Presenter PowerPoint i møtet som en proff!

 Bildet viser møterom med presentasjon av PowerPoint

Du planlegger å bruke 20 minutter på presentasjonen, men den før deg gikk over tiden så nå har du bare 10 minutter. Hva gjør du da? Snakker veldig fort slik at ingen får med seg det du sier, eller kutter du ut noen lysbilder?

Om du blar fort forbi noen lysbilder blir folk forvirret og lurer på hva de gikk glipp av heller enn å konsentrere seg om det du sier. Ved å bruke presentasjonsvisning kan du unngå dette. I tillegg må du være forberedt slik at du har tenkt igjennom hva du vil kutte dersom du får dårlig tid.

Disponer tiden realistisk

Det er ikke bare når tiden du har til disposisjon blir kortet inn at du får problemer med å komme igjennom din forberedte presentasjon. Ofte kommer det spørsmål om det du presenterer og da går tiden fort. Du kan si at du ikke har tid til spørsmål, eller at du tar spørsmål til slutt, men det gir ofte et dårlig etterlatt inntrykk og det blir ofte ikke tid igjen. Jeg har en håndregel som har fungert bra i mange år, og det er å beregne 3 minutter pr. lysbilde. Det vil si maks 5 lysbilder på 15 minutter. Da har jeg vanligvis tid til å svare på enkle spørsmål, men ikke til omfattende diskusjoner. Da må jeg beregne mer tid.

Bruk presentasjonsvisning

Effektiv bruk av presentasjonsvisning gjør at du alltid vet hva neste lysbilde er og kan hoppe over lysbilder uten at andre merker det! Du skaffer deg en rekke fordeler om du bruker presentasjonsvisning aktivt. Ikke bare kan du se hva neste lysbilde er og dine presentasjonsnotater, men du kan hoppe mellom lysbilder uten andre merker noe til dette.

 Bildet viser hvordan man kan hoppe over lysbilder i presentasjonen

Velg symbol for å vise lysbildeoversikt og klikk på ønsket lysbilde. Får du dårlig tid hopper du rett til konkusjonen. Det fine er at  de du presenterer til ikke vil savne noe av det du hoppet over fordi de ikke vet hva de gikk glipp av :-)

Tips! Du har akkurat de samme mulighetene om du presenterer lysbilder i et Skype for Business møte. Sjekk Presenter PowerPoint som en proff i Skype for Business-møter! 

Vil dere ha litt hjelp til å lage effektive PowerPoint-presentasjoner på kortere tid og presentere som en proff i møter og på Skype? Sjekk ut lynkurset Smart bruk av PowerPoint for effektive presentasjoner.

Du kan ikke kjøpe effektive møter og godt samarbeid

 Bildet viser en leders kalender med mange møter

I en organisasjon jeg har jobbet med over tid viste en undersøkelse at lederne brukte i gjennomsnitt 40% av tiden sin i møter. Samtidig jobbet de stadig kvelder og i helger fordi epost og annet arbeid hopet seg opp. Mye av dette relatert til forberedelser og oppfølging av møter.

En dag bestemte de seg for at de ikke kunne fortsette på den måten og bestemte seg for at de ville jobbe smartere og mer effektivt. De etablerte en digital møtebok for ledergruppen i OneNote. Siden dette er en del av Microsoft Office er dette noe alle hadde allerede så ingen nye innkjøp er nødvendig.

Ledermøter på en ny måte

I deres felles møtebok kan alle når som helst legge inn egne punkter de ønsker å ta opp på neste ledermøte. Under møtet går det på rundgang å ta notater og legge inn oppfølgingsaktiviteter. Alle har møteboken oppe på sin PC så alle ser hele tiden hva som blir notert. Etter møtet er hver og en ansvarlige for å følge opp sine punkter. Neste møte starter med gjennomgang av eventuelle oppfølgingspunkt fra forrige møte. Det fører til høy ansvarlighet og sikrer fremgang i arbeidet.

En ny møtehverdag

Ved å innføre digital møtebok basert på OneNote, enkel og utprøvd struktur og systematisk opplæring av alle sparer de i henhold til eget utsagn hundrevis av timer i året samtidig som de har oppnådd bedre oppfølging av møtene og færre misforståelser. Mye av den økte effektiviteten kommer av at de nå kan forberede, gjennomføre og følge opp møter uten en eneste epost!

 Bilde viser eksempel på OneNote digital møtebok

Verktøy er bra, men opplæring i ny struktur, rutiner og arbeidsform er nødvendig

Noen ganger er vi alt for teknologioptimistiske. Vi tror at har vi bare den rette teknologien, de rette verktøyene vil vi automatisk bli mer produktive, kommunisere bedre, ha bedre møter osv. Det er lite som tyder på at det er riktig. Av og til gjør det bare skade. Å introdusere enda et verktøy føles for mange som en belastning. De fleste har mer enn nok verktøy allerede til å jobbe og kommunisere bedre. Problemet er at de bare blir tatt i bruk dersom noen (les leder) tar ansvar for å etablere struktur, rutiner og opplæring som er nødvendig for å støtte nye ønskede arbeidsformer.

Dette gjør du

Start med ledergruppen. All endring som skal gjennomføres i hele organisasjonen starter fra toppen. Hvis ikke lederne går foran som gode rollemodeller, hvorfor skal resten av organisasjonen følge?

Les mer: Vil du at de ansatte skal samarbeide? Start med ledergruppen!

Når digital møtebok er innført i ledergruppen, kan hver av lederne gjøre det samme med sine avdelingsmøter, ledere av faggrupper kan gjøre det med sine møter og prosjektledere med prosjektmøtene. Det er ikke så mye som skal til. Alle trenger heller ikke inngående kunnskap om OneNote, men det er klart det hjelper på motivasjon og gjennomføring fordi mestringsfølelsen blir mye høyere. Samle ledergruppen, eller avdelingen i 2 timer så etablerer dere struktur og avtaler nye arbeidsformer der og da og lærer å mestre OneNote. Les mer på Smart arbeid og samarbeid med OneNote.

For mer om smart bruk av OneNote i møter, se
Møter er braaaaa, ikke bortkastet tid
Få et overtak i møtene med OneNote – lær hvordan!

Hvordan finne balansen mellom tilgjengelighet og egentid?

 Bildet viser kvinne i balanse

Vi er avhengige av å samarbeide for å lykkes og det betyr gjerne kommunikasjon, mye kommunikasjon…
Det kan av og til være vanskelig å få tid og ro til egne tanker og til å gjennomføre egne oppgaver.

Avbrytelser, er den største plagen og tidstyven på norske arbeidsplasser i 2018, ifølge en ny rapport fra det norske analysebyrået Company Pulse. Kolleger som kommer og sier "har du 5. minutter", telefoner, epost og meldinger.

I dag kobles avbrytelser ofte til diskusjonen om eget kontor kontra kontorlandskap, men Company Pulse undersøkelsen viser at kontorformen ikke utgjør noen forskjell på hvor ofte man blir avbrutt i arbeidet.

I stor grad får du så mye avbrytelser som du legger opp til. Det er sjelden noe krav å være tilgjengelig til enhver tid, men det er viktig å ha en balanse mellom tilgjengelig tid og beskyttet tid.

Dagene består for mange av en veksling mellom møter og oppgaver. Noen oppgaver er det greit å gjøre mellom møtene og det kan være OK å være tilgjengelig og bli forstyrret litt. Andre oppgaver kan kreve mer konsentrasjon og at man får jobbe uavbrutt uten å bli forstyrret. Ved å ha et bevisst forhold til dette kan de fleste planlegge med begge deler.

For meg gjøres dette når jeg lager en plan for kommende uke.

 Bildet vider ukekalender i Outlook med møter, avtaler for egentid og oppgaver

Som vist i illustrasjonen er det en del møter, en del åpen tid, eller tilgjengelig tid, og et par avtaler med meg selv jeg kaller beskyttet tid. Denne legger jeg gjerne til morgenen og sitter kanskje hjemme med disse oppgavene før jeg drar på kontoret. Alternativt prøver jeg å finne et møterom, eller et sted å sitte på kontoret jeg vanligvis ikke er for å gjemme meg bort litt. I min beskyttede tid ignorerer jeg epost, Skype-meldinger og telefon. Det er lite som ikke kan vente en time eller to, og jeg må faktisk få gjort min jobb også.

 BIldet viser epostflagg fom kommer opp på skjermen. Fra artikkel på dinside.no

Men det er ikke bare forstyrrelser fra kolleger som avbryter deg når du sitter konsentrert og jobber. Den vanligste avbrytelsen er du ansvarlig for selv.

Får du opp et "flagg" på skjermen når du får ny epost?

Øynene dine, og underbevisstheten vil lese denne umiddelbart. Forskning viser at du mister konsentrasjonen i 30 sekunder til flere minutter når dette skjer.

Og hvor fristende er det vel ikke å klikke på flagget og åpne E-posten dersom det ser ut som noe interessant. Da er du virkelig langt ute av det du arbeidet med og det vil ta deg lang tid å komme tilbake til det du egentlig hadde bestemt deg for å arbeide med.

Gjør deg selv en tjeneste å slå av disse varslene! Ta bort alle merker under Meldingsankomst. I det minste Spill av en lyd, og Vis et skrivebordsvarsel.

Nå er det du som bestemmer tidspunktet for behandling av ny E-post, ikke senderen av E-posten. Her er hvordan du gjør det:

 
 BIldet viser menyvalg Fil, Alternativer i Outlook
 Bildet viser Outlook epostalternativer og hvordan du tar bort skrivebordsflagg

Vi du og dine kolleger ha hjelp til å finne balansen kan jeg love en kick-start på dette om dere tar lynkurset Smart bruk av Outlook til å ta kontroll over egen hverdag.

Så du tror epostproblemet er løst om dere bruker Teams eller Slack?

 BIlde av kvinne og nettverk

For noen år siden da jeg innførte Yammer for kommunikasjon i teamet mitt fikk jeg med en gang kommentarer som "Enda en ting vi må følge med på!" Lignende hører jeg fra organisasjoner som tar i bruk Teams, Slack, eller Workplace by Facebook.
Ideen med de nye kommunikasjons- og samarbeidsverktøyene er god. Særlig i store organisasjoner er gjerne 50-80% av eposten intern og vi kan sikkert være enige om at epost ikke alltid er den optimale måten å kommunisere på internt.

Se alle fordelene med Teams i Er Teams den nye Outlook?

Men du må fremdeles behandle epost fordi vi kommuniserer med eksterne og med resten av organisasjonen utenfor vårt team via epost. Likevel kan det være verd å bruke Teams eller tilsvarende på grunn av verdien det tilfører i kommunikasjon og samarbeid i hver enkelt avdeling, faggruppe, eller prosjekt.

En veldig vanlig måte å rette en forespørsel, be om informasjon, eller be noen om å gjøre noe er å sende en epost. Dermed er mye av eposten egentlig oppgaver. Men hva gjør vi med oppgaver som kommer i gruppediskusjoner og i chat 1:1?

Her er to måter å følge opp oppgaver i Teams

Om mange av forespørslene som før kom på epost nå kommer i Teams, hvordan behandler vi dem da? Det er ikke selvsagt at vi kan gjøre alt her og nå. Det kan til og med hende at du har vært borte en dag og når du sjekker Teams-samtaler fra dagen før finner du et par ting noen ber deg om å gjøre. Hvordan kan du ta kontroll over dette?

1. Enkel oversikt over det du må følge opp i Teams

Dersom du ikke bruker Outlook oppgaver i dag og vil ha en enkel måte å ha en oversikt over det du vil følge opp i Teams kan du velge å Lagre meldingen.

 Bilde av Teamsdiskusjon med oppgave
 BIlde viser Oppgaveliste med merkede innlegg

Klikk på merket mellom de tre prikkene og Tommelen for å merke et innlegg.

For en oversikt over det du må følge opp kan du skrive /lagret på kommandolinjen i Teams. Da vil du få en oppfølgingsliste. Når du har utført oppgaven klikker du på Lagret merket i listen. Da vil den bli borte fra listen og du vet at oppgaven er gjort.

 

2. Stålkontroll over oppgaver både i epost og i Teams

Om du allerede bruker oppgaver i Outlook, eller ønsker å ta det i bruk, kan du følge opp Teams-oppgaver i Outlook sammen med epost oppgaver.

 Bilde viser hvordan man kan kan kopiere en kobling til et innlegg i Teams

Klikk på de tre prikkene i innlegget og velg Kopier kobling. Nå oppretter du en Outlook oppgave på det tidspunktet du vil følge opp henvendelsen, skriver hva oppgaven er og limer inn lenken til innlegget i oppgaven.

Les mer om å bruke oppgaver i Outlook i Todo lists are evil, schedule everything

 BIlde viser Outlook oppgave med lenke til Teams

Når du senere har skal gjøre oppgaven klikker du på lenken i Outlook-oppgaven og kommer direkte tilbake til innlegget i Teams. Der kan du jo evt. bekrefte at oppgaven er utført som et svar på innlegget.

Vil du og dine kolleger ha bedre kontroll på oppgaver som kommer fra alle kanter og en bedre utnyttelse av arbeidsdagen, bestill Smart bruk av Outlook lynkurs og be om å få inkludert behandling av Teams-oppgaver.

Vil dere komme ordentlig i gang med å arbeide i Teams kan dere sjekke lynkurset Smart kommunikasjon og Samarbeid med Teams

Ikke bruk 40% av tiden på å finpusse PowerPoint. Det er unødvendig!

 Bilde viser mann som presenterer PowerPoint i møte

GFK, et internasjonalt analyseselskap, har spurt 1000 kontorarbeidere om deres bruk av PowerPoint i jobben. I gjennomsnitt brukte disse ca. en time daglig for å lage, eller endre presentasjoner. Det skremmende er at hele 40% av tiden ble brukt på formattering og finpussing. Det er selvfølgelig viktig å få frem budskapet klart og tydelig, men det virker unektelig som man kunne gjøre dette mer effektivt.

Mye tid går med til å re-formattere gamle lysbilder

Mange av presentasjonene ble ikke laget fra grunnen av, men bygget på en tidligere presentasjon der det ofte er mye manuelle formatteringer som ikke følger malen. Det gjør det komplisert å endre uten å ødelegge formatteringen. Faktisk er gjenbruk og re-formattering av lysbilder fra andre en av årsakene til at mange bruker så lang tid på å lage presentasjoner.

Man skulle tro at løsningen på dette problemet er enkelt. Sørg for at alle ansatte bruker den godkjente bedriftsmalen. Da kan vi enkelt sette sammen en presentasjon basert på flere andre.

Bedriftsmalen passer ikke alltid til formålet

Problemet er at bedriftsmalen ofte er laget for å lage bedriftspresentasjoner som profilerer selskapet. Den har gjerne stor font laget for å presentere i en større forsamling. De aller fleste presentasjonene laget av ansatte er for internt bruk og for visning på en skjerm i et møterom. I tillegg inneholder de ofte data og skal brukes som referanse så de blir ofte skrevet ut. Da passer ofte ikke bedriftsmalen til dette. Man trenger faktisk ulike maler for ulike formål. Det stiller helt ulike krav til PowerPoint-presentasjonen om man skal holde et foredrag, en bedriftspresentasjon, gjennomgang av forretningsresultater med mye tall, eller holde et internkurs. Mange bruker heller ikke mulighetene som ligger i malen man bruker.

Tilpass bedriftsmalen

Så hva kan du gjøre for å holde deg til bedriftsmalen, men likevel ta deg noen friheter med malen som ikke ødelegger firmaprofilen.

1. Sjekk hvilket utvalg du har av lysbildeoppsett og bruk det som passer best for hvert lysbilde. 

 Bilde viser bytte av lysbildemal fra en yinnholdsblokk til to

Når du legger til et nytt lysbilde vil du vanligvis få det samme oppsettet som for lysbildet før og det er ikke nødvendigvis det riktige. Bare ved å velge et annet oppsett kan du ofte oppnå mye. Her kan du de hvordan du enkelt kan dele lysbildet i to med tekst på den ene halvdelen og bedre plass til en illustrasjon på den andre bare ved å bytte lysbildeoppsett.

Teksten vil automatisk re-formatteres innenfor den venstre innholdsblokken og i den høyre kan vi nå vise illustrasjonen.

 Bilde som viser før og etter bytte av lysbildemal

2. Ta deg friheter med tekststørrelsen. 

Du trenger ikke bruke fontstørrelse 54 på overskrifter i møterommet. Fontstørrelse 32-40 kan passe helt fint for en presentasjon i et møterom. For kulepunkter er 18-20 vanligvis stort nok for øverste nivå, og noe mindre tekst om du har undernivåer, men ikke gå lavere enn 14-16. Ikke endre fonttype. Da klusser du med valget firmaet har gjort.

 Bilde viser valg av visning og redigering av lysbildemal

Du trenger ikke å gå inn på hvert lysbilde for å forandre dette. Det er mye enklere å gjøre justeringen i malen. Da vil du endre tekststørrelse på alle lysbilder der malen er brukt.

Pass på at du går helt opp til toppen og redigerer masteren som styrer overskrifts-størrelse for alle formater under. Velg Lysbildemal, endre det du ønsker og lukk lysbildemal fra menyen til slutt. Nå vil overskriften i alle lysbildene i gjeldende presentasjon endres

 Bilde viser endring av tekststørrelse i lysbildemal

3. Bruk din tilpassede mal på flere presentasjoner

Endringene vil bare bli lagret for gjeldende presentasjon. Den originale malen vil være uendret. Dersom du har flere presentasjoner du ønsker å gjøre samme endring på kan du gjenbruke din tilpassende mal. Åpne den nye presentasjonen, velg utforming, bla igjennom, og finn din tidligere tilpassede presentasjon. Velg å bruke denne tilpasningen i gjeldende presentasjon.

 Bilde viser gjenbruk av tilpasset mal fra en tilpasset presentasjon

Ved å bruke disse og flere andre mulige smarte endringer kan du redusere tiden du bruker på PowerPoint-formatering drastisk, og heller bruke tiden på innholdet. Følg med videre for flere tips om du ofte har behov for å lage eller endre PowerPoint-presentasjoner.

Vil dere ha litt hjelp til å lage effektive PowerPointpresentasjoner på kortere tid? Sjekk ut lynkurset Smart bruk av PowerPoint for effektive presentasjoner.

Mange tror Microsoft Office på Mac og Windows er like

 Kvinne som arbeider på en Mac

I en del miljøer er Mac det som gjelder, men i de fleste virksomheter er det PC og Windows som er standarden. Jeg jobber både på PC og Mac fordi jeg har kunder som har standardisert på Mac, eller der ansatte kan velge mellom PC og Mac. I de tilfellene ser jeg en god del Windows-brukere som synes det er attraktivt å gå over til Mac når de får anledning til dette.

For tekst, kalkyler og presentasjoner er Office så å si likt på Windows og Mac, der Word, Excel og PowerPoint er de viktigste programmene. For kommunikasjon, planlegging, oppgavebehandling med mer der Outlook og OneNote brukes er det en del muligheter som bare finnes på Windows. For noen er det ikke viktig, men har du tatt i bruk en del av de snedige mulighetene i Outlook og OneNote for Windows kan det hende du blir overrasket om du går over til Mac.

Oversikt over total arbeidsbelastning

Det jeg savner mest på Mac er muligheten til å se oppgaver i sammenheng med kalenderen. I Outlook for Windows kan du vise oppgaver under kalenderen pr. dag. Dette er bra fordi det gir et visuelt bilde av din totale arbeidsbelastning med både møter og arbeid du planlegger å gjøre mellom møtene.

 Skjermbilde som viser Outlook kalender med oppgaver under i Windows

På Mac kan du ikke få til det samme, men du kan se både avtaler og oppgaver samtidig om du bruker to vinduer der kalenderen er i ett vindu og oppgaven i et annet du så kan se dem ved siden av hverandre. Ikke så elegant, men det fungerer.

 Skjermbilde av Outlook kalender og oppgave i to  vinduer på Mac
 Illustrasjon for å åpne flere Outlook vinduer på Mac

For å vise Outlook i flere vinduer må du ty til et lite triks. Om du står i epostvisning åpner du først et nytt vindu med epost, og deretter kan du bytte til en hvilken som helt annen visning, enten det er kalender eller oppgaver. Du kan ha så mange vinduer du vil, så om du har stor skjerm, eller to skjermer kan du ha både epost, kalender og oppgaver oppe samtidig. Da får du god oversikt og slipper å bytte mellom dem hele tiden.

Jeg savner også automatiseringsmuligheter med Hurtigtrinn, sende møteinvitasjon med lenke til felles møtebok i OneNote, støtte for Outlook oppgaver i OneNote og en del annet, men dette er det sannsynligvis ikke så mange som vet om, og savner uansett :-)

For mer detaljer, se Vurderer du å gå over fra PC til Mac på jobben? Sjekk forskjellene på ditt viktigste jobbverktøy først

Det kommer også stadig nye muligheter i Mac-versjonen som ikke var der for 1-2 år siden, så forskjellene mellom Outlook og OneNote på PC og Mac blir mindre og mindre. For de som bruker Office 365 og har mulighet til å bruke Microsoft Teams er det faktisk ingen forskjell mellom PC og Windows og det er nok den veien det går fremover.

Tenk om alle uker hadde fire arbeidsdager

 Kvinne fanget i tiden

Vi er inne i en uke med bare fire arbeidsdager. I mai er det faktisk fire uker som bare har fire arbeidsdager i seg, og for å være realistisk har vel to av dem bare tre på grunn av inneklemte arbeidsdager.

Betyr det at vi planlegge å gjøre mindre i mai? For noen kanskje? Mange blir imidlertid ikke målt på hvor mange dager de arbeider, men på hvilke resultater de oppnår. 

 

Hvis alle uker hadde bare fire arbeidsdager

Ville vi likevel være i stand til å nå våre mål? Høres vanskelig ut, men jeg mener det er mulig dersom man

  1. Planlegger for det
  2. Prioriterer riktig i hverdagen
  3. Holder fokus på gjennomføring av plan og oppgaver

Parkinsons lov

 Bokomslag Parkinsons lov

I 1957 skrev professor C. Northcote Parkinson et humoristisk innlegg om ineffektivitet i The Economist. Der formulerte han det som senere har gitt navnet til loven som på norsk uttrykkes som Arbeidet ekspanderer til å fylle den tiden som er til disposisjon. Senere ga han ut en bok som harselerte med det han oppfattet som et ineffektivt byråkrati.

Mange vil kjenne seg igjen i dette. Har vi ikke så mange møter, eller tidsfrister vi må nå en dag slapper vi litt av. Vi er ikke så konsentrerte og får mindre gjort. Et ordspråk sier: Vil du ha noe gjort, gi oppgaven til en som allerede har mye å gjøre.

I det ligger det at en som har mye å gjøre er nødt til å være målrettet og konsentrert og ikke somle bort tiden.

Vi kjenner det også igjen fra møter. Dersom møtet er satt opp til en time, varer det en time. Hadde vi bare gitt det 50 minutter ville vi sannsynligvis ha utrettet det samme på kortere tid.

1. Hvorfor planlegge?

Sir John Harvey-Jones  som var en kjent forretningsmann i England sa en gang The nicest thing about not planning is that failure comes as a complete surprise rather than being preceded by a period of worry and depression. Han hadde humor i likhet med Parkinson :-)

Vi har behov for å planlegge fordi vi trenger å omsette det vi ønsker å oppnåtil hva vi må gjøre, i dag, i morgen, og i neste uke.

Vi trenger også å skape et beslutningsgrunnlag for riktig prioritering når noen ber deg om å gjøre noe, eller når du får en epost. Sist, men ikke minst, trenger vi å fylle tiden med det som er viktig og dermed unngå å bruke tid på det som ikke er viktig for å oppnå ønskede resultater

2. Hvordan sikre at vi prioriterer riktig i hverdagen

Et utsagn av Robert A. Heinlein  jeg mener beskriver mangel på prioritering godt er In the absence of clearly defined goals, we become strangely loyal to performing daily acts of trivia.

VI tar tusener av små beslutninger og prioriteringer bevisst og ubevisst i løpet av en dag. Mål hjelper oss å fokusere på det som betyr mest og kan gi oss bedre resultater uten at vi nødvendigvis detaljplanlegger alt fordi vi forstår umiddelbart hvilket valg vi må gjøre som bringer oss nærmere målet. Vet du ikke hva du skal oppnå har du heller ikke noe godt grunnlag for prioritering. Da blir vi lett sittende med eposten, eller andre rutineoppgaver. Så vi holder oss opptatt, men ikke nødvendigvis med de riktige oppgavene.

3. Hvordan holde fokus på gjennomføring av plan og oppgaver

Lag en realistisk ukeplan med både avtaler og oppgaver. Pass på at du ikke planlegger for mye. Du må også ha tid igjen til oppgaver du ikke vet om ennå.

Rakk du ikke alt du hadde tenkt å gjøre før påske?

Når du Planlegger uken som kommer, prøv å sette inn en del "beskyttet tid" i kalenderen, og bestem deg på forhånd hva du planlegger å bruke tiden til. Altså ikke skriv "lese epost", eller "egen tid".  Kaller du inn til møter, prøv å unngå timesmøter. Prøv 30 minutter, eller 45 minutter. Det har også andre fordeler…

Vi vet hvorfor du kommer for sent til møtene og ikke kommer igjennom oppgavelisten. Vil du endre på det?

Start dagen i kalender/oppgaveoversikten før du ser på ny epost. Unngå å hoppe fra oppgave til oppgave, men gjør noe helt ferdig. Det er mer effektivt, og mye mer tilfredsstillende :-) Sjekk gjerne ut Pomodoroteknikken, og blogginnlegget fra Ståle Hansen; How to succeed with singletasking for hvordan du jobber mest effektivt når du først har bestemt deg for å konsentrere deg om en oppgave.

Hva nå?

Gir de tre punktene over mening for deg, men du er usikker på hvordan du får det til? Gå sammen med noen kolleger så dere kan støtte hverandre og bli enda bedre til å jobbe mot felles mål. Vi kan hjelpe til om dere spanderer en dag på workshopen Smart måloppnåelse i en digital tid

Rakk du ikke alt du hadde tenkt å gjøre før påske?

 Bilde viser vår golden retriever Sira med påskeegg

Det er mye som skal gjøres før påske og ofte er vi ikke helt realistiske når vi planlegger. Vi har våre planer, men andre har sine planer og de involverer ofte deg!. Hvor mye av ukens arbeidstimer tror du du kan planlegge? Selv de med veldig selvstendige jobber og stor frihet til å bestemme over egen arbeidsdag kan sjelden planlegge mer enn 50-60% av tiden. Resten av tiden må du ha tilgjengelig for aktiviteter, oppgaver og forespørsler du ikke vet om ennå.

Fordel oppgaver over tid

Så hva gjør du nå? Det er ikke noen god ide er å la alle oppgaver bare skli over til etter påske. Da starter du på minus og blir fort tatt av den daglige hvirvelvinden av epost og forespørsler. En bedre ide er å gå gjennom det du hadde tenkt å gjøre før påske og innse at du ikke kommer ajour uansett på første arbeidsdag etter påsken.

Sett av tid til deg selv, men også til andre

Fordel oppgavene utover de neste to ukene, og mens du holder på, blokker gjerne litt tid i kalenderen for å sikre at du både får gjort disse og andre oppgaver du allerede har planlagt å gjøre etter påske. Likevel må du også ha tid til å være tilgjengelige for andre, både til møter og andre aktiviteter andre er avhengige av for å få gjort sin jobb. Jeg kaller det beskyttet tid og tilgjengelig tid.

 Bilde viser Outlook arbeidsuke med oppgaver under kalenderen

Se kalender og oppgaver i sammenheng

 Bilde viser valg av arbeidsukevisning, velg dagens oppgaveliste, og normal

Oppgaver som ikke er veldig omfattende og ikke trenger å gjøres på et bestemt tidspunkt beholder jeg i oppgavelisten under kalenderen og gjør i løpet av dagen, mellom møter og beskyttet tid. Ser du ikke oppgave under kalenderen i Outlook? Her er hvordan du setter det opp.

Les mer på Du kommer aldri gjennom lange oppgavelister. Her er løsningen!

God påske, og etterpåske :-)

 

 

Samle mange utklipp på utklippstavlen i Office

 Bilde av jente som plukker blomster

Bilde av jente som plukker blomster

Jeg gjør mye klipp og lim mellom dokumenter og presentasjoner i Office og det blir ofte mange vekslinger der jeg klipper ut, bytter dokument og limer inn. Så må jeg tilbake igjen og klippe ut neste som jeg så skal lime inn. Men dette kan man gjøre mye mer elegant i Office. Du kan nemlig samle mange elementer til utklippstavlen fra forskjellige programmer og så lime inn det du har samlet på de rette stedene etterpå. 

Se her:

 Åpne utklippstavlen i et officeprogram og samle elementer 

Åpne utklippstavlen i et officeprogram og samle elementer 

 Sett inn element fra utklippstavlen

Sett inn element fra utklippstavlen

Åpne utklippstavlen og velg å klippe ut tekst, bilder og grafikk fra Word, PowerPoint og Excel.

Finn ut hvor du vil lime dette inn, og lim inn ett og ett utklipp, evt. lim inn alt du har samlet på samme sted.

 

 Shift+Windows S

Shift+Windows S

Dersom du har Windows 10 kan du også bruke den nye utklippsfunksjonen som kan brukes for skjermklipp uansett hvor du er. Da holder du nede Shift-tasten og Windows-tasten samtidig mens du trykker bokstaven S. Når du slipper opp tasten blir skjermen grå og du kan tegne et rektangel på skjermen der du avdekker et område som vil bli plassert som et bilde på utklippstavlen. 

4 grunner til at du utsetter oppgaver og hvordan du kan unngå det

Av og til utsetter mange av oss oppgaver. De kan godt være på oppgavelisten, men vi lar dem skli fra dag til dag til de ender opp som dårlige samvittigheter. Det kan være flere grunner til at vi gjør dette. Her er fire av de viktigste i henhold til  nettstedet Entrepreneur.

1. Du føler deg overveldet

Når oppgavelisten blir lang kan det føles som en umulig oppgave å komme gjennom den. Særlig om oppgavene er omfattende og vanskelige. Da er det lett å tenke, "dette har jeg ikke tid til å gå løs på nå". Så ender vi opp med å plukke noen av de mindre, ikke så viktige oppgavene i stedet. For å løse dette må vi bryte ned store oppgaver i flere mindre og gjøre litt av gangen over en periode.

2. Du føler ikke for å gå løs på denne oppgaven akkurat nå

Vi mangler energi til å gå løs på oppgaven. Vi er alle forskjellige. Noen har mest energi om morgenen, noen om kvelden. Det er en myte at man alltid skal starte med de vanskeligste oppgavene om morgenen. Finn ut når du har mest energi og planlegg utfra dette.

Har du en vanskelig oppgave? Start med noe lettere!

3. Det er en oppgave du ikke har lyst til å gjøre

Vi har alle oppgaver vi ikke liker, men som vi må gjøre av og til likevel. Det kan være å føre reiseregninger, eller å ta en telefon du tror kan bli ubehagelig. Problemet er at jo lenger du venter jo verre blir det. Få det overstått. Tenk på hvor bra det vil være å få reiseutleggene tilbake og så mye bedre du vil føle deg etterpå.

Unngå at prioritering blir en kamp mellom fornuft og følelser

4. Du føler ikke at det er noe som haster

Det kan være en viktig oppgave, men det er alltid noe som brenner mer. Det er ikke nødvendigvis viktigere oppgaver, men noen maser på deg, eller du føler press på deg selv til å for eksempel holde antallet uleste epost i Innboksen nede.

For disse oppgavene gjelder det å skape et bilde i hodet av at de faktisk haster. Sett en frist for deg selv som kanskje er kunstig, men som gjør at du i større grad får jobbet med viktige ting og på den måten bidrar det til at du oppnår mer. Gjør du flere av de viktige oppgavene får du mindre tid til de uviktige. Ved å gjøre dette blir du altså mer effektiv. Ser du slik på det kan belønningen være høy for å sette press på seg selv for oppgaver som egentlig ikke har noen tidsfrist.

Se også Effektivitet kan læres

 

Er Microsoft Teams den nye Outlook?

Microsoft Teams sprer seg nå som ild i tørt gress i mange organisasjoner som har Office 365, og til dels ukontrollert som et grasrotverktøy mange finner og tar i bruk.

 Samarbeid og kommunikasjon blir stadig viktigere. Illustrasjon: Microsoft

Samarbeid og kommunikasjon blir stadig viktigere. Illustrasjon: Microsoft

Kommunikasjon og samarbeid blir stadig viktigere etterhvert som verden blir mer kompleks. Her har Microsoft Teams mange åpenbare fordeler som gjør det attraktivt å bruke. I dag brukes Outlook til en masse  oppgaver det aldri var ment å fylle. Potensielt kan vi spare mye kommunikasjonstid, unngå misforståelser og ta raskere og bedre beslutninger om vi flytter dette over i Microsoft Teams.

 

 

Sjekk om du har Office365 og gjør en oppdagelsesreise i dine nye muligheter

Verden før Outlook

Det er ikke sikkert alle husker, eller opplevde, Microsoft verdenen før Outlook. Da hadde vi Microsoft mail, Schedule+, kontakter og ingen oppgavehåndtering. Så kom Exchange server med Outlook for 15 år siden og integrerte epost, kalender, kontakter og oppgaver i ett. Det ble en kjempesuksess. Outlook er fremdeles bra, men den underliggende måten å kommunisere på er person-til-personkommunikasjon, altså e-post.

Problemet med Outlook

Når kommunikasjon skjer på epost blir ditt kommunikasjonsarkiv liggende i din personlige postboks som ikke er tilgjengelig for andre enn deg selv. I en verden der samarbeide og tilgang til informasjon er viktigere enn noen gang er dette en stor ulempe.

En ny medarbeider i organisasjonen starter på bar bakke uten informasjon om kunnskap utvekslet på epost mellom kolleger og må bygge opp sin egen kunnskapsbase og historikk fra den dagen han starter. Det er kostbart og kan føre til feil grunnet manglende historisk informasjon.

Hva vi ikke burde bruke Outlook til

Siden Outlook er blitt de facto planleggings- og kommunikasjonsverktøy for mange, blir man fristet til å bruke det langt utover hva som var tiltenkt. For eksempel til

  • Korte, viktige beskjeder. Det fører til at man konstant på sjekke epost både på PC og telefon for å ikke gå glipp av noe viktig som haster.
  • "Svar alle" diskusjoner der epost fyller opp postboksen og gjør den uoversiktlig.
  • Sende dokumenter frem og tilbake, som fører til flere ulike versjoner og mye arbeid med å sette sammen til det endelige dokumentet
  • Personlig arkiv for smått og stort som burde ligget i et felles arkiv for å være tilgjengelig for ettertiden og for flere enn de som var involvert i en epostutveksling der og da.
  • Dokumentarkiv, siden da har man alltid dokumentene med seg også når man ikke er på nett i motsetning til filområder  og SharePoint-biblioteker. (Ja jeg vet det er mulig, men det stoler brukerne ikke på, eller det er for vanskelig å sette opp)
  • Publisering av informasjon som heller burde ligget på et Intranett eller tilsvarende siden medarbeiderne som starter i morgen ikke får viktig informasjon.

Finnes det bedre måter å samarbeide på?

I mange organisasjoner er epost det viktigste interne kommunikasjonsverktøyet og det er ikke uvanlig at 60-80% av eposten er intern i større organisasjoner. Kommunikasjon og informasjon blir bare mer og mer viktig, så hva er alternativet? Jeg mener det er en mer teamorientert tilnærming der alle relevante ansatte kan bidra i kommunikasjonen og der historikken ikke blir liggende i personlige arkiver. Kombinert med nye og gode muligheter til samhandling gjennom felles møtebok, aktivitetsplaner og felles dokumenter kan Microsoft Teams ses på som en Outlook-erstatning i mange sammenhenger og mer eller mindre fjerne behovet for å sende epost internt.

Hva du kan oppnå med å bruke Microsoft Teams

De viktigste muligheten jeg ser med Teams er

  1. Å kunne del meninger og gi innspill gjennom åpen gruppesamtale til alle deltakere i en gruppe, team, prosjekt mm. der samtalen også er tilgjengelig i etterkant og kan søkes opp, og er tilgjengelige for nye teammedlemmer.
  2. Å skape innhold, aktiviteter og beslutningsgrunnlag sammen og ta beslutninger raskt
  3. De som er tilgjengelige kan være med i gruppesamtaler der og da. Andre kan oppdatere seg i etterkant
  4. I tillegg til teamkommunikasjon erstatter Dette Skype for Business til intern bruk for 1:1 kommunikasjon og nettmøter.
  5. Og ikke minst, du kan jobbe fra app på PC, Mac og mobil hvor du enn er.

Så erstatter Teams Outlook?

Nei, vi trenger fremdeles å kommunisere eksternt og der er epost fremdeles den mest gangbare kommunikasjonsformen. I tillegg trenger vi fremdeles å gjøre personlig planlegging og prioritering og ha en personlig kalender der vi samler alle aktiviteter for god oversikt og tidsplanlegging. Vi kan jo være med i mange team, så Outlook vil nok leve videre, men vi kan flytte ut mye av det som aldri burde vært der til Teams.

Teams er først og fremst et verktøy for de som jobber tett sammen i hverdagen og erstatter sannsynligvis ikke verken Intranet, Yammer eller sider og dokumentarkiver på SharePoint. Disse er laget for å kunne dele informasjon som er relevant for hele, eller store grupper innen organisasjonen.

Burde vi ta kontroll over Teams før det tar kontroll over oss?

Det kan være en fare med bare slippe løs Teams i organisasjonen uten noen form for planlegging. Jeg mener ikke nødvendigvis ikke at brukere ikke skal få opprette Teams, men en grunnleggende opplæring i og forståelse av Teams og bruksmuligheter vil hjelpe organisasjonen på sikt til å unngå kaos. Dette er en glimrende mulighet for både ledelse og IT til å gi brukerne noe de etterspør og samtidig hjelpe dem på riktig vei. Dette trenger ikke være spesielt komplisert. Ved å kartlegge interessegrupper, og hvem som har behov for å jobbe sammen er mye gjort. Se eksempel under.

 Teams kan både brukes innen avdelinger, men like gjerne på tvers av organisasjonen

Teams kan både brukes innen avdelinger, men like gjerne på tvers av organisasjonen

Trenger dere litt starthjelp til å ta i bruk Teams på en god måte, sjekk ut lynkurset Smart samarbeid og kommunikasjon med Teams

Det er alltid mer å gjøre enn du noen gang kan få gjort!

adult-1850268_1920.jpg

Innboksen blir aldri tom. Hvis du hele tiden skal gjøre alt andre vil du skal gjøre får du aldri gjort dine viktigste oppgaver. På et tidspunkt må du stille deg spørsmålet; Er det jeg gjør nå det viktigste og riktigste jeg bør jobbe med?

Kanskje ikke, men jeg må jo gjøre dette, eller noen må jo gjøre det… Jeg kan ikke si nei…

Skal du oppnå det du ønsker må du vurdere hele tiden, og av og til gjøre noen valg som ikke nødvendigvis er populære hos andre. Det er kanskje litt ubehagelige der og da, men det riktige i lengden. Dette er en treningssak og jo mer du trener, jo lettere er det.

Avdøde Stephen Covey, forfatteren av The 7 Habits of Highly Effective People (de syv gode vanene på norsk) sier det slik:

"You have to decide what your highest priorities are, and must have the courage – pleasantly, smilingly, nonapologetically – to say no to other things. And the way you do it is by having a bigger “yes” burning inside."

Med det mener han at du må ha klart for deg hva du vil oppnå og måle alle forespørsler opp mot dette. Vil dette bringe meg nærmere mine mål, eller ikke?

Har du det klart for deg blir det enklere å prioritere.

Du kan også vaksinere deg mot å bli "angrepet" ved å lage din egen plan, definere dine egne aktiviteter og oppgaver før andre kommer med sine forespørsler til deg. Da er det mye lettere å si at du ikke kan prioritere dette fordi du allerede har fullt opp med oppgaver du må gjøre. Ikke si "jeg har ikke tid". Du har alltid tid til det du velger å prioritere.

Vil du ha litt inspirasjon kan jeg anbefale boken Essentialism: The diciplined pursuit of less. Forfatteren Greg McKeown sier

"If you don't prioritise your life, someone else will".

For litt praktisk hjelp til å legg din plan kan du få noen tips i Tid, oppgaver og verktøy får skylda når vi ikke får gjennomført alt vi håpet

Vil du gå mer grunnleggende til verks og vil prioritere å sette av en dag til å gjøre det grundig kan du vurdere å delta i workshopen Smart måloppnåelse i en digital tid Da får du støtte i et sett med maler og opplegg i Outlook og OneNote for å gjøre det enklere å ha oversikt, og for å prioritere raskere og enklere. Kanskje du får med deg noen kolleger også for å sikre at dere alle leverer på jobbmålene?

Presenter PowerPoint som en proff i Skype for Business-møter!

De fleste vet hvordan man deler skjerm i Skype for Businessmøter, men det er langt fra den beste måten å presentere PowerPoint på.

 Det er viktig med engasjerte møtedeltakere

Det er viktig med engasjerte møtedeltakere

Når jeg presenterer PowerPoint i et møterom bruker jeg alltid presentasjonsvisning på min egen skjerm. Da kan jeg se hva som er neste lysbilde, hoppe over et par lysbilder om jeg får dårlig tid og få støtte fra mine lysbildenotater. Det går ikke om du bare deler skjerm. Da ser møtedeltakerne det samme som deg. I tillegg blir ofte kvaliteten dårlig. Særlig om du har stor skjerm, og de andre små skjermer, og kanskje til og med bare mobilskjerm. Da ser de bare en bit av ditt bilde.

Men det er ikke noe vanskeligere å presentere PowerPoint på en proff måte i nettmøter. Her er hva du kan gjøre for å presentere direkte fra PowerPoint til nettmøtet:

 Presenter PowerPoint rett til nettmøte (NB! Kun Windows)

Presenter PowerPoint rett til nettmøte (NB! Kun Windows)

Når du gjør dette lastes presentasjonen opp til nettmøtet og vises til alle deltakerne. Denne presentasjonen skaleres og vises med like god kvalitet på alle skjermer, til og med mobil. Du får nå mulighet til å få din egen presentasjonsvisning ved å velge MINIATYRBILDER for å se de neste lysbildene, bla frem til et bestemt lysbilde og hoppe over bilder. Du kan også velge NOTATER for å se dine presentasjonsnotater.

 Presenter med god kontroll og oversikt

Presenter med god kontroll og oversikt

For å kunne presentere i Skype for Business møtet må du ha "Presentatør" status. Det har du vanligvis dersom dette er et internmøte, men du kan sjekke selv om du har det ved å vise deltakerlisten og sjekke selv.

Vil du og kolleger ha bedre utbytte av nettmøtene er det mye å hente på å utnytte mulighetene i Skype for Business, men nettmøter er annerledes enn andre møter og krever ofte litt annen form for at alle skal være engasjerte i møtet og bli aktive deltakere. Er du ikke engasjert i møtet er veien til Innboksen kort :-) Les mer om dette her:

Det er veldig fristende å multitaske selv om vi vet det ikke er bra. Men hva kan vi gjøre med det?

Dersom dere vil ha bedre og mer engasjerende nettmøter kan dere også vurdere å arrangere to timers lynkurset Smart samarbeid på kryss og tvers med Skype for Business hos dere.

 

 

Praktiserer dere målstyring på jobben? Har du et opplegg som sikrer at du når målene dine?

 DU bør helst ha en plan for å nå målet

DU bør helst ha en plan for å nå målet

Mange i dag blir ikke målt på hvor mange timer man jobber, men hva man produserer og hvilke resultater man skaper. Dette passer bra for mange fordi det gir fleksibilitet og mulighet til å selv styre egen arbeidsdag. Likevel er ikke dette uten problemer. Kravene til resultater øker hele tiden og det er opp til hver enkelt av oss å finne ut hvordan vi skal takle dette. YS arbeidslivsbarometer viser at 70% av oss opplever at presset for å produsere mer på kortere tid bare øker.

Den vanskelige jobben begynner når målene er satt

Jeg har jobbet med og i flere selskaper der man har gode prosesser for målsetting. Problemet er at når målene er satt er det ofte ikke struktur og prosesser på plass for å hjelpe en å oppnå målene. Nå er det opp til deg å finne ut hvordan!

Det er et bra utgangspunkt å ha godt definerte mål, men jeg vet mange sliter med å lage en plan basert på målene. Som følge av dette blir målene liggende i skuffen til det nærmer seg måneds- eller kvartalsmøtet der man skal gi en status på hvordan vi ligger an til å nå målene. Det møtet vet jeg mange gruer seg til. Hvordan ville det føles å gå inn i et slikt møte med følelsen av kontroll og visshet om at målene er innen rekkevidde?

Ikke gå i aktivitetsfellen

Retningsløs aktivitet spiser av tiden du skulle brukt på å nå dine mål sier BI forsker og filosof Øyvind Kvalnes.

Jeg har arbeidet hele mitt yrkesliv i organisasjoner med klare mål og som har vært opptatt av at alle som arbeider der bruker maksimalt av sin tid på aktiviteter som fører til gode resultater. En aktivitet har ingen verdi om den ikke fører en ett skritt nærmere målet. Ledelsesguruen Peter Drücker har en treffende beskrivelse på dette, nemlig aktivitetsfellen som er den man går i når man blir så ivrig til å gjennomføre masse aktiviteter at man glemmer hvorfor man gjør dem.

Hva skal til for å oppnå bedre resultater med mindre stress?

Vi må finne en balanse mellom planlegging og gjennomføring som gjør at vi kan levere balansert på våre målområder med god kontroll og trygghet på at vi har kontinuerlig fremgang. Når vi har følelsen av kontroll reduserer vi også stressnivået. For å kunne arbeide målrettet må du ha en form for plan der du bryter ned de overordnede målene i aktiviteter som alle hjelper deg å nå målet.

Gjennomfør en firepunktsplan for å nå dine mål

For å kunne etablere en klar siktlinje fra mine overordnede mål til daglige aktiviteter bruker jeg en firepunktsplan der jeg starter med mine fokusområder som du også kan kalle målområder, objectives eller andre begreper som brukes i din virksomhet. Fra det jobber jeg meg nedover helt til det blir klart hva jeg skal gjøre i dag og i neste uke for å være sikker på å hele tiden prioritere oppgaver som leder til de ønskede resultatene.

4-punktsplan.png

De to første skrittene sikrer god planlegging og de to siste gjennom­føring av planen.

Delta på dagsworkshop 31. januar for å etablere din 2018-plan og et rammeverk for prioritere oppgaver som leder til bedre måloppnåelse med mindre stress

Vil du ha hjelp til å etablere planen og et solid digitalt rammeverk for å prioritere oppgaver som ledert til gode resultater kan du og de du jobber sammen med å delta på dagsworkshop i Smart måloppnåelse i en digital tid 31. januar. Er dere flere kan det også være en god ide å vurdere en bedriftsintern workshop. Ring meg gjerne på 90173524 for en uforpliktende prat, evt. send meg en epost på bjorn@smartendring.no


En avdeling hos en finansinstitusjon opplevde at alle hadde utrolig hektiske hverdager som førte til at alle ble veldig operasjonelle og ikke fikk jobbet nok med å nå strategiske mål. Gjennom en tilpasset dagsworkshop laget de handlingsplaner der hvert teammedlem brøt ned de de langsiktige målene i mindre aktiviteter som lot seg kombinere med de daglige gjøremålene. Gjennom dette ble det mulig å levere både på kortsiktige og langsiktige mål. 


 Eksempel på hvordan din plan kan se ut i OneNote som resultat fra workshop

Eksempel på hvordan din plan kan se ut i OneNote som resultat fra workshop

Leser du artikler på nett i julen? Ta vare på de gode i OneNote!

 Utklipp fra New York Times Business

Utklipp fra New York Times Business

Det er dårlig med papiraviser og tidsskrifter i julen, så flere enn vanlig holder seg oppdatert og leter etter gode artikler på nett. Noen av disse blir vi ikke ferdig med, eller vil ta vare på til senere.

OneNote Clipper er et fantastisk verktøy til å gjøre dette. Den går utover det å ta et skjermklipp som bare gir deg et bilde, men gir deg hele artikkelen med tekst du kan redigere samt alle bildene. Den tar til og med bort reklamen som ofte ligger mellom avsnitt i artikler på nett.

 Installasjon av OneNote Clipper i nettleser

Installasjon av OneNote Clipper i nettleser

Jeg har testet OneNote Clipper med Safari, Chrome på Mac og Windows, og med Edge. Alle fungerer helt likt og veldig bra. Det fungerer på Internet Explorer også, men installasjonen er litt annerledes.

For å bruke OneNote Clipper må du ha et sky-abonnement fra Microsoft. Om du har Office 365 på jobben kan du bruke dette. Ellers må du ha en gratis Microsoft konto 

Kjenner du ikke til OneNote?

Har du Office har du det allerede OneNote. På Windows, trykk Start og skrive onenote så vil du få opp OneNote 2010, 2013, eller 2016. Det finnes også en gratis OneNote-versjon for Windows 10. Denne heter bare OneNote. Den kan også brukes, men den versjonen som følger med Office er bedre og har flere muligheter.

For flere ideer om hva du kan bruke OneNote til, skriv OneNote i bloggens søkefelt så får du mange tips. Vil du ha en hurtigstart kan du som mange andre delta på 2-3 timers lynkurs der du lærer å arbeide og samarbeide smartere med kolleger og samarbeidspartnere for felles aktiviteter, og forberedelse, gjennomføring og oppfølging av møter ut å sende en eneste epost. Få mer informasjon på Smart arbeid og samarbeid med OneNote

Skal du ha ny papirkalender for 2018, eller er det på tide å pensjonere den?

Jag var innom bokhandelen på universitetet i dag og ble veldig overrasket at de fremdeles hadde et godt utvalg av papirkalendere og årssett til diverse mer avanserte planleggere. Jeg tenkte at studenter og andre i dette miljøet nå måtte ha blitt mer eller mindre heldigitale. Men nei ....

Hva med deg? Kommer du til å kjøpe en?

For de som kjøper årssett til Tine manager(tm) eller lignende, se også Var du en time manager ™ disippel?

121713_1453_skalduhanyp2.png

Kanskje du vurderer 2018 modellen av bordkalenderen i ekte tre? Eller går du for 7ende sans igjen? Fordelene med 7ende sans er at du alltid kan ha den med deg. Ulempen er at den bare inneholder informasjon om din kalender og at ingen andre kan vite når du er ledig og opptatt uten å ringe deg, møte deg, eller sende deg en E-post. Har du forsøkt å finne en møtetid som passer for fem eller flere personer på denne måten? Det tar mye tid og mange E-poster eller telefoner.

50% av oss kan ikke gjøre jobben uten at vi kommuniserer med og møter andre!

En rapport fra Corporate Leadership Council viser at vi blir mer og mer avhengig av andre rundt oss for å nå våre egne mål på jobben. For ti år siden viste undersøkelsen at 20% av resultatene kun var mulige å nå med hjelp fra kolleger og samarbeidspartnere. I dag er dette vokst til 50%! Dette viser at samarbeid er viktigere enn noen gang og at du kan ikke oppnå dine mål uten å møte andre. Samtidig viser undersøkelsen sterk vekst i hvilken grad ansatte arbeider med andre som ikke befinner seg på samme sted som dem. Bare over de siste tre år opplever 57% av de spurte at de i økende grad må involvere kolleger på andre steder for å få gjort jobben sin.

I tillegg kommer trenden vi ser i Norge med mer og mer fleksibilitet i arbeidstid og sted. Nye kontorløsninger er ofte basert på at en andel ansatte til enhver tid arbeider hjemme og det er ikke alltid forutsigelig når hver enkelt gjør dette. Alt dette medfører store koordineringsutfordringer og mange bruker altfor mye tid på å finne møtetider.

Tenk om du bare kunne trykke på knappen og få vist når alle deltakerne i et møte er ledige? Det kan du faktisk, men hva om det ikke finnes noen tid alle er ledige? I alle fall ikke de neste to ukene. Ikke uvanlig, eller hva? :-) Det samme gjelder møterom. De fleste erfarer at det alltid er for få møterom og reservasjon av dette er en viktig del av møteplanleggingen. Da er det ikke så enkelt om reservering av møterom skjer med gule lapper på døra. Særlig om du arbeider hjemme når du planlegger møtet.

Finn første ledige tid for de du vil møte

Her kan du få god hjelp av møteplanleggeren i Outlook. Start med å opprette et nytt møte på et tidspunkt og en varighet som ville passe bra for deg. Gå så til planleggingsassistenten og adder de andre deltakerne og ønsket møterom. På høyre siden av skjermen vil du se "Romsøker". Der får du en oversikt over dager det mest sannsynlig er enklest å få til møtet. I dag er det tirsdag 17. desember og jeg trenger å få til et møte med noen før jul. Utfra «Romsøker»-informasjonen ser jeg at tilgjengeligheten i morgen er "God". Dvs. alle har de 1,5 timene jeg ønsker å ha møte innenfor sin normalarbeidstid. Resten av uken er «Dårlig». Dvs. det er ikke noen ledig tid som passer for de fleste.

121713_1453_skalduhanyp3.png
121713_1453_skalduhanyp4.png

Nå kan det hende at det er litt brått å innkalle til møte i morgen ettersom det ikke gir noe tid til forberedelser. Jeg ser at mandag 23. er klassifisert som "Ganske bra". Det vil si at en av deltakerne ikke er tilgjengelig for den møtelengden jeg ønsker, men om jeg begrenser møtet til en time har alle tid i kalenderen mandag. Dersom jeg virkelig måtte ha møtet denne uken kan jeg også sjekke dager som er merket med "Dårlig". Ettersom jeg ser hva de enkelte er opptatt med (valgfritt å vise) kan jeg vurdere dette og spørre om det er mulig å prioritere dette møtet fremfor andre aktiviteter i kalenderen.

121713_1453_skalduhanyp5.png

Dette er en veldig praktisk måte å finne møtetidspunkt på og jo flere deltakere, jo mer tidsbesparende er det :-)

Dette krever selvsagt at alle bruker kalenderen aktivt og at man har en enighet om når det er OK å kalle inn til møter. Man bør også avtale bruk av åpen kalender og hva det innebærer. Det gir enklere planlegging. Avtaler man ikke ønsker å vise innhold av kan fremdeles skjules ved å merke dem som "Privat".

Gi deg selv en mulighet til å planlegge dagen før den tar deg

De fleste har en morgenrutine der de henter seg en kopp kaffe, setter seg foran PC’n og stuper inn i Innboksen. Der blir man borte en stund, kanskje til man skal i et møte. Det er ikke sikkert det er den beste måten å starte dagen på.

Kanskje det hadde vært bedre å gjøre en eller flere av oppgavene i oppgavelisten før eposten «tok deg»? Men det er så vanskelig når man kommer rett inn i Innboksen når man åpner Outlook. Vil du bryte denne vanen kan du velge å starte Outlook i kalendervisning.  Da du vil se dagens avtaler og oppgaver først.

Dette gir deg et godt overblikk over både møter og avtaler, og i tillegg dagens oppgaver. Da er du bedre rustet til å prioritere ny epost i forhold til dette.

Dette gjør du: Velg Fil -> Alternativer -> Avansert og endre hvilken mappe Outlook skal starte i. Velg kalender.

Ser du ikke oppgavelisten under kalenderen? Gå til kalenderen, velg visning og sett Dagens oppgaveliste til Normal. Velg så å Ordne etter startdato, og bruk denne til å velge hvilken dag du skal gjennomføre oppgaven.

Trenger du og dine kolleger hjelp til å finne praktiske måter å planlegge- og styre hverdagen på og sikre bedre måloppnåelse? Sjekk gjerne mine korte, effektive 2-timers workshops

Hvordan ta juleferie med god samvittighet

 Snømannen Kalle?

Snømannen Kalle?

Mange opplever den siste tiden før en ferie som veldig stressende. "Nei nei, dette kan jeg ikke se på nå. Kom tilbake etter jul". Likevel får du et rush av oppgaver som samler seg opp, og det vet du når du prøver å ha ferie. De fleste gir opp og reiser på ferie med masse ubehandlede oppgaver og e-post i innboksen. Da er det ikke så lett å koble av. Gjør heller dette:

  1. Helst 2 uker før ferien
  • Gå igjennom planlagte prosjekter, aktiviteter, løse lapper, og oppgaver du har lovet andre å gjøre
  • Bestem hva du realistisk kan gjennomføre før ferien, og distribuer dem på de dagene du har igjen før ferien.
  • Flytt resten til etter ferien. Gi beskjed til andre om det påvirker deres arbeid
  • For tips om å organisere oppgavene dine, se: Du kommer aldri gjennom lange oppgavelister! Her er løsningen.

2. Frem til ferien

3. Ta ferie med god samvittighet

PS: Skulle du likevel jobbe litt i julen kan du rydde i postboksen og komme deg ajour til etter jul. Se lenken over. Den vil hjelpe deg da også.

Hvordan leve et perfekt liv, ha kontroll på alt, og gjøre alt som står i planen

 Nani

Nani

Lykken er en varm hund sier Linus i Knøttene. Det kan man være enig i, men så enkelt er ikke livet. Dagene våre er fulle av krav fra omgivelsene og fra oss selv. Ofte er det våre egne krav som er de vi mest ønsker å leve opptil.

Vel, jeg er ganske fornøyd med hvordan jeg lever livet mitt og jobben jeg gjør, men selvfølgelig ville det alltid være bra om jeg kan bli litt bedre, litt mer effektiv, og samarbeide bedre med andre. Men jeg vil ikke bli en annen person av den grunn.

Det er mange som lover deg et bedre liv og full kontroll over tiden din, bare du blir som dem ....
Da vil du aldri behandle epost mer enn en gang om dagen. Du har alltid en time eller to om morgenen der du gjør ditt viktigste arbeid uforstyrret og du avslutter dagen med å reflektere over alt du har fått gjort.

Kom tilbake til virkeligheten! Jeg vet om veldig få som kan komme unna med å behandle epost bare en gang om dagen. Omløpshastigheten og informasjonsmengden i dag krever at man gjør dette flere ganger om dagen for å holde oversikten og kan reagere på hendelser som oppstår. Det kan også være kolleger som venter på din respons og ikke kommer videre før du har gitt dem et svar. Det er jo derfor mange også leser epost på telefon så de kan gi et raskt svar på noe, eller fange opp viktig informasjon i tide.

Jeg har heller ikke noe tro på at man nødvendigvis skal gå løs på de tyngste oppgavene tidlig på morgenen. Det fungerer i alle fall ikke for alle. For mange er det faktisk bedre å "varme opp" litt med å komme ajour med epost, få unna en reiseregning og litt annet mens man tar en morgenkaffe. Men jeg har tro på at man må planlegge og sette av tid til de større oppgavene.

Min erfaring er at man må finne en balanse mellom det man gjør for seg selv, og den tiden man må akseptere å bli avbrutt av kolleger, eller svare på eposthenvendelser som gjør at andre kan få gjort sin jobb. Jeg deler inn dette i beskyttet tid og tilgjengelig tid. Beskyttet tid kan være at man jobber et par timer hjemme før man drar til kontoret og blir tatt av malstrømmen der. Eller finner et bortgjemt møterom på jobben, setter telefonen på stille og forsøker å komme gjennom arbeid relativt uforstyrret. Så kan man arbeide med andre oppgaver, delta i møter og være sosial på andre tidspunkt.

For å få til dette må du komme andre i forkjøpet med din plan. Dersom ikke du tar kontroll over din tid er det mer enn nok andre som gjerne gjør det :-)

Lag en ukeplan hver fredag for kommende uke der du tar hensyn til både dine, og kollegenes behov. Men ikke fyll opp planen helt. Husk at 30-50% av det du kommer til å gjøre neste uke vet du ikke om ennå. Det blir styrt av eposter, møteinnkallelser og andre henvendelser du får. Du må altså planlegge for det uforutsette og ha rom i kalenderen til dette.

 Lag en balansert ukeplan. Beskytt tiden du må jobbe uforstyrret. Hold en del tid åpen for å være tilgjengelig

Lag en balansert ukeplan. Beskytt tiden du må jobbe uforstyrret. Hold en del tid åpen for å være tilgjengelig

Skulle du trenge en kick-start på å ta mer kontroll over egen tid og være mer ajour med oppgaver uten å endre livet ditt kan du jo vurdere det veldig praktiske kurset Smart bruk av Outlook - ta kontroll over egen arbeidsdag og prioriter riktig for å nå dine mål. Der du kommer godt i gang med å jobbe litt smartere på et par timer.

Todo lists are evil, schedule everything

Dette sier professor Cal Newport ved Georgetown University. Problemet med oppgavelister er at de som oftest ikke relaterer seg til tid og ikke inneholder noen prioritering. Viktige oppgaver og småting ligger der om hverandre. Om du har en liste med 15 oppgaver, når skal du gjøre dem? Du kan sannsynligvis ikke gjøre alle i dag. Så hvilken tar du først, og hva kommer til slutt? Når du kommer på en oppgave du må gjøre kan du like godt bestemme deg med det samme når du skal gjøre den. Hvor viktig er den og hvor mye haster det å gjøre den? Basert på dette bestemmer du om du må gjøre den i dag, i morgen, neste uke, eller på et annet tidspunkt.

Hvor har du oppgavelisten din? På papir, i møteboka, eller kanskje på en app?

Sannsynligheten er høy for at du bruker Outlook til epost og kalender, og kanskje også til oppgaver? Problemet med kalenderplanlegging er som Cal Newport sier "We do not schedule work, we schedule interuptions". Altså vi har møter i kalenderen, men de fleste jeg snakker med sier at de faktisk gjør mesteparten av sitt arbeid mellom møtene.

Vet du at Outlook kan være en fantastisk oppgavesentral der du kan samle alle typer oppgaver, enten du skriver dem inn selv, de kommer på epost, eller fra din digitale notatblokk i OneNote. Det fine med Outlook er at den gir den veldig god støtte til prioritering og planlegging av oppgavene dine.

Problemet for mange er at oppgavelisten stadig vokser og at det blir en umulig oppgave å tømme den. Om du bruker den tradisjonelle oppgavevisningen i Outlook får du fort en lang liste med røde oppgaver. Når det skjer vet jeg at de fleste slutter å forholde seg til den og isteden skriver ned de viktigste oppgavene på papir :-)

Oppgaver i kalendervisning.png

Trikset er å bryte oppgavelisten ned i håndterlige biter. Du har sikkert hørt fremgangsmåten på hvordan man kan spise en elefant? Riktig! En bit av gangen. Det kan du gjøre om du velger å vise oppgavene i samme bilde som kalenderen. Da kan du se både hvilke avtaler du har og hvilke oppgaver du har i dag når du kommer på jobben.

Så når Cal Newport sier "schedule everything" betyr ikke det at alle oppgaver skal inn i kalenderen som et møte, men at den bør være tidsbestemt. De fleste oppgavene er det bedre å ha i oppgavelisten for den dagen man planlegger å gjøre dem. Se her hvordan du setter opp dette: Har du en lang liste med flagget E-post? Har du gitt opp å bruke oppgaver/tasks i Outlook?

I dagens stadig mer mobile hverdag vil det også være en fordel å kunne legge inn oppgaver når man er på farten, det vil si på telefonen. Istedenfor å bruke en av de mange frittstående appene for oppgavelister, bruk en som er koblet til Outlook. Se mer om dette her: Bruker du oppgaver i Outlook? Vet du at du også kan synkronisere med mobilen?