Har du plutselig fått ny stil på symbolene i Office-båndet?

 Nye symboler i Outlook

Microsoft er i ferd med å fornye Office-programmenes utseende med nye "tegnede" symboler i det kjente båndet under menyen. De tester også ut en ny måte å introdusere nye muligheter, foreløpig i Outlook. Det gjør det mulig å teste ut og venne seg til nye måter å jobbe på gradvis i en prøveperiode. Du kan velge å prøve ut noe for så å gå tilbake igjen. Microsoft samler inn feedback i denne perioden og kan gjøre eventuelle endringer før det nye blir en permanent del av Office-programmet.

Det er ikke sikkert du har det ennå, men om dere har Office 365 eller Office 2016 på PCen vil du få det i løpet av de neste ukene eller månedene.

 Viser Kommer Snart bryteren i Outlook båndet

Se etter "Kommer snart" øverst til høyre i båndet og en bryter der du kan velge å prøve ut nye muligheter. Skyv over bryteren, restart Outlook og trykk på "Kommer snart" for å lese hva som er nytt. Akkurat nå er det et forenklet bånd der du kan ha de mest brukte funksjonene lett tilgjengelig.

 Legge til knapp på det forenklede båndet

Du kan bytte mellom å se det forenklede båndet og det komplette. Dersom du ser funksjoner på det forenklede du ikke bruker kan du høyreklikke på det og fjerne funksjonen. Er det noe du savner kan du høyreklikke på det i det komplette båndet og velge å inkludere det i det forenklede.

Mange har klaget på at de bare bruker noen få av alle mulighetene i Office og blir forvirret av alle de knappene man ikke bruker. Nå kan du velge selv å forenkle slik at du bare ser de knappene du ønsker å bruke.

 Det forenklede båndet i Outlook

Teams, Yammer, Workplace. Mange kanaler skaper frustrasjon

 Bildet viser en som er forvirret og ikke vet hva han skal kommunisere i hvilke kanaler

Jeg har i de siste månedene arbeidet med flere organisasjoner som ønsker å fornye sine arbeidsformer, og som del av dette tar i bruk nye verktøy for digitalt samarbeid og kommunikasjon. Hos de fleste er dette en prøve- og feile-prosess derr organisasjonen tester ut ulike verktøy for dette formålet.

Teams, Yammer eller Workplace?

Et vanlig forløp jeg har sett er at IT-avdelingen tilbyr de ansatte å bruke Microsoft Teams som er det nyeste tilskuddet i Office 365 plattformen. I tillegg ligger allerede Yammer inne som en kommunikasjonsverktøy og som for mange fungerer som en utvidelse av Intranettet. Kommunikasjonsavdelingen kommer så med Workplace for Facebook, og det er ikke uvanlig at noen avdelinger allerede på eget initiativ bruker gruppediskusjonsverktøyet Slack.

Hver for seg kan er alle disse verktøyene gi gode løsninger for samarbeid og kommunikasjon. Problemet oppstår når man ikke er tydelig på hva man skal bruke til ulike formål. Dermed oppstår det forvirring og usikkerhet om kommunikasjonskanaler som fører til dårligere kommunikasjon og ikke til bedre. I tillegg blir de ansatte overveldet og bruker mye tid på måtte følge kommunikasjon i mange ulike kanaler.

Må vi vente på at ledelsen bestemmer?

Dette fører i de tilfellene jeg har sett til handlingslammelse og at man ikke tar i bruk noen av de nye og gode verktøyene. De peker gjerne på ledelsen og sier. "Ledelsen må bestemme hvilke verktøy og kommunikasjonskanaler vi skal bruke. Først da kommer jeg til ta i dem i bruk". Frem til det skjer fortsetter de å kommunisere og samarbeide via e-post.

Er Teams den nye Outlook?

Ja, for verktøy og kommunikasjonskanaler som skal brukes til å binde sammen hele organisasjonen må ledelsen ta ansvar for å gjøre noen valg. For de som skal samarbeide med et begrenset antall kolleger er det ingenting i veien for at de selv bestemmer hvilket verktøy fra den digitale verktøykassen de bruker seg imellom, så lenge de er enige og bruker dette konsekvent. Grunnen til at vi har flere verktøy er at de ofte er egnet til ulike ting. Under har jeg laget et forslag til posisjonering av ulike verktøy for samarbeid og kommunikasjon.

Forslag til valg av kommunikasjons- og samarbeidsverktøy for ulike formål

 Sammenligning av verktøy for kommunikasjon og samarbeid. Merk at G+, eller Google+ som nevnt over er bedriftsutgaven, ikke forbrukerutgaven der det er avdekket sikkerhetsproblemer nylig. G+ finnes i både forbruker-, og i en lukket bedriftsversjon tilsvarende Facebook og Workplace by Facebook.

Sammenligning av verktøy for kommunikasjon og samarbeid. Merk at G+, eller Google+ som nevnt over er bedriftsutgaven, ikke forbrukerutgaven der det er avdekket sikkerhetsproblemer nylig. G+ finnes i både forbruker-, og i en lukket bedriftsversjon tilsvarende Facebook og Workplace by Facebook.

Listen over er på ingen måte komplett. Kom gjerne med innspill til verktøy og synspunkter på bruksområder.

Hva man velger vil ofte være bestemt av hvilken verktøykasse man har investert i. For virksomheter er dette gjerne Microsoft eller Google, supplert med tilleggsverktøy der man føler at ikke alle behov er dekkes i standardløsningen

Vi er vant til at universalverktøyet for all kommunikasjon og deling av dokumenter er epost, gjerne supplert med et dokumentområde for avdelingen og Intranett for kommunikasjon til alle ansatte.

De fleste forstår at dette ikke er fremtiden, men vi kommer ikke unna å gjøre noen valg for fremtiden. Noen må tas av ledelsen, men noen kan tas innen en avdeling, en prosjektgruppe, eller andre grupperinger av ansatte som samarbeider for et bestemt formål.

Nå må du tenke nytt om lagring i Word, Excel og PowerPoint. Ellers får det uplanlagte konsekvenser!

 Bilde viser Lagre automatisk symbol

Bruker dere Office 365 og har tatt i bruk OneDrive og/eller SharePoint online må du tenke nytt om lagring av dokumenter. Du har, eller vil snart se at lagreknappen som du sikkert er vant til å trykke på ganske ofte mens du arbeider med et dokument er byttet ut med Lagre automatisk. Dersom dokumentet er lagret på din OneDrive, eller på SharePoint vil denne være på. Ligger dokumentet på skrivebordet, eller et annet sted lokalt på din PC vil den være av.

Dette er veldig bra fordi det lagres kontinuerlig og du risikerer ikke å miste det du arbeider med. Samtidig synkroniseres dokumentet kontinuerlig til skyen. Det gjør at du nå kan samskrive på dokumenter i Office-dokumenter fra skrivebords-programmene med umiddelbar oppdatering hos alle som har dokumentet åpnet. Dette har fungert svært bra i nettversjonene av Word, PowerPoint og Excel lenge, men ikke så godt i skrivebords-programmene som fleste helst vil arbeide i.

 Bildet viser meny med Lagre en kopi

Utfordringen er den arbeidsmåten vi har lagt oss til når vi skal lage et nytt dokument.

Ofte åpner vi et dokument vi har laget tidligere fordi vi ønsker å gjenbruke deler av dette. Så gjør vi en del endringer og planlegger å lagre dette som et dokument med et nytt navn. Ooops! Endringene er allerede lagret på originaldokumentet!

Det du altså må gjøre når du bruker et eksisterende dokument som grunnlag for å lage et nytt er å lagre det nye dokumentet med et nytt navn umiddelbart, før du endrer noe på dokumentet. Velg Fil -> Lagre en kopi. Da kan du trygt gjøre de endringer du ønsker.

Hva om du allerede har gjort mange endringer i originaldokumentet før du oppdager dette?

 Bilde av versjonslogg

Bilde av versjonslogg

Ikke noe problem.

Lagre det endrede dokumentet så du beholder endingene i dette. Lukk dokumentet og åpne originaldokumentet igjen.

Nå velger du Gjenopprett, og du har ditt opprinnelige dokument tilbake.

 Bildet viser hvordan du kan gjenopprette den originale versjonen

Er du alltid busy på jobben? Full kalender og likevel føler du ikke at du får gjort alt du vil?

 Bildet viser mange fotgjengere i full fart

Du er på vei til å pakke sammen på jobben for dagen og vet at du har møtt dine deadlines. Likevel kan det hende du føler at du ikke har gjort noe som er virkelig viktig og strategisk? 

Mange føler at de blir presset tilbake i stolen av alt som kommer av forespørsler fra kunder, leder og kolleger. Det blir for lite tid igjen til å gjøre egne oppgaver som er viktige for virksomheten på lang sikt.

Dette er ikke uvanlig. Her er noen muligheter du kan teste ut

Sett av tid i kalenderen til viktige oppgaver og gi deg selv litt slakk.

De fleste av oss er tidsoptimister, så gange den tiden du tror du trenger med 2-to , så kan det hende det nærmer seg det du virkelig kommer til å bruke.
Mitt viktigste verktøy for dette er å lage en ukeplan for kommende uke. Jeg sørger for å ha noe beskyttet tid der jeg ikke er tilgjengelig. De fleste klarer seg uten deg et par timer. Så uunnværlig er du ikke. Men jeg passer også på å ha tid i kalenderen til å være tilgjengelig for andre, og til å løse oppgaver jeg ikke vet om ennå. Har du fylt kalenderen med mer enn 50-60% møter og aktiviteter vil kalenderen være overfylt når virkeligheten møter deg i neste uke.

Se mer om dette på Hvordan finne balansen mellom tilgjengelighet og egentid?

Ikke tro at du kan løse en vanskelig oppgave, lage en presentasjon, eller en strategisk oppgave i ett strekk.

Det fungerer sjelden. Sett av tid til å starte opp, få oversikt over hva du trenger og sette hjernen i sving, og planlegg mer tid et par dager senere for å jobbe videre. Da har du også tid til å innhente informasjon du finner ut at du mangler. Det kan også være vanskelig bare å få startet på en strategisk oppgave fordi den kanskje ikke er så klart formulert, eller veldig konkret. Synes du det er vanskelig å komme i gang? Det er du ikke alene om.

Du kan få noen tips her: 4 grunner til at du utsetter oppgaver og hvordan du kan unngå det
 

Bruk mindre tid på oppgaver som egentlig ikke er så viktige.

Den enkleste måten å gjøre det er å fylle tiden med de viktige oppgavene. Da blir det ikke tid til de mindre viktige. Hva er dine mål? Hva ønsker du å oppnå. Vet vi ikke det er det vanskelig å vite hva som er viktig. I fravær av klart definerte mål blir vi forunderlig opptatt med daglige trivielle oppgaver.

Vil du gå dypere i dette kan du lese mer her: Det er alltid mer å gjøre enn du noen gang kan få gjort!

 Men når skal vi ta tak i dette? Jeg har jo aldri tid til å få sette meg ned for å få overblikket og ta noen grep om min tidsbruk og mine prioriteringer. Nei nettopp. Det er det som er problemet.

Du kan få noen tips til hvordan her: Høsten er en travel tid

Lykke til med å ta kontroll, og oppnå bedre resultater med mindre stress.

Den mest oversette muligheten i Outlook kan spare deg mye tid

 BIlde av Bjørn O. Hopland i SMart endring

Har du sett boksen i Outlook-båndet med Hurtigtrinn? Ikke? Da er du i godt selskap. Hjernen vår har en evne til å ignorere ting vi ikke bruker slik at det ikke forstyrrer oss, og dette er en av dem. Ta en titt omtrent på midten av båndet når du står i Innboksen så ser du en boks med noen kryptiske symboler og under dem står det Hurtigtrinn (Quick steps om du har engelsk).

Hurtigtrinn er programmerbare "knapper" du kan bruke for å automatisere ulike funksjoner og på denne måten spare tid på oppgaver du gjør om og om igjen.

 Bildet viser båndet i Outlook med markering av Hurtigtrinn

Her er de mulighetene du har med Hurtigtrinn.

Flytt til mappe

 SKjermbilde av meny fior å opprette ulike hurtigrtrinn

Veldig hendig og tidsbesparende for å flytte epost fra Innboksen til mapper du bruker ofte. Istedenfor dra-og-slipp klikker du på mappenavnet i båndet og på 1 sekund har du eposten i ønsket mappe. Du kan til og med tilordne en hurtigtast (for eks. CTRL+SHIFT+1)slik at du kan arbeide uten å bruke mus.
Denne kan du bruke dersom du jobber mye med et prosjekt og arkiverer epost i prosjektmappen hele tiden. Med et hurtigtrinn for prosjektmappen gjør du det mye raskere og du treffer riktig mappe hver gang :-)

Hvorfor flytte e-post ut av Innboksen? Les om dette i Hvordan du kan ha kontroll over alle forespørsler på E-post og aldri være redd for å glemme en tidsfrist

Kategoriser og flytt

Som Flytt til mappe, men tilordner automatisk en ønsket kategori. Veldig nyttig om du kun bruker en arkivmappe og kategoriserer utfra epost-type. For eksempel om du har en kategori for kunder, vil et trykk på knappen legge til kundekategori og flytte eposten til arkiv med ett trykk.

Hvorfor bruke kategorier? Les mer i Outlook struktur og epostarkivering for viderekommende

Flagg og flytt

Som flytt til mappe, men legger til ønsket flagg. Du kan bruke denne om du flagger epost til oppgaver for så å behandle dem senere. Med ett trykk flagger du eposten som en oppgave for i morgen og flytter eposten til en arkivmappe.

Hvorfor flagge e-post? Les mer i Flagger du e-post i Outlook? Har du en lang liste med røde oppgaver?

Ny e-post til…

Opprett personlige adresselister for grupper av mennesker du stadig sender e-post til. Er du i styret for idrettslaget, huseierlaget, hytteforeningen, eller FAU?  Da har du sikkert behov for å sende epost til en gruppe mennesker stadig vekk. Med ett trykk gjør du det med et hurtigtrinn og slipper å skrive epostadressene om og om igjen.

Mange ganger ønsker du ikke å dele dele mottakernes e-postadresser med alle. Les hvordan du kan unngå dette i Send epost til alle i foreningen uten å vise alle epostadressene

Videresend til…

Som over, men videresender epost. Er du leder eller kontaktperson for en gruppe og får tilsendt mye informasjon du vil dele med gruppen? Med denne videresender du informasjonen med ett trykk.

Nytt møte…

Ny e-post til, men oppretter en møteinvitasjon.Nå kan du opprette prosjektmøter, gruppemøter mm. Med ett trykk når du har en knapp for å opprette møte med gruppen.

Egendefinert…

Med denne kan du kombinere muligheter og lage avanserte og ulike varianter av automatiseringer. Prøv deg frem selv utfra hva som kan spare tid og holde deg organisert.

Bruk den raskeste måten å finne en god møtetid på

En av de mest tidkrevende administrative oppgavene mange har på jobben er å finne en møtetid som passer for alle. Det jeg har sett mange gjøre når de skal finne en tid for som passer for seg og 7-8 møtedeltakere er å åpne alle kalendrene og lete etter et innsmett for møtet. Det er tidkrevende og veldig manuelt arbeid.

 

 Skjermbilde av Romsøker i Outlook

For interne møter har Outlook veldig god støttefunksjoner du kan bruke til å gjøre dette mye mer effektivt. Legg inn ønskede møtedeltakere i avtalen og sjekk panelet på høyre side. Der finner du en rute som litt misvisende heter Romoversikt. Ja den kan gi deg det, men den viser deg med ett blikk når det er sannsynlig å finne en felles ledig tid og hvilke dager du bare kan glemme.

De mørkeblå er håpløse, de lyseblå kan være mulige, men på de hvite kan du helt sikkert finne en tid som alle har ledig.

 Skjermbilde av planleggingsassistenten i Outlook

Finn nå en tid som passer deg den dagen og gå til Planleggingsassistenten. Da får du opp en fin oversikt over alle deltakerne og kan lett finne en passende tid.

 

Dette forutsetter at alle har oppdaterte kalendere, og det er ikke alltid … 
I tillegg kan det jo godt hende at det ikke passer for enkelte selv om de har ledig tid i kalenderen. Det kan hende de planlegger å jobbe med en viktig oppgave på det tidspunktet, det er mare ikke et møte og dermed ikke i kalenderen. Og hva gjør du om du skal ha med eksterne deltakere? Deres kalenderen ser du ikke i Planleggingsassistenten. Min erfaring er at dette for leder til en endeløs epostutveksling for å finne en tid som passer alle.

 Skjermbilde av Outlook tillegget FIndTime

Men nå finnes det en ny god mulighet i Outlook for deg som har Office 365 som løser dette. FindTime er et gratis tillegg til Oultook som gjør at du kan foreslå flere tider som passer deg, og lar møtedeltakerne velge tider blant disse som passer dem. Det øker muligheten veldig for å komme raskt frem til et felles møtetidspunkt. Tillegget er tilgjengelig både for nettversjon, PC, og Outlook for Mac.

Du finner dette tillegget i båndet der det står "skaff deg tillegg". På Mac finner du det i "Store" og i nettversjonen under Innstillinger og "Behandle tillegg". Har du lagt de til ett av stedene vil det dukke opp automatisk de andre så du trenger bare å legge det til en gang. 

Første gang du bruker det vil du bli bedt om å koble FindTime til din Office 365 kalender. Det er bare du som møtearrangør som trenger å installere FIndTime. Deltakere fra andre organisasjoner kan ha hvilken som helt epost, for eksempel Google.

 Skjermbilde av kalender som viser tre foreløpige tider for møtet

La oss si at noen foreslår et møte. Da kan du velge "Reply with Meeting Poll" og foreslå en del tider som passer for deg på en eller flere dager. Idet du sender invitasjonen vil alle tidene bli markert i din kalender som foreløpige.

Dersom det finnes en felles tid som passer for alle blir møtet automatisk bekreftet på det tidspunktet.

Om du har brukt Doodle, vil mye av dette være kjent for deg. Forskjellen er at FindTime er mye bedre integrert i Office 365 kalenderen.

Hvor mange tider skal du foreslå? Man kunne tenke jo flere jo bedre, men det er ikke sikkert. Sjekk ut denne bloggposten om du vil lese mer om psykologien i å ha flere valg å forholde seg til: Vær snill med hjernen - Gjør det enklere å ta en beslutning

 

 

Er Microsofts nye To-do app noe for deg?

 Kvinne som løser oppgaver på nettbrett

For de som har fulgt denne bloggen en stund vet de at jeg bruker Outlook oppgaver / tasks til alt jeg må huske, eller planlegge å gjøre. Jeg bruker også Outlook appen på telefonen. Dessverre har ikke den støtte for oppgaver, bare epost, kalender og kontakter. Det er uklart hva Microsofts plan er for å støtte oppfølging av oppgaver på telefonen, men det er et tydelig ønske om å kunne gjøre dette. Derfor kjøpte de for et par år siden selskapet bak appen Wunderlist, som er en av flere titalls apper for oppgavehåndtering på telefon. Det som har kommet ut av dette til nå er appen To-Do, som nå er tilgjengelig som Windows-app i tillegg til iPhone og Android.

Hva gjør så To-do, og er det en app du bør ta i bruk? Vel, det kommer an på hva du er ute etter. Dersom du ønsker full støtte for Outlook oppgaver og oppfølging av flagget epost på telefonen er ikke To-do for deg. Da er TaskTask for iPhone, eller Nine for Android et bedre valg. De gjør det mulig å opprette å følge opp oppgaver du planlegger i Outlook på en veldig god måte med støtte for start og forfallsdato og kategorisering av oppgaver. For mer om disse, se Bruker du oppgaver i Outlook? Vet du at du også kan synkronisere med mobilen?

 To-Do appen fokuserer på hva du vil gjøre i dag

Outlook oppgaver og apper som utvider bruken av disse til telefonen er veldig bra for oss som planlegger fremover og som ønsker å lage en plan der man fordeler oppgaver over tid prioritert basert på viktighet og tidsfrister. For mange blir dette likevel vanskelig å håndtere, eller de har en jobb der man må i større grad ta en dag av gangen. Det er her To-do er bra. Hver dag starter med en blank oppgaveliste og du kan fylle denne basert på dagens prioriteringer enten ved å skrive oppgaver inn i Min dag-listen, eller hente inn de Outlook oppgavene du planlegger å gjøre til Min-dag. Etter hvert som du gjennomfører oppgavene krysser du dem ut av listen. Oppgaver du ikke rekker vil bli liggende i oppgavelisten i To-Do som også synkroniseres med Outlook. Dersom du ønsker å ha dem på Min dag-listen i morgen må du hente dem inn på nytt. Du starter altså med en tom liste og velger hva du prioriterer å gjennomføre i løpet av dagen.

Jeg legger i dag inn både jobbrelaterte og private oppgaver i Outlook. Noen vil nok heller foretrekke å ha disse oppgavene på forskjellige lister. Det håndterer To-do bra. Du kan opprette en privat oppgaveliste i To-do som ikke synkroniserer med Outlook og hente oppgaver til Min dag fra begge listene.

Vi har ulike jobbstiler og preferanser. Da er det bra å ha forskjellige løsninger og apper som kan støtte den måten man selv liker best. Noen vil finne at To-Do passer fint for seg, og noen vil velge andre løsninger. Det er bra.

 To-do appsymbol

Du kan bruke To-Do på web, laste ned Windows appen fra Microsoft store, og telefonappene fra Appstore eller Play. Appen er gratis og fungerer både mot Office 365 og for outlook.com

Rydd i oppgavelisten før ferien og ta fri uten jobbstress!

 Feriebilde fra Hellas. Foto Bjørn O. Hopland

Feriebilde fra Hellas. Foto Bjørn O. Hopland

I følge en amerikansk undersøkelse utfører 82% av oss arbeidsoppgaver i ferien. Vi vet også at mange opplever innspurten før en ferie som veldig stressende. Man vil gjerne dra på ferie uten at det er utestående oppgaver og med tom innboks i e-posten. Følgen kan bil at du er utslitt før du har startet ferien. Sannsynligvis lykkes du verken med å gjennomføre alt på oppgavelisten, eller tømme innboksen. I tillegg går du og tenker på alt du kan ha glemt og som du skulle ha gjort.

Det som stresser mange er alt du ikke får gjort og manglende følelse av oversikt og kontroll med oppgaver. Hvor mye arbeid har jeg egentlig har igjen før jeg kan ta ferie med god samvittighet?

 Bildet viser isfjell med uferdige oppgaver under vann

Mange har bare oversikt over arbeidet i dag og kanskje i morgen. I tillegg er oppgavelisten for de neste to ukene spredt på Innboksen, notatbok, gule lapper og i hodet. Følgen er at du bare ser toppen av isfjellet.Så hva kan du gjøre nå for å kunne ta ferie med ro i sjelen?

Mitt råd er å samle oppgaver fra E-post, gule lapper og det du har i hodet på ett sted. Min favoritt er Outlooks oppgaveliste. Jeg vet mange har forsøkt, men ikke fått til dette, men før du avskriver dette, sjekk  Har du en lang liste med flagget E-post? Har du gitt opp å bruke oppgaver/tasks i Outlook?

Det vi ønsker å gjøre er å skille oppgavene i arbeid som må gjøres før ferien og arbeid som må vente til etter ferien. Det er ikke så lett om man har en lang oppgavelisten der noe har frister og noe er mer av typen "dette må jeg gjøre så fort som mulig", eller "dette vil jeg gjøre når jeg får tid".

Løsningen er å gjøre en ny prioritering på alle oppgaver utifra to kriterier:

  1. Hvor viktig er oppgaven?
  2. Hvor mye haster den?

Her er de fire mulighetene du har når du re-prioriterer oppgavelisten din:

 Bildet viser Gjør det nå! - Planlegg den! - Kanskje en dag? - La den gå!

Fordel oppgavene fra punkt 2 på det du realistisk kan gjøre de dagene som er igjen til ferien. Ta hensyn til møter og avtaler, samt at du sannsynligvis vil fortsette å få oppgaver dumpende inn i Innboksen de neste to ukene. Du oppdager nå at tiden ikke strekker til for å gjøre alle oppgavene :-) Det du er det eneste du kan gjøre å flytte resten av oppgavene til etter ferien. Om nødvendig, informer kolleger om hva som må vente til du er tilbake. Du kan nå lage en veldig oversiktlig og god ukeplan med oppgaver fordelt på dager sammen med alle avtaler om du bruker Outlook.

121013_0838_kandutaferi2.png

Nå har du fordelt oppgaver på listene, men selvfølgelig vil oppgavene fortsette å strømme på helt til siste dag på jobben før ferien. Hva gjør du med dette? I denne perioden er det spesielt viktig å prioritere forespørsler umiddelbart og bestemme med en gang om den skal før eller etter ferien. Hvis den må gjøres før, hvordan påvirker det arbeidsbelastningen din? Må du re-prioritere noe annet ved å flytte flere oppgaver til etter ferien?

Hvis du ikke allerede har innarbeidet denne måten å arbeide på vil du nok streve litt med å følge dette, men jeg kan love deg at belønningen er stor for å gjennomføre. Du vil kunne ta ferie med god samvittighet. Hvem vet, kanskje du fortsetter å arbeide på denne måten etter ferien og gjør det til en vane å ha god oversikt og kontroll med mindre stress :-)

God ferie!

Hvordan skrive epost med militær presisjon og vinne Innboks-slaget

 Kvinne ved skrivebord som jobber på PC

Hvor mange leser all epost de får? Når jeg kikker over skulderen til deltakerne på mitt Smart bruk av Outlook kurs er det åpenbart at mange ser på Innboksen som en nyhetsstrøm i Facebook. Det renner inn så mye at det er fort gjort å overse en epost du har sendt til noen og som du mener de burde prioritere å behandle.

For å gjøre det lettere for mottakeren å gjøre de riktige valgene i Innboksen innfører en del organisasjoner en epostpolitikk som sier at du skal skrive bestemte ord i tittelen for å indikere prioritet, slik som TIL INFO:, ACTION:, TIL GODKJENNING:. Selv om dette er godt ment har jeg ikke sett noen steder der dette fungerer i praksis. Kanskje i militæret?

I en artikkel i HBR skriver Kabir Sehgal om sine erfaringer med epost i det amerikanske forsvaret og hvor kritisk det kan være om en viktig epost ikke blir behandlet. Konsekvensene for oss er kanskje ikke liv og død, men kan være misforståelser som fører til merarbeid, dårlige beslutninger og tapte penger.

Her er hans gode råd til deg om hva som fører til at akkurat din epost blir prioritert:

1. Vær tydelig med hva som er formålet med e-posten

Det ville være flott om vi kunne innføre et militært kodeverk, med stikkord som beskrevet over, men dessverre er få så disiplinerte, så det det blir opp til deg å gjøre noe som kan virke. Da er det tittel og avsender som har størst effekt på mottakeren.

Hvis tittelen på E-posten din er intetsigende, eller føles irrelevant for mottakeren kan du risikere at den drukner i en lang liste av meldinger. Her er noen eksempler på hva du kan få til med få ord og som vil øke sannsynligheten for at din E-post blir lest:

  • Trenger dine innspill til forretningsplan i dag
  • Kontroller kostnadsrapporten før 12 fredag.
  • Frist 1. okt. for sammenstilling av workshopresultat.
  • Nå har du mulighet til å påvirke budsjettet ditt

2. Start med en oppsummering

Hvis det første du ser i E-posten er en veldig lang innledning eller beskrivelse av en situasjon vil du mest sannsynlig tenke: "Dette har jeg ikke tid til å se på nå. Kanskje senere" Tenk også på at et langt avsnitt blir mange sider om du leser E-posten på mobilen. Om mulig, ta med all nødvendig informasjon for at mottakeren skal kunne svare deg. Unngå å bruke lenker til informasjon mottakeren trenger for å svare, eller ta en beslutning dersom det er mulig. Materiale som bare er tilgjengelig via lenker kan ikke leses om du ikke er på nett, og ofte ikke dersom du er på nett utenfor bedriften. Det beste er å ta med en kort oppsummering av viktig informasjon, og bruke lenker til mer utfyllende bakgrunnsmateriale.

3. Spar på ordene

En lang epost tar lengre tid å skrive og lese enn en kort epost. Tid er kostbar og mindre tidsbruk på å skrive og lese epost kan brukes til andre viktige oppgaver. Om mulig, hold eposten så kort at den kan leses på en skjerm. Det vil motivere til å lese hele eposten der og da fremfor å utsette den.
Bruk aktivt språk. Det er lettere å skrive, lettere å oppfatte, og gir færre ord.

Fargelegg Outlook-kalenderen helt automatisk og få bedre oversikt over din tidsbruk

 Bildet viser kvinne med koffert på flyplass

Hver gang jeg viser kalenderen min til andre får jeg spørsmål om fargelegging av avtalene. Jeg bruker farger systematisk for å kategorisere ulike avtaler slik at jeg med et blikk kan se hva jeg bruker tiden min til. Har jeg nok kundeaktivitet? For mye interne møter? Til dette bruker jeg kategorier. Dette er det noe jeg anbefaler å vurdere om du allerede har god kontroll på Outlook med epost, kalender og oppgaver fordi det krever litt å bruke dette, men veldig nyttig om du har kapasitet til å gjøre det.

Automatisk fargelegging av avtaler

Men det finnes en lettere måte å gjøre noe av det samme, og få en fin oversikt med ulike farger på ulike typer avtaler, helt uten ekstra arbeid i det daglige ved å bruke betinget formatering.

Dette gjør du:

  1. Stå i Outlook kalendervisning og velg Vis innstillinger
  2. Velg Betinget formatering
  3. Velg legg tilregel for betinget formatering
  4. Gi den et navn, her Reiser
  5. Velg farge, her sort
  6. Sett opp betingelse, her ordet Reise i emnefeltet. Trykk OK
 Bildet illustrerer skrittene for å fargelegge avtale i Outlook automatisk

Når du nå setter inn reisetid i kalenderen og skriver ordet "reise" i teksten vil denne tiden automatisk bli vist som en sort avtale.  Nå kan du gjøre det samme med andre avtaler om du vil. For eksempel interne møter i rødt kundemøter i grønt :-)

Du legger vel inn reisetid i kalenderen?

 Bildet viser kalenderavtale i Outlook med reisetid

Jeg var mentor for en leder i en periode og hun kom aldri ajour med sine oppgaver. Da vi begynte å se på dette fant vi ut at mye av dette skyldtes at hun ikke la inn reisetid i kalenderen. Hun kunne ha et møte på en time eller to, men det var en time reise hver vei slik at i praksis gikk det med en halv dag. Når dette ikke er i kalenderen regner hjernen bare med møtet som opptatt tid, mens reisetiden er ledig tid. Da er det lett å overplanlegge og tro at man har mer tid en man i virkeligheten har.

For en annen leder var problemet at han hele tiden strevde med å komme tidsnok til møter. De fleste av oss er tidsoptimister og "skal bare" gjøre noe smått før vi er på vei til møtet. Da er det lett å bli forsinket, og ikke har vi planlagt for kø eller andre uforutsette hindringer på veien. Så kommer han inn litt for sent, stresset og svett. Ikke det beste utgangspunktet for et godt møte.

Det koster ingenting, og du får en bedre plan og mindre stress om du legger in reisetiden som en avtale med deg selv og holder denne.

For en beskrivelse hvordan du kan bruke kategorier for mer avansert bruk av farger på avtaler, oppgaver og epost, se Outlook struktur og epostarkivering for viderekommende.  

Presenter PowerPoint i møtet som en proff!

 Bildet viser møterom med presentasjon av PowerPoint

Du planlegger å bruke 20 minutter på presentasjonen, men den før deg gikk over tiden så nå har du bare 10 minutter. Hva gjør du da? Snakker veldig fort slik at ingen får med seg det du sier, eller kutter du ut noen lysbilder?

Om du blar fort forbi noen lysbilder blir folk forvirret og lurer på hva de gikk glipp av heller enn å konsentrere seg om det du sier. Ved å bruke presentasjonsvisning kan du unngå dette. I tillegg må du være forberedt slik at du har tenkt igjennom hva du vil kutte dersom du får dårlig tid.

Disponer tiden realistisk

Det er ikke bare når tiden du har til disposisjon blir kortet inn at du får problemer med å komme igjennom din forberedte presentasjon. Ofte kommer det spørsmål om det du presenterer og da går tiden fort. Du kan si at du ikke har tid til spørsmål, eller at du tar spørsmål til slutt, men det gir ofte et dårlig etterlatt inntrykk og det blir ofte ikke tid igjen. Jeg har en håndregel som har fungert bra i mange år, og det er å beregne 3 minutter pr. lysbilde. Det vil si maks 5 lysbilder på 15 minutter. Da har jeg vanligvis tid til å svare på enkle spørsmål, men ikke til omfattende diskusjoner. Da må jeg beregne mer tid.

Bruk presentasjonsvisning

Effektiv bruk av presentasjonsvisning gjør at du alltid vet hva neste lysbilde er og kan hoppe over lysbilder uten at andre merker det! Du skaffer deg en rekke fordeler om du bruker presentasjonsvisning aktivt. Ikke bare kan du se hva neste lysbilde er og dine presentasjonsnotater, men du kan hoppe mellom lysbilder uten andre merker noe til dette.

 Bildet viser hvordan man kan hoppe over lysbilder i presentasjonen

Velg symbol for å vise lysbildeoversikt og klikk på ønsket lysbilde. Får du dårlig tid hopper du rett til konkusjonen. Det fine er at  de du presenterer til ikke vil savne noe av det du hoppet over fordi de ikke vet hva de gikk glipp av :-)

Tips! Du har akkurat de samme mulighetene om du presenterer lysbilder i et Skype for Business møte. Sjekk Presenter PowerPoint som en proff i Skype for Business-møter! 

Vil dere ha litt hjelp til å lage effektive PowerPoint-presentasjoner på kortere tid og presentere som en proff i møter og på Skype? Sjekk ut lynkurset Smart bruk av PowerPoint for effektive presentasjoner.

Du kan ikke kjøpe effektive møter og godt samarbeid

 Bildet viser en leders kalender med mange møter

I en organisasjon jeg har jobbet med over tid viste en undersøkelse at lederne brukte i gjennomsnitt 40% av tiden sin i møter. Samtidig jobbet de stadig kvelder og i helger fordi epost og annet arbeid hopet seg opp. Mye av dette relatert til forberedelser og oppfølging av møter.

En dag bestemte de seg for at de ikke kunne fortsette på den måten og bestemte seg for at de ville jobbe smartere og mer effektivt. De etablerte en digital møtebok for ledergruppen i OneNote. Siden dette er en del av Microsoft Office er dette noe alle hadde allerede så ingen nye innkjøp er nødvendig.

Ledermøter på en ny måte

I deres felles møtebok kan alle når som helst legge inn egne punkter de ønsker å ta opp på neste ledermøte. Under møtet går det på rundgang å ta notater og legge inn oppfølgingsaktiviteter. Alle har møteboken oppe på sin PC så alle ser hele tiden hva som blir notert. Etter møtet er hver og en ansvarlige for å følge opp sine punkter. Neste møte starter med gjennomgang av eventuelle oppfølgingspunkt fra forrige møte. Det fører til høy ansvarlighet og sikrer fremgang i arbeidet.

En ny møtehverdag

Ved å innføre digital møtebok basert på OneNote, enkel og utprøvd struktur og systematisk opplæring av alle sparer de i henhold til eget utsagn hundrevis av timer i året samtidig som de har oppnådd bedre oppfølging av møtene og færre misforståelser. Mye av den økte effektiviteten kommer av at de nå kan forberede, gjennomføre og følge opp møter uten en eneste epost!

 Bilde viser eksempel på OneNote digital møtebok

Verktøy er bra, men opplæring i ny struktur, rutiner og arbeidsform er nødvendig

Noen ganger er vi alt for teknologioptimistiske. Vi tror at har vi bare den rette teknologien, de rette verktøyene vil vi automatisk bli mer produktive, kommunisere bedre, ha bedre møter osv. Det er lite som tyder på at det er riktig. Av og til gjør det bare skade. Å introdusere enda et verktøy føles for mange som en belastning. De fleste har mer enn nok verktøy allerede til å jobbe og kommunisere bedre. Problemet er at de bare blir tatt i bruk dersom noen (les leder) tar ansvar for å etablere struktur, rutiner og opplæring som er nødvendig for å støtte nye ønskede arbeidsformer.

Dette gjør du

Start med ledergruppen. All endring som skal gjennomføres i hele organisasjonen starter fra toppen. Hvis ikke lederne går foran som gode rollemodeller, hvorfor skal resten av organisasjonen følge?

Les mer: Vil du at de ansatte skal samarbeide? Start med ledergruppen!

Når digital møtebok er innført i ledergruppen, kan hver av lederne gjøre det samme med sine avdelingsmøter, ledere av faggrupper kan gjøre det med sine møter og prosjektledere med prosjektmøtene. Det er ikke så mye som skal til. Alle trenger heller ikke inngående kunnskap om OneNote, men det er klart det hjelper på motivasjon og gjennomføring fordi mestringsfølelsen blir mye høyere. Samle ledergruppen, eller avdelingen i 2 timer så etablerer dere struktur og avtaler nye arbeidsformer der og da og lærer å mestre OneNote. Les mer på Smart arbeid og samarbeid med OneNote.

For mer om smart bruk av OneNote i møter, se
Møter er braaaaa, ikke bortkastet tid
Få et overtak i møtene med OneNote – lær hvordan!

Hvordan finne balansen mellom tilgjengelighet og egentid?

 Bildet viser kvinne i balanse

Vi er avhengige av å samarbeide for å lykkes og det betyr gjerne kommunikasjon, mye kommunikasjon…
Det kan av og til være vanskelig å få tid og ro til egne tanker og til å gjennomføre egne oppgaver.

Avbrytelser, er den største plagen og tidstyven på norske arbeidsplasser i 2018, ifølge en ny rapport fra det norske analysebyrået Company Pulse. Kolleger som kommer og sier "har du 5. minutter", telefoner, epost og meldinger.

I dag kobles avbrytelser ofte til diskusjonen om eget kontor kontra kontorlandskap, men Company Pulse undersøkelsen viser at kontorformen ikke utgjør noen forskjell på hvor ofte man blir avbrutt i arbeidet.

I stor grad får du så mye avbrytelser som du legger opp til. Det er sjelden noe krav å være tilgjengelig til enhver tid, men det er viktig å ha en balanse mellom tilgjengelig tid og beskyttet tid.

Dagene består for mange av en veksling mellom møter og oppgaver. Noen oppgaver er det greit å gjøre mellom møtene og det kan være OK å være tilgjengelig og bli forstyrret litt. Andre oppgaver kan kreve mer konsentrasjon og at man får jobbe uavbrutt uten å bli forstyrret. Ved å ha et bevisst forhold til dette kan de fleste planlegge med begge deler.

For meg gjøres dette når jeg lager en plan for kommende uke.

 Bildet vider ukekalender i Outlook med møter, avtaler for egentid og oppgaver

Som vist i illustrasjonen er det en del møter, en del åpen tid, eller tilgjengelig tid, og et par avtaler med meg selv jeg kaller beskyttet tid. Denne legger jeg gjerne til morgenen og sitter kanskje hjemme med disse oppgavene før jeg drar på kontoret. Alternativt prøver jeg å finne et møterom, eller et sted å sitte på kontoret jeg vanligvis ikke er for å gjemme meg bort litt. I min beskyttede tid ignorerer jeg epost, Skype-meldinger og telefon. Det er lite som ikke kan vente en time eller to, og jeg må faktisk få gjort min jobb også.

 BIldet viser epostflagg fom kommer opp på skjermen. Fra artikkel på dinside.no

Men det er ikke bare forstyrrelser fra kolleger som avbryter deg når du sitter konsentrert og jobber. Den vanligste avbrytelsen er du ansvarlig for selv.

Får du opp et "flagg" på skjermen når du får ny epost?

Øynene dine, og underbevisstheten vil lese denne umiddelbart. Forskning viser at du mister konsentrasjonen i 30 sekunder til flere minutter når dette skjer.

Og hvor fristende er det vel ikke å klikke på flagget og åpne E-posten dersom det ser ut som noe interessant. Da er du virkelig langt ute av det du arbeidet med og det vil ta deg lang tid å komme tilbake til det du egentlig hadde bestemt deg for å arbeide med.

Gjør deg selv en tjeneste å slå av disse varslene! Ta bort alle merker under Meldingsankomst. I det minste Spill av en lyd, og Vis et skrivebordsvarsel.

Nå er det du som bestemmer tidspunktet for behandling av ny E-post, ikke senderen av E-posten. Her er hvordan du gjør det:

 
 BIldet viser menyvalg Fil, Alternativer i Outlook
 Bildet viser Outlook epostalternativer og hvordan du tar bort skrivebordsflagg

Vi du og dine kolleger ha hjelp til å finne balansen kan jeg love en kick-start på dette om dere tar lynkurset Smart bruk av Outlook til å ta kontroll over egen hverdag.

Så du tror epostproblemet er løst om dere bruker Teams eller Slack?

 BIlde av kvinne og nettverk

For noen år siden da jeg innførte Yammer for kommunikasjon i teamet mitt fikk jeg med en gang kommentarer som "Enda en ting vi må følge med på!" Lignende hører jeg fra organisasjoner som tar i bruk Teams, Slack, eller Workplace by Facebook.
Ideen med de nye kommunikasjons- og samarbeidsverktøyene er god. Særlig i store organisasjoner er gjerne 50-80% av eposten intern og vi kan sikkert være enige om at epost ikke alltid er den optimale måten å kommunisere på internt.

Se alle fordelene med Teams i Er Teams den nye Outlook?

Men du må fremdeles behandle epost fordi vi kommuniserer med eksterne og med resten av organisasjonen utenfor vårt team via epost. Likevel kan det være verd å bruke Teams eller tilsvarende på grunn av verdien det tilfører i kommunikasjon og samarbeid i hver enkelt avdeling, faggruppe, eller prosjekt.

En veldig vanlig måte å rette en forespørsel, be om informasjon, eller be noen om å gjøre noe er å sende en epost. Dermed er mye av eposten egentlig oppgaver. Men hva gjør vi med oppgaver som kommer i gruppediskusjoner og i chat 1:1?

Her er to måter å følge opp oppgaver i Teams

Om mange av forespørslene som før kom på epost nå kommer i Teams, hvordan behandler vi dem da? Det er ikke selvsagt at vi kan gjøre alt her og nå. Det kan til og med hende at du har vært borte en dag og når du sjekker Teams-samtaler fra dagen før finner du et par ting noen ber deg om å gjøre. Hvordan kan du ta kontroll over dette?

1. Enkel oversikt over det du må følge opp i Teams

Dersom du ikke bruker Outlook oppgaver i dag og vil ha en enkel måte å ha en oversikt over det du vil følge opp i Teams kan du velge å Lagre meldingen.

 Bilde av Teamsdiskusjon med oppgave
 BIlde viser Oppgaveliste med merkede innlegg

Klikk på merket mellom de tre prikkene og Tommelen for å merke et innlegg.

For en oversikt over det du må følge opp kan du skrive /lagret på kommandolinjen i Teams. Da vil du få en oppfølgingsliste. Når du har utført oppgaven klikker du på Lagret merket i listen. Da vil den bli borte fra listen og du vet at oppgaven er gjort.

 

2. Stålkontroll over oppgaver både i epost og i Teams

Om du allerede bruker oppgaver i Outlook, eller ønsker å ta det i bruk, kan du følge opp Teams-oppgaver i Outlook sammen med epost oppgaver.

 Bilde viser hvordan man kan kan kopiere en kobling til et innlegg i Teams

Klikk på de tre prikkene i innlegget og velg Kopier kobling. Nå oppretter du en Outlook oppgave på det tidspunktet du vil følge opp henvendelsen, skriver hva oppgaven er og limer inn lenken til innlegget i oppgaven.

Les mer om å bruke oppgaver i Outlook i Todo lists are evil, schedule everything

 BIlde viser Outlook oppgave med lenke til Teams

Når du senere har skal gjøre oppgaven klikker du på lenken i Outlook-oppgaven og kommer direkte tilbake til innlegget i Teams. Der kan du jo evt. bekrefte at oppgaven er utført som et svar på innlegget.

Vil du og dine kolleger ha bedre kontroll på oppgaver som kommer fra alle kanter og en bedre utnyttelse av arbeidsdagen, bestill Smart bruk av Outlook lynkurs og be om å få inkludert behandling av Teams-oppgaver.

Vil dere komme ordentlig i gang med å arbeide i Teams kan dere sjekke lynkurset Smart kommunikasjon og Samarbeid med Teams

Ikke bruk 40% av tiden på å finpusse PowerPoint. Det er unødvendig!

 Bilde viser mann som presenterer PowerPoint i møte

GFK, et internasjonalt analyseselskap, har spurt 1000 kontorarbeidere om deres bruk av PowerPoint i jobben. I gjennomsnitt brukte disse ca. en time daglig for å lage, eller endre presentasjoner. Det skremmende er at hele 40% av tiden ble brukt på formattering og finpussing. Det er selvfølgelig viktig å få frem budskapet klart og tydelig, men det virker unektelig som man kunne gjøre dette mer effektivt.

Mye tid går med til å re-formattere gamle lysbilder

Mange av presentasjonene ble ikke laget fra grunnen av, men bygget på en tidligere presentasjon der det ofte er mye manuelle formatteringer som ikke følger malen. Det gjør det komplisert å endre uten å ødelegge formatteringen. Faktisk er gjenbruk og re-formattering av lysbilder fra andre en av årsakene til at mange bruker så lang tid på å lage presentasjoner.

Man skulle tro at løsningen på dette problemet er enkelt. Sørg for at alle ansatte bruker den godkjente bedriftsmalen. Da kan vi enkelt sette sammen en presentasjon basert på flere andre.

Bedriftsmalen passer ikke alltid til formålet

Problemet er at bedriftsmalen ofte er laget for å lage bedriftspresentasjoner som profilerer selskapet. Den har gjerne stor font laget for å presentere i en større forsamling. De aller fleste presentasjonene laget av ansatte er for internt bruk og for visning på en skjerm i et møterom. I tillegg inneholder de ofte data og skal brukes som referanse så de blir ofte skrevet ut. Da passer ofte ikke bedriftsmalen til dette. Man trenger faktisk ulike maler for ulike formål. Det stiller helt ulike krav til PowerPoint-presentasjonen om man skal holde et foredrag, en bedriftspresentasjon, gjennomgang av forretningsresultater med mye tall, eller holde et internkurs. Mange bruker heller ikke mulighetene som ligger i malen man bruker.

Tilpass bedriftsmalen

Så hva kan du gjøre for å holde deg til bedriftsmalen, men likevel ta deg noen friheter med malen som ikke ødelegger firmaprofilen.

1. Sjekk hvilket utvalg du har av lysbildeoppsett og bruk det som passer best for hvert lysbilde. 

 Bilde viser bytte av lysbildemal fra en yinnholdsblokk til to

Når du legger til et nytt lysbilde vil du vanligvis få det samme oppsettet som for lysbildet før og det er ikke nødvendigvis det riktige. Bare ved å velge et annet oppsett kan du ofte oppnå mye. Her kan du de hvordan du enkelt kan dele lysbildet i to med tekst på den ene halvdelen og bedre plass til en illustrasjon på den andre bare ved å bytte lysbildeoppsett.

Teksten vil automatisk re-formatteres innenfor den venstre innholdsblokken og i den høyre kan vi nå vise illustrasjonen.

 Bilde som viser før og etter bytte av lysbildemal

2. Ta deg friheter med tekststørrelsen. 

Du trenger ikke bruke fontstørrelse 54 på overskrifter i møterommet. Fontstørrelse 32-40 kan passe helt fint for en presentasjon i et møterom. For kulepunkter er 18-20 vanligvis stort nok for øverste nivå, og noe mindre tekst om du har undernivåer, men ikke gå lavere enn 14-16. Ikke endre fonttype. Da klusser du med valget firmaet har gjort.

 Bilde viser valg av visning og redigering av lysbildemal

Du trenger ikke å gå inn på hvert lysbilde for å forandre dette. Det er mye enklere å gjøre justeringen i malen. Da vil du endre tekststørrelse på alle lysbilder der malen er brukt.

Pass på at du går helt opp til toppen og redigerer masteren som styrer overskrifts-størrelse for alle formater under. Velg Lysbildemal, endre det du ønsker og lukk lysbildemal fra menyen til slutt. Nå vil overskriften i alle lysbildene i gjeldende presentasjon endres

 Bilde viser endring av tekststørrelse i lysbildemal

3. Bruk din tilpassede mal på flere presentasjoner

Endringene vil bare bli lagret for gjeldende presentasjon. Den originale malen vil være uendret. Dersom du har flere presentasjoner du ønsker å gjøre samme endring på kan du gjenbruke din tilpassende mal. Åpne den nye presentasjonen, velg utforming, bla igjennom, og finn din tidligere tilpassede presentasjon. Velg å bruke denne tilpasningen i gjeldende presentasjon.

 Bilde viser gjenbruk av tilpasset mal fra en tilpasset presentasjon

Ved å bruke disse og flere andre mulige smarte endringer kan du redusere tiden du bruker på PowerPoint-formatering drastisk, og heller bruke tiden på innholdet. Følg med videre for flere tips om du ofte har behov for å lage eller endre PowerPoint-presentasjoner.

Vil dere ha litt hjelp til å lage effektive PowerPointpresentasjoner på kortere tid? Sjekk ut lynkurset Smart bruk av PowerPoint for effektive presentasjoner.

Mange tror Microsoft Office på Mac og Windows er like

 Kvinne som arbeider på en Mac

I en del miljøer er Mac det som gjelder, men i de fleste virksomheter er det PC og Windows som er standarden. Jeg jobber både på PC og Mac fordi jeg har kunder som har standardisert på Mac, eller der ansatte kan velge mellom PC og Mac. I de tilfellene ser jeg en god del Windows-brukere som synes det er attraktivt å gå over til Mac når de får anledning til dette.

For tekst, kalkyler og presentasjoner er Office så å si likt på Windows og Mac, der Word, Excel og PowerPoint er de viktigste programmene. For kommunikasjon, planlegging, oppgavebehandling med mer der Outlook og OneNote brukes er det en del muligheter som bare finnes på Windows. For noen er det ikke viktig, men har du tatt i bruk en del av de snedige mulighetene i Outlook og OneNote for Windows kan det hende du blir overrasket om du går over til Mac.

Oversikt over total arbeidsbelastning

Det jeg savner mest på Mac er muligheten til å se oppgaver i sammenheng med kalenderen. I Outlook for Windows kan du vise oppgaver under kalenderen pr. dag. Dette er bra fordi det gir et visuelt bilde av din totale arbeidsbelastning med både møter og arbeid du planlegger å gjøre mellom møtene.

 Skjermbilde som viser Outlook kalender med oppgaver under i Windows

På Mac kan du ikke få til det samme, men du kan se både avtaler og oppgaver samtidig om du bruker to vinduer der kalenderen er i ett vindu og oppgaven i et annet du så kan se dem ved siden av hverandre. Ikke så elegant, men det fungerer.

 Skjermbilde av Outlook kalender og oppgave i to  vinduer på Mac
 Illustrasjon for å åpne flere Outlook vinduer på Mac

For å vise Outlook i flere vinduer må du ty til et lite triks. Om du står i epostvisning åpner du først et nytt vindu med epost, og deretter kan du bytte til en hvilken som helt annen visning, enten det er kalender eller oppgaver. Du kan ha så mange vinduer du vil, så om du har stor skjerm, eller to skjermer kan du ha både epost, kalender og oppgaver oppe samtidig. Da får du god oversikt og slipper å bytte mellom dem hele tiden.

Jeg savner også automatiseringsmuligheter med Hurtigtrinn, sende møteinvitasjon med lenke til felles møtebok i OneNote, støtte for Outlook oppgaver i OneNote og en del annet, men dette er det sannsynligvis ikke så mange som vet om, og savner uansett :-)

For mer detaljer, se Vurderer du å gå over fra PC til Mac på jobben? Sjekk forskjellene på ditt viktigste jobbverktøy først

Det kommer også stadig nye muligheter i Mac-versjonen som ikke var der for 1-2 år siden, så forskjellene mellom Outlook og OneNote på PC og Mac blir mindre og mindre. For de som bruker Office 365 og har mulighet til å bruke Microsoft Teams er det faktisk ingen forskjell mellom PC og Windows og det er nok den veien det går fremover.

Tenk om alle uker hadde fire arbeidsdager

 Kvinne fanget i tiden

Vi er inne i en uke med bare fire arbeidsdager. I mai er det faktisk fire uker som bare har fire arbeidsdager i seg, og for å være realistisk har vel to av dem bare tre på grunn av inneklemte arbeidsdager.

Betyr det at vi planlegge å gjøre mindre i mai? For noen kanskje? Mange blir imidlertid ikke målt på hvor mange dager de arbeider, men på hvilke resultater de oppnår. 

 

Hvis alle uker hadde bare fire arbeidsdager

Ville vi likevel være i stand til å nå våre mål? Høres vanskelig ut, men jeg mener det er mulig dersom man

  1. Planlegger for det
  2. Prioriterer riktig i hverdagen
  3. Holder fokus på gjennomføring av plan og oppgaver

Parkinsons lov

 Bokomslag Parkinsons lov

I 1957 skrev professor C. Northcote Parkinson et humoristisk innlegg om ineffektivitet i The Economist. Der formulerte han det som senere har gitt navnet til loven som på norsk uttrykkes som Arbeidet ekspanderer til å fylle den tiden som er til disposisjon. Senere ga han ut en bok som harselerte med det han oppfattet som et ineffektivt byråkrati.

Mange vil kjenne seg igjen i dette. Har vi ikke så mange møter, eller tidsfrister vi må nå en dag slapper vi litt av. Vi er ikke så konsentrerte og får mindre gjort. Et ordspråk sier: Vil du ha noe gjort, gi oppgaven til en som allerede har mye å gjøre.

I det ligger det at en som har mye å gjøre er nødt til å være målrettet og konsentrert og ikke somle bort tiden.

Vi kjenner det også igjen fra møter. Dersom møtet er satt opp til en time, varer det en time. Hadde vi bare gitt det 50 minutter ville vi sannsynligvis ha utrettet det samme på kortere tid.

1. Hvorfor planlegge?

Sir John Harvey-Jones  som var en kjent forretningsmann i England sa en gang The nicest thing about not planning is that failure comes as a complete surprise rather than being preceded by a period of worry and depression. Han hadde humor i likhet med Parkinson :-)

Vi har behov for å planlegge fordi vi trenger å omsette det vi ønsker å oppnåtil hva vi må gjøre, i dag, i morgen, og i neste uke.

Vi trenger også å skape et beslutningsgrunnlag for riktig prioritering når noen ber deg om å gjøre noe, eller når du får en epost. Sist, men ikke minst, trenger vi å fylle tiden med det som er viktig og dermed unngå å bruke tid på det som ikke er viktig for å oppnå ønskede resultater

2. Hvordan sikre at vi prioriterer riktig i hverdagen

Et utsagn av Robert A. Heinlein  jeg mener beskriver mangel på prioritering godt er In the absence of clearly defined goals, we become strangely loyal to performing daily acts of trivia.

VI tar tusener av små beslutninger og prioriteringer bevisst og ubevisst i løpet av en dag. Mål hjelper oss å fokusere på det som betyr mest og kan gi oss bedre resultater uten at vi nødvendigvis detaljplanlegger alt fordi vi forstår umiddelbart hvilket valg vi må gjøre som bringer oss nærmere målet. Vet du ikke hva du skal oppnå har du heller ikke noe godt grunnlag for prioritering. Da blir vi lett sittende med eposten, eller andre rutineoppgaver. Så vi holder oss opptatt, men ikke nødvendigvis med de riktige oppgavene.

3. Hvordan holde fokus på gjennomføring av plan og oppgaver

Lag en realistisk ukeplan med både avtaler og oppgaver. Pass på at du ikke planlegger for mye. Du må også ha tid igjen til oppgaver du ikke vet om ennå.

Rakk du ikke alt du hadde tenkt å gjøre før påske?

Når du Planlegger uken som kommer, prøv å sette inn en del "beskyttet tid" i kalenderen, og bestem deg på forhånd hva du planlegger å bruke tiden til. Altså ikke skriv "lese epost", eller "egen tid".  Kaller du inn til møter, prøv å unngå timesmøter. Prøv 30 minutter, eller 45 minutter. Det har også andre fordeler…

Vi vet hvorfor du kommer for sent til møtene og ikke kommer igjennom oppgavelisten. Vil du endre på det?

Start dagen i kalender/oppgaveoversikten før du ser på ny epost. Unngå å hoppe fra oppgave til oppgave, men gjør noe helt ferdig. Det er mer effektivt, og mye mer tilfredsstillende :-) Sjekk gjerne ut Pomodoroteknikken, og blogginnlegget fra Ståle Hansen; How to succeed with singletasking for hvordan du jobber mest effektivt når du først har bestemt deg for å konsentrere deg om en oppgave.

Hva nå?

Gir de tre punktene over mening for deg, men du er usikker på hvordan du får det til? Gå sammen med noen kolleger så dere kan støtte hverandre og bli enda bedre til å jobbe mot felles mål. Vi kan hjelpe til om dere spanderer en dag på workshopen Smart måloppnåelse i en digital tid

Rakk du ikke alt du hadde tenkt å gjøre før påske?

 Bilde viser vår golden retriever Sira med påskeegg

Det er mye som skal gjøres før påske og ofte er vi ikke helt realistiske når vi planlegger. Vi har våre planer, men andre har sine planer og de involverer ofte deg!. Hvor mye av ukens arbeidstimer tror du du kan planlegge? Selv de med veldig selvstendige jobber og stor frihet til å bestemme over egen arbeidsdag kan sjelden planlegge mer enn 50-60% av tiden. Resten av tiden må du ha tilgjengelig for aktiviteter, oppgaver og forespørsler du ikke vet om ennå.

Fordel oppgaver over tid

Så hva gjør du nå? Det er ikke noen god ide er å la alle oppgaver bare skli over til etter påske. Da starter du på minus og blir fort tatt av den daglige hvirvelvinden av epost og forespørsler. En bedre ide er å gå gjennom det du hadde tenkt å gjøre før påske og innse at du ikke kommer ajour uansett på første arbeidsdag etter påsken.

Sett av tid til deg selv, men også til andre

Fordel oppgavene utover de neste to ukene, og mens du holder på, blokker gjerne litt tid i kalenderen for å sikre at du både får gjort disse og andre oppgaver du allerede har planlagt å gjøre etter påske. Likevel må du også ha tid til å være tilgjengelige for andre, både til møter og andre aktiviteter andre er avhengige av for å få gjort sin jobb. Jeg kaller det beskyttet tid og tilgjengelig tid.

 Bilde viser Outlook arbeidsuke med oppgaver under kalenderen

Se kalender og oppgaver i sammenheng

 Bilde viser valg av arbeidsukevisning, velg dagens oppgaveliste, og normal

Oppgaver som ikke er veldig omfattende og ikke trenger å gjøres på et bestemt tidspunkt beholder jeg i oppgavelisten under kalenderen og gjør i løpet av dagen, mellom møter og beskyttet tid. Ser du ikke oppgave under kalenderen i Outlook? Her er hvordan du setter det opp.

Les mer på Du kommer aldri gjennom lange oppgavelister. Her er løsningen!

God påske, og etterpåske :-)

 

 

Samle mange utklipp på utklippstavlen i Office

 Bilde av jente som plukker blomster

Bilde av jente som plukker blomster

Jeg gjør mye klipp og lim mellom dokumenter og presentasjoner i Office og det blir ofte mange vekslinger der jeg klipper ut, bytter dokument og limer inn. Så må jeg tilbake igjen og klippe ut neste som jeg så skal lime inn. Men dette kan man gjøre mye mer elegant i Office. Du kan nemlig samle mange elementer til utklippstavlen fra forskjellige programmer og så lime inn det du har samlet på de rette stedene etterpå. 

Se her:

 Åpne utklippstavlen i et officeprogram og samle elementer 

Åpne utklippstavlen i et officeprogram og samle elementer 

 Sett inn element fra utklippstavlen

Sett inn element fra utklippstavlen

Åpne utklippstavlen og velg å klippe ut tekst, bilder og grafikk fra Word, PowerPoint og Excel.

Finn ut hvor du vil lime dette inn, og lim inn ett og ett utklipp, evt. lim inn alt du har samlet på samme sted.

 

 Shift+Windows S

Shift+Windows S

Dersom du har Windows 10 kan du også bruke den nye utklippsfunksjonen som kan brukes for skjermklipp uansett hvor du er. Da holder du nede Shift-tasten og Windows-tasten samtidig mens du trykker bokstaven S. Når du slipper opp tasten blir skjermen grå og du kan tegne et rektangel på skjermen der du avdekker et område som vil bli plassert som et bilde på utklippstavlen. 

4 grunner til at du utsetter oppgaver og hvordan du kan unngå det

Av og til utsetter mange av oss oppgaver. De kan godt være på oppgavelisten, men vi lar dem skli fra dag til dag til de ender opp som dårlige samvittigheter. Det kan være flere grunner til at vi gjør dette. Her er fire av de viktigste i henhold til  nettstedet Entrepreneur.

1. Du føler deg overveldet

Når oppgavelisten blir lang kan det føles som en umulig oppgave å komme gjennom den. Særlig om oppgavene er omfattende og vanskelige. Da er det lett å tenke, "dette har jeg ikke tid til å gå løs på nå". Så ender vi opp med å plukke noen av de mindre, ikke så viktige oppgavene i stedet. For å løse dette må vi bryte ned store oppgaver i flere mindre og gjøre litt av gangen over en periode.

2. Du føler ikke for å gå løs på denne oppgaven akkurat nå

Vi mangler energi til å gå løs på oppgaven. Vi er alle forskjellige. Noen har mest energi om morgenen, noen om kvelden. Det er en myte at man alltid skal starte med de vanskeligste oppgavene om morgenen. Finn ut når du har mest energi og planlegg utfra dette.

Har du en vanskelig oppgave? Start med noe lettere!

3. Det er en oppgave du ikke har lyst til å gjøre

Vi har alle oppgaver vi ikke liker, men som vi må gjøre av og til likevel. Det kan være å føre reiseregninger, eller å ta en telefon du tror kan bli ubehagelig. Problemet er at jo lenger du venter jo verre blir det. Få det overstått. Tenk på hvor bra det vil være å få reiseutleggene tilbake og så mye bedre du vil føle deg etterpå.

Unngå at prioritering blir en kamp mellom fornuft og følelser

4. Du føler ikke at det er noe som haster

Det kan være en viktig oppgave, men det er alltid noe som brenner mer. Det er ikke nødvendigvis viktigere oppgaver, men noen maser på deg, eller du føler press på deg selv til å for eksempel holde antallet uleste epost i Innboksen nede.

For disse oppgavene gjelder det å skape et bilde i hodet av at de faktisk haster. Sett en frist for deg selv som kanskje er kunstig, men som gjør at du i større grad får jobbet med viktige ting og på den måten bidrar det til at du oppnår mer. Gjør du flere av de viktige oppgavene får du mindre tid til de uviktige. Ved å gjøre dette blir du altså mer effektiv. Ser du slik på det kan belønningen være høy for å sette press på seg selv for oppgaver som egentlig ikke har noen tidsfrist.

Se også Effektivitet kan læres