Har du oppdateringer som venter?

Jeg må få komme med en sak som har gnagd på meg lenge. Gjennom noen år nå har jeg holdt et stort antall workshops for store og små virksomheter, oftest med 10-15 deltakere i rommet som alle har med seg sine PC'er og telefoner klar til å lære å bruke Outlook, OneNote og andre digitale verktøy litt smartere.

Oppdateringer venter

Ofte opplever jeg å se telefoner med et titalls apper som venter på å bli oppdatert. Når jeg spør hvorfor de ikke har gjort dette får jeg gjerne til svar at de ikke har tid, og at de aldri passer å gjøre det. Det ikke alle er klar over er at mange av oppdateringene inneholder sikkerhetsoppdateringer. Det er liten oppmerksomhet rundt dette, men du risikerer at noen hacker seg inn på telefonen din gjennom et sikkerhetshull uten at du engang merker det og kan tappe all informasjon. De vet også hvor du er til enhver tid fordi telefonen gir fra seg denne informasjonen.

Gjør det til vane og alltid oppdatere. Det gjelder både apper og oppdateringer til operativsystemet.

På PC er det noe bedre fordi de fleste er satt opp til å installere oppdateringer automatisk. Det hender imidlertid at det krever en omstart av PC'en og da har vi samme problem. Det passer aldri å gjøre dette. Du kan alltid utsette det en stund, men om du ignorerer det lenge nok går PC'en i stå, eller den restarter gjerne midt i en viktig presentasjon. Jeg opplever også dette stadig i mine workshops, og da er det bare å ta 10 minutters pause mens vi andre venter.

Får du beskjed, eller ser du at oppdateringer venter, få det unna så fort som mulig!

Det var dagens hjertesukk :-)

Er du glad i gule lapper? Bruk i alle fall den digitale versjonen :-)

Gule lapper har sine fordeler. De er lett tilgjengelige og lett å skrible noe ned på i farta. Men, de blir også lett borte, og i likhet med annet papir kan de bare være ett sted. Den lappen du skrev ved skrivebordet ditt er ikke særlig tilgjengelig når du er på farta et sted. Det finnes mange ulike løsninger for erstatte disse med digitale varianter og et utall av telefon-apper.

Jeg forsøker å holde meg til så få løsninger og apper som mulig. Ellers blir den digitale verdenen bare mer og mer kompleks. Bruker du Outlook på jobben og iPhone har du allerede en løsning med digitale gule lapper som er tilgjengelig for deg på telefon og på PC.

Dersom du allerede synkroniserer e-post til telefonen og ikke har gjort neon spesielle endringer på oppsetter er synkronisering også satt opp mellom Notater i Outlook og Notater appen på iPhone. Bare prøv.

Personlig foretrekker jeg å skrive mine notater inn i OneNote, eller som Outlook oppgaver, men jeg vet mange ikke bruker dette, og da er dette en grei løsning. For mer om å bruke oppgaver i Outlook se Har du gitt opp å bruke oppgaver / tasks i Outlook?

Uansett, kvitt deg med papirlappene :-)

Hvorfor bruker du ikke Outlook på mobilen når du gjør det på PC?

Mange jeg kjenner gjør mer og mer fra mobilen, leser e-post, gjør avtaler og håndterer enkle arbeidsoppgaver. Særlig om man har en + størrelse telefon. Nå får man jo Office-programmer som Word og Excel også på telefonen så man kan faktisk gjøre ganske mye så lenge man har tilgang til filene på OneDrive, SharePoint, eller Dropbox.

Bruker du Office på jobben er sannsynligheten stor for at du også bruker Outlook til e-post og kalender. I tillegg har du kanskje en privat gmail-, eller Outlook.com/Hotmail-konto. De fleste jeg kjenner bruker de innbygde appene som følger med telefonen for e-post og kalender. Det gjorde jeg også inntil nylig (på iPhone). Men så leste jeg en test på nettet som gjorde at jeg begynte å tenke litt. Jeg har Word, Excel og Powerpoint på telefonen, så hvorfor har jeg ikke tatt i bruk Outlook-appen også? Gammel vane :-)

IMG_0960

Her finner du testen: http://www.theverge.com/2015/5/28/8673523/best-iphone-email-app-outlook-gmail-apple-mail-ios

Ikke bare ser Outlook-appen ut til å være den beste mot Microsoft, men også for gmail og andre e-postkontoer. Jeg har tre postbokser koblet opp (Office 365, gmail og Outlook.com) og det er veldig praktisk.

Du er på farten og PC'en er langt unna. Så ringer Eva og sier at de mangler en faktura som du har. Ja, ja sier du. Jeg sender den når jeg kommer på kontoret i morgen. Ikke helt det svaret Eva ville ha. Ville det ikke være fint å kunne fikse det med en gang? Det er ikke så enkelt med den innebygde e-postappen. Med Outlook mobilapp kan du sende filer selv om de ikke ligger på telefonen. Har du dem liggende på Dropbox, OneDrive, Google får du automatisk opp de siste filene dine og full tilang til alle filer om du vil og kan enkelt sende dokumenter. Jeg er vanligvis ikke tilhenger av å sende dokumenter rundt på e-post :-), men i dette tilfellet er det veldig praktisk.

Mens du fikser dette får du en møteinvitasjon. På den innebygde appen får jeg lite støtte for å vite om jeg kan delta. Outlook mobilappen forteller meg imidlertid når møtet er, hvor lenge det varer og om det er i konflikt med andre møter i kalenderen min. Da er det enklere å svare med en gang.

Det finnes en del andre muligheter også, som automatisk prioritering av den antatt viktigste e-posten og sende forslag til møte med flere mulige tidspunkt. Det er også raskt å arkivere, og har du ikke tid til å se på e-posten med det samme kan du utsette den. Det er ingen risiko forbundet med å prøve ut Outlook fordi du beholder den vanlige mail og kalender appen og kan bruke dem i parallell.

Jeg har testet appen på både iPhone og  Android og synes det fungerer veldig bra for epost og kalender, men jeg skulle ønske jeg også kunne håndtere oppgaver her, men det må man foreløpig ha en egen app for.

Ny superenkel måte å behandle oppgaver på iPhone

Har du funnet en app du liker for å behandle oppgaver på telefonen? Jeg har prøvd en del og funnet dem altfor kompliserte.

Løsninger for å organisere hverdagen er oftest laget for allerede velorganiserte mennesker. Hva med de 50% av oss som ikke er det?

20150718_061314000_iOS

Men i den siste oppdateringen av OneNote er det kommet en genialt enkel oppgaveliste.

Når du velger ny side får du tre valg, Notat som gir en vanlig side, Bilde som setter inn bilde fra telefonen og nytt nå er  Liste som du kan bruke til oppgaver, handleliste og sjekklister.

20150718_061700000_iOS

Dette er en veldig enkel måte å lage lister på som ikke krever at du er superorganisert. Du kan lage en liste når du trenger det og bruke til det du finner hensiktsmessig uten at du trenger å reorganisere livet ditt :-)

Prøv selv!

For mer om lister se Få med alt til ferien med pakkeliste i OneNote

For eksempel på det unike med å ta bilder til OneNote, se God nyhet for deg som ofte fotograferer lysbildene på seminar med telefonen!

For meg er OneNote blitt mitt universalverktøy som jeg bruker til flere og flere oppgaver og på PC, Mac, nettbrett og telefon. Det fine er at alle enheter automatisk synkroniseres så jeg kan notere noe på telefonen og arbeide videre med dette på PC.

Glødelampen ble ikke oppfunnet som en videreutvikling av stearinlyset

Hjerneforskere er enige om at hjernen er et særdeles upålitelig instrument til å huske nøyaktig. Selv om den har stor kapasitet til å lagre informasjon er vår evne til å finne riktig informasjon til riktig tid begrenset. Vi mennesker har gjennom historien stadig lett etter muligheter til å bøte på vår utilstrekkelige hukommelse. Et av de største gjennombruddene skjedde for ca. 5000 år siden ved at man startet å ta i bruk et skriftspråk. I begynnelsen skrev man på leirtavler, så papyrus, pergament, og fremdeles i dag….. på papir.

Det aller meste av den informasjonen vi mottar i dag er digital. Den kommer til oss gjennom e-post, nettsider, meldinger og sosiale media. Det har ført til en enorm økning i informasjonsmengde og omløpshastighet. Dette mestrer vi i større eller mindre grad, men det vi produserer selv er ofte analoge notater i møtebok, løse ark og gule lapper.

Hver gang vi skriver på et papir, eller skriver ut dokumenter bryter vi den digitale informasjonsflyten og senker informasjonshastighet og produktivitet.

heldigital-2

Jo mer vi kan unngå å bryte den digitale informasjonsflyten jo mindre ekstraarbeid får vi, og så lenge informasjonen er digital er den alltid tilgjengelig og gjenfinnbar for oss uansett mengde og hvor vi befinner oss.

Å arbeide heldigitalt er sannsynligvis den største produktivitetsøkningen vi kan gjøre i dag. Det er grenser for hvor fort vi kan skrive notater på papir for så skrive mye av det inn på PC'en etterpå. Noen har sagt; Glødelampen ble ikke oppfunnet som en videreutvikling av stearinlyset. På samme måte kan vi si at digital informasjonsbehandling ikke er en evolusjon av håndskriften.

Av og til må man ta et høyt trinn opp. Det er tyngre enn å gå flere lave trinn, men du kommer fortere til et høyere nivå.

Her er noen eksempler på hvordan du kan hindre forsinkende analoge mellomledd ved å jobbe digitalt hele veien.

Få et overtak i møtene med OneNote – lær hvordan!

Hvordan du kan bruke telefonen som "jukselapp" når du holder PowerPoint-presentasjoner

Den beste bruken av iPad på jobben er ….

Knips avisklipp med Smarttelefonen – trekk ut teksten i OneNote

Jeg kom over en interessant artikkel i Dagens Næringsliv mens jeg spiste frokost og ville gjerne ha med den artikkelen på jobben. Det var en fin oppgave for mitt favoritt Office-produkt – OneNote.

Jeg åpner OneNote på telefonen og velger å sette inn en ny side i valgt inndeling. Fra menyen velger jeg foto. Så knipser jeg bildet og får det satt inn på en OneNote-side.

Siden blir automatisk synkronisert til min OneDrive og når jeg åpner PC'en på jobben har jeg den straks tilgjengelig der også.

Jeg mener jeg kjenner OneNote ganske godt, men nå oppdaget jeg en funksjon jeg ikke har sett før. Nemlig å trekke ut teksten av bildet så jeg enklere kan kopiere et avsnitt jeg vil ta med i en artikkel, eller dele i et blogginnlegg!

Jeg visste at jeg kunne finne bildet enkelt ved å søke ettersom alle tekster i bilder som settes inn i OneNote blir søkbare automatisk.

Høyreklikk nå på bildet, og velg Kopier tekst fra bilde og vips, teksten er trukket ut og kan brukes videre som tekst. Snedig! Av og til må jeg rette opp noen ord, men det er en bagatell. Foto/skanne-muligheten i OneNote er genial når du for eksempel skal ta et bilde av et lysbilde noen presenterer på et foredrag, eller innholdet på en tavle. Den identifiserer omrisset av det du skal ta bilde av, retter opp skjeve perspektiv, korrigerer bildet for lesbarhet og sender det rett til OneNote.

Teknologien som brukes i OneNote for å skanne lysbilder, dokumenter og whiteboard finnes også i en separat app som heter Office Lens der du lagrer resultatet som et bilde eller et PDF-dokument, og når du tar et bilde i en Teams-kanal med telefonen.