Hvorfor kan vi aldri starte møtene presist? Er det egentlig Outlook's feil?
/
Kanskje vi kan skylde på Microsoft Outlook som gjør at det er enklest på legge inn møter på 1 time, eller på 30 minutter.
Har du opplevd å komme til møterommet 10 minutter før du skal ha et viktig kundemøte og så er ikke det forrige møtet der ferdig ennå? Du vil gjerne ha møterommet så du kan koble opp prosjektoren, sjekke at du har nok ark på flippoveren og at pennene skriver. Nå har kunden kommet og dere venter alle sammen utenfor møterommet.
Du spør nå de som er i møterommet om de snart er ferdige, men de har reservert rommet til hel, og når de endelig forlater rommet og du er klar til å starte ditt møte er klokken ti over.
Hva om du opplever dette flere ganger pr. dag?
Kjernen i problemet er at alle avtaler timesmøter, og vi vet alle hvor vanskelig det ofte er å bli ferdig med møtet før tiden. Det gjør at vi ofte havner i situasjoner som beskrevet over. I tillegg, om du deltar i et slikt møte vil du også mange ganger være for sen til ditt neste møte.
Hva om du avtaler med dine kolleger at fra nå av planlegger vi 50-minuttersmøter og 25-minuttersmøter istedenfor times og halvtimesmøter? Vanskelig sier du? Ja det vil kreve en felles forståelse i organisasjonen og sterk forankring i ledelsen som er de første som må starte med dette. Likevel, tenk hvor mye bedre alle får det.
En ting dere kan gjøre for å minne alle om dette er å modifisere veggklokkene slik de har gjort i Microsoft Norge slik at de indikerer en 50-minuttersperiode. For å arrangere et 50-minutters møte, marker en halv time i kalenderen og endre 30 til 50 :-)
Tar du utfordringen på din arbeidsplass?
