Hvorfor skygger så mange unna møtestruktur i Teams?

Mange lager faktisk møtereferater og er flinke til å notere hvem som skal gjøre hva til neste møte. Problemet er at referatet blir skrevet i Word og arkivert et sted du ikke finner det når du trenger det, eller det blir sendt på epost og drukner i postboksen. Så kommer du på neste møte og ooops…. Det hadde jeg glemt jeg skulle gjøre.

Men Teams inneholder en mulighet mange ikke vet om, og som kan gjøre planlegging, gjennomføring og oppfølging av møter mye enklere og mer oversiktlig. Men mange vet ikke om det, eller velger ikke å bruke denne muligheten.

Slik bygger du enkel møtestruktur i Teams for ditt prosjekt, eller gruppens ukemøte.

Har du lagt merke til at når du oppretter en ny kanal i Teams får du fanen Notes i tillegg til Innlegg og Filer. Hva er Notes, og hva kan den brukes til?

Under fanen Notes ligger OneNote i Teams. Det er et fleksibelt notatprogram som på mange måter erstatter den analoge permen med skilleark vi hadde i hylla før og der vi kunne sette inn hullede A4 sider for å ta vare på løse ark i en struktur som gjorde at vi kunne finne igjen våre notater.

OneNote-programmet er slett ikke nytt. Det kom som en del av Office 2003 og har vært mitt favorittprogram i Office pakken siden. Nå er det innebygget i alle Team, men det er du som må velge å ta det i bruk.

Slik er OneNote knyttet til Team og kanal

Når vi oppretter en kanal vil det  bli laget en Inndeling med samme navn knyttet til kanalen

Overskriften på fanen vil være Notes, men kan endres til et mer beskrivende navn. Notater her vil være tilgjengelig for alle medlemmer i Teamet.

Opprett struktur for møtenotatene

I utgangspunktet er sidene i OneNote notatblokken blanke, men det vil nok være en fordel å lage litt struktur på møtenotatene. Det kan du gjøre med å lage en tabell som vist her. Denne tabellen kan repeteres slik at vi har en side for hvert møte.

Denne strukturen har jeg brukt i mange år og er særlig nyttig for møteserier der vi har et fast ukemøte, eller flere møter i et prosjekt. Da kan alle bidra til saker de ønsker å ta opp på møtet ved å skrive dem inn på møtenotatsiden før møtet. I møtet kan vi gjøre felles møtenotater og notere oppfølgingsoppgaver. Så når møtet er ferdig er møtereferatet ferdig. Ingen grunn til å sende det på epost, eller begrave det på et SharePoint-område. Alle vet jo hvor de finner møtenotatene. Se illustrasjon under for mer detaljert beskrivelse.

Du kan jobbe med møtenotatene i Teams, men også åpne dem og jobbe med dem i OneNote-programmet på PC og Mac. Da er de tilgjengelige også når du ikke er på nett, du har flere muligheter, og du kan ta i bruk OneNote for personlige notater.

Ta en titt på videoen for en kort oversikt over hva du kan bruke OneNote til.

Vil du lære mer om å bruke OneNote sammen med andre, eller for deg selv? Det kan du og dere lære i bedriftsintern workshop Smart samarbeid med OneNote i Teams, eller i nettkurset med samme navn.

Har du et system for å oppnå dine, eller teamets mål?

Gjennom de til sammen 30 årene jeg jobbet i HP, Oracle og Microsoft hadde jeg alltid klart definerte mål satt av ledelsen. Disse gikk jeg igjennom med min leder for å sikre at vi hadde en felles forståelse av målene, og hvordan jeg i store trekk skulle nå dem. Som leder gjorde jeg det samme med mine medarbeidere.  Men  hvordan jeg, eller mitt team skulle planlegge og gjennomføre planen for å oppnå målene, det var opp til meg. Dette var Mangement by Objectives - MBO som var vanlig på den tiden. I alle fall i amerikanske virksomheter.

Et mål uten en plan er bare en drøm

For å være trygg på å nå målene følte jeg behov for å lage en plan med sjekkpunkter som viste om jeg var i rute for å nå planen gjennom året. Det kunne vær en ganske enkel plan satt opp som en tabell med de verktøyene jeg hadde til rådighet. Se tabellen og les mer om dette her: Er du godt i gang med det nye året? Vet du hva du må gjøre for å nå dine mål?

Når målstyring ikke er nok - er OKR svaret?

Etter hvert som verden er blitt mer kompleks, digitalisering har ført til raskere omløpstid og større informasjonsmengder ble det behov for økt fokus på de viktigste vi må oppnå i vår virksomhet, team, og for meg i min jobb. MBO ble videreutviklet til OKR - Objectives and Key Results som er innarbeidet i mange virksomheter i dag, også norske.

Les mer om OKR her: Når målstyring ikke er nok - er OKR svaret?

OKR er ikke avhengig av spesielle systemer og verktøy

Det er tenkemåten og hvordan vi planlegger og gjennomfører som er OKR, ikke hva slags verktøy vi bruker.

Når det er sagt er vi avhengig av å jobbe med, og følge opp planer digitalt i dag og dersom vi skal gjennomføre denne tankemåten i en større virksomhet og vil ha god oversikt for mange Team og medarbeidere kan et system være smart å ha.

Det finnes flere slike på markedet, og Microsoft har OKR-systemet Viva Goals som er integrert i Microsoft 365. Jeg har testet dette og tror det kan være bra, men for noen kan det være for ambisiøst å starte der, og det går fint å prøve ut dette med enklere verktøy også.

Fra mål til handling og resultater med Microsoft-verktøy

Har dere Microsoft 365 er det naturlig å se om vi kan bruke verktøy vi allerede har, eller utvide med verktøy som passer inn i dette økosystemet. Her er en oversikt over verktøy jeg har brukt, og fremdeles bruker for planlegging og gjennomføring av prosjekter og aktiviteter som bidrar til at jeg og mine team oppnår ønskede resultater.

Vil dere utforske denne måten å planlegge og jobbe på kan dere vurdere workshopen Smart måloppnåelse i en digital tid. Den er godt egnet for ledere og for team som skal oppnå gode resultater sammen. Er det bare deg, kan du få innsikt og verktøy gjennom nettkurset Smart måloppnåelse i en hybrid arbeidshverdag. Se Smart endring nettkurs

Hva er Teams møtenotater, og bør vi bruke den funksjonen?

Jeg har nylig fått et par spørsmål om Teams møtenotater som noen oppdaget da de deltok i et Teams-møte. Hva er det egentlig, og er de noe vi bør ta i bruk?

Svaret er at det kommer an på møtet. Denne muligheten kan være praktisk for et enkeltmøte der vi ønsker å gjøre felles notater og noen oppfølgingspunkter. Du kan også legge inn agenda her før møtet.

Men denne muligheten kan ikke brukes for møteserier, og møter knyttet til en kanal vi bruker for samarbeid i en arbeidsprosess eller et prosjekt.

Møtenotater er Loop-komponenter

Før vi går inn på møtenotater kan det være greit å se på hva som er grunnlaget for denne muligheten. Microsoft har i løpet av det siste året lansert noe de kaller Loop.

Det er samarbeidskomponenter flere kan jobbe i samtidig og der oppdatering skjer direkte, akkurat dom du har opplevd dersom dere redigerer et felles Office-dokument i Teams. Loop-komponenter kan opprettes i Teams, i Outlook og vi kan opprette og samle dem på en Loop samarbeids-side. Og altså også som møtenotater i et Teams-møte.

Loop-komponenter er personlige

Hver av komponentene lagres på OneDrive til den som oppretter komponenten, og deles med andre gjennom en delingskobling som kan deles i en Teams-chat, på en epost og på en Loop-samarbeidsside. Men, om den som har opprettet komponenten slutter og dennes OneDrive blir slettet, forsvinner også Loop-komponentene. De må derfor ses på som et samarbeid her og nå, slik vi også tenker om en Teams-chat.

Les også Samarbeid i Teams gruppechat når du ikke har et Team som passer

Informasjon som skal vare bør lagres i en Teams-kanal

Informasjon som skal vare og være tilgjengelig i virksomheten over tid egner seg ikke til dette. Da bør informasjon og oppgavelister ligge i en Teams-kanal og der fungerer ikke Loop. Da er Planner og OneNote mer aktuelle verktøy for møtenotater og oppgaver.

Les også Gode møtenotater er gull verd, så hvorfor har vi ikke det for alle møter?

Du kan heller ikke bruke Loop-komponenter til samarbeid og møtenotater til noen som er utenfor virksomheten.

Så når er det greit å bruke Teams møtenotater?

Når du har et enkeltmøte og det kommer litt brått på er det ofte ikke tid til å lage en agenda på forhånd, og det er ofte ikke etablert en struktur for møtenotater og oppfølging av møtet. Da er det raskt å skape en agenda der og da, gjøre notater under møtet, og avtale og fordele oppfølgingsoppgaver.

Status på oppfølgingsoppgavene og møtenotatene lagres i møtedetaljer i Teams-kalenderen og er tilgjengelig for alle (interne) møtedeltakere. Er du tildelt oppgaver finner du dem i ditt oppgavesystem i likhet med Planner-oppgaver.

Ønsker dere å etablere en struktur for bedre forberedelser, samarbeid og oppfølging av møter? Da kan dere vurdere en bedriftsintern workshop om Smarte møter med Teams i møterom- hybrid og på nett og Smart samarbeid med OneNote i Teams Disse kan kombineres og tilpasses til deres behov.

På tide å pensjonere OneNote for Windows 10?

OneNote har vært en del av Microsoft Office siden 2003, og jeg har brukt OneNote til alle typer notater, forberedelse og oppfølging av møter, samling av informasjon fra Web-sider, og mye mer siden dette. Med en delt OneNote på et fellesområde arrangerte jeg og mine Microsoft-kolleger e-postfrie møter. Det vil si ingen epost for å be om innspill til agenda, ingen utsendelser av agenda og ingen utsendelse av møtereferat.

Les mer om dette her: Gode møtenotater er gull verd, så hvorfor har vi ikke det for alle møter?

Da Windows 10 ble lansert inkluderte Microsoft en ny gratisversjon av OneNote for Windows 10-brukere. Fordelen var jo at flere fikk tilgang til å gjøre digitale notater uten å måtte ha Office. Ulempen for Office-brukere er at det nå var to versjoner som tilsynelatende gjorde det samme, og med samme symbol.

Gjennom utallige bedriftsinterne OneNote-workshops så jeg at det ofte var helt tilfeldig hvilken versjon den enkelt bruker startet, og når jeg spurte dem hadde de ingen aning om hvilken versjon de brukte. Vet du?

Du kan se det på hvordan Inndelingene vises.

OneNote for Windows 10 hadde en fordel. Den viser Notatblokker, Inndelinger og sider på samme måte som versjonene for Mac, Teams og mobil. Det den mangler er tilknytning til Microsofts oppgavesystem som gjør at oppgaver fra Outlook, Teams og OneNote kan samles i en liste som du alltid kan ha med deg i lomma med Microsoft To do på mobilen. Den har heller det ikke det gjenkjennbare båndet med valgmuligheter slik de andre Office-programmene har.

Les mer om oppgavesystemet her: Bør vi - og kan vi bruke mindre tid i Outlook og Teams?

For ca. 2 år siden besluttet Microsoft at det for fremtiden bare skulle være en versjon av OneNote for Windows, så du slipper å bli forvirret over ulike versjoner. Heldigvis valgte de å beholde Office-versjonen som har støtte for oppgaver. I den nyeste versjonen har de nå også lagt inn muligheten til å gjøre visningen av Inndelinger og sider likere det vi ser på Mac, Teams og mobil. Ser du ikke alt på venstre side kan du endre oppsettet i menyen som vist under.

Bruker du OneNote for Windows 10 og ønsker å bytte til nye OneNote åpner du programmet, som nå heter bare OneNote. Der kan du åpne dine nåværende notatblokker, og fortsette å bruke denne versjonen. Alt du har gjort tidligere blir med videre.

Vil du og dere ta i bruk OneNote systematisk for personlig bruk og i Teams kan dere vurdere den bedriftsinterne workshopen Smart samarbeid med OneNote i Teams. Er det bare deg kan du gjennomgå det samme som nettkurs. Se alle Smart endring nettkurs på https://nettkurs.smartendring.no

Bør vi - og kan vi bruke mindre tid i Outlook og Teams?

Data Microsoft samler inn viser at Microsoft 365-brukere i gjennomsnitt bruker 57 prosent av tiden de jobber på PC og mobil på kommunikasjonsaktiviteter som Teams-møter, -chatter og e-post. 43 prosent av arbeidsdagen brukes til å produsere innhold med ved hjelp av verktøy som Excel, Word PowerPoint og OneNote.

Er ikke kommunikasjon like viktig som produksjon?

Variasjonen er nok stor her avhengig av den rollen du har. Og, er det slik at du ikke produserer noe når du skriver en epost eller en melding i Teams? Jeg tror ikke det er slik vi skal tolke det.

Det har vært en gjenganger de siste 20 år i undersøkelser som typisk sier at vi bruker altfor mye tid på eposten. De tar utgangspunkt i at vi bruker det meste av tiden til å behandle, sortere  og lese epost. Altså tar det tiden bort fra det å produsere noe av verdi. Men mye av tiden vi typisk har brukt i Outlook er å produsere innhold og kommunisere det til andre. Epost har vært det viktigste samarbeidsverktøyet frem til vi fikk verktøy som Teams og Slack.

Kan vi redusere tiden vi bruker på behandling og prioritering?

Når det er sagt er det ingen tvil om at mye av tiden mange bruker i Outlook og Teams går med til å sortere og prioritere hva vi må lese, og til å finne henvendelser vi må gjøre noe med og som kanskje krever en respons. På det området opplever jeg at mange synes det er slitsomt, og vanskelig å gjøre dette effektivt. Når du i dag ikke bare skal følge med på epost i Outlook, men i tillegg må følge med på Teams-chat og meldinger i mange Team og kanaler er det lett å forstå at du kan føle at du ikke har oversikt. Hva har jeg ikke fått med meg? Hva har jeg glemt?

Krever kommunikasjon i flere kanaler en ny måte å behandle forespørsler på?

Jeg spør ofte deltakere i Smart endring workshops om hva de gjør med epost de ikke kan behandle her og nå? De aller fleste bruker muligheten i Outlook til å flagge eposten for å enklere finne tilbake til den senere. Men hva gjør du om stadig flere henvendelser kommer i form av Chat, eller i en kanalsamtale i Teams? Og hva gjør du for å prioritere egne oppgaver og forespørsler som ikke kommer inn i disse kanalene? For eksempel oppfølging av noe fra et møte.

Du må balansere oppgaver fra andre og egne oppgaver

I en travel arbeidshverdag der epost og Teams-meldinger strømmer på er det lett å jobbe for mye på innkommende, og at det blir lite tid igjen til egne oppgaver. For å balansere dette er min erfaring at du må gjøre egne oppgaver like synlige som oppgaver du gjør for andre. Da hjelper det å ha alt samlet i en oppgaveliste. Erfaringsmessig er det da enklere å ikke glemme å bruke tid på egne oppgaver.

Microsoft oppgavesystem kan hjelpe deg å få oversikt

Jeg har brukt Microsofts oppgavesystem i Outlook siden 2007, og ettersom mulighetene har blitt inkludert, i OneNote, Teams, To do og Planner. Det gjør at jeg kan se alle mine oppgaver på ett sted. Da er det enklere å være realistisk når jeg prioriterer og planlegger arbeidet. Jeg forstår  jo med en gang at 10 oppgaver på samme dag er helt urealistisk. Da må jeg enten skyve på dem, eller kanskje innse at jeg ikke kan gjennomføre alle oppgavene jeg kunne tenke meg å gjøre, men må prioritere oppgaver som er viktigst for å oppnå mine og teamets mål.

For en oversikt over mulighetene i Microsofts oppgavesystem, les gjerne Planlegg, prioriter og få stålkontroll på alle oppgaver, og for å se henvendelser i Outlook og Teams i sammenheng, les Du har nå 3 innbokser. Hvordan fikser du det?

---

Ønsker du å ta i bruk nye smarte arbeidsformer med støtte fra den digitale verktøykassen kan du kanskje få med deg kollegene dine på en bedriftsintern Smart endring workshop i Smart prioritering og planlegging med Outlook, Teams og To-Do.

Alle workshops kommer med fyldig dokumentasjon som er nyttig å bruke til oppslag og repetisjon i etterkant.

Er det bare deg som er interessert kan kanskje nettkurset med samme innhold være noe? Se alle Smart endring nettkurs på https://nettkurs.smartendring.no

Liker du å lese deg til ny kunnskap kan du ha nytte av Smart endring e-bøker.

Går jeg glipp av noe om jeg ikke bruker Microsoft OneNote?

Jeg har vært ivrig bruker av OneNote siden det ble inkludert i Office i 2003. Det var før vi lagret i skyen. Personlige notater ble lagret lokalt på PC, og vi kunne dele Notater på Fellesområder og SharePoint. I dag er OneNote en del av Microsoft 365 og nå lagrer vi personlige notater på OneDrive og delte notater på SharePoint online, eller i Teams.

I utgangspunktet var OneNote et Windows-program i likhet med de andre Office-programmene. Nå er OneNote tilgjengelig på PC, Mac, i Teams, nettleser, og på alle mobile enheter.

Det er fremdeles mange som ikke har oppdaget OneNote, og holder seg til Word, Excel og PowerPoint. Noen har oppdaget det fordi barna bruker det på skolen, og noen blir introdusert til OneNote av en kollega. Nesten alle som bruker OneNote misjonerer gjerne om programmets muligheter til andre. Når du først har tatt det i bruk vil du helst ikke måtte klare deg uten.

Jeg kaller OneNote "The Swiss army knife" Nyttig til det meste, men skal du skjære opp steken er det bedre med en kokkekniv. Lommekniven har du alltid tilgjengelig, men Word, Excel og PowerPoint er knivsettet du bruker til spesialoppgaver.

Les mer om mulighetene i OneNote her:

• Hva kan OneNote gjøre for meg? — Smart endring AS

• Skriver du fremdeles notater i din Moleskinbok? — Smart endring AS

Skriv ut møtenotatene dine fra lydopptak

Selv om OneNote er tilgjengelig på alle enheter, ligger Windowsversjonen vanligvis hakket foran i nye muligheter. Senest er det muligheten til transkribere lydopptak i et møte. Den skiller til og med de ulike møtedeltakerne fra hverandre. Ja, dette har du også i Teamsmøtene, men dette vil fungere også i et vanlig møteromsmøte.

00:00:01 Taler 1 Hvis jeg nå åpner møtet, og så sier jeg et eller annet, så hva sier du da?
00:00:08 Taler 2 Da sier jeg takk også. Og så spør hva vi skal snakke om.
00:00:16 Taler 1 Ja så da kan jeg overta igjen, så kan vi se om det blir resultat av dette.

Hva skjer med OneNote for Windows?

En ting som er bra med OneNote for Mac og mobile enheter er at det finnes bare en versjon. Når jeg holder kurs og workshops for deltakere med PC, oppdager jeg hver gang at noen bruker Office versjonen av OneNote, og noen bruker gratisversjonen av OneNote som ble introdusert sammen med Windows 10. Det kan være forvirrende. Heldigvis er denne borte for de som har en ny PC med Windows 11. Da er det versjonen som følger med Microsoft 365 de har, og det er den som utvikles videre. Bruker du Windows 10-versjonen kan du åpne alle notatblokker i M365-versjonen som bare heter OneNote. Når du har gjort det kan du bare slutte å bruke Windows 10 versjonen.

Bruk OneNote til egne- og felles møtenotater

Noe jeg har brukt OneNote til i mange år er som felles møtebok. Det sparer mye tid, og masse unødvendig epost og Teams-kommunikasjon for å forberede, gjennomføre og følge opp møter. Du kan bruke den innebygde OneNote notatblokken i Teams, og synkronisere denne med PC og Mac for lokal behandling. Det gir flere muligheter og du kan bruke den også når du ikke er på nett.

For å legge til OneNote i Teams, les De to mest verdifulle Teams-tilleggene mange tar i bruk — Smart endring AS

Vil du komme i gang med OneNote, eller er du OneNote bruker og vil lære å bruke mulighetene bedre kan jeg foreslå workshopen Smart samarbeid med OneNote i Teams sammen med kollegene dine, eller ta nettkurset på egenhånd i eget tempo.

Skriver du fremdeles notater i din Moleskinbok?

Mange synes det er vanskelig å forlate sin papir-notatbok med en digital. For meg som skriver så utydelig at jeg har problemer med å tyde min egen håndskrift, er det enkelt. Jeg har erstattet notatboken med OneNote for mange år siden. Men jeg bruker den av og til for skisser, tankekart og møtenotater der det ikke passer å klapre på tastaturet. Da skriver jeg blokkbokstaver :-) Jeg bruker enten en Microsoft Surface, eller en iPad med penn til dette.

Hvorfor skrive på papir?

Jeg vet mange gjerne skulle blitt heldigitale og droppet notatboken, men synes det er vanskelig fordi de ser en verdi i å skrive for hånd, gjøre kjappe skisser og ha noe separat å notere på når Pcen er "opptatt" til å delta i nettmøte. Eller at det ikke passer å sitte med PC-skjermen mellom seg og andre møtedeltakere. Notatboken i papir har heller ingen oppstartstid og er lett å ha med seg.

Hva er begrensningene med papirnotater?

Ulempene er at det er begrenset plass, så det blir snart flere bøker, og du kan ikke dra med deg alle. Historikken fra et år tilbake blir lett borte. Den har ingen søkefunksjon så det kan være vanskelig å finne igjen ting, og informasjon kan ikke deles med andre uten at du må skrive inn dine notater på nytt på PC. Og til slutt, den kan bare være ett sted, så om du ikke har den med deg når du skal skrive noe, ender det med at du finner løse ark og gule lapper. Og de blir fort borte.

Hvor bør jeg gjøre mine digitale notater?

Så hva er alternativene dersom du vil kunne skrive forhånd, og likevel jobbe digitalt? Her vil jeg skille mellom løsninger som er knyttet til Microsoft økosystem og separate notatsystemer, samt om du kan bruke en iPad eller Android nettbrett, eller om du bruker en spesialenhet.

Digitale notater som kan gjøres på et nettbrett du kanskje har fra før

De mest utbredte appene for nettbrett er nok EverNote og OneNote. For at nettbrettet skal kunne konkurrere med skrivefølelsen du får på papir er de ikke gode nok i seg selv. Du må ha en spesialpenn som er koblet til enheten for at det blir nøyaktig nok, for at skriften ikke skal henge etter, og for å kunne få ulik strek avhengig av hvor hardt du trykker med pennen. For iPad gjelder en Apple pencil, og for et Samsung nettbrett, en S-penn.

Det andre er at skjermen på nettbrett kan oppleves for glatt, og gir ikke skrivemotstand. Der finnes det skjermbeskyttere som har tekstur som er ganske lik papir, for eksempel Paperlike for iPad. Alternativt kan pennen ha en spiss som gir skrivemotstand.

Evernote er et separat system der du kan synkronisere notatene dine i Evernote-skyen mellom enheter, mens OneNote er en del av Office og er integrert i Microsoft 365. Har du allerede dette kan det være et bedre valg.

Hva om jeg ikke synes vanlige nettbrett er godt nok?

Vektlegger du å få den aller beste håndskriftfølelsen kan det være verd å vurdere en spesialenhet som er så lik papiret du kan komme. Da bør du se på ReMarkable. Ulempen for noen er det den i likhet med EverNote ikke er integrert med Microsoft 365, og noen vil nok finne det begrensende å bare kunne skrive og tegne med penn og ikke kunne skrive noe på tastatur. Du kan utveksle sider og dokumenter med din PC, men kun i PDF-format.

Fungerer ikke dette heller for deg? Da finnes det en kolombi egg-løsning. Fortsett med papirnotater, og digitaliser dem rett inn i OneNote med mobilen. Se også Få hukommelse som en elefant med lommeskanner på telefonen - finn kvitteringer og foto av flipoveren ved søk i tekst

Kan jeg konvertere håndskrift til tekst?

Alle løsningene har muligheter for å konvertere håndskrift til tekst, men ha litt ulike måter å gjøre det på. Evernote har direkte tekstkonvertering mens du skriver. I OneNote på nettbrett må du gjøre tekstkonverteringen i ettertid på en PC eller Mac, og på ReMarkable må du markere teksten og sende den til en ekstern tjeneste på nett for å gjøre konverteringen. I alle tilfelle må du skrive relativt tydelig for å unngå mye manuelt etterarbeid for å korrigere feil.

Har du noen erfaringer du vil dele? Del gjerne i kommentarfeltet.

Vil du komme i gang med OneNote? Sjekk ut workshopen Smart samarbeid med OneNote i Teams. Der vil dere lære om både felles notater og egne notater som bare du har tilgang til. Det samme innholdet finner du i Smart endring nettkurs du kan ta på egen hånd og i eget tempo.

Gode møtenotater er gull verd, så hvorfor har vi ikke det for alle møter?

Jeg satt i vårt ukemøte og noen tok opp en sak jeg synes å huske vi hadde snakket om før. Jeg gjorde et raskt søk i vår felles OneNote møtebok, og riktig nok, i april 2021 diskuterte vi dette. Vi så kjapt på saken og kom fram til at det ikke var noe grunnlag for å ta den opp på nytt. Der sparte vi 15 minutter møtetid.

Beste praksis for gode team-møter med OneNote

I denne tiden hvor det er Teams, Teams, Teams kan det hende at verktøy vi brukte før Teams blir glemt, men felles møtebok i OneNote sammen med Teams er en veldig bra kombinasjon. Den kan spare oss for mye unødvendig kommunikasjon, og gjøre det enklere å forberede, gjennomføre og følge opp gode møter enten de foregår på nett, eller i et møterom. Her er en oppsummering av beste praksis for gjentakende møter i felles møtebok.

Dokumenter og følg opp alle dine møter

En annen dag kom jeg i diskusjon med en prosjektkollega. Vi var uenige om hva vi avtalt på et møte i forrige måned. Jeg gikk inn i kalenderen og derfra rett inn på mine OneNote notater fra møtet og viste henne dette. Å ja, sa hun. Nå husker jeg det. Vi sparte oss for en unødvendig diskusjon og bevarte vårt gode samarbeidsforhold. Visste du at du kan opprette OneNote møtenotater direkte fra avtalen i Outlook? Slik gjør du det.

Dersom dere vil lære å bruke OneNote som beskrevet over har Smart endring et helt nytt Smarte møter med OneNote frokost /lunsj og lær-tilbud der dere kan gjennomgå dette sammen som gruppe på bare 40 minutter. Vil dere lære alt om bruk av OneNote finnes det også en 2 timers workshop Smart samarbeid med OneNote i Teams, og tilsvarende nettkurs du kan ta på egen hånd.

Bruk 2 minutter på denne videoen dersom du vi lære mer om hva vi kan bruke OneNote til.

Du er ikke låst til å gjøre alt Teams-arbeid i ett vindu

Du har sikkert sett at når du starter et Teamsmøte åpnes møtet i et nytt Teams-vindu. På den måten kan du arbeide i Teams samtidig med at du deltar i møtet. Ville det ikke vært fint om du kunne gjøre det med andre Teams-funksjoner også?

Rediger Teams-dokumenter på tre måter

Hva gjør du om du ønsker å redigere flere Teams-dokumenter på en gang? Eller du ønsker å redigere et Teams-dokument samtidig som du fører en Teams-samtale i en kanal?

Som standard vil et Teams-dokument åpnes innenfor rammen av Teams om du klikker på det under Filer. Men du kan også velg å åpne det i et separat nettleservindu, eller i skrivebordsprogrammet (Åpne i app).

Mange synes det er greit å redigere dem innenfor Teams, men dersom du finner ut at du vil endre standard for hvordan du ønsker å redigere dokumenter kan du bytte dette når som helst.

Vil dere lære beste praksis for organisering og arbeid med dokumenter i Teams, SharePoint og OneDrive?  Sjekk ut workshopen Smart dokumentbehandling i Teams, SharePoint og OneDrive

Chat med flere samtidig som du arbeider med noe annet i Teams

Mange har gjerne en eller flere personlige- eller en gruppechatter i Teams gående gjennom arbeidsdagen. Da er det upraktisk å bytte fra det du arbeider med i Teams til Chat hver gang du skal chatte. Splitt ut chatter i egne vinduer så slipper du det. Hold markøren over den aktuelle chatten og velg Løsne. Du kan også dobbeltklikke på chatten. Merk at du ikke kan løsne møtechatten.

Skill ut prosjektplanen og møteboka i egne vinduer

Ville det ikke være fint å kunne ha hele oversikten i prosjektet tilgjengelig på stor skjerm mens du arbeider med ulike oppgaver i Teams? Ved å åpne faner i kanalen i egne vinduer får du mer fleksibilitet og bedre oversikt.

Mange benytter OneNote som felles møtebok for ledermøter, avdelingsmøter og prosjektmøter. Da er det veldig praktisk å kunne skrive møtenotater i denne samtidig som man har Team og kanaler tilgjengelig i møtet. Prøv det selv og sjekk hva mer du kan bruke OneNote til og hva du kan oppnå.

Digitale gule lapper er overvurdert - men det vi vil oppnå er viktig

Da de første journalsystemene ble laget for sykehusene var mange overbevist om at de måtte se ut som de papirbaserte skjemaene man benyttet. Det viste seg å være en idé med god intensjon, men fungerte dårlig i praksis. Det å kopiere en papirbasert prosess til å gjøre det samme på skjerm er ikke digitalisering. Det er en papirbasert prosess på skjerm. Virkelig digitalisering innebærer at man starter med hva man skulle oppnå med den papirbaserte prosessen, for deretter å finne ut hvordan vi oppnår det vi ønsker enda bedre  med digitale verktøy.

Det vi ofte ønsker å oppnå ved å skrive gule lapper som vi klistrer på tavlen er

1. Alle kan engasjere seg og skrive sine innspill på en gang. Det tar mye kortere tid enn om en og en skal fortelle om sin ide og at en møteleder eller gruppeleder skriver dem på en flippover.

2. Du kan gi innspill anonymt, eller i alle fall uten at du blir avbrutt. Da kommer alle kommer til orde, ikke bare de mest verbale.

3. Alle innspill blir dokumentert digitalt og kan arbeides videre med

Så hvorfor må det være gule lapper?

Fordi mange har god erfaring med dette i analoge prosesser der alle skriver en lapp i ro og fred og så klistrer den på tavlen ser vi naturlig nok etter en digital erstatning for dette. Da leter vi etter verktøy for dette, og det finnes det mange av. De som leder workshops profesjonelt vil naturlig nok ha større krav til muligheter i verktøyet enn de som nå og da vil bruke det til for eksempel møteevaluering i sitt Team. Det er denne gruppen som er størst og som jeg henvender meg til nå.

Digitale Whiteboard for 15 år siden

Da jeg var leder i Microsoft hadde jeg et team på 24 medarbeidere spredd i 12 land fra 2007 til 2013. Ja, det var lenge før Teams var påtenkt og møtene foregikk på Lync/Skype for Business. Vi hadde et månedsmøte jeg brukte både til å informere, men like mye til å få innspill.

Det var selvsagt ikke mulig å gjøre en «runde rundt bordet» med så mange deltakere slik man ofte gjør i et vanlig møte. Det ville tatt veldig lang tid når alle skal si sitt, og alle er ikke så komfortable med å snakke i store nettmøter heller. Ved å bruke tavlen kan alle deltakerne skrive sine innspill samtidig på tavlen og du gjør unna dette på et par minutter! Og du slipper å ta notater. Alt er allerede dokumentert og tilgjengelig etter møtet.

Ikke alle er klar over at Lync hadde en digital tavle allerede for 15 år siden, men jeg brukte den i alle møter. Her der dere et eksempel fra ett av våre månedsmøter der jeg stilte et spørsmål til deltakerne og alle skrev sine svar på tavlen. Nei, det er ikke gule lapper, men fungerte akkurat like bra. Tekstfeltene kan flyttes rundt, grupperes og reorganiseres på samme måte som gule lapper på en tavle.

Digitalt Whiteboard i Teams

I likhet med Lync og Skype for Business har også Teams-møtene også en digital tavle, Microsoft Whiteboard. Den har til og med mulighet til å bruke gule lapper :-) i tillegg til å skrive tekst.

Tavlen finnes også i en avansert versjon tilgjengelig som en app for Windows og iPad. Men for innspill i et møte som beskrevet over, eller for møteevaluering er ikke det nødvendig

 Workshop-verktøy for gruppearbeider med struktur

Like lenge som jeg har brukt tavle i nettmøter har jeg organisert og ledet workshops med både  gruppe-, og individuelle oppgaver. For det trenger vi struktur sik at ulike grupper og deltakere i workshopen har sitt digitale samarbeidsområde. Til det bruker jeg OneNote. OneNote er en digital arbeidsbok der man kan organisere innholdet som i en perm som er delt med alle, der arbeidsboken er permen, og inndelinger for gruppearbeider kan ligge bak hvert sitt skilleark i permen. Hver deltaker kan også ha en egen inndeling i permen for personlige notater og oppgaver. Denne OneNote notatblokken kan brukes enten dere har en workshop i et møterom eller den foregår som nettworkshop.

Hvordan strukturere en digital arbeidsbok i OneNote

Du kan opprette en OneNote digital arbeidsbok på din OneDrive og dele den med alle workshopdeltakerne. Deltakerne trenger ikke å ha OneNote, kun nettleser. Du kan også bruke den innebygde Teams-notatblokken dersom alle deltakerne er medlemmer av Teamet.

Du kan lære mer om hvordan du kan engasjere med møte- eller workshopdeltakere med digital tavle og arbeidsbok i en bedriftsintern workshop der jeg tilpasser innhold til deres behov basert på innhold i workshopene Smarte nettworkshops og konferanser med Teams, Smarte nettmøter med Teams og Smart samarbeid med OneNote i Teams.

Outlooks nye rolle i en verden av Teams - og om ditt nye oppgaveunivers

I den digitale arbeidshverdagen strømmer oppgaver inn i mange kanaler, og vi må prioritere og planlegge dem. I tillegg kommer dine egne oppgaver du selv må synliggjøre og prioritere opp mot hva andre ønsker at du skal gjøre for dem.

Tidligere var den mest vanlige måten å spørre noen om å gjøre noe å sende dem en epost. Ved stadig mer bruk av Teams flyttes dette i større grad over til Teams. Nå kommer forespørsler og oppgaver inn i Teams, Outlook, fra møter og fra prosjektsystemer. Hvordan henger dette sammen?

Verden blir stadig mer kompleks og vi kan ikke løse alle oppgaver og besvare alle forespørsler samme dag, men må legge en plan basert på prioritet og frister. Kan vi organisere og følge opp oppgaver fra alle kilder i en oppgaveliste?

Vi mottar flere forespørsler i digitale kanaler.

Når vi arbeider i en nye normalen der vi ikke ser hverandre på kontoret vil vi i mindre grad ha muntlige forespørsler i gangen av type "kan du se på prosjektbudsjettet". Dette vil komme gjennom en av våre digitale kommunikasjonskanaler.  Så må vi vurdere og prioritere dette og få dette inn i vår plan. Ved å bruke den digitale verktøykassen kan vi avlaste hodet og få stålkontroll på frister og arbeidsoppgaver. Men hva blir Outlooks rolle når vi flytter internforespørsler over til Teams samtaler og chat?

Outlooks rolle skifter ved innføring av Teams.

For kort tid siden kunne vi løse det meste av vår planlegging og prioritering i Outlook siden forespørsler kom på epost som kan flagges og behandles som oppgaver, og ved at vi skriver egne oppgaver inn i Outlook oppgavelisten. Nå kommer forespørsler mer og mer i Teams. Hvordan behandler vi de oppgavene? I tillegg kommer oppfølgingsoppgaver fra møter og prosjekter.

Outlooks unike styrke er muligheten til å gi oss en totaloversikt over avtaler og oppgaver og dermed få en oversikt over den totale arbeidsbelastningen. Da kan vi planlegge mer realistisk og ikke ta på oss oppgaver vi ikke har mulighet til å gjennomføre. I alle fall ikke innenfor normal arbeidstid. Kan vi få den samme muligheten med Teams-oppgavene? I så fall blir Outlooks primære rolle å være ditt personlige prioriterings og planleggingssystem. Epost delen vil derimot få en stadig mindre rolle i Outlook

OUtlook kalendervisning der du kan se både avtale og oppgaver (Krever Windows app)

Kan vi få oppgaver fra alle kilder inn i en liste?

Teams oppgaveliste samler oppgaver fra Teams, To-Do, PLanner og Outlook

Ja, i Microsofts oppgaveunivers kan vi få alle oppgaver inn i en liste, men det er ikke sikkert det alltid er det lureste. Det kan koste mer enn det smaker fordi du må ta noen manuelle grep for å komme dit. For noen vil det passe godt, for andre kan det være like greit å ha epostoppgavene i Outlook, og Teams-oppgavene i Teams.

Men om du ønsker det kan du opprette en oppgave i Teams og den vil automatisk vises i Outlook oppgavelisten. Du kan flagge en epost for oppfølging i Outlook og følge den opp på telefonen i To-Do appen. Du kan sågar opprette en oppgave i OneNote og i Planner og se den i din oppgaveliste enten du foretrekker å se den i Teams, To-Do eller i Outlook.

I MIcrosofts oppgaveunivers vil en oppgavce opprettet i et verktøy også flyte over i andre

Hver enkelt må gjøre sine valg om hva som er hensiktsmessig for dem utfra hva man jobber med, og hvordan man foretrekker å behandle oppgaver.

Vil du og dine kolleger skaffe dere en oversikt over alle mulighetene og gi deg muligheten til å velge hvordan ditt oppgaveunivers skal se ut kan dere vurdere 2-timers workshopen Smart prioritering og planlegging med Outlook, Teams og To-Do. Da vil dere lære å bruke den digitale verktøykassen for å avlaste hodet og få stålkontroll på frister og arbeidsoppgaver. Du kan prioritere smartere og planlegge oppgaver utfra prioritet og tidsfrister. På den måten får du raskt en bedre arbeidssituasjon der du oppnår bedre resultater med mindre stress.

De 5 mest populære Microsoft Teams-tilleggene

Jeg bruker å avslutte mine Smart samarbeid med Teams kurs med å si "Teams er ikke bare et nytt program, det er en helt ny arbeidsflate". I dag er arbeidsflaten for de fleste Windows. Der starter vi ulike programmer for forskjellige arbeidsoppgaver. Word for å skrive et dokument, Outlook for å behandle epost og kalender, Filutforsker for å finne dokumenter osv.

For stadig flere vil dette endre seg. Når du starter PC'en starter Teams automatisk og fra Teams gjør du de fleste arbeidsoppgavene. Du ser aldri Windows en gang. Du starter ikke Word fra Windows startknappen lenger, men du oppretter et Word-dokument inne i Teams.

Teams blir den nye arbeidsflaten på skjermen

Det som driver denne utviklingen er to ting. Det ene er at Teams integrerer mange av de oppgavene vi har innen arbeid, samarbeid og kommunikasjon. Det andre er at Teams kan utvides med en rekke programmer og funksjoner som du tidligere måtte starte separate programmer for.

Disse 5 tilleggene til Teams er de jeg har sett størst interesse for, og bruk av i virksomhetene jeg har hatt kontakt med gjennom de siste to årene og som blir omtalt i mer detalj under:

• Møtenotater i OneNote

• Prosjektplaner i Planner

• Fane med Office-dokument

• Koble til SharePoint dokumentbibliotek

• Fane med nettsted

Slik legger du til ulike programmer i en Teams-kanal

Se en skjermvideo om du vil ha mer detaljer

Møtenotater i OneNote

OneNote er et notatprogram som har vært en del av Office sidene 2003. Det er blitt veldig populært i skolen, og stadig flere finner det nyttig å erstatte møteboka, løse notater og gule lapper med en digital notatblokk som OneNote. Alle Team har en notatblokk innebygget. Ved at den ligger i Teamet er den tilgjengelig og delt for alle Team-medlemmer. Det primære bruksområdet er som felles digital møtebok, men den kan brukes til mange andre formål også der formatet passer bedre enn å bruke andre Office-programmer.

Prosjektplaner i Planner

Planner er et planleggingsprogram med stort potensial for å bruke i interne prosjekter der flere går sammen for å gjennomføre ulike oppgaver i en arbeidsprosess, eller prosjekt. Det er veldig visuelt og enkelt å bruke, men dere må selv bygge struktur og velge hvordan dere skal bruke det. Planner er tett integrert i Team og kanaler. Oppgaver tilordnet deg blir varslet i Teams med god oversikt over dine oppgaver fra alle planer samlet på ett sted.

Fane med Office-dokument

Mye brukte Office dokumenter du og andre må oppdatere ofte og ha lett tilgjengelige kan integreres som en fane i en Teams-kanal. Det kan for eksempel være en adresseliste i Excel alle kan oppdatere samtidig, eller en liste med med aktiviteter, budsjettstatus, kundehenvendelser og mye annet. Excel er tross alt verdens mest brukt database og listeprogram :-)

Koble til SharePoint dokumentbibliotek

For mange som har tatt i bruk SharePoint som felles dokumentbibliotek før Teams kom er det veldig praktisk å kunne knytte disse opp mot Teams for enkel tilgang til tidligere dokumenter, og som avdelingens dokumentarkiv som ikke er knyttet opp mot noe Team.

Fane med nettsted

Nettsider som brukes mye kan gjøres lett tilgjengelige som en fane i en kanal. Det gjør det mulig å arbeide med hvilket som helst nettprogram uten å forlate Teams. Her er virksomhetens opplæringportal integrert i Teams.

Det er så mange bra muligheter for smart samarbeid i Teams slik den er og mange vil ikke ha behov for alt dette, men når man har brukt Teams en stund og blitt komfortabel med det dukker det alltid opp nye ønsker og behov og disse tilleggene er en fin mulighet til å utvide Teams-arbeidsflaten.

Opplæringsmuligheter

Dersom du og dine kolleger trenger litt starthjelp til å komme i gang med å bruke Teams til å samarbeide enklere og bedre kan dere vurdere workshopen Smart samarbeid med Teams. Innholdet i denne er også tilgjengelig som nettkurs.

Er dere i gang med Teams finnes det flere muligheter til å gå dypere i områder man ser kan være nyttige utfra egen funksjon og rolle. Sjekk gjerne

• Smarte prosjekter med Planner og Teams. Også tilgjengelig som nettkurs.

• Smarte møter med Teams

• Smart arbeid og samarbeid med OneNote

• Smart dokumentbehandling med Teams

Den unike relasjonen mellom Outlook og OneNote 2016

Outlook og OneNote har alltid vært søsken og bestevenner og jeg har brukt begge sammen siden lanseringen av Office 2003.

Ja du leste riktig. Mange har blitt kjent med OneNote i den senere tid, men OneNote har vært med I Office lenge. I 2003 byttet jeg jobb internt i Microsoft og gikk over fra å lede Microsofts services organisasjon til leder for HR i Norge. Da var det mye som skulle organiseres og jeg følte et stort ansvar for at vi arbeidet og samarbeidet godt og brukte den verktøykassen vi tross alt leverte til våre kunder :-)

Fem spørsmål jeg ville ha gode svar på for å kunne jobbe digitalt og effektivt

1. Når jeg ønsker å gjøre møtenotater, hvor gjør jeg det og hvordan finner jeg igjen notatene fra møtet i fjor

2. Hvorfor skal møtereferatet sendes på epost og lande i alle deltakernes postbokser? Er det ikke bedre at det ligger ett sted der alle finner det?

3. Hvor noterer du dine oppfølgingspunkter fra møtet og hva gjør du for å ikke glemme dem og andre oppgaver?

4. Hvor samler jeg mine notater, informasjon jeg finner på nett, gode ideer jeg får via epost og artikler jeg kommer over og som jeg gjerne vil ha lett tilgjengelig uansett hvor jeg er?

5. Hvor lager jeg min aktivitetsplan for ulike HR-tiltak og hvordan overfører jeg oppgaver og møter til min oppgaveliste og kalender?

Med PC-sekken som kontor

Det hører med til historien at jeg jobbet minst ved skrivebordet på jobben, men mer i møterom, hjemme, og på reise så kontoret mitt var i praksis PC-sekken og den ville blitt veldig stor og tung om jeg skulle drasse på permer og papirnotater, så løsningen var åpenbar for meg. Alt må være digitalt.

Med OneNote kunne jeg bli papirløs, gjøre notater hvor som helst og overføre oppgaver og planer til Outlook for oppfølging. Møtenotater og planer kan deles med kolleger så jeg ikke lenger må sende dem på epost. Med Outlook kunne jeg sende møter, og artikler og dokumenter jeg fikk på epost til OneNote. Jeg lærte at Outlook og OneNote er bestevenner.

Stålkontroll med Outlook som oppgavesentral

Mange oppfatter Outlook som et epost og kalenderverktøy, men potensielt kan Outlook være ditt personlige planleggings og prioriteringsverktøy der du samler oppgaver fra epost, fra planer og møtenotater i OneNote, og skriver ned oppgaver du må huske å gjøre.

Outlooks søster blir erstattet av kusinen

OneNote ble utviklet for Windows som alle Microsoft programmer på den tiden, men etter hvert ble OneNote tilgjengelig på Mac, i nettleser og på mobil/nettbrett. Men ikke alle funksjonene fulgte med. Integrasjonene mellom Outlook og OneNote ble borte. For at OneNote skulle bli likest mulig på alle plattformer lanserte Microsoft en kusine til OneNote i Windows 10, en OneNote app der integrasjonene med Outlook mangler. I den siste utgaven av Office for de som har Office 365 erstatter denne kusinen søsteren til Outlook så den siste Office-versjonen med Outlook integrasjoner er OneNote 2016.

Hvordan vet du hvilken versjon av OneNote du har?

Du kan se på OneNote flisen i Windows programoversikten hvilken versjon du har. Windows 10 appen heter bare OneNote, mens office-versjonen er tydelig merket med OneNote 2016

OneNote appen og OneNote 2016 kan leve side om side og du kan bruke begge. Dersom du ikke benytter deg av integrasjonene med Outlook kan du like gjerne bruke Windows-appen. Den er også likere i design med telefon og nettbrettversjonene og ikke noe dårlig valg.

Her er funksjonalitet som bare finnes i OneNote 2016

I følge Microsoft vil det ikke skje noen videreutvikling av OneNote 2016 og de anbefaler at du bruker OneNote appen i Windows 10. De lover også å legge til de viktigste integrasjonene over tid. Det ser jeg frem til, men i mellomtiden fortsetter jeg med OneNote 2016 som kan:

• Sende Outlook epost til OneNote

• Sende Outlook møter til OneNote og koble møtenotatene i OneNote til avtalen i Outlook

• Opprette Outlook oppgaver i OneNote

• Lagre felles OneNote på filserver og lokalt på PC

• Opprette maler for sjekklister, møtereferat, aktivitetsplaner etc.

Hva om du ikke finner OneNote 2016 på din PC?

Samtidig som MIcrosoft har tatt ut OneNote fra Office-installasjonen har de gjort OneNote 2016 tilgjengelig gratis for nedlasting. Du finner den her: https://www.onenote.com/download

Her gjør Microsoft sitt beste for at du skal bruke Windows-appen, men tillater deg å laste ned OneNote 2016 som de kaller Windows-skrivebord.

Dersom du har 32-bits Office installerer du denne. Her du 64-bits Office velger du Andre alternativer for nedlasting og bruker denne nedlastingslenken.

Om du ikke ve hva du har, prøv den første. Du vil få beskjed om dette ikke er den riktige og da kan du velge den andre.

Ble du inspirert til å utnytte integrasjonene? Få med deg noen kolleger og bestill et 2-timers kurs hos dere i Smart arbeid og samarbeid med OneNote

Å veksle mellom ulike prosjekter, fokusgrupper og daglig jobb er som å sjonglere med egg

Andelen arbeid som gjennomføres som prosjekter øker stadig og mange er med i flere prosjekter, fokusgrupper, faggrupper og andre aktiviteter som forutsettes prioritert mot annet daglig arbeid i den rollen man har i organisasjonen. Det gjør at vi må kunne håndtere mange typer oppgaver til forskjellige tider. Har du et bra system for det? Hvis ikke kan vil du få noen forslag her.

Prosjekter er en stor del av arbeidet for mange

Utfordringen med å sjonglere prosjektoppgaver, egne oppgaver du må prioritere for å nå dine mål og henvendelser fra andre er vanskelig. Oppgavene kommer gjerne til deg i ulike kanaler. Prosjektoppgavene blir kanskje tildelt gjennom Microsoft Planner, oppgaver fra andre som forespørsler på epost eller i Teams og dine oppgaver, ja hvor er de skrevet ned? I tillegg kommer gjerne oppfølging av aktiviteter du tar på deg i møter …

Prosjektledere elsker planer. Prosjektdeltakere? Not so much.

Prosjektledere lever etter Prince2, Microsoft Project, Wrike, Asana, og mange omfavner nå Microsofts nye planleggingsverktøy, Planner.
Det kan føles godt for en prosjektleder å ha en prosjektmetode og et slikt planleggingsverktøy der alle aktiviteter, ressurser (også kalt mennesker) er kartlagt og kan presenteres i gant-diagrammer og progresjonen kan måles på 1% detaljeringsnivå.

Sjonglere med egg

Men ingenting av dette får prosjektoppgavene gjort. For prosjektdeltakere som opplever at de blir tildelt oppgaver som perler på en snor i epostform, eller enda verre, må oppsøke et prosjektverktøy de ikke har noe spesielt forhold til for å se hva slags oppgaver de skal gjøre og når kan det føles overveldende og distansert fra hverdagen. Særlig fordi mange prosjektdeltakere ikke arbeider 100% prosjektet, men kanskje er ment å bruke 10-40% av sin tid til prosjektet, og resten av tiden til sin "dagjobb".

Da er det lett at de daglige operasjonelle oppgavene får prioritet og prosjektoppgavene kan føles som noe som kommer på toppen av dette. For å løse dette må vi veksle mellom oppgaver og gjøre litt av det ene og litt av det andre. Det gjelder å ikke glemme oppgaver og samtidig gjøre det viktigste oppgavene til rett tid. Det blir som å sjonglere med egg. Vi kan ikke ha for mange egg i lufta. Da mister vi egg, og knuser dem. Men vi kan legge ned noen egg forsiktig og plukke opp andre. Da gjelder det å ha god oversikt over hva som kan ligge og hvilke egg vi må plukke opp i dag.

Hvordan ha stålkontroll på alle oppgaver og levere i tide

Er det mulig å få en oversikt over alle oppgaver på ett sted så du kan gjøre en helhetsprioritering? Ja faktisk er det det :-) Du har allerede ditt personlige planleggings og prioriteringsverktøy som du kanskje ikke utnytter fullt ut. Ja akkurat - Outlook.

Outlook blir ikke borte med det første til tross for Teams, Workplace og andre kommunikasjons-, samarbeids- og prosjektverktøy. Mange kan med fordel bruke Outlook som oppgavesentral og få oppgavene vist basert på når du planlegger å gjøre dem. Dagene består gjerne både av møter og oppgaver som må gjøres mellom møtene. Dette kan du få en visuell oversikt over (bare i Outlook for Windows). Her er et engangs-oppsett du må gjøre for å få til dette.

Oppgaver du får på epost

Eposten kan vanligvis deles i to deler. Epost som inneholder forespørsler og oppgaver du må ta stilling til og gjøre noe med og informasjon du kan gå igjennom og lese når du har tid. Den første delen er det bra å ha kontroll på. Det er ikke alltid du kan gjøre noe samme dag. Det er det smart å bestemme seg med en gang når du vil følge opp ved å høyreklikke på flagget ved siden av eposten og velge dag for oppfølging.

For mere detaljer om dette, se Du kommer aldri gjennom lange oppgavelister! Her er løsningen.

Oppgaver du får muntlig, eller du selv kommer på at du må gjøre

Alle forespørsler kommer ikke på epost og sannsynligvis har du også egne oppgaver å prioritere utfra ditt ansvarsområde og dine mål. Ikke gå med dem i hodet. Da blir de lett nedprioritert i forhold til oppgaver som kommer på epost. Skriv dem rett inn i oppgavelisten.

Oppgaver som kommer fra prosjektverktøy

Oppgaver i Microsoft Planner og andre prosjektverktøy sender deg ofte en epost om du blir tildelt en oppgave. Denne kan du behandle på samme måte som andre forespørsler på epost. Eposten inneholde gjerne en lenke til oppgaven i prosjektverktøyet så når du bestemmer deg for å gjøre denne fra oppgavelisten i Outlook kan du bare åpne oppgaven og klikke på lenken så blir du ledet rett til prosjektoppgaven din.

Oppfølging av oppgaver fra møter

Mange gjør digitale møtenotater i OneNote. Det kan være ukemøter, avdelingmøter, prosjektmøter mm. Oppgaver du noterer her kan du flagge for oppfølging i Outlook. Dette forutsetter at du bruker OneNote 2010/13/16. Dette er ikke tilgjengelig i OneNote appen som følger med Windows 10.

Trenger du og dine kolleger litt starthjelp til å komme i gang med praktisk oppgaveplanlegging der du har fullstendig oversikt over alle oppgaver på ett sted? Jeg lager gjerne et spesialkurs der vi kombinerer elementer fra Smart prioritering og planlegging med Outlook, Teams og To do, Smart arbeid og samarbeid med OneNote og Smart samarbeid med Teams og Planner.

Kan vi bruke en iPad til noe fornuftig på jobben?

Mange av de jeg møter når jeg holder kurs og workshops synes det er rart at jeg har både MacBook og iPad når jeg har jobbet 18 år i Microsoft. Da svarer jeg at mange av mine kunder har både Windows og Mac på jobben og jeg trenger å kunne begge deler.

Alle har mer enn nok digitale verktøy

I de fleste sammenhenger er det ikke om du har Microsoft, Apple eller Google som betyr noe. Alle har en verktøykasse for å jobbe digitalt som er mer enn bra nok. Problemer er at de ikke vet hvordan den skal brukes effektivt for å arbeide og samarbeide i den stadig mer hektiske digitale arbeidshverdagen.

Jeg gikk nylig til innkjøp av en ny iPad Pro, blyant og tastatur. Jeg har valgt den minste modellen med 10,5" skjerm fordi jeg bruker den som et tillegg til PC og synes den er passe stor. Tastaturet var en utfordring. Mange bruker en kombinasjon av omslag og tastatur, men for mine hender synes jeg det blir for smått. Derfor valgte jeg Apples separate Magic keyboard som jeg synes er mye bedre. Det veier ingenting og får lett plass i PC-sekken min.

Microsofts verktøykasse kan brukes på alle enheter

Jeg bruker Office 365 som har egne apper for alle formål jeg trenger å jobber med, også på nettbrett. Jeg har tidligere testet ut om jeg kunne klare meg med Outlook appen for epostbehandling. Den er den samme som telefonappen og selv om jeg foretrekker den fremfor den innebygde Mail-appen mangler den altfor mye til at det blir et bra alternativ til Outlook på PC eller Mac. Sjekking av epost på farten synes jeg det er mer praktisk å gjøre på telefon.

I møter kan det være bra å gjøre notater for iPad

Der et nettbrett som iPad kommer til sin rett er i situasjoner der PC blitt litt for påtrengende og der du vil gjøre skisser og ta håndskrevne notater. I møter føler en del at PC skjermen skaper et skille mellom deg og de andre møtedeltakerne og at et nettbrett skaper mindre skille siden du kan legge det flatt på bordet. Mange er også glad i å skrive i notatboken sin der de kan skrive og skisse med penn. Dette hindrer dem i å bli helt digitale og de må ofte bruke tid i etterkant av møter for å "oversette" dette til digitalt format for deling og for å kunne ha ta vare på notater for fremtiden.

Få et overtak i møtene - lær hvordan!

Håndskriv notater og gjør skisser i møtet

Mitt favorittprogram for møtenotater er utvilsomt Microsoft OneNote. Det bruker jeg både for forberedelser, møtenotater og oppfølging av møter. Jeg har en Microsoft Surface PC der jeg både kan tegne skisser og skrive møtenotater. I et møte har jeg ofte behov for å slå opp i saksdokumenter og annen informasjon jeg trenger i møtet. Det kan jeg da ha i forskjellige vinduer på PC'en. Jeg kan også få håndskrift konvertert til "trykt skrift", noe som er en fordel om jeg skal dele noe av det jeg skriver med andre.

Hvordan bruke iPad Pro effektivt

Jeg valgte en iPad Pro fordi du der kan arbeide i to apper samtidig på skjermen. Det vi si at jeg kan delta i et Teams-møte samtidig som jeg tar møtenotater OneNote. Dessverre har ikke OneNote håndskriftkonvertering, men du kan bruke en app som heter Nebo. Den har utrolig bra skriftgjenkjenning. Noe som klarer å tyde mine kråketær er imponerende. Teksten kan du så overføre til OneNote.

Hjelp! Jeg har blitt innkalt til Teams-møte. Hva gjør jeg?

Utover er det selvfølgelig fint å ha med seg iPad for andre formål. Jeg leser tre aviser på banen til jobben, løser sudoku og leser Kindle-bøker også her. Mine tidsskrifter Foto og Historie leser jeg i appen Wype. Så når jeg først har med meg iPad av private grunner er det jo fint å bruke den til nyttige ting på jobben også.

Men vil jeg bytte ut PC med iPad? Det tror jeg ikke :-) Men et fint tillegg er det.

Usikker på hvordan du kan se to apper samtidig på iPad Pro?

Åpne først den ene appen, for eksempel Teams. Deretter drar du forsiktig opp fra bunnen av skjermen for å få frem app-menyen. Trykk og hold på for eks. OneNote og dra appen opp og mot venstre kant. Fest den der. Du kan juster hvor mye plass du vil hver app skal ta på skjermen med å dra skillelinjen mellom den til venstre eller høyre.

Samle all informasjon du kommer over i din digitale notisbok

Har du hatt en av disse orange notisbøkene? Jeg husker jeg hadde slike da jeg var barn. Vi skrev blant annet opp bilnummer i dem og sammenlignet hvem som hadde flest fylker. Det var den gang før 1970 da bilskilt startet med Z (Vestfold), Y (Finnmark) og Oslobiler hadde 34-32-45 nummere. I dag kan du skanne skilt digitalt med mobilen og få opp eier, bilmerke mm, men det er ikke så morsomt …

Det å skrive opp ting er heller ikke så lett lenger. Informasjonen er ofte mer omfattende og så vil vi ha med bilder, nettadresser og mer for at vi skal synes det er nyttig. Og ikke minst, informasjonen er allerede digital.

Hvordan tar du vare på nyttig informasjon som kommer din vei på en enkel måte og slik at du lett finner tilbake til den? Web-siden du fant på søk. Et interessant lysbilde du så på et seminar. En epost relevant for den presentasjonen du forbereder.

Jeg samler alt løpende i min digitale notisbok, OneNote. Den har jeg alltid med meg og den blir aldri full.

Her er en oversikt over de verktøyene jeg bruker for å samle all informasjon jeg kommer over.

Informasjon fra Web

Her er min favoritt på PC og Mac OneNote Clipper. https://onenote.com/clipper Den fungerer godt med Edge, Chrome og Safari.

Den klipper ut hele sider, også det som er utenfor skjermen, og med artikkelutklipp får du teksten som tekst og ikke bilde, artikkelbildene blir med, og best av alt, den stripper bort reklamen på Web-siden.

Dele fra mobil

På mobilen bruker jeg delefunksjonen (Her vist på iPhone) der jeg sender siden til min notatblokk for senere bruk.

Du må sannsynligvis velge å legge den til, men det kan du gjøre fra delefunksjonsmenyen

På seminar, eller i en workshop

Jeg ser mange som tar bilde av lysbilder under presentasjoner. De havner gjerne i bildestrømmen, og hvor der bildet når jeg trenger det? I workshops brukes ofte Whiteboard og Flipovere. Så tar vi bilde av alt, men igjen de ligger som bilder på mobilen, men hvor er de når jeg, eller andre trenger dem?

Her bruker jeg OneNote appen på mobilen. Den retter opp og skjerper lysbilder, whiteboard, flipoversider og andre notater og plasserer dem sammen med dine møtenotater, og når du åpner OneNote på PC'en ligger de allerede der sammen med annen relevant informasjon og dine møtenotater. Du kan velge mellom tre forskjellige modi. Vanlig bilde, tavle (bra for whiteboard) og dokument. DU kan prøve alle tre før du bestemmer der for hvert bilde.

Epost og møter

Outlook er bra på å behandle epost og holde rede på møtene dine, men kanskje ikke like bra til møtenotater og til å samle informasjon fra alle kilder. Når du skal forberede og gjennomfør et møte der du ønsker å ta møtenotater og notere oppfølgingspunkter kan du sende møtet til OneNote. Senere vil du finne igjen dine notater enten direkte i din digitale møtebok, men også gjennom en lenke fra avtalen i Outlook.

Send post til OneNote

Epost kan sendes til OneNote og kan lagres sammen med annen relevant informasjon på temaet som bilder, nettinformasjon og dine notater.

På telefonen kan du også videresende epost til OneNote der og da. Du trenger ikke vente til du har PC'en foran deg. Det gjør du ved å sende den til m@onenote.com så er den arkivert der du vil ha den. Gå til oppsett for å sende epost til OneNote for å sette dette opp for deg.

Dine notater, alltid med deg

Når du kommer på noe du må huske, en god ide du vil skrive ned, eller noe du vil sette på handlelisten vil mange se seg om etter en gul lapp eller et stykke papir. Men du har jo allerede din digitale notisblokk i lomma! Noter det rett på telefonen så har du det alltid med deg. Der er den er tilgjengelig på alle dine enheter, som PC, Mac og nettbrett også.

Ble du såpass interessert at du vil lære deg OneNote ordentlig med alle mulighetene? Sjekk ut Smart arbeid og samarbeid med OneNote.

Du kan ikke kjøpe effektive møter og godt samarbeid

I en organisasjon jeg har jobbet med over tid viste en undersøkelse at lederne brukte i gjennomsnitt 40% av tiden sin i møter. Samtidig jobbet de stadig kvelder og i helger fordi epost og annet arbeid hopet seg opp. Mye av dette relatert til forberedelser og oppfølging av møter.

En dag bestemte de seg for at de ikke kunne fortsette på den måten og bestemte seg for at de ville jobbe smartere og mer effektivt. De etablerte en digital møtebok for ledergruppen i OneNote. Siden dette er en del av Microsoft Office er dette noe alle hadde allerede så ingen nye innkjøp er nødvendig.

Ledermøter på en ny måte

I deres felles møtebok kan alle når som helst legge inn egne punkter de ønsker å ta opp på neste ledermøte. Under møtet går det på rundgang å ta notater og legge inn oppfølgingsaktiviteter. Alle har møteboken oppe på sin PC så alle ser hele tiden hva som blir notert. Etter møtet er hver og en ansvarlige for å følge opp sine punkter. Neste møte starter med gjennomgang av eventuelle oppfølgingspunkt fra forrige møte. Det fører til høy ansvarlighet og sikrer fremgang i arbeidet.

En ny møtehverdag

Ved å innføre digital møtebok basert på OneNote, enkel og utprøvd struktur og systematisk opplæring av alle sparer de i henhold til eget utsagn hundrevis av timer i året samtidig som de har oppnådd bedre oppfølging av møtene og færre misforståelser. Mye av den økte effektiviteten kommer av at de nå kan forberede, gjennomføre og følge opp møter uten en eneste epost!

Verktøy er bra, men opplæring i ny struktur, rutiner og arbeidsform er nødvendig

Noen ganger er vi alt for teknologioptimistiske. Vi tror at har vi bare den rette teknologien, de rette verktøyene vil vi automatisk bli mer produktive, kommunisere bedre, ha bedre møter osv. Det er lite som tyder på at det er riktig. Av og til gjør det bare skade. Å introdusere enda et verktøy føles for mange som en belastning. De fleste har mer enn nok verktøy allerede til å jobbe og kommunisere bedre. Problemet er at de bare blir tatt i bruk dersom noen (les leder) tar ansvar for å etablere struktur, rutiner og opplæring som er nødvendig for å støtte nye ønskede arbeidsformer.

Dette gjør du

Start med ledergruppen. All endring som skal gjennomføres i hele organisasjonen starter fra toppen. Hvis ikke lederne går foran som gode rollemodeller, hvorfor skal resten av organisasjonen følge?

Les mer: Vil du at de ansatte skal samarbeide? Start med ledergruppen!

Når digital møtebok er innført i ledergruppen, kan hver av lederne gjøre det samme med sine avdelingsmøter, ledere av faggrupper kan gjøre det med sine møter og prosjektledere med prosjektmøtene. Det er ikke så mye som skal til. Alle trenger heller ikke inngående kunnskap om OneNote, men det er klart det hjelper på motivasjon og gjennomføring fordi mestringsfølelsen blir mye høyere. Samle ledergruppen, eller avdelingen i 2 timer så etablerer dere struktur og avtaler nye arbeidsformer der og da og lærer å mestre OneNote. Les mer på Smart arbeid og samarbeid med OneNote.

For mer om smart bruk av OneNote i møter, se
Møter er braaaaa, ikke bortkastet tid
Få et overtak i møtene med OneNote – lær hvordan!

Mange tror Microsoft Office på Mac og Windows er like

I en del miljøer er Mac det som gjelder, men i de fleste virksomheter er det PC og Windows som er standarden. Jeg jobber både på PC og Mac fordi jeg har kunder som har standardisert på Mac, eller der ansatte kan velge mellom PC og Mac. I de tilfellene ser jeg en god del Windows-brukere som synes det er attraktivt å gå over til Mac når de får anledning til dette.

For tekst, kalkyler og presentasjoner er Office så å si likt på Windows og Mac, der Word, Excel og PowerPoint er de viktigste programmene. For kommunikasjon, planlegging, oppgavebehandling med mer der Outlook og OneNote brukes er det en del muligheter som bare finnes på Windows. For noen er det ikke viktig, men har du tatt i bruk en del av de snedige mulighetene i Outlook og OneNote for Windows kan det hende du blir overrasket om du går over til Mac.

Oversikt over total arbeidsbelastning

Det jeg savner mest på Mac er muligheten til å se oppgaver i sammenheng med kalenderen. I Outlook for Windows kan du vise oppgaver under kalenderen pr. dag. Dette er bra fordi det gir et visuelt bilde av din totale arbeidsbelastning med både møter og arbeid du planlegger å gjøre mellom møtene.

På Mac kan du ikke få til det samme, men du kan se både avtaler og oppgaver samtidig om du bruker to vinduer der kalenderen er i ett vindu og oppgaven i et annet du så kan se dem ved siden av hverandre. Ikke så elegant, men det fungerer.

For å vise Outlook i flere vinduer må du ty til et lite triks. Om du står i epostvisning åpner du først et nytt vindu med epost, og deretter kan du bytte til en hvilken som helt annen visning, enten det er kalender eller oppgaver. Du kan ha så mange vinduer du vil, så om du har stor skjerm, eller to skjermer kan du ha både epost, kalender og oppgaver oppe samtidig. Da får du god oversikt og slipper å bytte mellom dem hele tiden.

Jeg savner også automatiseringsmuligheter med Hurtigtrinn, sende møteinvitasjon med lenke til felles møtebok i OneNote, støtte for Outlook oppgaver i OneNote og en del annet, men dette er det sannsynligvis ikke så mange som vet om, og savner uansett :-)

For mer detaljer, se Vurderer du å gå over fra PC til Mac på jobben? Sjekk forskjellene på ditt viktigste jobbverktøy først

Det kommer også stadig nye muligheter i Mac-versjonen som ikke var der for 1-2 år siden, så forskjellene mellom Outlook og OneNote på PC og Mac blir mindre og mindre. For de som bruker Office 365 og har mulighet til å bruke Microsoft Teams er det faktisk ingen forskjell mellom PC og Windows og det er nok den veien det går fremover.

Praktiserer dere målstyring på jobben? Har du et opplegg som sikrer at du når målene dine?

DU bør helst ha en plan for å nå målet

Mange i dag blir ikke målt på hvor mange timer man jobber, men hva man produserer og hvilke resultater man skaper. Dette passer bra for mange fordi det gir fleksibilitet og mulighet til å selv styre egen arbeidsdag. Likevel er ikke dette uten problemer. Kravene til resultater øker hele tiden og det er opp til hver enkelt av oss å finne ut hvordan vi skal takle dette. YS arbeidslivsbarometer viser at 70% av oss opplever at presset for å produsere mer på kortere tid bare øker.

Den vanskelige jobben begynner når målene er satt

Jeg har jobbet med og i flere selskaper der man har gode prosesser for målsetting. Problemet er at når målene er satt er det ofte ikke struktur og prosesser på plass for å hjelpe en å oppnå målene. Nå er det opp til deg å finne ut hvordan!

Det er et bra utgangspunkt å ha godt definerte mål, men jeg vet mange sliter med å lage en plan basert på målene. Som følge av dette blir målene liggende i skuffen til det nærmer seg måneds- eller kvartalsmøtet der man skal gi en status på hvordan vi ligger an til å nå målene. Det møtet vet jeg mange gruer seg til. Hvordan ville det føles å gå inn i et slikt møte med følelsen av kontroll og visshet om at målene er innen rekkevidde?

Ikke gå i aktivitetsfellen

Retningsløs aktivitet spiser av tiden du skulle brukt på å nå dine mål sier BI forsker og filosof Øyvind Kvalnes.

Jeg har arbeidet hele mitt yrkesliv i organisasjoner med klare mål og som har vært opptatt av at alle som arbeider der bruker maksimalt av sin tid på aktiviteter som fører til gode resultater. En aktivitet har ingen verdi om den ikke fører en ett skritt nærmere målet. Ledelsesguruen Peter Drücker har en treffende beskrivelse på dette, nemlig aktivitetsfellen som er den man går i når man blir så ivrig til å gjennomføre masse aktiviteter at man glemmer hvorfor man gjør dem.

Hva skal til for å oppnå bedre resultater med mindre stress?

Vi må finne en balanse mellom planlegging og gjennomføring som gjør at vi kan levere balansert på våre målområder med god kontroll og trygghet på at vi har kontinuerlig fremgang. Når vi har følelsen av kontroll reduserer vi også stressnivået. For å kunne arbeide målrettet må du ha en form for plan der du bryter ned de overordnede målene i aktiviteter som alle hjelper deg å nå målet.

Gjennomfør en firepunktsplan for å nå dine mål

For å kunne etablere en klar siktlinje fra mine overordnede mål til daglige aktiviteter bruker jeg en firepunktsplan der jeg starter med mine fokusområder som du også kan kalle målområder, objectives eller andre begreper som brukes i din virksomhet. Fra det jobber jeg meg nedover helt til det blir klart hva jeg skal gjøre i dag og i neste uke for å være sikker på å hele tiden prioritere oppgaver som leder til de ønskede resultatene.

De to første skrittene sikrer god planlegging og de to siste gjennom­føring av planen.

Vil du ha hjelp til å etablere planen og et solid digitalt rammeverk for å prioritere oppgaver som ledert til gode resultater kan du og de du jobber sammen med å delta på dagsworkshop i Smart måloppnåelse i en digital tid. Ring meg gjerne på 90173524 for en uforpliktende prat, evt. send meg en epost på bjorn@smartendring.no

---

En avdeling hos en finansinstitusjon opplevde at alle hadde utrolig hektiske hverdager som førte til at alle ble veldig operasjonelle og ikke fikk jobbet nok med å nå strategiske mål. Gjennom en tilpasset dagsworkshop laget de handlingsplaner der hvert teammedlem brøt ned de de langsiktige målene i mindre aktiviteter som lot seg kombinere med de daglige gjøremålene. Gjennom dette ble det mulig å levere både på kortsiktige og langsiktige mål. 

---

Eksempel på hvordan din plan kan se ut i OneNote som resultat fra workshop

Leser du artikler på nett i julen? Ta vare på de gode i OneNote!

Utklipp fra New York Times Business

Det er dårlig med papiraviser og tidsskrifter i julen, så flere enn vanlig holder seg oppdatert og leter etter gode artikler på nett. Noen av disse blir vi ikke ferdig med, eller vil ta vare på til senere.

OneNote Clipper er et fantastisk verktøy til å gjøre dette. Den går utover det å ta et skjermklipp som bare gir deg et bilde, men gir deg hele artikkelen med tekst du kan redigere samt alle bildene. Den tar til og med bort reklamen som ofte ligger mellom avsnitt i artikler på nett.

Installasjon av OneNote Clipper i nettleser

Jeg har testet OneNote Clipper med Safari, Chrome på Mac og Windows, og med Edge. Alle fungerer helt likt og veldig bra. Det fungerer på Internet Explorer også, men installasjonen er litt annerledes.

For å bruke OneNote Clipper må du ha et sky-abonnement fra Microsoft. Om du har Office 365 på jobben kan du bruke dette. Ellers må du ha en gratis Microsoft konto 

Kjenner du ikke til OneNote?

Har du Office har du det allerede OneNote. På Windows, trykk Start og skrive onenote så vil du få opp OneNote 2010, 2013, eller 2016. Det finnes også en gratis OneNote-versjon for Windows 10. Denne heter bare OneNote. Den kan også brukes, men den versjonen som følger med Office er bedre og har flere muligheter.

For flere ideer om hva du kan bruke OneNote til, skriv OneNote i bloggens søkefelt så får du mange tips. Vil du ha en hurtigstart kan du som mange andre delta på 2-3 timers lynkurs der du lærer å arbeide og samarbeide smartere med kolleger og samarbeidspartnere for felles aktiviteter, og forberedelse, gjennomføring og oppfølging av møter ut å sende en eneste epost. Få mer informasjon på Smart arbeid og samarbeid med OneNote