Microsoft gir seg. Sidestiller NYE-, og CLASSIC Outlook

Microsoft har etter min mening promotert NYE Outlook vel aggressivt lenge, og har fått mye motstand fra brukere i virksomheter. Det skyldes både manglende funksjonalitet, og treghet på en del områder. Støtte for integrasjoner med andre programmer er begrenset, slik at de som bruker Outlook sammen med sakssystemer, arkiv mm. Ikke kan bruke nye Outlook i dag.

Merk at dette gjelder Outlook appen for Windows. For Outlook på Mac, i nettleser og mobilappene er det bare en versjon.

Det haster ikke med å velge

Microsoft har sagt de skal støtte den Outlook versjonen for Windows vi kjenner frem mot 2030, og nå sidestiller de versjonene. Du trenger ikke lenger velge enten eller, nå kan du få både og.

Det betyr at du kan bruke den versjonen du synes fungerer best for deg. For meg som bruker muligheten til å flagge oppgaver i OneNote slik at de vises i Outlook, og i To do viktig. Da må jeg bruke classic versjonen. Men når jeg vil utforske nye muligheter med Copilot i Outlook, ligger den nye versjonen foran og jeg kan bruke denne.

Les flere detaljer om forskjellene i muligheter i de to versjonene. Jeg får forslag om å bytte til Nye Outlook. Skal jeg gjøre det? — Smart endring AS

Slik kan du bruke begge versjonene

Trykk på Start-knappen i Windows og start med å skrive Outlook. Nå vil du se begge versjonene  og kan starte den du vil. Fest gjerne begge til oppgavelinjen så kan du bruke dem om hverandre. Alle endringer blir synkronisert via Microsoft 365 i skyen.

Outlook blir ikke borte

Selv om vi helst bruker Teams mest mulig til kommunikasjon internt, vil epost fremdeles være den beste skriftlige kommunikasjonsformen med eksterne. I tillegg er Outlook mer enn epost. Med kombinasjonen epost, kalender og oppgaver har den potensial til å være ditt personlige prioriterings og planleggingssystem. Ja, og oppgaver fra Teams og Planner er inkludert.

Trenger dere en oppfriskning i smart bruk av Outlook og planleggingssystemet? Vurder gjerne workshopen Smart prioritering og planlegging med Outlook, Teams og To-Do — Smart endring AS

Det spiller ingen rolle om dere har Outlook classic, nye Outlook, eller om noen bruker Mac. Workshopen dekket alle versjoner.

Kortslutt intern epost! Del eposten i en Teams-kanal

Dere har et internprosjekt for å bygge en kaffebar i tilknytning til fellesområdet. Vi er enige om at all kommunikasjon gjøres i en Teams-kanal, og at prosjektdokumenter lagres i den samme kanalen. Da har vi alt på ett sted.

Vi er godt i gang, men etter et par uker ser vi at vi trenger å forsterke prosjektgruppen med Tina, som skal ta seg av tilbud fra leverandører. Siden vi har vært flinke og holdt oss til Teams-kanalen får Tina oversikt over alt vi har gjort til nå, både diskusjoner, informasjon og dokumenter.

Epost i personlige postbokser er ikke tilgengelig for nye prosjektmedlemmer

Men, Tina får et tilbud fra en leverandør på epost. Hvordan deler hun den med de andre i gruppen? Hun kan videresende den til de andre, men da har vi intern epost gående igjen, og hva om vi får et nytt prosjektmedlem neste uke? Da vil jo ikke hun ha tilgang til eposten.

Løsningen kan være å sende eposten til kanalen. Da vil den være tilgjengelig både for nåværende og fremtidige deltaker ei prosjektet.

Del eposten i en Teams-kanal

Du kan gjøre dette på to måter. Behandler du eposten i Outlook, kan du dele den til en Teams-kanal derfra. Vil du også ha mulighet til å videresende epost fra mobilen, vil løsningen være å hente epostadressen til kanalen i Teams, og så legge til den i adresseboken. Da kan du videresende epost til kanalen både fra PC og mobil.

Del til Teams fra Outlook

Velg epost og Del i Teams i båndet. Nå kan du søke opp kanalen du vil sende den til og dele.

Nå vil alle som oppsøker kunne se innlegget med eposten. Vedlegg kan åpnes og leses. Og vi kan diskutere innholdet oss imellom ved å velge Svar på innlegget.

Skulle du trenge å bruke innholdet i vedleggene videre kan du laste dem ned og redigere Word, PowerPoint og Excel-dokumenter.

Send en epost til en kanal

En alternativ måte å dele på som gir samme resultat er å sende eposten til kanalens epostadresse. Da henter du den først i Teams, kopierer den til utklippstavlen og videresender eposten til kanalen. Har du ofte bruk for å sende til denne kanalen kan du lagre adressen i Outlooks adressebok. Da kan du også videresende epost til kanalen fra Outlook på mobilen.

Bruker dere mer chat enn kanaler?

Som du vil se når du deler en epost til Teams kan du også dele den i en chat med en kollega, eller gruppechat. Likevel vil vanligvis kanaler ha store fordeler når det gjelder kontinuerlig samarbeid, og i prosjekter. Les mer om hvorfor: Dette går du glipp av om du bare bruker chat i Teams, og ikke Team og kanaler

Trenger dere en omstart med restrukturering og ny giv i Teams?

I august 2024 når vi var godt ute av nedstenging og midlertidig hjemmekontor skrev jeg Trenger dere en Teams omstart i høst? Det viser seg at mange fremdeles kan ha behov for å gjøre en slik vurdering. Gjelder det dere? Se også det nylige innlegget Er dere på startlinjen, teamspillere, eller innovatører? som omhandler samme tema.

Lær hvordan du kan lage Copilot agenter på minutter

Bjørn O. Hopland, leder av Smart endring forbereder nettseminar

Nylig gjennomførte Smart endring et nettseminar der deltakerne fikk et 30 minutters minikurs i hvordan lage agenter i Copilot Chat. Kurset er tilrettelagt for alle som har Microsoft 365 og Teams på jobben. Du trenger altså ikke å ha en betalt lisens for Microsoft 365 Copilot. Men, det er like nyttig for de som har det. I nettseminaret hadde omtrent halvparten av deltakerne dette.

Med opptak og transkripsjon blir det lett å dele med flere

Jeg satte på opptak og transkripsjon da vi startet, og fikk hjelp til å lage en oppsummering etterpå som du kan lese under for å få en oversikt over innholdet. Vil du gjennomgå kurset og lage to agenter på en halvtime kan du se opptaket her.

Copilot sammendrag av nettseminaret

• Introduksjon til Copilot Chat: Copilot Chat er tilgjengelig for alle med Microsoft 365-abonnement. Likevel blir alle mulighetene  først låst opp når man investerer i ekstra lisens for Microsoft 365 Copilot

• Sikkerhet i Copilot Chat: Copilot Chat er en trygg løsning for bruk av kunstig intelligens i virksomheter, fordi Microsoft og andre ikke har tilgang til dataene som brukes i chatten. Dette skiller seg fra åpne eller private løsninger som virksomheter normalt ikke tillater brukt for interne data.

• Nivåer av Agenter: Vi opererer med tre nivåer av agenter: De som kan hente og sammenstille informasjon, neste nivå som kan gjennomføre oppgaver, og selvstendige agenter som tar handlinger på egen hånd. For de fleste av oss ligger de to øverste nivåene i fremtiden, men det er en rivende utvikling på området.

• Bygge Agenter i Copilot Chat: I dag kan alle bygge agenter i Copilot Chat ved å mate agentbyggeren med kunnskap og beskrive ferdigheter. Vi kan gi agenten dokumenter, nettsider og koble til forretningssystemer for å gi den nødvendig kunnskap.

• Opprette Skriveveileder Agent: Det finnes ferdige maler som gjør at man kan komme raskere til målet. En av dem er en skriveveileder som vil være nyttig for mange. Alle kan å prøve dette selv og modifisere agenten etter eget behov. for eksempel lage en teksthjelper for kommunikasjon som analyserer tone og stil i en tekst.

• Opprette Årsrapport Analytiker Agent: Du kan også opprette en agent fra grunnen av. Som eksempel laget vi en årsrapport analytiker agent fra grunnen i nettseminaret av ved å beskrive formålet, gi instruksjoner og laste opp datakilder. Agenten kan så analysere økonomiske nøkkeltall og andre viktige aspekter i en årsrapport.

• Bruke Copilot Chat til dokumentbehandling: Vi kan også bruke Copilot Chat til å oppsummere og behandle informasjon fra dokumenter uten å opprette en agent. Ved å  laste opp et dokument kan vi få en oppsummering, og til og med generere en PowerPoint-presentasjon basert på dokumentet.

• Fordeler med Microsoft 365 Copilot Lisens: Dersom virksomheten investerer i lisens for M365 Copilot får den tilgang til å jobbe med intern informasjon i virksomheten og integrerer Copilot i Office-applikasjonene. Dette gir mange flere funksjoner og muligheter.

Du kan gjennomføre en full workshop med mye mer innhold på 2 timer om du får med deg kollegene dine i en bedriftsintern Smart endring workshop. Les mer om dette her:

Smart bruk av M365 Copilot med agenter dersom dere har lisenser for M365 Copilot.
Smart og sikker bruk av Copilot Chat  dersom dere har et vanlig M365 abonnement.

Nå kan alle generere PowerPoint i Copilot Chat

Å generere PowerPoint, gjerne fra en rapport, er en av de mest populære mulighetene for de som har en betalt versjon av M365 Copilot. Nå kan du også spare mye tid på nye presentasjoner ved å starte i Copilot Chat.

Hvor finner jeg Copilot Chat?

Alle som bruker Microsoft 365 og Teams på jobben kan bruke KI sikkert, uten å dele data med noen gjennom Copilot Chat. Du finner den i Chat-delen av Teams, i Edge, som egen Windows app, og mobilapp.

Gjennom Copilot Chat har du tilgang til å analysere, lage sammendrag av, og stille spørsmål om dokumenter på OneDrive, Teams og SharePoint. Du kan også laste opp dokumenter du har hentet fra nettet og behandle dem på samme måte.

---

Slik lager du et sammendrag av en Word, eller PDF-rapport

Velg Copilot Chat, og skrive "Lage et sammendrag av". Trykk på bindersen og velg den blå skyen for å velge interne dokumenter i skyen, eller velg last opp om du lar dokumentet lokalt på din PC, gjerne en rapport i Nedlastinger du har hentet fra nettet.

Nå behandler Copilot dokumentet og gir meg et sammendrag. I tillegg får jeg et forslag til å opprette en PDF, eller en PowerPoint-presentasjon basert på oppsummeringen. Jeg sier, "Ja takk, lag en PowerPoint".  Denne finner jeg nå i Nedlastinger.

Rediger en PowerPoint fra sammendraget

Som du vil se, er dette et utkast jeg vil jobbe videre med for å få noe jeg vil presentere. Men på sekunder har jeg fått dette og spart meg mye arbeid når jeg skal presentere rapporten i et møte.

Med to enkle grep får jeg presentasjonen på vår egen mal, og i 16:9 format som de fleste foretrekker i dag.

Jeg får også gode forslag til formattering av tekstlysbilder som er litt mer spennende og visuelle.

Vi du lære mer om ting du ikke visste du kunne gjøre i Copilot Chat?

🎯 Meld deg på gratis nettseminar: Lag din egen Copilot-agent – uten å betale ekstra for M365 Copilot!
Lag din egen Copilot-agent – uten å betale ekstra for M365 Copilot!

I dette praktiske seminaret lærer du hvordan du kan:
✅ Bruke Copilot Chat til å lage din egen agent på 5 minutter. Copilot hjelper deg med å lage agentent
✅ Starte med ferdige maler, som f.eks. Skriveveileder
✅ Utforske hvordan agenter kan effektivisere din arbeidshverdag i dag og i fremtiden
✅ Vi vil også vise eksempler på å lage en agent med M365 Copilot, automatisering og autonom agent

Er dere allerede klare til å ta Copilot i bruk på alvor? Sjekk workshopene

Smart bruk av M365 Copilot med agenter dersom dere har lisenser for M365 Copilot.
Smart og sikker bruk av Copilot Chat  dersom dere har et vanlig M365 abonnement.

Samarbeid om utvikling av nyttige Copilot-spørringer

Du har testet deg frem til et Copilot-spørsmål du synes er kjempenyttig, og som du vil bruke om igjen, kanskje hver dag? Og, ville det ikke være nyttig for dine kolleger også?

Lagre og del dine spørringer med kollegene

La oss si at jeg jobber med rådgivning innen energisparing. Det er viktig for meg å holde meg oppdatert på nyheter og omtaler innen dette feltet. Jeg prøver meg frem til at spørsmål som gir meg akkurat det jeg vil ha og det blir etter hvert et ganske langt spørsmål jeg helt ikke vil skrive om igjen. Derfor lagrer jeg det i Copilot-ledetekstgalleri.

En kollega ser dette og vil også gjerne kunne gjøre dette. Ikke noe problem, jeg deler med deg. Vi er jo begge medlemmer av et felles Team.

Jeg kan dele Copilot-spørsmål i ulike Team der dette måtte være relevant. Andre kan gjøre det samme. På den måten bygger vi gradvis en eller flere samlinger både vi og nye kolleger kan dra nytte av.

Du kan lagre og dele Copilot-spørringer enten du bare har Teams og Copilot Chat, eller om du har M365 Copilot. For å kunne jobbe mot interne data i Teams, SharePoint og Outlook trenger du det siste.

Kan Copilot bidra til innovasjon og styrket Team-følelse?

Dette er en av flere muligheter vi har til å samarbeide om bruk av Copilot. Vi kan bruke det som et verktøy for felles læring ved å la teammedlemmer stille spørsmål og diskutere svarene sammen. Når teamet står overfor en utfordring, kan vi bruke Copilot til å generere mulige løsninger og dele disse. Copilot er ikke lenger bare en personlig hjelper, men noe vi kan bruke sammen med kolleger og som fremmer engasjement og samarbeid.

Vil dere ha en god start på arbeid og samarbeid med Copilot, vurder gjerne en Smart endring workshop.

Smart bruk av M365 Copilot med agenter dersom dere har lisenser for M365 Copilot.

Smart og sikker bruk av Copilot Chat  dersom dere har et vanlig M365 abonnement.

Nå kan alle lage Copilot agenter uten ekstra betaling

Jeg vet mange ansatte i norske virksomheter, både private og offentlige ønsker seg Copilot på jobben. Utfordringen er at M365 Copilot koster 300 kroner i måneden i tillegg til Microsoft 365 de har i dag. Derfor nøler mange virksomheter med å kjøpe dette til alle, men gir det til noen få utvalgte testbrukere. Resten venter, og håper de får det en dag.

Start med Copilot du allerede har

Men, hvorfor ikke ta i bruk det du allerede har tilgang til? Med mindre virksomheten har sperret det har du allerede tilgang til sikker bruk av KI i Copilot Chat, og Copilot i Edge. Les mer om Copilot chat i Har du ikke M365 Copilot? Ikke fortvil. Dette kan du gjøre med Copilot chat

Tidligere har jeg skrevet om utviklingen innen agenter, som mange har store forventninger til. Du kan lese om dette i Påskelesing om agenter (nei, ikke en krimhistorie).
Mange tror de ikke kan lage agenter fordi de ikke har en M365 Copilot lisens. Men det kan du! Du kan til og med få hjelp av Copilot til å lage agenten basert på din beskrivelse av den i naturlig språk.

Kom i gang med en agentmal

Jeg anbefaler imidlertid å starte med en av malene. De er nyttige i seg selv, og gir deg god forståelse av hvordan agenten fungerer. Så kan du videreutvikle denne selv ved å endre instruksjonene.  Prøv selv!

Vi bygger en tekstagent for en kommunikasjonsmedarbeider

I følge Microsoft har de som arbeider med markedsføring og kommunikasjon den høyeste bruken av Copilot. Det er ikke så rart, i og med at  den underliggende GPT-motoren både i ChatGPT og Copilot er en tekstbasert KI-modell.

For å komme i gang med en tekstagent anbefaler jeg å bygge på Skriveveileder-malen.

Finn Copilot Chat og opprett en agent

Åpne Edge, eller legg til en ny fane dersom du allerede har nettleseren åpen. Til høyre i søkefeltet ser du et Copilot symbol. Om du trykker på dette åpner du Copilot Chat. Ser det ikke slik ut hos deg, kan du komme dit ved å skrive cloud.microsoft på adresselinjen i Edge.

Velg å opprette en agent. Her vil du nå se et utvalg av maler. Ser du ikke Skriveveileder, velg Vis alle maler. Velg Skriveveileder og Opprett. Nå er agenten klar og du kan prøve den ut på en tekst.

Bruk skriveveilederen til å vurdere en tekst

Bruk den foreslåtte spørringen, Vurder skrivingen min. Nå blir du ledet igjennom hva du skal gjøre med å lime inn teksten du vil ha vurdert basert på om det er en artikkel, et blogginnlegg eller annet. Her får du både bekreftelser på det som er bra, og forslag til forbedringer.

Rediger agenten. Bygg videre på malen

Nå tar jeg rollen som kommunikasjonsmedarbeider og vil tilpasse agenten til de oppdragene jeg ofte får, slik som å lage en byråbrief, vurdere "tone of voice" i en tekst, lage en heispitch og LinkedIn innlegg basert på en artikkel eller kronikk.

Hva vil du bygge en agent for?

Eksemplet over et bare en av mange bruksområder. Hva vil du få agenthjelp til?

Vil dere ha en kick-start på bruk av Copilot chat inkludert i Microsoft 365, vurder Smart endring workshopen Smart bruk av Copilot Chat med agenter

Jeg får forslag om å bytte til Nye Outlook. Skal jeg gjøre det?

Her kom posten før :-)

Microsoft har i lang tid oppfordret oss til å ta i bruk nye Outlook. Noen har byttet, og mange som har forsøkt har byttet tilbake til den kjente klassisk Outlook som det nå heter. Jeg er en av dem som har forsøkt, og byttet tilbake flere ganger.

Du kan lese mer om dette i På tide å si farvel til Outlook Classic, og velkommen til Nye Outlook ?

Må jeg bytte nå?

Det har vært mitt valg å bytte, men nå tar Microsoft neste skritt til å få alle til å bytte til nye Outlook så fort som mulig. Du vil snart få en oppfordring hver gang du starter Outlook til å bytte til nye Outlook. Om du velger å gjøre det er det ikke sikkert du finner bryteren der du kan bytte tilbake.

Tips! Om du ikke ser bryteren for å gå tilbake til klassisk Outlook, Søk opp, og start den fra Windows-menyen.

Microsoft lover å støtte klassisk Outlook til 2030, så jeg synes ikke det har hastet. Jeg er mer kjent, og komfortabel med Outlook slik jeg har opplevd det gjennom mange år. Som ivrig bruker av oppgaver/tasks der jeg kan skrive inn oppgaver, flagge epost og oppgaver fra OneNote gjør det vondt å bytte.

Les mer om dette og andre ting jeg savner i Nye Outlook i Ja, jeg skal ta i bruk Nye Outlook. Men ikke ennå …. 

Mitt nye oppgavesystem i Outlook og OneNote

Med Microsoft To do som mitt nye oppgavesystem kan jeg både flagge epost for oppfølging og jeg kan skrive inn egne oppgaver uten å forlate Outlook. Og jeg kan se både kalender og oppgaveliste samtidig, selv om det ikke er så visuelt oversiktlig som i klassisk Outlook.

Legg til en Loop oppgaveliste i OneNote

Men hva gjør jeg med oppgaver som oppstår i møter og når jeg ellers har behov for oppgavelister i OneNote? Da setter jeg inn en oppgaveliste i form av en Loop-komponent. Der kan jeg skrive inn oppgaver jeg tildeler meg selv. Den vises i To do i Outlook, og når jeg vil følge opp oppgaver på farten, i To do appen på mobil.

Bedre støtte for Copilot kompenserer litt

Har du lisens for M365 Copilot har du kanskje oppsummert epost, og fått hjelp til å skrive utkast til epost? Det kan du gjøre i både klassisk og ny Outlook. Men i nye Outlook har du flere muligheter ved å åpne Copilot sidepanelet. Du kan for eksempel spørre Copilot "Har jeg noen gjøremål i de uleste epostene mine i dag?"
Eller, "Hjelp meg med å forberede meg til prosjektmøtet med Tina og Petter"

Dersom du vil bli litt bedre på å håndter henvendelser på  epost, i Teams, kalender og oppgaver med klassisk eller ny Outlook kan du få med deg noen kolleger og gjøre dette gjennom workshopen Smart prioritering og planlegging med Outlook, Teams og To do

Oppfølging av epost og Teams-meldinger på mobil

Jeg skrev første gang om epost på mobilen i 2014, og har stadig kommet tilbake til dette. Hvorfor? Fordi vi alle er blitt mer mobile, og ofte leser vi en epost, eller en Teams-melding på mobilen først. I 2015 skrev jeg Leser du e-post på telefonen? Det straffer seg å være for nysgjerrig. Problemet jeg tok opp var at selv om du leste eposten kunne du i liten grad gjøre noe med den, og måtte lese, og behandle den på nytt på PC.

Fra en til to innbokser på mobilen

Siden det har vi fått to innbokser på mobilen. En for epost, og en for Teams-meldinger. Fint når jeg kan gi et kjapt svar og være ferdig med saken, men ikke så enkelt om det er noe jeg ikke kan behandle der og da. Nå er eposten eller Teams-meldingen lest og kommer ikke opp som ulest når jeg går inn på PC'n.

Hvordan skal jeg huske å følge opp allerede leste eposter og Teams-meldinger?

Du kan spare tid, få bedre kontroll og redusere stressnivået med å bruke noen sekunder på å lage en oppfølgingsoppgave på mobilen. Prioriter når denne skal følges opp basert på hvor mye den haster, og hvor viktig det er. Da kommer den opp i din oppgaveliste på det tidspunktet du har bestemt.

Slik lager du en oppfølgings-oppgave basert på en epost

Leser du en epost og du ikke kan gjøre noe med den med en gang, oppretter du en oppfølgingsoppgave. Dette forutsetter at du bruker Outlook på mobilen, og at du har installert appen Microsoft To do.

Slik lager du en oppfølgings-oppgave basert på en Teams-melding

Nå kommer mye av det som tidligere kom inn på epost inn som en Teams-chat, eller du blir nevnt i et innlegg av noen som vil du skal gjøre noe. Det er like raskt å lage en oppfølgingsoppgave i Teams som for en epostoppgave.

Følg opp alt med god oversikt i Outlook og To do på PC og Mac

For at det skal være nyttig å lage oppfølgingsoppgaver forutsetter det selvfølgelig at du bruker en oppgaveliste. Det er ikke alle som har en felles oppgaveliste der du kan samle egne oppgaver og oppfølging av henvendelser fra andre. Men, med stadig flere kanaler å følge opp kan det være vanskelig å holde oversikten, og prioritere og planlegge på en god måte. Les gjerne tips om hvordan du kan skaffe deg denne oversikten i Skaff deg oversikt og kontroll over kalender og oppgaver

Skulle du ønske en strukturert gjennomgang og bli god på å prioritere og planlegge din arbeidshverdag kan du og dine kolleger vurdere å gjennomføre workshopen Smart prioritering og planlegging med Outlook, Teams og To-Do — Smart endring AS

Forskjellen mellom KI og automasjon

Når jeg spør om hvilke forventninger noen har til kunstig intelligens, svarer mange at de vil automatisere arbeidsoppgaver. Men KI og automasjon er ikke det samme. De har forskjellige bruksområder og fordeler. Her er en oversikt over forskjellene og hvordan du kan dra nytte av begge.

Hva er automasjon? 

Automasjon innebærer å få oppgaver til å bli utført automatisk, og er veldig bra for gjentakende eller trivielle oppgaver. Det sikrer konsistens, reduserer feil, og frigjør tid. Men automasjon følger forhåndsbestemte regler og mangler evnen til å tolke data og ta beslutninger, noe KI kan gjøre. 

Illustrasjon hentet fra workshopen Smart dokumentbehandling i Teams. For flere eksempler på automatisering av arbeidsflyt, les gjerne Å automatisere rutineoppgaver kan være mer lønnsomt enn bruk av KI

Hva er kunstig intelligens? 

KI er maskiner som kan 'tenke', analysere data, lære av den og ta beslutninger. KI er innebygget i mange tjenester som , spam-filtre og svindeloppdagelse, og i verktøy vi kan bruke som ChatGPT, og Copilot.

Illustrasjon hentet fra workshopen Smart bruk av M365 Copilot med agenter

Hvordan AI og automasjon kan fungere sammen 

For komplekse arbeidsflyter kan KI legges til automasjon. For eksempel kan Microsoft arbeidsflyt legge til en ny post i en SharePoint tabell, mens Copilot skanner og kategoriserer artikkelen, alt uten menneskelig innblanding. 

Når må vi mennesker behandle saker? 

KI og automasjon kan ta over forutsigbare oppgaver, men mennesker er nødvendig når.

• Oppgaver skal gjøres bare en gang

• Krever et synspunkt

• Krever kritisk tenkning eller resonnement

• Vi må ta hensyn til  relasjoner med andre mennesker og oppgaver

KI og automasjon har begge sine styrker og svakheter. Ved å kombinere dem kan vi oppnå en mer effektiv og nøyaktig arbeidsflyt, samtidig som vi frigjør tid til mer komplekse oppgaver som krever menneskelig innsikt og vurdering.

Artikkelen er inspirert av Automation vs. AI: What's the difference? | Zapier

Blir du ensom på jobben når alle får en KI-assistent?

Er det ikke fint å få en KI-assistent? Den kan hjelpe meg med kreative ideer, oppsummere lange rapporter og mye mer. Da trenger jeg jo ikke gå til kollegene for å få hjelp, eller diskutere mine ideer. Jeg spør bare ChatGPT eller Copilot.

Eller, er det det jeg vil?

Hva ville det gjøre med vårt sosiale fellesskap og kultur i organisasjonen? Jeg tror vi ville bli ganske ensporede om vi bare skulle snakke med en chatbot. Men, er KI-verktøy lagt opp for å støtte samarbeid? Vel, Microsoft Copilot har i alle fall noen muligheter jeg har tatt i bruk for samarbeid. Ved målbevisst bruk ser jeg muligheten til å integrere KI-verktøy i vårt daglige samarbeid i gruppen.

Kan Copilot bidra til innovasjon og styrket Team-følelse?

Her er tre forslag til områder å prøve ut samarbeid med Copilot. Og det krever ikke at alle har betalt ekstra for M365 Copilot, selv om det selvfølgelig gir flere muligheter, som at Copilot har tilgang til all intern informasjon.

Problemløsning

La oss si at jeg oppdager et problem jeg vil løse. Jeg bruker Copilot til å generere forslag til potensielle løsninger. Men jeg trenger innspill fra en erfaren kollega også. Da inviterer jeg henne til et delt område der mine Copilot spørsmål og svar lagres.

HVordan du kan dele spørsmål og svar fra Copilot med kolleger. Kan brukes av alle med M365

Når du har stilt et spørsmål til Copilot og får et svar ser du en knapp, Pages, i bunnen av svaret. Trykker du på denne kopieres svaret til et sidepanel. Du kan fortsette dialogen og stille spørsmål. De svarene kan du også kopiere til den samme siden.

Nå kopierer jeg en lenke til denne siden og deler den i en Teams-chat med min kollega. Vi kan begge redigere denne og sette inn mer informasjon.

Felles læring/research

Bruk Copilot som et verktøy for å utforske nye områder. Teammedlemmer kan stille spørsmål til Copilot, dele, og diskutere svarene sammen. Pages, som beskrevet over er fint for ad-hoc samarbeide, men om vi skal samarbeide over tid, og trenger å dokumentere det vi gjør for fremtiden, har ikke Pages noen struktur for det. Da kan vi bruke strukturen i Teams. Fremfor å lime inn lenker i en Chat, kan jeg lime det inn på en OneNote side i Teams der vi har en kanal for vårt prosjekt, eller samarbeid.

Lagre og dele Copilot svar med struktur og kontinuitet i Teams. For alle som har M365

Innovasjonsdager

Arranger regelmessige innovasjonsdager der teammedlemmer bruker Copilot. VI kan utforske og organisere Copilot-spørsmål nyttige for gruppen, eller utvikle nye ideer på andre områder. Med Whiteboard i Teams som alle har, kan vi samle alle våre gode ideer på tavlen. Dersom en i gruppen har tilgang til M365 Copilot kan den brukes til å generere ideer vi kanskje ikke har fra før. I tillegg kan Copilot organisere og oppsummere alt til slutt.

Les mer om Copilot i Whiteboard i Copilot nytteverdi i daglig arbeid. Hva får du gratis, og hva krever innsats av deg? — Smart endring AS

Ikke finn opp hjulet på nytt

Del til-, og finn igjen dine, og Teamets lagrede spørsmål i spørsmålsgalleriet. Alle med M365 har denne muligheten

Hvordan deler vi nyttige spørsmål vi finner under et slikt gruppearbeid? Eller om bare jeg har funnet et genialt spørsmål som sikkert andre også vil ha nytte av?

Da velger jeg å dele spørsmålet i et Team. Prosjektspørsmål i prosjekt-Teamet, og faglige spørsmål i avdelings-Teamet? Du finner Spørsmålsgalleriet i Copilot Chat, og som app i Teams

Er dere en gruppe som har Microsoft 365 Copilot, sjekk gjerne 2-timers workshopen Smart bruk av M365 Copilot med agenter.

Har dere ikke investert i M365 Copilot, sjekk ut workshopen Smart og sikker bruk av Copilot Chat.

Les gjerne også Har du ikke M365 Copilot? Ikke fortvil. Dette kan du gjøre med Copilot chat — Smart endring AS

Skaff deg oversikt og kontroll over kalender og oppgaver

Mange av oss kan ikke gjennomføre oppgaver fra dag til dag, men må planlegge oppgaver fremover i tid basert på frister og prioritering. Hva skal jeg gjøre i dag, neste uke, og hva må jeg huske utover denne planleggingshorisonten.

Det er vanskelig å forestille seg at vi kan ha en slik plan i hodet. Til det er informasjonsmengden og kompleksiteten i dagens digitale hverdag for stor. Da er det godt å vite at jeg allerede har gode planleggingsverktøy som kan støtte meg i prioritering og planlegging.

Hvor mye tid har jeg til mine oppgaver og henvendelser fra andre?

Hvordan vet du hvor mye tid du har ledig til oppgaver i morgen, eller neste uke? Mest sannsynlig åpner du kalenderen for å sjekke. Om du velger å se kalenderen i Outlook for neste uke vil hjernen din umiddelbart få et signal om hvordan den uken blir for deg.

Dersom det er mange avtaler og møter vil du umiddelbart få oppfatningen av at det blir en travel uke. Er det få møter og avtaler vil signalet være at det det blir en rolig uke. Dette er selvfølgelig et helt feil bilde fordi den ikke sier noe om hvor mange oppgaver du må utføre.

De fleste vil vel være enige i at det «virkelige arbeidet» skjer mellom møtene. Det er først når vi legger til disse arbeidsoppgavene at du vil kunne danne deg et inntrykk av den reelle arbeidsbelastningen.

Se avtaler og oppgaver i sammenheng

Når vi viser oppgavene fordelt på dager i kalenderen bryter vi opp en lang oppgaveliste som er vanskelig å forholde seg til korte lister pr. dag som er enklere å få oversikt over og gjennomføre. Og når vi seg oppgaver og avtaler i samme skjermbilde er det enklere å planlegge realistisk. Du forstår med en gang at du ikke kan ha 10 oppgaver på en dag fylt med møter.

For at dette skal virke må du tidfeste oppgavene dine. Les mer om dette her: Hva er forskjellen på huskelister og oppgavelister? — Smart endring AS

Få god oversikt over alle oppgaver frem i tid

Av og til kan det være en fordel å lage, og gjennomgå en plan for litt tid fremover for å sikre at du kan prioritere viktige prosjekter og samtidig ivareta daglige arbeidsoppgaver. Du kan gjøre dette med Planner i Teams og med To do som finnes integrert i Outlook og som app på PC, Mac og mobil.

Under ser du oversiktsvisningen for dine oppgaver uansett om de er oppgaver du har skrevet inn i oppgavelisten selv, flagget epost, og oppgaver fra Teams og Planner. Tavlevisningen av egne oppgaver i Planner er helt ny. Sjekk om du har den. Om ikke får du det sikkert ganske snart.

Vil dere ha litt starthjelp til å få bedre kontroll og oversikt og på den måten prioritere bedre og oppnå gode resultater med mindre stress? Sjekk ut workshopen Smart prioritering og planlegging med Outlook, Teams og To-Do — Smart endring AS

Hva er KI-agenter, og kan jeg lage en selv?

Om du er det miste interessert i kunstig intelligens og har brukt Chat-GPT eller Copilot kan du nesten ikke ha unngått å høre- eller lese om agenter. Både ferdige agenter og verktøy for å lage sine egne utvikles av Open AI, Google, Microsoft og mange flere. Men hva er det?

Hva er en KI-agent?

En definisjon som passer de fleste agenter i dag kan være at de er KI-assistenter laget for å automatisere og utføre forretningsprosesser, jobbe med eller for et menneske.

Det arbeides også mye med å utvikle agenter som kan fungere uavhengige av mennesker for å løse oppgaver, og nettverk av agenter som kan samarbeide om å løse en oppgave.

KI-agenter varierer i kompleksitetsnivå og muligheter

I alle kategoriene fra det enkle til det avanserte vil det være muligheter som er lett tilgjengelige for alle brukere, og mer avanserte muligheter for å løse komplekse oppgaver som vil kreve dypere IT-kompetanse og i noen tilfeller også programutvikling.

Modenheten for agenter i dag er størst innen innhenting av data fra en kunnskapskilde. Så kan du som bruker stille spørsmål til agenten. Den vil resonnere, ha en dialog med deg og gi deg svar basert på kunnskap samlet om tema agenten er laget for.

Hvordan virker en agent?

De fleste agenter og verktøy du kan bruke for å utvikle egne agenter kan bruke eksterne kunnskapskilder som består av generell informasjon i KI-modellen og spesifikk informasjon fra Internett, eller opplastede dokumenter.

Hva er forskjellen mellom Copilot agenter og Chat-GPT agenter?

1. Copilot sikkerhetssystem gjør at dine spørsmål og svar ikke blir delt med Microsoft eller andre. Det betyr at du trygt kan bruke agenten med virksomhetsdata.

2. Copilot agenter har direkte tilgang til data på interne SharePoint-sider, epost, og dokumenter I Teams, SharePoint og OneDrive. Det har ikke andre agenter.

3. Copilot agenter kan bruke kunnskap, for eksempel e-poster, chatter og dokumenter som brukere har tillatelse til å få tilgang til, og ferdigheter for å forstå, oppsummere, forutsi, huske, oversette og generere innhold

Bygg en agent for å svare på bærekraftspørsmål

Mange virksomheter må i dag redegjøre for bærekraft, og det kan være man får spørsmål fra myndigheter, journalister og ansatte. Ofte er virksomhetens bærekraftstrategi og initiativer beskrevet i diverse rapporter og planer som ikke alltid er like lett å få oversikt over.

Bruk Copilot agentbygger

I eksemplet i figuren har jeg samlet alle virksomhetens dokumenter om bærekraft på et SharePoint-område. Det utgjør kunnskapen agenten skal basere sine svar på. Så har jeg brukt Copilot agentbygger til å lage en agent som jeg kan bruke for å få svar på spørsmål basert på godkjente dokumenter.

Jeg gir agenten noen tilleggsferdigheter som skal brukes når jeg stiller spørsmål til agenten.

Alt dette gjøres uten noen form for programmering. Du må ha en betalt lisens for Microsoft 365 Copilot for å bygge agenter.

Still spørsmål til bærekraftsagenten

Når agenten er ferdig kan jeg dele den med andre i virksomheten slik at de også kan få svar på sine spørsmål om bærekraft. Du kan velge mellom å bruke standard spørsmål, eller lage dine egne.

---

Vil dere lære å lage Copilot-agenter? Det er inkludert i workshopen Smart bruk av Microsoft 365 Copilot. Les mer og ta gjerne kontakt om du har spørsmål, eller vil diskutere hvordan dere kan komme i gang med Microsoft 365 Copilot.

Hvorfor du bør ta i bruk NY kalender i Teams

Dirk Weber og Bjørn O. Hopland

Kalenderen i Teams har tidligere vært begrenset sammenlignet med Outlook, men nå får stadig flere tilgang til en ny og forbedret kalender i Teams. Denne kalenderen ligner mye på den i Outlook, men den tilbyr også unike funksjoner som bare er tilgjengelige i Teams.

Hvorfor har jeg brukt Outlook til å invitere til Teams-møter?

Det som har irritert meg mest i Teams-kalenderen er at den ikke husker epostadressene jeg har brukt før. Jeg kunne søke opp adresser i organisasjonen, men for eksterne måtte jeg skrive inn hele epostadressen hver gang. Derfor har jeg mest brukt kalenderen i Outlook. Men, når får jeg tidligere brukte adresser opp som forslag. En liten detalj kanskje, men veldig tidsbesparende.

Selv om jeg oppretter møteinvitasjonen fra Teams kan jeg også bestemme at møtet skal være fysisk.

Kjenner du planleggingsassistenten?

En mulighet jeg ofte har brukt i Outlook er å finne en møtetid som passer for alle uten å måtte åpne alle kalenderne. Jeg bruker Planleggingsassistenten, som nå også er tilgjengelig i Teams-kalenderen og er blitt enda bedre. Med hurtigvalg kan du raskt finne en tid rundt den foreslåtte tiden som passer for alle.

Unngå å spamme alle når du legger til en ny deltaker i et møte

Har det hendt at du trenger å legge til en møtedeltaker etter at du har sendt invitasjonen? Om du hadde lagt til møtedeltakeren og sendt en oppdatering i Teams ville alle fått møteinvitasjonen på nytt, selv om de allerede hadde akseptert møtet. Men om du gjorde det samme fra Outlook ville du fått spørsmål om du bare skulle sende på nytt til den du ville legge til ekstra. Nå kan du trygt gjøre dette også i Teams-kalenderen.

Koble kalenderavtalen med møtenotater og oppfølgingsoppgaver

Og sist, men ikke minst kan du skrive inn agenda i en Loop-komponent, og du kan sende møtet til dine møtenotater i OneNote. Du kan gjøre dette i Outlook også, men det virker mye mer naturlig, og muligheten er mer synlig i Teams. Er dette gresk for deg? Da kan du lese mer om dette i Har du oversikt over alle dine, og gruppens møtenotater?

Er de noe jeg ikke kan gjøre i Teams-kalenderen?

Ja, det er en mulighet jeg bruker i Outlook ganske ofte, spesielt med eksterne. VI har kanskje hatt en del utveksling frem og tilbake om et tema på epost med flere deltakere, og blitt enige om at vi bør måtes. I Outlook bruker jeg da muligheten Svar med møte. Da oppretter du et møte med alle deltakere i epostutvekslingen, og epostene blir liggende i møteinvitasjonen.

Likevel tror jeg nok jeg vil bruke Teamskalenderen mer til møteinvitasjoner enn jeg gjorde før. Det er jo greit å ha valg, så hva du bruker er opp til deg.

Trenger dere en ny giv for mer effektive møter, enten de er på Teams eller i et møterom? Sjekk den nylig oppdaterte workshopen Smarte møtenotater med Teams, OneNote og Loop

Har du oversikt over alle dine, og gruppens møtenotater?

Sender dere møteagenda, referater og oppfølging av oppgaver på epost eller i Teams-chatt? Hender det at det blir borte, begravd i et arkiv, eller at det finnes flere versjoner?

Hvordan ville det føles å slippe å sammenstille innspill til agenda fra flere kanaler, alltid har oppdaterte møtenotater tilgjengelig, kunne finne dem igjen på sekunder og ha full kontroll på dine oppfølgingsoppgaver?

Med en kombinasjon av Teams, OneNote, og Microsofts nye delingsteknologi Loop kan dere nå opprette felles møtebok for team- og prosjektmøter med agenda, møtenotater, møtereferat og oppfølgingspunkter. Du får dine oppfølgingsoppgaver automatisk inn i Microsoft To do.

Kjenner du til Loop

Loop er små listekomponeneter som kan deles med andre i Teams, i en epost, og på en OneNote-side. Oppdateres innholdet ett sted blir den automatisk oppdatert andre steder og flere kan oppdatere samtidig. Her er en oversikt over en del av komponentene.

Dette er en fleksibel teknologi med mange bruksområder, men for å være nyttige og tilgjengelige over tid trenger de et hjem i en struktur for samarbeid. Og til det formålet har vi allerede Teams og OneNote

The Swiss army knife

Mange spør hvorfor man skal bruke OneNote når vi allerede har Word for notater. Vel, da har du kanskje ikke prøvd OneNote. Dette er mitt favorittverktøy i Office, og jeg har brukt det siden det ble lansert i 2003. Jeg bruker det til alle mine notater, til å samle informasjon fra nettet, til bilder fra mobilen og mye mer. OneNote er et universalverktøy som kan brukes til veldig mye. Men når notatene mine skal ende opp i en rapport, bytter jeg til Word. Og når tabellene i OneNote blir litt kompliserte, bytter jeg til Excel. Jeg skjærer ikke opp søndagssteken med lommekniven; da kommer kokkekniven frem.

OneNote for å forberede, gjennomføre og følge opp møter

Jeg utviklet et system for å forberede, gjennomføre og følge opp møter, som har vært brukt av tusenvis i Microsoft og andre virksomheter siden 2010. Dette var før Teams, men vi brukte en felles OneNote på SharePoint. Nå er denne løsningen integrert i Teams, hvor alle Teams har en innebygd OneNote-notatblokk som kan brukes til dette formålet. Nylig har jeg oppdatert systemet med bruk av Loop, som gjør det mulig å fordele oppfølgingsoppgaver som automatisk legges til i din oppgaveliste i To Do.

Mine møtenotater

For meg er det ikke nok å ha en felles møtebok. De fleste møtene jeg deltar i er ikke regelmessige møter, men møte om et bestemt tema. Det kan være prosjektmøter, kundemøter mm. Da samler jeg materialet til møtet, og skriver opp det jeg skal ta opp, eller spørre om i møtet. I møtet noterer jeg, og dert er vanligvis noe jeg må følge opp etter møtet. Alt dette gjør jeg i min personlige møtebok Bjørn@Smartendring. Du har også en tilsvarende notatblokk på din OneDrive som bare du har tilgang til.

Jeg starter møteforberedelsene med å hente avtalen fra kalenderen inn i møteboken. Da får jeg med møtetema, invitasjon og deltakere.

Finn alt på sekunder

Jeg husker en gang i et ledermøte da en deltaker ønsket å diskutere et bestemt tema. Har vi ikke snakket om dette før, tenkte jeg. Jeg gjorde et kjapt søk i OneNote, og joda kunne jeg fortelle i møtet. Dette snakket vi jo om i mai i fjor, og da ble vi enige om …

Når du søker i OneNote, finner den både ting i min møtebok, og i de felles møtebøkene vi har. Du kan også bruke Teams søkefunksjon.

Har du lyst til å få bedre oversikt over dine og gruppens møtenotater, og innføre en arbeidsbesparende måte å forberede, gjennomføre og følge opp gruppens møter?

Sjekk ut workshopen Smarte møtenotater med Teams, OneNote og Loop

Bruk Copilot til PowerPoint-presentasjoner med full kontroll på innholdet

Det er fascinerende å se Copilot konvertere et Word, eller PDF-dokument til en lysbildepresentasjon på sekunder. Har du tilgang på Copilot for M365 har du kanskje forsøkt dette? Og er dokumentet godt strukturert og nøyaktig det du vil presentere er det fint. Men, hva om jeg bare vil ha deler av innholdet, eller legge til noe fra et annet dokument?

Bruk historiebyggeren i PowerPoint

Jeg vil gjerne ha bedre kontroll på innholdet, så jeg starter med å lage et generelt oppsett med historiebyggeren. Et aktuelt tema for alle i dag er bærekraft. I likhet med mange leverer Smart endring tjenester, så bærekraft i produksjon er ikke så relevant. Derfor spør jeg Copilot til råds om om "hvordan en virksomhet som leverer tjenester kan sikre bærekraft i leveransene. Vær konkret og inkluder eksempler".

Nå får jeg en overordnet disposisjon over mulige områder som kan bli en del av presentasjonen. I min sammenheng er ikke sosial bærekraft noe jeg vil inkludere i min plan, det blir litt for stort for oss nå. Derfor tar jeg bort den delen. Men, vi har et strategidokument vi har startet på, og det inkluderer jeg ved å referere til dokumentet. Jeg flytter den delen øverst, og så er jeg klar til å opprette lysbildene,

Copilot respekterer din mal

Det er viktig å starte med den malen du ønsker å bruke på din presentasjon. Da vil Copilot respektere denne. Det er ikke sikkert den vil velge akkurat den utformingen du ville valgt, men det kan du endre. Det du vil de er at den vil sette inn tekst og i mange tilfelle en relevant illustrasjon. Du får også presentasjonsnotater.

I mange tilfeller vil PowerPoint foreslå nye utformingsforslag for deg. Om ikke kan du selv velge å be om det.

Hvor kommer bildene fra?

Når du bruker historiebyggeren vil bildene bli hentet fra Creative Commons-lisensierte bilder. Det vil se de kan brukes, men det kan godt hende du vil bruke virksomhetens egne bilder. Den vil ikke benytte disse automatisk, men du kan sette dem inn etterpå. Det kan skje på to måter. Enten manuelt, eller søk i et forberedt bildebibliotek som vist her. Det krever at dette er satt opp av en IT-administrator på forhånd.

Forberedelser til vellykkede presentasjoner laget med Copilot.

Les mer om bildebibliotek i Connect organizational asset libraries to Copilot for an on-brand experience - SharePoint in Microsoft 365 | Microsoft Learn

Copilot fungerer best om du har en mal som er relativt enkel og bygget opp med alternative utforminger av tittel-lysbilde, inndelinger og innhold. Dersom du vil sjekke tips for dette, se Keep your presentations on brand with Copilot in PowerPoint

Ønsker dere å bli gode på bruk av Copilot for M365 kan dere gjerne vurdere å gjennomføre workshopen Smart bruk av Copilot for Microsoft 365 — Smart endring AS

Jeg for ofte spørsmål om du kan bruke Copilot for å forbedre en eksisterende presentasjon, men det kan du ikke i dag. Copilot lager et utkast. Finpussen må du gjøre selv. Vil dere bli gode på proffe presentasjoner, med eller uten Copilot kan dere vurdere Smart bruk av PowerPoint for effektive presentasjoner — Smart endring AS

Nå kan du behandle innboksen i Teams som du gjør det i Outlook

Microsoft 365 er i stadig utvikling og det kan av og til være vanskelig å henge med på hva som er nytt. Noe er tydelig, og noe blir sneket inn uten at du merker eller oppdager det. I sin søken etter å gjøre Teams enklere og bedre å bruke gir Microsoft oss stadig flere valgmuligheter for oppsett og ulike visninger. I løpet av 2024 er det gjort både små og store endringer, og jeg skal beskrive noen av dem her.

Vis meldinger fra alle kanaler der jeg er nevnt

VI er vant til å forholde oss til innboksen i Outlook, behandle epost der vi er på til-linjen og det er forventet at vi skal gjøre noe, og lese resten for å holde oss informert.

Det samme behovet her vi når vi samarbeider i Teams-kanaler. Forskjellen er at det ikke er noen til-linje i innlegg, men vi kan bli nevnt dersom noen forventer at vi skal gjøre noe, og holde oss informert om vi ikke er nevnt.

Med en nylig endring kan faktisk "innboksen" i Teams vises veldig likt som i Outlook. Ved å bruke filteret @Omtaler vil meldinger der vi er nevnt vises i en liste uansett hvilken kanal de er i, og vi kan flytte oss mellom meldinger og vise innholdet i leseruten slik de fleste har satt opp i Outlook. Der kan vi besvare meldinger, og lage oppfølgingsoppgaver for de meldingene vi ikke kan behandle ferdig her og nå. Det er som å flagge epost i Outlook.

Les mer om hvordan du kan følge opp oppgaver fra Outlook og Teams her: Planlegg, prioriter og få stålkontroll på alle oppgaver

Hva med der jeg ikke er nevnt?

Om jeg ikke er nevnt tilsvarer det å stå på kopi-linjen i Outlook. Det er til informasjon.

Ved å bruke filteret ulest i Teams-visning vil du bare se kanalene med uleste meldinger. Da er det raskt å gjennomgå disse og holde seg oppdatert informasjon det kan være lurt å få med seg.

Både det å vise meldinger du er nevnt i, og uleste meldinger, har du også på mobil. Nå kan du holde deg oppdatert og svare på viktige meldinger også når du ikke er foran PC'en.

Velg hvilke Team og kanaler du vil se

Etter hvert som antall Team og kanaler øker med tiden blir det et større behov for å gjøre et utvalg av hva som er relevant for deg. Ny oversikt over Team og kanaler der du velger hvilke Team og kanaler du vil se, og hvilke du vil skjule. For en stund siden ble denne muligheten pusset opp litt som vist her.

Ved å velge alle Team lenken får du en fin oversikt over alle Team, og kan filtrere slik at du for eksempel bare ser Team du eier. Tilsvarende se alle kanaler vil vise deg en oversikt over kanalene i et Team, og du kan velge hvilke du vil skjule og hvilke du vil vise.

Velg om du vil skjule ubrukte kanaler automatisk

Mange har opplevd at kanaler blir borte uten at du har gjort noe valg på det. Meningen er god. Det er å skjule kanaler du ikke har brukt på lenge, og dermed gjøre det mer oversiktlig. Men jeg vil helst ha kontroll på dette selv. Ønsker du det samme, kan du endre dette i innstillinger.

Slå sammen Teams-kanaler og Chat i en visning

Tilbud om ny visning av Teams-kanaler og Chat. Slå sammen Teams og Chat i en Chat-visning. Du velger selv oppsett som passer for deg. Dette har jeg beskrevet tidligere her: Har du fått tilbud om ny Teams-visning? Er du forvirret? — Smart endring AS

Trenger dere en ny start på samarbeid i Teams? Kanskje rydde opp og strømlinjeforme struktur og bruk av Team og kanaler. Sjekk ut workshopen Smart samarbeid med Teams — Smart endring AS

Hvordan Julenissen holder styr på ønskelister og fordeler oppgaver til alvene

Du kan vel ikke tro at julenissen kunne ha holdt styr på alle ønskelistene og logistikken rundt produksjon og levering av gaver uten gode verktøy. Bare tenk på oppgavefordelingen og oppfølgingen av alvene.

Kanskje bruker de både Teams og Planner. Og tro om ikke Copilot har redusert stress med å få oversikt over alle ønskelistene og gitt nye kreative gaveideer.

I det siste året har jeg skrevet om mange emner, men det er tre områder som spesielt peker seg ut som de mest leste. Her finner du de mest leste blogginnleggene innen disse kategoriene:

Microsoft Copilot

• Du trenger ikke lære deg å prompte for å bruke Copilot — Smart endring AS

• Copilot gir deg dokumentinnsikt, og finner forskjeller i nesten like dokumenter — Smart endring AS

• Må vi rydde i gamle filer for å ha nytte av Copilot for M365? — Smart endring AS

Microsoft Teams

• Dette går du glipp av om du bare bruker chat i Teams, og ikke Team og kanaler — Smart endring AS

• Slik finner du alt i Teams på under 10 sekunder — Smart endring AS

• Står du fast når du skal sende Teams-dokumenter på epost? — Smart endring AS

Microsoft Planner

• Har du oppdaget NYE Planner i Teams? — Smart endring AS

• Derfor bør du vurdere å bruke Planner Premium i Teams — Smart endring AS

Håper du kan finne noe som er nyttig for deg her, men først og fremst vil jeg ønske deg

God jul og et godt nytt år!

Bruker du din jobb PC også til private oppgaver?

De fleste jeg kjenner bruker sin jobb-PC også privat. Det er praktisk fordi du kan ha både jobb-epost og privat epost i Outlook, og du har tilgang til Office. Jobber du med private-, FAU-, eller foreningsdokumenter kan det være en fordel å skille disse fra jobbdokumentene med en privat Microsoft eller Google konto.

Skulle du bytte jobb, er det fordel å ha en privat epostadresse, og du trenger ikke bekymre deg for å flytte med deg dokumentene dine.

Nylig er det kommet til enda en grunn til å skille jobb og privat bruk på samme PC; Copilot for forbrukere og Copilot for virksomheter har skilt lag for å vektlegge det som er viktig for deg privat, og i jobbsituasjon.

Opprett en privat profil i Edge eller Chrome

Opprett en privat profil i Microsoft Edge og koble den til din Outlook.com- eller Google-konto for å bruke jobb-PC-en trygt for private formål. Dette lar deg skille mellom jobb og privat. Er du konsulent, eller en del av en frivillig organisasjon har du kanskje også en egen bruker du kan logge deg på med der. Da er det en fordel å kunne skille det fra den primære jobbprofilen din. Jeg vet en del bruker privat/inkognito-modus i nettleseren for å ikke blande sammen, men å bruke en egen profil er enklere og gir flere muligheter.

For å lese mer om å skille mellom ulik bruk av jobb-PC'en, samt Copilot for forbrukere og Copilot for virksomheter, les Copilot for forbrukere og virksomheter skiller lag. Hva betyr det for deg? — Smart endring AS

Legg til en ekstra konto i Teams

Studerer du ved siden av jobben har du sannsynligvis en studentkonto for bruk av Microsoft 365 og Teams. For nettbasert bruk kan du opprette en egen profil for denne i nettleseren. I Teams kan du også legge til flere brukere og veksle mellom dem. Da får du også varslinger når noen nevner deg i den andre kontoen.

Slik finner du alt i Teams på under 10 sekunder

Hvordan finner jeg igjen et dokument i Teams? Det er en bekymring jeg hører ofte når jeg leder workshops i Teams. De finner du med søk sier jeg. Søk? Hvor?

Mange har aldri oppdaget søkelinjen øverst i Teams. De roter rundt i kanaler, og i OneDrive for å finne dokumenter. Hva var det dokumentet het igjen?

Med litt trening er jeg overbevist om at du finner hva som helst av dokumenter, chatter og kanalsamtaler på under 10 sekunder. Men det krever at du tenker nytt, og at du erfarer at det er raskere og sikrere å finne igjen ting med søk fremfor å forsøke å huske, og bla i mapper for å finne dokumenter.

Du finner alt i Teams med søk!

Når du bruker søkelinjen i Teams søker du i alt du har tilgang til i Teams, SharePoint og i dine personlige dokumenter på OneDrive. Det som forvirrer mange er at Teams søker i alt og viser en blanding av meldinger og dokumenter. For å bare se treff i dokumenter må du filtrere på Filer. Det kan du gjøre før, eller etter du har søkt. Nå kan det hende du får alt for mange treff fordi Teams ikke søker bare der du står, men i alle Team og kanaler du har tilgang til. Da kan du filtrere på Team og kanaler, dokumenttyper, hvem som har laget dokumentet, og på tid.

Mitt beste søketips for dokumenter

Å bli god på søk er en treningssak som starter med å endre tankegang fra "Hvor kan jeg ha lagret dette dokumentet" til "Hva heter dokumentet, eller hvilke ord eller setninger kan finnes i dokumentet". Teams søker like bra i innhold av dokumenter som dokumentnavn. Kan det ligge et prosjekt- eller ordrenummer, navn, eller noe annet unikt i dokumentet er det ofte bedre å søke etter enn filnavnet som ofte kan være litt tilfeldig.

Avanserte, men enkle søketriks

Søke i deler av ord

Standard søk i Teams er å søke både på hele og deler av ord. Søker du etter budsjett vil den finne både dette og budsjettår

Søke etter uttrykk

Sett uttrykk i anførselstegn for å søke etter en tekststreng "vedlagt budsjett"

OR og AND og NEAR

1. Er du usikker på om hvilket ord som er brukt for å treffes. Søk etter møte OR avtale.

2. Om du leter etter sommergavebudsjettet til ansatte. Søk etter budsjett AND sommer.

3. Vil du finne en diskusjon som angår viktige punkter i en avtale. Søk etter avtale NEAR viktig.

Du trenger altså ikke lenger lage en omfattende mappestruktur for å finne igjen dokumenter, og du finner igjen Teams-meldinger like enkelt som å søke ett epost i Outlook.

Trenger dere en ny start på samarbeid i Teams? Kanskje rydde opp og strømlinjeforme struktur og bruk av Team og kanaler. Sjekk ut workshopen Smart samarbeid med Teams — Smart endring AS

Du trenger ikke lære deg å prompte for å bruke Copilot

Har du noen gang omformulert det samme spørsmålet til Chat-GPT eller Copilot på fem forskjellige måter, i håp om et bedre svar? En studie gjort ved kinesiske universiteter viser når dette hjelper, og når det er bortkastet tid.

Hvordan du får de beste resultatene fra Copilot

Hvis du har høy kompetanse på emnet du spør om, vil du få mer konsistente svar selv om du formulerer spørsmålet på ulike måter. Dette samsvarer med praktiske erfaringer fra norske virksomheter jeg er i kontakt med. Copilot er en mer verdifull hjelper for en med høy kompetanse og lang erfaring, enn for en som ikke har det.

Etter hvert som KI-modeller blir større, blir de bedre til å forstå hva vi vil ha, uavhengig av hvordan vi spør. Det er mindre viktig å fortelle hvilken rolle du har og hva du vil oppnå. Du trenger altså ikke si "Jeg er en økonom, målet er å finne ut hva som er lønnsomt. Du kan kanskje bare si "hvilket av de to alternative forslagene vil være mest lønnsomt". Både Chat-GPT og Copilot bruker nå en slik stor modell, GPT4o.

Forskningen viser også at å legge til bare ett eksempel forbedret kvaliteten på svaret. Her har jeg inkludert det i mitt spørsmål for å få en samlet oversikt over epost og Teams-meldinger fra Copilot: "Opprett en tabell der du oppsummerer alle meldingene fra de siste tre arbeidsdagene. Identifiser oppgaver i egen kolonne". Du kan også referere til et dokument som er skrevet i en stil, og har et format du ønsker å få ditt resultat i.

Tre tips for å få gode resultater med Copilot

1. Du kan nå slutte å bruke tid på å omfattende beskrivelser for de fleste spørsmål du stiller. Det er like bra å  be om det du ønsker på vanlig språk.

2. Likevel kan det være verd å bruke tid på nøyaktig formulering på spesielle områder som avanserte tekniske tema, eller kreativt arbeid der du vil styre svarene i en bestemt retning. Og da gjerne stille mange spørsmål om emnet.

3. Følg med på kvaliteten i svaret du får. Er svaret vagt trenger du sannsynligvis å være mer spesifikk i ditt spørsmål. Copilot er ikke tankeleser.

Jeg har bygget denne artikkelen på The Neuron blogginnlegget 😺 Your prompts are broken

Er dere en gruppe som vil komme raskt i gang med Copilot for M365 på en sikker måte? Vurder 2-timers workshopen Smart bruk av Copilot for Microsoft 365 — Smart endring AS. For en rask introduksjon til det som skaper mest nytte fort er det også en 40-minutters lunsj og lær utgave av denne. Ta kontakt for å høre mer.