4 grunner til at du utsetter oppgaver og hvordan du kan unngå det

Av og til utsetter mange av oss oppgaver. De kan godt være på oppgavelisten, men vi lar dem skli fra dag til dag til de ender opp som dårlige samvittigheter. Det kan være flere grunner til at vi gjør dette. Her er fire av de viktigste i henhold til  nettstedet Entrepreneur.

1. Du føler deg overveldet

Når oppgavelisten blir lang kan det føles som en umulig oppgave å komme gjennom den. Særlig om oppgavene er omfattende og vanskelige. Da er det lett å tenke, "dette har jeg ikke tid til å gå løs på nå". Så ender vi opp med å plukke noen av de mindre, ikke så viktige oppgavene i stedet. For å løse dette må vi bryte ned store oppgaver i flere mindre og gjøre litt av gangen over en periode.

2. Du føler ikke for å gå løs på denne oppgaven akkurat nå

Vi mangler energi til å gå løs på oppgaven. Vi er alle forskjellige. Noen har mest energi om morgenen, noen om kvelden. Det er en myte at man alltid skal starte med de vanskeligste oppgavene om morgenen. Finn ut når du har mest energi og planlegg utfra dette.

Har du en vanskelig oppgave? Start med noe lettere!

3. Det er en oppgave du ikke har lyst til å gjøre

Vi har alle oppgaver vi ikke liker, men som vi må gjøre av og til likevel. Det kan være å føre reiseregninger, eller å ta en telefon du tror kan bli ubehagelig. Problemet er at jo lenger du venter jo verre blir det. Få det overstått. Tenk på hvor bra det vil være å få reiseutleggene tilbake og så mye bedre du vil føle deg etterpå.

Unngå at prioritering blir en kamp mellom fornuft og følelser

4. Du føler ikke at det er noe som haster

Det kan være en viktig oppgave, men det er alltid noe som brenner mer. Det er ikke nødvendigvis viktigere oppgaver, men noen maser på deg, eller du føler press på deg selv til å for eksempel holde antallet uleste epost i Innboksen nede.

For disse oppgavene gjelder det å skape et bilde i hodet av at de faktisk haster. Sett en frist for deg selv som kanskje er kunstig, men som gjør at du i større grad får jobbet med viktige ting og på den måten bidrar det til at du oppnår mer. Gjør du flere av de viktige oppgavene får du mindre tid til de uviktige. Ved å gjøre dette blir du altså mer effektiv. Ser du slik på det kan belønningen være høy for å sette press på seg selv for oppgaver som egentlig ikke har noen tidsfrist.

Se også Effektivitet kan læres

Unngå at prioritering blir en kamp mellom fornuft og følelser

Blir det kamp mellom hodet og kropp er hodet dømt til å tape. Følelser er alltid sterkere enn logikk.

Brødrene Chip og Dan Heath har beskrevet dette veldig godt i boken SWITCH der de sammenligner følelser med en elefant og logikk med elefantføreren. Det er helt umulig å få en 4 tonns elefant til å gjøre noe om den ikke vil. Det gjelder å få til en vinn-vinn situasjon mellom hode og kropp som forfatteren av 7-habits of highly effective people Stephen R. Covey ville sagt det.

Og hvordan får vi til det? Til det sier han:

You have to decide what your highest priorities are, and must have the courage – pleasantly, smilingly, nonapologetically – to say no to other things. And the way you do it is by having a bigger "yes" burning inside.

Dersom du har noe du brenner for er det enkelt å prioritere fremfor alt annet. Er det ikke slik at vi ofte fristes til å gjøre ting vi har lyst til istedenfor det vi "må" gjøre? Om du klarer å få det du må gjøre til å være det du har lyst til å gjøre blir det jo ingen motsetning :-)

Men, alt er ikke like morsomt. Vi må noen ganger skrive reiseregninger, rapporter og annet som ikke se spesielt morsomt. Så lenge det ikke utgjør en vesentlig del av arbeidsdagen får vi jo til det. Her er kunsten å legge til rette så godt som mulig for at det skal bli overkommelig. Også her har brødrene Heath et bra innspill. Det er vesentlig enklere å få elefanten til å gå i den retningen du vil om du rydder veien for den slik at den ikke trenger å brøyte seg vei gjennom skogen. For å skrive reiseregninger fort og enkelt kan det være at for hver reise, eller for hver dag på reisen legger kvitteringer i en konvolutt. Da slipper du å lete etter krøllete kvitteringer i ulike jakkelommer og i lommeboka. Terskelen blir mye lavere for å få reiseregningen levert.

Ofte er å starte som er vanskeligst. Når vi først kommer i gang går det greit. Du har sikkert hørt at du skal starte med det vanskeligste og ta det lettere senere. Det er ikke jeg så sikker på. Les noen smarte tips om dette her: Har du en vanskelig oppgave? Start med noe lettere!

Har du en vanskelig oppgave? Start med noe lettere!

Har du oppgaver på listen din som bare blir utsatt og utsatt? Jeg opplever at noen oppgaver på listen min er enkle og jeg tar tak i dem som planlagt. Andre derimot blir liggende og forfølger meg fra dag til dag. Er det fordi de har lavere prioritet? Ikke nødvendigvis. Det kan godt være de blir liggende fordi jeg gruer meg til å gjøre dem. Noen ganger må vi gjøre ting vi ikke liker, men vi kvier oss i det lengste for å gjøre dem.

Finnes det en måte vi kan løse opp i dette?

Jeg har hørt i alle år at det mest effektive er å ta de vanskeligste og kanskje litt ulystbetonte oppgavene først, for så å løse de lettere etterpå. Det har aldri hjulpet meg :-)

Jeg ble lettet da jeg leste en artikkel i Wall Street Journal nylig og fant ut at det ikke bare er meg som ikke har funnet ut at det ikke virker.

Dr. Pychol sier: "Start med de enkle oppgavene. Gjør oppgaver du er motivert til å gjøre nå." Når du er i farta og alt går bra stiger motet til å gå løs på de vanskelige oppgavene. Hvis oppgaven fremdeles er vanskelig å få hull på, kan du bryte den ned i mindre deler? Kanskje du ikke trenger å gjøre alt på eng gang. Er det en eller to ting du kan gjøre så du har startet på den?

Noen oppgaver kan ikke deles opp, som for eksempel det å ta en telefon du ikke har lyst til å ta. Jeg vet om flere som har sperre for dette. Kan du be noen andre ta den telefonen? Noen ganger er det som er vanskelig for deg, lett for andre. Så kan du kanskje gjøre noe den andre ikke liker å gjøre?

Noen kaller dette prokrastinering, eller utsettelsesadferd. Dette synes jeg er altfor "slemt". Vi har alle ulike ting vi utsetter og Dr. Pychol sier at man ikke skal være for hard mot seg selv og ikke ha dårlig samvittighet for dette :-)

Når alt dette er sagt så må du først definere oppgavene dine på en måte så du kan prioritere dem og få gjort dem alle over tid. Her er noen tips om hvordan du kan takle den delen: Du kommer aldri gjennom lange oppgavelister! Her er løsningen.