Lær hvordan du kan lage Copilot agenter på minutter

Bjørn O. Hopland, leder av Smart endring forbereder nettseminar

Nylig gjennomførte Smart endring et nettseminar der deltakerne fikk et 30 minutters minikurs i hvordan lage agenter i Copilot Chat. Kurset er tilrettelagt for alle som har Microsoft 365 og Teams på jobben. Du trenger altså ikke å ha en betalt lisens for Microsoft 365 Copilot. Men, det er like nyttig for de som har det. I nettseminaret hadde omtrent halvparten av deltakerne dette.

Med opptak og transkripsjon blir det lett å dele med flere

Jeg satte på opptak og transkripsjon da vi startet, og fikk hjelp til å lage en oppsummering etterpå som du kan lese under for å få en oversikt over innholdet. Vil du gjennomgå kurset og lage to agenter på en halvtime kan du se opptaket her.

Copilot sammendrag av nettseminaret

• Introduksjon til Copilot Chat: Copilot Chat er tilgjengelig for alle med Microsoft 365-abonnement. Likevel blir alle mulighetene  først låst opp når man investerer i ekstra lisens for Microsoft 365 Copilot

• Sikkerhet i Copilot Chat: Copilot Chat er en trygg løsning for bruk av kunstig intelligens i virksomheter, fordi Microsoft og andre ikke har tilgang til dataene som brukes i chatten. Dette skiller seg fra åpne eller private løsninger som virksomheter normalt ikke tillater brukt for interne data.

• Nivåer av Agenter: Vi opererer med tre nivåer av agenter: De som kan hente og sammenstille informasjon, neste nivå som kan gjennomføre oppgaver, og selvstendige agenter som tar handlinger på egen hånd. For de fleste av oss ligger de to øverste nivåene i fremtiden, men det er en rivende utvikling på området.

• Bygge Agenter i Copilot Chat: I dag kan alle bygge agenter i Copilot Chat ved å mate agentbyggeren med kunnskap og beskrive ferdigheter. Vi kan gi agenten dokumenter, nettsider og koble til forretningssystemer for å gi den nødvendig kunnskap.

• Opprette Skriveveileder Agent: Det finnes ferdige maler som gjør at man kan komme raskere til målet. En av dem er en skriveveileder som vil være nyttig for mange. Alle kan å prøve dette selv og modifisere agenten etter eget behov. for eksempel lage en teksthjelper for kommunikasjon som analyserer tone og stil i en tekst.

• Opprette Årsrapport Analytiker Agent: Du kan også opprette en agent fra grunnen av. Som eksempel laget vi en årsrapport analytiker agent fra grunnen i nettseminaret av ved å beskrive formålet, gi instruksjoner og laste opp datakilder. Agenten kan så analysere økonomiske nøkkeltall og andre viktige aspekter i en årsrapport.

• Bruke Copilot Chat til dokumentbehandling: Vi kan også bruke Copilot Chat til å oppsummere og behandle informasjon fra dokumenter uten å opprette en agent. Ved å  laste opp et dokument kan vi få en oppsummering, og til og med generere en PowerPoint-presentasjon basert på dokumentet.

• Fordeler med Microsoft 365 Copilot Lisens: Dersom virksomheten investerer i lisens for M365 Copilot får den tilgang til å jobbe med intern informasjon i virksomheten og integrerer Copilot i Office-applikasjonene. Dette gir mange flere funksjoner og muligheter.

Du kan gjennomføre en full workshop med mye mer innhold på 2 timer om du får med deg kollegene dine i en bedriftsintern Smart endring workshop. Les mer om dette her:

Smart bruk av M365 Copilot med agenter dersom dere har lisenser for M365 Copilot.
Smart og sikker bruk av Copilot Chat  dersom dere har et vanlig M365 abonnement.

Nå kan alle generere PowerPoint i Copilot Chat

Å generere PowerPoint, gjerne fra en rapport, er en av de mest populære mulighetene for de som har en betalt versjon av M365 Copilot. Nå kan du også spare mye tid på nye presentasjoner ved å starte i Copilot Chat.

Hvor finner jeg Copilot Chat?

Alle som bruker Microsoft 365 og Teams på jobben kan bruke KI sikkert, uten å dele data med noen gjennom Copilot Chat. Du finner den i Chat-delen av Teams, i Edge, som egen Windows app, og mobilapp.

Gjennom Copilot Chat har du tilgang til å analysere, lage sammendrag av, og stille spørsmål om dokumenter på OneDrive, Teams og SharePoint. Du kan også laste opp dokumenter du har hentet fra nettet og behandle dem på samme måte.

---

Slik lager du et sammendrag av en Word, eller PDF-rapport

Velg Copilot Chat, og skrive "Lage et sammendrag av". Trykk på bindersen og velg den blå skyen for å velge interne dokumenter i skyen, eller velg last opp om du lar dokumentet lokalt på din PC, gjerne en rapport i Nedlastinger du har hentet fra nettet.

Nå behandler Copilot dokumentet og gir meg et sammendrag. I tillegg får jeg et forslag til å opprette en PDF, eller en PowerPoint-presentasjon basert på oppsummeringen. Jeg sier, "Ja takk, lag en PowerPoint".  Denne finner jeg nå i Nedlastinger.

Rediger en PowerPoint fra sammendraget

Som du vil se, er dette et utkast jeg vil jobbe videre med for å få noe jeg vil presentere. Men på sekunder har jeg fått dette og spart meg mye arbeid når jeg skal presentere rapporten i et møte.

Med to enkle grep får jeg presentasjonen på vår egen mal, og i 16:9 format som de fleste foretrekker i dag.

Jeg får også gode forslag til formattering av tekstlysbilder som er litt mer spennende og visuelle.

Vi du lære mer om ting du ikke visste du kunne gjøre i Copilot Chat?

🎯 Meld deg på gratis nettseminar: Lag din egen Copilot-agent – uten å betale ekstra for M365 Copilot!
Lag din egen Copilot-agent – uten å betale ekstra for M365 Copilot!

I dette praktiske seminaret lærer du hvordan du kan:
✅ Bruke Copilot Chat til å lage din egen agent på 5 minutter. Copilot hjelper deg med å lage agentent
✅ Starte med ferdige maler, som f.eks. Skriveveileder
✅ Utforske hvordan agenter kan effektivisere din arbeidshverdag i dag og i fremtiden
✅ Vi vil også vise eksempler på å lage en agent med M365 Copilot, automatisering og autonom agent

Er dere allerede klare til å ta Copilot i bruk på alvor? Sjekk workshopene

Smart bruk av M365 Copilot med agenter dersom dere har lisenser for M365 Copilot.
Smart og sikker bruk av Copilot Chat  dersom dere har et vanlig M365 abonnement.

Samarbeid om utvikling av nyttige Copilot-spørringer

Du har testet deg frem til et Copilot-spørsmål du synes er kjempenyttig, og som du vil bruke om igjen, kanskje hver dag? Og, ville det ikke være nyttig for dine kolleger også?

Lagre og del dine spørringer med kollegene

La oss si at jeg jobber med rådgivning innen energisparing. Det er viktig for meg å holde meg oppdatert på nyheter og omtaler innen dette feltet. Jeg prøver meg frem til at spørsmål som gir meg akkurat det jeg vil ha og det blir etter hvert et ganske langt spørsmål jeg helt ikke vil skrive om igjen. Derfor lagrer jeg det i Copilot-ledetekstgalleri.

En kollega ser dette og vil også gjerne kunne gjøre dette. Ikke noe problem, jeg deler med deg. Vi er jo begge medlemmer av et felles Team.

Jeg kan dele Copilot-spørsmål i ulike Team der dette måtte være relevant. Andre kan gjøre det samme. På den måten bygger vi gradvis en eller flere samlinger både vi og nye kolleger kan dra nytte av.

Du kan lagre og dele Copilot-spørringer enten du bare har Teams og Copilot Chat, eller om du har M365 Copilot. For å kunne jobbe mot interne data i Teams, SharePoint og Outlook trenger du det siste.

Kan Copilot bidra til innovasjon og styrket Team-følelse?

Dette er en av flere muligheter vi har til å samarbeide om bruk av Copilot. Vi kan bruke det som et verktøy for felles læring ved å la teammedlemmer stille spørsmål og diskutere svarene sammen. Når teamet står overfor en utfordring, kan vi bruke Copilot til å generere mulige løsninger og dele disse. Copilot er ikke lenger bare en personlig hjelper, men noe vi kan bruke sammen med kolleger og som fremmer engasjement og samarbeid.

Vil dere ha en god start på arbeid og samarbeid med Copilot, vurder gjerne en Smart endring workshop.

Smart bruk av M365 Copilot med agenter dersom dere har lisenser for M365 Copilot.

Smart og sikker bruk av Copilot Chat  dersom dere har et vanlig M365 abonnement.

Er dere på startlinjen, teamspillere, eller innovatører?

Jeg regner med at mange av dere allerede har brukt M365 og Teams i deres daglige arbeid lenge. Men har du noen gang tenkt på hvor langt dere faktisk har kommet når det gjelder utnyttelsen av disse verktøyene? La oss ta en titt på de fem modenhetsnivåene i bruk av M365 og Teams for samarbeid. 

Nivå 1: Startlinjen 

På dette nivået har man tatt i bruk Teams-møter, og flyttet filer fra Filserver til SharePoint, OneDrive og Teams. Filstrukturen er ofte arvet fra Filserveren, og intern kommunikasjon foregår fortsatt mest på epost. Dette er en start, men man vedlikeholder samtidig gamle strukturer og arbeidsformer. Virksomheten er ikke teknisk forberedt for nye samarbeidsformer internt, eller med kunder og samarbeidspartnere. 

Nivå 2: Utforskere 

Det er nå etablert en Teams struktur med kanaler og dokumenter lagres under Filer i Teams-kanalene. Kommunikasjonen foregår fortsatt mest på epost, men i tillegg også i Teams Chat. Dokumenter i Team og kanaler gir mer differensiert tilgang og mulighet for deling eksternt. Likevel er det en utfordring at kommunikasjon på epost og filer fortsatt ikke har noen sammenheng, og dermed driver ikke nye samarbeidsformer. 

Nivå 3: Lagspillere 

Nå har man tatt i bruk Teams og kanaler systematisk, og bruker Innlegg i kanaler fremfor intern epost. Flere Teamsmoduler som Planner for oppgavefordeling og prosjekter, samt OneNote for møtenotater, er tatt i bruk. Dette gir et solid fundament for samarbeid internt og eksternt med forankring i arbeidsprosesser. Likevel kan hver enkelt ansatt ha vanskeligheter med å prioritere og planlegge når kommunikasjonen skjer i flere kanaler. 

Nivå 4: Integratorer 

På dette nivået har man en helhetlig tankegang for integrasjon av Outlook, Teams og To Do for eksternt og internt samarbeid, planlegging og prioritering. Dette gir bedre resultater med mindre stress, og man har ivaretatt både samarbeid, struktur for møter, effektive arbeidsprosesser, prosjekter og individuell oversikt og kontroll. Likevel er det fortsatt begrenset arbeidskapasitet, og mye av tiden er låst i rutineoppgaver. 

Nivå 5: Innovatører 

Ved å ta i bruk M365 Copilot har man mulighet til å få bedre oversikt over aktivitet i flere kanaler, kreativitet og produktivitet. Automatisering av arbeidsprosesser i M365 og Teams frigjør kapasitet og kreativitet hos ansatte til mer strategiske og viktige arbeidsoppgaver, så lenge de får opplæring og trener på bruken av Copilot. 

Klar for neste trinn?

Som dere ser, er det mange muligheter for å utvikle bruken av M365 og Teams. Hver fase representerer et skritt mot en mer effektiv og integrert arbeidsflyt. Hvor langt har din virksomhet kommet, og hva er neste skritt? 

Trenger dere hjelp til sparring, en uformell prat, eller hjelp til struktur og opplæring håper jeg dere tar kontakt med meg på bjorn@smartendring.no 

Du kan også se en oversikt over opplæring som kan hjelpe dere som gruppe å klatre oppover modenhetstrappen, selv om ikke hele virksomheten skulle følge med. Mest populære Smart endring workshops. Det er en av fordelene med fleksibiliteten i M365 og Teams. Alle trenger ikke å gjøre det samme. Noen kan gå foran. Er det dere? 

Nå kan alle lage Copilot agenter uten ekstra betaling

Jeg vet mange ansatte i norske virksomheter, både private og offentlige ønsker seg Copilot på jobben. Utfordringen er at M365 Copilot koster 300 kroner i måneden i tillegg til Microsoft 365 de har i dag. Derfor nøler mange virksomheter med å kjøpe dette til alle, men gir det til noen få utvalgte testbrukere. Resten venter, og håper de får det en dag.

Start med Copilot du allerede har

Men, hvorfor ikke ta i bruk det du allerede har tilgang til? Med mindre virksomheten har sperret det har du allerede tilgang til sikker bruk av KI i Copilot Chat, og Copilot i Edge. Les mer om Copilot chat i Har du ikke M365 Copilot? Ikke fortvil. Dette kan du gjøre med Copilot chat

Tidligere har jeg skrevet om utviklingen innen agenter, som mange har store forventninger til. Du kan lese om dette i Påskelesing om agenter (nei, ikke en krimhistorie).
Mange tror de ikke kan lage agenter fordi de ikke har en M365 Copilot lisens. Men det kan du! Du kan til og med få hjelp av Copilot til å lage agenten basert på din beskrivelse av den i naturlig språk.

Kom i gang med en agentmal

Jeg anbefaler imidlertid å starte med en av malene. De er nyttige i seg selv, og gir deg god forståelse av hvordan agenten fungerer. Så kan du videreutvikle denne selv ved å endre instruksjonene.  Prøv selv!

Vi bygger en tekstagent for en kommunikasjonsmedarbeider

I følge Microsoft har de som arbeider med markedsføring og kommunikasjon den høyeste bruken av Copilot. Det er ikke så rart, i og med at  den underliggende GPT-motoren både i ChatGPT og Copilot er en tekstbasert KI-modell.

For å komme i gang med en tekstagent anbefaler jeg å bygge på Skriveveileder-malen.

Finn Copilot Chat og opprett en agent

Åpne Edge, eller legg til en ny fane dersom du allerede har nettleseren åpen. Til høyre i søkefeltet ser du et Copilot symbol. Om du trykker på dette åpner du Copilot Chat. Ser det ikke slik ut hos deg, kan du komme dit ved å skrive cloud.microsoft på adresselinjen i Edge.

Velg å opprette en agent. Her vil du nå se et utvalg av maler. Ser du ikke Skriveveileder, velg Vis alle maler. Velg Skriveveileder og Opprett. Nå er agenten klar og du kan prøve den ut på en tekst.

Bruk skriveveilederen til å vurdere en tekst

Bruk den foreslåtte spørringen, Vurder skrivingen min. Nå blir du ledet igjennom hva du skal gjøre med å lime inn teksten du vil ha vurdert basert på om det er en artikkel, et blogginnlegg eller annet. Her får du både bekreftelser på det som er bra, og forslag til forbedringer.

Rediger agenten. Bygg videre på malen

Nå tar jeg rollen som kommunikasjonsmedarbeider og vil tilpasse agenten til de oppdragene jeg ofte får, slik som å lage en byråbrief, vurdere "tone of voice" i en tekst, lage en heispitch og LinkedIn innlegg basert på en artikkel eller kronikk.

Hva vil du bygge en agent for?

Eksemplet over et bare en av mange bruksområder. Hva vil du få agenthjelp til?

Vil dere ha en kick-start på bruk av Copilot chat inkludert i Microsoft 365, vurder Smart endring workshopen Smart bruk av Copilot Chat med agenter

Påskelesing om agenter (nei, ikke en krimhistorie)

Jeg regner med at mange er i ferd med, eller allerede har tatt påskeferie, og kanskje ikke en gang har med PC 😉 Så derfor skriver jeg denne gangen med fremadrettet blikk om utviklingen innen KI-agenter. Både generelt, og spesifikt om Copilot agenter.

Jeg har hatt flere hundre deltakere på Copilot workshops de siste månedene, og rosinen i pølsa er alltid å bygge en agent. Det er ikke sikker det er det som er den største bidragsyteren til deltakerens bruk av Copilot etter workshopen, men det er i alle fall den som de fleste har mest forventninger til.

Ikke så rart det når man kan få inntrykk av at de skal løse de fleste problemer i jobbhverdagen for oss. Nå er vel ikke verden helt slik, men at agenter har potensiale for å hjelpe både ansatte og grupper er helt klart.

Agent-typer etter ambisjonsnivå

Hente og sammenstille

La oss sortere begrepene litt og sa hva som er realistisk i dag, og retningen vi går i fremover. Typen agenter de fleste kan lage nå er for å hente og sammenstille informasjon fra grunnlagsdata, resonnere, analysere, oppsummere og svare på spørsmål om et spesifikt tema. Det kan du gjøre med ChatGPT, Agentbyggeren i Copilot chat *) og andre lignende produkter. Du kan starte fra en mal. For eksempel en karriereveileder, eller en Skriveveileder. Den har jeg brukt og tilpasset til å vurdere tone og format på blogginnlegg og artikler. Du kan også lage en agent fra grunnen av.

I workshopene lager vi ofte en bærekraftveileder som hjelper meg å svare på spørsmål om virksomhetens bærekraft basert på innhold i årsrapport og våre interne dokumenter om planer og mål for sikre bærekraft. Det er bare en av mange muligheter.

Den mest gjennomførte workshopen er Smart bruk av M365 Copilot med agenter

Gjennomføre oppgave

Neste nivå er å lage agenter som utfører handlinger når den blir bedt om det, automatiser arbeidsflyter og gjentakende oppgaver for brukere. Jeg får for eksempel en automatisk oppsummering hver morgen som forbereder meg på min arbeidsdag uten at jeg trenger å be om dette hver gang. Jeg kan også få Copilot til å sende en forespørsel til mitt team hver fredag morgen og be om en kort ukerapport.

Agenten sammenstiller dette til en rapport og presenterer denne til meg. Dette gjøres for meg av Copilot handlinger. Her er vi i startfasen, og vil få stadig flere muligheter.

Autonom, eller selvstendig agent

Agenten opererer uavhengig av meg, planlegger, samarbeider med andre agenter, lærer og eskaler til meg når den ikke selv kommer videre uten min avgjørelse eller instruksjon. Dette ligger lenger frem, i alle fall for oss brukere som ikke utvikler profesjonelle løsninger. Men det er ferdige løsninger rett rundt hjørnet fra Microsoft som finnes i utprøvingsversjon. Selv har jeg startet å teste Microsoft Project manager agent som er innebygget i Planner Premium i Teams.

Den lager utkast til prosjektplan for meg basert på prosjektets mål, og kan gjøre en del av prosjektleveransene jeg, eller andre prosjektdeltakere måtte gjort selv. Mest dokumentleveranser, statusrapporter og oppfølging av leveranser som ikke er på plan. Bygge hus kan den fortsatt ikke 😀

Nylig gjennomførte vi en agentworkshop i en større virksomhet som har tatt i bruk M365 Copilot. Gjennom gruppearbeider kom det opp ideer til mer enn 30 agenter, og hver av de seks gruppene beskrev 1-2 agenter de ville prioritere å lage i etterkant av workshopen. Noen var av typen de kan lage selv, mens noen ville kreve en mer profesjonell utvikling med verktøy og kompetanse ikke vanlige ansatte har. Flere vil også kunne bli realisert uten å ha ekstra lisens for M365 Copilot. Noe å vurdere i din organisasjon?

---

 *) Agentbyggeren kan du bruke i Copilot Chat selv om du ikke har lisens for M365 Copilot. Da bruker du nettsider eller dokumenter du laster opp som kunnskapskilde. Med lisens kan du referere direkte til dokumenter og artikler på SharePoint. Copilot handlinger og autonome agenter krever lisens for M365 Copilot.

Jeg får forslag om å bytte til Nye Outlook. Skal jeg gjøre det?

Her kom posten før :-)

Microsoft har i lang tid oppfordret oss til å ta i bruk nye Outlook. Noen har byttet, og mange som har forsøkt har byttet tilbake til den kjente klassisk Outlook som det nå heter. Jeg er en av dem som har forsøkt, og byttet tilbake flere ganger.

Du kan lese mer om dette i På tide å si farvel til Outlook Classic, og velkommen til Nye Outlook ?

Må jeg bytte nå?

Det har vært mitt valg å bytte, men nå tar Microsoft neste skritt til å få alle til å bytte til nye Outlook så fort som mulig. Du vil snart få en oppfordring hver gang du starter Outlook til å bytte til nye Outlook. Om du velger å gjøre det er det ikke sikkert du finner bryteren der du kan bytte tilbake.

Tips! Om du ikke ser bryteren for å gå tilbake til klassisk Outlook, Søk opp, og start den fra Windows-menyen.

Microsoft lover å støtte klassisk Outlook til 2030, så jeg synes ikke det har hastet. Jeg er mer kjent, og komfortabel med Outlook slik jeg har opplevd det gjennom mange år. Som ivrig bruker av oppgaver/tasks der jeg kan skrive inn oppgaver, flagge epost og oppgaver fra OneNote gjør det vondt å bytte.

Les mer om dette og andre ting jeg savner i Nye Outlook i Ja, jeg skal ta i bruk Nye Outlook. Men ikke ennå …. 

Mitt nye oppgavesystem i Outlook og OneNote

Med Microsoft To do som mitt nye oppgavesystem kan jeg både flagge epost for oppfølging og jeg kan skrive inn egne oppgaver uten å forlate Outlook. Og jeg kan se både kalender og oppgaveliste samtidig, selv om det ikke er så visuelt oversiktlig som i klassisk Outlook.

Legg til en Loop oppgaveliste i OneNote

Men hva gjør jeg med oppgaver som oppstår i møter og når jeg ellers har behov for oppgavelister i OneNote? Da setter jeg inn en oppgaveliste i form av en Loop-komponent. Der kan jeg skrive inn oppgaver jeg tildeler meg selv. Den vises i To do i Outlook, og når jeg vil følge opp oppgaver på farten, i To do appen på mobil.

Bedre støtte for Copilot kompenserer litt

Har du lisens for M365 Copilot har du kanskje oppsummert epost, og fått hjelp til å skrive utkast til epost? Det kan du gjøre i både klassisk og ny Outlook. Men i nye Outlook har du flere muligheter ved å åpne Copilot sidepanelet. Du kan for eksempel spørre Copilot "Har jeg noen gjøremål i de uleste epostene mine i dag?"
Eller, "Hjelp meg med å forberede meg til prosjektmøtet med Tina og Petter"

Dersom du vil bli litt bedre på å håndter henvendelser på  epost, i Teams, kalender og oppgaver med klassisk eller ny Outlook kan du få med deg noen kolleger og gjøre dette gjennom workshopen Smart prioritering og planlegging med Outlook, Teams og To do

Forskjellen mellom KI og automasjon

Når jeg spør om hvilke forventninger noen har til kunstig intelligens, svarer mange at de vil automatisere arbeidsoppgaver. Men KI og automasjon er ikke det samme. De har forskjellige bruksområder og fordeler. Her er en oversikt over forskjellene og hvordan du kan dra nytte av begge.

Hva er automasjon? 

Automasjon innebærer å få oppgaver til å bli utført automatisk, og er veldig bra for gjentakende eller trivielle oppgaver. Det sikrer konsistens, reduserer feil, og frigjør tid. Men automasjon følger forhåndsbestemte regler og mangler evnen til å tolke data og ta beslutninger, noe KI kan gjøre. 

Illustrasjon hentet fra workshopen Smart dokumentbehandling i Teams. For flere eksempler på automatisering av arbeidsflyt, les gjerne Å automatisere rutineoppgaver kan være mer lønnsomt enn bruk av KI

Hva er kunstig intelligens? 

KI er maskiner som kan 'tenke', analysere data, lære av den og ta beslutninger. KI er innebygget i mange tjenester som , spam-filtre og svindeloppdagelse, og i verktøy vi kan bruke som ChatGPT, og Copilot.

Illustrasjon hentet fra workshopen Smart bruk av M365 Copilot med agenter

Hvordan AI og automasjon kan fungere sammen 

For komplekse arbeidsflyter kan KI legges til automasjon. For eksempel kan Microsoft arbeidsflyt legge til en ny post i en SharePoint tabell, mens Copilot skanner og kategoriserer artikkelen, alt uten menneskelig innblanding. 

Når må vi mennesker behandle saker? 

KI og automasjon kan ta over forutsigbare oppgaver, men mennesker er nødvendig når.

• Oppgaver skal gjøres bare en gang

• Krever et synspunkt

• Krever kritisk tenkning eller resonnement

• Vi må ta hensyn til  relasjoner med andre mennesker og oppgaver

KI og automasjon har begge sine styrker og svakheter. Ved å kombinere dem kan vi oppnå en mer effektiv og nøyaktig arbeidsflyt, samtidig som vi frigjør tid til mer komplekse oppgaver som krever menneskelig innsikt og vurdering.

Artikkelen er inspirert av Automation vs. AI: What's the difference? | Zapier

Blir Copilot den nye arbeidsflaten for arbeid og samarbeid?

Det er flere år siden jeg så at Teams kom til å bli den nye arbeidsflaten. Ikke Windows, Ikke Mac. De er gode verter for Teams og integrerte moduler. Det er jo der vi etter hvert vi bruker mesteparten av vår arbeidstid på skjermen. Der åpner vi våre dokumenter og kommuniserer med våre kolleger.

Blir Copilot den nye arbeidsflaten?

Med Copilot får vi nå forsterket dette med at alle modulene som inngår i Teams også har Copilot innebygget. Copilot finner du nå i Teams-chat, kanaler, og dokumenter. Også tilleggene for Planner Premium og OneNote har Copilot-støtte.

Microsoft kaller Copilot for "The UI for AI". Altså at vi får tilgang til kunstig intelligens støtte i de grensesnittene vi er vant til å forholde oss til som Teams, Outlook og Office-programmene.

Hvilke følger får dette for hva vi må lære oss for å utnytte Copilot?

I 2017 begynte jeg å tilby workshops i Teams som en del av en generell workshop om Office 365. I 2018 holdt jeg den første workshopen som kun fokuserte på Teams. Etter hvert som Teams ble videreutviklet med stadig nye funksjoner har jeg utvidet antallet Teams-workshops til dagens syv. Du finner dem her: Mest populære kurs og workshops

Dette skyldes både at Teams har blitt mer omfattende, og at flere moduler som tidligere var selvstendige programmer nå får så mye verdi fra Teams at det ikke gir mening å se på dem som enkeltprogrammer.

Fra en til tre Copilot workshops

Nå skjer det samme med Copilot. Med stadig flere muligheter og moduler der vi kan bruke Copilot, har jeg funnet ut at det beste pedagogisk er å holde en workshop innenfor en 2-timers ramme. Dette er også den tiden de fleste kan sette av i en hektisk jobbhverdag.

Derfor har jeg måttet fordele Copilot-mulighetene i tre workshops. Med flere Copilot-muligheter blir det mer å sette seg inn i og lære, akkurat som å ta i bruke flere muligheter i Teams.

De tre nivåene Smart endring Copilot workshops

Her ser du en oversikt, med workshop i Copilot Chat for alle som bruker M365. Og Copilot integrert i Teams og Office med tilgang til data i Outlook, Teams og SharePoint for Copilot brukt personlig og i grupper.

Vil du ha flere detaljer, les beskrivelsene her:

• Smart bruk av M365 Copilot med agenter

• Smart ledelse og teamsamarbeid med M365 Copilot

• Smart og sikker bruk av Copilot Chat

Alle workshopen er lagt opp etter 80/20 prinsippet. 80% av resultatene oppnår du ved å ta i bruk 20% mulighetene. Dette hjelper deg på rett vei og gir umiddelbar effekt. Resten bygger du ferdigheter på gjennom daglig bruk og smarte tips du blant annet kan finne i bloggen Praktiske tips i en digital hverdag.

Prøv nå! Søk etter Copilot, Teams, eller hva du ellers ønsker tips på. Bloggen har flere hundre artikler.

Blir du ensom på jobben når alle får en KI-assistent?

Er det ikke fint å få en KI-assistent? Den kan hjelpe meg med kreative ideer, oppsummere lange rapporter og mye mer. Da trenger jeg jo ikke gå til kollegene for å få hjelp, eller diskutere mine ideer. Jeg spør bare ChatGPT eller Copilot.

Eller, er det det jeg vil?

Hva ville det gjøre med vårt sosiale fellesskap og kultur i organisasjonen? Jeg tror vi ville bli ganske ensporede om vi bare skulle snakke med en chatbot. Men, er KI-verktøy lagt opp for å støtte samarbeid? Vel, Microsoft Copilot har i alle fall noen muligheter jeg har tatt i bruk for samarbeid. Ved målbevisst bruk ser jeg muligheten til å integrere KI-verktøy i vårt daglige samarbeid i gruppen.

Kan Copilot bidra til innovasjon og styrket Team-følelse?

Her er tre forslag til områder å prøve ut samarbeid med Copilot. Og det krever ikke at alle har betalt ekstra for M365 Copilot, selv om det selvfølgelig gir flere muligheter, som at Copilot har tilgang til all intern informasjon.

Problemløsning

La oss si at jeg oppdager et problem jeg vil løse. Jeg bruker Copilot til å generere forslag til potensielle løsninger. Men jeg trenger innspill fra en erfaren kollega også. Da inviterer jeg henne til et delt område der mine Copilot spørsmål og svar lagres.

HVordan du kan dele spørsmål og svar fra Copilot med kolleger. Kan brukes av alle med M365

Når du har stilt et spørsmål til Copilot og får et svar ser du en knapp, Pages, i bunnen av svaret. Trykker du på denne kopieres svaret til et sidepanel. Du kan fortsette dialogen og stille spørsmål. De svarene kan du også kopiere til den samme siden.

Nå kopierer jeg en lenke til denne siden og deler den i en Teams-chat med min kollega. Vi kan begge redigere denne og sette inn mer informasjon.

Felles læring/research

Bruk Copilot som et verktøy for å utforske nye områder. Teammedlemmer kan stille spørsmål til Copilot, dele, og diskutere svarene sammen. Pages, som beskrevet over er fint for ad-hoc samarbeide, men om vi skal samarbeide over tid, og trenger å dokumentere det vi gjør for fremtiden, har ikke Pages noen struktur for det. Da kan vi bruke strukturen i Teams. Fremfor å lime inn lenker i en Chat, kan jeg lime det inn på en OneNote side i Teams der vi har en kanal for vårt prosjekt, eller samarbeid.

Lagre og dele Copilot svar med struktur og kontinuitet i Teams. For alle som har M365

Innovasjonsdager

Arranger regelmessige innovasjonsdager der teammedlemmer bruker Copilot. VI kan utforske og organisere Copilot-spørsmål nyttige for gruppen, eller utvikle nye ideer på andre områder. Med Whiteboard i Teams som alle har, kan vi samle alle våre gode ideer på tavlen. Dersom en i gruppen har tilgang til M365 Copilot kan den brukes til å generere ideer vi kanskje ikke har fra før. I tillegg kan Copilot organisere og oppsummere alt til slutt.

Les mer om Copilot i Whiteboard i Copilot nytteverdi i daglig arbeid. Hva får du gratis, og hva krever innsats av deg? — Smart endring AS

Ikke finn opp hjulet på nytt

Del til-, og finn igjen dine, og Teamets lagrede spørsmål i spørsmålsgalleriet. Alle med M365 har denne muligheten

Hvordan deler vi nyttige spørsmål vi finner under et slikt gruppearbeid? Eller om bare jeg har funnet et genialt spørsmål som sikkert andre også vil ha nytte av?

Da velger jeg å dele spørsmålet i et Team. Prosjektspørsmål i prosjekt-Teamet, og faglige spørsmål i avdelings-Teamet? Du finner Spørsmålsgalleriet i Copilot Chat, og som app i Teams

Er dere en gruppe som har Microsoft 365 Copilot, sjekk gjerne 2-timers workshopen Smart bruk av M365 Copilot med agenter.

Har dere ikke investert i M365 Copilot, sjekk ut workshopen Smart og sikker bruk av Copilot Chat.

Les gjerne også Har du ikke M365 Copilot? Ikke fortvil. Dette kan du gjøre med Copilot chat — Smart endring AS

Har du ikke M365 Copilot? Ikke fortvil. Dette kan du gjøre med Copilot chat

Dette kan du gjøre med Copilot Chat du allerede har dersom du bruker Teams på jobben.

1. Få bedre søkeresultater med Copilot enn Google-søk

2. Beskyttede spørsmål og svar med Copilot Chat

3. Sammendrag av, og spørring mot interne dokumenter

4. Analyse og sammendrag av nettartikler

5. Generere, og skrive om tekst

6. Generere bilder og illustrasjoner

Få bedre søkeresultater med ChatGPT og Copilot Chat 

Tradisjonelle søkemotorer som Google gir mye informasjon, men det kan være tidkrevende å finne nøyaktig det du trenger. Med ChatGPT og Copilot får du mer presise resultater ved å stille direkte spørsmål og få tilpassede, og enklere lesbare svar. Og med Copilot Chat kan du både generere tekst og bilder uten å forlate Microsoft 365 miljøet.

Dine data blir ikke delt med andre

En annen fordel med å bruke  Copilot Chat er beskyttelsen av spørsmål og svar. Du kan være sikker på at dine KI-chatter er sikret med Microsoft sikkerhetsfunksjoner som beskytter dine virksomhetsdata. 

Det betyr også at du trygt kan oppsummere og stille spørsmål direkte mot interne dokumenter når du laster dem opp til Copilot. Sammendrag av dokumenter gjør det lettere å få oversikt, og du sparer tid med å få en rask innsikt uten å måtte lese gjennom store mengder tekst.

Edge gir deg fordeler sammen med Copilot Chat  

Du kan bruke Copilot Chat i Chrome, men en unik fordel ved å bruke Copilot sidepanel i Edge, er å søke opp nettartikler og direkte stille spørsmål, oppsummere innhold, og få innsikt i sanntid. 

Det tar tid å venne seg til nye måter å jobbe på

Å begynne med Copilot Chat er en fin måte å trene seg på å bruke KI før du får kanskje får full tilgang til å bruke M365 Copilot med Office. Du kan trene på å stille spørsmål og forstå hvordan du må tenke annerledes for å utnytte KI-muligheter. 

Når du senere får tilgang til interne data i Teams, SharePoint og Outlook med M365 Copilot, vil du starte på et høyere nivå enn du ellers ville gjort uten erfaring. Du kan arbeide smartere og mer effektivt, og få mer tid til strategiske oppgaver. 

Vil dere utforske Copilot Chat kan dere vurdere 45-minutters workshopen Smart og sikker bruk av Copilot Chat på nett, eller i egne lokaler.

Er dere en gruppe som har Microsoft 365 Copilot, sjekk gjerne 2-timers workshopen Smart bruk av Microsoft 365 Copilot

Hva er KI-agenter, og kan jeg lage en selv?

Om du er det miste interessert i kunstig intelligens og har brukt Chat-GPT eller Copilot kan du nesten ikke ha unngått å høre- eller lese om agenter. Både ferdige agenter og verktøy for å lage sine egne utvikles av Open AI, Google, Microsoft og mange flere. Men hva er det?

Hva er en KI-agent?

En definisjon som passer de fleste agenter i dag kan være at de er KI-assistenter laget for å automatisere og utføre forretningsprosesser, jobbe med eller for et menneske.

Det arbeides også mye med å utvikle agenter som kan fungere uavhengige av mennesker for å løse oppgaver, og nettverk av agenter som kan samarbeide om å løse en oppgave.

KI-agenter varierer i kompleksitetsnivå og muligheter

I alle kategoriene fra det enkle til det avanserte vil det være muligheter som er lett tilgjengelige for alle brukere, og mer avanserte muligheter for å løse komplekse oppgaver som vil kreve dypere IT-kompetanse og i noen tilfeller også programutvikling.

Modenheten for agenter i dag er størst innen innhenting av data fra en kunnskapskilde. Så kan du som bruker stille spørsmål til agenten. Den vil resonnere, ha en dialog med deg og gi deg svar basert på kunnskap samlet om tema agenten er laget for.

Hvordan virker en agent?

De fleste agenter og verktøy du kan bruke for å utvikle egne agenter kan bruke eksterne kunnskapskilder som består av generell informasjon i KI-modellen og spesifikk informasjon fra Internett, eller opplastede dokumenter.

Hva er forskjellen mellom Copilot agenter og Chat-GPT agenter?

1. Copilot sikkerhetssystem gjør at dine spørsmål og svar ikke blir delt med Microsoft eller andre. Det betyr at du trygt kan bruke agenten med virksomhetsdata.

2. Copilot agenter har direkte tilgang til data på interne SharePoint-sider, epost, og dokumenter I Teams, SharePoint og OneDrive. Det har ikke andre agenter.

3. Copilot agenter kan bruke kunnskap, for eksempel e-poster, chatter og dokumenter som brukere har tillatelse til å få tilgang til, og ferdigheter for å forstå, oppsummere, forutsi, huske, oversette og generere innhold

Bygg en agent for å svare på bærekraftspørsmål

Mange virksomheter må i dag redegjøre for bærekraft, og det kan være man får spørsmål fra myndigheter, journalister og ansatte. Ofte er virksomhetens bærekraftstrategi og initiativer beskrevet i diverse rapporter og planer som ikke alltid er like lett å få oversikt over.

Bruk Copilot agentbygger

I eksemplet i figuren har jeg samlet alle virksomhetens dokumenter om bærekraft på et SharePoint-område. Det utgjør kunnskapen agenten skal basere sine svar på. Så har jeg brukt Copilot agentbygger til å lage en agent som jeg kan bruke for å få svar på spørsmål basert på godkjente dokumenter.

Jeg gir agenten noen tilleggsferdigheter som skal brukes når jeg stiller spørsmål til agenten.

Alt dette gjøres uten noen form for programmering. Du må ha en betalt lisens for Microsoft 365 Copilot for å bygge agenter.

Still spørsmål til bærekraftsagenten

Når agenten er ferdig kan jeg dele den med andre i virksomheten slik at de også kan få svar på sine spørsmål om bærekraft. Du kan velge mellom å bruke standard spørsmål, eller lage dine egne.

---

Vil dere lære å lage Copilot-agenter? Det er inkludert i workshopen Smart bruk av Microsoft 365 Copilot. Les mer og ta gjerne kontakt om du har spørsmål, eller vil diskutere hvordan dere kan komme i gang med Microsoft 365 Copilot.

Bruk Copilot til PowerPoint-presentasjoner med full kontroll på innholdet

Det er fascinerende å se Copilot konvertere et Word, eller PDF-dokument til en lysbildepresentasjon på sekunder. Har du tilgang på Copilot for M365 har du kanskje forsøkt dette? Og er dokumentet godt strukturert og nøyaktig det du vil presentere er det fint. Men, hva om jeg bare vil ha deler av innholdet, eller legge til noe fra et annet dokument?

Bruk historiebyggeren i PowerPoint

Jeg vil gjerne ha bedre kontroll på innholdet, så jeg starter med å lage et generelt oppsett med historiebyggeren. Et aktuelt tema for alle i dag er bærekraft. I likhet med mange leverer Smart endring tjenester, så bærekraft i produksjon er ikke så relevant. Derfor spør jeg Copilot til råds om om "hvordan en virksomhet som leverer tjenester kan sikre bærekraft i leveransene. Vær konkret og inkluder eksempler".

Nå får jeg en overordnet disposisjon over mulige områder som kan bli en del av presentasjonen. I min sammenheng er ikke sosial bærekraft noe jeg vil inkludere i min plan, det blir litt for stort for oss nå. Derfor tar jeg bort den delen. Men, vi har et strategidokument vi har startet på, og det inkluderer jeg ved å referere til dokumentet. Jeg flytter den delen øverst, og så er jeg klar til å opprette lysbildene,

Copilot respekterer din mal

Det er viktig å starte med den malen du ønsker å bruke på din presentasjon. Da vil Copilot respektere denne. Det er ikke sikkert den vil velge akkurat den utformingen du ville valgt, men det kan du endre. Det du vil de er at den vil sette inn tekst og i mange tilfelle en relevant illustrasjon. Du får også presentasjonsnotater.

I mange tilfeller vil PowerPoint foreslå nye utformingsforslag for deg. Om ikke kan du selv velge å be om det.

Hvor kommer bildene fra?

Når du bruker historiebyggeren vil bildene bli hentet fra Creative Commons-lisensierte bilder. Det vil se de kan brukes, men det kan godt hende du vil bruke virksomhetens egne bilder. Den vil ikke benytte disse automatisk, men du kan sette dem inn etterpå. Det kan skje på to måter. Enten manuelt, eller søk i et forberedt bildebibliotek som vist her. Det krever at dette er satt opp av en IT-administrator på forhånd.

Forberedelser til vellykkede presentasjoner laget med Copilot.

Les mer om bildebibliotek i Connect organizational asset libraries to Copilot for an on-brand experience - SharePoint in Microsoft 365 | Microsoft Learn

Copilot fungerer best om du har en mal som er relativt enkel og bygget opp med alternative utforminger av tittel-lysbilde, inndelinger og innhold. Dersom du vil sjekke tips for dette, se Keep your presentations on brand with Copilot in PowerPoint

Ønsker dere å bli gode på bruk av Copilot for M365 kan dere gjerne vurdere å gjennomføre workshopen Smart bruk av Copilot for Microsoft 365 — Smart endring AS

Jeg for ofte spørsmål om du kan bruke Copilot for å forbedre en eksisterende presentasjon, men det kan du ikke i dag. Copilot lager et utkast. Finpussen må du gjøre selv. Vil dere bli gode på proffe presentasjoner, med eller uten Copilot kan dere vurdere Smart bruk av PowerPoint for effektive presentasjoner — Smart endring AS

Hvordan Julenissen holder styr på ønskelister og fordeler oppgaver til alvene

Du kan vel ikke tro at julenissen kunne ha holdt styr på alle ønskelistene og logistikken rundt produksjon og levering av gaver uten gode verktøy. Bare tenk på oppgavefordelingen og oppfølgingen av alvene.

Kanskje bruker de både Teams og Planner. Og tro om ikke Copilot har redusert stress med å få oversikt over alle ønskelistene og gitt nye kreative gaveideer.

I det siste året har jeg skrevet om mange emner, men det er tre områder som spesielt peker seg ut som de mest leste. Her finner du de mest leste blogginnleggene innen disse kategoriene:

Microsoft Copilot

• Du trenger ikke lære deg å prompte for å bruke Copilot — Smart endring AS

• Copilot gir deg dokumentinnsikt, og finner forskjeller i nesten like dokumenter — Smart endring AS

• Må vi rydde i gamle filer for å ha nytte av Copilot for M365? — Smart endring AS

Microsoft Teams

• Dette går du glipp av om du bare bruker chat i Teams, og ikke Team og kanaler — Smart endring AS

• Slik finner du alt i Teams på under 10 sekunder — Smart endring AS

• Står du fast når du skal sende Teams-dokumenter på epost? — Smart endring AS

Microsoft Planner

• Har du oppdaget NYE Planner i Teams? — Smart endring AS

• Derfor bør du vurdere å bruke Planner Premium i Teams — Smart endring AS

Håper du kan finne noe som er nyttig for deg her, men først og fremst vil jeg ønske deg

God jul og et godt nytt år!

Bruker du din jobb PC også til private oppgaver?

De fleste jeg kjenner bruker sin jobb-PC også privat. Det er praktisk fordi du kan ha både jobb-epost og privat epost i Outlook, og du har tilgang til Office. Jobber du med private-, FAU-, eller foreningsdokumenter kan det være en fordel å skille disse fra jobbdokumentene med en privat Microsoft eller Google konto.

Skulle du bytte jobb, er det fordel å ha en privat epostadresse, og du trenger ikke bekymre deg for å flytte med deg dokumentene dine.

Nylig er det kommet til enda en grunn til å skille jobb og privat bruk på samme PC; Copilot for forbrukere og Copilot for virksomheter har skilt lag for å vektlegge det som er viktig for deg privat, og i jobbsituasjon.

Opprett en privat profil i Edge eller Chrome

Opprett en privat profil i Microsoft Edge og koble den til din Outlook.com- eller Google-konto for å bruke jobb-PC-en trygt for private formål. Dette lar deg skille mellom jobb og privat. Er du konsulent, eller en del av en frivillig organisasjon har du kanskje også en egen bruker du kan logge deg på med der. Da er det en fordel å kunne skille det fra den primære jobbprofilen din. Jeg vet en del bruker privat/inkognito-modus i nettleseren for å ikke blande sammen, men å bruke en egen profil er enklere og gir flere muligheter.

For å lese mer om å skille mellom ulik bruk av jobb-PC'en, samt Copilot for forbrukere og Copilot for virksomheter, les Copilot for forbrukere og virksomheter skiller lag. Hva betyr det for deg? — Smart endring AS

Legg til en ekstra konto i Teams

Studerer du ved siden av jobben har du sannsynligvis en studentkonto for bruk av Microsoft 365 og Teams. For nettbasert bruk kan du opprette en egen profil for denne i nettleseren. I Teams kan du også legge til flere brukere og veksle mellom dem. Da får du også varslinger når noen nevner deg i den andre kontoen.

Du trenger ikke lære deg å prompte for å bruke Copilot

Har du noen gang omformulert det samme spørsmålet til Chat-GPT eller Copilot på fem forskjellige måter, i håp om et bedre svar? En studie gjort ved kinesiske universiteter viser når dette hjelper, og når det er bortkastet tid.

Hvordan du får de beste resultatene fra Copilot

Hvis du har høy kompetanse på emnet du spør om, vil du få mer konsistente svar selv om du formulerer spørsmålet på ulike måter. Dette samsvarer med praktiske erfaringer fra norske virksomheter jeg er i kontakt med. Copilot er en mer verdifull hjelper for en med høy kompetanse og lang erfaring, enn for en som ikke har det.

Etter hvert som KI-modeller blir større, blir de bedre til å forstå hva vi vil ha, uavhengig av hvordan vi spør. Det er mindre viktig å fortelle hvilken rolle du har og hva du vil oppnå. Du trenger altså ikke si "Jeg er en økonom, målet er å finne ut hva som er lønnsomt. Du kan kanskje bare si "hvilket av de to alternative forslagene vil være mest lønnsomt". Både Chat-GPT og Copilot bruker nå en slik stor modell, GPT4o.

Forskningen viser også at å legge til bare ett eksempel forbedret kvaliteten på svaret. Her har jeg inkludert det i mitt spørsmål for å få en samlet oversikt over epost og Teams-meldinger fra Copilot: "Opprett en tabell der du oppsummerer alle meldingene fra de siste tre arbeidsdagene. Identifiser oppgaver i egen kolonne". Du kan også referere til et dokument som er skrevet i en stil, og har et format du ønsker å få ditt resultat i.

Tre tips for å få gode resultater med Copilot

1. Du kan nå slutte å bruke tid på å omfattende beskrivelser for de fleste spørsmål du stiller. Det er like bra å  be om det du ønsker på vanlig språk.

2. Likevel kan det være verd å bruke tid på nøyaktig formulering på spesielle områder som avanserte tekniske tema, eller kreativt arbeid der du vil styre svarene i en bestemt retning. Og da gjerne stille mange spørsmål om emnet.

3. Følg med på kvaliteten i svaret du får. Er svaret vagt trenger du sannsynligvis å være mer spesifikk i ditt spørsmål. Copilot er ikke tankeleser.

Jeg har bygget denne artikkelen på The Neuron blogginnlegget 😺 Your prompts are broken

Er dere en gruppe som vil komme raskt i gang med Copilot for M365 på en sikker måte? Vurder 2-timers workshopen Smart bruk av Copilot for Microsoft 365 — Smart endring AS. For en rask introduksjon til det som skaper mest nytte fort er det også en 40-minutters lunsj og lær utgave av denne. Ta kontakt for å høre mer.

Copilot gir deg dokumentinnsikt, og finner forskjeller i nesten like dokumenter

Dere har laget litt ulike versjoner av rapporten. Etter hvert blir det litt uklart hva som står i hvilket dokument. Og hva om rapporten er laget i flere deler og du vil ha et sammendrag av alt? Dette kan nå Copilot hjelpe deg med for dokumenter på OneDrive, i Teams og i SharePoint.

Har du en mengde dokumenter om samme tema? Copilot kan bruke det som din kunnskapsbase du kan stille spørsmål til.

Sammenligne dokumenter

Du kan sammenligne dokumenter i OneDrive appen enten i Teams, eller i nettleser. Der kan du markere Office- og PDF dokumenter og be om sammenligning. Merk at du ikke får denne muligheten i Filer i Teams, eller om du åpner dokumenter i SharePoint. Men du finner både personlige OneDrive dokumenter, og delte dokumenter fra Teams og SharePoint gjennom OneDrive appen.

Her har jeg valgt å sammenligne to Word-dokumenter generert på ulike måter av Copilot i Word. Det komme tydelig frem hva som er forskjell i innhold og jeg får også en oppsummering av forskjellene.

Merk at dette ikke vil gi deg ord for ord forskjeller i dokumentet. Det er bedre å gjøre med sammenlign dokumenter i Word.

Ekstratips!

Mange synes det er vanskelig å finne den rette tonen i genererte tekster. I eksempelet har jeg eksperimentert med to måter å få dokumentet til å se ut slik jeg ville skrevet det. Den ene måten er å beskrive tone, slik som uformell, enkelt språk, mm.

Men, det jeg har funnet ut er mye enklere er å referere til et dokument jeg har skrevet selv. Da vil den både finne en tone som ligner på min, og den vil også kopiere dokumentoppsettet. I dette tilfellet mitt typiske bloggoppsett. For deg kan det være formatet til en ukerapport, pressemelding eller noe helt annet.

Sammendrag, og ofte stilte spørsmål og dokumenter som kunnskapsbase

Har du et Word dokument, en PowerPoint og en PDF som omhandler samme tema? Da kan du markere alle og be om et sammendrag av det hele. Du kan også be om en ofte stilte spørsmål liste.

En annen smart mulighet er å velge et større antall dokumenter du har samlet om et tema og bruke det som en kunnskapsbase. Da kan du stille spørsmål, og Copilot vil gi deg et svar basert på det samlede innholdet i alle de valgte dokumentene.

Er dere en gruppe som vil komme raskt i gang med Copilot for M365 på en sikker måte? Vurder 2-timers workshopen Smart bruk av Copilot for Microsoft 365 — Smart endring AS. For en rask introduksjon til det som skaper mest nytte fort er det også en 40-minutters lunsj og lær utgave av denne. Ta kontakt for å høre mer.

Copilot for forbrukere og virksomheter skiller lag. Hva betyr det for deg?

Inntil nylig har Copilot i Edge/Chrome og i mobilapp vært den samme, enten du logger deg på med en jobb/skole-konto, eller en privat Microsoft konto. Funksjonalitet og utseende vært lik. Det som har vært forskjellig er at dine data er beskyttet når du bruker Copilot på jobb eller skole. Det innebærer at data du vil Copilot skal behandle ikke blir delt med Microsoft, og vil ikke bli brukt til å trene GPT-modellen. Bruker dere Teams har du Copilot i nettleser og på mobil til bruk på jobb.

Copilot for bruk i jobb eller skole

Dersom du nå ønsker å bruke Copilot i nettleser, eller i mobilapp på jobb, vil du bli omdirigert til Microsoft 365-portalen i nettlesere, og til M365 appen på mobil. Der vil du kunne velge Copilot, og den vi se ut slik du er vant til. Hovedårsaken til endringen er å innføre en enda sterkere sikkerhetsmodell. Dette er noe som vil pågå over 2-3 måneder ifølge Microsoft. I denne perioden vil det være noen begrensninger ved bruk av Copilot i nettleser og app. Les mer om dette i Har du mistet muligheter i Copilot for Edge nylig?

I Copilot på jobben vil du kunne behandle ulike tema med Copilot. Når du vil bytte tema starter du en ny chat om dette. Alle samtalene vil bli lagret og du kan gå tilbake og fortsette en samtale du startet tidligere. Da trenger du ikke å gi inn opplysninger på nytt som allerede ligger i chaten.

Copilot for deg privat

Logger du på med din Outlook.com, eller hotmail-adresse vil det se ganske forskjellig ut. Den vil være mer personlig, og lagt opp til at du skal kunne føre en dialog med Copilot over tid. Copilot vil huske hva dere har snakket om og ha det med i historikken når du stiller nye spørsmål. På den måten vil Copilot "kjenne deg". Du trenger ikke opplyse Copilot på nytt om noe du har fortalt før. Foreløpig ser Copilot veldig amerikansk ut, men du kan skrive norsk til den, og den vil svare deg på det språket du spør i.

Du kan få både i pose og sekk

Mange bruker jobb-PC'en både til arbeid og til private oppgaver, og det vil nok også gjelde for Copilot. Da kan det være praktisk å opprette en privat profil i Edge i tillegg til jobb-profilen du får når du logger på PC'en. Da forutsetter jeg at du har en privat Microsoft konto. Har du ikke det kan du opprette en gratis.

For mobilappen er det enkelt, fordi du laster ned Copilot appen for privat bruk og logger deg på med din Microsoft konto. For å bruke Copilot i jobb laster du ned Microsoft 365 appen og logger deg på med din jobbkonto.

Vil dere utnytte mulighetene til bruk av KI dere allerede har gjennom Microsoft 365 abonnementet, sjekk ut workshopen. Smart og sikker bruk av KI du allerede har i Microsoft 365 — Smart endring AS Dere kan fint komme i gang med Copilot selv om dere ikke har kjøpt Copilot for M365. Er du en del av en gruppe som prøver ut Copilot for M365 kan dere kanskje ha nytte av en startpakke for å komme i gang? Sjekk ut Smart bruk av Copilot for Microsoft 365 — Smart endring AS

Hva du kan forvente av Copilot i Excel

Excel har lenge vært et kraftig verktøy for dataorganisering og analyse. Anne Rokkan skriver i DN en artikkel om Excel som blir 40 år i 2025, Hvordan Excel ble en hjørnestein i verdensøkonomien.  Og med introduksjonen av Copilot, er forventningen hos mange at blir det enda enklere å gjøre komplekse oppgaver raskt og effektivt.

Hva du må vite på om du skal få nytte av Copilot i Excel

Om du tror du nå ikke trenger å kunne noe om Excel for å løse oppgaver i regneark med Copilot tar du feil. Før du begynner å bruke Copilot i Excel, er det viktig å ha en grunnleggende forståelse av data organisert i tabeller. Vet du ikke hvordan du summer og filtrerer en tabell, eller aldri har hørt om VLOOKUP eller XLOOKUP bør du først lære deg det.

Du bør også kunne sikre datakvalitet, forstå innholdet og ha et mål for hva du vil ha ut av analyse, kalkyler, formatering og visualisering. Men dette kan Copilot faktisk hjelpe deg med!

Tabellfunksjoner

Excel-tabeller er et kraftig verktøy for å håndtere store mengder data. Selv om Copilot kan bruke data som ser ut som en tabell, vil du få flere muligheter om du organiserer I Excel-tabeller. Det innebærer at celler og tabeller kan refereres til i formler med navn, fremfor cellereferanser som A1 og C3. Copilot kan da hjelpe deg med å bruke avanserte tabellfunksjoner.

For deg som ikke visste det før, XLOOKUP brukes når vi vil koble sammen data fra flere tabeller. La oss si at vi har en ansatt-tabell der det på Tinas rad i tabellen står at hun arbeider i avdeling 3, og vi har en avdelings-tabell der avdeling 3 er HR, kan vi sette sammen dette til at Tina arbeider i HR.

Du kan behandle mer enn tall i Excel

Gjør du en kundeundersøkelse, eller du sender ut en Forms-undersøkelse for å få innspill til valg av sted for julebordet vil du nesten alltid ende opp med en tabell med resultatene i Excel. Da har du et godt utgangspunkt for analyse, også med Copilot. Den kan også lage sammendrag og analysere trender og stemning i verbale tilbakemeldinger.

Visualisering

Visualisering av data er essensielt for å kommunisere innsikter klart og effektivt. Med Copilot kan du enkelt lage grafer og diagrammer som hjelper deg med å presentere dataene dine på en visuell måte.

Grafer er en flott måte å vise trender og mønstre i dataene dine. Copilot kan hjelpe deg med å opprette forskjellige typer grafer, som linjediagrammer, stolpediagrammer mm. Velg den typen graf som best representerer dataene dine og gjør det enklere å forstå, eller la Copilot foreslå diagramtype. Her stiller jeg et spørsmål til Copilot om det er noen sammenheng mellom beslutningsorienterte møter og deltakernes oppfatning om møtet innfridde på målet med møtet.

Celleformatering og Fargekoding

Bruk fargekoding i cellene for å markere viktige data eller resultater. Du kan be om fargekoding av alle Celler med en bestemt tekstverdi, tallverdi over, under eller lik et tall mm. Dette kan du selvfølgelig også gjøre med de innebygde formateringsmulighetene i Excel, men dette kan være raskere, og lettere tilgjengelig for flere.

Hjelp med formler

Copilot setter in en ny kolonne og kalkulerer ukenummer utdra datokolonnen

En av de mest nyttige funksjonene i Copilot er hjelpen med formler. Den kan foreslå formler basert på dataene dine, hjelpe deg med å finne feil i eksisterende formler, og til og med automatisere komplekse beregninger. Da er du selvfølgelig en relativt avansert bruker.

Her ber jeg om en ny kolonne som setter inn ukenummer basert på datokolonnen uten å skrive en eneste formel.

Feil i formler kan være vanskelige å oppdage og rette opp. Copilot kan identifisere vanlige feil i formlene dine og foreslå rettelser, noe som sparer tid og reduserer frustrasjon. Hvis du er usikker på hvilken formel du skal bruke, kan Copilot foreslå passende formler basert på dataene dine. Dette kan være spesielt nyttig for komplekse beregninger eller analyser.

Avansert analyse

For avansert analyse vil Copilot kunne assistere med statistiske funksjoner og integrasjon med Python. Dette gir deg muligheten til å utføre komplekse analyser og få dypere innsikt i dataene dine. Dette krever ikke programmering, men du bør være god i statistisk analyse for å nyttiggjøre deg av dette. Avansert analyse er pr. nå bare forhåndsvisning og tilgjengelig i USA på engelsk. Les mer her: Unlock the power of Copilot in Excel, now generally available - Microsoft Community Hub

Avansert bruk av Excel er nok ikke for alle, men du kan oppnå betydelig fordel når du kombinerer din Excel-kompetanse og erfaring med Copilot.

Gjennom alle workshops i Copilot for M365 har jeg spurt deltakerne om hva de forventer å kunne få hjelp med i sin jobbhverdag. Da er det alltid noen som nevner hjelp til bruk i Excel for ulike formål. Til nå har jeg ikke inkludert Copilot i Excel fordi andre områder har vært viktigere for de fleste, og fordi jeg har oppfattet Copilot Excel litt umodent.

Nylig annonserte Microsoft Copilot for å være i produksjonskvalitet som den siste av produktene i Office. Til nå har bare Outlook, PowerPoint, Word og Teams hatt denne statusen. Så nå skal jeg også etter hvert inkludere Copilot i Excel i min workshop-portefølje.

Er du klar til å utnytte Copilot i Excel her og nå og er ivrig etter å  komme i gang kan du for eksempel gjøre som meg å gjennomgå et nettkurs. Her er et par praktiske jeg har funnet nyttige:

https://www.linkedin.com/learning/excel-with-copilot-ai-driven-data-analysis/

https://www.linkedin.com/learning/microsoft-copilot-for-excel/

Må vi rydde i gamle filer for å ha nytte av Copilot for M365?

Hvordan vet du at Copilot bruker rett versjon av dokumenter når du stiller spørsmål om emner, eller skal generere nye dokumenter basert på innhold du har tilgang til? Du lagrer kanskje flere utkast før du har det endelige dokumentet som skal brukes.

Når det finnes tusenvis av dokumenter i Teams og SharePoint, er mange redde for at utdaterte og kanskje uferdige dokumentversjoner kan bli brukt av Copilot. Frykten er at det kan føre til at Copilot gir feil resultater når vi spør om innhold i rapporter eller om bestemte emner.

Vi tør ikke å slette dokumenter de ikke vet hva er

Er vi nødt til å gjennomgå alle dokumenter og luke ut de vi ikke vil Copilot skal finne? For de fleste virker det helt urealistisk. Særlig når mange av dokumentene er lastet opp fra en gammel server. Da følger det med mange gamle dokumenter som mangler eier siden den som opprettet dem har sluttet, og ingen ønsker å ta på seg ansvaret for å slette dem.

Hva er konsekvensen av at vi laster opp alle gamle dokumenter uten å rydde?

Hva skjer når Copilot har flere versjoner av et dokument å velge mellom? Eller det er flere dokumenter som omhandler et tema du ber Copilot behandle? Hvordan kan du være sikker på at Copilot henter ut den korrekte informasjonen fra riktig dokumentversjon? Hva gjør Copilot i et slikt tilfelle?

For å sikre at Copilot for M365 velger det riktige dokumentet, er nøkkelen å bruke spesifikke nøkkelord og referanser som identifiserer det riktige dokumentet. Dette kan være en unik tittel, opprettelsesdato og forfatter, sist redigert og av hvem, og dokumenttype som du inkluderer i forespørselen din.

Du kan også starte med å søke etter relevante dokumenter, og selv bestemme hvilket som skal brukes. Det er faktisk Copilot veldig god til. Dersom du vet hvor dokumentet er lagret kan du referere direkte til dette. Da er du helt sikker på hvilket dokument som blir brukt.

Tre måter å sikre at du bygger ditt dokument på riktig grunnlag

Jeg skal skrive en artikkel om smart prioritering og planlegging. Jeg vet at det finnes mye om dette i diverse dokumenter i OneDrive, Teams eller SharePoint. Hvordan sikrer jeg at jeg bruker de beste kildene?

Be om referanser

Jeg ber Copilot i Word om å lage et dokument med følgende instruksjon:

Smart prioritering og planlegging basert på dokumenter på min OneDrive. Oppgi referanser til dokumenter som er brukt som kilder. Lengde ca. 500 ord

Jeg lar Copilot generere dokumentet og har mulighet til å sjekke hvilke dokumenter som er brukt.

Be Copilot finne relevante dokumenter

I Copilot chat ber jeg Copilot om en liste over relevante kildedokumenter. Finn dokumenter om smart prioritering og planlegging på min OneDrive. Nå får jeg en liste og kan velge ett eller flere dokumenter jeg ønsker å bruke som grunnlag for min artikkel.

Velg hvilke dokumenter du vil bygge på

Ved gjennomgang av listen velger jeg ut ett til tre dokumenter jeg vil bygge min artikkel på. De kan være i Word, PDF, eller PowerPoint-format. Når jeg velger Referer til en fil, vil jeg få opp en liste over nylig åpnede dokumenter. Dersom jeg jeg har åpnet de relevante dokumentene like før er det sannsynlig at de er i denne listen. Om de ikke er det er det enkleste å hente en lenke til dokumenter i OneDrive eller Teams og lime inn denne i din instruksjon til Copilot. Da blir min instruksjon som vist i figuren.

Eksemplet her er å generere et nytt Word-dokument, men du kan bruke den samme metoden for å opprette en PowerPoint-presentasjon.

Er dere en gruppe som vil komme raskt i gang med Copilot for M365 på en sikker måte? Vurder 2-timers workshopen Smart bruk av Copilot for Microsoft 365 — Smart endring AS. For en rask introduksjon til det som skaper mest nytte fort er det også en 40-minutters lunsj og lær utgave av denne. Ta kontakt for å høre mer.