Du kommer aldri gjennom lange oppgavelister! Her er løsningen.

Flagger du alle E-post du har tenkt å gjøre noe med? Har du en lang oppgaveliste som blir rødere og rødere fordi alle oppgaver er forfalt for lenge siden? Hvor mange timers arbeide vil det være å gjennomføre alle oppgavene? Når vil du være ajour? De fleste har ingen gode svar på dette. Saken er at du har ingen aning. Det er en kjensgjerning at slike lange oppgavelister aldri blir tomme. Det er som å spise en elefant i ett måltid. Jeg lærte på Time Manager™ kurs for mange år siden at den eneste måten å spise en elefant på er å spise en liten bit hver dag.

Det er mange meninger om hvordan den beste måten å organisere oppgavelister er. Skal den være prioritert i viktig, mindre viktig? Eller i prioritert 1,2 og 3? For meg virker det best å gjøre det visuelt. Jeg bryter med listen i en passe porsjon hver dag idet jeg prioriterer dem i forhold til tid samtidig. Så kan jeg eventuelt også plassere den viktigste oppgaven på toppen av listen og arbeide meg nedover. Det jeg ikke rekker re prioriterer jeg og flytter til en annen dag.

For at denne listen skal bli realistisk må jeg ta hensyn til avtaler i kalenderen også. Hvis en dag er fylt med møter er det liten vits i å legge mange oppgaver de i tillegg.

I mitt favorittverktøy for planlegging og prioritering Microsoft Outlook kan jeg enkelt gjøre dette. Oppgaver kan enkelt flyttes fra dag til dag med dra og slipp og jeg har full oversikt over kalenderen samtidig så jeg kan lage en realistisk plan. Jeg kan også dra større oppgaver inn i kalenderen slik at jeg også setter av tid til dem.

For hvordan du setter opp dette i Outlook, se Har du en lang liste med flagget E-post? Har du gitt opp å bruke Outlook gjøremål?