Se hvordan du kan gjennomføre ledermøtet eller avdelingsmøtet på halve tiden!

Bildet viser møte der deltakerne kjeder seg

Det er et sterkt press om dagen til å redusere tiden man bruker i møter fordi mange opplever mye av møtetiden som bortkastet. Jeg har opplevd mange ganger i ukemøter, månedsmøter og prosjektmøter at mye av tiden går med til statusoppdateringer og informasjon og det blir lite tid igjen til å diskutere viktige saker, dele ideer og få tatt viktige beslutninger.

Hvorfor ikke la deltakerne lese informasjonen og gjøre statusoppdateringene ferdig før møtet? Da blir det mer tid igjen til viktige saker og fører til at møtet blir mer meningsfullt for alle.

Ikke bruk halve møtet på statusoppdateringer og informasjon. Les hvordan du kan redusere møtetiden på 1-2-3!

1. Etabler felles digital møtebok som er tilgjengelig for alle møtedeltakere hele tiden.

Digital møtebok kan etableres på flere måter, men har dere Office vil jeg anbefale å bruke OneNote som alle har. Møteboken etableres på et fellesområde dere sikkert allerede har til dokumenter. Det vil fungere uansett om dere har en filserver, type P: eller tilsvarende, SharePoint eller Teams.

For tips til struktur og arbeidsform i digital møtebok, se Du kan ikke kjøpe effektive møter og godt samarbeid

2. Lag en møtemal der alle kan "sjekke inn" før møtet

Du kan lage en møtemal i OneNote som gjentas for hvert møte og som inneholder både statusoppdatering, agenda og annet dere går igjennom hver gang. Statusoppdateringen kan for eksempel se slik ut:

Illustrasjon viser tabell der møtedeltakere kan skrive inn status

3. Spar tid ved å legge inn forhåndslesning

Mange ganger går det mye tid til å informere andre. Statusoppdateringer rundt bordet er en ting, det neste er å informere om saker deltakerne like godt kunne ha lest på forhånd. Hva om hver deltaker legger inn saksgrunnlag, presentasjoner og rapporter inn i deres møteagenda på forhånd? Dersom alle bruker litt tid før møtet til å gjennomgå dette møter man både mye bedre forberedt og man sparer mye tid i møtet. Slik kan du gjøre det:Gjennomføring av møter på denne måten krever selvsagt en del forberedelser, etablering av digital møtebok, og ikke minst må alle deltakere i møteserien forstå og være enige om at dette er måten vi har møter på fra nå.

Illustrasjon viser møtemal med saker

Trenger dere hjelp til å komme i gang kan dere vurdere et 2-timers lynkurs i Smart arbeid og samarbeid med OneNote. Tar dere dette som gruppe setter dere opp møtebok og avtaler ny arbeidsform i kurset basert på beste praksis. Da er dere klare til å halvere tiden allerede fra neste møte.

Bruker dere Microsoft Teams passer dette opplegget veldig bra for møter i Teamet. Det kan dere også få hjelp til å lære, og sette opp i lynkurset Smart samarbeid med Teams.