Hvordan får du maksimal nytteverdi av KI-verktøy som Copilot?

Dirk Weber og Bjørn O. Hopland

Sitter du på din arbeidsplass og lurer på hvordan du kan få nytte av kunstig intelligens? Det er du ikke alene om. Mange sitter for seg selv, klør seg i hodet, og lurer på hvordan de skal bli mer produktive og kreative med å bruke Microsoft Copilot og andre KI-verktøy

Når du prøver å finne ut hvordan du kan være mer produktiv og kreativ selv, kan det være vanskelig å vite hvor du skal begynne og hvilke verktøy og teknikker du skal bruke. Det kan også være utfordrende å holde seg motivert og fokusert når man jobber alene.

Finn den beste bruke av KI på jobben sammen med andre

Om dere heller går sammen om dette kan det være mer engasjerende. Det kan også gi nye perspektiver og ideer. I tillegg kan dere lære av hverandre og dele erfaringer. Om dere jobber med noe av det samme vil dere kunne være mer målrettede i arbeidet med å finne oppgaver der for eksempel Copilot kan bistå til å gjøre jobben raskere og bedre.

Jeg jobbet nylig med noen grupper om akkurat dette, og de kom opp med en mengde både generelle og spesifikke arbeidsområder. Her er noen utdrag av det de arbeidsområdene de ville jobbe med. Jeg har utelatt de mest virksomhets-spesifikke områdene. Det får de beholde for seg selv.

Hvilken Copilot trenger du?

Mye av dette kan du bruke Copilot i Edge til. Det er inkludert i alle Microsoft 365 abonnement. For å kunne jobbe med Copilot i Office og trekke ut data fra SharePoint, Teams og Outlook må du ha et eget abonnement på Copilot for M365.

Du kan lese mer om dette her: Det haster ikke med å kjøpe Copilot for Microsoft 365

Neste skritt

Jobben er selvfølgelig ikke over når dere har identifisert mulige arbeidsområder for Copilot. Neste skritt er å prøve ut flere formuleringer av instruksjoner til Copilot og gjerne flere eksempler. Noter resultatene og del både i gruppen og med andre kolleger.

Ønsker dere en systematisk introduksjon til Copilot for Edge og/eller Copilot for Microsoft 365, og med gruppearbeider? Ta gjerne kontakt med bjorn@smartendring.no, eller ring meg på 90173524. Du finner en beskrivelse av hva en slik workshop kan inneholde her: Smart og sikker bruk av KI du allerede har i Microsoft 365. Den kan tilpasses deres behov, også med bruk av Copilot for M365 om dere har det.

Arkiver Team og kanaler når prosjektet er ferdig

Hva gjør vi med Teamet eller kanalen når formålet vi hadde ikke er der lenger? Du opprettet kanskje et prosjekt-team eller en prosjektkanal for å jobbe sammen med andre på prosjektoppgaver, og nå er prosjektet ferdig. Vi har kopiert ut de endelig prosjektdokumentene til et arkiv, eller et annet sted der vi har dem tilgjengelig for fremtiden.

Kan vi da bare slette Teamet eller kanalen? Dette er spørsmål jeg får veldig ofte i Teams-workshops.

Nei, du bør ikke slette Team og kanaler

Da spør jeg; før når dere hadde prosjektkommunikasjonen på epost, slettet du da all epost relatert til prosjektet når det var ferdig? Da blir de fleste ganske forskrekket. Nei, det kan jeg jo ikke. Den må jeg jo kunne søke opp igjen senere om det skulle bli spørsmål om noe i prosjektet. Så nå, da prosjektkommunikasjonen er flyttet over til en Teams-kanal kan vi ikke slette den heller.

Les mer om hvorfor kommunikasjon i kanaler er så viktig: Hvordan kan vi utvikle en effektiv samarbeidskultur?

Arkiver en prosjektkanal, eller hele Teamet

Dere har kanskje et avdelingsteam? Der er det opprettet en kanal for å planlegge budsjett for  2025. Når budsjettet er godkjent ønsker vi ønsker vi ikke at kanalen brukes lenger og heller ikke at budsjettdokumenter skal kunne endres. Men mye av det som ligger der kan være praktisk å søke opp og når vi skal budsjettere for 2026 kan det være greit å se hva vi gjorde i fjor.

Da kan du som eier Teamet arkivere denne kanalen.

Nå kan ingen starte nye Innlegg, og ingen av medlemmene kan redigere dokumentene i kanalen. Kanalen skjules automatisk. Men alle teammedlemmer kan søke opp og lese Innlegg og dokumenter. Eieren av Teamet kan åpne kanalen igjen om det skulle være behov for dette.

Dersom dere har et prosjekt-Team kan du også arkivere hele Teamet. Da vil det ikke synes i listen over Teams, men innhold vil bli inkludert i søkeresultater. Den som er eier vil ha oversikten over arkiverte Team og kan gjøre dem aktive igjen om nødvendig.

Ønsker du/dere å oppnå god kontroll på Teams organisering og administrasjon kan dere vurdere workshopen Smart administrasjon av Teams. Den er egnet for ledere og andre som ofte er Teams-eiere. Du trenger ikke ha spesiell IT-kompetanse for å ha nytte av denne.

Står du fast når du skal sende Teams-dokumenter på epost?

De aller fleste jeg møter når vi gjennomfører workshops om å samarbeide i Teams er positive og synes det er en bedre måte å samarbeide på enn å bruke epost. Likevel dukker det ofte opp hindre som kan stoppe flyten i arbeidet. Jeg vet hvordan jeg gjør dette på "gamlemåten", men ikke hvordan jeg gjør det i Teams. Da er det lett å falle tilbake i gamle arbeidsformer.

Hvordan sender jeg et Teams-dokument på epost?

Dette er ett av hindrene mange opplever.  Jeg er veldig for at vi samarbeider om dokumentene i Teams, men jeg har ofte behov for å dele dem med eksterne. Og da trenger jeg å kunne sende dokumentet på epost. Har stopper det opp. Hva gjør jeg nå?

Her får du oppskriften på to måter å gjøre dette på.

Skriv en epost og legg til Teams-dokumentet som vedlegg

Du starter på en epost, og når du har skrevet den vil du legge til et vedlegg fra Teams. Ofte et Office, eller PDF-dokument. Da velger du bindersen. Har du redigert dokumentet nylig vil du sannsynligvis få opp dette i listen over foreslåtte dokumenter. Om ikke, kan du bla igjennom Teams og finne dokumentet der.

Når du velger dokumentet kan du velge å dele det som en lenke, eller som et vedlegg. Lenke er bra dersom du ønsker å kunne oppdatere dokumentet etter at du har sendt det, eller ønsker at mottakeren også skal kunne redigere dokumentet sammen med deg. Likevel ser jeg at det de fleste ønsker å er å sende en kopi av dokumentet som vedlegg, og da kan du gjøre det.

Illustrasjonen vise hvordan du gjør dette fra Outlook i Windows. Du kan også gjøre det f Outlook i nettleser.

Redigere dokumentet i Teams og opprett eposten fra dokumentet

Sett at du nå jobber med et dokument i Teams. Du er ferdig, og nå vil du dele det på epost med noen utenfor organisasjonen. Da kan du opprette en epost med en delingslenke, eller en kopi av dokumentet som vedlegg.

Er det et Office-dokument kan du til og med konvertere det til en PDF helt automatisk. Forutsetningen er at du åpner Office-dokumentet i skrivebordsprogrammet. Der velger du Del, og velger å dele lenke, originalt Office dokument eller PDF.

Denne metoden fungere fra Office-programmene på Windows og Mac, men ikke i nettleser.

Hvordan lagrer jeg et vedlegg i en epost i en Teams-kanal?

Så er det andre veien. Du mottar en epost med et dokumentvedlegg. Det vil du nå lagre i Filer i en Teams-kanal. Dette er enda enklere, i alle fall i Windows, men krever at du bruker muligheten til å ha flere programmer i ulike vinduer på skjermen. Dra vedlegget rett over i Filer i en Teams-kanal.

På Mac må du først dra vedlegget ut på skrivebordet, og deretter inn i Teams. Fra Outlook i nettleser velger du last ned, og deretter kan du laste det opp i Teams-kanalen.

Vil dere bli eksperter på avansert dokumentbehandling i Teams kan dere vurdere den bedriftsinterne workshopen Smart dokumentbehandling i Teams. Vil du lese deg opp selv kan du velge eboken her: E-bøker — Smart endring AS

Slik bygger du dine KI-muskler og blir mer effektiv

Skaff deg en Copilot- Generert med MIcrosoft bildeskaper

For mange som har eksperimentert med ChatGPT og Microsoft Copilot for nettet (tidligere Bing Chat), er kanskje tiden inne til å gå systematisk til verks for å utnytte de nye mulighetene? Denne typen verktøy er i utgangspunktet personlige. De kan hjelpe deg med å effektivisere oppgaver, få kreative ideer og levere med bedre kvalitet. Men det skjer bare dersom du trener bevisst på bruke dem. Og hva gjør du med den tiden du sparer?

Det er ikke lett å endre arbeidsvaner. Råd jeg har fått er å alltid starte med å spørre meg selv, kan jeg få KI hjelp til denne oppgaven? Men jeg glemmer det hele tiden, og trenger å innarbeide dette som en vane.

Her er forslag til fem nye vaner som kan hjelpe deg og meg å få mest mulig ut av KI.

1 - Bruk tiden du får tilbake fra generativ AI godt

Det er liten verdi i å spare tid med KI om du bare søler bort tiden du sparer inn. Det kan være arbeidsoppgaver du nå får tid til å gjøre. Men det trenger ikke være mer jobb. Gevinsten kan like gjerne være å ikke jobbe om kvelden dersom det er målet. Men om fremdeles drar opp PC'en på kvelden eller i helgen av gammel vane blir jo denne gevinsten borte.

2 -  Menneskelig kunnskap og relasjoner betyr mer nå, ikke mindre

Du kan ikke stole på at det du får generert er riktig. Det er du som må ta ansvar for innholdet. Og vi trenger fremdeles å søke støtte, og samarbeide med andre mennesker. Det kan ikke KI erstatte. Og ikke vil jeg det heller. Om du sier til deg selv, jeg trenger ikke å spørre en kollega, jeg spør bare Copilot, vil jeg se det som et faresignal. Vi mennesker er sosiale og det vil jeg ikke miste.

3 - Med Copilot er det egentlig ikke noe som heter et dumt spørsmål.

Det du synes det er flaut å spørre andre om fordi du mener du burde kunnet svaret, det kan du spørre Copilot om. Den er like tålmodig som GPS'en i bilen når jeg kjører feil. Den gir meg nye instruksjoner uten utålmodighet i stemmen.

4 - Slutt å Google - søk mer effektivt med KI

I følge undersøkelser bruker vi 20-30% av arbeidsdagen til å søke etter og sammenstille informasjon. Her ligger sannsynligvis det største innsparingspotensialet for mange. Jeg har helt sluttet med vanlige Google-søk. Jeg bruker Copilot for nettet. Den finner det jeg spør om ved å sette sammen informasjon fra flere kilder til et lesbart svar på mye kortere tid enn jeg kan gjøre det. Den er oppdatert med dagsaktuell informasjon, og den oppgir kildene så jeg kan sjekke om jeg er usikker på om noe faktisk stemmer.

5 - Endre tenkemåten din fra "kommandomodus" til "samtalemodus".

Med mindre du er svært god til å stille spørsmål der du er veldig spesifikk på hva du vil ha av resultat er det lite sannsynlig at det første svaret du får er det beste du kan få. Det fine er at du kan stille tilleggsspørsmål og gjøre presiseringer uten at du trenger å starte på nytt. Du kan føre en dialog med KI-verktøyet og etter 3-4 runder får du noe som er veldig bra.

 Er du usikker på hva de ulike Copilotene gjør? Les dette Det haster ikke med å kjøpe Copilot for Microsoft 365

Vil du/dere komme raskt opp å kjøre med effektiv bruk av Copilot for nettet, eller Copilot for Microsoft 365? Ta kontakt så lager vi et opplegg for deres virksomhet fra en 40 minutters oppdagelsesreise i de innebygde KI-mulighetene i Microsoft 365 og Edge til en 2 timers workshop der dere trener på reell bruk av Copilot i jobben. Se eksempel på program i Smart og sikker bruk av KI du allerede har i Microsoft 365

Får du plagsomt mye Teams-varsler på mobilen?

I noen virksomheter jeg samarbeider med om Teams får jeg veldig mange varsler både på PC, og ikke minst på mobil. Og for meg som har smartklokke prikker varslene meg på håndleddet stadig vekk, og så må jeg sjekke hva dette er. Ja, jeg vet jeg ikke trenger gjøre det, men jeg synes klokka har mange fordeler, og vil heller se hvordan jeg kan endre varselinnstillingene så jeg bare får viktige varsler, og ikke på alt mulig der noen vil at jeg skal lese deres melding.

For hvordan du bestemmer varsler på PC, les gjerne Ta kontroll over egne varsler i Teams. Unngå forstyrrelser og pinlige hendelser. Hvis du bruker Teams på mobil, er det ikke nok å bare endre innstillingene på PC. Du må også gå til varslingsinnstillingene på mobilen din for å få full kontroll over varslene dine.

Ikke overdriv @team og @kanal

Det er spesielt Team og kanalvarsler som kan være irriterende. Disse er ofte brukt bare for være sikker på at alle oppdager at du har sendt en melding, og ikke fordi den krever noen handling fra din side. Overdrives bruken av dette kan du fort bli oppfattet som en spammer. For å unngå å bli det, les gjerne Beste praksis for Teams-varslinger - Ikke irriter dine kolleger.

Slik tar du kontroll over varslene på mobil (og klokke)

Det er vanskelig å få andre til å gjøre det rette, men du kan ta kontroll over hvordan du behandler det du mottar. I tillegg til å gå igjennom varslene på PC, gå igjennom dine mobilvarsler.

Her velger jeg å tilpasse varslene slik at jeg ikke får @team og @kanal-varsler. I tillegg slår jeg av Liker og reaksjoner så jeg slipper å få varsling hver gang noen gir meg en tommel opp.

Siden jeg bruker mobilen som vekkerklokke vil jeg heller ikke ha varsler fra Teams på alle døgnets tider. Det styrer jeg med å blokkere Teams-varsler Under stilletid. Legg også merke til varselinnstillingen Når aktiv på andre enheter. Når den er på får du ikke varsling på mobil når du er aktiv på PC.

Innstillinger og god oversikt i NYE Teams

Har dere tatt i bruk NYE Teams? Kanskje en god anledning til å gjennomgå en del sentrale områder for å lykkes med Teams på nytt? For eksempel med 40 minutters Frokost/lunsj og lær sesjonen Fjern hindringer og få god oversikt over Teams-struktur i Nye Teams. Der gjennomgår vi hvordan du får god oversikt og kontroll over Team og kanaler. Hvordan kommunisere tydelig, og gjøre det enkelt å agere på det som er viktig for meg.

PS! Varselinnstillingene på mobil gjelder for den organisasjonen du får varsler fra. Dersom du er gjest i andres organisasjoner må du gjøre endringer i mobilvarsler både når du er i egen organisasjon og så om igjen når du har bytte til andre organisasjoner på mobilen.

Vil du oppnå noe som betyr mye for deg?

Noe som alltid har irritert meg, og særlig da jeg jobbet med HR i Microsoft er ledere som søker etter resultatorienterte medarbeidere. Å bare være opptatt av resultater kan ha flere negative effekter. Det kan også gi deg en forventning om at bare du vil det nok, så vil du oppnå det du ønsker.

Det er en besnærende tanke som Paulo Coelho skriver om i boken Alkymisten. Han skriver Når du vil noe vil hele universet hjelpe deg å oppnå det. Men som forfatteren av boken Den lille prinsen, Antoin de Saint-Exupéry sier, et mål uten en plan er bare et ønske.

Planlegg for at ting endrer seg hele tiden

Min erfaring støtter nok mer dette. Likevel er jeg ikke tilhenger av rigorøse og detaljerte planer. I en omskiftende verden har en slik plan svært kort levetid. Å lage en plan for å oppnå noe er sjelden en rett linje fra der du er til målet, men det er mer som å seile. Du vet hvor du vil, men når vinden skifter må du endre planen for å komme dit du vil.

Det er også forskjellige krav til en businessplan som kanskje involverer flere og som skal føre til at vi når (felles) mål over tid, og en personlig plan for meg selv. Den første er mer kompleks og er en del av det jeg jobber med andre om i workshopen Smart måloppnåelse i en digital tid, og i nettkurset med samme tittel.

Vil du oppnå noe for deg selv?

Her er hvordan jeg jobber for å nå mine personlige mål. Jeg har kommet frem til et veldig enkelt format for dette:

1. Hva er målet jeg vil oppnå

2. Overordnet, hva må jeg gjøre for å komme dit

3. Hva kan hindre meg i å nå målet

4. Hva kan jeg gjøre for å unngå hindringen, eller minske den

Du kan bruke denne både til jobb og private mål. Her er et oppsett med et par eksempler:

Det betyr ingenting hvilket verktøy du bruker for å lage din egen plan som over. Du kan til og med skrive den ned på papir. Personlig bruker jeg mitt "digitale papir" i OneNote, som er mitt favoritt universalverktøy i Office. Er du ikke kjent med OneNote? Les Går jeg glipp av noe om jeg ikke bruker Microsoft OneNote?

Til punktet om å redusere antall møter, jeg vet at det er et høyst reelt ønske for mange. Vil du ha tips om alternativer til møter kan du lese Få oversikt - og samarbeid med andre uten å møtes hele tiden.

Hvorfor skygger så mange unna møtestruktur i Teams?

Mange lager faktisk møtereferater og er flinke til å notere hvem som skal gjøre hva til neste møte. Problemet er at referatet blir skrevet i Word og arkivert et sted du ikke finner det når du trenger det, eller det blir sendt på epost og drukner i postboksen. Så kommer du på neste møte og ooops…. Det hadde jeg glemt jeg skulle gjøre.

Men Teams inneholder en mulighet mange ikke vet om, og som kan gjøre planlegging, gjennomføring og oppfølging av møter mye enklere og mer oversiktlig. Men mange vet ikke om det, eller velger ikke å bruke denne muligheten.

Slik bygger du enkel møtestruktur i Teams for ditt prosjekt, eller gruppens ukemøte.

Har du lagt merke til at når du oppretter en ny kanal i Teams får du fanen Notes i tillegg til Innlegg og Filer. Hva er Notes, og hva kan den brukes til?

Under fanen Notes ligger OneNote i Teams. Det er et fleksibelt notatprogram som på mange måter erstatter den analoge permen med skilleark vi hadde i hylla før og der vi kunne sette inn hullede A4 sider for å ta vare på løse ark i en struktur som gjorde at vi kunne finne igjen våre notater.

OneNote-programmet er slett ikke nytt. Det kom som en del av Office 2003 og har vært mitt favorittprogram i Office pakken siden. Nå er det innebygget i alle Team, men det er du som må velge å ta det i bruk.

Slik er OneNote knyttet til Team og kanal

Når vi oppretter en kanal vil det  bli laget en Inndeling med samme navn knyttet til kanalen

Overskriften på fanen vil være Notes, men kan endres til et mer beskrivende navn. Notater her vil være tilgjengelig for alle medlemmer i Teamet.

Opprett struktur for møtenotatene

I utgangspunktet er sidene i OneNote notatblokken blanke, men det vil nok være en fordel å lage litt struktur på møtenotatene. Det kan du gjøre med å lage en tabell som vist her. Denne tabellen kan repeteres slik at vi har en side for hvert møte.

Denne strukturen har jeg brukt i mange år og er særlig nyttig for møteserier der vi har et fast ukemøte, eller flere møter i et prosjekt. Da kan alle bidra til saker de ønsker å ta opp på møtet ved å skrive dem inn på møtenotatsiden før møtet. I møtet kan vi gjøre felles møtenotater og notere oppfølgingsoppgaver. Så når møtet er ferdig er møtereferatet ferdig. Ingen grunn til å sende det på epost, eller begrave det på et SharePoint-område. Alle vet jo hvor de finner møtenotatene. Se illustrasjon under for mer detaljert beskrivelse.

Du kan jobbe med møtenotatene i Teams, men også åpne dem og jobbe med dem i OneNote-programmet på PC og Mac. Da er de tilgjengelige også når du ikke er på nett, du har flere muligheter, og du kan ta i bruk OneNote for personlige notater.

Ta en titt på videoen for en kort oversikt over hva du kan bruke OneNote til.

Vil du lære mer om å bruke OneNote sammen med andre, eller for deg selv? Det kan du og dere lære i bedriftsintern workshop Smart samarbeid med OneNote i Teams, eller i nettkurset med samme navn.

Å automatisere rutineoppgaver kan være mer lønnsomt enn bruk av KI

Microsoft Teams er en verktøykasse som gir grunnleggende muligheter for samarbeid i en gruppe for daglige arbeidsoppgaver som kommunikasjon mellom medlemmene i Teamet, dokumentbehandling og møter. Vi samarbeider om arbeidsprosesser og prosjekter i Teams-kanaler. I tillegg til de mulighetene du ser der kan du legge til flere verktøy som kan være nyttige slik som OneNote for notater, og Planner for prosjekt, og oppgavesamarbeid.

Les gjerne: De 5 mest populære Microsoft Teams-tilleggene

I tillegg kan du lage dine egne utvidelser og automatisere arbeidsprosesser i kanalene med Workflows i Teams. Den bygger på verktøyet Power automate. Du kan lage dine arbeidsflyter fra grunnen av, men det finnes også ferdige løsninger du kan bruke og som gjør det enklere å komme i gang.

Automatisering av mye brukte arbeidsprosesser kan gjøre dere minst like produktive som bruk av KI

En av disse som er tilgjengelige i NYE Teams kan lage et Planner-oppgavekort fra en Teams-melding i en kanal. Det kan du selv sette opp ganske rett frem. Det er et godt eksempel på hva du kan automatisere. Det ligger sannsynligvis minst like mye gevinstmuligheter her som ved bruk av kunstig intelligens, og med interesse og trening kan du automatisere ganske avanserte rutineoppgaver.

Lag din egen automasjon på minutter

Du kan også starte med de eksemplene som allerede tilrettelagt i Teams, og lage dine mer spesialiserte automasjoner etter hvert.

Opprett et oppgavekort i Planner fra et Teams-innlegg i en kanal

Bruker du Planner i en Teams-kanal anbefaler jeg å forsøke muligheten med å opprette et oppgavekort fra et innlegg i en kanal. Følg mitt eksempel her der vi er en gruppe som jobber med å optimere arbeidet ved å fjerne flaskehalser i daglige arbeidsprosesser. Du trenger en Teams-kanal for den arbeidsprosessen du vil automatisere. I dette tilfellet må du også ha laget en Planner der oppgavekortet skal opprettes.

 Følg instruksjonene du får for å fullføre opprettelsen av workflow. Her angir du hvilket Team (også kalt gruppe) og kanal du vil skrive innlegget i, hvor Planner planen ligger, og navnet på denne. I mitt tilfelle:

• Team: Kvalitetsteam

• Kanal: LEAN for kvalitetsarbeid

• Plan: LEAN Aktiviteter

Nå er du klar til å å opprette en oppgave

Start et Innlegg i Teams-kanalen og skriv TODO i starten av teksten under emnefeltet. Deretter beskriver du kort det som blir teksten på oppgavekortet. I det du sender dette får du et svar på Innlegget som bekrefter av oppgavekortet er opprettet. Gå til planen. Der ser du kortet som foreløpig ikke er plassert i en samlig. Tildel oppgaven til deg selv eller andre og legg inn flere detaljer. Velg å flytte det til en sammling som passer.

Er dere ikke helt opp å kjøre på mulighetene i Planner til små og større prosjekter kan dere vurdere den bedriftsinterne workshopen Smarte prosjekter med Planner og Teams.

Kan vi fortsette å ha så mange møter?

For mange, og særlig for ledere, er ofte dagene fylt med møter. Det blir lite tid til å gjøre egne arbeidsoppgaver. Det ser vi på statistikkene Microsoft publiserer som sier at 42% av møtedeltakerne i en typisk uke sender epost eller starter Teams-samtaler i møtet. Disse har mest sannsynlig ikke noe med dette møtet å gjøre. Og hvor mange chatter og eposter man svarer på vet vi ikke. Sikkert en del.

Men, alternativet er ofte å gjøre det etter vanlig arbeidstid. Kunne vi frigjøre noe av møtetiden kunne det bli både bedre møter og bedre tid til egne oppgaver. 

Når bør vi møtes, og når kan vi med fordel legge ut et Teams-innlegg?

Før du inviterer til et møte bør du kanskje stille deg selv noen spørsmål.

1. Er det du vil behandle i møte viktig nok til å avbryte andre i deres arbeid?

2. Må jeg ha en muntlig dialog?

3. Er du helt sikker på at vi må ha et møte på dette?

4. Har du tid til å vente på en ledig tid i kalenderen som passer for alle

Før, når nesten all skriftlig kommunikasjon foregikk på epost er det forståelig at vi trengte møter for å få fortgang i en sak og komme frem til en beslutning. Typisk vil en epost du sender til en gruppe i dag tidligst resultere i svar fra de fleste neste dag. Så for en meningsutveksling med 3-4 ganger frem og tilbake kan ta en uke. Og når alle trykker svar alle på sine svar blir dette spredd ut i innboksen din og det blir vanskelig å oppsummere.

Vurder om du kan oppnå det du ønsker med å starte en Teams-samtale

Slik trenger det ikke å være lenger. Erfaring viser at kommunikasjon i Teams ofte driver en mye raskere omløpstid. Alle svar og innspill på en sak vil alltid ligge samlet under temaet til det opprinnelige innlegget. Eventuelle saksdokumenter kan legges som lenker i samme Innlegg, og alle kan legge inn sine kommentarer og forslag rett i dokumentene.

Bruk en Teams-kanal for saksbehandling og beslutning

I illustrasjonen kan du se et eksempel der behandling av en sak starter med et Innlegg i en relevant kanal. Andre gir sine innspill ved å trykke på Svar. Alle kan åpne det vedlagte dokumentet, kommentere dette, og legge inn sine innspill også der. Det gjør de rett på originalen og ikke på en kopi sendt på epost som ofte ble gjort før.

Hvordan redusere antall møter, og være mer effektiv i møtene du deltar i?

Godtar du alle møteinvitasjoner du får? Synes du det er vanskelig å si nei? Les mine tips her: Deltar du i for mange møter? Spar minst en arbeidsuke i året ved å stille noen enkle spørsmål.

Vi kommer fortsatt til å ha møter. Mange har ukemøter, ledermøter og andre regelmessige møter. Det kan godt være det er fornuftig, men kan vi gjøre dem kortere? Her er noen tips til hva dere kan gjøre: Se hvordan du kan gjennomføre ledermøtet eller avdelingsmøtet på halve tiden!

 Her er forslag til noen bedriftsinterne workshops som kan hjelpe dere med å redusere antall møter og gjøre de møtene dere har mer effektive:

• Smart samarbeid med Teams

• Smarte møter med Teams i møter- hybrid og på nett

• Smart samarbeid med OneNote i Teams

Er du lei av maset om at alle møter må ha en agenda?

Du har sikkert hørt det mange ganger. Aldri et møte uten en agenda! Likevel, de fleste møter jeg har deltatt i har ikke en agenda som er delt på forhånd. Det betyr ikke at vi ikke vet hva møtet handler om og at det ikke blir et godt møte.

Møtetittelen og en enkel invitasjonstekst er ofte nok for et prosjektmøte, eller et arbeidsmøte. Ofte starter møtet med å klarlegge i noe mer detalj hva vi forventer å få ut av møtet. Det skrives gjerne på en flipover, eller vi kan bruke Teams-tavlen i et digitalt møte. Det har jeg ofte gjort. Utfordringen i etterkant kan ofte være større. Hva diskuterte vi, og hvilke oppfølgingsoppgaver ble avtalt i møtet.

Du kan bruke møteverktøyene i Teams også i møterommet

Jeg vil hevde at bruk av mulighetene i Teams-møter er sterkt undervurdert. Faktisk kan møteverktøyene i Teams være like nyttige selv om vi alle deltar i et møterom.

Selv har jeg brukt OneNote mye til både egne og felles møtenotater. I tillegg er Planner veldig nyttig for oppgavefordeling i gjentakende møter.

Les mer om det i Gode møtenotater er gull verd, så hvorfor har vi ikke det for alle møter?

Hva når et møte kommer brått på, eller ikke inngår i en møteserie?

Likevel er min erfaring at mange møter ikke inngår i en plan, og ikke har en forberedt struktur som passer å bruke. Da vil den nye muligheten i Teams som heter, beskrivende nok, møtenotater være hendig å bruke. Der kan vi notere ned møtepunkter, korte beskrivelser av det vi snakket om, og ikke minst skrive ned oppfølgingsoppgaver. Oppgavene kan tildeles møtedeltakerne med frister, og er koblet til Microsofts oppgavesystem. Det vil si at de kommer inn i din oppgaveliste i Teams og i Microsoft To do på Pc og mobil. Du kan selvfølgelig lage en agenda på forhånd om du vil, og alle møtedeltakere kan bidra med å bygge agenda før møtet, men det er mer sannsynlig at agendaen blir notert ned på starten av møtet, om i det hele tatt.

Slik oppretter du en delt agenda før møtet

Om du ønsker kan du, men du må ikke, starte med å skissere en agenda i det du sender ut møteinvitasjonen.

Enda bedre, både du og møtedeltakerne kan legge til nye punkter uten å sende invitasjonen på nytt.

Da oppretter du invitasjonen fra Teams, eventuelt fra Outlook, log åpner den i Teams etterpå og legger til møtenotater.

Slik gjør du møtenotater og tildeler oppgaver i møtet

Når møtet starter kan alle åpne Notater fra Teams møtemenyen. Dersom det er laget en agenda før møtet vises den her.

Om ikke kan dere raskt legge inn de viktigste punktene dere vil snakke om. Alle kan bidra, og alle ser hva som blir lagt inn.

Når møtet fortsetter kan dere bli enige om hvem som skriver noen enkle møtenotater. Det klan være forskjellige for de ulike møtepunktene.

Slik følger du opp dine møteoppgaver

I møtet kan dere skrive ned oppfølgingsoppgaver. Disse kan ha en frist og bli tildelt den av deltakerne som skal følge den opp. Du får best oversikt ved å åpne notatene i Teams arbeidsflaten fra kalenderen som vist her.

Etter møtet vil du finne dine oppgaver sammen med andre oppgaver fra Teams, Outlook, OneNote og Planner in din personlige visning i Teams oppgavelisten og i To do på PC og mobil. Når du har gjort oppgaven kan du markere den som fullført og listen i møtet blir oppdatert.

Så selv om du regner med at alle deltar i et møterom, inkluder alltid et Teams-møte i invitasjonen. Da kan du bruke møteverktøyene, og skulle noen i siste minutt si fra et de ikke kan komme på kontoret kan de være med på Teams der de er.. Vil dere ta i bruk møteverktøy, eller bli bedre på å gjennomføre møter i møterom, i Teams eller en blanding kan workshopen Smarte møter med Teams i møterom- hybrid og på nett være noe å vurdere. Den kan tilpasses deres behov.

Slik unngår du problemer med samskriving i Teamsdokumenter

Jeg har gjennom den siste tiden hørt fra flere at de opplever problemer når flere redigerer samme dokument i Teams, i verste fall, tap av data. Naturlig nok blir de da skeptiske, og ender kanskje med å ikke stole på at dette er en sikker måte å arbeide på.

Når jeg har undersøkt dette nærmere ser det ut til at dette problemet er knyttet til å synkronisere Teams-dokumenter slik at man kan åpne, og redigere dem fra filutforskeren i Windows.

VI er vant til å åpne dokumentene fra filutforsker

Mange synes det er veldig greit, fordi man da kan arbeide med dokumenter slik man er vant til, fremfor å åpne dem for redigering i Teams. Har du åpnet dokumentet en gang, vil det også være tilgjengelig når du ikke er på nett. Praktisk når du vil jobbe på flyet, eller kanskje på hytta med dårlig nett-dekning. Når det gjelder dine dokumenter på OneDrive fører det sjelden til problemer. Derfor har de fleste virksomheter denne synkroniseringen på som standard.

Men om det er et Teams-dokument som flere skal bidra i risikerer du at noen redigerer dokumentet på nett, mens du redigerer det uten nett. Det kan skje selv om du teknisk sett er på nett fordi det går raskere å jobbe på den lokale kopien. Så endringer skjer først der, og så synkroniseres det innimellom til skyen.

Les også: Bør vi tilpasse Teams så vi kan jobbe som før når vi lagret på H: P: og X:? —

På denne måten kan det oppstå konflikter om man redigerer på samme side. Noen ganger klarer Office å rydde opp i dette selv, noen ganger må du hjelpe til selv, og av og til kan det føre til tap av data og at to faktisk arbeider i forskjellige versjoner av dokumentet. Da er det ingen enkel jobb å løse opp.

Er det er Teams-dokument, rediger det i Teams

Disse problemene er enkle å unngå dersom du unngår å synkronisere, og jobbe gjennom filutforskeren, men alltid redigerer i Teams-programmet på PC/Mac. Du kan også trygt redigere dokumentene på nettbrett og mobil. Da jobber du alltid rett på dokumentene i skyen og flere kan redigere samtidig uten problem. Og du kan fremdeles åpne dokumentene i skrivebordsprogrammet, så lenge du åpner det fra Teams. Du kan velge selv om du foretrekker å åpne dokumentet i Teams, i nettleser, eller i skrivebordsprogrammet.

Hvordan vet jeg at vi har et problem, og hvordan kan jeg løse det?

Når jeg kikker over skulderen på deltakerne i en av mine workshops ser jeg ofte at den lille blå skyen nede på oppgavelinjen som representerer OneDrive har et rødt kryss på seg. OneDrive mekanismen brukes for å synkronisere både egne dokumenter og Teams-dokumenter.

Krysset er et faresignal. Det betyr et det er en redigeringskonflikt i ett eller flere dokumenter. Med en gang du ser dette må du løse det. Da er det en rimelig sjanse for at det går bra. Ignorerer du det økes sjansen for alvorlige problemer.

Dette gjør du for å løse synkroniseringskonflikter

Her er en oppskrift på å løse synkroniseringsproblemer. Det er ikke sikkert du trenger å gå igjennom alle punktene. Det kommer an på hvor komplisert det er å rydde opp i motstridende endringer.

Oppskrift for å løse synkroniseringsprobeler i Onedrive og Teams

Enda en grunn for å ikke synkronisere Teams-dokumenter

Bjørn O. Hopland e rleder i Smart endring

Dersom flere faller for fristelsen til å primært jobbe med dokumenter i filutforsker forsvinner en av de viktigste fordelene med å samarbeide i Teams. Les mer om dette her:  Hva dere går glipp ved å ikke ta et oppgjør med gamle arbeidsformer —

Det som ofte gjør at noen tar feil valg er at man ikke vet hva det beste valget er. Og i samarbeid er det ikke nok at du vet hva som er det beste valget. Alle som samarbeider må ha den samme forståelsen og bli enige om hvordan man skal jobbe sammen. Derfor arrangerer Smart endring workshops som gjør at alle lærer og forstår hva de beste valgene er i Teams og andre Microsoft 365 programmer. Se gjerne oversikten over Mest populære kurs og workshops — Smart endring AS

Det haster ikke med å kjøpe Copilot for Microsoft 365

Mange kaster seg i disse dager over muligheten til å bruke kunstig intelligens i Office-programmene og i Teams.  Men det er ikke sikkert det haster, men mindre du primært vil ligge i forkant og teste mulighetene. For bruk i daglig arbeid vil mange være best tjent med å vente, særlig fordi norsk språk ennå ikke støttes i det som heter Copilot for Microsoft 365. Du kan med fordel gjøre deg kjent med, og trene på å bruke kunstig intelligens i nettleser med Copilot for nettet. Den erfaringen vil gi et veldig godt grunnlag for å utnytte flere muligheter senere.

Det er flere Copiloter. Forvirrende, ikke sant?

Copilot er en felles betegnelse på en familie av  kunstig intelligenstjenester fra Microsoft. Det finnes Copilot for programutviklere, for å automatisere arbeidsflyt, for CRM, for å skrive tekst, lage bilder, PowerPoint-presentasjoner og for å analyser Excel-data. Det er lett å miste oversikten. Her en oversikt over de mest aktuelle for deg som ønsker å bruke Copilot i ditt daglige arbeid.

Microsoft Copilot

Microsoft Copilot for nettet er tilgjengelig gjennom nettleserne Edge og Chrome på Windows og Mac, og kan brukes både med en personlig Microsoft konto, og med en Microsoft 365 jobbkonto. I begge tilfelle benyttes GPT4 modellen og du får svar basert på data tilgjengelig på internett her og nå. Svarene inneholder referanser til kildene som er brukt slik at du kan sjekke disse. I tillegg til å generere tekst kan du generere bilder med Microsofts bildegenerator basert på modellen DALL-E3.

Bruker du Edge, vil du også kunne stille spørsmål, og bearbeide data som vises i nettleseren. For eksempel lage et sammendrag av et Word, eller PDF-dokument. Du kan også benytte "Skriv" muligheten til å velge preferanser fremfor å måtte skrive dem inn som tekst.

Når du logger på med din jobbkonto er data du legger inn som en del av en forespørsel beskyttet. Den blir ikke lagret av Microsoft og blir ikke benyttet til å trene modellen.  Copilot for nettet har ikke tilgang til dine og virksomhetens data. Copilot for nettet er inkludert i alle bedriftsabonnement.

 Copilot for Microsoft 365

Copilot for M365 har alt beskrevet over. I tillegg har du mulighet til å gjøre forespørsler som bruker dine og virksomhetens data, slik som dokumenter, epost og innhold i Teams du har tilgang til. Copilot er også integrert i Teams og i Office appene slik at du kan generere tekst, lysbilder og analysere Excel-data. Foreløpig er ikke norsk språk støttet, men virker i noen tilfeller. Den beste opplevelsen får du pr. i dag ved å bruke Office appene i engelsk versjon og gjøre forespørsler på engelsk. All funksjonalitet du kan se i demovideoer fra Microsoft fungerer heller ikke i praksis. Så for mange kan det være like greit å vente med å ta i bruk Copilot for M365 i alle fall til norsk støtte er på plass. Prisen er ca. Kr. 300 pr. måned for hver bruker og virksomheten du er ansatt i må kjøpe tilgang for minst ett år.

Les mer om Copilot hos Microsoft her: Microsoft Copilot help & learning

 Copilot Pro

Copilot Pro er et tilbud til deg som ikke er en del av en virksomhet der du har M365, men har et privat abonnement på Microsoft 365 for deg selv, eller familien. Gjennom denne kan du gjøre mye av det som Copilot for M365 gjør, og du får tilgang til Copilot i Office-appene. Her kan du ikke gjøre generelle forespørsler om egne data, men du kan spesifisere et dokument, eller et regneark du vil gjøre noe med der og da. Støtte for norsk har de samme begrensningene som i Copilot for M365. Copilot pro koster ca. Kr. 200 pr. måned.

Vil dere komme i gang med kunstig intelligens på en strukturert måte?  Da kan dere vurdere Smart endring workshopen Smart og sikker bruk av KI du allerede har i Microsoft 365. Den får dere i "light" versjon på 40 minutter, eller mer grundig på 2 timer.

Det du trenger å kunne for å mestre Teams på mobil

Du skal snart delta i et møte. På vei dit sjekker du eposten på mobilen for å se om det er noe som brenner, eller noe du bør vite før du går inn i møtet. Men om mer og mer av interninformasjon og meldinger kommer i Teams, er det vel der du må sjekke nå?

Alle Teams-dokumenter med deg i lomma

Og hva om du sitter i et møte og så blir det spørsmål om et dokument du ikke tenkte du måtte ha med deg. Ville det ikke være fint å bare hente det opp på mobilen?

Det er faktisk veldig lite du ikke kan gjøre i Teams på mobilen.

Det du trenger å vite for å bruke Teams på mobilen

Her får du oppskriften på det du trenger å kunne for å mestre Teams uten å ta frem PC'en. Er du mye på farten kan det hende du etterhvert bruker Teams mer på mobil enn på PC.

Hvor og hvordan vi samarbeider i Teams

Det er to måter å samarbeide med andre i Teams. Det ene er Chat for personlige meldinger med raske avklaringer og om tema som ikke er viktige å lagre for fremtiden.

Den andre måten er samarbeid i Team og kanaler. Dette egner seg best for samarbeid over tid i et arbeidsområde, arbeidsprosess og prosjekter. Her blir alt lagret til glede også for fremtidige medlemmer i Teamet. Nå slipper nye deltakere i prosjekt å starte med blanke ark, som de ville gjort om kommunikasjon hadde foregått på epost, men kan bygge på det som allerede ligger i Teamet.

Start et Innlegg om et emne i en Teams-kanal fra mobilen

Innlegg i kanalen er ikke chat, men erstatter det du tidligere ville kommunisert i epost. Tenk deg at du åpnet innboksen i Outlook og så var det ikke en eneste overskrift på epostene? Da ville du være ganske lost, ikke sant? Det samme er tilfelle her, så skriv alltid hva innlegget gjelder der det står Legg til en tittel. Og vil du at noen skal gjøre noe for deg, nevn dem med @navn. Da får de et varsel som gjør at de forstår at de må behandle Innlegget ditt.

Å nevne noen erstatter Til-feltet i en epost. Alle som samarbeider i Teams-kanalen vil kunne lese Innlegget, men om de ikke er nevnt med navn er det bare til informasjon.

Sjekk Teams «Innboks» på mobil

Man kan ikke basere seg på om man tilfeldigvis får med seg en varsling, men trenger en pålitelig måte å sjekke om noen har satt deg på Til-linjen ved å nevne deg. Da går du inn på Aktivitet. Der vil du finne alle varsler. Vil du bare se meldinger der du er nevnt kan du filtrere og velge @Omtaler.

Åpne Teams-dokumenter i Filer

Når du kommer inn i en Teams-kanal vil du alltid se Innlegg først. For  å se tilhørende dokumenter i kanalen bytter du til Filer. Der finner du, og kan åpne Office-dokumenter, PDF og bilder. Når du klikker på et Office-dokument blir det først åpnet i lesevisning.

Dersom du vil redigere det må du installere M365 appen. Det får du spørsmål om du vil gjøre første gang du velger å redigere. I denne kan du også opprette dokumenter og lagre dem i Teams. Kanskje ikke så aktuelt for de fleste på mobil, men på en iPad vil det kunne være greit å kunne gjøre.

Søk etter samtaler, chat og dokumenter

Skal du ha nytte av å ha med deg all Teams-informasjon må du også kunne finne den, også det som ble produsert for mange måneder siden. Da er det søk som gjelder. Søkelinjen er tilgjengelig både fra Teams, og Chat.

Når du søker derfra søker du i alt, uansett hvor du står når du søker. For å gjøre det lettere å finne det du er ute etter kan du filtrere for å bare søke på en type resultat. Tips! Husk at du også søker i innhold av dokumenter. Dersom et dokument inneholder et prosjektnummer, et navn, eller annen informasjon som kan være unik, kan du søke på dette. Da får du mer nøyaktig treff i søket ditt.

Vil dere ha en systematisk gjennomgang og trene på bruk av Teams på mobil? Sjekk ut 40-minutters frokost/lunsj og lær sesjonen Teams i jobben på mobil og nettbrett.

Endelig kan vi finne en møtetid som passer for alle på tvers av virksomheter

Har du forsøkt å finne en møtetid som passer for alle? Også for deltakere utenfor organisasjonen? Det fører ofte til en lang rekke med eposter frem og tilbake før vi finner en tid der alle kan. Internt er det enklere. Da bruker vi planleggingsassistenten i Outlook eller Teams. Les om hvordan i blogginnlegget Åpner du alles kalendere for å finne en tid dere kan møtes ?

Men du har ikke tilgang til å se mulige ledige tider for de som jobber i andre organisasjoner, så hvordan løser du det? Opp til nylig har det vært et tredjepartstillegg i Outlook, Finn tid, du har kunnet bruke. Det har jeg ikke fått til å fungere i praksis for meg. Men nå har Outlook innebygget en ny mulighet for å foreslå tider og la deltakerne selv velge hvilke tider som passer og ikke passer for dem. Basert på de svarene kan du bestemme møtetiden og opprette et møte.

Slik gjør du det

Opprett en avtale og velg hvem du vil invitere til møtet. Nå velger du Ny planleggingsavsteming. Alternativt om dere har en epostutveksling der dere blir enige om å møtes kan du velge å svare på eposten og velge Svar med planleggingsavstemning.

Velg alternative tider som passer for deg. For interne deltakere vil du se deres tilgjengelighetsinformasjon, men det gjør du ikke for eksterne deltakere. Følg instruksjonene du får og send undersøkelsen. Tidene du foreslår vil bli nå lagt inn som foreløpige avtaler i din kalender  så du ikke planlegger andre aktiviteter der.

Nå kan hver enkelt invitert svare på undersøkelsen med både når de kan delta og hvilken tid de vil foretrekke. Basert på dette kan du nå sende ut møteinvitasjonen til en tid du bestemmer. De tidene du hadde reservert i kalenderen blir nå frigjort.

Hvor mange forslag til møtetider bør du inkludere?

Er det bra å tilby mange mulige møtetider, eller før du tilby få? Det er et interessant spørsmål. Svaret på det finner du i blogginnlegget Vær snill med hjernen - Gjør det enklere å ta en beslutning

Vil dere ha stålkontroll på kalenderen og ikke bli overstyrt av møteinnkallinger fra alle kanter? Vurder et frokost/lunsj-og-lær arrangement på 40 minutter der dere får gode tips til å styre egen kalender, Ta kontakt med bjorn@smartendring.no på epost, eller ring meg på 90173524.

Snart må du ta i bruk nye Teams - Hva er nytt?

Den gode nyheten er at det meste i Teams er som før, så for deg som bruker påvirker dette deg i liten grad. Faktisk er funksjonalitet som bare var tiltenkt nye Teams allerede tilgjengelig i det som Microsoft nå kaller "Teams Classic". Les om dette i Har "Ny samtale" blitt erstattet med "Start et innlegg" i Teams-kanalen?
Utover dette vil du oppleve noen kosmetiske forskjeller, og endringer på innstillings-siden. De fleste endringen skjer under panseret og er ikke synlig for deg. For deg som bruker Teams på mobil eller iPad, vil nå Teams-appen på PC og mobil også virke mye likere.

Nye Teams krever mindre av din PC

Fordi Teams ble utviklet svært raskt og ny funksjonalitet ble lagt til for å kunne dekke behov vi hadde når vi måtte på hjemmekontor, ble programmet ganske "tungt" og krevde mye av PC'en din. Derfor er nå Teams-programmet helt skrevet om for å kreve mindre ressurser, og for å kunne utvikles videre på en god måte.

Når bør jeg, og må jeg bytte til nye Teams?

Ser du muligheten som sier Prøv nye Teams, kan du velge å bytte når som helst. Og du kan også bytte tilbake om du vil. Har du ikke denne muligheten er det IT-funksjonen som bestemmer tidspunkt, men ifølge Microsoft må dette skje innen utgangen av Mars.

Tips!

Fest nye Teams til oppgavelinjen og start den nye versjonen direkte. Har du festet dagens versjon av Teams kan du nå løsne denne. Da slipper du å bytte til nye Teams hver gang du starter Teams-programmet.

Gode nyheter for arbeid på tvers av virksomheter

Dersom du er en av mange som i tillegg til å jobbe med kolleger i Teams, også er gjest i Teams i andre organisasjoner, vil du oppleve smidigere bytte mellom organisasjonene. Du vil nå også få varslinger fra andre organisasjoner uten å måtte bytte til denne. Dette gjør det enklere å oppdage meldinger der du er nevnt, og nye meldinger i chatter du deltar i. Og det uten at du trenger å bytte organisasjon.

I tillegg kan du vå være pålogget med flere brukernavn dersom du arbeider for flere organisasjoner. Du trenger ikke logge av og på, men kan bytte raskt mellom dine ulike brukere.

Vil dere ha en oppdatering på nye muligheter og hvordan dere kan ta kontroll og få god oversikt i Teams? Da kan dere vurdere en 40-minutters frokost/lunsj og lær sesjon. For en ny start med Teams er nå workshopen Smart samarbeid med Teams oppdatert med alle nye muligheter.

Du kan bli godt belønnet for å ikke utsette leveranser til siste frist

Du skal presentere resultater fra et prosjekt i et møte neste torsdag. Frem til dette er det mye møter og annet arbeid, så du setter av en time onsdag for å lage presentasjonen. Det burde holde tenker du. Hva i all verden kan gå galt nå?

Å utsette oppgaver til siste minutt er risikabelt

Onsdag kommer og du har en avtale med deg selv i kalenderen. Problemet er at en krise du må bidra til å løse gjør at du ikke holder avtalen med deg selv, men du kan jo lage presentasjonen i kveld…

Kvelden kommer og du oppdager plutselig at du mangler viktig informasjon fra en av prosjektdeltakerne, og hun er på ferie. Du får laget en presentasjon ut på natten, men møtet går ikke helt som du håpet. Det kom opp flere spørsmål du ikke hadde tenkt på.

Hvordan du kan unngå stress og levere med bedre kvalitet

Ved å starte på en oppgave tidlig har du mulighet til å oppdage at du trenger mer informasjon mens du fremdeles har tid til skaffe den. Du slipper kanskje også å bruke kvelden før du skal ha noe ferdig til å jobbe, og sover helt sikkert bedre natten før den viktige presentasjonen.

Zeigarnik-effekten

Når du har startet på en oppgave, og så legger den til side en stund, vil underbevisstheten din fortsette å arbeide med oppgaven, så når du tar opp igjen oppgaven senere har den "modnet" og du vil kunne jobbe videre med denne enklere. Uttrykket "å sove på det" kommer fra dette. Et problem som kan virke uløselig i dag, kan være enklere å finne en løsning på i morgen.

Tenk deg at hver oppgave har en skuff i hjernen. Når du åpner skuffen til en oppgave vil hjernen jobbe med oppgaven så lenge skuffen er åpen. Dette kalles Zeigarnik-effekten etter den russiske psykologen Bluma Wulfovna Zeigarnik.

Les mer om dette og andre områder der den kan forklare ulike fenomen. I artikkelen What Is the Zeigarnik Effect and How to Use It to Beat Procrastination

Hvordan jeg utnytter Zeigarnik-effekten for å ha bedre kontroll og levere med bedre kvalitet

Noen oppgaver kan det være en fordel å holde "skuffen" i hjernen åpen en stund slik at den kan fylles med flere innspill til oppgaven. Jeg har god erfaring med å gjøre dette. Hvis jeg skal holde et foredrag om to uker, åpner jeg gjerne "oppgave-skuffen" i hjernen så fort jeg kan og noterer litt stikkord om hva jeg skal si.

Når jeg tar opp oppgaven om noen dager igjen kommer ideer og momenter mye lettere til meg. Jeg opplever at det at jeg holder saken åpen gjør at underbevisstheten samler og sorterer stoff over en periode slik at når jeg skal gjøre finishen på foredraget dagen før er dette vesentlig enklere enn om jeg to uker før hadde skrevet på huskelisten "sette av to timer til å forberede foredrag" dagen før jeg skulle holde det.

Denne metoden bruker jeg på større og prioriterte oppgaver som kan tjene på å ligge i underbevisstheten en stund. For enklere oppgaver der dette ikke er nødvendig noterer jeg dem på oppgavelisten med en forfallsdato. På denne måten lar jeg "skuffen" være lukket slik at jeg kan glemme dem til jeg skal gjøre dem.

Du blir mer kreativ også

I tillegg viser også undersøkelser at det å veksle mellom å arbeide med ulike oppgaver hindrer at du kjører deg fast, og fremmer kreative løsninger. Altså ikke multitasking, men en oppgave av gangen. Les mer om dette i “Switching On” creativity: Task switching can increase creativity by reducing cognitive fixation

Om du synes dette er nyttig, vil du kanskje også ha glede av tipsene i blogginnleggene

4 grunner til at du utsetter oppgaver og hvordan du kan unngå det og
Effektivitet kan læres

Ble dette mye? Bokmerk blogginnlegget og les det om igjen senere, eller send det til OneNote så har du det for alltid. Les om hvordan i Samle all informasjon du kommer over i din digitale notisbok

Godt nytt og effektivt år ønskes fra Smart endring!

Kan jeg dele dokumenter utenfor Teamet vi jobber i?

Jeg vil gjerne dele Teams-dokumenter med noen som ikke er medlem i vårt Team. Kan jeg gjøre det? Ja, det kan du. Med mindre din organisasjon har begrenset denne muligheten kan du dele dokumenter både internt og med eksterne samarbeidspartnere. Men for samarbeid kan du også vurdere om du heller skal invitere dem inn i Teamet eller kanalen.

Bør jeg inkludere andre i vårt Team, eller kanal?

Dersom det skal være et samarbeid over tid kan en god løsning være å inkludere de du vil dele med i Teamet, enten som medlemmer, eller dersom de er eksterne, som gjester. Da får de tilgang til alle dokumenter. Da vil gjestene bare se innhold i dette Teamet. Les mer om hvordan i Sikkert og effektivt samarbeid med eksterne gjennom gjesteadgang i Teams

Men det er ikke så naturlig å invitere andre inn i Teamet om dette er et avdelings-Team. Da kan du sjekke om du kan opprette en delt kanal for ditt formål. Å dele en kanal kan du i praksis bare gjøre med dine kolleger. Les mer om hvordan i Samarbeid på tvers av virksomheten og etablert Teams-struktur

I begge tilfeller er dette gode løsninger dersom dette er samarbeid som skal pågå over tid og også innebærer kommunikasjon og samhandling for å komme frem til et godt resultat.

Men jeg vil bare dele dokumenter, ikke inkludere dem i Teamet

Av og til passer det bedre å dele bare et dokument, eller en mappe med flere dokumenter. Da kan det være bedre å opprette en delingslenke til dokumentet, eller til mappen, og sende den i en chat eller på epost til den du vil dele med.  Slik gjør du det fra Filer i en Teams-kanal.

Dersom du har kolleger som også arbeider med de delte dokumentene er det lurt å signalisere at disse er delt med eksterne så de ikke lager innhold i dokumenter som ikke bør deles med noen utenfor Teamet.

Dette kan du gjøre på flere måter. Er det bare ett dokument kan du vise det i filnavnet. For eksempel Markedsplan (delt med Petter).docx

Er det flere dokumenter kan det være bedre å opprette en mappe for formålet som du kan kalle Markedsarbeid-delt, eller lignende. En fin, ganske ny mulighet nå er at du kan gi mappen en farge slik at den skiller seg klart ut fra andre mapper.

Er det trygt å dele med bidragsytere utenfor organisasjonen?

Ja det er det. Før du deler sjekker du tillatelser og velger Del koblingen med personer du velger. Da vil den du deler med få en sikker lenke som bare vil fungere for den du mener å dele med. Delingslenken vil ikke fungere for andre. Og du kan selvsagt trekke tilbake delingen når du vil.

Jeg vil at kollegene bare skal kunne lese mitt dokument, ikke redigere det

Et spørsmål jeg får ofte er om man kan dele dokumenter i Teams slik at andre bare kan lese dem. Og det kan du. La oss si at dere er en gruppe som utvikler retningslinjer for et eller annet i organisasjonen. Dere samarbeider om å skrive denne i et Team. Når dokumentet er klart vil vi publisere denne på Intranettet, eller dele den i en Teams-kanal for alle ansatte. Da kan du velge å dele som beskrevet over, men bare med lesemulighet. Dere kan endre dette når det passer, og da den vil være oppdatert for alle. I dette tilfelle kan du velge Del koblingen med personer i <din virksomhet>. 

Vil dere virkelig forstå muligheten som ligger i dokumentbehandling i M365, få god kontroll på alle dokumenter, godkjenne endelige versjoner og mye mer kan dere vurdere workshopen Smart dokumentbehandling i Teams, SharePoint og OneDrive. Jeg har også skrevet en bok som dekker det samme innholdet. Se E-bøker for deg som liker å lese deg opp og prøve ut muligheter for deg selv

Tenk som en leder for å få utbytte av KI

En av rollene til en leder er å fordele ansvar og oppgaver i sitt team og utnytte de samlede ressursene for å oppnå gode resultater. For å lede et team effektivt er en av de viktigste egenskapene til en leder å kunne delegere.

Du må ta frem lederen i deg

For å utnytte mulighetene med generativ kunstig intelligens som Microsoft Copilot for nettet / Bing chat og Chat GPT må vi alle trene opp lederegenskaper og forstå hva vi kan delegere til vår KI-assistent.

En av de største utfordringene med å ta i bruk KI  er å kunne utfordre nåværende arbeidsmønster og forestille seg hva vi kan gjøre med KI.

Camilla Tepfers, som har mye erfaring med KI, sa på Næringslivsdagene i Bærum nylig at ledere må utvikle strategisk forestillingskompetanse, og at vi alle må samarbeide godt med de nye verktøyene vi har tilgjengelig.

Så hva kan vi håpe å oppnå, og hva må vi gjøre for å realisere mulighetene?

Parkinsons lov ble formulert av professor C. Northcote Parkinson, i et humoristisk essay i The Economist i november 1955 og den lyder som følger: Arbeidet ekspanderer til å fylle den tiden som er til disposisjon.

Så å spare tid er ifølge Parkinson sannsynligvis ikke det som vi skje ved å ta i bruk KI. Man det kan være andre fordeler som foreslått her.

Men som Bærums ordfører Lisbeth Hammer Krogh sa på den tidligere nevnte konferansen , "motforestillingene bruker å komme før forestillingene", så det skal ofte litt til før vi føler oss trygge på å gjøre ting annerledes enn vi kanskje har gjort i årevis.

Mitt tips er å prøve ut mulighetene, uten å ha for høye forventninger, og ta i bruk det vi synes er nyttig for oss. Dette er en modningsprosess, og jo før vi starter, jo før kan vi få nytte av mulighetene kunstig intelligens gir oss.

Vil du lese flere innspill fra Smart endring om hva du kan starte med for å komme i gang finner du alle blogginnlegg om dette temaet her:  Kunstig intelligens — Praktiske tips i en digital hverdag — Smart endring AS

Har "Ny samtale" blitt erstattet med "Start et innlegg" i Teams-kanalen?

En av de største utfordringene jeg har støtt på når jeg holder Teams-workshops er å få alle til å forstå at kommunikasjon i Teams-kanalene ikke er chatt, men e-posterstatning. Det er ikke så lett når det ser ganske likt ut. Det er først når trykker på Format-knappen at du får mulighet til å gi innlegget et emne slik vi alltid gjør med e-post i Outlook.

Start et innlegg

Men nå vil flere og flere ha fått erstattet "Ny samtale" med "Start et innlegg". Der blir det åpenbart at du skal starte med å skrive hva innlegget gjelder i emnefeltet, og du se alle formateringsmulighetene. Nå kan du bruke farger, kulepunkter og tabeller i meldingen. Det gir en helt annen mulighet til å kommunisere tydelig og strukturert. Og det er lettere å forstå et dette er annerledes enn chatt.

Samtaler i kanal er ikke Chat! Det er alternativ til epost

Les gjerne hvorfor det ofte er mye lurere å bruke Teams-kanaler enn chatt:  Sikre kontinuitet og historikk i prosjekter med Teams

Skill ut samtalen i et eget vindu

Fra før kunne vi skille en chatt i et eget vindu for å kunne chatte med kolleger gjennom arbeidsdagen uten å måtte bytte fra det vi jobber med i Teams. Nå kan du også løsrive en kanalsamtale på samme måte. Det kan gi bedre oversikt og gjøre det enklere å delta i flere samtaler i parallell.

Å skille ut ulikt arbeid i flere Teams-vinduer er spesielt nyttig når man har en stor skjerm, eller flere skjermer. Du har sannsynligvis oppdaget at Teams-møter blir skilt ut i et eget vindu, så du skal kunne jobbe i Teams også når du er i møtet. Prøv dette gjerne også på dokumenter, Planner, og Teams-notater i OneNote.

Trenger dere en ny start i Teams?

Jeg ser at mange bruker mest chatt til kommunikasjon og kanalene først og fremst til å samarbeide om dokumenter. Men en stor del av verdien, og det som skaper økt effektivitet og mindre epost er å bruke Teams-kanaler til å samle alt som har med et arbeidsområde, prosess eller prosjekt i samme kanal.

Med en klarere og enklere kommunikasjon i kanalen kan det også være en god anledning til å starte litt på nytt for å ta ut disse effektene. Trenger dere starthjelp kan kanskje workshopen Smart samarbeid med Teams være nyttig?

Er du Team-eier? Hva er ditt ansvar, og dine muligheter?

Du må ikke ha flere armer for å være Team-eier

Før, når du startet i en ny jobb, kunne det gå lang tid før du hadde alle tilganger til dokumenter og ressurser på fellesområder. Din leder måtte gjerne søke om dette til en IT-administrator. Når vi tar i bruk Teams er dette mye enklere. Da kan din nye leder, selv legge deg til i de avdelings-Team og prosjektledere kan legge deg til i prosjekt-Team. Det er ikke lenger en IT-oppgave å administrere dette.

Du kan bli Team-eier

Har du et behov, kan du også opprette er Team for et formål der du trenger å samarbeide med kolleger og eksterne samarbeidspartnere i et prosjekt, eller arbeidsområde.

Når du oppretter et Team blir du Team-eier og det medfører muligheter og ansvar for det som skjer i det Teamet.

Dette bør du tenke på når du er Team-eier

Det første du må gjøre er å melde inn de du skal samarbeide med i Teamet. Da vil de ha tilgang til alt som foregår der. En god praksis er å velge ett av medlemmene som medeier i Teamet. Da har du en mulig stedfortreder om du ikke skulle være tilgjengelig og eierrettigheter er nødvendig.

Og, dersom et Team-medlem ikke lenger skal ha tilgang må du fjerne medlemmet fra Teamet. Da vil denne umiddelbart miste alle tilganger.

Ikke bruk Generelt-kanalen til arbeid

La oss si at du er kvalitetsleder i en virksomhet og har opprettet et Team der du vil samarbeide med andre i ulike deler av virksomheten for å sikre og forbedre kvaliteten. Da trenger vi å melde inn kvalitetsproblemer og samarbeide om løsning. Vi kan også ha prosjekter relatert til kvalitet. For å unngå å blande alt dette sammen i en suppe oppretter vi kanaler for hvert arbeidsområde. Du bør bruke Generelt-kanalen bare til informasjon og annonseringer fra deg som eier om hvordan vi skal samarbeide, faktainformasjon og annet som ikke er en arbeidsprosess.

Vil du sikre deg mot at medlemmene bruker Generelt-kanalen kan du som eier sperre denne for andre.

Les hvorfor du bør bruke Innlegg i kanaler fremfor Chat når dere samarbeider om arbeidsoppgaver i Teams: Sikre kontinuitet og historikk i prosjekter med Teams

Hvordan sikrer jeg at jeg når frem til alle i Teams?

For å være sikker på at alle oppdager nye Innlegg i kanalene bruker noen å inkludere @Teamnavn eller @Kanalnavn i Innlegget. Ikke gjør det! Det treffer lite presist og du kan fort bli oppfattet som en spammer. Teams er basert på at du selv velger og oppsøker de kanalene der du forventer å finne relevant informasjon. Vil du at noen skal gjøre noe nevner du dem med @navn. Dersom du stadig har behov for å nevne flere personer, for eksempel medlemmer av et prosjekt kan du opprette er merke for dette. Da treffer du bare de personene med @merkenavn.

Les mer om hvordan i Hvordan du lager distribusjonslister i Teams

Dersom dere vil øke oppmerksomheten og kompetansen rundt Team-administrasjon kan jeg holde et 40-minutters frokost-, eller lunsj og lær innlegg om dette for ledere og andre som er Team-eiere. Send meg gjerne en uforpliktende forespørsel på bjorn@smartendring.no for å høre mer.