Outlook struktur og epostarkivering for viderekommende

Jeg får mange spørsmål fra de som ser min fargerike kalender og synes det ser flott ut. Men når jeg forklarer hva som ligger bak synes nok noen at det blir litt for komplisert. Jeg bruker nemlig Kategorier i Outlook med tilhørende farger for å få et bedre overblikk på hvordan jeg bruker tiden min og for å skape struktur i all min Outlook-informasjon, både epost, kalenderavtaler og oppgaver. Alt dette henger jo sammen. En eposthenvendelse kan føre til et møte og et møte kan lede til oppgaver.

Vi er vant til at måten vi organiserer og strukturerer informasjon på er gjennom mapper, og de får vi gjerne veldig mange av. Jeg har lært over tusen mennesker å redusere antall mapper i Outlook fra veldig mange til veldig få, og noen til bare en mappe i tillegg til Innboksen :-) Hva er så poenget med dette? Det er å spare tid på arkivering og samtidig finne igjen epost mye raskere.

Slutt å lete i Outlook mapper. Bare søk! Det er mye enklere og raskere.

Hvor kommer så kategorier inn? De kan fungere som alternativ til mapper for å skape struktur.

Mapper, tagging, eller bare søk - hvordan du organiserer og finner igjen ting.

Kategoriene i Outlook kommer ikke med noen oppskrift. Det er laget noen eksempelkategorier med fargenavn, som rød og blå, men det gir jo lite mening. Det er ikke mulig lage kategorinavn som passer for alle fordi vi har forskjellige jobber og forskjellige behov. Derfor er kategorier en individuell sak. Derfor blir heller ikke kategorier du har tilordnet møter eller epost videre med til andre. De må selv velge hvordan de ønsker å kategorisere dette.

Her er mine kategorier som reflekterer mine arbeidsområder og som bare gir mening for meg i det jeg gjør nå. Da jeg var leder i Microsoft hadde jeg 6-7 målområder jeg hele tiden måtte passe å levere på og da brukte jeg disse målområdene som kategorier.

Kalenderen er nok det mest synlige, men jeg bruker også kategorier når jeg arkiverer epost. Jeg arkiverer alt i mitt Arkiv og gjenfinner med søk, men av og til er det greit å begrense søket til en kategori. Om du står i Innboksen og setter markøren i søkeboksen får du opp søkemenyen. Da kan du velge å søke bare innen en kategori som vist i illustrasjonen.

Du kan også opprette søkemapper pr. kategori som er permanente søk organisert i virtuelle mapper, se Slutt å arkivere e-post! La Outlook systematisere den automatisk