Står du fast når du skal sende Teams-dokumenter på epost?

De aller fleste jeg møter når vi gjennomfører workshops om å samarbeide i Teams er positive og synes det er en bedre måte å samarbeide på enn å bruke epost. Likevel dukker det ofte opp hindre som kan stoppe flyten i arbeidet. Jeg vet hvordan jeg gjør dette på "gamlemåten", men ikke hvordan jeg gjør det i Teams. Da er det lett å falle tilbake i gamle arbeidsformer.

Hvordan sender jeg et Teams-dokument på epost?

Dette er ett av hindrene mange opplever.  Jeg er veldig for at vi samarbeider om dokumentene i Teams, men jeg har ofte behov for å dele dem med eksterne. Og da trenger jeg å kunne sende dokumentet på epost. Har stopper det opp. Hva gjør jeg nå?

Her får du oppskriften på to måter å gjøre dette på.

Skriv en epost og legg til Teams-dokumentet som vedlegg

Du starter på en epost, og når du har skrevet den vil du legge til et vedlegg fra Teams. Ofte et Office, eller PDF-dokument. Da velger du bindersen. Har du redigert dokumentet nylig vil du sannsynligvis få opp dette i listen over foreslåtte dokumenter. Om ikke, kan du bla igjennom Teams og finne dokumentet der.

Når du velger dokumentet kan du velge å dele det som en lenke, eller som et vedlegg. Lenke er bra dersom du ønsker å kunne oppdatere dokumentet etter at du har sendt det, eller ønsker at mottakeren også skal kunne redigere dokumentet sammen med deg. Likevel ser jeg at det de fleste ønsker å er å sende en kopi av dokumentet som vedlegg, og da kan du gjøre det.

Illustrasjonen vise hvordan du gjør dette fra Outlook i Windows. Du kan også gjøre det f Outlook i nettleser.

Redigere dokumentet i Teams og opprett eposten fra dokumentet

Sett at du nå jobber med et dokument i Teams. Du er ferdig, og nå vil du dele det på epost med noen utenfor organisasjonen. Da kan du opprette en epost med en delingslenke, eller en kopi av dokumentet som vedlegg.

Er det et Office-dokument kan du til og med konvertere det til en PDF helt automatisk. Forutsetningen er at du åpner Office-dokumentet i skrivebordsprogrammet. Der velger du Del, og velger å dele lenke, originalt Office dokument eller PDF.

Denne metoden fungere fra Office-programmene på Windows og Mac, men ikke i nettleser.

Hvordan lagrer jeg et vedlegg i en epost i en Teams-kanal?

Så er det andre veien. Du mottar en epost med et dokumentvedlegg. Det vil du nå lagre i Filer i en Teams-kanal. Dette er enda enklere, i alle fall i Windows, men krever at du bruker muligheten til å ha flere programmer i ulike vinduer på skjermen. Dra vedlegget rett over i Filer i en Teams-kanal.

På Mac må du først dra vedlegget ut på skrivebordet, og deretter inn i Teams. Fra Outlook i nettleser velger du last ned, og deretter kan du laste det opp i Teams-kanalen.

Vil dere bli eksperter på avansert dokumentbehandling i Teams kan dere vurdere den bedriftsinterne workshopen Smart dokumentbehandling i Teams. Vil du lese deg opp selv kan du velge eboken her: E-bøker — Smart endring AS

Det haster ikke med å kjøpe Copilot for Microsoft 365

Mange kaster seg i disse dager over muligheten til å bruke kunstig intelligens i Office-programmene og i Teams.  Men det er ikke sikkert det haster, men mindre du primært vil ligge i forkant og teste mulighetene. For bruk i daglig arbeid vil mange være best tjent med å vente, særlig fordi norsk språk ennå ikke støttes i det som heter Copilot for Microsoft 365. Du kan med fordel gjøre deg kjent med, og trene på å bruke kunstig intelligens i nettleser med Copilot for nettet. Den erfaringen vil gi et veldig godt grunnlag for å utnytte flere muligheter senere.

Det er flere Copiloter. Forvirrende, ikke sant?

Copilot er en felles betegnelse på en familie av  kunstig intelligenstjenester fra Microsoft. Det finnes Copilot for programutviklere, for å automatisere arbeidsflyt, for CRM, for å skrive tekst, lage bilder, PowerPoint-presentasjoner og for å analyser Excel-data. Det er lett å miste oversikten. Her en oversikt over de mest aktuelle for deg som ønsker å bruke Copilot i ditt daglige arbeid.

Microsoft Copilot

Microsoft Copilot for nettet er tilgjengelig gjennom nettleserne Edge og Chrome på Windows og Mac, og kan brukes både med en personlig Microsoft konto, og med en Microsoft 365 jobbkonto. I begge tilfelle benyttes GPT4 modellen og du får svar basert på data tilgjengelig på internett her og nå. Svarene inneholder referanser til kildene som er brukt slik at du kan sjekke disse. I tillegg til å generere tekst kan du generere bilder med Microsofts bildegenerator basert på modellen DALL-E3.

Bruker du Edge, vil du også kunne stille spørsmål, og bearbeide data som vises i nettleseren. For eksempel lage et sammendrag av et Word, eller PDF-dokument. Du kan også benytte "Skriv" muligheten til å velge preferanser fremfor å måtte skrive dem inn som tekst.

Når du logger på med din jobbkonto er data du legger inn som en del av en forespørsel beskyttet. Den blir ikke lagret av Microsoft og blir ikke benyttet til å trene modellen.  Copilot for nettet har ikke tilgang til dine og virksomhetens data. Copilot for nettet er inkludert i alle bedriftsabonnement.

 Copilot for Microsoft 365

Copilot for M365 har alt beskrevet over. I tillegg har du mulighet til å gjøre forespørsler som bruker dine og virksomhetens data, slik som dokumenter, epost og innhold i Teams du har tilgang til. Copilot er også integrert i Teams og i Office appene slik at du kan generere tekst, lysbilder og analysere Excel-data. Foreløpig er ikke norsk språk støttet, men virker i noen tilfeller. Den beste opplevelsen får du pr. i dag ved å bruke Office appene i engelsk versjon og gjøre forespørsler på engelsk. All funksjonalitet du kan se i demovideoer fra Microsoft fungerer heller ikke i praksis. Så for mange kan det være like greit å vente med å ta i bruk Copilot for M365 i alle fall til norsk støtte er på plass. Prisen er ca. Kr. 300 pr. måned for hver bruker og virksomheten du er ansatt i må kjøpe tilgang for minst ett år.

Les mer om Copilot hos Microsoft her: Microsoft Copilot help & learning

 Copilot Pro

Copilot Pro er et tilbud til deg som ikke er en del av en virksomhet der du har M365, men har et privat abonnement på Microsoft 365 for deg selv, eller familien. Gjennom denne kan du gjøre mye av det som Copilot for M365 gjør, og du får tilgang til Copilot i Office-appene. Her kan du ikke gjøre generelle forespørsler om egne data, men du kan spesifisere et dokument, eller et regneark du vil gjøre noe med der og da. Støtte for norsk har de samme begrensningene som i Copilot for M365. Copilot pro koster ca. Kr. 200 pr. måned.

Vil dere komme i gang med kunstig intelligens på en strukturert måte?  Da kan dere vurdere Smart endring workshopen Smart og sikker bruk av KI du allerede har i Microsoft 365. Den får dere i "light" versjon på 40 minutter, eller mer grundig på 2 timer.

Endelig kan vi finne en møtetid som passer for alle på tvers av virksomheter

Har du forsøkt å finne en møtetid som passer for alle? Også for deltakere utenfor organisasjonen? Det fører ofte til en lang rekke med eposter frem og tilbake før vi finner en tid der alle kan. Internt er det enklere. Da bruker vi planleggingsassistenten i Outlook eller Teams. Les om hvordan i blogginnlegget Åpner du alles kalendere for å finne en tid dere kan møtes ?

Men du har ikke tilgang til å se mulige ledige tider for de som jobber i andre organisasjoner, så hvordan løser du det? Opp til nylig har det vært et tredjepartstillegg i Outlook, Finn tid, du har kunnet bruke. Det har jeg ikke fått til å fungere i praksis for meg. Men nå har Outlook innebygget en ny mulighet for å foreslå tider og la deltakerne selv velge hvilke tider som passer og ikke passer for dem. Basert på de svarene kan du bestemme møtetiden og opprette et møte.

Slik gjør du det

Opprett en avtale og velg hvem du vil invitere til møtet. Nå velger du Ny planleggingsavsteming. Alternativt om dere har en epostutveksling der dere blir enige om å møtes kan du velge å svare på eposten og velge Svar med planleggingsavstemning.

Velg alternative tider som passer for deg. For interne deltakere vil du se deres tilgjengelighetsinformasjon, men det gjør du ikke for eksterne deltakere. Følg instruksjonene du får og send undersøkelsen. Tidene du foreslår vil bli nå lagt inn som foreløpige avtaler i din kalender  så du ikke planlegger andre aktiviteter der.

Nå kan hver enkelt invitert svare på undersøkelsen med både når de kan delta og hvilken tid de vil foretrekke. Basert på dette kan du nå sende ut møteinvitasjonen til en tid du bestemmer. De tidene du hadde reservert i kalenderen blir nå frigjort.

Hvor mange forslag til møtetider bør du inkludere?

Er det bra å tilby mange mulige møtetider, eller før du tilby få? Det er et interessant spørsmål. Svaret på det finner du i blogginnlegget Vær snill med hjernen - Gjør det enklere å ta en beslutning

Vil dere ha stålkontroll på kalenderen og ikke bli overstyrt av møteinnkallinger fra alle kanter? Vurder et frokost/lunsj-og-lær arrangement på 40 minutter der dere får gode tips til å styre egen kalender, Ta kontakt med bjorn@smartendring.no på epost, eller ring meg på 90173524.

Åpner du alles kalendere for å finne en tid dere kan møtes ?

Når jeg leder workshops i ulike virksomheter får jeg god innsikt i hvordan mange organiserer sitt arbeid. Jeg ser hvordan Outlook, Teams og andre programmer brukes for å organisere arbeid og samarbeid med kolleger. Noe jeg stusser på er at mange ikke utnytter innebygde verktøy i Outlook og Teams når de skal planlegge et møte.

Bruker du ikke møteplanleggeren i Outlook og Teams?

Noe jeg ser ofte er at mange har 5-6 av kollegenes kalendre åpne ved siden av egen kalender i Outlook. Hvorfor? Jo for å se hvor det kan være mulighet for å invitere til et møte der alle er ledige.

Men du trenger ikke gjøre det. Både i Outlook og Teams har du mulighet til å bruke møteplanleggeren. Dersom du skriver en møteinvitasjon til 7-8 deltakere og ønsker et møterom starter du gjerne med å velge et tidspunkt som passer for deg. Men passer det for de andre?

Du trenger ikke å åpne alle deltakernes kalender for å sjekke dette. Velg Planleggingsassistent og be om å få første ledige tidspunkt der alle de inviterte, og gjerne også møterommet er ledig, så går dette mye raskere. Dersom det blir for langt frem i tid må du kanskje kompromisse og ha møtet uten at alle er med, men du kan også kontakte de som ikke er ledige for å høre om de kan endre sin plan.

Flytt avtaler i Teams med dra og slipp

Jeg oppdaget nettopp en praktisk detalj i Teams-kalenderen. Jeg trengte å flytte et Teams-møte, tok tak i det og dro det til dagen etter. De kom det automatisk opp en advarsel om at en av deltakerne var opptatt på det tidspunktet. Smart! Da kunne jeg velge å åpne møteplanleggeren i Teams og finne en tid alle kunne møtes. Dersom det ikke er noen konflikt, får du beskjed om det også. Prøv selv.

Del møtetittel og sted med kollegene

Standardinnstillingen i Outlook er vanligvis at andre bare kan se om du er ledig eller opptatt, men ikke hva du er opptatt med. Mange velger å åpne for at kollegene kan se møtetema og sted fordi det er praktisk. Gjør dere dette vil du også kunne se hva de andre har av avtaler der de er opptatt. Dersom du ønsker å gjøre dette, se illustrasjon for dette. Andre vil ikke kunne se innholdet i avtalen.

Inviterer du til mange møter? Velg automatisk behandling av møtesvar

Mange velger å ikke sende møtebekreftelse på invitasjoner i Outlook fordi de ikke vil fylle innboksen til den som inviterer til møte med mer epost, men da vet ikke møtearrangøren at du kommer. Og som møtearrangør kan du behandle svar på møteinvitasjoner automatisk. Du trenger ikke få dem i innboksen. Les mer om dette her: Er du lei av at Outlook møtebekreftelser fyller opp Innboksen?

For flere tips om møter, eller andre tema du ønsker å få noen tips om, søk i bloggen!

Hva er Teams møtenotater, og bør vi bruke den funksjonen?

Jeg har nylig fått et par spørsmål om Teams møtenotater som noen oppdaget da de deltok i et Teams-møte. Hva er det egentlig, og er de noe vi bør ta i bruk?

Svaret er at det kommer an på møtet. Denne muligheten kan være praktisk for et enkeltmøte der vi ønsker å gjøre felles notater og noen oppfølgingspunkter. Du kan også legge inn agenda her før møtet.

Men denne muligheten kan ikke brukes for møteserier, og møter knyttet til en kanal vi bruker for samarbeid i en arbeidsprosess eller et prosjekt.

Møtenotater er Loop-komponenter

Før vi går inn på møtenotater kan det være greit å se på hva som er grunnlaget for denne muligheten. Microsoft har i løpet av det siste året lansert noe de kaller Loop.

Det er samarbeidskomponenter flere kan jobbe i samtidig og der oppdatering skjer direkte, akkurat dom du har opplevd dersom dere redigerer et felles Office-dokument i Teams. Loop-komponenter kan opprettes i Teams, i Outlook og vi kan opprette og samle dem på en Loop samarbeids-side. Og altså også som møtenotater i et Teams-møte.

Loop-komponenter er personlige

Hver av komponentene lagres på OneDrive til den som oppretter komponenten, og deles med andre gjennom en delingskobling som kan deles i en Teams-chat, på en epost og på en Loop-samarbeidsside. Men, om den som har opprettet komponenten slutter og dennes OneDrive blir slettet, forsvinner også Loop-komponentene. De må derfor ses på som et samarbeid her og nå, slik vi også tenker om en Teams-chat.

Les også Samarbeid i Teams gruppechat når du ikke har et Team som passer

Informasjon som skal vare bør lagres i en Teams-kanal

Informasjon som skal vare og være tilgjengelig i virksomheten over tid egner seg ikke til dette. Da bør informasjon og oppgavelister ligge i en Teams-kanal og der fungerer ikke Loop. Da er Planner og OneNote mer aktuelle verktøy for møtenotater og oppgaver.

Les også Gode møtenotater er gull verd, så hvorfor har vi ikke det for alle møter?

Du kan heller ikke bruke Loop-komponenter til samarbeid og møtenotater til noen som er utenfor virksomheten.

Så når er det greit å bruke Teams møtenotater?

Når du har et enkeltmøte og det kommer litt brått på er det ofte ikke tid til å lage en agenda på forhånd, og det er ofte ikke etablert en struktur for møtenotater og oppfølging av møtet. Da er det raskt å skape en agenda der og da, gjøre notater under møtet, og avtale og fordele oppfølgingsoppgaver.

Status på oppfølgingsoppgavene og møtenotatene lagres i møtedetaljer i Teams-kalenderen og er tilgjengelig for alle (interne) møtedeltakere. Er du tildelt oppgaver finner du dem i ditt oppgavesystem i likhet med Planner-oppgaver.

Ønsker dere å etablere en struktur for bedre forberedelser, samarbeid og oppfølging av møter? Da kan dere vurdere en bedriftsintern workshop om Smarte møter med Teams i møterom- hybrid og på nett og Smart samarbeid med OneNote i Teams Disse kan kombineres og tilpasses til deres behov.

3 ting du tror om GPT som ikke stemmer lenger

Det siste halvåret har det vært en stadig økende mengde artikler og uttalelser fra eksperter om hvor upålitelig Chat GPT kan være fordi du ikke får vite kildene til det du blir presentert. Og at informasjon i modellen er utdatert. Du må for all del heller ikke fore modellen med egne data fordi deres firmahemmeligheter kan bli oppdaget av andre.

Vel, noe av dette stemmer fremdeles om du bruker ChatGPT.

Du kan trygt dele dine data med Bing-Chat Enterprise

Dersom du bruker Bing Chat, GPT-modellen levert av Microsoft, og som er basert på GPT4, er den koblet til Internett, og baserer seg på dagsfersk informasjon. Du får også alltid oppgitt hvilke kilder som er benyttet og kan sjekke troverdigheten av disse selv. Nylig lanserte også Microsoft Bing-Chat Enterprise. Den har du tilgjengelig dersom din arbeidsgiver har et Microsoft 365 abonnement. Da kan du trygt bruke denne til å analysere egne data fordi disse ikke brukes til å lære opp modellen, og det du legger inn ikke lagres av Microsoft.

ChatGPT og Bing Chat er ikke det samme

Last med Bing Chat appen på mobil

Så er ikke Bing Chat bare et Microsoft navn for ChatGPT? Nei det er det ikke. Språkmodellen utviklet av Open AI omtales som GPT (Generative Pretrained Model). Denne modellen har Microsoft tilgang til som deleier i Open AI. Men det som ligger rundt modellen er to forskjellige produkter, Chat GPT og Bing Chat. De er ikke de samme. Derfor vil tjenestene være forskjellige og kunne utvikle seg i forskjellig retning.

Open AI leverer i stor grad en verktøykasse bygget på GPT der ChatGPT er det de fleste er kjent med, men det finnes også en rekke utvidelser og integrasjons muligheter andre kan benytte for å spesialsy KI-løsninger.

Bing Chat derimot er en ferdig løsning som kan være enklere å bruke for oss vanlige kontorarbeidere som vil benytte KI på jobben.

 Du har allerede KI-funksjoner i Office

Selv om oppmerksomheten har vært mye rettet mot GPT har Microsoft lenge bygget inn kunstig intelligens i form av maskinlæring i Outlook, generering av designforslag i PowerPoint, svarforslag i Outlook og Teams og automatisk oversettelse av epost.

Eksempler på bruk av Kunstig intelligens i outlook

Vil du vite mer om dette, og hvordan du/dere kan utnytte både eksisterende og nye muligheter innen KI kan dere vurdere å invitere meg til å holde et frokostmøteinnlegg, eller et lunsj og lær foredrag hos dere. Det kan også leveres son et nettseminar. Sjekk ut alle 10 Smart endring tema for slike innlegg!

Bør vi - og kan vi bruke mindre tid i Outlook og Teams?

Data Microsoft samler inn viser at Microsoft 365-brukere i gjennomsnitt bruker 57 prosent av tiden de jobber på PC og mobil på kommunikasjonsaktiviteter som Teams-møter, -chatter og e-post. 43 prosent av arbeidsdagen brukes til å produsere innhold med ved hjelp av verktøy som Excel, Word PowerPoint og OneNote.

Er ikke kommunikasjon like viktig som produksjon?

Variasjonen er nok stor her avhengig av den rollen du har. Og, er det slik at du ikke produserer noe når du skriver en epost eller en melding i Teams? Jeg tror ikke det er slik vi skal tolke det.

Det har vært en gjenganger de siste 20 år i undersøkelser som typisk sier at vi bruker altfor mye tid på eposten. De tar utgangspunkt i at vi bruker det meste av tiden til å behandle, sortere  og lese epost. Altså tar det tiden bort fra det å produsere noe av verdi. Men mye av tiden vi typisk har brukt i Outlook er å produsere innhold og kommunisere det til andre. Epost har vært det viktigste samarbeidsverktøyet frem til vi fikk verktøy som Teams og Slack.

Kan vi redusere tiden vi bruker på behandling og prioritering?

Når det er sagt er det ingen tvil om at mye av tiden mange bruker i Outlook og Teams går med til å sortere og prioritere hva vi må lese, og til å finne henvendelser vi må gjøre noe med og som kanskje krever en respons. På det området opplever jeg at mange synes det er slitsomt, og vanskelig å gjøre dette effektivt. Når du i dag ikke bare skal følge med på epost i Outlook, men i tillegg må følge med på Teams-chat og meldinger i mange Team og kanaler er det lett å forstå at du kan føle at du ikke har oversikt. Hva har jeg ikke fått med meg? Hva har jeg glemt?

Krever kommunikasjon i flere kanaler en ny måte å behandle forespørsler på?

Jeg spør ofte deltakere i Smart endring workshops om hva de gjør med epost de ikke kan behandle her og nå? De aller fleste bruker muligheten i Outlook til å flagge eposten for å enklere finne tilbake til den senere. Men hva gjør du om stadig flere henvendelser kommer i form av Chat, eller i en kanalsamtale i Teams? Og hva gjør du for å prioritere egne oppgaver og forespørsler som ikke kommer inn i disse kanalene? For eksempel oppfølging av noe fra et møte.

Du må balansere oppgaver fra andre og egne oppgaver

I en travel arbeidshverdag der epost og Teams-meldinger strømmer på er det lett å jobbe for mye på innkommende, og at det blir lite tid igjen til egne oppgaver. For å balansere dette er min erfaring at du må gjøre egne oppgaver like synlige som oppgaver du gjør for andre. Da hjelper det å ha alt samlet i en oppgaveliste. Erfaringsmessig er det da enklere å ikke glemme å bruke tid på egne oppgaver.

Microsoft oppgavesystem kan hjelpe deg å få oversikt

Jeg har brukt Microsofts oppgavesystem i Outlook siden 2007, og ettersom mulighetene har blitt inkludert, i OneNote, Teams, To do og Planner. Det gjør at jeg kan se alle mine oppgaver på ett sted. Da er det enklere å være realistisk når jeg prioriterer og planlegger arbeidet. Jeg forstår  jo med en gang at 10 oppgaver på samme dag er helt urealistisk. Da må jeg enten skyve på dem, eller kanskje innse at jeg ikke kan gjennomføre alle oppgavene jeg kunne tenke meg å gjøre, men må prioritere oppgaver som er viktigst for å oppnå mine og teamets mål.

For en oversikt over mulighetene i Microsofts oppgavesystem, les gjerne Planlegg, prioriter og få stålkontroll på alle oppgaver, og for å se henvendelser i Outlook og Teams i sammenheng, les Du har nå 3 innbokser. Hvordan fikser du det?

---

Ønsker du å ta i bruk nye smarte arbeidsformer med støtte fra den digitale verktøykassen kan du kanskje få med deg kollegene dine på en bedriftsintern Smart endring workshop i Smart prioritering og planlegging med Outlook, Teams og To-Do.

Alle workshops kommer med fyldig dokumentasjon som er nyttig å bruke til oppslag og repetisjon i etterkant.

Er det bare deg som er interessert kan kanskje nettkurset med samme innhold være noe? Se alle Smart endring nettkurs på https://nettkurs.smartendring.no

Liker du å lese deg til ny kunnskap kan du ha nytte av Smart endring e-bøker.

Hvordan kan vi utvikle en effektiv samarbeidskultur?

Virksomheter gjør ofte et omfattende arbeid for å opprette Team og kanaler for alle deler av organisasjonen. Problemet er ofte at de ansatte i liten grad bruker kanalene. De ser gjerne fordelene med å dele dokumenter i teams, men fortsetter å kommunisere på epost, eller bruker Teams chat. Når bør vi bruke kanaler, og når er chat eller epost det riktige valget?

En ny rapport fra SWOOP Analytics der 17 organisasjoner med til sammen 68 000 ansatte deltar viser at i snitt at bare 1 av 4 ansatte bruker kanaler til kommunikasjon. Variasjonene er naturligvis store. Undersøkelsen viser at de som bruker kanalene til kommunikasjon har en ting felles. De inngår en avtale med hverandre om hvordan de skal kommunisere.

Det er ikke nok at kanalene finnes. Når en arbeidsgruppe skal ta i bruk Teams for samarbeid er det som å starte et prosjekt. Jeg har vært med å starte utallige prosjekter da jeg ledet Microsoft Consulting i Norge. Felles for dem alle var at vi hadde et oppstartsmøte der vi ble enige om hvordan vi skulle samarbeide, hvor vi skulle lagre dokumenter og hvordan vi skulle kommunisere.

Hvorfor er Team og kanaler viktig for å lykkes?

Når vi kommuniserer på epost og chat er det person til person. Fra meg til deg, eller til noen utvalgte kolleger. De etterlater seg ikke en historie som er tilgengelig for fremtiden. Bruker vi derimot en Teams-kanal for å kommunisere, blir hele historien tatt vare på, er tilgjengelig og søkbar. Den er en del av virksomhetens historie.

Les mer om dette i Dette går du glipp av om du bare bruker chat i Teams, og ikke Team og kanaler

Eposten blir ikke borte

Selv om Team og kanaler er viktig kan vi heller ikke ignorere de andre samarbeidsformene som inngår i Microsoft 365. I følge SWOOP Analytics undersøkelser spiller hver av fem samarbeidsformer en egen rolle, og de komplementerer hverandre.

Disse er Outlook, Microsoft Teams chat, Teams møter, Teams kanaler, og for noen Viva Engage (tidligere kalt Yammer).

Undersøkelsen viste at Microsoft Teams chat bidrar mest til å styrke personlige- og grupperelasjoner. Outlook gir muligheten til å kommunisere bredt, siden vi bruker epost til å nå ut til, og samarbeide med eksterne personer. Det samme gjelder Teams-møter der vi kan samarbeide med hvem som helst. Så vi kan ikke ignorere noen av disse, men lære oss å utnytte hver av dem til det de er best til.

Skal vi samarbeide effektivt må vi snakke sammen

Bare 5% av de analyserte gruppene hadde etablert klare samarbeidsavtaler og utviklet en felles kultur for dette. De resterende 95 % av arbeidsgruppene hadde medlemmer som brukte M365-samarbeidsverktøyene på svært forskjellige måter. Da blir det vanskelig å kommunisere og samarbeide effektivt.

For å løse dette kan du som eier av et team, en arbeidsgruppe, eller en avdeling utarbeide en teamavtale. Les mer om dette på Har dere laget Team-avtaler for hybridkontoret? . I en slik avtale kan dere også være spesifikke på hva vi bruker kanaler til og hva som er greit å gjøre i en chat, eller i en epost. Og, når bør vi heller snakke sammen i et (Teams)møte.

Trenger dere hjelp til å analysere deres samarbeidsmønstre og bruk av M365, eller til å utarbeide et opplegg for teamavtaler? Ring Bjørn på 90173524, eller send en epost til bjorn@smartendring.no

Er det din feil om du leser og svarer på jobbmeldinger i helgen?

Ja, det er det. Noe av det fine med den verktøykassen vi har på jobben er at du kan skrive meldinger når det passer deg, og mottakeren kan lese dem når det passer for hen. Så om jeg skriver en melding til deg på en søndag (slik som denne), og du velger å lese og besvare den da er det vel ikke min feil? Jeg forventer ikke at du ser på meldingen før mandag.

Likevel er det ikke så enkelt.

Det er ikke alltid enkelt å vite hvilke forventninger vi har til hverandre om responstider. Dersom sjefen ligger litt bakpå og bruker noe av helgen til å gjøre arbeidsoppgaver er jo det greit. Men ofte innebærer det å videresende informasjon til teamet, og fordele oppgaver som noen må ta tak i på mandag.

Sjefen mener ikke du skal se på dette på søndag. Likevel kan det være at du føler et lite press på dette. Særlig om du får varsler på Teams, eller i eposten om du har mottatt meldinger fra din leder. Bare nysgjerrigheten om hva det kan være er nok til at du leser meldingene.

Denne utfordringen har to løsninger.

Den første er at du sørger for å ikke få jobbvarsler, særlig på mobilen, i helgen, og at du har selvdisiplin til å ikke gå aktivt inn i Teams og Outlook for å sjekke.

Trykk på de tre prikkene på kolonnemenyen i Teams og finn Viva Insights der. Høyreklikk på symbolet og fest Viva Insights til kolonnen så kommer du raskere dit neste gang. Om du ikke ser muligheten til å sette stille tid, eller rolig tid som det også kan kalles, velg Tilfredshet fra menyen så vil du finne denne muligheten. Velg Angi stilletid der du ikke vil ha mobilvarsler fra Teams og Outlook på mobilen. Nå er det opp til deg å styre din nysgjerrighet og ikke sjekke jobbmeldinger i denne tiden.

Den andre løsninger er at du som sender meldinger utenfor vanlig arbeidstid utsetter levering av eposten eller Teams-meldingen.  Dette gjorde jeg ofte som leder i Microsoft siden denne muligheten har vært i Outlook hele tiden. Det var før Teams var påtenkt og all kommunikasjon var på epost.

Les hvordan jeg brukte utsatt levering som leder i Microsoft : 3 gode grunner til å kontrollere når din e-post skal komme inn i mottakerens Innboks

Nå kan du også utsette leveringen av en Teams-chat.

Her kam du se hvordan du setter opp dette både for Outlook, og Teams. Det kan også hende du får forslag fra både Teams og Outlook om å gjøre dette. Det styres av Viva Insight innstillingene. Da får du en påminnelse, og så er det opp til deg å velge hva du vil gjøre.

Vil du vite mer om hva Viva Insights kan gjøre for deg? Les Du kan ikke stoppe bølgene, men du kan lære deg å surfe!

Innfør en ny rutine for å få bedre oversikt og kontroll

Det er RUTINER og IKKE VANER som virkelig flytter fjell, sier Øystein Pettersen (ja, skiløperen). Når noen sier til ham, du må ha gode treningsvaner sier han nei, men gode rutiner.

Hva er forskjellen på en vane og rutine? Vaner er ting vi gjør uten å tenke over det. Rutiner er bevisste valg og bevisste handlinger.

Det første du gjør når du kommer på jobben er å hente deg en kaffe, og så åpne Outlook. Du tenker ikke over hva du gjør. Da er det en vane. Men når du skal behandle eposten i din innboks, eller forespørsler i Teams så er det ikke en vane, men en rutine. Rutinen kan være god, eller dårlig.

Høres dette kjent ut? De leser den øverste eposten, altså den som kom inn sist. Det er en forespørsel om du kan gjøre noe for avsenderen. Du tenker, ja det må jeg gjøre, men ikke akkurat nå. Nå må jeg straks i et møte, så den får vente.

1. Du lar meldingen ligge ubehandlet og går til neste epost

2. Ja, den må jeg også gjøre noe med. Kanskje senere i dag? Så går du videre til melding nummer tre, og fire.

Du går i møte, og etter møtet tar du opp arbeidet med dine innkommende meldinger igjen. Og nå er det kommet enda noen nye meldinger …

Det jeg beskriver her er ikke en vane, selv om du gjør det hver dag. Det er en rutine, og en lite effektiv rutine. For mange fører denne rutinen til merarbeid, dårlig oversikt og manglende prioritering av viktige arbeidsoppgaver. Men, rutiner kan endres. Hva om du gjør det på denne måten:

Du  kommer på jobben, henter deg en kaffe og starter med å gjennomgå nye meldinger. Når du leser den første meldingen ser du at det er noe du må gjøre med, men ikke akkurat nå.

1. Du vurderer hvor viktig den er, og hvor mye den haster.

2. Den må jeg gjøre noe med på onsdag tenker du og flagger eposten, eller lager en oppfølgingsoppgave av Teams-forespørselen med en forfallsdato på onsdag.

3. Du går videre til neste melding

Når du kommer på jobb onsdag starter du med å gjennomgå oppgavelisten din, og der ligger oppfølgingsoppgaven du opprettet på mandag. Så svarer du på denne, eller gjør det oppgaven gjelder. Etterpå markerer du oppgaven som fullført.

Ved å innføre denne rutinen har du alltid oversikt over hva du skal gjøre og når, utfra din prioritering. Ved å prioritere forespørsler der og da sparer du mye tid, får bedre oversikt, og er rimelig trygg på at du arbeider med prioriterte oppgaver.

Vanskelig? Nei, du får mye hjelp og støtte av Outlook, Teams og oppgavesystemet i MS365 for å gjøre dette. Men det innebærer at du må innføre en ny rutine for oppgaver du ikke kan gjøre her og nå.

For tips om hvordan du kan gjennomføre denne rutinen uten den tar mer tid, les:

• Planlegg, prioriter og få stålkontroll på alle oppgaver — Smart endring AS

• Hva gjør vi når forespørslene kommer inn i Teams og ikke i Outlook? — Smart endring AS

• Hva er forskjellen på huskelister og oppgavelister? — Smart endring AS

Trenger du og dine kolleger litt starthjelp for å få i gang nye rutiner? Sjekk ut workshopen Smart prioritering med Outlook, Teams og To do. Eller nettkurset med samme navn. Det kan du gjennomføre på egenhånd, og i eget tempo. Liker du å lese deg opp selv finnes innholdet også som e-bok.

Hva dere går glipp ved å ikke ta et oppgjør med gamle arbeidsformer

Da jeg startet Smart endring  for 10 år siden var det for å kunne bidra til at alle skulle kunne oppnå bedre resultater med mindre stress. Jeg hadde funnet ut at det viktigste hinderet for å oppnå bedre resultater ofte var manglende prioritering av arbeidsoppgaver, og den viktigste årsaken til stress var innboksen i Outlook.

Problemet med epost

I lunsjen hører jeg en kollega si til en annen; Jeg blir gal av innboksen. Det renner inn med epost fortere enn jeg får behandlet dem. Ja, sier kollegaen, slik har jeg det også. De andre rundt bordet nikker. Så tenker de, jaja det er vel bare noe vi må leve med. De leser om undersøkelser som sier at vi bruker halve arbeidsdagen på epost, og velmenende råd om å bare åpne Outlook to ganger om dagen for å sjekke eposten. Alle vet at det ikke fungerer.

Les gjerne: 5 epost-strategier som ikke virker og 4 tips som hjelper deg i en digital hverdag

Outlook er mer enn epost

Allerede for 10 år siden var Outlook ikke et sted der du bare sjekket eposten din, men et kommunikasjons og arbeidsverktøy du brukte hele dagen. Du brukte Outlook til å skrive et notat om et prosjekt, som informasjonslager, og for å planlegge og følge opp avtaler og oppgaver. Der ligger agendaen til møtet, og referatet med beskrivelse av dine oppfølgingsoppgaver. Derfor er Outlook noe du åpner om morgenen og bruker hele dagen.

Så hva er problemet?

1. Epost blir liggende i personlige postbokser. Viktig dokumentasjon forsvinner når en medarbeider slutter. Nye medarbeidere starter med blanke ark og har ikke tilgang til tidligere kommunikasjon i et prosjekt eller et arbeidsområde.

2. Epostdiskusjoner med "svar alle" blir uoversiktlige, og kan føre til misforståelser. Det kan være tilfeldig hvem du husker å sette på til-linjen. Dette kan føre til manglende involvering fra interessenter.

3. Epost er lett å videresende innenfor og utenfor organisasjonen. Dette kan føre til at uvedkommende får informasjon de ikke skulle hatt.

4. Det tar ofte et døgn før de du sender epost svarer på en forespørsel om informasjon eller beslutning. Dette fører til lange beslutningstider, og bremser fremgangen i daglig arbeid og i prosjekter.

5. Dokumenter til gjennomsyn og redigering blir sendt som vedlegg. Dette fører til flere kopier, mye arbeid for å konsolidere dem, og usikkerhet om hva som er gjeldende dokument.

Synkronisering til filutforsker forlenger smerten

Jeg ledet en Teams-workshop for ikke lenge siden. Etter at vi hadde jobbet en stund med samtaler og dokumenter i kanaler ble jeg stoppet av en av deltakerne. "Jeg ser ikke hvorfor vi skal lære dette. Jeg har synkronisert alle dokumentene fra Teams og SharePoint til min Filutforsker, så jeg er aldri inne i Teams".

Når vi er en del av en arbeidsprosess, eller prosjekt er vi er vant til å kommunisere i epost, og at prosjektdokumenter ligger på et filområde. Og, det er ingen kobling mellom dem.

Det jeg observerer hos mange er at de flytter dokumenter for X: og P: på filområder til Teams og SharePoint og synkroniserer disse til filutforskeren. Da kan alle jobbe som før, selv om bokstavene er byttet ut med mappenavn i SharePoint og Teams.

Å flytte dokumentene til skyen og beholde epostkommunikasjonen løser ikke problemet

Følgen av dette er at vi fortsetter med kommunikasjonen i epost, gjerne supplert med Teams-chat der vi trenger raske avklaringer. På den måten tar vi ikke tak i det som er den virkelige utfordringen i kommunikasjonen, og som vi kunne ha gjort dersom vi hadde erstattet epost og chat med kommunikasjon i Teams-kanaler for ulike arbeidsområder og prosjekter.

Ved å flytte kommunikasjonen fra epost og chat oppnår vi følgende:

1. Kommunikasjonen er tilgjengelig for alle som arbeider innenfor dette arbeidsområde. Dette sikrer kontinuitet, og informasjon beholdes selv om noen slutter. Nye medarbeidere har tilgang til hele historikken i et prosjekt, hva er sagt og avtalt tidligere, og alt er søkbart.

2. All kommunikasjon om et tema blir liggende samlet under en overskrift. Det gir god oversikt. Alle nåværende og fremtidige Team-medlemmer har tilgang til all kommunikasjon. Du trenger ikke spesifisere noen på til-linjen, med mindre du vil at noen skal gjøre noe.

3. Kommunikasjon er kun tilgjengelig for medlemmer av Teamet. Det er trygt fordi du vet hvem som kan lese det du skriver.

4. Kommunikasjon i Teams gir erfaringsmessig raskere respons i viktig arbeidsprosesser. Det fører til færre misforståelser og raskere beslutninger.

5. Dokumenter relater til et arbeidsområde eller prosjekt er lagret i samme Teams-kanal som kommunikasjonen og alle kan oppdatere dokumenter samtidig. Det er bare ett dokument.

Individets komfort, eller gruppens beste?

Ved å bare flytte dokumentene til skyen og synkroniserer dokumentområder til filutforskeren innebærer ingen endring i arbeidsform. Vi sparer en server, men tar ikke tak i det virkelige problemet, som er intern epost. Ønsker vi å redusere intern epost for å oppnå de fordelene vi vet det har må vi også endre måten vi samarbeider og kommuniserer på. Dette er ikke noe en enkelt medarbeider kan gjøre selv. Vi må gå sammen om å endre arbeidsform. Dette er noe ledere og team må gå sammen om å gjøre.

Les mer om dette i: Bør vi tilpasse Teams så vi kan jobbe som før når vi lagret på H: P: og X:? — Smart endring AS

For en mindre organisasjon vil det være en stor fordel om endring i arbeidsform gjøres gjennom felles innsats av alle, etter opplæring og involvering der vi blir enige om å gjøre dette løftet sammen.

For en stor organisasjon kan det være vanskelig å få med alle på en gang. Det trenger man da heller ikke. En avdeling, eller et prosjekt kan bestemme seg for dette og sette i gang. Vi er ikke avhengig av at alle gjør dette, bare de vi arbeider sammen med i det daglige.

Les også: 3 feller mange går i når de tar i bruk Microsoft Teams

Vil dere ha hjelp til å gjøre dette løftet, og dra nytte av de fordelene det medfører kan en Smart endring bedriftsintern workshop være en rask måte å komme dit. Vurder gjerne å gjennomføre Smart samarbeid med Teams for alle. Denne kan også tilpasses deres arbeidsform og ambisjon.

Sikre kontinuitet og historikk i prosjekter med Teams

Tenkt deg at dere er tre som starter opp et internprosjekt. Kommunikasjonen i prosjektet skjer mye på epost. Etter noen uker får dere med dere en kollega til i prosjektarbeidet. Da starter det nye prosjektmedlemmet med blanke ark og har ingen innsikt i hva dere har kommunisert med hverandre fordi det bare ligger i deres personlige postbokser. Hadde dere kommunisert i en Teams prosjektkanal ville hele historikken ligget der, og vært søkbar. Det ville gitt et mye bedre grunnlag for nye prosjektmedlemmer.

Kommunikasjon om viktige saker med kunden på epost blir ikke arkivert

Vi jobber med et viktig kundeprosjekt og alt ser bra ut. Prosjektet blir levert og alle er fornøyd. Men en dag får vi en henvendelse fra kunden som etterlyser noe de mener de er blitt lovet i sin leveranse. Dette er helt nytt for meg, og når jeg undersøker nærmere finner jeg ingen dokumentasjon på dette. Dette var noe vi hadde diskutert, men ikke avtalt. Petter skulle sende en epost til kunden der dette ble gjort veldig tydelig. Kunden hevder å aldri å ha mottatt en slik epost. Petter jobber ikke hos oss lenger og epostboksen hans er slettet.

Om vi bare hadde tatt vare på kundekommunikasjonen et annet sted enn i personlige epostbokser ….Det kunne vi veldig enkelt gjort i Teams. Enten der og da, eller i ettertid.

Send epost til en kanal

Alle kanaler i et Team har en unik epostadresse du kan sende epost til. Dersom du sender en epost til kunden i prosjektet over kan du sette kanalen på kopi. På den måten får du en logg som alle i prosjektet har tilgang til, nå og i ettertid. Den kan søkes opp av alle medlemmer i Teamet. Da unngår vi situasjoner som beskrevet over. Tilsvarende, om du mottar en epost fra kunden kan du sende den til kanalen så andre også er informert og vi har den arkivert for ettertiden.

Dette gjør du

Hent epostadressen i kanalen, kopier den og lim den inn i Kopi: feltet på epost du sender. Får du en epost fra kunden, videresender du denne til kanalen ved å lime inn epostadressen i Til: feltet. Dersom du har bruk for å gjøre dette til den samme kanalen ofte kan du legge til kanalens epostadresse til adresseboken din. Da kan du også videresende epost, eller sette kanalen på kopi fra mobilen. Vi gjør ikke dette med all epost, men bare for de vi mener er viktige å ta vare på for fremtiden. Bruker du denne metoden blir epost du sender til kanalen vil bli liggende i en egen epostmappe i Filer.

For epost du mottar kan du også bruke knappen Del til Teams i Outlook på PC og Mac. Det er en rask og enkel metode. Ulempen kan være at epost denne på denne måten blir liggende på øverste nivå i Filer sammen med deres prosjektdokumenter, og kan se litt uryddig ut.

Arkiver epost til en kanal

Hva om vi ikke har arkivert viktig epost løpende gjennom prosjektet? Da kan alle gå gjennom sin epostutveksling og arkivere i etterkant. Det enkleste da er å opprette en mappe for epostkommunikasjon under Filer i prosjektkanaler og dra eposter fra Outlook over dit.  

Skal dere starte et prosjekt, eller vil ta i bruk Teams på en systematisk måte i deres arbeid kan dere komme få en hurtigstart og sikre at dere bruker Teams optimalt ved å gjennomføre en Smart endring workshop. De mest aktuelle for de fleste å starte er Smart samarbeid med Teams, og evt. bygge på med Smart dokumentbehandling i Teams, SharePoint og OneDrive og Smarte prosjekter med Planner og Teams.

Hva er forskjellen på huskelister og oppgavelister?

Når jeg skal handle i butikken og pakke til ferien lager jeg en huskeliste. Da krysser jeg av etter hvert som jeg har fått med meg det jeg skal. Da er jeg ferdig med listen. Huskelisten er ikke tidsbestemt. Jeg bruker den der og da.

Når jeg skal gjennomføre oppgaver, enten det er forespørsler fra andre, eller egne oppgaver, er disse tidsbestemte. En oppgave tar tid å gjennomføre, og jeg kan ikke gjennomføre flere oppgaver på en gang. Jeg må gjøre dem en etter en. Det vil si at jeg må prioritere hva jeg skal gjøre først, hva jeg gjør etter den, og etter denne igjen. Mens jeg utfører mine oppgaver kommer det inn nye oppgaver som kan ha høyere, eller lavere prioritet enn min neste planlagte oppgave. Dette gjør at oppgavelisten hele tiden forandrer seg, og jeg blir aldri ferdig med den.

To måter å behandle forespørsler på

Huskelistemetoden

Noen starter med å sette oppgaven på en huskeliste, for senere og flytte den til dagens oppgaveliste. Eller de plukker ut en oppgave som der ut til å være viktigst her og nå fra huskelisten.

Et eksempel på dette er behandling av forespørsler på epost. Er du en av dem som trykker på flagget til en epost dersom du ikke kan gjøre noe med forespørselen her og nå? Da har du kanskje 10 flaggede eposter etter en stund. Hvilken av disse skal du behandle først? Velger du den som ser ut til å haste mest, eller prioriterer du dem senere i form av en oppgaveliste?

Les også: Todo lists are evil, schedule everything

Oppgavelistemetoden

En annen måte å behandle forespørslene på er å bestemme der og da hvor viktig eposten er og hvor mye det haster å følge den opp. Basert på dette kan du høyreklikke på flagget og velge når du skal følge den opp. Er det i dag, i morgen, neste uke, eller en dato du velger? Det tar noen sekunder lenger tid å gjøre dette, men du slipper å gjøre en prioriteringsprosess senere. Bruker du Outlook på mobilen velger du opprett en oppgave, fremfor flagg. Da får du anledning til å velge en dag du vil følge den opp på i Microsoft To do appen. Outlook på mobil har ikke noen oppgaveliste, og To do fungerer sammen med Outlook for oppgavehåndtering.

I Teams har du de samme valgmulighetene som i Outlook. Du kan velge å flagge en melding du vil følge opp med å bruke Lagre-flagget. Eller du kan velge å gjøre den til en oppgave der du kan prioritere oppfølgingstidspunkt. Det fungerer på både PC og mobil-appene.

Microsofts oppgavesystem

Det fine med å bruke oppgaver er at oppgaver fra alle Outlook, Teams, OneNote og Planner alle kan samles i en liste i Microsoft To do på PC, Mac og mobil. Der kan du få en oversikt over alle oppgaver uansett kilde. Du kan selvfølgelig også skrive inn egne oppgaver som  ikke kommer på epost, eller som Teams-meldinger.

Lær mer om dette

I tillegg til tipsene her kan Smart endring tilby flere måter du eller dere kan bli superprioriterere og få stålkontroll på alle innkommende forespørsler og egne oppgaver. Den bedriftsinterne workshopen Smart prioritering og planlegging med Outlook, Teams og To do (2-3 timer), Lunsj og lær-workshopen Få stålkontroll på forespørsler og egne oppgaver (40 min), og i nettkurs du tar på egenhånd og i eget tempo.

Bør vi slette gamle data for miljøets skyld? Hvordan gjør du det?

Jeg kjenner flere som er stolte over at de aldri har slettet en epost. Vel, egentlig er de vel redde for at de kan komme til å trenge den en gang, eller de synes det er for mye bry å gjøre det.

Før var vi nødt til å slette epost innimellom når vi fikk beskjed om at "Postboksen din er snart full. Du vil ikke lenger kunne sende og motta epost." Men nå har de fleste av oss ikke sett denne meldingen på flere år. Vi har i praksis ubegrenset kapasitet ved å bruke Microsoft eller Google skytjenester for epost.

Bør vi slette gamle data for miljøets skyld?

Den andre mandagen i februar ble utnevnt til Clean out your computer day i 1990, og er promotert av Stiftelsen Miljøfyrtårn™ som Digital ryddedag. Der blir vi oppfordret til å slette gammel epost og gamle dokumenter vi ikke trenger lenger for å spare strøm som trengs for å drive dataservere. Det er nok et svært lite bidrag, men det kan også være andre gode grunner til å gå igjennom det vi har og slette en del unødvendige data.

Vi kutter ikke strømforbruket til 1000 husstander ved å slette fem e-poster om dagen. Faktisk.

Slette gammel epost?

Er du en av dem som bruker søppelkassen i epostprogrammet som arkiv? Ikke gjør det. Den er ment til å være et sikkerhetsnett i tilfelle du gjør en feil. I noen virksomheter setter IT-avdelingen en policy som sletter denne regelmessig. Selv om det ikke er tilfelle hos deg trener du opp din vurderings og prioriteringsevne med å ta stilling til om noe er lagringsverdig eller ikke. Det tar faktisk ikke lenger tid å arkivere en epost en å slette den.

Når eposten ligger i arkivmappen vil den dukke opp i søkeresultater om den er relevant. Det gjør den normalt ikke om den ligger i søppelkassen. Søk er også det som gjør at du ikke trenger mange mapper som er tidkrevende å bruke. Du trenger sannsynligvis bare en arkivmappe.

Kaster vi bort tiden når vi organiserer epost i mapper? — Smart endring AS

Så, når bør vi tømme søppelkassen? Det overlater jeg til deg å vurdere😉

Slette gamle dokumentversjoner?

For å sikre seg mot uønskede endringer og for å kunne komme tilbake til en tidligere versjon av dokumentet er mange vant til å lagre dokumentet som en ny versjon med jevne mellomrom, slik som Dokument V1, Dokument V2, …, Dokument endelig, Dokument endelig endelig 😳. Så blir vi sittende med 5-6 versjoner av dokumentet og ingen tør å slette noen av versjonene. Dette tar mer plass, og gjør det vanskelig å få oversikt.

Dette er helt unødvendig om dokumentene er lagret i OneDrive, Teams og SharePoint. Der opprettes det en ny versjon hver gang dokumentet endres, i det samme dokumentnavnet. Bare endringene lagres, så dokumentet tar ikke mye plass. Du kan når som helst se på en tidligere versjon og få tilbake noe du mangler eller omgjøre en uønsket endring. Les mer om dette i Slik tar du kontroll over viktige dokumenter i Teams — Smart endring AS

Bruker du den innebygde versjonslagringen sparer du faktisk lagringsplass automatisk.

Så enten du sletter gamle data for miljøer, eller av andre gode årsaker, lykke til med Digital ryddedag. Det kan jo også hende du finner verdifull informasjon du hadde glemt at du hadde i prosessen.

Har du et spørsmål, eller et tema du ønsker jeg skal skrive om? Send meg en epost på bjorn@smartendring.no

3 ting du ikke visste du kunne gjøre i Teams

Teams er i stadig utvikling og jeg oppdager stadig nye muligheter Microsoft ikke har fortalt noe om. De bare dukker opp uten at det er beskrevet noe sted. Og jeg følger ganske godt med.

Dra og slipp Vedlegg fra Outlook til Teams

I august 2020 brukte jeg et helt blogginnlegg på å forklare hvordan du kunne lagre et vedlegg i eposten til Teams. Det va nemlig ikke helt rett frem. Så, plutselig en dag prøvde jeg å bare dra det fra Outlook rett inn i Filer i kanalen. Det hadde vært så fint, men det virket ikke før. Men nå fungerte det. Prøv selv! Finn en epost med vedlegg og dra vedlegget rett inn i Teams. Det er naturligvis det eneste logiske, men fungerte ikke før nylig.

Legg til kolonner og rediger dokumentegenskaper

Har du lagt merke til at du nå kan legge til nye kolonner i Filer? Det kunne du før også, men da måtte du åpne Filer i SharePoint og legge til kolonnene der. Der hadde du også mer avanserte redigerings- og oppsettsmuligheter enn i Teams. En ting jeg har savnet er å se hvem som er eier/forfatter av et dokument. Fil-listen viser bare hvem som redigerte den sist, og dersom flere redigerer dokumentet vet vi ikke lenger hvem som eier dokumentet. Legg til en kolonne for forfatter og bruk muligheten Rediger i rutenettvisning til å oppdatere alle dokumentene med forfatter eller eier av dokumentene. Da vil det alltid stå der uavhengig av hvem som redigrt dokumentet sist.

Endelig! Nå kan du endre navn på Team og kanaler

Et stort irritasjonsmoment i Teams er at du ikke har kunnet gi Team og kanaler nye navn. Tilsynelatende har du kunnet endre navn på Teams og kanaler, men det har bare vært visningsnavnet. Om du åpnet en kanal i SharePoint ville du se at Team og kanal fremdeles hadde det originale navnet. Veldig ergerlig om du har gjort en skrivefeil når du opprettet en kanal, eller ikke helt hadde tenkt igjennom hva kanalen burde hete. Prøvde du å endre navn på kanalmappen der mistet du den i Teams. Men så, plutselig oppdaget jeg at det ikke er tilfelle lenger. Du kan endre både Team-navn og kanalnavn når som helst uten at det skaper problemer.

Fordi det skjer endringer hele tiden får alle som deltar i Smart endring workshops nettbasert dokumentasjon og ikke en PDF med kopi av lysbilder. Den hadde fort blitt utdatert. Når det skjer endringer i Microsoft-programmene oppdaterer jeg den nettbaserte dokumentasjonen. Da vil lenken alltid føre til oppdatert dokumentasjon. Her er et utdrag av dokumentasjon til en slik workshop: Microsoft 365 - en oppdagelsesreise i nye muligheter

Hvordan vil det føles å ta juleferie med tom oppgaveliste?

Alt skal gjøres før jul!

Slik er det hvert år. Flere av de jeg har avtalt å gjennomføre workshop med i desember har nå ringt og spurt pent om vi kan flytte denne til januar. De har ikke tid til å bruke 2-3 timer for  bli mer effektive og samarbeide smartere akkurat nå :-)

Jeg forstår dem. Det er ofte et press i desember, enten fra ledelsen eller selvpålagt, at alt skal i boks før vi tar juleferie.

Vi vet også at mange opplever den siste tiden før jul som veldig stressende. Du vil gjerne kunne ta ferie og koble av uten at det er utestående oppgaver og forespørsler. Får du ikke gjort alt du har planlagt, henger det resterende over deg og skaper en følelse av uro.

Er det realistisk å gjøre alt før jul?

Vet du egentlig hvor mye arbeid du har igjen før du kan ta ferie med god samvittighet? Mange har bare oversikt over arbeidet i dag og kanskje i morgen. I tillegg er oppgavelisten for neste uke spredt på Innboksen, oppgavelister, notatbok, gule lapper og i hodet.

Så hva kan du gjøre nå for å kunne ta ferie med ro i sjelen?

Mitt råd er å gruppere oppgaver fra alle kilder i to lister:

1. Arbeid som må gjøres før ferien

2. Arbeid som må vente til etter ferien

Først, skriv ned alle oppgaver du vet om. Det som ikke er nedskrevet blir ikke prioritert. Fordel nå oppgavene på de to listene. Bruk gjerne Microsoft To do på PC/Mac, eller på mobilen. Gå igjennom oppgaver du har og dra dem til den ene, eller den andre listen. Det er enklest å gjøre på PC/Mac. Du kan selvfølgelig også bruke to lister på papir dersom du synes det gir bedre oversikt.

Mine tre horisonter. I dag, før jul og etter nyttår

Nå er tiden kommet til å gjøre en realitetssjekk på liste nummer 1.

Fordel oppgavene fra denne på de dagene som er igjen til ferien ved å sette forfallsdato til den dagen du planlegger å gjøre den. Ta hensyn til møter og avtaler, samt at du sannsynligvis vil fortsette å få oppgaver dumpende inn i Innboksen neste uke. Du oppdager nå at tiden ikke strekker til for å gjøre alle oppgavene :-)

Det du må gjøre nå er å flytte oppgaver til liste 2

og om nødvendig informere kolleger, eller avklare med din leder om hva som må vente til du er tilbake. Sett så forfallsdato på oppgavene i liste 2. Fordel dem gjerne over de første to ukene i januar. Du kan umulig gjøre alt førte dag tilbake på jobb. Du kan lage en veldig oversiktlig og god ukeplan med oppgaver fordelt på dager sammen med alle avtaler om du bruker planleggingsvisningen i Outlook.

Les mer om den unike panleggingsvisningen i Outlook for Windows som er beskrevet i workshop-beskrivelsen til Smart prioritering og planlegging med Outlook, Teams og To do

Vil Microsoft To do overta for oppgavevisningen i Outlook?

Har du fått "nye Outlook" på din PC? Om ikke får du det nok snart. Det første du legger merke til  er at valgene mellom epost, kalender og oppgaver er flyttet fra bunnen opp på siden. Det er for å gjøre Outlook-programmet og Outlook i nettleser likere. Der vil du også se at de har klemt inn To do symbolet i tillegg til den tradisjonelle oppgavelisten. I Outlook for Web vises bare To do.

Tips! Om du ikke har fått den nye layouten ennå, sjekk om du kan slå den på med Prøv det nå øverst til høyre i Outlook.

Microsoft To do har aldri blitt lansert med brask og bram, men mange har funnet appen på mobilen, eller på PC/Mac. Jeg møter stadig mange som er begeistret for To do og enda flere som er litt overveldet av alle appene og funksjonene som er en del av Microsoft 365.

Microsoft har hatt programvare for å håndtere oppgavelister på PC siden lanseringen av Outlook i 1997, og for Mac i 2011.

VI må jo ha oppgavelisten på mobilen

Dere som bruker Microsoft Outlook på mobil har sikkert oppdaget at der er det ikke noen oppgaveliste og etterhvert ble det klart at det også var nødvendig å ha en oppgaveløsning for mobil. I 2017 kjøpte Microsoft selskapet og mobilappen Wunderlist som så er videreutviklet til det som i dag er Microsoft To do.

To do er Microsofts oppgavesentral

Her kan du se hvor sentral Microsoft To do er. Det er det eneste programmet som binder sammen oppgaver fra alle kilder i en liste, fra flagget epost til Planner-oppgaver.  

Jeg bruker mest To do på mobilen. Da kan jeg skrive inn oppgaver der når det ikke passer å dra opp PC'en. Da ligger oppgavene og venter på meg i min oppgaveliste også i Outlook. Det er fint at To do nå er integrert i Outlook og den har en bedre visning enn den tradisjonelle oppgavevisningen. Jeg ber bare Microsoft om en ting. Ikke fjern planleggingsvisningen i Outlook for Windows der jeg kan se alle avtaler og oppgaver samtidig. Den er gull verd for meg. Les mer om dette i Er du en planlegger eller en dagsprioriterer? Outlook og To-Do passer for begge

Vil du og dere lære ta i bruk To do og resten av Microsoft oppgavesystem har Smart endring flere workshops av ulikt omfang, fra 40 minutters frokost/lunsj-workshop i Få stålkontroll på forespørsler og egne oppgaver, til 2-3 timers workshop i Smart prioritering og planlegging med Outlook, Teams og To do. Den siste finner du også som nettkurs på https://nettkurs.smartendring.no

Hvordan du kan skille mellom jobb- og private oppgaver i Microsoft To do

Mange ønsker å ha et godt oppgavesystem for å holde rede på både jobb- og private oppgaver, men ønsker å skille mellom disse. Jeg har tidligere skrevet om hvordan du kan opprette lister for private oppgaver i To do for å skille dem fra jobb-oppgaver. Dette kan du gjøre med å opprette en egen liste for private oppgaver, og er en god løsning dersom det bare er dine oppgaver.

Bruk To Do til jobb- og private oppgaver - og til delte oppgavelister — Smart endring AS

Men hva om du vil dele en liste med familiemedlemmer?

Jeg møter av og til noen som har tatt i bruk To do som oppgaveliste på mobilen. Ofte er det den som har gått over fra Wunderlist som Microsoft kjøpte og som var forløperen til To do. Da har de opprettet alle sine oppgaver der logget inn med privat Microsoft-konto. Kanskje har de også delt en eller flere lister med familien.

Du kan dele en privat oppgaveliste med famile og med deg selv på jobben

Når jeg introduserer dem til To do som oppgavesystem for jobb-bruk sammen med Outlook lurer de på hvordan de som kunne kombinere disse.

Du kan logge av den private Microsoft kontoen og logge på med jobbkontoen. For å bytte liste må du logge deg av og på mellom disse kontoene, noe som er upraktisk.

Men en veldig god mulighet er å dele de originale listene med din jobbkonto. Da kan du være logget inn på jobbkontoen og jobbe med både jobb og private oppgaver i To do uten å måtte bytte konto.

Gjør dette for å få den private oppgavelisten i To do og Outlook på jobb PC'en

 Logg deg først på med din private Microsoftkonto på PC eller mobil. Tips! Dersom du vil gjøre dette fra jobb PC, åpne en privat nettleser, logg på din personlige Microsoft konto og start To do.

Opprett en ny liste du ønsker å bruke sammen med familiemedlemmer og del denne. Se illustrasjon for hvordan. Del også med din jobb-epostadresse. Når du har gjort dette kan du klikke på lenken du får på epost og legge til den private listen i ditt jobb-oppgavesystem. Fra nå av kan du opprette, dele og gjennomføre private oppgaver fra din To do og Outlook på jobben.

 Vil du og dere lære ta i bruk To do og resten av Microsoft oppgavesystem har Smart endring flere workshops av ulikt omfang, fra 40 minutters frokost/lunsj-workshop i Få stålkontroll på forespørsler og egne oppgaver, til 2-3 timers workshop i Smart prioritering og planlegging med Outlook, Teams og To do. Den siste finner du også som nettkurs på https://nettkurs.smartendring.no

Vær tilgjengelig samtidig som du har kontroll på din kalendertid

Er du leder, eller en som har mange jern i ilden har du ofte en veldig full kalender. Da kan det være vanskelig for en medarbeider eller en kollega å finne en tid dersom de ønsker en prat med deg. I dag er det jo ikke slik at vi kan stikke hode inn på kontoret til noen og spørre om de har tid til å diskutere noen saker. For det første har ikke mange kontor lenger, og for det andre kan det hende at de er i et møte, jobber hjemme, eller er på reise. Så om det er viktig for deg å gjøre noen avklaringer eller ta opp saker det er best å snakke om 1:1 må du kanskje planlegge det. Og du må planlegge med at noen kommer til å ha behov for å møte deg. Særlig om du er leder. Da er det en forventning at du setter av tid for å være tilgjengelig for dine medarbeidere.

Ta i bruk din personlige møtebestillings-side

Nå har Microsoft gjort det enklere for deg å planlegge for dette behovet. Du har nå din egen side der andre kan bestille et møte på tider du har satt av til dette. Denne siden kan du informere andre om, og der de kan finne en tid du har avsatt til 1:1-møter.

For å finne denne siden må du åpne Outlook på nett. Skriv outlook.office.com i adressefeltet på nettleseren din og velg Kalender. Her finner du en lenke til Rediger bestillingssiden. Evt. bare klikk på lenken her for å gå til din bestillingsside nå.

Velg tider og møtelengde du vil tilby andre

Nå kan du opprette en avtaletype og sette av tider innenfor tidsrom du velger. La oss si du ønsker å sette av tirsdag ettermiddag og fredag formiddag til 1:1 samtaler legger du inn dette, og hvor lang møtetid de kan få. For at du ikke skal legge inn andre avtaler der bør du sette inn den samme tiden i din kalender som ledig tid. Det skjer ikke automatisk. Legger du selv inn et møte i denne tidsperioden, eller noen ber om et møte vil denne tiden ikke vises som tilgjengelig lenger på møtebookingsiden.

Dersom du deler lenke til bestillingssiden vil alle som får lenken kunne se dine Offentlig tilgjengelige møtetidsmuligheter. Dersom du bare vil at dine medarbeidere skal kunne be om 1:1 møter gjør du møtetidspunktene private og sender en lenke bare til denne møtetypen. Du kan også velge å dele mulige møtetidspunkter med noen utenfor din egen virksomhet på samme måten.

Får du tilbud fra Outlook om å sette av fokustid automatisk? For å planlegge din uke enda bedre, les gjerne Er automatisk blokkering av kalendertid til fokusarbeid en god ide?

Smart endrings nye workshop Smart hybridhverdag på 1-2-3 inneholder både tipsene over og mye mer. Er du en del av en gruppe ledere kan workshopen Smart teamledelse i en hybrid arbeidhverdag også være aktuell.

Alt skulle bli enklere når vi kom tilbake på kontoret

I mars 2020 opplevde mange en lett kaotisk situasjon når alle ble sendt hjem for å jobbe. Hvordan skal jeg som leder følge opp mine medarbeidere nå? Hvordan får jeg oversikt over prosjektet når jeg ikke kan snakke med prosjektmedlemmene på kontoret, og hva skal jeg prioritere å jobbe med har jeg sitter hjemme. Der jeg tidligere kunne gjøre en rask avklaring med min leder, kvier jeg meg nå for å plage henne med å kontakte henne om småting.

Etter hvert fant vi formen, og for mange så godt at de egentlig ikke ville tilbake. I alle fall ikke hver dag.

Vi kan ikke skru tiden tilbake!

Mange trodde nok at alt ville bli som før når vi kunne komme tilbake til kontoret, men det kommer ikke til å skje. Nå må vi finne ut på nytt hvordan vi skal innrette oss når det er uforutsigbart hvem som er på kontoret hvilke dager. I forrige ukes blogg skrev jeg om et tema jeg har hørt mange synes er veldig vanskelig, Jeg orker ikke hybridmøter!. Det er viktig å snakke om, men de fleste forteller meg at de tross alt gjør mesteparten av jobben mellom møtene. Hva innebærer hybridkontor for den delen av arbeidstiden?

Smartere hybridhverdag på 1-2-3

Min erfaring er at det er tre ting vi må finne ut av er

1. Hvordan kan jeg prioritere og planlegge slik at jeg kan jobbe selvstendig med mine viktigste oppgaver?

2. Hvordan kan jeg få oversikt og samarbeide med andre om å oppnå felles mål uten å møtes hele tiden?

3. Hvordan planlegge, og gjennomføre effektive møter med noen i et møterom og noen på Teams fra andre steder?

For hvert av disse områdene har Smart endring bedriftsinterne workshops og nettkurs. Men hver av disse er på 2-3 timer, og i en hektisk hverdag er det forståelig at man må prioritere tiden ganske hardt. Likevel ser det ut til å være et behov for å utvikle spesifikke ferdigheter for å mestre hybridhverdagen.

---

Derfor tilbyr Smart endring nå en ny, effektiv workshop som inneholder det aller viktigste for å mestre en fleksibel arbeidssituasjon, og som kan gjennomføres på kort tid. Sjekk ut den nye workshopen Smart hybridhverdag på 1-2-3. Les gjerne videre her om hvilke utfordringer den tar sikte på å løse.

---

1 - Smart prioritering og planlegging

Hver dag får du mange henvendelser fra andre på epost og i Teams. De ønsker at du skal gjøre noe for dem. I tillegg har du selvfølgelig egne viktige oppgaver. Gitt at summen av dette vanligvis er mer enn du har tid til, hvordan prioriterer du hva du skal velge å gjøre i dag? Det er en håpløs oppgave om du ikke du kan se oppgaven i sammenheng med noe du vil oppnå. Om jeg gjør denne oppgaven, bidrar det til at jeg når mine, eller våre felles mål? Om ikke, hvorfor skal jeg da gjøre den? Dette er grunnen til at målstyring er en forutsetning for å gjøre de riktige prioriteringene. De fleste av oss er ikke saksbehandlere der vi løser en og en oppgave etter hvert som de blir presentert for oss, omtrent som på et samlebånd. VI må selv velg hvilke oppgaver vi skal gjøre, og når.

Les mer om grunnlaget for målstyring her: Det hjelper ikke med SMARTe mål om du ikke har en gjennomføringsplan

2 - Smart oversikt og status på våre oppgaver

Er du lei av ukentlige statusmøter der dere går rundt bordet og alle forteller om status på sine oppgaver? Det er fint å snakke sammen, men dersom mesteparten av møtet blir brukt til statusgjennomgang, og lite til å diskutere utfordringer og løsninger kan det føles litt meningsløst. Ved å ta i bruke et verktøy for felles oppgaveoversikt, fordeling, og status kan dere spare mye tid og ha status på planer og oppgaver også mellom møtene, og fylle kortere møter med mer meningsfylt innhold.

Les mer om dette i: Behovet for planlegging, koordinering og oversikt har aldri vært større Der finner du også informasjon og workshops og nettkurs som kan hjelpe deg/dere i gang .

3 - Effektive og inkluderende hybridmøter

Selv om vi jobber for å få færre- og kortere møter, vil vi ønske å snakke sammen. Dersom vi avtaler å ha et møte med 7-8 personer neste uke. Hva er sannsynligheten for at alle er på kontoret den dagen? De fleste vil si null! Hva må vi gjøre da? Les mer om det her: Sjekkliste for inkluderende hybridmøter Tips! Du finner et gratis nettkurs Samarbeid smart og gjennomfør inkluderende hybridmøter på Smart endring nettkurs