3 feller mange går i når de tar i bruk Microsoft Teams

Bildet viser musefelle med ostebit

Jeg har vært i kontakt med og gjort opplæring i Teams i mange virksomheter de siste halvannet årene. Mange har kastet seg over Teams fordi det ser besnærende enkelt ut, men en god del har gitt opp etter en stund. De synes det blir uoversiktlig. Mye av informasjonen er irrelevant, og så blir det noe som kommer på toppen av eposten. Det tar for mye tid og gevinsten er uklar.

Kjenner du deg igjen? Du er ikke alene.

Men det må ikke være slik. Med noen enkle grep kan Teams bli et veldig bra samarbeidsverktøy for grupper. Det kan brukes for å samarbeide innen avdelinger, prosjekter, fokusgrupper, faggrupper, ja alle som trenger å gjøre noe sammen på jobben. Teams kan være en veldig god erstatning for intern epost. Problemet med epost er at all kommunikasjon ligger i personlige postbokser. En ny medarbeider i en gruppe starter på bar bakke fordi denne ikke har tilgang til historikk. Fordelen med å kommunisere i Teams er at historikken blir lagret, er søkbar og kan danne en kunnskapsbase for nye medarbeidere i gruppen.

De tre fellene mange går i og som dere må unngå 

Felle nummer 1. Dere tar ikke i bruk kanaler. 

All kommunikasjon fra faglige diskusjoner, daglig kommunikasjon og bursdagshilsener går i Generelt-kanalen. Da blir det like uoversiktlig som innboksen i Outlook der all eposten kommer inn usortert.

I Teams kan kommunikasjon om ulike tema foregå i kanaler og blir derfor sortert  før den kommer til deg. Du velger hva som er relevant for deg, ikke avsender. Da blir det enklere å holde seg oppdatert og bruke tiden på relevant kommunikasjon.

Prosjekt, arbeidsprosesser og aktivitetssamarbeid gjøres i kanaler

Skjermbolde viser eksempel på Teams og kanaler

Mindre prosjekter og aktiviteter opprettes i eksisterende Team

  • Kundeprosjekt i kundeteamet

  • Markedsprosjekt i markedsteamet

  • Operasjonelt- og forbedringsarbeid i avdelingsteamet

Merk at kundeteam og markedsteam ikke er avdelinger fordi arbeidsprosesser gjerne involverer deltakere på tvers av flere avdelinger.

For større prosjekter opprettes egne Team

  • Prosjekt med flere delprosjekt

  • Større arrangement med flere underdeler

 Eksempelet her er Pegasusprosjektet

Felle nummer 2. Dere bruker Teams gruppesamtaler som Skype- eller Facebook chat.

Vi bare skriver i vei og det er vanskelig å vite for andre om dette innlegget er viktig og relevant. I en hektisk hverdag kan jeg ikke lese alt som kommer mot meg, men må velge ut hva jeg leser etter hvor viktig og relevant det er for meg.

Teams-samtaler kan potensielt erstatte det meste av intern epost, men da må vi også skape en struktur for innleggene. Du ville vel aldri skrive en epost uten en overskrift? Det er jo den som forteller mottakeren hva det gjelder og som danner grunnlag for om jeg skal prioritere denne eposten. Du ville vel også alltid ha minst en på til: linjen? De du forventer skal gjøre noe, og respondere på eposten.

Du kan gjøre dette i Teams også. Legg til et emne for innlegget og adresser innlegget til de som forventes å gjøre noe med @navn. Andre som ikke er nevnt spesielt tilsvarer de som er på Kopi: linjen i en epost.

Skjermbildet viser strukturers samtale i Teams med overskrift

Nå er det enklere å vurdere hva som er viktig, hva som haster og hva som kan vente. Det blir også tydelig hvem som har oppgaver og hvem som kan se dette bare som informasjon.

3. Dere kopierer virksomhetens siloer på i Teams.

Skjermbilde viser søk i Teams samtaler og dokumenter

Det første mange gjør er å lage avdelings-team. Der foregår samtaler innen avdelingen og der ligger avdelingens dokumenter under Filer. Bare avdelingen har innsyn i dette. Så kopierer man den gamle mappestrukturen i mange nivåer som ingen egentlig husker hvordan ble opprettet, som er tidkrevende å bruke og som alle sliter med å navigere i.

 Det kan godt hende vi trenger et avdelings-Team, men styrken i Teams er å kunne opprette kommunikasjon og deling av dokumenter, planer, notater mm. basert på arbeidsprosesser på tvers av organisasjonen. Du kan til og med samarbeide med partnere, konsulenter og andre i Teams.

Du trenger ikke lenger bla i filstrukturer for å lete etter dokumenter. Du finner både dokumenter og samtaler på tvers av alle Team med søk. Det betyr at selv om dokumenter er spredt på de Team og kanalene der de er en del av arbeidsprosessene kan du finne dem igjen uten å bla deg til Teamet -> kanalen -> Filer for å finne det.

Å ta i bruk Teams er en gruppeoppgave, ikke en virksomhetsoppgave.

Å ta i bruk Teams er annerledes enn å ta i bruk SharePoint for felles arkiv, Intranett, og andre løsninger som skal fungere på tvers av virksomheten. I de tilfellene har man gjerne et prosjekt som støtter innføring, lager felles struktur og utarbeider retningslinjer for bruken.

Når en gruppe tar i bruk Teams for å samarbeide må de i hvert tilfelle bli enige om hva som er hensiktsmessig struktur for dem. Hvordan de skal samarbeide i Teamet er en avtale de må gjøre seg imellom og vil være ulikt for hver gruppe. Derfor må deltakerne i gruppen selv ha kompetanse til å forstå hvordan de bygger sin Teams-struktur og hvordan de kan bruke Teams effektivt i sitt arbeide.

Få en flying start på Teams-arbeidet

Trenger dere å styrke deres kompetanse i oppsett og bruk av Teams kan dere få litt starthjelp gjennom lynkurset Smart samarbeid med Teams. Er dere en gruppe, eller et prosjektteam som skal i gang med Teams får dere gjennom dette en flying start med å opprette deres eget Team, kanaler og etablere arbeidsform slik at dere er klare til å samarbeide effektivt umiddelbart.

Er du koordinator, leder, eller interessent og ønsker å skaffe deg denne kompetansen selv har vi et helt nytt nettkurs som bygger på de samme prinsippene. Dette kan kanskje hjelpe deg?

I mai og juni 2019 har vi et introduksjonstilbud der du kan ta nettkurset i Smart arbeid med Teams med 50% rabatt.

For å lese mer om nettkurset, gå til https://nettkurs.smartendring.no og velg Smart arbeid med Teams. Ønsker du å bestille, skriv inn kupongkode TEAMS06 for å få 50% rabatt.