Du trenger ikke å ha dårlig samvittighet for å behandle e-post i ferien!

Får du en pekefinger mot deg om du behandler epost i ferien?

Får du en pekefinger mot deg om du behandler epost i ferien?

Jeg er rimelig lei av alle de moralske pekefingrene som kommer opp i aviser og andre media nå om dagen. Alle sier vi må ta en digital detox, og at å lese e-post i ferien er fy fy. Det minner meg veldig om den gamle diskusjonen om når sjefen kan sende e-post til sine medarbeidere. Det må for all del ikke skje på kvelden, og i alle fall ikke i helgene. Mer om dette senere.

Mange får en bedre ferie med mindre stress om man føler at man har oversikt og kontroll på henvendelser og hendelser på jobben mens man er borte. Det å lese, og av og til svare på e-post i ferien hjelper mange til å ikke gå å lure på hva slags "bomber" man kommer hjem til etter ferien. Dessuten er det ikke noen ferievikar som behandler e-posten mens du er borte, så du risikerer å komme tilbake til en postkasse med hundrevis e e-post som det tar deg en uke å bli ajour med.

Tilbake fra ferie med hundrevis av E-post i Outlook? Fortvil ikke, du kan få hjelp!

Jeg sier ikke at du må lese e-post i ferien, men jeg mener det er ditt valg. Dersom du kan, og ønsker å ikke se på e-posten er det selvfølgelig helt OK, men om du føler deg bedre og slapper bedre av ved å se på hva som kommer inn og selv kan bestemme hva du svarer på og hva du lar ligge til etter ferien må det også være greit. Det er ditt valg.

Tilbake til hverdagen. Er du vertskap på et lite hotell, eller driver din egen forretning er det akseptert at det er en "livsstil" og mange trives med det. Det som er nytt er at mange flere jobbtyper også har en livsstil der jobb og privatliv går i hverandre.

Hvordan kan vi lykkes i den nye arbeidshverdagen - The New World of Work?

Veldig mange i dag har høy grad av fleksibilitet i forhold til når og hvor man jobber, og for en familie med to arbeidende foreldre er det ganske vanlig, og akseptert at man går tidlig fra arbeidsplassen for å hente barn i barnehage og bruker tiden sammen med dem til de har lagt seg. Så bruker man kanskje tid etter dette til å jobbe litt, inkludert å skrive og behandle e-post.

Det fine med e-post er at jeg kan skrive den når det passer meg, og du kan lese den når det passer deg. Selvfølgelig er det viktig å avklare forventningene, slik at sjefen sier tydelig fra om at det passer henne bra å sende noen e-poster om kvelden, men at det ikke forventes at man gjør noe med disse før dagen etter.

 

Leser du e-post på telefonen? Det straffer seg å være for nysgjerrig

092413_1119_hvorforskal1.jpg

De fleste synes det er flott å ha muligheten til å lese E-post på telefonen. Det betyr at du kan holde deg oppdatert på bussen, mellom møter, og …. under middagen :-S Du starter gjerne med å lese E-post når du er på vei hjem, sjekker noen ganger i løpet av kvelden, og på vei til jobben neste dag. Du får en følelse av å være oppdatert på E-posten din. Det kan føles bra helt til du kommer på kontoret, åpner Outlook og finner 20-30 halvleste E-poster der.

Problemet med å lese E-post på telefonen er at du må lese og behandle dem om igjen på PC'en, siden det er håpløst å behandle E-posten helt ferdig på telefonen. Det er krøkkete å svare på E-post på grunn av telefonens minitastatur og det er vanskelig å sjekke annen informasjon du trenger for å behandle E-posten når du ikke er på PC'en.

Mentalt er du nå litt ferdig med de E-postene du har lest, så når du jobber i Outlook på kontoret og det strømmer inn nye E-poster prioriterer du disse istedenfor å behandle ferdig dine halvleste E-poster. På denne måten ender du lett opp med et isfjell av E-post i Innboksen din der bare de nyeste er synlig over vannet, mens de fleste gjemmer seg under overflaten. Det kan føre til at du overskrider tidsfrister, og de som har sendt deg E-post tror du ikke prioriterer deres E-post siden de ikke får noe svar fra deg.

iPhne regler
iPhne regler

Men, om du er bevisst på farene og mulighetene kan telefonen bli et veldig bra supplement for å behandle e-posten. Jeg deler inn E-post jeg vil se på telefonen i to grupper.

  1. Viktig E-post jeg må lese så fort som mulig. Dette er E-post der jeg står spesifikt på Til: linjen. Jeg ser normalt på hvem som har sendt den og overskriften for å bestemme om den haster og trenger å lese den nå. Hvis ikke lar jeg den ligge ulest og behandler den på PC'en senere. Jeg vet dette er vanskelig fordi nysgjerrigheten tar overhånd, eller vi går bare automatisk fra en e-post til den neste.
  2. Informasjon jeg må leses men som ikke haster. Dette er nyhetsbrev, e-post fra LinkedIn og tilsvarende, eller der den er sendt til en distribusjonsliste. Disse leser jeg gjerne på bussen, eller når jeg venter på noe og ikke kan gjøre noe annet fornuftig arbeid. Disse trenger jeg normalt ikke å behandle videre på PC etterpå, så de er jeg ferdige med når de er lest.

For å skille det viktigste jeg vil se på med en gang fra det som kan vente til senere bruker jeg Outlook regler for å skille ut det som ikke haster i mapper. Siden dette skjer på serveren vil jeg nå bare se den viktigste e-posten i innboksen på telefonen, mens jeg må gå inn på andre mapper spesifikt for å lese resten av e-posten. For oppsett av dette, se

La e-postmannen sortere for deg. Prioriter den viktigste e-posten

Hvis du følger dette holder du deg oppdatert på steder og tider du ikke kan arbeide likevel ved å ta unna lesestoffet på bussen. Det virker for øvrig like bra på nettbrett og da er det enda enklere å lese. Hvis du i tillegg stagger nysgjerrigheten og bare åpner og leser e-post i Innboksen du mener ikke kan vente vil du nå behandle resten av e-posten mer effektivt på kontoret.

God nyhet for deg som ofte fotograferer lysbildene på seminar med telefonen!

Lysbilde som vises på skjerm

Lysbilde som vises på skjerm

Det er blitt veldig vanlig å fotografere lysbilder som presenteres når man synes det er noe interessant som man vil huske senere. Jeg ser både telefoner og nettbrett brukes til dette når jeg er på et seminar. Likevel, når jeg har forsøkt dette blir ikke innholdet alltid så tydelig når jeg kommer hjem. Vinkelen er skjev, det er kanskje litt skinn i bildet og ikke all tekst blir leselig.

Nå er løsningen her

Telefon som tar bilde av skjerm

Telefon som tar bilde av skjerm

OneNote i nyeste versjon for iPhone og Ipad, og appen Office Lens for Windows Phone retter opp bilder, gjør innholdet mer leselig for deg og overfører resultatet automatisk til PC'en din for videre bruk.

Istedenfor å bare bruke fotofunksjonen på nettbrettet eller telefonen, åpne Microsoft OneNote og ta bildet derfra. Du kan nå velge tre ulike modi. Tavle, Bilde (standard) og Dokument. Der velger du å ta bilde av Tavle. Ta nå bilder, aksepter det og se hva som kommer inn i OneNote:

Lysbide behandlet i Office lens

Lysbide behandlet i Office lens

Veldig mye bedre, og enkelt å inkludere i dine andre notater fra seminaret om du vil skrive en liten oppsummering. Du kan selvfølgelig gjøre det samme på et møte. Gjør dine møtenotater på PC, eller nettbrett og inkluder innholdet av viktige lysbilder.

Kjenner du ikke OneNote? Da har du mye å glede deg til J

Se gjerne Den beste bruken av iPad på jobben er …. og Knips avisklipp med Smarttelefonen – trekk ut teksten i OneNote for flere bruksområder.

Om du ikke har det fra før vil du trenge en Microsoft ID for å synkronisere bilder og notater automatisk mellom PC, telefon og nettbrett. Er du litt usikker på hva det er kan du se Det ligger i Skyen! Javel. Hva betyr det?

Knips avisklipp med Smarttelefonen – trekk ut teksten i OneNote

Jeg kom over en interessant artikkel i Dagens Næringsliv mens jeg spiste frokost og ville gjerne ha med den artikkelen på jobben. Det var en fin oppgave for mitt favoritt Office-produkt – OneNote.

Jeg åpner OneNote på telefonen og velger Sett inn fra menyen. Fra den velger jeg foto. Så knipser jeg bildet og får det satt inn på en OneNote-side.

Siden blir automatisk synkronisert til Onedrive og når jeg åpner PC'en på jobben har jeg den straks tilgjengelig der også.

Jeg mener jeg kjenner OneNote ganske godt, men nå oppdaget jeg en funksjon jeg ikke har sett før. Nemlig å trekke ut teksten av bildet så jeg enklere kan kopiere et avsnitt jeg vil ta med i en artikkel, eller dele i et blogginnlegg J

Jeg visste at jeg kunne finne bildet enkelt ved å søke ettersom alle tekster i bilder som settes inn i OneNote blir søkbare automatisk.

Høyreklikk nå på bildet, og velg Kopier tekst fra bilde og vips, teksten er trukket ut og kan brukes videre som tekst. Snedig!

Litt retting må til, men det er en bagatell. Jeg gjorde dette med en Windows telefon, men jeg har også testet at det fungerer på samme måte med en iPad og på en Samsung Galaxy nettbrett, så jeg går ut fra at det vil fungere også på en iPhone og på en Androidtelefon.

Har du en Windowstelefon? Om du har en ny Nokia har du mest sannsynlig det. Da vil jeg anbefale å laste ned appen som heter Office Lens. Den er genial når du for eksempel skal ta et bilde av et lysbilde noen presenterer på et foredrag, eller innholdet på en tavle. Den identifiserer omrisset av det du skal ta bilde av, retter opp skjeve perspektiv, korrigerer bildet for lesbarhet og sender det rett til OneNote.

E-post på telefonen - et gode eller en plage? Det kommer an på hvordan du organiserer E-posten din.

De fleste synes det er flott å ha muligheten til å lese E-post på telefonen. Det betyr at du kan holde deg oppdatert på bussen, mellom møter, og …. under middagen :-S Du starter gjerne med å lese E-post når du er på vei hjem, sjekker noen ganger i løpet av kvelden, og på vei til jobben neste dag.Du får en følelse av å være oppdatert på E-posten din. Det kan føles bra helt til du kommer på kontoret, åpner Outlook og finner 20-30 halvleste E-poster der.

Problemet med å lese E-post på telefonen er at du må lese og behandle dem om igjen på PC'en, siden det er håpløst å behandle E-posten helt ferdig på telefonen. Det er krøkkete å svare på E-post på grunn av telefonens minitastatur og det er vanskelig å sjekke annen informasjon du trenger for å behandle E-posten når du ikke er på PC'en.

Mentalt er du nå litt ferdig med de E-postene du har lest, så når du jobber i Outlook på kontoret og det strømmer inn nye E-poster prioriterer du disse istedenfor å behandle ferdig dine halvleste E-poster. På denne måten ender du lett opp med et isfjell av E-post i Innboksen din der bare de nyeste er synlig over vannet, mens de fleste gjemmer seg under overflaten. Det kan føre til at du overskrider tidsfrister, og de som har sendt deg E-post tror du ikke prioriterer deres E-post siden de ikke får noe svar fra deg.

Men E-post på telefonen kan absolutt være et gode bare man gjør noen forberedelser og bruker telefonen smart. Jeg bruker Outlook regler som blir behandlet på E-post tjeneren til å sortere posten min og velger så å synkronisere bare den E-posten som gir mening å lese på telefonen. For oppsett av regler, se Tilbake fra ferie med hundrevis av E-post i Outlook? Fortvil ikke, du kan få hjelp!

Jeg deler inn E-post jeg vil se på telefonen i to grupper.

  1. Viktig E-post jeg må lese så fort som mulig. Dette er E-post der jeg står spesifikt på Til: linjen. Jeg ser normalt på hvem som har sendt den og overskriften for å bestemme om den haster, og trenger å lese den nå. Hvis ikke lar jeg den ligge ulest og behandler den på PC'en senere.
  2. Informasjon jeg må leses men som ikke haster. Dette er E-post der jeg står på Kopi: linjen, eller der den er sendt til en distribusjonsliste. Disse leser jeg gjerne på bussen, eller når jeg venter på noe og ikke kan gjøre noe annet fornuftig arbeid. Disse trenger jeg normalt ikke å behandle videre på PC etterpå, så de er jeg ferdige med når de er lest.

    En tredje gruppen med E-post er de jeg ikke ønsker å synkronisere til telefonen. Dette er E-post jeg ikke kan gjøre noe med på telefonen. Eksempler på dette er godkjenning av reiseregninger fra teamet mitt, innkjøpsordre og fakturagodkjenninger og andre systemmeldinger. Ved å ikke vise disse på telefonen og skille viktig E-post fra E-post som bare inneholder informasjon som jeg må lese reduserer jeg mengden jeg behandler på telefonen og gjør det lettere å bruke telefonen smart sammen med PC'en. 

Har du en Windowstelefon (som vist over) kan du enkelt vise de ulike mappene du synkroniserer direkte på startskjermen. Gå inn i Innboksen, trykk på de tre prikkene nederst på skjermen og velg mapper. Velg "vis alle mapper". Trykk og hold på mappen du vil feste til startsiden og velg "fest til start".

Har du andre typer telefoner må du gå inn i mappestrukturen og velge mappe å lese derfra.