Slutt å lete i Outlook mapper. Bare søk! Det er mye enklere og raskere.

Vi har lett for å bli hengende ved gamle vaner. Hvis du har brukt Outlook i noen år har du sannsynligvis et relativt omfattende arkivsystem med mapper i flere nivåer. For å finne igjen en E-post forsøker du å huske hvor du lagret den, åpner den mappen og blar nedover for å finne E-posten. Dette kan ta tid og det er ikke engang sikkert at du husker riktig.

Hvis du derimot er ganske ny Outlook-bruker, men vant til å søke på nettet går du sannsynligvis rett til søkeboksen som ligger rett over E-postene i Innboksen din. Idet du starter å skrive i søkeboksen vil du se at menyen i båndet forandrer seg og viser ulike søkekriterier. Om du har båndet skjult vil du kun se at ordet SØKEVERKTØY kommer opp på toppen av vinduet. Klikker du på det får du opp søkekriteriene.

Du er sannsynligvis vant til å bare skrive inn ord du vet er i E-posten i søkefeltet. Gjør du det vil Outlook søke etter ordene både i emnefeltet og i innholdet av E-posten. Merk at om du står i Innboksen når du søker vil den lete i alle mapper i postboksen din (Gjeldende postboks som uthevet under). Står du i en annen mappe vil den kun lete i denne mappen. Disse valgene kan du endre om du vil. Søking i fritekst er flott, men du kan fort få veldig mange treff. Jeg skulle lete etter en intervju en masterstudent gjorde med meg for et par år siden. Jeg husker bare at han het Tom. Søker jeg på det får jeg 170 treff. Om jeg derimot først velger "Fra" og skriver inn Tom reduseres dette til 12 treff. I tillegg vet jeg at dette ble sendt som et vedlegg så jeg trykker på "Har Vedlegg". Da er det bare 4 treff igjen.

Dette tar bare noen få sekunder og sparer meg for minutter med leting i mapper. De gode søkemulighetene gjør at man kan klare seg med et langt enklere arkivsystem enn mange har i dag. Dette vil også spare mye tid under arkivering.

Jeg har beskrevet dette slik det ser ut i Outlook 2013 og 2016. Du har de samme mulighetene i Outlook 2010 også, men det kan se litt annerledes ut. Avansert innstilling for Outlook 2013/2016: Finner du ikke det du forventet i søket kan det være fordi ikke hele mailboksen er lastet ned til din PC. Da kan du klikke på linken som sier let i hele E-postboksen. Har du ofte behov for å finne gammel E-post kan du velge å laste ned mer E-post som standard. Gå til FIL -> Kontoinnstillinger. Marker postboksen i listen, og velg Endre… i menyen. Du vil nå se en skala der du kan øke tidsrommet til for eks. 12mnd, 24mnd, eller alle. Skyv markøren til ønsket tidsperiode, velg Neste og Fullfør.