Hvorfor du ender opp med en lang liste ugjorte oppgaver, og hva du kan gjøre med det
/Mange av oss er tidsoptimister og har ikke alltid et realistisk bilde av hvor lang tid en oppgave tar. Dette kaller vi planleggingsfellen.
Begrepet planleggingsfellen (The planning fallacy) ble introdusert av nobelprisvinner Daniel Kahneman og Amos Tversky in 1979. Fenomenet oppstår uavhengig av din tidligere erfaring av hvor lang tid en aktivitet tar. Jo flere deler en oppgave består av, jo større er sannsynligheten for at en eller flere av delene ikke kan gjennomføres på tiden du har antatt. Dette gjelder selv om det er en oppgave du har gjennomført mange ganger. Sannsynligheten kan være liten for at du støter på problemer i gjennomføring av en deloppgave, men vil du høyst sannsynlig støte på uventede problemer i minst en av deloppgavene.
Hjernen lurer oss
Planleggingsfellen er en av de mest vanlige måtene hjernen lurer oss på. Når vi skal planlegge tid går vi vanligvis ut fra det mest optimistiske estimatet og legger ikke inn ekstra tid for mulige hindringer, selv om erfaringen vår skulle tilsi at det ofte oppstår slike hindringer.
Et godt eksempel er tiden det tar å forflytte seg til et møte. Selv om vi har kommet i siste liten, eller for sent fem ganger på rad er vi like optimistiske i troen på at vi skal komme i god tid til møte seks.
Hva er årsaken til vi kommer bakpå i våre aktiviteter og oppgaver?
Den enkle årsaken er at vi ikke stiller oss spørsmålet "Hva om …" og derfor underestimerer vi tiden. Du skal lage en presentasjon på noen få lysbilder. Du tenker at det kan umulig ta mer enn en time. Fem minutter etter at du setter deg ned for å lage den kommer din kollega bort og spør "har du 5 minutter". Tja 5 minutter må vel gå tenker du, enda din erfaring burde sagt deg at det kommer til å ta en halv time. Så fortsetter du og finner ut at du mangler noen tall. De er ikke alltid tilgjengelige der og da. Så ville det jo gjøre seg med en illustrasjon eller to.
Har du forsøkt å finne brukelige illustrasjoner eller bilder til din presentasjon? Da vet du at det kan ta veldig mye tid. Når du endelig er ferdig har du sannsynligvis brukt to timer, altså dobbelt så mye tid som du trodde.
Se for deg at du har fem oppgaver du planlegger å gjøre i dag. Det ser ikke uoverkommelig ut, men når dagen er over har du bare gjort to av dem. Plutselig sitter du med 10-20 oppgaver som skulle vært gjort og med purringer og dårlig samvittighet.
Hva gjør du for å få kontroll over oppgavene?
Heldigvis kan hjernen som har lurt oss inn i en slik situasjon også hjelpe oss ut av den. Den trenger bare litt hjelp i form av struktur. For hver aktivitet du planlegger, spør deg selv om hva som kan oppstå av hindringer, og hva du eventuelt kan gjøre for å overkomme dem.
For kollegaen som ønsker 5 minutter, forklar at du er nødt til å bli ferdig innen en time og spør om dere kan snakke senere. For å ha de riktige tallene og illustrasjonene, bryt oppgaven ned i tre deler
Finne grunnlagsdata
Finne illustrasjonene
Lage presentasjonen
Ikke legg alle aktivitetene til samme dag. Start gjerne med nummer 1 en uke før du må ha presentasjonen ferdig. Det kan hende du må få data av andre og det kan av og til ta et par dager. Samle illustrasjoner og bilder kontinuerlig når du kommer over noe du tror du kan trenge en gang så har du et lite bibliotek å hente fra. Arbeider du på denne måten får du sannsynligvis tid til å finpusse presentasjonen også.
Lag oppgavelisten din slik:
Vil du lese mer om effektiv prioritering og behandling av oppgaver?
Hva gjør du når oppgavelisten bare vokser?
3 grunner til at du ikke har så mye tid som du tror
For starthjelp til å mestre den digitale hverdagen og ta kontroll over din tid, sjekk ut Smart bruk av Outlook for å ta kontroll over egen hverdag. Det kan gi deg en ny start og bedre resultater med mindre stress fordi du arbeider mer med viktige oppgaver og mindre med oppgaver du ikke bør bruke tid på.
