Leser du e-post på telefonen? Det straffer seg å være for nysgjerrig
/
De fleste synes det er flott å ha muligheten til å lese E-post på telefonen. Det betyr at du kan holde deg oppdatert på bussen, mellom møter, og …. under middagen :-S Du starter gjerne med å lese E-post når du er på vei hjem, sjekker noen ganger i løpet av kvelden, og på vei til jobben neste dag. Du får en følelse av å være oppdatert på E-posten din. Det kan føles bra helt til du kommer på kontoret, åpner Outlook og finner 20-30 halvleste E-poster der.
Problemet med å lese E-post på telefonen er at du må lese og behandle dem om igjen på PC'en, siden det er håpløst å behandle E-posten helt ferdig på telefonen. Det er krøkkete å svare på E-post på grunn av telefonens minitastatur og det er vanskelig å sjekke annen informasjon du trenger for å behandle E-posten når du ikke er på PC'en.
Mentalt er du nå litt ferdig med de E-postene du har lest, så når du jobber i Outlook på kontoret og det strømmer inn nye E-poster prioriterer du disse istedenfor å behandle ferdig dine halvleste E-poster. På denne måten ender du lett opp med et isfjell av E-post i Innboksen din der bare de nyeste er synlig over vannet, mens de fleste gjemmer seg under overflaten. Det kan føre til at du overskrider tidsfrister, og de som har sendt deg E-post tror du ikke prioriterer deres E-post siden de ikke får noe svar fra deg.
Men, om du er bevisst på farene og mulighetene kan telefonen bli et veldig bra supplement for å behandle e-posten. Jeg deler inn E-post jeg vil se på telefonen i to grupper.
- Viktig E-post jeg må lese så fort som mulig. Dette er E-post der jeg står spesifikt på Til: linjen. Jeg ser normalt på hvem som har sendt den og overskriften for å bestemme om den haster og trenger å lese den nå. Hvis ikke lar jeg den ligge ulest og behandler den på PC'en senere. Jeg vet dette er vanskelig fordi nysgjerrigheten tar overhånd, eller vi går bare automatisk fra en e-post til den neste.
- Informasjon jeg må leses men som ikke haster. Dette er nyhetsbrev, e-post fra LinkedIn og tilsvarende, eller der den er sendt til en distribusjonsliste. Disse leser jeg gjerne på bussen, eller når jeg venter på noe og ikke kan gjøre noe annet fornuftig arbeid. Disse trenger jeg normalt ikke å behandle videre på PC etterpå, så de er jeg ferdige med når de er lest.
For å skille det viktigste jeg vil se på med en gang fra det som kan vente til senere bruker jeg Outlook regler for å skille ut det som ikke haster i mapper. Siden dette skjer på serveren vil jeg nå bare se den viktigste e-posten i innboksen på telefonen, mens jeg må gå inn på andre mapper spesifikt for å lese resten av e-posten. For oppsett av dette, se
La e-postmannen sortere for deg. Prioriter den viktigste e-posten
Hvis du følger dette holder du deg oppdatert på steder og tider du ikke kan arbeide likevel ved å ta unna lesestoffet på bussen. Det virker for øvrig like bra på nettbrett og da er det enda enklere å lese. Hvis du i tillegg stagger nysgjerrigheten og bare åpner og leser e-post i Innboksen du mener ikke kan vente vil du nå behandle resten av e-posten mer effektivt på kontoret.
