Send epost til alle i foreningen uten å vise alle epostadressene

IMG_1216.jpg

Mange av oss er involvert i styrer og stell i foreningslivet. Selv er jeg med i en hytteforening med ca 50 hytter. Andre sitter i styret i borettslaget, i korps, idrettslag og FAU. Informasjon på epost er den mest vanligste kommunikasjonsformen til medlemmene. Det er irriterende at man ofte må man bla igjennom en lang liste med epostdresser for å komme til selve innholdet i eposten. I tillegg er ikke alle like begeistret for å få eksponert sin epostadresse til alle andre i disse personverntider. Så hva kan du gjøre?

Første, og enkleste skritt er å lime alle adressene inn i Blindkopi-feltet, ofte kalt BCC som står for Blank carbon copy fra den tid man skrev på maskin med gjennomslag og blåpapir :-)

 Ta frem blindkopifeltet. Her vist på Outlook for Mac og Mail-appen på Mac

Ta frem blindkopifeltet. Her vist på Outlook for Mac og Mail-appen på Mac

Har du Outlook for Windows kan du spare mye tid på å automatisere epostutsendelser ved bruk av Hurtigtrinn der du "programmerer" en knapp som fyller ut adressene for deg automatisk hver gang. Slik gjør du det.

1. Finn Hurtigtrinn-boksen i båndet under menyene og velg nytt hurtigtrinn, Opprett ny

 Finn Hurtigtrinn i båndet

Finn Hurtigtrinn i båndet

2. Skriv navn på hurtigtrinn. For eks. Epost til forening. Velg en handling - Ny melding

3. Velg Vis alternativer og Legg til Blindkopi

4. Legg inn epostadresser, eller kopier inn en epostliste fra et dokument der adressene er skilt med semikolon. Du kan også legge inn standard tekst i emnefeltet. Lagre hurtigtrinnet.

5. For å sende ny epost til foreningen trykker du på den nye "knappen" i Hurtigtrinnfeltet. Nå åpnes en ny epost med adressene ferdig utfylt.

Dersom du ofte videresender informasjon til medlemmene kan du lage et tilsvarende hurtigtrinn for dette der du velger Hurtigtrinn for Videresend melding istedenfor Ny melding i oppskriften over.

For å oppdatere adresselisten, høyreklikk på hurtigtrinnet og velg Rediger. Velg igjen Vis alternativer for å få frem Blindkopi-feltet og legg til, eller ta bort adresser. Pass på at det står ett semikolon mellom hver epostadresse.