De to mest verdifulle Teams-tilleggene mange tar i bruk

Bildet viser en gruppe som samarbeider rundt et bord med hver sin PC

Det er naturlig å starte med de grunnleggende funksjonene i Microsoft Teams som for de fleste er gruppesamtaler og felles dokumenter. Etter hvert oppdager mange at  Teams kan ses på som en arbeidsplattform. Over tid kan der være der du gjør mesteparten av ditt daglige digitale arbeid og samarbeid.

Det som gjør Teams så interessant som digital arbeidsplattform er mulighetene til å integrere tillegg både fra Microsoft og andre. De to mest populære tilleggene er nok OneNote for felles møtebok og aktivitetsnotater og Planner for planlegging av prosjekter, oppgaveprioritering og aktiviteter.

Bli heldigital i den nye arbeidshverdagen med OneNote

 Mange har brukt OneNote i lang tid, slik som jeg. OneNote ble lansert som del av Office i 2003 og det har vært mitt favorittprogram i Office i mange år. Andre har oppdaget det nylig og sett fordelen i å kunne ha alle sine notater digitale og tilgjengelig på både PC og telefon.

Skjermbilde av OneNote møtebok i Teams

OneNote kan enklest beskrives som "digitalt papir" og har også fått en viktig rolle i skolen til elevoppgaver og  digitalt samarbeid mellom elev og lærer. På jobben brukes OneNote til å samle alle typer ustrukturert informasjon som ikke egner seg så godt i Word og Excel. Det er også et veldig godt samarbeidsverktøy som flere kan arbeide i samtidig. Det vanligste er felles aktivitetsplaner, sjekklister og møtenotater.

Alle Teams får en felles notatbok opprettet automatisk og så kan man knytte ulike deler av denne til kanaler og bruke den til forskjellige formål.

Smarte prosjekter og aktiviteter med Planner og Teams

Verden blir stadig mer kompleks. Vi blir mer og mer avhengige av å samarbeide med andre for å nå våre mål og få jobben gjort innen vårt ansvarsområde. Det finnes mange verktøy som kan hjelpe oss med å strukturere og organisere samarbeid gjennom prosjekter og daglig arbeid. Microsoft Planner har fordelen av å være en del av Office 365 og er tett integrert med andre Office-verktøy vi bruker i hverdagen som dokumentbehandling i Word, Excel og PowerPoint, notater i OneNote og samarbeid i Teams. I likhet med de andre programmene kan Planner brukes på PC/Mac og gjennom apper på mobil og nettbrett.

Så hva kan vi tenke oss å bruke Planner til?

Det første mange nok tenker på er prosjekter. Planner er nok for enkelt for stor komplekse prosjekter med mye logistikk og avhengigheter. Det erstatter heller ikke prosjektverktøy som er laget for spesielle for mål, for eksempel programvareutvikling. Men for mange andre formål er det veldig godt egnet. For eksempel

Skermbilde av Planner i Teams
  • Markedsprosjekt

  • Arrangementer

  • Utvikling og innføring av tjenester

  • Strategi

Det kan også være godt egnet til arbeid med Kontinuering forbedring, så som Fokusgruppearbeid og Lean-arbeid. Det tredje område jeg ser muligheter for bruk av Planner er i daglig arbeid med Prioritering av aktiviteter der det kommer inn mange innspill og vi må velge noe, og for fordeling av oppgaver og oppfølging av disse.

Fremtidens digitale arbeidsplattform

Ved å integrere Planner, OneNote og andre tillegg kan vi se for oss at vi i fremtiden ikke starter mange ulike programmer for ulike arbeidsoppgaver, men starter Teams og blir der gjennom dagen. Vi produserer planer, dokumenter og notater fra Teams og de ulike verktøyene fungerer sømløst sammen for at det skal enklere for oss å fokusere på innhold og mindre på verktøy.

Ønsker dere tilpasset opplæring for en gruppe i Teams, Planner, OneNote mm? Sjekk gjerne Smart endring kurs- og workshops for grupper og kurs på nett.

 

5 digitale samarbeidsutfordringer som motiverer virksomheter til å ta i bruk Teams

Bildet viser Bjørn O. Hopland ute med PC

Jeg jobbet som leder i Microsoft frem til 2013 og i likhet med de fleste andre virksomheter var epost det viktigste kommunikasjons- og samarbeidsverktøyet. Ja faktisk var mer enn 80% av eposten intern. I mange virksomheter er det slik ennå. Istedenfor å dele dokumenter fra et fellesområde, deles de på epost fordi mange oppfatter det som enklere der og da.

I de 6 årene jeg har drevet Smart endring har jeg jobbet mye med virksomheter som strever med å det digitale samarbeidet, og her er de 5 største utfordringene jeg har notert meg:

  1. Det oppfattes som et problem at epost blir brukt som kanal for internt samarbeid i hverdagen. For mange er det overveldende, uoversiktlig og fører til at ting lett glipper.

  2. Som en følge av dette starter nyansatte, eller nye i en gruppe med blanke ark fordi all historikk og informasjon ligger i personlige epostbokser. Når noen slutter går informasjon og historikk tapt.

  3. Enda en ulempe med intern epost er at oppgaver, viktig- og uviktig epost kommer om hverandre. Dette må sorteres og prioriteres. Konsekvensen er at responstiden for svar lett kan være en dag og dette bremser arbeid og viktige beslutninger.

  4. Arbeid på felles dokumenter er vanskelig. Et dokument du må redigere kan være låst av en annen bruker, eller du mottar flere versjoner av et dokument på epost og må bruke mye tid på å sammenstille dette

  5. Summen av dagens epost og dokumentsamarbeid fører til ufullstendig informasjon, misforståelser, lange beslutningstider, frustrasjon og til at arbeidet tar lengre tid enn nødvendig.

Alle dagens problemer løses selvfølgelig ikke ved å ta i bruk Teams, men god bruk av Teams kan bidra sterkt til at alle enklere finner den informasjonen de trenger, færre misforståelser, mer effektivt arbeid og en bedre arbeidsdag.

Det som motiverer de fleste til å ta i bruk Microsoft Teams er å

  1. forenkle samarbeidet,

  2. redusere intern epost, og

  3. gjøre det mye enklere for flere å arbeide i samme dokument.

Det kan virke så enkelt å komme i gang med Teams, men for mange går det fort i ball.

De ansatte blir frustrerte fordi de synes det bare blir mer arbeid på toppen av alt annet. Det er viktig å forstå at Teams bare er et verktøy. Det som er utfordrende er å bli enige om å arbeide på nye måter.

For mange har det løsnet når startet å tilby opplæring ikke bare i verktøyet, men i hvordan man arbeider effektivt med Teams basert på erfaringer fra mange som har knekt koden.

Smart endring tilbyr et tilpasset Smart samarbeid med Teams opplegg for virksomheter som forbedre internt samarbeid. Er det bare deg, eller dere er noen få som vil utforske dette finnes kurset Smart samarbeid med Teams også som nettkurs, og som åpent kurs gjennom Confex

Gjør de kjedelige avdelingsmøtene meningsfylte og effektive for alle

Bilder viser møtedeltakere som kjeder seg

Den vanlige oppfatningen er at gode møter må ha en agenda. Men dersom agendaen er den samme fra møte til møte og bare beskriver generelle punkter som "Status" og "Informasjon fra ledergruppen" er det ikke mye verdi i den. Den er gjerne den samme fra gang til gang også. Mange gruer seg til det ukentlige avdelingmøtet og ville heller gjort noe annet fordi de føler at det er bortkastet tid å delta. Her får du tips til hvordan du hele tiden kan forbedre møtene og gjør dem til noe alle ser frem til.

Tre skritt til meningsfylte avdelingsmøter

1. Hva skal innholdet være?

En mindre del av møtet kan godt være satt av til å informere, men informasjon kan ofte formidles i andre kanaler mer effektivt på epost, i Teams, Workplace eller i en video på Intranettet. Informasjonspunkter er stort sett enetale likevel og trenger ikke å ta opp tiden for alle i et møte.

De beste møtene blir gjerne til når agendapunktene kommer fra deltakerne selv. Tema alle er opptatt av, og der vi trenger å snakke om saker for å løse et problem, eller gjøre noe annerledes i morgen enn det vi gjør i dag. Det skaper engasjement og alle føler de blir hørt.

Flere tips til hvordan du gjør dette får du her: Se hvordan du kan gjennomføre ledermøtet eller avdelingsmøtet på halve tiden!

2. Hva skal rekkefølgen på sakene være?

De fleste har vært med på møter der de første sakene på agendaen blir grundig diskutert. Når det nærmer seg slutten av møtet blir det gjerne kortere og kortere tid igjen til diskusjoner. De blir ofte avbrutt fra møteleder med "Vi kan dessverre ikke bruke mer tid på dette nå. Vi må videre til neste sak". Så sitter du der med en sak som ikke ble helt ferdig, og med deltakere som ikke kom til orde.

Begynn med de viktigste sakene, gjerne de som er innspill fra Team-medlemmer. Spar eventuelle informasjonssaker til slutt. Da har du alltid muligheten til å informere i andre kanaler i etterkant av møtet.

3. Hvordan gjennomføre hvert agendapunkt

Jeg har god erfaring med at hvert punkt har en eier, og at lederen ikke bør være eier på alle sakene. Engasjer med møtedeltakere i forkant av møtet og avtal hvem som skal drive en diskusjon, eller legge fram en sak. Det samme gjelder møtenotater. La gjerne møtenotater gå på rundgang, enten fra punkt til punkt eller fra møte til møte.

Vil du ha hjelp til å etablere felles digital møtebok med verktøy du allerede har, sjekk: Smart arbeid og samarbeid med OneNote

Bruk gjerne ulike verktøy for å engasjere slik som spørreundersøkelser, tavlediskusjoner og beslutningsverktøy. Ta gjerne kontakt med meg for å få tips om dette.

Et godt tiltak for at ikke avdelingsmøtene skal gå på autopilot der det som fungerte for en stund siden ikke fungerer lenger er å gjennomføre en 3 minutters møte-evaluering. Gjør som følger:


Bildet viser 3 Post-it lapper til evalueringen
  1. Gi alle 3 Post-IT lapper

  2. Instruer deltakerne som følger:
    På den første lappen skriver du det som fungerer bra i dag.
    På den andre hva som kunne fungert bedre, og
    på den tredje en ting du kunne tenke deg å forandre til neste møte.
    NB! Rekkefølgen er viktig.

  3. Lag tilsvarende overskrifter på en tavle eller på veggen og be deltakerne om å sette opp lappene under hver av de tre overskriftene.

  4. Samle inn og analyser innspillene etter møtet. Kommuniser resultatene i neste møte og bli enige om minst en forbedring dere tester ut.

Gjenta evalueringen regelmessig så vil dere kontinuerlig få bedre og bedre møter.

Dette kan du også gjøre digitalt i nettmøter med bruk av digital tavle i Skype for Business eller Teams.

Hvorfor kan vi aldri starte møtene presist? Er det egentlig Outlook’s feil?

BIldet viser mann som løper fra møte til møte

Kanskje vi kan skylde på Microsoft Outlook som gjør at det er enklest på legge inn møter på 1 time, eller på 30 minutter?

Nyhet! Nå kan du gjøre møteavtalene 5-15 minutter kortere i Outlook helt automatisk. Les videre for å se hvordan.

Har du opplevd å komme til møterommet 10 minutter før du skal ha et viktig kundemøte og så er ikke det forrige møtet der ferdig ennå? Du vil gjerne ha møterommet så du kan koble opp prosjektoren, sjekke at du har nok ark på flippoveren og at pennene skriver. Nå har kunden kommet og dere venter alle sammen utenfor møterommet.

Du spør nå de som er i møterommet om de snart er ferdige, men de har reservert rommet til hel, og når de endelig forlater rommet og du er klar til å starte ditt møte er klokken ti over. Hva om du opplever dette flere ganger pr. dag?

Bildet viser en kalender uten pauser mellom møtene

Hvorfor skal et møte vare i 1 time?

Kjernen i problemet er at alle avtaler timesmøter, og vi vet alle hvor vanskelig det ofte er å bli ferdig med møtet før tiden. Det gjør at vi ofte havner i situasjoner som beskrevet over. I tillegg, om du deltar i et slikt møte vil du også mange ganger være for sen til ditt neste møte. Det er ingen logisk grunn til at et møte skal vare en time. Hvorfor kan det ikke like godt vare 37 minutter?

Hva om du avtaler med dine kolleger at fra nå av planlegger vi 50-minuttersmøter og 25-minuttersmøter istedenfor times og halvtimesmøter? Vanskelig sier du? Ja det er så innarbeidet at møter varer en halv, eller en hel time så det vil kreve en felles forståelse i organisasjonen og sterk forankring i ledelsen som er de første som må starte med dette. Likevel, tenk hvor mye bedre alle får det.

Endre innstillinger for Outlook kalender for å opprette kortere møter som standard

Dersom du har den nyeste versjonen av Outlook kan du nå sette opp kortere møter som standard for de møtene du kaller inn til. Slik gjør du det:

Skjermbilde med oppsett av kortere møter som standard i Outlook

Er ikke denne muligheten tilgjengelig for deg ennå? For å arrangere et 50-minutters møte, marker en halv time i kalenderen og endre 30 til 50.

Bruker du Google kalender kan du gjøre tilsvarende ved å velge innstilligen "Raske møter" under Innstillinger for aktiviteter"

VI tenger en påminnelse på at møtet bare er 50 minutter

Bildet viser veggklokke der området mellom 10 og 12 er blokkert

Men så sitter du der i møtet og selv om møtet i kalenderen er 50 minutter er hodet vårt sannsynligvis innstilt på at møtet er på en time. En ting dere kan gjøre for å minne alle om dette er å modifisere veggklokkene slik vi gjorde i Microsoft Norge. Der blokkerte sektoren mellom 10 og 12 og på den måten minnet alle om at møtet skal avsluttes senest 10 på hel.

Tar du utfordringen på din arbeidsplass?

For flere innlegg om møter, se gjerne

Møter er braaaaa, ikke bortkastet tid

Se hvordan du kan gjennomføre ledermøtet eller avdelingsmøtet på halve tiden!

Blir du irritert over å få alle møteinnkallingssvarene i Innboksen?

Kan vi bruke en iPad til noe fornuftig på jobben?

Bildet viser kvinne med iPad

Mange av de jeg møter når jeg holder kurs og workshops synes det er rart at jeg har både MacBook og iPad når jeg har jobbet 18 år i Microsoft. Da svarer jeg at mange av mine kunder har både Windows og Mac på jobben og jeg trenger å kunne begge deler.

Alle har mer enn nok digitale verktøy

I de fleste sammenhenger er det ikke om du har Microsoft, Apple eller Google som betyr noe. Alle har en verktøykasse for å jobbe digitalt som er mer enn bra nok. Problemer er at de ikke vet hvordan den skal brukes effektivt for å arbeide og samarbeide i den stadig mer hektiske digitale arbeidshverdagen.

BIlde av iPad Pro med tastatur og blyant

Jeg gikk nylig til innkjøp av en ny iPad Pro, blyant og tastatur. Jeg har valgt den minste modellen med 10,5" skjerm fordi jeg bruker den som et tillegg til PC og synes den er passe stor. Tastaturet var en utfordring. Mange bruker en kombinasjon av omslag og tastatur, men for mine hender synes jeg det blir for smått. Derfor valgte jeg Apples separate Magic keyboard som jeg synes er mye bedre. Det veier ingenting og får lett plass i PC-sekken min.

Microsofts verktøykasse kan brukes på alle enheter

Jeg bruker Office 365 som har egne apper for alle formål jeg trenger å jobber med, også på nettbrett. Jeg har tidligere testet ut om jeg kunne klare meg med Outlook appen for epostbehandling. Den er den samme som telefonappen og selv om jeg foretrekker den fremfor den innebygde Mail-appen mangler den altfor mye til at det blir et bra alternativ til Outlook på PC eller Mac. Sjekking av epost på farten synes jeg det er mer praktisk å gjøre på telefon.

I møter kan det være bra å gjøre notater for iPad

Der et nettbrett som iPad kommer til sin rett er i situasjoner der PC blitt litt for påtrengende og der du vil gjøre skisser og ta håndskrevne notater. I møter føler en del at PC skjermen skaper et skille mellom deg og de andre møtedeltakerne og at et nettbrett skaper mindre skille siden du kan legge det flatt på bordet. Mange er også glad i å skrive i notatboken sin der de kan skrive og skisse med penn. Dette hindrer dem i å bli helt digitale og de må ofte bruke tid i etterkant av møter for å "oversette" dette til digitalt format for deling og for å kunne ha ta vare på notater for fremtiden.

Få et overtak i møtene - lær hvordan!

Håndskriv notater og gjør skisser i møtet

BIldet viser iPad Pro med Teamsmøte og OneNote

Mitt favorittprogram for møtenotater er utvilsomt Microsoft OneNote. Det bruker jeg både for forberedelser, møtenotater og oppfølging av møter. Jeg har en Microsoft Surface PC der jeg både kan tegne skisser og skrive møtenotater. I et møte har jeg ofte behov for å slå opp i saksdokumenter og annen informasjon jeg trenger i møtet. Det kan jeg da ha i forskjellige vinduer på PC'en. Jeg kan også få håndskrift konvertert til "trykt skrift", noe som er en fordel om jeg skal dele noe av det jeg skriver med andre.

Bildet viser håndskrift i Nebo appen og OneNote møtenotater

Hvordan bruke iPad Pro effektivt

Jeg valgte en iPad Pro fordi du der kan arbeide i to apper samtidig på skjermen. Det vi si at jeg kan delta i et Teams-møte samtidig som jeg tar møtenotater OneNote. Dessverre har ikke OneNote håndskriftkonvertering, men du kan bruke en app som heter Nebo. Den har utrolig bra skriftgjenkjenning. Noe som klarer å tyde mine kråketær er imponerende. Teksten kan du så overføre til OneNote.

Hjelp! Jeg har blitt innkalt til Teams-møte. Hva gjør jeg?

Utover er det selvfølgelig fint å ha med seg iPad for andre formål. Jeg leser tre aviser på banen til jobben, løser sudoku og leser Kindle-bøker også her. Mine tidsskrifter Foto og Historie leser jeg i appen Wype. Så når jeg først har med meg iPad av private grunner er det jo fint å bruke den til nyttige ting på jobben også.

Men vil jeg bytte ut PC med iPad? Det tror jeg ikke :-) Men et fint tillegg er det.

Usikker på hvordan du kan se to apper samtidig på iPad Pro?

Åpne først den ene appen, for eksempel Teams. Deretter drar du forsiktig opp fra bunnen av skjermen for å få frem app-menyen. Trykk og hold på for eks. OneNote og dra appen opp og mot venstre kant. Fest den der. Du kan juster hvor mye plass du vil hver app skal ta på skjermen med å dra skillelinjen mellom den til venstre eller høyre.

Skjermbilde av iPad med visning av hvordan du kan arbeide i to apper på en gang

Se hvordan du kan gjennomføre ledermøtet eller avdelingsmøtet på halve tiden!

Bildet viser møte der deltakerne kjeder seg

Det er et sterkt press om dagen til å redusere tiden man bruker i møter fordi mange opplever mye av møtetiden som bortkastet. Jeg har opplevd mange ganger i ukemøter, månedsmøter og prosjektmøter at mye av tiden går med til statusoppdateringer og informasjon og det blir lite tid igjen til å diskutere viktige saker, dele ideer og få tatt viktige beslutninger.

Hvorfor ikke la deltakerne lese informasjonen og gjøre statusoppdateringene ferdig før møtet? Da blir det mer tid igjen til viktige saker og fører til at møtet blir mer meningsfullt for alle.

Ikke bruk halve møtet på statusoppdateringer og informasjon. Les hvordan du kan redusere møtetiden på 1-2-3!

1. Etabler felles digital møtebok som er tilgjengelig for alle møtedeltakere hele tiden.

Digital møtebok kan etableres på flere måter, men har dere Office vil jeg anbefale å bruke OneNote som alle har. Møteboken etableres på et fellesområde dere sikkert allerede har til dokumenter. Det vil fungere uansett om dere har en filserver, type P: eller tilsvarende, SharePoint eller Teams.

For tips til struktur og arbeidsform i digital møtebok, se Du kan ikke kjøpe effektive møter og godt samarbeid

2. Lag en møtemal der alle kan "sjekke inn" før møtet

Du kan lage en møtemal i OneNote som gjentas for hvert møte og som inneholder både statusoppdatering, agenda og annet dere går igjennom hver gang. Statusoppdateringen kan for eksempel se slik ut:

Illustrasjon viser tabell der møtedeltakere kan skrive inn status

3. Spar tid ved å legge inn forhåndslesning

Mange ganger går det mye tid til å informere andre. Statusoppdateringer rundt bordet er en ting, det neste er å informere om saker deltakerne like godt kunne ha lest på forhånd. Hva om hver deltaker legger inn saksgrunnlag, presentasjoner og rapporter inn i deres møteagenda på forhånd? Dersom alle bruker litt tid før møtet til å gjennomgå dette møter man både mye bedre forberedt og man sparer mye tid i møtet. Slik kan du gjøre det:Gjennomføring av møter på denne måten krever selvsagt en del forberedelser, etablering av digital møtebok, og ikke minst må alle deltakere i møteserien forstå og være enige om at dette er måten vi har møter på fra nå.

Illustrasjon viser møtemal med saker

Trenger dere hjelp til å komme i gang kan dere vurdere et 2-timers lynkurs i Smart arbeid og samarbeid med OneNote. Tar dere dette som gruppe setter dere opp møtebok og avtaler ny arbeidsform i kurset basert på beste praksis. Da er dere klare til å halvere tiden allerede fra neste møte.

Bruker dere Microsoft Teams passer dette opplegget veldig bra for møter i Teamet. Det kan dere også få hjelp til å lære, og sette opp i lynkurset Smart samarbeid med Teams.

Hjelp! Jeg har blitt innkalt til Teams-møte. Hva gjør jeg?

Bildet viser figurer som deltar i Teams-møte

Mange har brukt Skype for Business til møter i mange år både med kolleger og eksterne deltakere. I disse dager oppdager flere og flere små og mellomstore virksomheter at de blir "oppgradert" til Microsoft Teams. Dette gjelder Office 365 kunder som bruker Skype for Business online til chat og nettmøter.

Kanskje du ikke inviterer til så mange nettmøter selv, men deltar i møter andre kaller inn til?

Skjermbilde av møteinnkalling til Teams-møte

Da vil du plutselig oppdage at du blir innkalt til Teams-møte og ikke til Skype-møte. Hva gjør du da?

Du har to valg. Du kan delta fra nettleser, eller du kan delta fra Teams-appen på Windows, Mac, eller telefon og nettbrett. Dersom du allerede har Teams appen er det greit. Da vil den vanligvis åpnes automatisk, eller du får spørsmål om å bekrefte at du ønsker å bli med i Teams appen.

Hva om du ikke har Teams appen fordi du ikke bruker Teams? Da kan du laste den ned (gratis) og bli med. Ønsker du ikke å gjøre dette kan du velge å bli med i nettleser. Det fungerer også bra, men med to begrensninger:

  1. Du kan ikke dele skjerm og presentasjoner i møtet, men du kan se hva andre deler

  2. Du kan ikke be om, eller bli tildelt kontroll i skjermdeling

Skjermbildet viser valg når du skal delta i Teams-møte

Laster du ned Teams-appen kan du gjøre dette selv om du ikke har en Office 365 konto og kanskje bare deltar som gjest uten å være pålogget med noen konto.

Trenger dere å bli gode på Teams-møter raskt kan dere sette av 2-3 timer og invitere Smart endring inn til dere for et lynkurs i Smart kommunikasjon og nettmøter med Teams

3 grunner til at du ikke har så mye tid som du tror

Bilde av timeglass der tiden renner ut

Kalenderen for uka så egentlig ganske bra ut. Ikke for mye møter så jeg tenkte det blir en grei uke. Men plutselig ble det ganske mye stress likevel og tiden rant ut før jeg fikk gjort halvparten av det jeg hadde tenkt å gjøre. Hva skjedde egentlig?

Hovedårsaken til at vi ikke får gjort alt vi hadde tenkt å gjøre er at kalenderen lyver. Den gir et falskt bilde av tiden. Den inneholder jo primært møter, og de fleste fortelle meg at de gjør mesteparten av jobben mellom møtene.

Og dette mellom er det vi undervurderer.

  1. Vi setter ikke av tid til oppgaver, henvendelser og møter vi ikke vet om enda. De fleste av oss kan planlegge maksimalt 50-60% av en uke og mange kan planlegge langt mindre. Det avhenger av type jobb du har. Så hvis du allerede har ganske tett med møte når uka starter har du i utgangspunktet en urealistisk plan.

  2. Vi legger ikke inn reisetid. Jeg jobbet med en som skulle ta et nettkurs på jobben der hver modul var 1-2 timer. Det så overkommelig ut i kalenderen. Problemet var at hun ofte hadde 1-2 timer reisetid til kundemøter. Når det ble lagt inn i kalenderen forsto hun hvorfor hun aldri fikk tid til nettkurset.

  3. Den tiden vi har igjen etter å ha notert møtetid og reisetid er den tiden vi har til å gjøre alle våre oppgaver. Svare på henvendelser, planlegge møter og gjennomføre de oppgavene vi må gjøre for å lykkes i jobben. Og disse er gjerne nedtegnet litt her og der. På gule lapper, en oppgaveliste i møteboka, løse ark, på telefonen og mange ikke notert i det hele tatt.

Når tid for alt dette blir lagt til blir det tydeligere hvorfor vi ikke får gjort alt vi skal. Vi har tatt på oss urealistisk mye. Dessverre er det som ryker først våre egne oppgaver.

Onckens prioriteringshierarki

Den amerikanske lederutvikleren William Oncken, Jr. beskrev hvordan vi prioriterer oppgaver i programmet Managing Management Time™.

Det prioriteringshierarkiet de fleste bruker ifølge ham ser slik ut

  1. Oppgaver vi må akseptere - Dette er oppgaver fra sjefen og kundeforespørsler

  2. Følge pålagte rutiner - Rapportering, teammøter og respondere på epost innen rimelig tid

  3. Vurdere - Kolleger som vil du skal gjøre noe for dem, eller innkaller deg til møter

  4. Gjennomføre egen plan - Oppgaver du må gjøre for å oppnå egne resultater og mål

Dette viser hvorfor det er våre egne oppgaver som lider når tiden ikke strekker til. For å både levere på omgivelsenes krav og forventninger og prioritere oppgaver så gjør at vi når egne mål må vi klare å sjonglere med du ulike oppgavetypene. Det to første nivåene må vi gjøre. Det vil si at det vi kan gjøre noe med er å balansere mellom egne oppgaver og henvendelser fra kolleger. Vi kan ikke ignorere disse, men vi kan kanskje finne en bedre balanse.

Se møter, reisetid og oppgaver i samme bilde

For å få en bedre oversikt over min tid, og som hjelper meg å prioritere bruker jeg den unike muligheten Outlook har til å vise både avtaler og oppgaver i det samme bildet. Jeg legger inn reisetid og passer på at jeg har nok tilgjengelig tid til å ta unna oppgaver jeg ikke vet om ennå.

Bildet viser ukeplan i Outlook med møter og oppgaver i samme bilde

Vil du legge om planleggingsvanene og prioritere bedre kan du få hjelp til det i lynkurset Smart bruk av Outlook for å ta kontroll over egen hverdag.

Samle all informasjon du kommer over i din digitale notisbok

Bildet viser en samling av notisbøker

Har du hatt en av disse orange notisbøkene? Jeg husker jeg hadde slike da jeg var barn. Vi skrev blant annet opp bilnummer i dem og sammenlignet hvem som hadde flest fylker. Det var den gang før 1970 da bilskilt startet med Z (Vestfold), Y (Finnmark) og Oslobiler hadde 34-32-45 nummere. I dag kan du skanne skilt digitalt med mobilen og få opp eier, bilmerke mm, men det er ikke så morsomt …

Det å skrive opp ting er heller ikke så lett lenger. Informasjonen er ofte mer omfattende og så vil vi ha med bilder, nettadresser og mer for at vi skal synes det er nyttig. Og ikke minst, informasjonen er allerede digital.

Hvordan tar du vare på nyttig informasjon som kommer din vei på en enkel måte og slik at du lett finner tilbake til den? Web-siden du fant på søk. Et interessant lysbilde du så på et seminar. En epost relevant for den presentasjonen du forbereder.

Jeg samler alt løpende i min digitale notisbok, OneNote. Den har jeg alltid med meg og den blir aldri full.

Her er en oversikt over de verktøyene jeg bruker for å samle all informasjon jeg kommer over.

Informasjon fra Web

Her er min favoritt på PC og Mac OneNote Clipper. https://onenote.com/clipper Den fungerer godt med Edge, Chrome og Safari.

Den klipper ut hele sider, også det som er utenfor skjermen, og med artikkelutklipp får du teksten som tekst og ikke bilde, artikkelbildene blir med, og best av alt, den stripper bort reklamen på Web-siden.

Bildet viser et skjermbilde med utklippsfunksjonen OneNote Clipper

Dele fra mobil

Skjermbilde fra iPhone som sender informasjon fra nettleseren til OneNote

På mobilen bruker jeg delefunksjonen (Her vist på iPhone) der jeg sender siden til min notatblokk for senere bruk.

Du må sannsynligvis velge å legge den til, men det kan du gjøre fra delefunksjonsmenyen

På seminar, eller i en workshop

Jeg ser mange som tar bilde av lysbilder under presentasjoner. De havner gjerne i bildestrømmen, og hvor der bildet når jeg trenger det? I workshops brukes ofte Whiteboard og Flipovere. Så tar vi bilde av alt, men igjen de ligger som bilder på mobilen, men hvor er de når jeg, eller andre trenger dem?

Bildet viser bruk av telefon til å skanne notater og ta bilde aV lysbilder

Her bruker jeg OneNote appen på mobilen. Den retter opp og skjerper lysbilder, whiteboard, flipoversider og andre notater og plasserer dem sammen med dine møtenotater, og når du åpner OneNote på PC'en ligger de allerede der sammen med annen relevant informasjon og dine møtenotater. Du kan velge mellom tre forskjellige modi. Vanlig bilde, tavle (bra for whiteboard) og dokument. DU kan prøve alle tre før du bestemmer der for hvert bilde.

Epost og møter

Skjermbilde av Møtenotatsymbol i Outlook-båndet

Outlook er bra på å behandle epost og holde rede på møtene dine, men kanskje ikke like bra til møtenotater og til å samle informasjon fra alle kilder. Når du skal forberede og gjennomfør et møte der du ønsker å ta møtenotater og notere oppfølgingspunkter kan du sende møtet til OneNote. Senere vil du finne igjen dine notater enten direkte i din digitale møtebok, men også gjennom en lenke fra avtalen i Outlook.

Skjermbilde som viser Send til OneNote i OUtlook-båndet

Send post til OneNote

Epost kan sendes til OneNote og kan lagres sammen med annen relevant informasjon på temaet som bilder, nettinformasjon og dine notater.


På telefonen kan du også videresende epost til OneNote der og da. Du trenger ikke vente til du har PC'en foran deg. Det gjør du ved å sende den til m@onenote.com så er den arkivert der du vil ha den. Gå til oppsett for å sende epost til OneNote for å sette dette opp for deg.

Skjermbilde av beskrivelse for å sende epost til OneNote

Dine notater, alltid med deg

Når du kommer på noe du må huske, en god ide du vil skrive ned, eller noe du vil sette på handlelisten vil mange se seg om etter en gul lapp eller et stykke papir. Men du har jo allerede din digitale notisblokk i lomma! Noter det rett på telefonen så har du det alltid med deg. Der er den er tilgjengelig på alle dine enheter, som PC, Mac og nettbrett også.

Ble du såpass interessert at du vil lære deg OneNote ordentlig med alle mulighetene? Sjekk ut Smart arbeid og samarbeid med OneNote.

Skal jeg kalle inn til nettmøte på Skype eller i Teams?

Bildet viser et barn som ser i kryss

Microsoft Teams har vært tilgjengelig for Office 365-kunder i over ett år og mange har tatt dette i bruk, kanskje først og fremst gruppechat og felles dokumenter. For nettmøter har de fleste allerede innarbeidet bruk av Skype for Business både for møter, chat med kolleger og for noen også telefoni. 

Billde viser Outlook kalendermeny med knapp for nytt Skype-møte og NYtt Teams-møte

Det som nok ikke er så kjent og mye brukt ennå er Teams nettmøter. Har du tatt i bruk Teams og installert Windows appen vil du nå se både Skype og Teams-knapper for å kalle inn til nettmøter for i Outlook-kalenderen. Hva skal du velge?

Når er det best med Skype for Business møte?

På sikt er Microsofts plan å erstatte Skype for Business med Teams, men det tar nok litt tid for oss å venne oss til den tanken, og for Microsoft å gjøre Teams til en fullgod erstatning for Skype for Business. Pr. i dag er nettmøter i Teams mest egnet å ha for medlemmer av det enkelte Team, og da innkalt innefra Teamet og ikke i Outlook. Her er de tre viktigste grunnene jeg ser til å fortsatt bruke Skype for Business.

Bildet viser PowerPoint med presentasjonsvisning i Skype for Business
  1. For større avdelingsmøter, allmøter og møter med eksterne deltakere er det fint å kunne skille presentatører fra deltakere. Det kan du gjøre i Skype, men ikke i Teams. Der er alle presentatører. Dvs. hvem som helst kan ta over møtet, med hensikt eller like gjerne helt utilsiktet. Det er helt OK i et arbeidsmøte med nære kolleger, men ikke så bra i større møter.

  2. Presentasjoner kan lastes opp til Skype før møtet så deltakerne ikke trenger å vente på at du skal gjøre det i møtet.
    Du har presentasjonsvisning slik at du kan se neste lysbilde og velge å hoppe over noen akkurat som i presentasjonsvisningen du har når du presenterer i et vanlig møterom. Du kan også annotere og peke med laserpeker.  I Teams ser du det samme som deltakerne, og de kan til og med bla i dine lysbilder som de vil, og kunne ta over kontrollen.

  3. I Skype for Business kan dere dele et program, og flere kan skrive i det samme dokumentet, Det finnes tavle akkurat som whiteboardet i møterommet og du kan gjennomføre avstemninger og quiz. Ved å bruke alle mulighetene i Teams kan du få til det samme, men det er vesentlig mer komplisert og krever mer forberedelser. 

I tillegg støttes ikke telefoni-integrasjon i Norge ennå. Både dette og mye av det som er nevnt over vil nok komme, men det er usikkert pr. i dag hva og når dette skjer. 

Når passer det å bruke Teams-møte? 

Så skal vi la være å ha Teams-møter foreløpig? Absolutt ikke! For arbeidsmøter der de som allerede jobber sammen i et Team er Teams-møter veldig nyttige. Både planlagte og ad-hocmøter. De tre største fordelene jeg ser med dette er:

BIldet viser Teams-møte i Outlook kalender
  1. Når en diskusjonstråd har gått frem og tilbake noen ganger kan det ofte være bedre å snakke sammen. En i Teamet kan da sette opp et "møt nå" nettmøte og de som har anledning til å delta kan gå rett inn i møtet umiddelbart. Der kan man avklare og bli enige om noe. De som ikke hadde anledning til å delta vil se at det har vært et møte, og om man vil kan man enkelt gjøre et opptak som de kan spille av for å høre hva som ble sagt. 

  2. Man kan planlegge et møte i en bestemt kanal. Alle i kanalen vil da få invitasjon til møtet uten at man må invitere dem en etter en. De som følger kanalen får varsel og kan velge å legge til møtet i kalenderen. Man kan da bli med i Teams-møtet rett fra Outlook-kalenderen.

  3. Når møtet foregår i Teams kan man samtidig benytte de andre mulighetene som for eksempel å redigere i det samme dokumentet, eller notere Teamets felles møtebok som er synlig for alle. 

Min konklusjon er at Skype for Business og Teams-møter utfyller hverandre i dag, men det er helt klart at på et tidspunkt vil alle nettmøter foregå i Teams. 

Vil du teste ut effektive nettmøter i Skype for Business og Teams?

Vil du lære mer om Teams, Smarte møter i Teams, eller Skype for Business kan dere vurdere å gjennomfør en av workshopene under.

Smart samarbeid med Teams
Smarte nettmøter med Teams
Smart samarbeid på kryss og tvers med Skype for Business

Teams, Yammer, Workplace. Mange kanaler skaper frustrasjon

Bildet viser en som er forvirret og ikke vet hva han skal kommunisere i hvilke kanaler

Jeg har i de siste månedene arbeidet med flere organisasjoner som ønsker å fornye sine arbeidsformer, og som del av dette tar i bruk nye verktøy for digitalt samarbeid og kommunikasjon. Hos de fleste er dette en prøve- og feile-prosess derr organisasjonen tester ut ulike verktøy for dette formålet.

Teams, Yammer eller Workplace?

Et vanlig forløp jeg har sett er at IT-avdelingen tilbyr de ansatte å bruke Microsoft Teams som er det nyeste tilskuddet i Office 365 plattformen. I tillegg ligger allerede Yammer inne som en kommunikasjonsverktøy og som for mange fungerer som en utvidelse av Intranettet. Kommunikasjonsavdelingen kommer så med Workplace for Facebook, og det er ikke uvanlig at noen avdelinger allerede på eget initiativ bruker gruppediskusjonsverktøyet Slack.

Hver for seg kan er alle disse verktøyene gi gode løsninger for samarbeid og kommunikasjon. Problemet oppstår når man ikke er tydelig på hva man skal bruke til ulike formål. Dermed oppstår det forvirring og usikkerhet om kommunikasjonskanaler som fører til dårligere kommunikasjon og ikke til bedre. I tillegg blir de ansatte overveldet og bruker mye tid på måtte følge kommunikasjon i mange ulike kanaler.

Må vi vente på at ledelsen bestemmer?

Dette fører i de tilfellene jeg har sett til handlingslammelse og at man ikke tar i bruk noen av de nye og gode verktøyene. De peker gjerne på ledelsen og sier. "Ledelsen må bestemme hvilke verktøy og kommunikasjonskanaler vi skal bruke. Først da kommer jeg til ta i dem i bruk". Frem til det skjer fortsetter de å kommunisere og samarbeide via e-post.

Er Teams den nye Outlook?

Ja, for verktøy og kommunikasjonskanaler som skal brukes til å binde sammen hele organisasjonen må ledelsen ta ansvar for å gjøre noen valg. For de som skal samarbeide med et begrenset antall kolleger er det ingenting i veien for at de selv bestemmer hvilket verktøy fra den digitale verktøykassen de bruker seg imellom, så lenge de er enige og bruker dette konsekvent. Grunnen til at vi har flere verktøy er at de ofte er egnet til ulike ting. Under har jeg laget et forslag til posisjonering av ulike verktøy for samarbeid og kommunikasjon.

Forslag til valg av kommunikasjons- og samarbeidsverktøy for ulike formål

Sammenligning av verktøy for kommunikasjon og samarbeid. Merk at G+, eller Google+ som nevnt over er bedriftsutgaven, ikke forbrukerutgaven der det er avdekket sikkerhetsproblemer nylig. G+ finnes i både forbruker-, og i en lukket bedriftsversjon tilsvarende Facebook og Workplace by Facebook.

Sammenligning av verktøy for kommunikasjon og samarbeid. Merk at G+, eller Google+ som nevnt over er bedriftsutgaven, ikke forbrukerutgaven der det er avdekket sikkerhetsproblemer nylig. G+ finnes i både forbruker-, og i en lukket bedriftsversjon tilsvarende Facebook og Workplace by Facebook.

Listen over er på ingen måte komplett. Kom gjerne med innspill til verktøy og synspunkter på bruksområder.

Hva man velger vil ofte være bestemt av hvilken verktøykasse man har investert i. For virksomheter er dette gjerne Microsoft eller Google, supplert med tilleggsverktøy der man føler at ikke alle behov er dekkes i standardløsningen

Vi er vant til at universalverktøyet for all kommunikasjon og deling av dokumenter er epost, gjerne supplert med et dokumentområde for avdelingen og Intranett for kommunikasjon til alle ansatte.

De fleste forstår at dette ikke er fremtiden, men vi kommer ikke unna å gjøre noen valg for fremtiden. Noen må tas av ledelsen, men noen kan tas innen en avdeling, en prosjektgruppe, eller andre grupperinger av ansatte som samarbeider for et bestemt formål.

Bruk den raskeste måten å finne en god møtetid på

En av de mest tidkrevende administrative oppgavene mange har på jobben er å finne en møtetid som passer for alle. Det jeg har sett mange gjøre når de skal finne en tid for som passer for seg og 7-8 møtedeltakere er å åpne alle kalendrene og lete etter et innsmett for møtet. Det er tidkrevende og veldig manuelt arbeid.

 

Skjermbilde av Romsøker i Outlook

For interne møter har Outlook veldig god støttefunksjoner du kan bruke til å gjøre dette mye mer effektivt. Legg inn ønskede møtedeltakere i avtalen og sjekk panelet på høyre side. Der finner du en rute som litt misvisende heter Romoversikt. Ja den kan gi deg det, men den viser deg med ett blikk når det er sannsynlig å finne en felles ledig tid og hvilke dager du bare kan glemme.

De mørkeblå er håpløse, de lyseblå kan være mulige, men på de hvite kan du helt sikkert finne en tid som alle har ledig.

Skjermbilde av planleggingsassistenten i Outlook

Finn nå en tid som passer deg den dagen og gå til Planleggingsassistenten. Da får du opp en fin oversikt over alle deltakerne og kan lett finne en passende tid.

 

Dette forutsetter at alle har oppdaterte kalendere, og det er ikke alltid … 
I tillegg kan det jo godt hende at det ikke passer for enkelte selv om de har ledig tid i kalenderen. Det kan hende de planlegger å jobbe med en viktig oppgave på det tidspunktet, det er mare ikke et møte og dermed ikke i kalenderen. Og hva gjør du om du skal ha med eksterne deltakere? Deres kalenderen ser du ikke i Planleggingsassistenten. Min erfaring er at dette for leder til en endeløs epostutveksling for å finne en tid som passer alle.

Skjermbilde av Outlook tillegget FIndTime

Men nå finnes det en ny god mulighet i Outlook for deg som har Office 365 som løser dette. FindTime er et gratis tillegg til Oultook som gjør at du kan foreslå flere tider som passer deg, og lar møtedeltakerne velge tider blant disse som passer dem. Det øker muligheten veldig for å komme raskt frem til et felles møtetidspunkt. Tillegget er tilgjengelig både for nettversjon, PC, og Outlook for Mac.

Du finner dette tillegget i båndet der det står "skaff deg tillegg". På Mac finner du det i "Store" og i nettversjonen under Innstillinger og "Behandle tillegg". Har du lagt de til ett av stedene vil det dukke opp automatisk de andre så du trenger bare å legge det til en gang. 

Første gang du bruker det vil du bli bedt om å koble FindTime til din Office 365 kalender. Det er bare du som møtearrangør som trenger å installere FIndTime. Deltakere fra andre organisasjoner kan ha hvilken som helt epost, for eksempel Google.

Skjermbilde av kalender som viser tre foreløpige tider for møtet

La oss si at noen foreslår et møte. Da kan du velge "Reply with Meeting Poll" og foreslå en del tider som passer for deg på en eller flere dager. Idet du sender invitasjonen vil alle tidene bli markert i din kalender som foreløpige.

Dersom det finnes en felles tid som passer for alle blir møtet automatisk bekreftet på det tidspunktet.

Om du har brukt Doodle, vil mye av dette være kjent for deg. Forskjellen er at FindTime er mye bedre integrert i Office 365 kalenderen.

Hvor mange tider skal du foreslå? Man kunne tenke jo flere jo bedre, men det er ikke sikkert. Sjekk ut denne bloggposten om du vil lese mer om psykologien i å ha flere valg å forholde seg til: Vær snill med hjernen - Gjør det enklere å ta en beslutning

 

 

Fargelegg Outlook-kalenderen helt automatisk og få bedre oversikt over din tidsbruk

Bildet viser kvinne med koffert på flyplass

Hver gang jeg viser kalenderen min til andre får jeg spørsmål om fargelegging av avtalene. Jeg bruker farger systematisk for å kategorisere ulike avtaler slik at jeg med et blikk kan se hva jeg bruker tiden min til. Har jeg nok kundeaktivitet? For mye interne møter? Til dette bruker jeg kategorier. Dette er det noe jeg anbefaler å vurdere om du allerede har god kontroll på Outlook med epost, kalender og oppgaver fordi det krever litt å bruke dette, men veldig nyttig om du har kapasitet til å gjøre det.

Automatisk fargelegging av avtaler

Men det finnes en lettere måte å gjøre noe av det samme, og få en fin oversikt med ulike farger på ulike typer avtaler, helt uten ekstra arbeid i det daglige ved å bruke betinget formatering.

Dette gjør du:

  1. Stå i Outlook kalendervisning og velg Vis innstillinger
  2. Velg Betinget formatering
  3. Velg legg tilregel for betinget formatering
  4. Gi den et navn, her Reiser
  5. Velg farge, her sort
  6. Sett opp betingelse, her ordet Reise i emnefeltet. Trykk OK
Bildet illustrerer skrittene for å fargelegge avtale i Outlook automatisk

Når du nå setter inn reisetid i kalenderen og skriver ordet "reise" i teksten vil denne tiden automatisk bli vist som en sort avtale.  Nå kan du gjøre det samme med andre avtaler om du vil. For eksempel interne møter i rødt kundemøter i grønt :-)

Du legger vel inn reisetid i kalenderen?

Bildet viser kalenderavtale i Outlook med reisetid

Jeg var mentor for en leder i en periode og hun kom aldri ajour med sine oppgaver. Da vi begynte å se på dette fant vi ut at mye av dette skyldtes at hun ikke la inn reisetid i kalenderen. Hun kunne ha et møte på en time eller to, men det var en time reise hver vei slik at i praksis gikk det med en halv dag. Når dette ikke er i kalenderen regner hjernen bare med møtet som opptatt tid, mens reisetiden er ledig tid. Da er det lett å overplanlegge og tro at man har mer tid en man i virkeligheten har.

For en annen leder var problemet at han hele tiden strevde med å komme tidsnok til møter. De fleste av oss er tidsoptimister og "skal bare" gjøre noe smått før vi er på vei til møtet. Da er det lett å bli forsinket, og ikke har vi planlagt for kø eller andre uforutsette hindringer på veien. Så kommer han inn litt for sent, stresset og svett. Ikke det beste utgangspunktet for et godt møte.

Det koster ingenting, og du får en bedre plan og mindre stress om du legger in reisetiden som en avtale med deg selv og holder denne.

For en beskrivelse hvordan du kan bruke kategorier for mer avansert bruk av farger på avtaler, oppgaver og epost, se Outlook struktur og epostarkivering for viderekommende.  

Presenter PowerPoint i møtet som en proff!

Bildet viser møterom med presentasjon av PowerPoint

Du planlegger å bruke 20 minutter på presentasjonen, men den før deg gikk over tiden så nå har du bare 10 minutter. Hva gjør du da? Snakker veldig fort slik at ingen får med seg det du sier, eller kutter du ut noen lysbilder?

Om du blar fort forbi noen lysbilder blir folk forvirret og lurer på hva de gikk glipp av heller enn å konsentrere seg om det du sier. Ved å bruke presentasjonsvisning kan du unngå dette. I tillegg må du være forberedt slik at du har tenkt igjennom hva du vil kutte dersom du får dårlig tid.

Disponer tiden realistisk

Det er ikke bare når tiden du har til disposisjon blir kortet inn at du får problemer med å komme igjennom din forberedte presentasjon. Ofte kommer det spørsmål om det du presenterer og da går tiden fort. Du kan si at du ikke har tid til spørsmål, eller at du tar spørsmål til slutt, men det gir ofte et dårlig etterlatt inntrykk og det blir ofte ikke tid igjen. Jeg har en håndregel som har fungert bra i mange år, og det er å beregne 3 minutter pr. lysbilde. Det vil si maks 5 lysbilder på 15 minutter. Da har jeg vanligvis tid til å svare på enkle spørsmål, men ikke til omfattende diskusjoner. Da må jeg beregne mer tid.

Bruk presentasjonsvisning

Effektiv bruk av presentasjonsvisning gjør at du alltid vet hva neste lysbilde er og kan hoppe over lysbilder uten at andre merker det! Du skaffer deg en rekke fordeler om du bruker presentasjonsvisning aktivt. Ikke bare kan du se hva neste lysbilde er og dine presentasjonsnotater, men du kan hoppe mellom lysbilder uten andre merker noe til dette.

Bildet viser hvordan man kan hoppe over lysbilder i presentasjonen

Velg symbol for å vise lysbildeoversikt og klikk på ønsket lysbilde. Får du dårlig tid hopper du rett til konkusjonen. Det fine er at  de du presenterer til ikke vil savne noe av det du hoppet over fordi de ikke vet hva de gikk glipp av :-)

Tips! Du har akkurat de samme mulighetene om du presenterer lysbilder i et Skype for Business møte. Sjekk Presenter PowerPoint som en proff i Skype for Business-møter! 

Vil dere ha litt hjelp til å lage effektive PowerPoint-presentasjoner på kortere tid og presentere som en proff i møter og på Skype? Sjekk ut lynkurset Smart bruk av PowerPoint for effektive presentasjoner.

Du kan ikke kjøpe effektive møter og godt samarbeid

Bildet viser en leders kalender med mange møter

I en organisasjon jeg har jobbet med over tid viste en undersøkelse at lederne brukte i gjennomsnitt 40% av tiden sin i møter. Samtidig jobbet de stadig kvelder og i helger fordi epost og annet arbeid hopet seg opp. Mye av dette relatert til forberedelser og oppfølging av møter.

En dag bestemte de seg for at de ikke kunne fortsette på den måten og bestemte seg for at de ville jobbe smartere og mer effektivt. De etablerte en digital møtebok for ledergruppen i OneNote. Siden dette er en del av Microsoft Office er dette noe alle hadde allerede så ingen nye innkjøp er nødvendig.

Ledermøter på en ny måte

I deres felles møtebok kan alle når som helst legge inn egne punkter de ønsker å ta opp på neste ledermøte. Under møtet går det på rundgang å ta notater og legge inn oppfølgingsaktiviteter. Alle har møteboken oppe på sin PC så alle ser hele tiden hva som blir notert. Etter møtet er hver og en ansvarlige for å følge opp sine punkter. Neste møte starter med gjennomgang av eventuelle oppfølgingspunkt fra forrige møte. Det fører til høy ansvarlighet og sikrer fremgang i arbeidet.

En ny møtehverdag

Ved å innføre digital møtebok basert på OneNote, enkel og utprøvd struktur og systematisk opplæring av alle sparer de i henhold til eget utsagn hundrevis av timer i året samtidig som de har oppnådd bedre oppfølging av møtene og færre misforståelser. Mye av den økte effektiviteten kommer av at de nå kan forberede, gjennomføre og følge opp møter uten en eneste epost!

Bilde viser eksempel på OneNote digital møtebok

Verktøy er bra, men opplæring i ny struktur, rutiner og arbeidsform er nødvendig

Noen ganger er vi alt for teknologioptimistiske. Vi tror at har vi bare den rette teknologien, de rette verktøyene vil vi automatisk bli mer produktive, kommunisere bedre, ha bedre møter osv. Det er lite som tyder på at det er riktig. Av og til gjør det bare skade. Å introdusere enda et verktøy føles for mange som en belastning. De fleste har mer enn nok verktøy allerede til å jobbe og kommunisere bedre. Problemet er at de bare blir tatt i bruk dersom noen (les leder) tar ansvar for å etablere struktur, rutiner og opplæring som er nødvendig for å støtte nye ønskede arbeidsformer.

Dette gjør du

Start med ledergruppen. All endring som skal gjennomføres i hele organisasjonen starter fra toppen. Hvis ikke lederne går foran som gode rollemodeller, hvorfor skal resten av organisasjonen følge?

Les mer: Vil du at de ansatte skal samarbeide? Start med ledergruppen!

Når digital møtebok er innført i ledergruppen, kan hver av lederne gjøre det samme med sine avdelingsmøter, ledere av faggrupper kan gjøre det med sine møter og prosjektledere med prosjektmøtene. Det er ikke så mye som skal til. Alle trenger heller ikke inngående kunnskap om OneNote, men det er klart det hjelper på motivasjon og gjennomføring fordi mestringsfølelsen blir mye høyere. Samle ledergruppen, eller avdelingen i 2 timer så etablerer dere struktur og avtaler nye arbeidsformer der og da og lærer å mestre OneNote. Les mer på Smart arbeid og samarbeid med OneNote.

For mer om smart bruk av OneNote i møter, se
Møter er braaaaa, ikke bortkastet tid
Få et overtak i møtene med OneNote – lær hvordan!

Tenk om alle uker hadde fire arbeidsdager

Kvinne fanget i tiden

Vi er inne i en uke med bare fire arbeidsdager. I mai er det faktisk fire uker som bare har fire arbeidsdager i seg, og for å være realistisk har vel to av dem bare tre på grunn av inneklemte arbeidsdager.

Betyr det at vi planlegge å gjøre mindre i mai? For noen kanskje? Mange blir imidlertid ikke målt på hvor mange dager de arbeider, men på hvilke resultater de oppnår. 

 

Hvis alle uker hadde bare fire arbeidsdager

Ville vi likevel være i stand til å nå våre mål? Høres vanskelig ut, men jeg mener det er mulig dersom man

  1. Planlegger for det
  2. Prioriterer riktig i hverdagen
  3. Holder fokus på gjennomføring av plan og oppgaver

Parkinsons lov

Bokomslag Parkinsons lov

I 1957 skrev professor C. Northcote Parkinson et humoristisk innlegg om ineffektivitet i The Economist. Der formulerte han det som senere har gitt navnet til loven som på norsk uttrykkes som Arbeidet ekspanderer til å fylle den tiden som er til disposisjon. Senere ga han ut en bok som harselerte med det han oppfattet som et ineffektivt byråkrati.

Mange vil kjenne seg igjen i dette. Har vi ikke så mange møter, eller tidsfrister vi må nå en dag slapper vi litt av. Vi er ikke så konsentrerte og får mindre gjort. Et ordspråk sier: Vil du ha noe gjort, gi oppgaven til en som allerede har mye å gjøre.

I det ligger det at en som har mye å gjøre er nødt til å være målrettet og konsentrert og ikke somle bort tiden.

Vi kjenner det også igjen fra møter. Dersom møtet er satt opp til en time, varer det en time. Hadde vi bare gitt det 50 minutter ville vi sannsynligvis ha utrettet det samme på kortere tid.

1. Hvorfor planlegge?

Sir John Harvey-Jones  som var en kjent forretningsmann i England sa en gang The nicest thing about not planning is that failure comes as a complete surprise rather than being preceded by a period of worry and depression. Han hadde humor i likhet med Parkinson :-)

Vi har behov for å planlegge fordi vi trenger å omsette det vi ønsker å oppnåtil hva vi må gjøre, i dag, i morgen, og i neste uke.

Vi trenger også å skape et beslutningsgrunnlag for riktig prioritering når noen ber deg om å gjøre noe, eller når du får en epost. Sist, men ikke minst, trenger vi å fylle tiden med det som er viktig og dermed unngå å bruke tid på det som ikke er viktig for å oppnå ønskede resultater

2. Hvordan sikre at vi prioriterer riktig i hverdagen

Et utsagn av Robert A. Heinlein  jeg mener beskriver mangel på prioritering godt er In the absence of clearly defined goals, we become strangely loyal to performing daily acts of trivia.

VI tar tusener av små beslutninger og prioriteringer bevisst og ubevisst i løpet av en dag. Mål hjelper oss å fokusere på det som betyr mest og kan gi oss bedre resultater uten at vi nødvendigvis detaljplanlegger alt fordi vi forstår umiddelbart hvilket valg vi må gjøre som bringer oss nærmere målet. Vet du ikke hva du skal oppnå har du heller ikke noe godt grunnlag for prioritering. Da blir vi lett sittende med eposten, eller andre rutineoppgaver. Så vi holder oss opptatt, men ikke nødvendigvis med de riktige oppgavene.

3. Hvordan holde fokus på gjennomføring av plan og oppgaver

Lag en realistisk ukeplan med både avtaler og oppgaver. Pass på at du ikke planlegger for mye. Du må også ha tid igjen til oppgaver du ikke vet om ennå.

Rakk du ikke alt du hadde tenkt å gjøre før påske?

Når du Planlegger uken som kommer, prøv å sette inn en del "beskyttet tid" i kalenderen, og bestem deg på forhånd hva du planlegger å bruke tiden til. Altså ikke skriv "lese epost", eller "egen tid".  Kaller du inn til møter, prøv å unngå timesmøter. Prøv 30 minutter, eller 45 minutter. Det har også andre fordeler…

Vi vet hvorfor du kommer for sent til møtene og ikke kommer igjennom oppgavelisten. Vil du endre på det?

Start dagen i kalender/oppgaveoversikten før du ser på ny epost. Unngå å hoppe fra oppgave til oppgave, men gjør noe helt ferdig. Det er mer effektivt, og mye mer tilfredsstillende :-) Sjekk gjerne ut Pomodoroteknikken, og blogginnlegget fra Ståle Hansen; How to succeed with singletasking for hvordan du jobber mest effektivt når du først har bestemt deg for å konsentrere deg om en oppgave.

Hva nå?

Gir de tre punktene over mening for deg, men du er usikker på hvordan du får det til? Gå sammen med noen kolleger så dere kan støtte hverandre og bli enda bedre til å jobbe mot felles mål. Vi kan hjelpe til om dere spanderer en dag på workshopen Smart måloppnåelse i en digital tid