Fleksibel arbeidstid og sted betyr ikke at du alltid må være tilgjengelig

Når vi bruker Teams på både PC og mobil er vi tilsynelatende tilgjengelige døgnet rundt. Det  betyr at vi selv må ta ansvar for å styre vår egen tilgjengelighet. De fleste av oss har på mobilen hele døgnet, og akkurat som du velger å ikke  svare på et mobilanrop når det ikke passer, trenger du ikke svare på en Teams-melding når det ikke passer deg. Også i arbeidstiden.

Mange har en god rutine på fraværsmeldinger i Outlook, men dersom mer og mer av kommunikasjonen flyttes til Teams, hvordan styrer vi da andres forventninger til når vi leser og responderer på henvendelser?

Vi bruker dessuten "Out of Office" om vi er utilgjengelig for en eller flere dager, men av og til vil vi bare ha ro til å arbeide konsentrert et par timer og da virker det ikke naturlig å slå på dette.

Legg inn en statusmelding i Teams så får kolleger beskjed før de sender deg en melding

Svarer du på mobilen om du er i et møte, eller har en samtale med en kollega? Nei, vi har lært oss at vi kan ringe tilbake, og vi vet at om det er viktig sender den som ringer oss en SMS. SÅ hvorfor føler du deg forpliktet til å svare på en chat-henvendelse om det ikke passer?

Det er du som velger når du svarer på en chat, eller reagerer på en kanal-samtale. Du får litt hjelp av Teams, fordi du vises som opptatt når du har et møte i kalenderen, men selv om du vises som grønn, altså ledig, betyr det bare at du arbeider ved PC'en. Det er ikke sikkert det passer å reagere på en chat likevel fordi du arbeider konsentrert med en oppgave. Da kan du legge inn en statusmelding som blir vist for andre allerede før de sender deg en melding. Da slipper de å bli irriterte på at du ikke svarer med en gang.

Velg når du er tilgjengelig for å bli kontaktet i en Chat, eller er forberedt på å svare på en Teams-melding i en kanal.

Du kan også overstyre din egen status og velge å vises som Ikke forstyrr når du må ha ro. Da vil andre ikke nå deg, og de får beskjed om dette. Men ikke glem å velge å tilbakestille statusen slik at den styres av kalenderen. Ellers blir du lite populær hos kollegene.

Slå på "Out of Office" for Teams

Skal du på ferie, eller er borte i flere dager der du ikke har planlagt å følge med på Teams-meldinger, kan det være greit å vises som fraværende og gi de som kontakter deg en beskjed om dette. For de fleste vil dette være mest aktuelt for å gi beskjed til kolleger, ettersom de som er utenfor organisasjonen vanligvis vil kontakte deg på epost. Men det blir mer vanlig etter hvert å kunne kontakte også noen i andre organisasjoner med chat i Teams, så derfor kan du også velge om du ønsker at denne meldingen skal synes for noen utenfor organisasjonen.

 Dette og mye annet smart kan du lære om i bedriftsinterne workshops og i Smart endring nettkurs

Gode møtenotater er gull verd, så hvorfor har vi ikke det for alle møter?

Jeg satt i vårt ukemøte og noen tok opp en sak jeg synes å huske vi hadde snakket om før. Jeg gjorde et raskt søk i vår felles OneNote møtebok, og riktig nok, i april 2021 diskuterte vi dette. Vi så kjapt på saken og kom fram til at det ikke var noe grunnlag for å ta den opp på nytt. Der sparte vi 15 minutter møtetid.

Beste praksis for gode team-møter med OneNote

I denne tiden hvor det er Teams, Teams, Teams kan det hende at verktøy vi brukte før Teams blir glemt, men felles møtebok i OneNote sammen med Teams er en veldig bra kombinasjon. Den kan spare oss for mye unødvendig kommunikasjon, og gjøre det enklere å forberede, gjennomføre og følge opp gode møter enten de foregår på nett, eller i et møterom. Her er en oppsummering av beste praksis for gjentakende møter i felles møtebok.

Dokumenter og følg opp alle dine møter

En annen dag kom jeg i diskusjon med en prosjektkollega. Vi var uenige om hva vi avtalt på et møte i forrige måned. Jeg gikk inn i kalenderen og derfra rett inn på mine OneNote notater fra møtet og viste henne dette. Å ja, sa hun. Nå husker jeg det. Vi sparte oss for en unødvendig diskusjon og bevarte vårt gode samarbeidsforhold. Visste du at du kan opprette OneNote møtenotater direkte fra avtalen i Outlook? Slik gjør du det.

Dersom dere vil lære å bruke OneNote som beskrevet over har Smart endring et helt nytt Smarte møter med OneNote frokost /lunsj og lær-tilbud der dere kan gjennomgå dette sammen som gruppe på bare 40 minutter. Vil dere lære alt om bruk av OneNote finnes det også en 2 timers workshop Smart samarbeid med OneNote i Teams, og tilsvarende nettkurs du kan ta på egen hånd.

Bruk 2 minutter på denne videoen dersom du vi lære mer om hva vi kan bruke OneNote til.

Du har nå 3 innbokser. Hvordan fikser du det?

Jeg snakket med en frustrert Teams-bruker nylig som følte at hun hadde mistet oversikten. Gjennom år hadde hun brukt innboksen i Outlook som oppgaveliste. Det fungerte før fordi alle som ville henne noe sendte en epost, og når hun kom på noe hun måtte gjøre eller følge opp sendte hun en epost til seg selv. Dermed var alle oppgavene på ett sted, i hennes innboks.

Men med innføring av Teams raknet denne måten å jobbe på. Nå kommer henvendelser også ved at hun blir nevnt i en Teams-kanal, eller hun får en forespørsel i Teams-chatten.

Vi er jo generelt for teknologiske nyvinninger, bare ikke vi trenger å endre oss ....

Det er ikke enkelt å gi slipp på en arbeidsmåte når man har noe som har fungert i årevis. Det føles tungt og man vegrer seg for å gjøre det. Likevel er det noen ganger nødvendig fordi verden rundt oss forandrer seg. 

Vi må fremdeles forholde oss til epost fordi det er den mest kurante kommunikasjonsformen med eksterne, og samtidig vil flere og flere interne henvendelser komme i Teams. Så hvordan kan vi behandle forespørsler i epost, kanalsamtaler og chatt? Og hvordan kan vi samle alle oppgaver fra de ulike kanalene i en liste nå?

Mitt praktiske forslag til å løse dette finner du i dette blogginnlegget Hva gjør vi når forespørslene kommer inn i Teams og ikke i Outlook?

Og om du vil du sette dette inn i en større sammenheng kan du lese om det her Planlegg, prioriter og få stålkontroll på alle oppgaver

Alt som er skrevet over handler om å ta kontroll over alt som kommer inn til deg. Men hva med dine oppgaver som du må gjennomføre for å nå dine mål? Jeg tror ikke det å sende epost til seg selv holder lenger her heller. Med en større mulighet til individuell prioritering av hvor og når man arbeider kommer også en større forventning til å lage sin egen plan for å nå jobbmål, og følge denne. Det kan du lese mer om her Et mål uten en plan er bare en drøm.

Ja, verden rundt oss blir ikke enklere med nye verktøy, men som det står på en T-skjorte jeg kjøpte,

Du kan ikke stoppe bølgene, men du kan lære deg å surfe!

Unngå dobbeltbooking i kalenderen når jobb og privat blir blandet

I det siste har jeg snakket med flere som ønsket å legge til sin private kalender til Outlook-kalenderen de bruker på jobb. Mange har en jobbkalender som er synlig for kolleger og ønsker ikke å ha private avtaler in denne. Samtidig vil jeg gjerne ha begge kalendere lett synlig for meg selv. Jobb og privat går litt om hverandre i disse dager og jeg må passe på at ikke jobb- og private avtaler kolliderer.

Legg til en privat Microsoft epost og kalender

Dersom du har en Microsoft privatkonto, slik som Outlook.com eller Hotmail er det enkelt å legge til denne i Outlook. Da får du både privat epost og kalender lagt til. Velg Fil, Legg til konto og skriv inn din private Microsoft epost og følg anvisningene. Du kan nå legge inn avtaler i den kalenderen du vil og har oversikt over begge.

Legg til en privat Google epost og kalender

Har du en privat gmail-konto må du legge til epost og kalender i to steg. For eposten er det enklest, og helt likt det å legge til en Microsoft epost som beskrevet over. Det er litt flere skritt om du også vil legge til din private Google kalender.

Her får du en detaljert oppskrift på å legge til en Google kalender i Outlook

Selv om du nå kan se Google-kalenderen i Outlook, kan du ikke legge inn nye avtaler der. Det må du gjøre i Google. Det kan også ta litt tid før visningen i Outlook oppdaterer seg. Om du vil være sikker på at kalenderen der er oppdatert kan du avslutte, og starte Outlook på nytt.

Hvorfor du må - og bør - begrense størrelsen på samtaler i Teams

I det siste har jeg fått to forespørsler om hvor stor en Teams kanalmelding eller chat kan være.  Jeg må innrømme at jeg ble litt forbauset, for i de siste 4 år har jeg ikke fått dette spørsmålet noen gang. Nå har noen åpenbart truffet denne grensen, og da får man meldingen.

Jeg må innrømme at min første tanke var, vil du virkelig skrive lange meldinger i Teams? Gjør du det på epost? Hvor mange orker å lese en lang melding?

Hvor mye er 28 kilobyte?

I følge Microsoft er maksimal størrelse på en melding i en kanal, svar på en melding, og chatt 28 kilobyte. Hvor mye er det egentlig? Jeg testet. Det er ca. 1200 ord i en formattert melding med tekst, kulepunkter, og tabeller. Det utgjør ca. 3 A4-sider, eller 4-6 "sider" når du leser meldingen i Teams. Eller 9 "sider" på mobilen! Det er ganske mye i dette formatet.

Men du kan også møte grensen mye fortere om du kopierer ut en tekst med bilder inne i teksten fra Word. Da teller størrelsen på bilder med og 28kb rekker ikke langt da. Jeg kan god være enig med de som mener dette er en kunstig begrensning, men uansett vi må tenke på hvordan vi skal løse dette.

Jo lengre tekst, jo færre leser alt

I 2018 skrev jeg et blogginnlegg om Hvordan skrive epost med militær presisjon og vinne Innboks-slaget

Kort sagt handler det om at vi tror alle leser eposter vi sender dem. Det gjør de ikke! Men du øker sannsynligheten for at de gjør det om du holder det kort og med en handlingsorientert overskrift. Dette må vi tenke på også når vi skriver meldinger i Teams.

Når du går inn i en Teams-kanal for å oppdatere deg ser du flere meldinger på siden du kommer inn på. Er du heldig har de som starter samtaler der lagt inn en overskrift om hva saken gjelder. Deretter ser du de første 3-4 linjene i meldingen. Basert på dette velger jeg om jeg trykker på Se mer for å lese videre. Dersom det ikke blir tydelig for meg i løpet av de få linjene at dette er tiden verd for meg går jeg til neste melding og leser aldri resten.

Hva gjør du om du har mye du vil formidle i Teams

Siden vi nesten alltid er på nett kan vi godt inkludere lenker og referanser til mer materiale i en Teams-melding. Så kanskje skrive en tydelig handlingsorientert interessevekker i Teams-meldingen og legge ved lenker til mer detaljert informasjon i meldingen? Fremfor å trykke på Se mer kan det være bedre klikke seg inn på et velskrevet og oversiktlig dokument for detaljer slik det fremgår i illustrasjonen.

Vil du eller dere bli gode på å erstatte eposten med Teams-samtaler kan dere trene sammen i den bedriftsinterne workshopen Smart samarbeid med Teams. Er det bare deg kan du gjennomgå samme innhold i et Smart endring nettkurs.

Først og størst i Smart endring bloggen 2021 - og god jul til alle

Når jeg lager kurs og workshops gjør jeg det etter 80/20 prinsippet. 20% av mulighetene i Teams, Outlook og andre deler av Microsoft 365 skaper 80% av det som er mest nyttig å lære. Det er de grunnleggende mulighetene for at vi skal kunne jobbe smartere, og for om vi tenker nytt og bryter gamle arbeidsvaner.

Det betyr ikke at resten er unyttig, men det er ikke plass til dette innen en workshop som er på 2-3 timer. Men det har jeg plass til i bloggen :-)  Der er det tilgjengelig både for de som har deltatt i Smart endring workshops og nettkurs, men også for andre. Ja 45.000 av de 60.000 som har besøkt bloggen i 2021 fant nyttige Smart endring bloggartikler gjennom nettsøk i Google eller Bing. Men om du ikke vil gå glipp av noen tips er det tryggeste å abonnere på bloggen. Da får du en epost ca. en gang i uken med det nyeste tipset og en gratis ebok om hvordan du kan oppnå bedre resultater med mindre stress.

Gikk du glipp av de mest leste bloggene i 2021?

Her får du en ny mulighet:

3 feller mange går i når de tar i bruk Microsoft Teams

Hvorfor bør du ikke dempe mikrofonen i Teams- eller Zoom-møtet?

Sjekkliste for inkluderende hybridmøter

Og hva har dere søkt etter i bloggen i 2021?

1 -  Smarte Outlook tips

Man skulle tro Teams var på topp, men det er faktisk Outlook som er det søkeordet som er brukt mest. Til tross for at oppmerksomheten i stor grad har vært på Teams i år er Outlook fremdeles viktig. Veldig mange synes det er vanskelig å følge med epost i Outlook, meldinger i Teams, oppgaver fra Planner og andre verktøy.

Føler du det sånn kan det hende du vil ha bra utbytte av å gjennomgå nettkurset Smart prioritering og planlegging med Outlook, Teams og To do. Er dere flere finnes denne også som workshop.

2 - Dokumentbehandling i Teams og SharePoint

Etter å ha kommet i gang med Teams og sett mulighetene for enklere arbeid og samarbeid på felles dokumenter føler mange at de ikke kommer helt i mål med det de ønsker å gjøre, og er usikre på konsekvensen av hvordan vi organiserer dokumentene. Hva skjer når jeg vil lenke Excel-dokumenter fra ulike kanaler? Hvordan kan jeg bruke maler? Hva om jeg vil samarbeide på et dokument med noen som ikke er medlem i Teamet? 

Her kan det være nyttig med en workshop der de som skal jobbe sammen blir enige om hvordan vi skal samarbeide om dokumenter. Jeg nettopp oppdatert den bedriftsinterne workshopen Smart dokumentbehandling med Teams, SharePoint og OneDrive. Kanskje noe for dere?

3 - Bruk av Microsoft Planner

Når man har bestemt seg for å primært bruke Teams for samarbeide begynner mange å lete etter nye muligheter utover det grunnleggende. Vi vil helst ikke innføre enda flere verktøy om vi ikke er nødt. Derfor ser jeg at mange er interessert i, og søker etter muligheter i Planner som er integrert i Teams og godt egnet for mange typer prosjekter, arrangementer og oppgavefordeling.

Er du og dere blant dem som ønsker å ta i bruk Planner får du hjelp til praktisk innføring med realistiske prosjekt-scenarier i nettkurset Smarte prosjekter med Planner og Teams. Denne finnes også som workshop.

Med dette ønsker jeg alle bloggabonnenter en riktig god jul!

Bruk To Do til jobb- og private oppgaver - og til delte oppgavelister

Jeg vet om flere som bruker oppgaver i Outlook til jobbformål, men har en mobilapp for private oppgaver. Det er forståelig at man ikke ønsker å blande dette. Likevel kan det være tungvint å administrere to forskjellige oppgavesystemer.

Andre er opptatt av  å kunne ha en felles oppgaveliste for en gruppe som samarbeider på jobben. Her er Microsoft Planner en mulighet, men egentlig unødvendig komplisert for enkel oppgavedeling. I begge disse situasjonene kan det hende Microsoft To do er et bra valg.  For en kort intro til Microsofts oppgavesystem og To Do, les gjerne  Planlegg, prioriter og få stålkontroll på alle oppgaver

Skill jobb- og private oppgaver fra hverandre

Dersom du ikke har installert To Do appen kan du installere den gratis for PC og Mac fra todo.microsoft.com. Mobilappen laster du ned fra Appstore eller Google play. Logg på med din jobbkonto. Da kan du bruke den til både jobb- og private oppgaver. Oppgaver du har opprettet i Outlook, Teams og Planner, samt flagget epost vil nå dukke opp her.

For å opprette en liste for private oppgaver, velg Ny liste. Her legger du til dine private oppgaver.

Dersom det er en større oppgave kan du også lage deloppgaver som du kan krysse av etter hvert. Sett gjerne en frist for gjennomføring. Da vil den også komme med å listen over planlagte oppgaver. Der vil både jobb- og private oppgaver vises så du får en god total oversikt over dagens oppgaver.

Dersom du allerede bruker oppgaver i Outlook vil du se at den nye listen med private oppgaver også dukker opp og kan behandles der.

Del oppgaveliste med kolleger i To Do

Dersom du skal gjennomføre arbeid i en gruppe, eller fordele oppgaver i et ukemøte kan du opprette en ny liste for dette som du deler med dine kolleger. Dette er mye enklere å bruke enn Planner, som egner seg bedre til prosjekter der mange oppgaver skal fordeles og følges og gjennomføres over en tidsperiode. Legg til en liste og velg Del. Da får du en delingslenke du kan sende i en chat, eller på epost.

Tilordne en oppgave til andre

Oppgaver som legges til i To Do kan tilordnes andre med @navn når oppgaven opprettes, eller ved å velge Tilordne i oppgavedetaljene. Når en oppgave opprettes, fullføres eller slettes  i en delt oppgaveliste blir alle som har tilgang til listen varslet.

Alle oppgaver alltid med deg i lomma

Og selvfølgelig kan du gjøre alt som er beskrevet over også på mobil og nettbrett. To Do er en del av Microsofts omfattende oppgavesystem der alt henger sammen. Dette gir deg bedre oversikt enn om du har ulike lister for ulike formål. Dersom du og dine kolleger ønsker å arbeide og samarbeide bedre og ha stålkontroll på alle oppgaver kan dere gjerne vurdere workshopen Smart prioritering og planlegging med Outlook, Teams og To Do. Er det bare deg kan du gjennomføre et Smart endring nettkurs på egenhånd og i eget tempo.

Hvordan min kone og jeg kan se hverandres jobbkalendre

Mange av oss har partnere som arbeider i en annen virksomhet. I den nye fleksible arbeidshverdagen der vi forsøker å få jobb og fritid til å fungere for alle i familien skaper dette ofte utfordringer i planleggingen. La oss si at du er på jobben og noen inviterer deg til et møte neste onsdag klokken åtte om morgenen. Det er egentlig din dag å kjøre barna i barnehagen, men det er også et viktig møte du gjerne vil delta på.

Dersom du hadde mulighet til å se din kjæres jobbkalender kunne du umiddelbart sjekke om hun kunne kjøre barna den dagen, eller om hun også har et tidlig møte. Eller, du trenger å sitte lenger på jobben torsdag for å bli ferdig med noe. Da kunne du sjekke om det ville kollidere noe din partner har planlagt uten å måtte ringe eller sende E-post.

Her er hva min kone Ingeborg og jeg gjør for å se hverandres jobbkalendre.

For å invitere noen til å se din Outlook-kalender, gå til kalendervisning og velg Del kalender. Velg Legg til…
Jeg velger å vise titler og steder fordi hun da kan se hvor jeg er og kan vurdere om jeg for eks. har reisetid før og etter avtalen min.
Søk opp fra adresselisten, eller skriv epostadressen til din partner og velg OK. Det blir nå sendt en invitasjon

Din partner får nå en invitasjon fra deg, godtar denne og får opp din kalender i tillegg til sin egen. Dersom hun gjør det samme på sin side kan dere alltid ha en oppdatert oversikt over den andres kalender.

Kalenderen kommer opp i panelet under månedskalenderen og du kan velge å vise den ved siden av, eller overlappende din egen kalender.

Dette fungerer om dere begge har Microsoftløsninger på jobben. Det fungerer også med en privat MIcrosoft-konto som Hotmail og Outlook.com

Outlook har mange smarte muligheter som gjør epostbehandling, kalender og oppgaver lettere for oss. Den har også gode integrasjon med Teams som gjør at du får et enhetlig oppgavesystem delt mellom Outlook, Teams og To Do. Vil du lære mer om dette anbefaler jeg at du sjekker den bedriftsinterne workshopen Smart prioritering og planlegging med Outlook, Teams og To do. Dette finnes også som et Smart endring nettkurs du kan ta på egenhånd og i eget tempo.

Planlegg, prioriter og få stålkontroll på alle oppgaver

6 av 10 tror på økt digitalt stress

Når jeg spør ledere og andre kunnskapsarbeidere om hva som stresser dem svarer de maktesløshet i forhold til den voldsomme informasjonsflommen som strømmer mot oss og som vi må ta stilling til. Videre et stadig større tempo og krav til økte prestasjoner, avbrytelser i arbeidet og å balansere jobb og familie.

«Digitalt stress er en trussel mot engasjement og effektivitet. Det kommer til å øke i utbredelse, og lite blir gjort for å demme opp for det på arbeidsplassene»  Kilde: arbetarskydd.se

Den nye digitale arbeidshverdagen krever i stor grad at man kan, og må, styre sin egen arbeidstid og kontinuerlig gjøre de rette prioriteringene for å levere på forventninger på jobben og hjemme. Dette gir høy fleksibilitet for arbeidstakere som i stor grad kan velge hvor og når man vil arbeide, men skaper også utfordringer for mange.

Den nye fleksible arbeidshverdagen kommer dessverre ikke med noen oppskrift for hvordan vi skal håndtere denne friheten. Noen er naturlig strukturerte, er gode på å balansere ulike aktiviteter og mestrer dette godt. Men vi vet fra medarbeiderundersøkelser og ansattes utsagn at mange sliter med dette, føler at de mister kontrollen og er plaget av negativ stress.

Den største grunnen til at mange sliter med å prioritere og planlegge arbeidet i hverdagen er paradoksalt nok at de ikke har tid til det. Oppgaver og informasjon strømmer imot oss i mange kanaler. Hvordan skal vi sortere, prioritere og planlegge slik at vi har kontroll over det hele? Den gode nyheten er, Effektivitet kan læres - og automatiseres til en vane

Hvordan vi kan ta kontroll, og oppnå bedre resultater med mindre stress

1. Med stadig større informasjonsmengde skapt av digitale løsninger kan det være nyttig og nødvendig å ha både en velprøvd fremgangsmåte og noen støtteverktøy som gjør det enklere å prioritere i en hektisk arbeidshverdag.

2. Struktur kan hjelpe oss med å skape orden fra kaos og gi oss oversikt.

3. Papir fungere ikke når vi skal strukturere digital informasjon. Da blir det viktig å mestre den digitale verktøykassen vi alle har.

4. Oppgaver strømmer inn i mange kanaler og det er en forventning til at vi raskt prioriterer dem og responderer

5. Mange føler at de jobber for mye med innkommende forespørsler og at det ikke blir tid til egne viktige oppgaver. Derfor må vi ta kontroll over egen tid og ikke la oss bli styrt av andre. 

Microsofts oppgavesystem for personlig og felles oppgavestyring

Det fine med Microsoft oppgaveunivers er at alt henger sammen. Oppgaven kan oppstå fra en epost, en Teams-melding, eller en oppgave du skriver inn selv. Alle oppgaver er tilgjengelige i planleggingsvisningen i Outlook og du har med deg alle oppgaver i lomma med To Do på mobilen. Mange er vant til at de får en epost når noen vil spørre deg om å gjøre noe for dem, men Hva gjør vi når forespørslene kommer inn i Teams og ikke i Outlook?

Grunntanken i To Do – oppgavesentral og dagens oppgaver

Som du ser er To Do plassert som en oppgavesentral som sikrer at dine oppgaver og aktivitetsplaner er tilgjengelig for deg enten du sitter foran PC'en eller er på farten og har dem på mobilen. I tillegg har To Do to unike muligheter du ikke finner i Outlook og Teams.

1. Min dag. Der starter du hver morgen med å velge oppgaver fra oppgavelisten til Min dag-siden ut fra hva du vil prioritere den dagen. Dette kan gjøre at du jobber med det absolutt viktigste for deg den dagen.

2. For hver aktivitet/oppgave i To Do kan du lage en sjekkliste, eller for dere som kjenner til David Allans GTD metode, bryte ned en større oppgave i trinn med neste mulige handling.

To Do er primært et verktøy som sammen med Outlook gir deg et verktøy for personlig planlegging. Du har mulighet for å dele oppgavelister med kolleger for felles oppgavelister, men for større prosjekter vil nok Planner være et bedre valg.

Ønsker du eller dere å få bedre oversikt og kontroll på egne og felles oppgaver kan det være en god ide å investere i en workshop for de som jobber mye sammen, eller et nettkurs om du vil lære å mestre dine planleggings og prioriteringsverktøy på egenhånd.

For personlig planlegging og prioritering, sjekk workshopen Smart prioritering og planlegging med Outlook, Teams og To Do.

For planlegging av prosjekter, arrangementer og annet samarbeid over tid som involverer flere, se på workshopen Smarte prosjekter med Planner og Teams.

Du finner begge disse også som nettkurs du kan gjennomføre på egenhånd og i eget tempo.

Hva gjør vi når forespørslene kommer inn i Teams og ikke i Outlook?

Den mest brukte måten å be noen om å gjøre noe for deg har i mange år vært å sende en epost. Du skriver den på et tidspunkt som passer for deg, jeg som mottar den kan behandle din forespørsel når det passer meg. Dersom det er noe jeg ikke kan gjøre noe med, eller svare på med en gang lager jeg en oppgave av den ved å høyreklikke på flagget og velger når jeg skal følge den opp. Det kan være i morgen, neste uke, eller på en bestemt dato.

Jeg prioriterer den utfra hvor mye det haster og hvor viktig oppgaven er. Jeg har god oversikt over min arbeidsbelastning fordi jeg ser både møter og planlagte oppgaver i Outlook kalendervisningen.

Les hvordan du ser avtaler og oppgaver pr. dag i Outlook for Windows planleggingsvisning: Kalenderen din og hodet ditt samarbeider for å lure deg

Den viktigste Teams-nyheten i 2021 finner du bare om du vet om den

Men hva om forespørslene fra andre ikke lenger kommer som en epost, men som en chat- eller kanalmelding i Teams? Ja, mange har som ambisjon å kutte all intern epost og bare kommunisere i Teams.

Nytt i juni 2021 - Opprett oppgave fra Teams-melding

Får du en forespørsel i chat eller i en kanal kan du legge den til i Teams oppgaveliste med et bestemt oppfølgingstidspunkt slik du kan gjøre med Outlook epost. Det fine er at den da vil vises automatisk i Outlook sammen med flagget epost og egne oppgaver du skrevet inn i listen. Vi kommer fortsatt til å forespørsler i epost fra eksterne og nå kan du planlegge og prioritere både Outlook- og Teams-forespørsler på ett sted.

Slik gjør du det

Trykk på de tre prikkene i Teams-meldingen, velg Flere handlinger og Opprett oppgave. Sett en forfallsdato på den dagen du ønsker å behandle den. Nå kan du se den i planleggingsvisningen i Outlook. Når du starter arbeidet den dagen går du til kalenderen der du vil se både dagens avtaler og dagens oppgaver. Dobbeltklikk på oppgaven og åpne meldingen i Teams der du kan behandle den ferdig. Etterpå klikker du på flagget i oppgavelisten for å markere oppgaven som fullført.

Følg opp og behandle oppgaver når du er i farta

Alle sitter ikke foran PC'en hele dagen så når du vil sjekke dagens oppgaveliste, eller når du vil notere en oppgave er det praktisk å kunne gjøre det på mobilen. Installer Microsoft To do. Da har du alltid med deg oppgavelisten i lomma. Der samles alle oppgaver fra Outlook, Teams og prosjektverktøyet Planner.

Dersom du og dine kolleger vil ha bedre dager med en mer realistisk prioritering av hva du kan rekke å gjøre kan dere vurdere den bedriftsinterne workshopen Smart prioritering og planlegging med Outlook, Teams og To Do, eller nettkurset med samme innhold. Det kan du gjennomføre i når du vil i eget tempo.

Er automatisk blokkering av kalendertid til fokusarbeid en god ide?

Er du en av dem som får epost fra MyAnalytics som sier noe om hvordan du har brukt tiden din?
Det kan være nyttig for refleksjon og gjør deg oppmerksom på noe du ikke har tenkt på.
Men MyAnalytics forsøker også å komme med gode forslag til hva du bør gjøre annerledes. Der er jeg ikke alltid enig i forslagene. MyAnalytics vet ingenting om hva du jobber med og hva som er riktig bruk av tiden for deg. Den tar utgangspunkt i en vanlig "kontorarbeider" og gir sine råd utfra dette.

Har du mye møter kan det hende du får forslag om å ha mer tid til å jobbe for deg selv ved å legge til fokustid i kalenderen. Men det kan hende du er leder og det er en dal av jobben din å ha mange møter. Er du det vil du sannsynligvis også ha åpninger i kalenderen der andre kan kontakte deg og kanskje også be om et møte?
Da er det kanskje ikke så lurt å be MyAnalytics om å fylle opp resten av den ledige tiden i kalenderen med Fokustid-avtaler der du vil vises som opptatt i kalenderen. Det kan den faktisk gjøre om du ber den om det.

Likevel mener jeg det er en god ide å planlegge med noe tid for å gjennomføre egne, viktige oppgaver, men da foretrekker jeg å være konkret og planlegge hva jeg skal bruke den avsatte tiden til. Om du ikke har en plan for hva du vil gjøre i din fokustid blir det kanskje ikke til at du gjøre noe spesielt viktig. Den amerikanske science fiction-forfatteren Robert Heinlein sier det slik:

In the absence of clearly defined goals, we become strangely loyal to performing daily acts of trivia.

Så jeg foretrekker å sette av tid til spesifikt arbeid fremfor å blokkere uspesifisert tid i kalenderen. Da oppnår jeg to ting. Jeg har et bevisst forhold til, og en plan for hva jeg skal bruke den til, og tiden jeg setter av blir mer respektert av andre som kan se min kalender. Har du forsøkt å sette av "tid til epost" eller "egentid" i kalenderen? Min erfaring er at andre ikke synes det er en god nok grunn til at de unnlater å booke et møte med deg der. Om du derimot skriver en konkret oppgave du skal jobbe med i kalenderen har andre mer forståelse for dette.

Beskytt tiden du må jobbe uforstyrret. Hold en del tid åpen for å være tilgjengelig

Dersom ikke du tar kontroll over din neste uke er det andre som gjør det. Lager du en plan for din neste uke? Mange har ikke et realistisk bilde av sin arbeidsbelastning og glemmer å legge inn reisetid, tid til møteforberedelser og egne viktige oppgaver. Men ikke tapetser kalenderen med fokustid. Da vil andre aldri finne tid til å samarbeide med deg.

Ser du oppgavene under avtalene i kalenderen? Om du vil vite mer om dette, les Kalenderen din og hodet ditt samarbeider for å lure deg

Dersom du og dine kolleger vil ha bedre dager med en mer realistisk prioritering av hva du kan rekke å gjøre kan dere vurdere den bedriftsinterne workshopen Smart prioritering og planlegging med Outlook, Teams og To Do, eller nettkurset med samme innhold. Det kan du gjennomføre i når du vil i eget tempo.

Effektivitet kan læres - og automatiseres til en vane

Vi er alle forskjellige. Noen er strukturerte av natur, andre tar det mer på følelsen. Begge kan komme i mål og gjøre en god jobb, men den siste typen ender ofte med å måtte gjøre skippertak og gjøre alt i siste liten. Det kan være slitsomt. Dette har ingenting med å være flink å gjøre, men mer litt hvordan vi er av natur. Dessverre er de fleste effektivtetsopplegg laget for den strukturerte delen av befolkningen, mens de som trenger den mest er resten. Men alle kan utvikle effektive vaner.

Er du interessert i ledelse kan du ikke ha unngått å støte på navnet Peter F. Drucker, men om du ikke har kan jeg si er at han er en av de mest anerkjente lederguruene vi har hatt. Han er ikke med oss lenger, men prinsippene hans lever videre og er mer aktuelle noen gang.

I en tid der ledere og kunnskapsarbeidere har stadig høyere fleksibilitet og mulighet til å selv bestemme hvor, når, og hvordan man jobber stilles det også stadig større krav til at man lager sin egen plan og gjennomfører den for å nå sine og virksomhetens mål.

Forespørsler og oppgaver strømmer inn i mange kanaler

I digitale arbeidshverdagen strømmer oppgaver inn i mange kanaler, og vi må prioritere og planlegge dem. I tillegg kommer dine egne oppgaver du selv må synliggjøre og prioritere opp mot hva andre ønsker at du skal gjøre for dem.

Effektivitet kan læres

Drucker sier Kunnskapsarbeidere forventes først og fremst å få de riktige tingene gjort. Han sier også at ingen er født effektive, og at effektivitet kan læres. Det effektive mennesker har felles er det de gjør. Det er et sett med gjøremål som man gjennomgår uansett hva man arbeider med. Det er en ferdighet som kan læres og ved å trene på å gjøre de riktige tingene blir effektivitet en vane.

Det kan tilsynelatende se enkelt ut, men å gjøre det riktige er vanskelig helt til man har automatisert det. Det blir som å lære gangetabellen. Vanskelig når man sliter med å lære den, men når man kan den kommer trenger man ikke lenger å tenke på det. Man bare vet at 7 x 7 er 49. Vi har gjort det til en vane.

Ett av de områdene mange sliter med å bli effektive på er å ta kontroll over egen tid og balansere det som kommer inn av oppgaver på epost og gjennom Teams, med å prioritere og gjennomføre egne aktiviteter som gjør at du når dine mål.

Få oversikt over din arbeidsbelastning, helt automatisk

Du har allerede en verktøykasse i Outlook, Teams og To Do som inneholder det du trenger for å skaffe deg en visuell oversikt over din arbeidsbelastning enten oppgavene kommer inn i Outlook, som en Teams-henvendelse, eller du noterer viktige oppgaver som du må gjennomføre for å nå dine mål. Bruker du denne gjør du det enklere for deg selv å ikke ta på deg mer enn du kan gjennomføre og prioritere det som er viktigst til enhver tid. På denne måten unngår du med å ende opp med en lang rød oppgaveliste som er en konstant dårlig samvittighet.

Illustrasjon viser hvordan du kan se både avtaler og oppgaver på samme skjerm i Outlook

Smart prioritering og Planlegging med Outlook, Teams og To do nettkurs

Ønsker du å få hjelp av teknologien til å bli mer effektiv, prioritere bedre og utvikle dette til en vane? En av Smart endrings mest populære bedriftsworkshoper det siste året er Smart prioritering og planlegging med Outlook, Teams og To do. Nå er denne også tilgjengelig som Smart endring nettkurs du kan ta på egenhånd og i eget tempo.

Kalenderen din og hodet ditt samarbeider for å lure deg

En av de verste følelsene du kan ha er at du har alt for mye å gjøre og at du ikke ser hva du kan gjøre for å komme ut av den situasjonen. Det er spesielt ille når det er noe andre forventer at du skal gjøre.

Men hvorfor er du kommet i en slik situasjon?

Det er lett å si at jeg ikke hadde noe valg. Min leder har gitt meg for mye arbeid. Kollegene er avhengige av meg og om ikke jeg stiller opp får ikke de gjort sitt arbeid. Men er det virkelig slik? Min erfaring er at vi tar på oss arbeid helt frivilling fordi vi har lyst, og fordi vi faktisk tror vi skal kunne få gjort alt. I alle fall når vi sa ja til noen om å gjøre noe for dem.

Tre grunner til at du sier ja

I mitt kurs Smart prioritering og planlegging har jeg stilt følgende spørsmål til tusener av personer: "Om jeg kommer og spør deg om du kan hjelpe meg med en sak neste uke, hva svarer du da?" Hva ville du svart om jeg spurte deg?

Ja nettopp, du ville svart ja! Vi gjør jo det og det er tre grunner til dette.

1. Vi vil gjerne hjelpe andre. Det ligger i vår natur

2. Vi tror vi skal klare det

3. Vi har ikke peiling på hva vår arbeidsbelastning er neste uke

For å løse dette er det viktig at du lærer å  vurdere hvor mye du allerede har å gjøre, og hva du må  prioritere for å nå dine mål innenfor ditt ansvarsområde.

Samle alle oppgaver på ett sted

Det er en ting du må gjøre for å kunne begrense hva du sier ja til. og hva du realistisk kan rekke å gjøre innenfor et visst tidsrom. Det gjelder enten det er en dag, eller en uke. Du er nødt til å gjøre alle oppgaver synlige. Altså de må være skrevet ned på ett sted. Dersom du har oppgavelister på flere steder, og aller verst, bare har oppgavelisten din i hodet, vil du ikke kunne få et realistisk bilde fordi vi i ikke summerer opp alle oppgavene.

Hvordan få en realistisk oversikt over din arbeidsbelastning?

Når jeg ser på en del kalendere blir jeg skremt. Mange er fulle av møter, og det gjelder særlig ledere. Samtidig forteller mange meg at det virkelige arbeidet gjør jeg jo mellom møtene. Så når dagen er full av møter, når skal jeg da gjøre mine arbeidsoppgaver? Ja det blir kvelds og helgearbeid igjen.

VI lar oss lure av kalenderen. Ta en titt på din kalender for neste uke. Ser du dager der med lite møter tenker du at det blir en fin dag. Men da glemmer du at det er da du skal gjøre oppgavene dine, og at du sannsynligvis bare kjenner til en del av de oppgavene i dag. Hver dag kommer det jo nye forespørsler fra andre og nye møteinvitasjoner. Så om du ikke har litt luft i kalenderen blir det kveldsarbeid igjen.

Bruker du PC med Outlook er du heldig

Outlook har en unik mulighet til å gi deg et bilde av ditt planlagte arbeid både på dag, og ukebasis. Når du flagger epost for oppfølging kan du velge fordele epostoppgavene utover i tid. Du kan også skrive egne oppgaver inn i Outlook. Det geniale er at du kan gjøre alt synlig i kalenderen slik at du ser summen av avtaler og oppgaver. Du forstår jo at når du har heldagsmøte på mandag og 5 oppgaver du har planlagt å gjøre samme dag så går ikke det helt opp (se bildet). Velger du arbeidsukevisning kan du flytte oppgaver fra slike dager til dager med færre møter basert på din prioritering. Du bare drar dem over til en annen dag. Dersom du samtidig passer på å ha litt luft i kalenderne til møter og oppgaver du ikke vet om ennå kan du få en mye bedre uke og kanskje slippe å arbeide i helgen for å komme ajour.

Outlook hjelper deg å holde oversikt over din totale arbeidsbelastning

Så neste gang noen spør deg om å hjelpe dem neste uke kan du svare "La meg sjekke planen min først. Vet du, neste uke er veldig full. Hva med uka etter?"

Dersom du og dine kolleger vil ha bedre dager med en mer realistisk prioritering av hva du kan rekke å gjøre kan dere vurdere den bedriftsinterne workshopen Smart prioritering og planlegging med Outlook, Teams og To Do.

Opprett møter i Outlook med pausegaranti

Allerede for 15 år siden innså ledelsen i Microsoft Norge problemet med møter som gikk butt i butt gjennom dagen uten pauser mellom. Ingen tid til å forberede neste møte, ingen tid til å gå fra ett møterom til et annet, eller til å komme seg ut av ett nettmøte og inn i et neste. Toalettbesøk og kø ved kaffemaskinen spiste ofte opp de første 10 minuttene av neste møte. Hjemmekontor-tiden vi er inne i nå der mange opplever at det blir stadig flere nettmøter gjør dette til et enda mer aktuelt problem.

Les også: Ha færre møter og arbeid mer effektivt og fleksibelt på hjemmekontoret

Det er Outlooks skyld

Når du inviterer til et møte vil Outlook typisk gi deg en halv time, eller en time automatisk. Det er egentlig ingen logisk grunn til at møtet må vare i 30 minutter eller en time, og det har som nevnt mange ulemper.

I Microsoft ledelsen gjorde vi en iherdig innsats for å endre dette slik at møtene varte 25 eller 50 minutter. Vi endret til og med på klokkene i møterommene slik at de siste 10 minuttene ble blokkert. Likevel rant dette initiativet ut i sanden. Det ble for vanskelig å huske i en hektisk hverdag å endre møtetiden hver gang.

Møter med pausegaranti

For to år siden ble det mulig å endre innstillingene i Outlook slik at invitasjonene automatisk lager kortere møter. Det har dessverre få fått med seg, men stadig flere blir oppmerksom på det. I Telenor har de innført «pausegaranti» der ingen møter skal vare mer enn 50 minutter. Ved å endre innstilling i Outlook slik at dette skjer automatisk er dette nå mer realistisk å gjennomføre. I Norges Røde Kors har IT endret innstillingene for alle, slik at hver enkelt ikke trenger å gjøre dette selv. Det er smart. Sammen med informasjon om dette til alle, vil ansatte få en bedre hverdag med litt mer rom i kalenderen mellom møtene.

Slik gjør du det

Sannsynligvis må du gjøre dette selv. Velg Fil, Alternativer og kalender. Der finner du muligheten til å gjøre møtene kortere. Likevel har det liten effekt om bare du gjør det, så promoter ideen til dine kolleger så vil det spre seg.

Du må også regne med å informere møtedeltakerne når møtet starter. Selv om møtet er 50 minutter i kalenderen deres er hodene deres gjerne innstilt på en time. Det tar det litt tid å omstille.

Selvledelse kan ikke foregå i et vakuum i 2021

Fortsatt bruk av hjemmekontor i stor utstrekning vil sette større krav til at ledere og team må planlegge og koordinere arbeidet for å oppnå felles mål.

I 2020 har vi ofte tenkt at vi bare skal holde skuta flytende, og strategi- og teamutvikling er satt på vent. Nå ser vi at vi må planlegge med en fortsettelse med større fleksibilitet i hvor og når man arbeider. Da må de kortsiktige tiltakene, slik som hyppige koordineringsmøter, erstattes av en mer langsiktig gjennomtenkt plan for hvordan vi arbeider og samarbeider i den nye normalen.

Se også 3 trender som vil prege arbeid og samarbeid i 2021

For å lykkes på hjemmekontoret må du lage din egen plan og gjøre daglige prioriteringer

De fleste er enige om at arbeid på hjemmekontoret krever at man i stor grad må legge sin egen plan og gjøre daglige prioriteringer uten å være avhengig av å kontakte sin leder. Da må leder og team ha så klare mål og planer at hver medarbeider kan gjøre de riktige prioriteringene og arbeide med de viktigste leveransene hver dag.

Illustrasjon FRA WORKSHOPEN SMART MÅLOPPNÅELSE I EN DIGITAL TID

I tillegg må vi ha løsninger som gir alle innsyn i status på arbeidet uten at vi må følge opp og koordinere gjennom møter og masing på epost og i Teams hele tiden.

Gjennom mange år som leder i Microsoft har jeg arbeidet sammen med mine team med å få til dette og har utviklet en 4-punkts plan jeg kaller "fra mål til handling". Der arbeider lederen sammen med sitt team for å utvikle en felles plan for teamet som så blir til individuelle planer hver enkelt kan gjennomføre relativt selvstendig.

På den måten blir mål og plan forankret hos alle og det trengs minimal oppfølging og koordinering i det daglige.

Høy fleksibilitet og selv-ledelse krever planlegging og struktur

Gjennom bruk av digitale samhandlingsverktøy på teamnivå og individuelt nivå trengs få møter for koordinering og status. Det frigjør tid til å ha en mer personlig agenda i 1:1 mellom leder og medarbeidere og til mer sosial vinkling på team-møter.

Illustrasjon fra workshopen Smart ledelse i post-korona arbeidshverdagen

Planen revideres vanligvis en gang i kvartalet med månedlige sjekkpunkter der man deler resultater, beste praksis og der hver enkelt kan få innspill til justeringer. Det kan selvfølgelig være krevende å innføre et slikt opplegg, men gevinsten kan også være høy både på kort og lang sikt. Alle oppnår større fleksibilitet og jobbautonomi i det daglige uten at ledere og prosjektledere føler å miste oversikt og kontroll.

Ta gjerne kontakt med meg, Bjørn O. Hopland på 90173524 eller bjorn@smartendring.no for en uforpliktende prat om dette. Du kan også se på innholdet i workshopene under, og som kan kick-starte dere i en slik prosess.

For ledere: Smart teamledelse i den hybride arbeidshverdagen

For team: Smart måloppnåelse i en digital tid

For alle: Smart prioritering og planlegging med Outlook, Teams og To Do

Julespesial - Hvordan feire jul med tom oppgaveliste

Mange opplever den siste tiden før jul som veldig stressende. VI vil så gjerne få unna oppgavene våre før jul, men hver dag kommer det nye. På et tidspunkt må vi si  "Nei nei, dette kan jeg ikke se på nå. Kom tilbake etter jul". Men mange synes det vanskelig å si nei, og oppgavelisten bare vokser. Etter hvert gir vi opp og tar jul med masse ubehandlede oppgaver som vi ikke vet når vi skal få gjort . Da er det ikke så lett å koble av.

Gjør heller dette:

1 - Helst 2 uker før ferien

1. Gå igjennom planlagte prosjekter, aktiviteter, løse lapper, epost og oppgaver du har lovet andre å gjøre

2. Bestem hva du realistisk kan gjennomføre før jul, og distribuer dem på de dagene du har igjen før ferien.

3. Flytt resten til etter nyttår. Gi beskjed til andre om det påvirker deres arbeid.

Det er vanskelig å få en oversikt over dette i en lang liste av oppgaver og det er lett å legge en urealistisk plan. VI er ikke gode til å omdanne lange oppgavelister til noe som gir oss et bilde i hodet over fremtidig arbeidsbelastning. Det er derimot Outlook. Der har du muligheten til å få en visuell oversikt over både kalenderavtaler og oppgaver i det samme bildet. (Se illustrasjon). Når vi ser at vi har en dag med mye møter er det ikke lurt å planlegge mange oppgaver på samme dag.

2 - Fram til ferien

1. For alle nye oppgaver, vurder om de kan vente til etter nyttår

2. Dersom de må gjøres før, vurder å flytte andre oppgaver til etter nyttår

3. Ved å fordele oppgaver utover i tid i dagene og ukene som kommer deler du opp listen i små biter. Det blir som dem klassiske "Hvordan kan du spise en hel elefant? En bit av gangen". Ved å ta en bit av oppgavelisten din hver dag vil også kunne gjøre det den siste dagen før du tar juleferie og ta jul med god samvittighet og mindre jobbstress.

 Hva gjør du med de oppgavene som eventuelt måtte gjenstå? Flytt dem til første uken i januar. Ikke la dem bli hengende og flytte seg fra dag til dag gjennom hele julen. Er det vanskelig å prioritere? Les Arbeider du med det som er viktigst, eller det du liker best?

Jeg opererer med tre tidsrom når jeg planlegger oppgaver. Det jeg må gjøre i dag, som er å tømme dagens oppgaveliste. De neste 1-2 ukene der jeg vil tidfeste oppgavene til en bestemt dag. De som er “over horisonten” detaljplanlegger jeg ikke ennå, men legger inn på starten av en uke jeg tror kan passe..

3 - Ta ferie med god samvittighet

Trenger dere litt starthjelp til å ta kontroll over oppgavelister, epost og meldinger i Teams?  Sjekk ut den bedriftsinterne workshopen Smart prioritering og planlegging med Outlook, Teams og To-Do. Dere kan være inntil 20 deltakere og den kan gjennomføres i nettmøte.

Arbeider du med det som er viktigst, eller det du liker best?

Prioriterer de viktigste arbeidsoppgavene for å nå målet

Det kan gi en god følelse å stryke ut oppgaver fra oppgavelisten, men det kan også gi en falsk følelse av at du har jobbet med viktige ting. For å sikre at du jobber med det som er viktigst er min erfaring at du ofte må gjøre ubehagelige prioriteringer. Det betyr å bestemme seg for ikke å gjøre ting du virkelig ønsker å gjøre for å gjøre noe som er viktigere.

Det beste kan være det godes fiende

For å gjøre det er det en fordel å samle alt i en liste. I alle fall det du må bruke litt tid på å tenke gjennom og som krever arbeidstid for å gjennomføre. I tillegg kan det godt hende at du har korte oppfølgingslister for oppgaver som er "no brainere", men som du ikke kan følge opp akkurat der og da.

Vi må ikke gå så langt at vi blir en slave av systemet. Her er det jeg praktiserer for Outlook og Teams som er de to vanligste kanalene der vi får forespørsler fra andre.

Dersom jeg får en epost og jeg ikke kan behandle den der og da spør jeg meg selv, hvor mye haster den og hvor viktig er det? Dersom jeg vet jeg kommer til å behandle den i dag lar jeg den ligge i Innboksen og behandler den senere på dagen. Vet jeg at jeg må gjøre den senere flagger jeg den for oppfølging i morgen, neste uke, eller på en bestemt dato.
Jeg har min oppgaveliste i Outlook når jeg jobber på PC og To-Do når jeg er på mobilen. Der skriver jeg inn oppgaver og der følger jeg opp epostoppgaver i en oppgaveliste. Det gjør det enklest for meg å prioritere i hverdagen.

Tilsvarende, når jeg får en henvendelse i Teams lagrer jeg den i min oppfølgingsliste i Teams om det er noe jeg kommer til å behandle i dag. Er det senere overfører jeg oppfølgingsoppgaven til min oppgaveliste i Outlook/To-do med en bestemt oppfølgingsdato.

Les også Outlooks nye rolle i en verden av Teams - og om ditt nye oppgaveunivers

Gjør dine egne oppgaver synlige

Mange kommer på jobben med gode forsetter om alt de skal gjøre, og går hjem med en følelse av at man stort sett har arbeidet med oppgaver for andre. Dine egne oppgaver kom du aldri til. Den viktigste vaksinen for å stå imot presset fra andre er å gjøre dine oppgaver like synlige som de som kommer inn på epost og i Teams. Først når dine egne oppgaver er skrevet ned i den samme listen som oppgaver fra andre kan du finne en bedre balanse mellom det du gjør for andre og det du gjør for deg selv.

Hvordan vet du at du arbeider med de viktigste oppgavene?

Jeg er en stor tilhenger av Stephen Coveys Seven Habits of Highly Effective People. Arbeid med dette konseptet var en viktig del av min lederutvikling i Microsoft og har fulgt meg siden. Han sa

"You have to decide what your highest priorities are, and must have the courage – pleasantly, smilingly, nonapologetically – to say no to other things. And the way you do it is by having a bigger “yes” burning inside."

For noe av det vanskeligste er å si nei. Både til oppgaver andre ber deg om å gjøre, og til deg selv når du får lyst til å gjøre en oppgave som kanskje ikke er viktig, men som du har lyst til å gjøre.

Jeg har skrevet mer om dette temaet i Er du alltid busy på jobben? Full kalender og likevel føler du ikke at du får gjort alt du vil?

Vil du lære mer om hvordan du kan prioritere bedre i praksis, og få en bedre balanse mellom det du gjør for deg selv og det du gjør for andre, samtidig som du får stålkontroll på innboks frister og oppgaver? Få med deg dine kolleger på workshopen Smart prioritering og planlegging med Outlook, Teams og To-do.

Outlooks nye rolle i en verden av Teams - og om ditt nye oppgaveunivers

I den digitale arbeidshverdagen strømmer oppgaver inn i mange kanaler, og vi må prioritere og planlegge dem. I tillegg kommer dine egne oppgaver du selv må synliggjøre og prioritere opp mot hva andre ønsker at du skal gjøre for dem.

Tidligere var den mest vanlige måten å spørre noen om å gjøre noe å sende dem en epost. Ved stadig mer bruk av Teams flyttes dette i større grad over til Teams. Nå kommer forespørsler og oppgaver inn i Teams, Outlook, fra møter og fra prosjektsystemer. Hvordan henger dette sammen?

Verden blir stadig mer kompleks og vi kan ikke løse alle oppgaver og besvare alle forespørsler samme dag, men må legge en plan basert på prioritet og frister. Kan vi organisere og følge opp oppgaver fra alle kilder i en oppgaveliste?

Vi mottar flere forespørsler i digitale kanaler.

Når vi arbeider i en nye normalen der vi ikke ser hverandre på kontoret vil vi i mindre grad ha muntlige forespørsler i gangen av type "kan du se på prosjektbudsjettet". Dette vil komme gjennom en av våre digitale kommunikasjonskanaler.  Så må vi vurdere og prioritere dette og få dette inn i vår plan. Ved å bruke den digitale verktøykassen kan vi avlaste hodet og få stålkontroll på frister og arbeidsoppgaver. Men hva blir Outlooks rolle når vi flytter internforespørsler over til Teams samtaler og chat?

Outlooks rolle skifter ved innføring av Teams.

For kort tid siden kunne vi løse det meste av vår planlegging og prioritering i Outlook siden forespørsler kom på epost som kan flagges og behandles som oppgaver, og ved at vi skriver egne oppgaver inn i Outlook oppgavelisten. Nå kommer forespørsler mer og mer i Teams. Hvordan behandler vi de oppgavene? I tillegg kommer oppfølgingsoppgaver fra møter og prosjekter.

Outlooks unike styrke er muligheten til å gi oss en totaloversikt over avtaler og oppgaver og dermed få en oversikt over den totale arbeidsbelastningen. Da kan vi planlegge mer realistisk og ikke ta på oss oppgaver vi ikke har mulighet til å gjennomføre. I alle fall ikke innenfor normal arbeidstid. Kan vi få den samme muligheten med Teams-oppgavene? I så fall blir Outlooks primære rolle å være ditt personlige prioriterings og planleggingssystem. Epost delen vil derimot få en stadig mindre rolle i Outlook

OUtlook kalendervisning der du kan se både avtale og oppgaver (Krever Windows app)

Kan vi få oppgaver fra alle kilder inn i en liste?

Teams oppgaveliste samler oppgaver fra Teams, To-Do, PLanner og Outlook

Ja, i Microsofts oppgaveunivers kan vi få alle oppgaver inn i en liste, men det er ikke sikkert det alltid er det lureste. Det kan koste mer enn det smaker fordi du må ta noen manuelle grep for å komme dit. For noen vil det passe godt, for andre kan det være like greit å ha epostoppgavene i Outlook, og Teams-oppgavene i Teams.

Men om du ønsker det kan du opprette en oppgave i Teams og den vil automatisk vises i Outlook oppgavelisten. Du kan flagge en epost for oppfølging i Outlook og følge den opp på telefonen i To-Do appen. Du kan sågar opprette en oppgave i OneNote og i Planner og se den i din oppgaveliste enten du foretrekker å se den i Teams, To-Do eller i Outlook.

I MIcrosofts oppgaveunivers vil en oppgavce opprettet i et verktøy også flyte over i andre

Hver enkelt må gjøre sine valg om hva som er hensiktsmessig for dem utfra hva man jobber med, og hvordan man foretrekker å behandle oppgaver.

Vil du og dine kolleger skaffe dere en oversikt over alle mulighetene og gi deg muligheten til å velge hvordan ditt oppgaveunivers skal se ut kan dere vurdere 2-timers workshopen Smart prioritering og planlegging med Outlook, Teams og To-Do. Da vil dere lære å bruke den digitale verktøykassen for å avlaste hodet og få stålkontroll på frister og arbeidsoppgaver. Du kan prioritere smartere og planlegge oppgaver utfra prioritet og tidsfrister. På den måten får du raskt en bedre arbeidssituasjon der du oppnår bedre resultater med mindre stress.

En fredag i mai 2021 - Den nye arbeidsdagen

Bjørn O. Hopland - Smart endring AS

Nå er det ett år siden vi startet å bruke Teams for alvor. Det har ikke vært lett å få alle med. Noen synes det var vanskelig å venne seg av med å sende intern epost, men etter hvert etternølerne med.

Last ned e-boken (9 sider) En fredag i mai 2021 - Den nye arbeidsdagen

Nå har vi nesten ikke intern epost. Den er erstattet av samtaler i kanaler for arbeidsprosesser og prosjekter, og av chat for all annen kommunikasjon.

Vi har fått en del nye ansatte i løpet av dette året og de har kommet fort inn i arbeidet fordi all tidligere kommunikasjon og informasjon er tilgjengelig for dem i Teams.

Før var det verre fordi viktig informasjon vanligvis var sendt på epost og den nye startet med tom postboks. Vi ser også at vi opplever færre misforståelser og kan arbeide mer effektivt fordi vi deler arbeidsdokumenter i Teams der det kun finnes en versjon av dokumentet alle jobber på. Ingen sender kopier av dokumenter på epost lenger.

Det er også mye raskere å få oppdatert statusrapporter, prosjektregnskap og andre dokumenter der flere skal oppdatere sine data før et statusmøte eller en frist. Før opplevde vi ofte når vi forsøkte å åpne dokumentet at det var låst av en annen bruker, og så måtte vi prøve igjen senere. Veldig frustrerende. Nå kan alle oppdatere dokumenter på en gang. Ikke dumt å gjøre slike tilbakeblikk av og til. Da oppdager man at det faktisk har skjedd ganske mye det siste året.

Last ned e-bok (9 sider) om en fredag i mai 2021 - Den nye arbeidsdagen

Der kan du lese om møter før og nå, hvordan eposten behandles automatisk og om Teams der du finner din nye innboks. I en tid der noen arbeider hjemme og noen på kontoret tar vi en virtuell kaffepause. Vi samarbeider sømløst uavhengig av sted og med færre møter fordi vi løser ting kontinuerlig med samtaler i Teams. Den nye arbeidsdagen krever at du tar mer ansvar for å planlegge og prioritere. Ta kontroll over din neste uke med visuell planlegging der du får en totaloversikt over både avtaler og oppgaver.

Last ned e-boken (9 sider) En fredag i mai 2021 - Den nye arbeidsdagen

Se 5 av fordelene du får når du bytter ut Outlook med Teams

Du kan lede en hest til vannet, men du kan ikke tvinge den til å drikke. Gammelt jungelord 😉

Det er ikke lett å bytte til Teams for en som har brukt Outlook til arbeid og samarbeid,  kalender og deling av dokumenter i årevis. Vi er vanedyr og vaner er ikke enkle å endre. For å gjøre daglige oppgaver i Teams istedenfor i Outlook må vi over en terskel, og det krever mer av oss i en periode fordi vi må tenke på hvordan vi skal gjøre det hele tiden. Med tiden går dette på automatikk og da koster det oss ikke noe lenger.

Hvordan holder vi motivasjonen oppe i overgangen til Teams?

Kanskje vi må minne oss selv om årsaken til at det er verd det. Spesielt når det gjelder å slutte å sende epost internt, men kun bruke Teams.

5 gode grunner til at det er verd å bytte fra Outlook til Teams

1. Du må selv sortere all informasjon som kommer i din Outlook Innboks. I Teams er informasjon er allerede sortert i kanaler utfra arbeidsprosess og prosjekter.

2. Du må prioritere eposten for å skille viktig fra uviktig og det som haster fra det som ikke haster. I Teams følger du med på dine viktige kanaler og ignorerer resten.

3. Alt du sender på epost havner i noens personlige postboks. I Teams bruker du @omtaler gir deg mulighet til å  varsle bare de som må følge opp noe samtidig som andre blir informert.

4. Du får epostvarslinger på alt eller ingenting i Outlook. I Teams får du bare varsler på viktige meldinger for deg.

5. Viktig informasjon du sender på epost blir ikke tilgjengelig for de som starter i ny jobb, eller i prosjektet neste uke. I Teams er all informasjon du deler også tilgjengelig for nye i organisasjonen eller prosjektet.

Om vi minner oss selv og andre på dette blir det kanskje enklere å holde motivasjonen oppe til vi har nye arbeidsvaner i fingrene. Det som også hjelper veldig er når alle andre rundt deg også gjør en innsats for å flytte til Teams. Etter hvert som flere og flere gjør dette fører det til en ny arbeidskultur. Da sitter det i veggene og nye som kommer inn i organisasjonen vil fort kopiere den riktige måte å gjøre ting på.

Det gjelder å bygge kritisk masse - fort!

Jo flere som går over til nye arbeidsmetoder, jo fortere vil den nye arbeidskulturen sette seg. Ofte kan det være vanskelig å gjennomføre god opplæring for alle fort.

Noen trenger grundig opplæring, slik som de som arrangere og leder mange møter. Eller de eier Team og kanaler og er ansvarlig for struktur og arbeidsform i en arbeidsprosess eller prosjekt. Det behovet dekkes i Smart endrings 2-3 timers workshops.

De fleste er bare deltakere i møter, og de jobber innenfor en fastlagt Teams-struktur. For dem har Smart endring to nye 1-times nettworkshops.

• Smartere møter med Teams og

• Bruk Teams smartere

Alle deltar fra egen PC og vi gjennomfører reelt Teams-samarbeid og gjennomfører Teams-møter basert på virksomhetens eget Teams-oppsett. Dette er ikke et webinar der deltakerne lytter passivt, men 1-times nettworkshops med inntil 20 deltakere.

Prisen er noen hundrelapper pr. ansatt og 20, 50, eller 100 ansatte kan få opplæring på bare en dag! Da bygger vi kritisk masse fort. Kontakt meg på bjorn@smartendring.no eller ring meg på 90 17 35 24 for et godt tilbud.