Mange synes alt var enklere da alt kom inn i Outlook, og at det er mye vanskeligere å holde seg oppdatert i Teams. Men det trenger ikke å være vanskeligere!

Mange synes det høres uoverkommelig ut å følge med på informasjon i 10-20 Teams-kanaler. "Det var enklere før, da fikk jeg alt i Outlook". Men, du kan bli oppdatert i Teams på sekunder med et tastetrykk.

Teams møtenotater har vært tilgjengelig lenge. Det er en rask mulighet til å notere agendapunkter før, eller under møtet, og la alle (interne) møtedeltakere bidra til felles møtenotater og notere oppfølgingsoppgaver.

Det er to utfordringer med dette. Etter at du har deltatt i 50 møter, hvordan får du oversikt over alle dine møtenotater, og hvordan sikrer du at felles notater blir arkivert for fremtiden?

Det er nok ikke realistisk å håpe på at du kan be Copilot chat, ChatGPT eller Claude om "Prioriter mine oppgaver og planlegg dagen min" og få et godt resultat. Selv om du legger inn målene dine og oppgavelisten er det for mange variabler og ukjente faktorer til at du kan forvente å få et svar du kan bruke. Men, det kan være svært nyttig å bruke KI til deler av deler av prioritering og planlegging.

Her får du fire konkrete tips til å bruke KI til å lage struktur og gi deg oversikt og kontroll.

Ville det ikke være fint om vi hadde en klar siktlinje fra daglige oppgaver og prosjektoppgaver til våre overordnede mål? Da ville det være enklere å forstå meningen med oppgaven og hvordan gjennomføring av denne bidrar til å oppnå mine og virksomhetens mål?

Du har kanskje ikke fått med deg at Planner nå har muligheten til å koble oppgavekortene til mål?

I flere virksomheter jeg leder workshops rundt samarbeid i Microsoft 365 ser jeg at mange har en startside/intranettside de går inn på for å finne informasjon, starte applikasjoner og arbeide med dokumenter.

Ved å opprette og arbeide med dokumenter fra denne startsiden blir Teams mest brukt til møter og chat, og mesteparten av internkommunikasjonen gjøres fortsatt på epost.

Har du Microsoft 365 og Teams på jobben har du et utvalg av Open AI GPT-modeller å velge mellom. Har du i tillegg lisens for "premium" utgaven kan du også velge Anthropic Claude. Det er skarp konkurranse mellom Open AI med ChatGPT, Anthropic med Claude og Google for å være best. Derfor kommer det stadig nye, og bedre modeller.

Har du opplevd at dokumentet du har opprettet i en Teams-kanal ser ut til å være redigert av andre, og lurer på hva som er endret? Det viser seg ofte at ingenting er endret, Det er bare noen som har åpnet dokumentet for å lese det.

Legg til flere kolonner i Delt - dokumentbiblioteket. Det kan være veldig nyttig å se hvem som opprettet dokumentet, og når. Det kan du ordne ved å legge til flere kolonner i dokumentvisningen.

Er du en aktiv bruker av Microsoft 365 Copilot, eller Premium som det står noen steder får du nå en ny kollega som kan redigere Excel, Word og PowerPoint sammen med deg. Det ligner på det vi er vant til, at flere kan redigere det samme dokumentet i Teams. Nå vil Copilot kunne bidra og redigere dokumenter sammen med deg. Forskjellen er at det er mye lettere å delegere til Copilot. Den er alltid villig og har alltid tid til deg.

Et spørsmål jeg ofte får i Copilot-workshops er: Kan Copilot analysere data bak "betalingsmur"? Altså et sted du må logge inn med en godkjent bruker for å få tilgang til alle data. Det kan være en artikkel i en forskningsbase, eller de siste forretningsnyhetene i DN og Finansavisen.

Svaret er ja, og det er to måter du kan gjøre det på. Les om dette her:

Det kan være fint å bruke KI for å lage illustrasjoner. Alternativet for meg er å bruke stock-bilder som ofte blir veldig generelle, og som jeg risikerer at andre også bruker.

Jeg lager illustrasjoner til blogginnlegg. Det er nå bedre muligheter til å få bildene slik jeg ønsker dem. Nå kan jeg beskrive endringer jeg ønsker i et bilde jeg har laget og ikke lage bildet helt på nytt. Nå kan je også redigere bilder direkte i PowerPoint med KI.

Dersom PC-en blir ødelagt, kan du fortsatt jobbe effektivt ved å bruke en hvilken som helst tilgjengelig PC med nettleser. Du får tilgang til e‑post, kalender, Teams og alle dokumentene dine i OneDrive, Teams og SharePoint. Du kan opprette og redigere Word- og PowerPoint-filer direkte i nettleseren, alt lagres automatisk, og du kan til og med presentere profesjonelt via nettbasert PowerPoint.

ChatGPT og Copilot er forskjellige, og det er et bevisst valg. Der ChatGPT er et universalinstrument for allslags bruk, er M365 Copilot spisset mot jobb-bruk. Den beskytter dine og virksomhetens data under bruk, og den svarer mer forretningsmessig enn personlig.

Men, du kan tilpasse Copilot til å svare i en stil som du liker, og lære den hvem du er og hva du jobber med for mer relevante svar.

Det kan være lurt å skille mellom jobb- og privat bruk av Copilot fordi Copilot lagrer det du spør om som en del av din arbeidskontekst (Work IQ). Privat informasjon kan derfor havne i jobbprofilen din og påvirke hvordan Copilot tolker rollen din.

Du har kommet i gang med Copilot, og har sannsynligvis høstet noen gevinster. Det mange beskriver er omfordeling av tid. Mindre tid på kildesøk, førstekutast til tekster, og mer tid til å kunne levere med kvalitet. Bedre oversikt med sammendrag, og flere ideer til oppgaveløsning og nyskapning.

Ved å kartlegge en arbeidsflyt, kan du nå effektivisere større leveranser ved å enten å bruke Copilot i en form, en agent eller automatisering. Kom i gang med det som er tilgjengelig for deg nå, og oppnå nye gevinster

Teams er først og fremst et internt samandlingsverktøy for de fleste. Men mange har også funnet ut at det også er en praktisk og sikker måte å samarbeide med samarbeidspartnere, kunder og eksterne prosjektdeltakere.

Her er tre måter du kan utnytte dette på med ekstern chat, dele Teams-dokumenter og nye muligheter for samarbeid med gjester i andre organisasjoner.

Det handler ikke om å spare tid, men om å omfordele hvordan du bruker den. Lær hvordan du enkelt og automatisk kan få innsikt i hvordan du bruker arbeidstiden din, både i møter og oppgaver mellom møtene, ved å bruke Outlook-kategorier, Viva Insights og Copilot. Disse verktøyene hjelper deg med å analysere ukens aktiviteter og lage faste, ukentlige rapporter som gir deg bedre bevissthet og mulighet til å prioritere tiden din mer effektivt.

I tillegg, noen fun facts om Outlook og Smart endring

Bruk Outlook‑kategorier, To Do og Teams‑oppgaver til å få oversikt over hva du bruker tiden din på – og om aktivitetene dine støtter målene dine. Ved å merke møter, e‑poster og oppgaver etter målområder får du et tydelig bilde av prioriteringene dine, både fremover og bakover i tid. Se et praktisk eksempel på automatisk kategorisering og oppfølging av henvendelser, og råd om hvordan du kommer i gang med en enkel struktur med 5–7 kategorier for bedre kontroll og måloppnåelse.

Outlook er fortsatt det det verktøyet jeg starter først om morgenen, selv om Teams har blitt sentralt for samarbeid og raske avklaringer. Outlook brukes til å strukturere arbeidsdagen og kommende uke, mens Teams gir løpende samhandling og chat. Samle oppfølging av epost, Teams-meldinger og egne oppgaver i To do. Effektiv digital selvledelse handler om å balansere egne mål med å bidra til andre, og å bruke verktøyene til å planlegge både dagens og fremtidige oppgaver.

Får du det beste ut av den digitale verktøykassen på jobben? Mange abonnerer på Smart endring bloggen for praktiske tips i en digital arbeidshverdag og får en epost med tips en gang i uken. Eller de får med seg tips om blogginnlegg ved å følge Smart endring på LinkedIn.

‍Men, det er ikke alltid du trenger ukens tips der og da. Kanskje lurer du på tips om noe annet, eller kanskje ukens tips ville truffet deg bedre om to måneder. Da kan det være lurt å søke i bloggen om det du trenger tips om.

Alle som bruker Teams har også Planner-utvidelsen, men det kan hende noen vil være tjent med en oppgradering til Planner Premium.

Det som er fint er at du vanligvis ikke trenger Premium til alle. Flere muligheter gir også mer kompleksitet. Med Premium kan du gi prosjektledere og andre som trenger det disse mulighetene. La resten jobbe enkelt, og bruke grunnleggende Planner de allerede har.