Hvorfor og hvordan du kan redusere antall mapper i Outlook
/Har du et omfattende mappesystem i Outlook, gjerne bygget ut gjennom mange år?
De fleste jeg kommer i kontakt med synes de bruker for mye tid på å arkivere og finne igjen e-post i Outlook. Hvorfor har du dette systemet? Jo, for å finne igjen e-post når du trenger det. Men dette er en arv fra den gangen vi arbeidet med papir. For å finne igjen et papir var er det håpløst å ha alt i en stor bunke på skrivebordet. Hver gang vi opprettet et arbeidsområde, et prosjekt, eller kunde skrev vi en ny etikett på en hengemappe og la alle dokumenter relatert til dette i mappen. Gjenfinningssystemet ditt er da å huske hvilken mappe du har lagt dokumentet i.
Det trenger vi ikke å gjøre når vi har elektroniske dokumenter. Da finner vi det vi leter etter på få sekunder med søk.
Slutt å lete i Outlook mapper. Bare søk! Det er mye enklere og raskere.
Dette er en vanlig måte å arkivere på: Du klikker på en e-post og holder museknappen nede. Så flytter du deg over til mappesystemer i Outlook. Der skroller du nedover, holder så markøren noen sekunder over en mappe så den skal åpne seg. Undermappene kommer nå til syne, du finner den rette og slipper museknappen. Jeg har målt denne operasjonen til å ta ca. 30 sekunder i snitt.
Om du arkiverer 40 e-post om dagen er det 20 minutter. Hver dag!
Og for å finne igjen dokumentet må du navigere deg tilbake til samme mappe og håpe at du husker riktig.
Er du motivert til å lage et enklere system nå? Jeg sier ikke at du ikke skal ha mapper. For mange hjelper det en til å strukturere litt i hodet også :-) Du trenger bare ikke så mange. Her er et eksempel på et enkelt system der mappene er de samme som arbeidsområdene dine.
Om du vil gjøre tilsvarende, ikke bruk tid på å reorganisere det gamle systemet. Lag en mappe som du kaller "Gammelt arkiv". Så flytter du alle dine eksisterende mapper inn i denne. Nå kan du lage et nytt og enklere system som er enkelt å arkivere i.
Vil du gå ett skritt videre?
Les Arkiverer du e-post i Outlook? Spar 10 minutter daglig med hurtigtrinn og unngå musearm!
