er mye å bli enige om, så her gjelder det ikke bare å endre individuelle vaner, men endre samarbeidsform og kultur. Da  blir vi utfordret av «vi har alltid gjort de sånn» og «det har vi prøvd før».

Så lenge vi kan bli enige innen vår gruppe om hvordan, og med hvilke verktøy vi samarbeider og kommuniserer, må ikke nødvendigvis andre grupper i organisasjonen gjøre det samme. Vi har våre oppgaver og vår måte å gjøre det på og andre kan ha gode grunner til å gjøre ting annerledes. La derfor dette være en beslutning på gruppenivå.

Figuren illustrerer vanskelighetsgrad for endring

Vanskelighetsgrad 100: Organisasjonsnivå

Dette er det vanskeligste. Vi skal få mange mennesker til å ønske og bli enige om å gjennomføre oppgaver på samme måte selv om de har ulik bakgrunn, ferdigheter og preferanser. Nå snakker vi prosjekt og endringsledelse. Likevel er det nødvendig der vi skal sikre at riktig informasjon kommer ut til hele organisasjonen, vi skal kommunisere på tvers av grupper og vi må være trygg på at alle følger viktige lover og regler slik som for eksempel GDPR-direktivet.

Her må ledelsen gå foran som et godt eksempel og ledere på alle nivå må sikre at dette gjennomføres i sine avdelinger. Det krever tydelige beslutninger og god kommunikasjon. Ikke bare om hva, men om hvorfor. Det er utrolig mye lettere å gjennomføre noe når alle forstår hvorfor. Særlig om det medfører å endre måte å jobbe på. Vi følger helst letteste vei om vi kan.

Hva gjør dere?

Mine råd er altså å la hver enkelt få bestemme hvordan de vil jobbe om det ikke har negative effekter for andre. La grupper og avdelinger få frihet til å finne sin arbeidsform så lenge det ikke er merkostnader, eller går på tvers av hva vi ønsker å oppnå på tvers av organisasjonen. Ta bare beslutning på toppnivå på det som er nødvendig for å samarbeide og kommunisere på tvers av organisasjonen og for å følge lover og regler. Da vil du oppleve at du får en handlekraftig organisasjon der ting blir gjort og ingen venter på beslutninger fra ledelsen for å gjøre gode endringer innenfor det de egentlig kan bestemme selv.

For eksempler på mulige valg, se Teams, Yammer, Workplace. Mange kanaler skaper frustrasjon

Har dere Office 365 og er usikre på hvilke verktøy dere skal bruke til hva i organisasjonen kan det hjelpe å gjennomgå Office 365 - en oppdagelsesreise i nye muligheter

Hjelp! Jeg har blitt innkalt til Teams-møte. Hva gjør jeg?

Bildet viser figurer som deltar i Teams-møte

Mange har brukt Skype for Business til møter i mange år både med kolleger og eksterne deltakere. I disse dager oppdager flere og flere små og mellomstore virksomheter at de blir "oppgradert" til Microsoft Teams. Dette gjelder Office 365 kunder som bruker Skype for Business online til chat og nettmøter.

Kanskje du ikke inviterer til så mange nettmøter selv, men deltar i møter andre kaller inn til?

Skjermbilde av møteinnkalling til Teams-møte

Da vil du plutselig oppdage at du blir innkalt til Teams-møte og ikke til Skype-møte. Hva gjør du da?

Du har to valg. Du kan delta fra nettleser, eller du kan delta fra Teams-appen på Windows, Mac, eller telefon og nettbrett. Dersom du allerede har Teams appen er det greit. Da vil den vanligvis åpnes automatisk, eller du får spørsmål om å bekrefte at du ønsker å bli med i Teams appen.

Hva om du ikke har Teams appen fordi du ikke bruker Teams? Da kan du laste den ned (gratis) og bli med. Ønsker du ikke å gjøre dette kan du velge å bli med i nettleser. Det fungerer også bra, men med to begrensninger:

  1. Du kan ikke dele skjerm og presentasjoner i møtet, men du kan se hva andre deler

  2. Du kan ikke be om, eller bli tildelt kontroll i skjermdeling

Skjermbildet viser valg når du skal delta i Teams-møte

Laster du ned Teams-appen kan du gjøre dette selv om du ikke har en Office 365 konto og kanskje bare deltar som gjest uten å være pålogget med noen konto.

Trenger dere å bli gode på Teams-møter raskt kan dere sette av 2-3 timer og invitere Smart endring inn til dere for et lynkurs i Smart kommunikasjon og nettmøter med Teams