Den unike relasjonen mellom Outlook og OneNote 2016

Bildet viser to smilende barn

Outlook og OneNote har alltid vært søsken og bestevenner og jeg har brukt begge sammen siden lanseringen av Office 2003.

Ja du leste riktig. Mange har blitt kjent med OneNote i den senere tid, men OneNote har vært med I Office lenge. I 2003 byttet jeg jobb internt i Microsoft og gikk over fra å lede Microsofts services organisasjon til leder for HR i Norge. Da var det mye som skulle organiseres og jeg følte et stort ansvar for at vi arbeidet og samarbeidet godt og brukte den verktøykassen vi tross alt leverte til våre kunder :-)

Fem spørsmål jeg ville ha gode svar på for å kunne jobbe digitalt og effektivt

  1. Når jeg ønsker å gjøre møtenotater, hvor gjør jeg det og hvordan finner jeg igjen notatene fra møtet i fjor

  2. Hvorfor skal møtereferatet sendes på epost og lande i alle deltakernes postbokser? Er det ikke bedre at det ligger ett sted der alle finner det?

  3. Hvor noterer du dine oppfølgingspunkter fra møtet og hva gjør du for å ikke glemme dem og andre oppgaver?

  4. Hvor samler jeg mine notater, informasjon jeg finner på nett, gode ideer jeg får via epost og artikler jeg kommer over og som jeg gjerne vil ha lett tilgjengelig uansett hvor jeg er?

  5. Hvor lager jeg min aktivitetsplan for ulike HR-tiltak og hvordan overfører jeg oppgaver og møter til min oppgaveliste og kalender?

Med PC-sekken som kontor

Det hører med til historien at jeg jobbet minst ved skrivebordet på jobben, men mer i møterom, hjemme, og på reise så kontoret mitt var i praksis PC-sekken og den ville blitt veldig stor og tung om jeg skulle drasse på permer og papirnotater, så løsningen var åpenbar for meg. Alt må være digitalt.

Med OneNote kunne jeg bli papirløs, gjøre notater hvor som helst og overføre oppgaver og planer til Outlook for oppfølging. Møtenotater og planer kan deles med kolleger så jeg ikke lenger må sende dem på epost. Med Outlook kunne jeg sende møter, og artikler og dokumenter jeg fikk på epost til OneNote. Jeg lærte at Outlook og OneNote er bestevenner.

Stålkontroll med Outlook som oppgavesentral

Mange oppfatter Outlook som et epost og kalenderverktøy, men potensielt kan Outlook være ditt personlige planleggings og prioriteringsverktøy der du samler oppgaver fra epost, fra planer og møtenotater i OneNote, og skriver ned oppgaver du må huske å gjøre.

Bildet illustrerer hvordan du kan sende oppgaver fra ulike programmer til Outlook oppgaver

Outlooks søster blir erstattet av kusinen

OneNote ble utviklet for Windows som alle Microsoft programmer på den tiden, men etter hvert ble OneNote tilgjengelig på Mac, i nettleser og på mobil/nettbrett. Men ikke alle funksjonene fulgte med. Integrasjonene mellom Outlook og OneNote ble borte. For at OneNote skulle bli likest mulig på alle plattformer lanserte Microsoft en kusine til OneNote i Windows 10, en OneNote app der integrasjonene med Outlook mangler. I den siste utgaven av Office for de som har Office 365 erstatter denne kusinen søsteren til Outlook så den siste Office-versjonen med Outlook integrasjoner er OneNote 2016.

Hvordan vet du hvilken versjon av OneNote du har?

Skjermbilde av Office programfliser i Windows

Du kan se på OneNote flisen i Windows programoversikten hvilken versjon du har. Windows 10 appen heter bare OneNote, mens office-versjonen er tydelig merket med OneNote 2016

OneNote appen og OneNote 2016 kan leve side om side og du kan bruke begge. Dersom du ikke benytter deg av integrasjonene med Outlook kan du like gjerne bruke Windows-appen. Den er også likere i design med telefon og nettbrettversjonene og ikke noe dårlig valg.

Her er funksjonalitet som bare finnes i OneNote 2016

I følge Microsoft vil det ikke skje noen videreutvikling av OneNote 2016 og de anbefaler at du bruker OneNote appen i Windows 10. De lover også å legge til de viktigste integrasjonene over tid. Det ser jeg frem til, men i mellomtiden fortsetter jeg med OneNote 2016 som kan:

  • Sende Outlook epost til OneNote

  • Sende Outlook møter til OneNote og koble møtenotatene i OneNote til avtalen i Outlook

  • Opprette Outlook oppgaver i OneNote

  • Lagre felles OneNote på filserver og lokalt på PC

  • Opprette maler for sjekklister, møtereferat, aktivitetsplaner etc.

Hva om du ikke finner OneNote 2016 på din PC?

Skjermbilde fra onenote.com/download

Samtidig som MIcrosoft har tatt ut OneNote fra Office-installasjonen har de gjort OneNote 2016 tilgjengelig gratis for nedlasting. Du finner den her: https://www.onenote.com/download

Her gjør Microsoft sitt beste for at du skal bruke Windows-appen, men tillater deg å laste ned OneNote 2016 som de kaller Windows-skrivebord.

Dersom du har 32-bits Office installerer du denne. Her du 64-bits Office velger du Andre alternativer for nedlasting og bruker denne nedlastingslenken.

Om du ikke ve hva du har, prøv den første. Du vil få beskjed om dette ikke er den riktige og da kan du velge den andre.

Ble du inspirert til å utnytte integrasjonene? Få med deg noen kolleger og bestill et 2-timers kurs hos dere i Smart arbeid og samarbeid med OneNote


Hvorfor kan vi aldri starte møtene presist? Er det egentlig Outlook’s feil?

BIldet viser mann som løper fra møte til møte

Kanskje vi kan skylde på Microsoft Outlook som gjør at det er enklest på legge inn møter på 1 time, eller på 30 minutter?

Nyhet! Nå kan du gjøre møteavtalene 5-15 minutter kortere i Outlook helt automatisk. Les videre for å se hvordan.

Har du opplevd å komme til møterommet 10 minutter før du skal ha et viktig kundemøte og så er ikke det forrige møtet der ferdig ennå? Du vil gjerne ha møterommet så du kan koble opp prosjektoren, sjekke at du har nok ark på flippoveren og at pennene skriver. Nå har kunden kommet og dere venter alle sammen utenfor møterommet.

Du spør nå de som er i møterommet om de snart er ferdige, men de har reservert rommet til hel, og når de endelig forlater rommet og du er klar til å starte ditt møte er klokken ti over. Hva om du opplever dette flere ganger pr. dag?

Bildet viser en kalender uten pauser mellom møtene

Hvorfor skal et møte vare i 1 time?

Kjernen i problemet er at alle avtaler timesmøter, og vi vet alle hvor vanskelig det ofte er å bli ferdig med møtet før tiden. Det gjør at vi ofte havner i situasjoner som beskrevet over. I tillegg, om du deltar i et slikt møte vil du også mange ganger være for sen til ditt neste møte. Det er ingen logisk grunn til at et møte skal vare en time. Hvorfor kan det ikke like godt vare 37 minutter?

Hva om du avtaler med dine kolleger at fra nå av planlegger vi 50-minuttersmøter og 25-minuttersmøter istedenfor times og halvtimesmøter? Vanskelig sier du? Ja det er så innarbeidet at møter varer en halv, eller en hel time så det vil kreve en felles forståelse i organisasjonen og sterk forankring i ledelsen som er de første som må starte med dette. Likevel, tenk hvor mye bedre alle får det.

Endre innstillinger for Outlook kalender for å opprette kortere møter som standard

Dersom du har den nyeste versjonen av Outlook kan du nå sette opp kortere møter som standard for de møtene du kaller inn til. Slik gjør du det:

Skjermbilde med oppsett av kortere møter som standard i Outlook

Er ikke denne muligheten tilgjengelig for deg ennå? For å arrangere et 50-minutters møte, marker en halv time i kalenderen og endre 30 til 50.

Bruker du Google kalender kan du gjøre tilsvarende ved å velge innstilligen "Raske møter" under Innstillinger for aktiviteter"

VI tenger en påminnelse på at møtet bare er 50 minutter

Bildet viser veggklokke der området mellom 10 og 12 er blokkert

Men så sitter du der i møtet og selv om møtet i kalenderen er 50 minutter er hodet vårt sannsynligvis innstilt på at møtet er på en time. En ting dere kan gjøre for å minne alle om dette er å modifisere veggklokkene slik vi gjorde i Microsoft Norge. Der blokkerte sektoren mellom 10 og 12 og på den måten minnet alle om at møtet skal avsluttes senest 10 på hel.

Tar du utfordringen på din arbeidsplass?

For flere innlegg om møter, se gjerne

Møter er braaaaa, ikke bortkastet tid

Se hvordan du kan gjennomføre ledermøtet eller avdelingsmøtet på halve tiden!

Blir du irritert over å få alle møteinnkallingssvarene i Innboksen?

Å veksle mellom ulike prosjekter, fokusgrupper og daglig jobb er som å sjonglere med egg

BIlde viser stilisert kvinneansikt utsatt for stress og mange oppgaver

Andelen arbeid som gjennomføres som prosjekter øker stadig og mange er med i flere prosjekter, fokusgrupper, faggrupper og andre aktiviteter som forutsettes prioritert mot annet daglig arbeid i den rollen man har i organisasjonen. Det gjør at vi må kunne håndtere mange typer oppgaver til forskjellige tider. Har du et bra system for det? Hvis ikke kan vil du få noen forslag her.

Prosjekter er en stor del av arbeidet for mange

Utfordringen med å sjonglere prosjektoppgaver, egne oppgaver du må prioritere for å nå dine mål og henvendelser fra andre er vanskelig. Oppgavene kommer gjerne til deg i ulike kanaler. Prosjektoppgavene blir kanskje tildelt gjennom Microsoft Planner, oppgaver fra andre som forespørsler på epost eller i Teams og dine oppgaver, ja hvor er de skrevet ned? I tillegg kommer gjerne oppfølging av aktiviteter du tar på deg i møter …

Prosjektledere elsker planer. Prosjektdeltakere? Not so much.

Prosjektledere lever etter Prince2, Microsoft Project, Wrike, Asana, og mange omfavner nå Microsofts nye planleggingsverktøy, Planner.
Det kan føles godt for en prosjektleder å ha en prosjektmetode og et slikt planleggingsverktøy der alle aktiviteter, ressurser (også kalt mennesker) er kartlagt og kan presenteres i gant-diagrammer og progresjonen kan måles på 1% detaljeringsnivå.

Sjonglere med egg

Bilde viser klovs nom sjonglerer med egg

Men ingenting av dette får prosjektoppgavene gjort. For prosjektdeltakere som opplever at de blir tildelt oppgaver som perler på en snor i epostform, eller enda verre, må oppsøke et prosjektverktøy de ikke har noe spesielt forhold til for å se hva slags oppgaver de skal gjøre og når kan det føles overveldende og distansert fra hverdagen. Særlig fordi mange prosjektdeltakere ikke arbeider 100% prosjektet, men kanskje er ment å bruke 10-40% av sin tid til prosjektet, og resten av tiden til sin "dagjobb".

Da er det lett at de daglige operasjonelle oppgavene får prioritet og prosjektoppgavene kan føles som noe som kommer på toppen av dette. For å løse dette må vi veksle mellom oppgaver og gjøre litt av det ene og litt av det andre. Det gjelder å ikke glemme oppgaver og samtidig gjøre det viktigste oppgavene til rett tid. Det blir som å sjonglere med egg. Vi kan ikke ha for mange egg i lufta. Da mister vi egg, og knuser dem. Men vi kan legge ned noen egg forsiktig og plukke opp andre. Da gjelder det å ha god oversikt over hva som kan ligge og hvilke egg vi må plukke opp i dag.

Hvordan ha stålkontroll på alle oppgaver og levere i tide

Er det mulig å få en oversikt over alle oppgaver på ett sted så du kan gjøre en helhetsprioritering? Ja faktisk er det det :-) Du har allerede ditt personlige planleggings og prioriteringsverktøy som du kanskje ikke utnytter fullt ut. Ja akkurat - Outlook.

Illustrasjon viser skjermbilder fra Outlook, Planner og ONeNOte og hvordan man overfører alle oppgaver til Outlook
Illustrasjon viser hvordan du viser avtaler og oppgaver i samtidig i kalenderen

Outlook blir ikke borte med det første til tross for Teams, Workplace og andre kommunikasjons-, samarbeids- og prosjektverktøy. Mange kan med fordel bruke Outlook som oppgavesentral og få oppgavene vist basert på når du planlegger å gjøre dem. Dagene består gjerne både av møter og oppgaver som må gjøres mellom møtene. Dette kan du få en visuell oversikt over (bare i Outlook for Windows). Her er et engangs-oppsett du må gjøre for å få til dette.

Oppgaver du får på epost

Eposten kan vanligvis deles i to deler. Epost som inneholder forespørsler og oppgaver du må ta stilling til og gjøre noe med og informasjon du kan gå igjennom og lese når du har tid. Den første delen er det bra å ha kontroll på. Det er ikke alltid du kan gjøre noe samme dag. Det er det smart å bestemme seg med en gang når du vil følge opp ved å høyreklikke på flagget ved siden av eposten og velge dag for oppfølging.

For mere detaljer om dette, se Du kommer aldri gjennom lange oppgavelister! Her er løsningen.

Oppgaver du får muntlig, eller du selv kommer på at du må gjøre

Alle forespørsler kommer ikke på epost og sannsynligvis har du også egne oppgaver å prioritere utfra ditt ansvarsområde og dine mål. Ikke gå med dem i hodet. Da blir de lett nedprioritert i forhold til oppgaver som kommer på epost. Skriv dem rett inn i oppgavelisten.

Oppgaver som kommer fra prosjektverktøy

Oppgaver i Microsoft Planner og andre prosjektverktøy sender deg ofte en epost om du blir tildelt en oppgave. Denne kan du behandle på samme måte som andre forespørsler på epost. Eposten inneholde gjerne en lenke til oppgaven i prosjektverktøyet så når du bestemmer deg for å gjøre denne fra oppgavelisten i Outlook kan du bare åpne oppgaven og klikke på lenken så blir du ledet rett til prosjektoppgaven din.

Oppfølging av oppgaver fra møter

Mange gjør digitale møtenotater i OneNote. Det kan være ukemøter, avdelingmøter, prosjektmøter mm. Oppgaver du noterer her kan du flagge for oppfølging i Outlook. Dette forutsetter at du bruker OneNote 2010/13/16. Dette er ikke tilgjengelig i OneNote appen som følger med Windows 10.

Trenger du og dine kolleger litt starthjelp til å komme i gang med praktisk oppgaveplanlegging der du har fullstendig oversikt over alle oppgaver på ett sted? Jeg lager gjerne et spesialkurs der vi kombinerer elementer fra Smart bruk av Outlook, Smart arbeid og samarbeid med OneNote og Smart samarbeid med Teams og Planner.

Hvorfor du ender opp med en lang liste ugjorte oppgaver, og hva du kan gjøre med det

Mange av oss er tidsoptimister og har ikke alltid et realistisk bilde av hvor lang tid en oppgave tar. Dette kaller vi planleggingsfellen.

Kvinne som ser betenkt ut omgitt av klokker

Begrepet planleggingsfellen (The planning fallacy) ble introdusert av nobelprisvinner Daniel Kahneman og Amos Tversky in 1979. Fenomenet oppstår uavhengig av din tidligere erfaring av hvor lang tid en aktivitet tar. Jo flere deler en oppgave består av, jo større er sannsynligheten for at en eller flere av delene ikke kan gjennomføres på tiden du har antatt. Dette gjelder selv om det er en oppgave du har gjennomført mange ganger. Sannsynligheten kan være liten for at du støter på problemer i gjennomføring av en deloppgave, men vil du høyst sannsynlig støte på uventede problemer i minst en av deloppgavene.

Hjernen lurer oss

Planleggingsfellen er en av de mest vanlige måtene hjernen lurer oss på. Når vi skal planlegge tid går vi vanligvis ut fra det mest optimistiske estimatet og legger ikke inn ekstra tid for mulige hindringer, selv om erfaringen vår skulle tilsi at det ofte oppstår slike hindringer.

Et godt eksempel er tiden det tar å forflytte seg til et møte. Selv om vi har kommet i siste liten, eller for sent fem ganger på rad er vi like optimistiske i troen på at vi skal komme i god tid til møte seks.

Hva er årsaken til vi kommer bakpå i våre aktiviteter og oppgaver?

Den enkle årsaken er at vi ikke stiller oss spørsmålet "Hva om …" og derfor underestimerer vi tiden. Du skal lage en presentasjon på noen få lysbilder. Du tenker at det kan umulig ta mer enn en time. Fem minutter etter at du setter deg ned for å lage den kommer din kollega bort og spør "har du 5 minutter". Tja 5 minutter må vel gå tenker du, enda din erfaring burde sagt deg at det kommer til å ta en halv time. Så fortsetter du og finner ut at du mangler noen tall. De er ikke alltid tilgjengelige der og da. Så ville det jo gjøre seg med en illustrasjon eller to.

Har du forsøkt å finne brukelige illustrasjoner eller bilder til din presentasjon? Da vet du at det kan ta veldig mye tid. Når du endelig er ferdig har du sannsynligvis brukt to timer, altså dobbelt så mye tid som du trodde.

Se for deg at du har fem oppgaver du planlegger å gjøre i dag. Det ser ikke uoverkommelig ut, men når dagen er over har du bare gjort to av dem. Plutselig sitter du med 10-20 oppgaver som skulle vært gjort og med purringer og dårlig samvittighet.

Hva gjør du for å få kontroll over oppgavene?

Heldigvis kan hjernen som har lurt oss inn i en slik situasjon også hjelpe oss ut av den. Den trenger bare litt hjelp i form av struktur. For hver aktivitet du planlegger, spør deg selv om hva som kan oppstå av hindringer, og hva du eventuelt kan gjøre for å overkomme dem.

For kollegaen som ønsker 5 minutter, forklar at du er nødt til å bli ferdig innen en time og spør om dere kan snakke senere. For å ha de riktige tallene og illustrasjonene, bryt oppgaven ned i tre deler

  1. Finne grunnlagsdata

  2. Finne illustrasjonene

  3. Lage presentasjonen

Ikke legg alle aktivitetene til samme dag. Start gjerne med nummer 1 en uke før du må ha presentasjonen ferdig. Det kan hende du må få data av andre og det kan av og til ta et par dager. Samle illustrasjoner og bilder kontinuerlig når du kommer over noe du tror du kan trenge en gang så har du et lite bibliotek å hente fra. Arbeider du på denne måten får du sannsynligvis tid til å finpusse presentasjonen også.

Lag oppgavelisten din slik:

Tabell med oppgaver

Vil du lese mer om effektiv prioritering og behandling av oppgaver?

Hva gjør du når oppgavelisten bare vokser?

3 grunner til at du ikke har så mye tid som du tror

For starthjelp til å mestre den digitale hverdagen og ta kontroll over din tid, sjekk ut Smart bruk av Outlook for å ta kontroll over egen hverdag. Det kan gi deg en ny start og bedre resultater med mindre stress fordi du arbeider mer med viktige oppgaver og mindre med oppgaver du ikke bør bruke tid på.





Det vi glemmer når vi flytter epost over til Teams

Bilde av Bjørn O. Hopland, Smart endring AS

Jeg har holdt Smart bruk av Outlook kurs i mer enn 5 år nå og brukt Outlook siden starten for ca. 15 år siden. Nå om dagen blåser det en sterk Teams-vind i mange virksomheter som vil erstatte epost med Teams-meldinger.

I noen miljøer startet dette tidligere med bruk av Slack som meldingsverktøy. Det har jeg også brukt i mitt arbeid for et fransk selskap. I dette, og andre virksomheter i Frankrike har dette gått så langt at de totalforbyr bruk av epost internt!
Intern epost har mange ulemper, men dette er kanskje å gå litt langt i krigen mot epost-tyranniet som noen kaller det.

Det er ingen tvil om at epost har mange negative sider. Særlig i store virksomheter er opptil 80% av eposten intern. Dette opplevde jeg også i Microsoft der jeg jobbet som leder i 18 år. For mange er epost den viktigste interne kommunikasjonskanalen vi har. Alle er enige om at internkommunikasjon er viktig, men vi vil altså ikke ha den på epost.

Hvis Workplace, Yammer og Teams var ment å erstatte intern epost, hvorfor får jeg da bare mer epost?

Det mange ikke tenker på er at bruk av epost kan deles i tre

En del av eposten er informasjon. Den andre er meningsutvekslinger og diskusjoner, og den tredje er forespørsler og behandling av oppgaver. I kursene spør jeg ofte "hvor stor del av eposten må du behandle, prioritere og respondere på?" Fordelingen kan variere, men etter hva jeg erfarer etter å ha spurt hundrevis av kursdeltakere ligger oppgavedelen gjerne på 40%-70%. Resten er diskusjoner og lesestoff fra eksterne og interne kilder.

Nye arbeidsmønster driver økning av antall epost

Årsaken til den høye andelen av oppgaver i epost skyldes mye vårt moderne arbeidsmønster der vi arbeider på ulike steder og til ulike tider. Samtidig er vi blitt så disiplinere på mobilen at vi ikke tar den når vi er i møter, eller er opptatt med annet viktig arbeid.

Når jeg ikke finner kollegaen på kontoret og de ikke svarer på telefon, hva gjør jeg da? Jo, sender en epost selvfølgelig :-) Det er praktisk fordi jeg kan skrive en epost for å be deg om å gjøre noe på et tidspunkt som passer for meg, og du kan lese og behandle den på et tidspunkt som passer deg :-)

Ja vi kan erstatte epost med Teams-meldinger

Så skal vi kutte ut eposten til fordel for Teams-meldinger? Ja det kan vi godt gjøre. Både informasjonsdeling og diskusjoner kan med fordel flytter ut av Outlook, men vi må være oppmerksom på det tredje elementet som er oppgaver. En oppgave kommer gjerne som en epost adressert bare til deg og angår ofte ikke andre. Å kommunisere denne i en felles kanal kan virke som støy for andre, og kan også være noe ikke alle skal vite om engang. Gruppesamtaler kan være OK å bruke når andre også skal informeres, dvs. tilsvarende å sette noen på kopi i en epost. Det kan også være greit om to eller flere skal forespørres om en oppgave og andre informeres samtidig.

Hvordan du kan gjøre forespørsler og fordele oppgaver i Teams.

1 - Forespørsler til enkeltpersoner

Send en 1:1 Chat med din forespørsel fremfor en epost. Når du oppretter en chat med noen blir dette en permanent kanal mellom dere akkurat som meldinger på telefonen der du ser hele kommunikasjonshistorien.

Skjermbilde av Chat-forespørsel om å gjøre en oppgave
Skjermbilde av Lagret chat

Dersom den som mottar ikke har anledning til å gjøre oppgaven med en gang kan meldingen lagres og listen over lagrede meldinger kan da brukes om oppgaveliste for det som skal gjøres i nær fremtid. Er dette noe som skal skje om en uke eller senere fungerer ikke dette så godt. Da kan det hende det finnes bedre måter som illustrert senere i denne bloggposten.


2 - Informasjon til en gruppe i Teams med oppgaver til noen

Informasjon, forslag man ønsker tilbakemeldinger på og andre innspill av interesse for gruppen gjøres ved å sende relevant kanal. Den vil da gå til alle og vil kunne svares på av alle. Om du i tillegg ønsker å be en eller flere personer om å gjøre noe kan du henvende deg direkte til dem med @ og navnet. De vil da få en varsling og kan behandle sin oppgave.

Skjermbilde av Teams-melding med oppgaver til enkeltpersoner

Legg merke til at meldingen er skrevet mer formelt og ligner på en epost med overskrift, referering med @ til Tina og Oskar og med vedlegg i meldingen.

Tinas melding vil ha en @ på seg som gjør den lettere å se og denne kan også lagres til oppgavelisten i Teams.

Skjermbilde av Tinas melding med @

3 - Følge opp mine oppgaver i Outlook

Skjermbilde av Outlook oppgave opprettet basert på Teamsoppgave

Gjør du som meg og følger opp dine epostoppgaver i Outlook, og kanskje du i tillegg sender oppgaver fra OneNote til oppgavelisten i Outlook? Da vil du kanskje synes at å lagre meldinger for oppfølging i Teams er litt primitivt. Det er ikke mulig å velge prioritering, eller fordele oppgaver på tid.

I så fall kan du også velge å følge opp Teamsoppgaver i Outlook. Det finnes ingen direkte kobling, men kopier og lim inn fungerer ganske bra også. Velg å kopiere en lenke til Teamsmeldingen og lim denne inn i en Outlook oppgave. Da kan du prioritere oppgaven i henhold til viktighet og tidsfrist. Når oppdraget er utført kan du klikke på lenken når oppdraget er utført og bekrefte i Teams at oppgaven er gjennomført.

Selv de ivrigste Teamsforkjemperne vil nok måtte leve med epost lenge ennå. Ekstern kommunikasjon er fremdeles mest kurant å gjøre på epost, selv om mer permanente samarbeidsforhold godt kan gjøres i felles Team. Noe av det viktigste for å få til en vellykket sameksistens er å avklare hva vi kommuniserer hvor. Det er etter min mening ledelsens ansvar Der dette ikke skjer fører det lett til avmakt blant mange ansatte fordi de føler at de får en ny kommunikasjonskanal uten at noen forteller dem hvorfor og hvordan den er tenkt brukt.

Teams, Yammer, Workplace. Mange kanaler skaper frustrasjon

Lykke til med Teams!

For å lære med om Teams og Teamskommunikasjon, sjekk ut Smart samarbeid med Teams og Smarte nettmøter med Teams,

3 grunner til at du ikke har så mye tid som du tror

Bilde av timeglass der tiden renner ut

Kalenderen for uka så egentlig ganske bra ut. Ikke for mye møter så jeg tenkte det blir en grei uke. Men plutselig ble det ganske mye stress likevel og tiden rant ut før jeg fikk gjort halvparten av det jeg hadde tenkt å gjøre. Hva skjedde egentlig?

Hovedårsaken til at vi ikke får gjort alt vi hadde tenkt å gjøre er at kalenderen lyver. Den gir et falskt bilde av tiden. Den inneholder jo primært møter, og de fleste fortelle meg at de gjør mesteparten av jobben mellom møtene.

Og dette mellom er det vi undervurderer.

  1. Vi setter ikke av tid til oppgaver, henvendelser og møter vi ikke vet om enda. De fleste av oss kan planlegge maksimalt 50-60% av en uke og mange kan planlegge langt mindre. Det avhenger av type jobb du har. Så hvis du allerede har ganske tett med møte når uka starter har du i utgangspunktet en urealistisk plan.

  2. Vi legger ikke inn reisetid. Jeg jobbet med en som skulle ta et nettkurs på jobben der hver modul var 1-2 timer. Det så overkommelig ut i kalenderen. Problemet var at hun ofte hadde 1-2 timer reisetid til kundemøter. Når det ble lagt inn i kalenderen forsto hun hvorfor hun aldri fikk tid til nettkurset.

  3. Den tiden vi har igjen etter å ha notert møtetid og reisetid er den tiden vi har til å gjøre alle våre oppgaver. Svare på henvendelser, planlegge møter og gjennomføre de oppgavene vi må gjøre for å lykkes i jobben. Og disse er gjerne nedtegnet litt her og der. På gule lapper, en oppgaveliste i møteboka, løse ark, på telefonen og mange ikke notert i det hele tatt.

Når tid for alt dette blir lagt til blir det tydeligere hvorfor vi ikke får gjort alt vi skal. Vi har tatt på oss urealistisk mye. Dessverre er det som ryker først våre egne oppgaver.

Onckens prioriteringshierarki

Den amerikanske lederutvikleren William Oncken, Jr. beskrev hvordan vi prioriterer oppgaver i programmet Managing Management Time™.

Det prioriteringshierarkiet de fleste bruker ifølge ham ser slik ut

  1. Oppgaver vi må akseptere - Dette er oppgaver fra sjefen og kundeforespørsler

  2. Følge pålagte rutiner - Rapportering, teammøter og respondere på epost innen rimelig tid

  3. Vurdere - Kolleger som vil du skal gjøre noe for dem, eller innkaller deg til møter

  4. Gjennomføre egen plan - Oppgaver du må gjøre for å oppnå egne resultater og mål

Dette viser hvorfor det er våre egne oppgaver som lider når tiden ikke strekker til. For å både levere på omgivelsenes krav og forventninger og prioritere oppgaver så gjør at vi når egne mål må vi klare å sjonglere med du ulike oppgavetypene. Det to første nivåene må vi gjøre. Det vil si at det vi kan gjøre noe med er å balansere mellom egne oppgaver og henvendelser fra kolleger. Vi kan ikke ignorere disse, men vi kan kanskje finne en bedre balanse.

Se møter, reisetid og oppgaver i samme bilde

For å få en bedre oversikt over min tid, og som hjelper meg å prioritere bruker jeg den unike muligheten Outlook har til å vise både avtaler og oppgaver i det samme bildet. Jeg legger inn reisetid og passer på at jeg har nok tilgjengelig tid til å ta unna oppgaver jeg ikke vet om ennå.

Bildet viser ukeplan i Outlook med møter og oppgaver i samme bilde

Vil du legge om planleggingsvanene og prioritere bedre kan du få hjelp til det i lynkurset Smart bruk av Outlook for å ta kontroll over egen hverdag.

Har du plutselig fått ny stil på symbolene i Office-båndet?

Nye symboler i Outlook

Microsoft er i ferd med å fornye Office-programmenes utseende med nye "tegnede" symboler i det kjente båndet under menyen. De tester også ut en ny måte å introdusere nye muligheter, foreløpig i Outlook. Det gjør det mulig å teste ut og venne seg til nye måter å jobbe på gradvis i en prøveperiode. Du kan velge å prøve ut noe for så å gå tilbake igjen. Microsoft samler inn feedback i denne perioden og kan gjøre eventuelle endringer før det nye blir en permanent del av Office-programmet.

Det er ikke sikkert du har det ennå, men om dere har Office 365 eller Office 2016 på PCen vil du få det i løpet av de neste ukene eller månedene.

Viser Kommer Snart bryteren i Outlook båndet

Se etter "Kommer snart" øverst til høyre i båndet og en bryter der du kan velge å prøve ut nye muligheter. Skyv over bryteren, restart Outlook og trykk på "Kommer snart" for å lese hva som er nytt. Akkurat nå er det et forenklet bånd der du kan ha de mest brukte funksjonene lett tilgjengelig.

Legge til knapp på det forenklede båndet

Du kan bytte mellom å se det forenklede båndet og det komplette. Dersom du ser funksjoner på det forenklede du ikke bruker kan du høyreklikke på det og fjerne funksjonen. Er det noe du savner kan du høyreklikke på det i det komplette båndet og velge å inkludere det i det forenklede.

Mange har klaget på at de bare bruker noen få av alle mulighetene i Office og blir forvirret av alle de knappene man ikke bruker. Nå kan du velge selv å forenkle slik at du bare ser de knappene du ønsker å bruke.

Det forenklede båndet i Outlook

Den mest oversette muligheten i Outlook kan spare deg mye tid

BIlde av Bjørn O. Hopland i SMart endring

Har du sett boksen i Outlook-båndet med Hurtigtrinn? Ikke? Da er du i godt selskap. Hjernen vår har en evne til å ignorere ting vi ikke bruker slik at det ikke forstyrrer oss, og dette er en av dem. Ta en titt omtrent på midten av båndet når du står i Innboksen så ser du en boks med noen kryptiske symboler og under dem står det Hurtigtrinn (Quick steps om du har engelsk).

Hurtigtrinn er programmerbare "knapper" du kan bruke for å automatisere ulike funksjoner og på denne måten spare tid på oppgaver du gjør om og om igjen.

Bildet viser båndet i Outlook med markering av Hurtigtrinn

Her er de mulighetene du har med Hurtigtrinn.

Flytt til mappe

SKjermbilde av meny fior å opprette ulike hurtigrtrinn

Veldig hendig og tidsbesparende for å flytte epost fra Innboksen til mapper du bruker ofte. Istedenfor dra-og-slipp klikker du på mappenavnet i båndet og på 1 sekund har du eposten i ønsket mappe. Du kan til og med tilordne en hurtigtast (for eks. CTRL+SHIFT+1)slik at du kan arbeide uten å bruke mus.
Denne kan du bruke dersom du jobber mye med et prosjekt og arkiverer epost i prosjektmappen hele tiden. Med et hurtigtrinn for prosjektmappen gjør du det mye raskere og du treffer riktig mappe hver gang :-)

Hvorfor flytte e-post ut av Innboksen? Les om dette i Hvordan du kan ha kontroll over alle forespørsler på E-post og aldri være redd for å glemme en tidsfrist

Kategoriser og flytt

Som Flytt til mappe, men tilordner automatisk en ønsket kategori. Veldig nyttig om du kun bruker en arkivmappe og kategoriserer utfra epost-type. For eksempel om du har en kategori for kunder, vil et trykk på knappen legge til kundekategori og flytte eposten til arkiv med ett trykk.

Hvorfor bruke kategorier? Les mer i Outlook struktur og epostarkivering for viderekommende

Flagg og flytt

Som flytt til mappe, men legger til ønsket flagg. Du kan bruke denne om du flagger epost til oppgaver for så å behandle dem senere. Med ett trykk flagger du eposten som en oppgave for i morgen og flytter eposten til en arkivmappe.

Hvorfor flagge e-post? Les mer i Flagger du e-post i Outlook? Har du en lang liste med røde oppgaver?

Ny e-post til…

Opprett personlige adresselister for grupper av mennesker du stadig sender e-post til. Er du i styret for idrettslaget, huseierlaget, hytteforeningen, eller FAU?  Da har du sikkert behov for å sende epost til en gruppe mennesker stadig vekk. Med ett trykk gjør du det med et hurtigtrinn og slipper å skrive epostadressene om og om igjen.

Mange ganger ønsker du ikke å dele dele mottakernes e-postadresser med alle. Les hvordan du kan unngå dette i Send epost til alle i foreningen uten å vise alle epostadressene

Videresend til…

Som over, men videresender epost. Er du leder eller kontaktperson for en gruppe og får tilsendt mye informasjon du vil dele med gruppen? Med denne videresender du informasjonen med ett trykk.

Nytt møte…

Ny e-post til, men oppretter en møteinvitasjon.Nå kan du opprette prosjektmøter, gruppemøter mm. Med ett trykk når du har en knapp for å opprette møte med gruppen.

Egendefinert…

Med denne kan du kombinere muligheter og lage avanserte og ulike varianter av automatiseringer. Prøv deg frem selv utfra hva som kan spare tid og holde deg organisert.

Bruk den raskeste måten å finne en god møtetid på

En av de mest tidkrevende administrative oppgavene mange har på jobben er å finne en møtetid som passer for alle. Det jeg har sett mange gjøre når de skal finne en tid for som passer for seg og 7-8 møtedeltakere er å åpne alle kalendrene og lete etter et innsmett for møtet. Det er tidkrevende og veldig manuelt arbeid.

 

Skjermbilde av Romsøker i Outlook

For interne møter har Outlook veldig god støttefunksjoner du kan bruke til å gjøre dette mye mer effektivt. Legg inn ønskede møtedeltakere i avtalen og sjekk panelet på høyre side. Der finner du en rute som litt misvisende heter Romoversikt. Ja den kan gi deg det, men den viser deg med ett blikk når det er sannsynlig å finne en felles ledig tid og hvilke dager du bare kan glemme.

De mørkeblå er håpløse, de lyseblå kan være mulige, men på de hvite kan du helt sikkert finne en tid som alle har ledig.

Skjermbilde av planleggingsassistenten i Outlook

Finn nå en tid som passer deg den dagen og gå til Planleggingsassistenten. Da får du opp en fin oversikt over alle deltakerne og kan lett finne en passende tid.

 

Dette forutsetter at alle har oppdaterte kalendere, og det er ikke alltid … 
I tillegg kan det jo godt hende at det ikke passer for enkelte selv om de har ledig tid i kalenderen. Det kan hende de planlegger å jobbe med en viktig oppgave på det tidspunktet, det er mare ikke et møte og dermed ikke i kalenderen. Og hva gjør du om du skal ha med eksterne deltakere? Deres kalenderen ser du ikke i Planleggingsassistenten. Min erfaring er at dette for leder til en endeløs epostutveksling for å finne en tid som passer alle.

Skjermbilde av Outlook tillegget FIndTime

Men nå finnes det en ny god mulighet i Outlook for deg som har Office 365 som løser dette. FindTime er et gratis tillegg til Oultook som gjør at du kan foreslå flere tider som passer deg, og lar møtedeltakerne velge tider blant disse som passer dem. Det øker muligheten veldig for å komme raskt frem til et felles møtetidspunkt. Tillegget er tilgjengelig både for nettversjon, PC, og Outlook for Mac.

Du finner dette tillegget i båndet der det står "skaff deg tillegg". På Mac finner du det i "Store" og i nettversjonen under Innstillinger og "Behandle tillegg". Har du lagt de til ett av stedene vil det dukke opp automatisk de andre så du trenger bare å legge det til en gang. 

Første gang du bruker det vil du bli bedt om å koble FindTime til din Office 365 kalender. Det er bare du som møtearrangør som trenger å installere FIndTime. Deltakere fra andre organisasjoner kan ha hvilken som helt epost, for eksempel Google.

Skjermbilde av kalender som viser tre foreløpige tider for møtet

La oss si at noen foreslår et møte. Da kan du velge "Reply with Meeting Poll" og foreslå en del tider som passer for deg på en eller flere dager. Idet du sender invitasjonen vil alle tidene bli markert i din kalender som foreløpige.

Dersom det finnes en felles tid som passer for alle blir møtet automatisk bekreftet på det tidspunktet.

Om du har brukt Doodle, vil mye av dette være kjent for deg. Forskjellen er at FindTime er mye bedre integrert i Office 365 kalenderen.

Hvor mange tider skal du foreslå? Man kunne tenke jo flere jo bedre, men det er ikke sikkert. Sjekk ut denne bloggposten om du vil lese mer om psykologien i å ha flere valg å forholde seg til: Vær snill med hjernen - Gjør det enklere å ta en beslutning

 

 

Er Microsofts nye To-do app noe for deg?

Kvinne som løser oppgaver på nettbrett

For de som har fulgt denne bloggen en stund vet de at jeg bruker Outlook oppgaver / tasks til alt jeg må huske, eller planlegge å gjøre. Jeg bruker også Outlook appen på telefonen. Dessverre har ikke den støtte for oppgaver, bare epost, kalender og kontakter. Det er uklart hva Microsofts plan er for å støtte oppfølging av oppgaver på telefonen, men det er et tydelig ønske om å kunne gjøre dette. Derfor kjøpte de for et par år siden selskapet bak appen Wunderlist, som er en av flere titalls apper for oppgavehåndtering på telefon. Det som har kommet ut av dette til nå er appen To-Do, som nå er tilgjengelig som Windows-app i tillegg til iPhone og Android.

Hva gjør så To-do, og er det en app du bør ta i bruk? Vel, det kommer an på hva du er ute etter. Dersom du ønsker full støtte for Outlook oppgaver og oppfølging av flagget epost på telefonen er ikke To-do for deg. Da er TaskTask for iPhone, eller Nine for Android et bedre valg. De gjør det mulig å opprette å følge opp oppgaver du planlegger i Outlook på en veldig god måte med støtte for start og forfallsdato og kategorisering av oppgaver. For mer om disse, se Bruker du oppgaver i Outlook? Vet du at du også kan synkronisere med mobilen?

To-Do appen fokuserer på hva du vil gjøre i dag

Outlook oppgaver og apper som utvider bruken av disse til telefonen er veldig bra for oss som planlegger fremover og som ønsker å lage en plan der man fordeler oppgaver over tid prioritert basert på viktighet og tidsfrister. For mange blir dette likevel vanskelig å håndtere, eller de har en jobb der man må i større grad ta en dag av gangen. Det er her To-do er bra. Hver dag starter med en blank oppgaveliste og du kan fylle denne basert på dagens prioriteringer enten ved å skrive oppgaver inn i Min dag-listen, eller hente inn de Outlook oppgavene du planlegger å gjøre til Min-dag. Etter hvert som du gjennomfører oppgavene krysser du dem ut av listen. Oppgaver du ikke rekker vil bli liggende i oppgavelisten i To-Do som også synkroniseres med Outlook. Dersom du ønsker å ha dem på Min dag-listen i morgen må du hente dem inn på nytt. Du starter altså med en tom liste og velger hva du prioriterer å gjennomføre i løpet av dagen.

Jeg legger i dag inn både jobbrelaterte og private oppgaver i Outlook. Noen vil nok heller foretrekke å ha disse oppgavene på forskjellige lister. Det håndterer To-do bra. Du kan opprette en privat oppgaveliste i To-do som ikke synkroniserer med Outlook og hente oppgaver til Min dag fra begge listene.

Vi har ulike jobbstiler og preferanser. Da er det bra å ha forskjellige løsninger og apper som kan støtte den måten man selv liker best. Noen vil finne at To-Do passer fint for seg, og noen vil velge andre løsninger. Det er bra.

To-do appsymbol

Du kan bruke To-Do på web, laste ned Windows appen fra Microsoft store, og telefonappene fra Appstore eller Play. Appen er gratis og fungerer både mot Office 365 og for outlook.com

Fargelegg Outlook-kalenderen helt automatisk og få bedre oversikt over din tidsbruk

Bildet viser kvinne med koffert på flyplass

Hver gang jeg viser kalenderen min til andre får jeg spørsmål om fargelegging av avtalene. Jeg bruker farger systematisk for å kategorisere ulike avtaler slik at jeg med et blikk kan se hva jeg bruker tiden min til. Har jeg nok kundeaktivitet? For mye interne møter? Til dette bruker jeg kategorier. Dette er det noe jeg anbefaler å vurdere om du allerede har god kontroll på Outlook med epost, kalender og oppgaver fordi det krever litt å bruke dette, men veldig nyttig om du har kapasitet til å gjøre det.

Automatisk fargelegging av avtaler

Men det finnes en lettere måte å gjøre noe av det samme, og få en fin oversikt med ulike farger på ulike typer avtaler, helt uten ekstra arbeid i det daglige ved å bruke betinget formatering.

Dette gjør du:

  1. Stå i Outlook kalendervisning og velg Vis innstillinger
  2. Velg Betinget formatering
  3. Velg legg tilregel for betinget formatering
  4. Gi den et navn, her Reiser
  5. Velg farge, her sort
  6. Sett opp betingelse, her ordet Reise i emnefeltet. Trykk OK
Bildet illustrerer skrittene for å fargelegge avtale i Outlook automatisk

Når du nå setter inn reisetid i kalenderen og skriver ordet "reise" i teksten vil denne tiden automatisk bli vist som en sort avtale.  Nå kan du gjøre det samme med andre avtaler om du vil. For eksempel interne møter i rødt kundemøter i grønt :-)

Du legger vel inn reisetid i kalenderen?

Bildet viser kalenderavtale i Outlook med reisetid

Jeg var mentor for en leder i en periode og hun kom aldri ajour med sine oppgaver. Da vi begynte å se på dette fant vi ut at mye av dette skyldtes at hun ikke la inn reisetid i kalenderen. Hun kunne ha et møte på en time eller to, men det var en time reise hver vei slik at i praksis gikk det med en halv dag. Når dette ikke er i kalenderen regner hjernen bare med møtet som opptatt tid, mens reisetiden er ledig tid. Da er det lett å overplanlegge og tro at man har mer tid en man i virkeligheten har.

For en annen leder var problemet at han hele tiden strevde med å komme tidsnok til møter. De fleste av oss er tidsoptimister og "skal bare" gjøre noe smått før vi er på vei til møtet. Da er det lett å bli forsinket, og ikke har vi planlagt for kø eller andre uforutsette hindringer på veien. Så kommer han inn litt for sent, stresset og svett. Ikke det beste utgangspunktet for et godt møte.

Det koster ingenting, og du får en bedre plan og mindre stress om du legger in reisetiden som en avtale med deg selv og holder denne.

For en beskrivelse hvordan du kan bruke kategorier for mer avansert bruk av farger på avtaler, oppgaver og epost, se Outlook struktur og epostarkivering for viderekommende.  

Hvordan finne balansen mellom tilgjengelighet og egentid?

Bildet viser kvinne i balanse

Vi er avhengige av å samarbeide for å lykkes og det betyr gjerne kommunikasjon, mye kommunikasjon…
Det kan av og til være vanskelig å få tid og ro til egne tanker og til å gjennomføre egne oppgaver.

Avbrytelser, er den største plagen og tidstyven på norske arbeidsplasser i 2018, ifølge en ny rapport fra det norske analysebyrået Company Pulse. Kolleger som kommer og sier "har du 5. minutter", telefoner, epost og meldinger.

I dag kobles avbrytelser ofte til diskusjonen om eget kontor kontra kontorlandskap, men Company Pulse undersøkelsen viser at kontorformen ikke utgjør noen forskjell på hvor ofte man blir avbrutt i arbeidet.

I stor grad får du så mye avbrytelser som du legger opp til. Det er sjelden noe krav å være tilgjengelig til enhver tid, men det er viktig å ha en balanse mellom tilgjengelig tid og beskyttet tid.

Dagene består for mange av en veksling mellom møter og oppgaver. Noen oppgaver er det greit å gjøre mellom møtene og det kan være OK å være tilgjengelig og bli forstyrret litt. Andre oppgaver kan kreve mer konsentrasjon og at man får jobbe uavbrutt uten å bli forstyrret. Ved å ha et bevisst forhold til dette kan de fleste planlegge med begge deler.

For meg gjøres dette når jeg lager en plan for kommende uke.

Bildet vider ukekalender i Outlook med møter, avtaler for egentid og oppgaver

Som vist i illustrasjonen er det en del møter, en del åpen tid, eller tilgjengelig tid, og et par avtaler med meg selv jeg kaller beskyttet tid. Denne legger jeg gjerne til morgenen og sitter kanskje hjemme med disse oppgavene før jeg drar på kontoret. Alternativt prøver jeg å finne et møterom, eller et sted å sitte på kontoret jeg vanligvis ikke er for å gjemme meg bort litt. I min beskyttede tid ignorerer jeg epost, Skype-meldinger og telefon. Det er lite som ikke kan vente en time eller to, og jeg må faktisk få gjort min jobb også.

BIldet viser epostflagg fom kommer opp på skjermen. Fra artikkel på dinside.no

Men det er ikke bare forstyrrelser fra kolleger som avbryter deg når du sitter konsentrert og jobber. Den vanligste avbrytelsen er du ansvarlig for selv.

Får du opp et "flagg" på skjermen når du får ny epost?

Øynene dine, og underbevisstheten vil lese denne umiddelbart. Forskning viser at du mister konsentrasjonen i 30 sekunder til flere minutter når dette skjer.

Og hvor fristende er det vel ikke å klikke på flagget og åpne E-posten dersom det ser ut som noe interessant. Da er du virkelig langt ute av det du arbeidet med og det vil ta deg lang tid å komme tilbake til det du egentlig hadde bestemt deg for å arbeide med.

Gjør deg selv en tjeneste å slå av disse varslene! Ta bort alle merker under Meldingsankomst. I det minste Spill av en lyd, og Vis et skrivebordsvarsel.

Nå er det du som bestemmer tidspunktet for behandling av ny E-post, ikke senderen av E-posten. Her er hvordan du gjør det:

 
BIldet viser menyvalg Fil, Alternativer i Outlook
Bildet viser Outlook epostalternativer og hvordan du tar bort skrivebordsflagg

Vi du og dine kolleger ha hjelp til å finne balansen kan jeg love en kick-start på dette om dere tar lynkurset Smart bruk av Outlook til å ta kontroll over egen hverdag.

Mange tror Microsoft Office på Mac og Windows er like

Kvinne som arbeider på en Mac

I en del miljøer er Mac det som gjelder, men i de fleste virksomheter er det PC og Windows som er standarden. Jeg jobber både på PC og Mac fordi jeg har kunder som har standardisert på Mac, eller der ansatte kan velge mellom PC og Mac. I de tilfellene ser jeg en god del Windows-brukere som synes det er attraktivt å gå over til Mac når de får anledning til dette.

For tekst, kalkyler og presentasjoner er Office så å si likt på Windows og Mac, der Word, Excel og PowerPoint er de viktigste programmene. For kommunikasjon, planlegging, oppgavebehandling med mer der Outlook og OneNote brukes er det en del muligheter som bare finnes på Windows. For noen er det ikke viktig, men har du tatt i bruk en del av de snedige mulighetene i Outlook og OneNote for Windows kan det hende du blir overrasket om du går over til Mac.

Oversikt over total arbeidsbelastning

Det jeg savner mest på Mac er muligheten til å se oppgaver i sammenheng med kalenderen. I Outlook for Windows kan du vise oppgaver under kalenderen pr. dag. Dette er bra fordi det gir et visuelt bilde av din totale arbeidsbelastning med både møter og arbeid du planlegger å gjøre mellom møtene.

Skjermbilde som viser Outlook kalender med oppgaver under i Windows

På Mac kan du ikke få til det samme, men du kan se både avtaler og oppgaver samtidig om du bruker to vinduer der kalenderen er i ett vindu og oppgaven i et annet du så kan se dem ved siden av hverandre. Ikke så elegant, men det fungerer.

Skjermbilde av Outlook kalender og oppgave i to  vinduer på Mac
Illustrasjon for å åpne flere Outlook vinduer på Mac

For å vise Outlook i flere vinduer må du ty til et lite triks. Om du står i epostvisning åpner du først et nytt vindu med epost, og deretter kan du bytte til en hvilken som helt annen visning, enten det er kalender eller oppgaver. Du kan ha så mange vinduer du vil, så om du har stor skjerm, eller to skjermer kan du ha både epost, kalender og oppgaver oppe samtidig. Da får du god oversikt og slipper å bytte mellom dem hele tiden.

Jeg savner også automatiseringsmuligheter med Hurtigtrinn, sende møteinvitasjon med lenke til felles møtebok i OneNote, støtte for Outlook oppgaver i OneNote og en del annet, men dette er det sannsynligvis ikke så mange som vet om, og savner uansett :-)

For mer detaljer, se Vurderer du å gå over fra PC til Mac på jobben? Sjekk forskjellene på ditt viktigste jobbverktøy først

Det kommer også stadig nye muligheter i Mac-versjonen som ikke var der for 1-2 år siden, så forskjellene mellom Outlook og OneNote på PC og Mac blir mindre og mindre. For de som bruker Office 365 og har mulighet til å bruke Microsoft Teams er det faktisk ingen forskjell mellom PC og Windows og det er nok den veien det går fremover.

Rakk du ikke alt du hadde tenkt å gjøre før påske?

Bilde viser vår golden retriever Sira med påskeegg

Det er mye som skal gjøres før påske og ofte er vi ikke helt realistiske når vi planlegger. Vi har våre planer, men andre har sine planer og de involverer ofte deg!. Hvor mye av ukens arbeidstimer tror du du kan planlegge? Selv de med veldig selvstendige jobber og stor frihet til å bestemme over egen arbeidsdag kan sjelden planlegge mer enn 50-60% av tiden. Resten av tiden må du ha tilgjengelig for aktiviteter, oppgaver og forespørsler du ikke vet om ennå.

Fordel oppgaver over tid

Så hva gjør du nå? Det er ikke noen god ide er å la alle oppgaver bare skli over til etter påske. Da starter du på minus og blir fort tatt av den daglige hvirvelvinden av epost og forespørsler. En bedre ide er å gå gjennom det du hadde tenkt å gjøre før påske og innse at du ikke kommer ajour uansett på første arbeidsdag etter påsken.

Sett av tid til deg selv, men også til andre

Fordel oppgavene utover de neste to ukene, og mens du holder på, blokker gjerne litt tid i kalenderen for å sikre at du både får gjort disse og andre oppgaver du allerede har planlagt å gjøre etter påske. Likevel må du også ha tid til å være tilgjengelige for andre, både til møter og andre aktiviteter andre er avhengige av for å få gjort sin jobb. Jeg kaller det beskyttet tid og tilgjengelig tid.

Bilde viser Outlook arbeidsuke med oppgaver under kalenderen

Se kalender og oppgaver i sammenheng

Bilde viser valg av arbeidsukevisning, velg dagens oppgaveliste, og normal

Oppgaver som ikke er veldig omfattende og ikke trenger å gjøres på et bestemt tidspunkt beholder jeg i oppgavelisten under kalenderen og gjør i løpet av dagen, mellom møter og beskyttet tid. Ser du ikke oppgave under kalenderen i Outlook? Her er hvordan du setter det opp.

Les mer på Du kommer aldri gjennom lange oppgavelister. Her er løsningen!

God påske, og etterpåske :-)

 

 

Gi deg selv en mulighet til å planlegge dagen før den tar deg

De fleste har en morgenrutine der de henter seg en kopp kaffe, setter seg foran PC’n og stuper inn i Innboksen. Der blir man borte en stund, kanskje til man skal i et møte. Det er ikke sikkert det er den beste måten å starte dagen på.

Kanskje det hadde vært bedre å gjøre en eller flere av oppgavene i oppgavelisten før eposten «tok deg»? Men det er så vanskelig når man kommer rett inn i Innboksen når man åpner Outlook. Vil du bryte denne vanen kan du velge å starte Outlook i kalendervisning.  Da du vil se dagens avtaler og oppgaver først.

Dette gir deg et godt overblikk over både møter og avtaler, og i tillegg dagens oppgaver. Da er du bedre rustet til å prioritere ny epost i forhold til dette.

Dette gjør du: Velg Fil -> Alternativer -> Avansert og endre hvilken mappe Outlook skal starte i. Velg kalender.

Ser du ikke oppgavelisten under kalenderen? Gå til kalenderen, velg visning og sett Dagens oppgaveliste til Normal. Velg så å Ordne etter startdato, og bruk denne til å velge hvilken dag du skal gjennomføre oppgaven.

Trenger du og dine kolleger hjelp til å finne praktiske måter å planlegge- og styre hverdagen på og sikre bedre måloppnåelse? Sjekk gjerne mine korte, effektive 2-timers workshops

Hvordan leve et perfekt liv, ha kontroll på alt, og gjøre alt som står i planen

Nani

Nani

Lykken er en varm hund sier Linus i Knøttene. Det kan man være enig i, men så enkelt er ikke livet. Dagene våre er fulle av krav fra omgivelsene og fra oss selv. Ofte er det våre egne krav som er de vi mest ønsker å leve opptil.

Vel, jeg er ganske fornøyd med hvordan jeg lever livet mitt og jobben jeg gjør, men selvfølgelig ville det alltid være bra om jeg kan bli litt bedre, litt mer effektiv, og samarbeide bedre med andre. Men jeg vil ikke bli en annen person av den grunn.

Det er mange som lover deg et bedre liv og full kontroll over tiden din, bare du blir som dem ....
Da vil du aldri behandle epost mer enn en gang om dagen. Du har alltid en time eller to om morgenen der du gjør ditt viktigste arbeid uforstyrret og du avslutter dagen med å reflektere over alt du har fått gjort.

Kom tilbake til virkeligheten! Jeg vet om veldig få som kan komme unna med å behandle epost bare en gang om dagen. Omløpshastigheten og informasjonsmengden i dag krever at man gjør dette flere ganger om dagen for å holde oversikten og kan reagere på hendelser som oppstår. Det kan også være kolleger som venter på din respons og ikke kommer videre før du har gitt dem et svar. Det er jo derfor mange også leser epost på telefon så de kan gi et raskt svar på noe, eller fange opp viktig informasjon i tide.

Jeg har heller ikke noe tro på at man nødvendigvis skal gå løs på de tyngste oppgavene tidlig på morgenen. Det fungerer i alle fall ikke for alle. For mange er det faktisk bedre å "varme opp" litt med å komme ajour med epost, få unna en reiseregning og litt annet mens man tar en morgenkaffe. Men jeg har tro på at man må planlegge og sette av tid til de større oppgavene.

Min erfaring er at man må finne en balanse mellom det man gjør for seg selv, og den tiden man må akseptere å bli avbrutt av kolleger, eller svare på eposthenvendelser som gjør at andre kan få gjort sin jobb. Jeg deler inn dette i beskyttet tid og tilgjengelig tid. Beskyttet tid kan være at man jobber et par timer hjemme før man drar til kontoret og blir tatt av malstrømmen der. Eller finner et bortgjemt møterom på jobben, setter telefonen på stille og forsøker å komme gjennom arbeid relativt uforstyrret. Så kan man arbeide med andre oppgaver, delta i møter og være sosial på andre tidspunkt.

For å få til dette må du komme andre i forkjøpet med din plan. Dersom ikke du tar kontroll over din tid er det mer enn nok andre som gjerne gjør det :-)

Lag en ukeplan hver fredag for kommende uke der du tar hensyn til både dine, og kollegenes behov. Men ikke fyll opp planen helt. Husk at 30-50% av det du kommer til å gjøre neste uke vet du ikke om ennå. Det blir styrt av eposter, møteinnkallelser og andre henvendelser du får. Du må altså planlegge for det uforutsette og ha rom i kalenderen til dette.

Lag en balansert ukeplan. Beskytt tiden du må jobbe uforstyrret. Hold en del tid åpen for å være tilgjengelig

Lag en balansert ukeplan. Beskytt tiden du må jobbe uforstyrret. Hold en del tid åpen for å være tilgjengelig

Skulle du trenge en kick-start på å ta mer kontroll over egen tid og være mer ajour med oppgaver uten å endre livet ditt kan du jo vurdere det veldig praktiske kurset Smart bruk av Outlook - ta kontroll over egen arbeidsdag og prioriter riktig for å nå dine mål. Der du kommer godt i gang med å jobbe litt smartere på et par timer.

Blir du irritert over å få alle møteinnkallingssvarene i Innboksen?

Møte

Møte

Når du kaller inn 10 personer til et møte i Outlook får du gjerne 10 epost i Innboksen med aksepter og avslag på invitasjonen. Dette oppfattes som unødvendig støy og kan være veldig irriterende. Jeg vil jo gjerne vite om de inviterte kommer, men finnes det ikke en bedre måte?

Heldigvis gjør det det. En liten endring i Outlook oppsettet fikser dette. Dette må du gjøre:

  1. Velg Fil -> Alternativer og E-post
  2. Rull ned til overskriften Oppfølging, og kryss av som vist i illustrasjonen
Automatisk behandling av svar på møteinvitasjoner

Automatisk behandling av svar på møteinvitasjoner

For møter du kaller inn til fra nå vil alle bekreftelser og avslag på møteinvitasjoner bli  behandlet automatisk. Dersom disse ikke inneholder en melding vil møtedeltakelsen bli oppdatert i kalenderavtalen din og eposten slettet. Dersom svaret inneholder en kommentar, for eks. "kommer litt sent", eller "Kan dessverre ikke delta på grunn av konflikt med et annet møte" vil eposten bli i Innboksen slik at du kan lese den.

For å få en oversikt over hvem som kommer på møtet, åpne møtet du har innkalt til i kalenderen og velg Oppfølging.

Oversikt over hvem som kommer på møtet

Oversikt over hvem som kommer på møtet

Der vil du kunne se Sporingsstatus som viser hvem som har svart, og hva. Du kan også velge å kopiere status til utklippstavlen og lime den inn i for eksempel Excel for å få en deltakerliste. Denne kan brukes som grunnlag for matbestilling, deltakerskilt og annet om du arrangerer store møter.

 

Hvordan du raskt kan se de 2-3 viktigste e-postene blant de 50 i Innboksen?

Du har kanskje allerede hundrevis av e-post i Innboksen. Du kan også være blant dem som har 20-30 uleste eller flere e-post når du åpner Innboksen om morgenen. Hvordan kan du da se hvilke som er viktige og bør åpnes først? Vanligvis er e-post sendt bare til deg viktigst, og bør behandles først. De som har mange andre på Til-linjen, eller de er sendt til en distribusjonsliste, eller du står bare på kopi kan vente.

Det kan også være at du vil gi spesiell oppmerksomhet til den e-posten som kommer fra sjefen din :-)

Her er hva du kan gjøre for å se veldig enkelt hva som er den viktigste e-posten i Outlook:

Vis-instillinger
Vis-instillinger

Når du er i Innboks, velg Visning fra menyen, og trykk på Vis innstillinger.

Bare til meg
Bare til meg

Der velger du Betinget formatering. Velg Legg til og skriv "Bare til meg".

Så går du inn på Betingelse… og krysser av i "Bare til meg" boksen og OK.

Deretter på Skrift… og velger ønsket farge. Blå fungerer vanligvis bra. Trykk OK og OK igjen. Nå vil du se at alle eksisterende e-poster sendt bare til deg i Innboksen skifter farge.

Vil du ha all e-post fra sjefen i en annen farge repeterer du instruksjonene over, men som betingelse setter du inn Fra… og e-postadressen til sjefen. Velg nå en annen farge. Unngå rødt! Det er en stressfarge. Grønt er bra :-)

Nå er du klar til å behandle de viktigste e-postene først. Men for å komme gjennom Innboksen på en effektiv måte må du gjerne ta noen flere grep. Hint: Åpne hver e-post i Innboksen bare en gang.

Dette fungerer i Outlook for Windows 2010, 2013 og 2016. Bruker du Outlook 2016 for Mac kan du få til tilsvarende markering av viktig e-post, men ikke helt på samme måte. Her er hva du kan gjøre.

Outlook har ikke mulighet til betinget formatering slik Windowsversjonen har, men du kan bruke regler til å tilordne kategorier til epost fra bestemte avsendere, eller epost bare sent til meg. Slik gjør du det for å lage denne.

Skjermbilde 2017-09-18 kl. 21.19.11.png

Opprett ønsket kategori først ved å stå på en epost, velge Kategoiider og rediger kategorier. Du kan nå legge til en med ønsket beskrivelse og farge. I dette tilfellet "Bare til meg"

 

 

Velg så Ordnefanen, Regler og Opprett regel.

Lag regel som vist under

Skjermbilde 2017-09-18 kl. 21.35.13.png

Neste gang du får en epost der bare du er på til-linjen vil denne bli markert med den valgte kategorifargen og skiller seg enklere ut fra de andre epostene.

Skjermbilde 2017-09-18 kl. 21.22.23.png

Vær snill med hjernen - Gjør det enklere å ta en beslutning

Om du skal avtale et møte med noen neste uke kan det tilsynelatende være best å gi den andre mest mulig fleksibilitet ved å be dem foreslå en tid som passer dem i den uken. Det trenger ikke å være riktig. Ved å gjøre dette må hjernen deres gjennomføre en relativ krevende oppgave og bruke tid til å finne mulige ledige tider som de så kan foreslå for deg. Det er en vesentlig enklere og raskere oppgave for hjernen å stilling til et konkret forslag fra deg.
Man skulle tro det minsket sjansen til at de vil møte deg, men i praksis viser erfaring at det øker muligheten! Det er fordi du gjør det enklere for den du ønsker å møte å bare akseptere møteinvitasjonen. For hjernen er det å velge ut en tid selv fremfor å ta stilling til et konkret forslag som forskjellen på å skrive en sang kontra å kjenne igjen en sang når man hører den.

For å vise fleksibilitet kan du eventuelt foreslå en alternativ tid, men ikke flere. Da påfører du den andre et beslutningsproblem igjen. Det spiller ingen rolle om du har hele uken ledig. Da bare plukker du et par tidspunkt helt tilfeldig.

I sommer har jeg lest boken "Algorithms to live by" av forfatterne Brian Christian og Tom Griffiths. Det vil si, jeg har hørt på den når jeg har gått mine tidlige morgenturer alene i ferien. Forfatterne har studert hvilke menneskelige og hverdagslige algoritmer som egner seg til å bli støttet av dataprogrammer. Algoritmer er oppskrifter og rutinebeskrivelser vi bruker for å gjennomføre oppgaver, løse problemer og ta beslutninger. De fleste av oss forbinder algoritmer med dataprogrammer, om man i det hele tatt forbinder noe med det. Men algoritmer er en del av hverdagen til oss alle og har vært brukt siden steinalderen. Noen algoritmer egner seg godt til å få hjelp fra dataprogrammer og noen ikke. Når man lager et dataprogram gjør man alt man kan for å gjøre det så lite krevende som mulig så alle kalkulasjoner skal gå som så raskt som mulig. Det samme lønner det seg å gjøre når man skal bruke hjernen til å beregne og ta beslutninger.

Outlook planleggings-assistent

Outlook planleggings-assistent

Man skulle tro at å finne en møtetid som passer for flere er enkelt, gitt at man har tilgang til alle kalendere, men selv da er det ikke enkelt. Det forutsetter at alles tidsbruk er notert i kalenderen, og det er den sjelden. Programmer vet heller ikke dine preferanser på sted, morgen eller ettermiddag, hva må jeg ha gjort før møtet, hvor befinner alle seg og en mengde andre faktorer. Det man kan gjøre er å bruke programmer for å forenkle det å komme med et forslag slik som Outlooks Planleggingsassistent gjør om man jobber i samme organisasjon, eller Doodle som kan fungere på tvers av organisasjoner. Microsoft har også en tilsvarende tjeneste, Find time. Men den endelige beslutningen er for kompleks til at den kan fullføres uten at du selv gjør en vurdering basert på ulike kriterier. Noen av dem er ikke engang bevisste valg. Kan det være et litt ubehagelig møte? Det kan gjøre at du vegrer deg for å ta en beslutning og kanskje skyver på det så lenge du kan. Dersom vi får et par forslag til mulige tiden fra planleggingsassistenten er det lettere for oss å ta stilling til dem enn å stirre på alle kalenderens åpne muligheter og vi kommer i mål med mye mindre tankevirksomhet også. Vi har altså en mer effektiv algoritme som er snillere med hjernen.

Det er forbausende mange som ikke automatiserer den første delen av møteplanleggingen når man skal finne en tid som passer for alle kolleger man ønsker å innkalle. Det sparer du mye tid på. Prøv dette neste gang. Opprett møte, legg inn møtedeltakerne og trykk på Planleggingsassistent for å se mulige møtetidspunkt.

Finn tid der alle møtedeltakerne er ledige i kalenderen

Finn tid der alle møtedeltakerne er ledige i kalenderen

Kaster vi bort tiden når vi organiserer epost i mapper?

Når vi legger epost i mapper er det egentlig sortering vi gjør. Det kan være på emne, avsender, eller andre kriterier. Sortering er tidkrevende og hvis vi sjelden eller aldri kommer til å lete etter det vi sorterer, får vi lite igjen for denne investeringen i tid. For å vurdere om vi skal sortere, eller satses på å lete i haugen av epost når vi trenger det må vi se på mulig fremtidig behov for å finne igjen eposten.

Sortering eller søk

Vi kaller Google og Bing for søkemotorer, men egentlig er de gigantiske sorteringsmaskiner. Det som er imponerende er ikke at de kan komme opp med tusener at treff på våre søkekriterier, men at de kan sortere dem etter relevans og presentere det vi mest sannsynlig er ute etter som en av de første linjene vi får opp på skjermen. Det kan de gjøre fordi de forhåndssorterer informasjon på kriterier det er sannsynlig at noen vil søke etter. Å la maskiner gjøre dette koster lite, og det sparer kostbar tid for oss som skal finne noe.

Kater du bort tiden din på sortering?

Når det gjelder e-post derimot utnytter vi sjelden denne formen for effektivisering. Vi bruker kostbar egen tid på å sortere e-post i mapper. Det tar omtrent like lang tid å sortere epost som det ville gjøre å sortere papir. Men i motsetning til papir kan vi søke i epost mye mer effektivt enn i et papirarkiv.

Steve Whittaker er en av de som tidlig studerte epost og effektiv gjenfinning. Som forsker i IBM og professor på UC Santa Cruz skrev han en avhandling allerede i 1996 om "email overload" med tittelen "Am I wasting my time organizing email?". Som tittelen indikerer var hans konklusjon klart ja :-)

I mange situasjoner må vi velge om vi skal sortere, eller bare lete i haugen etter noe vi vil finne. Det viser seg at det vanligvis lønner seg klart tidsmessig å lete i haugen. Særlig fordi epostprogrammet ditt allerede har forhåndssortert eposten på en rekke kriterier på samme måte som Google gjør og at du også her kan får opp en liste sortert på relevans. Da finner du det du leter etter på sekunder.

Mange vet nok at dette er riktig rent logisk, men føler likevel at de utsetter jobben til senere om man ikke sorterer eposten i mapper. Vi antar at vi da må bruke mer tid senere for å finne eposten igjen. Men dette er egentlig ikke rasjonelt. Av 100 epost, hvor mange kommer du til å lete etter i ettertid. Kanskje 10? Om du bruker 30 sekunder på å sortere/arkivere hver epost bruker du 50 minutter på dette. Det vil si om du ikke hadde gjort dette kunne du brukt 5 minutter på å lete etter hver av de 10 epostene. Så mye tid bruker du jo ikke. Bruker du søkemulighetene i epostprogrammet bruker du nok ikke i gjennomsnitt mer enn 30 sekunder på å finne en epost. Det vil si totalt 5 minutter totalt for å finne 10 eposter. Da hadde du spart 45 minutter bare på de 100 epostene ved å ikke sortere i mapper på forhånd. Og hvor mange epost flytter du til mapper i løpet av ett år?

Tror du ikke du kan finne eposten så fort? Prøv selv! Se Slutt å lete i Outlook mapper. Bare søk! Det er mye enklere og raskere.

Føler du at en viss struktur hjelper deg med å få det ryddig i hodet? Det kan god være. Les mer om dette på Mapper, tagging, eller bare søk - hvordan du organiserer og finner igjen ting