Er dere på startlinjen, teamspillere, eller innovatører?

Jeg regner med at mange av dere allerede har brukt M365 og Teams i deres daglige arbeid lenge. Men har du noen gang tenkt på hvor langt dere faktisk har kommet når det gjelder utnyttelsen av disse verktøyene? La oss ta en titt på de fem modenhetsnivåene i bruk av M365 og Teams for samarbeid. 

Nivå 1: Startlinjen 

På dette nivået har man tatt i bruk Teams-møter, og flyttet filer fra Filserver til SharePoint, OneDrive og Teams. Filstrukturen er ofte arvet fra Filserveren, og intern kommunikasjon foregår fortsatt mest på epost. Dette er en start, men man vedlikeholder samtidig gamle strukturer og arbeidsformer. Virksomheten er ikke teknisk forberedt for nye samarbeidsformer internt, eller med kunder og samarbeidspartnere. 

Nivå 2: Utforskere 

Det er nå etablert en Teams struktur med kanaler og dokumenter lagres under Filer i Teams-kanalene. Kommunikasjonen foregår fortsatt mest på epost, men i tillegg også i Teams Chat. Dokumenter i Team og kanaler gir mer differensiert tilgang og mulighet for deling eksternt. Likevel er det en utfordring at kommunikasjon på epost og filer fortsatt ikke har noen sammenheng, og dermed driver ikke nye samarbeidsformer. 

Nivå 3: Lagspillere 

Nå har man tatt i bruk Teams og kanaler systematisk, og bruker Innlegg i kanaler fremfor intern epost. Flere Teamsmoduler som Planner for oppgavefordeling og prosjekter, samt OneNote for møtenotater, er tatt i bruk. Dette gir et solid fundament for samarbeid internt og eksternt med forankring i arbeidsprosesser. Likevel kan hver enkelt ansatt ha vanskeligheter med å prioritere og planlegge når kommunikasjonen skjer i flere kanaler. 

Nivå 4: Integratorer 

På dette nivået har man en helhetlig tankegang for integrasjon av Outlook, Teams og To Do for eksternt og internt samarbeid, planlegging og prioritering. Dette gir bedre resultater med mindre stress, og man har ivaretatt både samarbeid, struktur for møter, effektive arbeidsprosesser, prosjekter og individuell oversikt og kontroll. Likevel er det fortsatt begrenset arbeidskapasitet, og mye av tiden er låst i rutineoppgaver. 

Nivå 5: Innovatører 

Ved å ta i bruk M365 Copilot har man mulighet til å få bedre oversikt over aktivitet i flere kanaler, kreativitet og produktivitet. Automatisering av arbeidsprosesser i M365 og Teams frigjør kapasitet og kreativitet hos ansatte til mer strategiske og viktige arbeidsoppgaver, så lenge de får opplæring og trener på bruken av Copilot. 

Klar for neste trinn?

Som dere ser, er det mange muligheter for å utvikle bruken av M365 og Teams. Hver fase representerer et skritt mot en mer effektiv og integrert arbeidsflyt. Hvor langt har din virksomhet kommet, og hva er neste skritt? 

Trenger dere hjelp til sparring, en uformell prat, eller hjelp til struktur og opplæring håper jeg dere tar kontakt med meg på bjorn@smartendring.no 

Du kan også se en oversikt over opplæring som kan hjelpe dere som gruppe å klatre oppover modenhetstrappen, selv om ikke hele virksomheten skulle følge med. Mest populære Smart endring workshops. Det er en av fordelene med fleksibiliteten i M365 og Teams. Alle trenger ikke å gjøre det samme. Noen kan gå foran. Er det dere?