Hvordan skrive epost med militær presisjon og vinne Innboks-slaget

 Kvinne ved skrivebord som jobber på PC

Hvor mange leser all epost de får? Når jeg kikker over skulderen til deltakerne på mitt Smart bruk av Outlook kurs er det åpenbart at mange ser på Innboksen som en nyhetsstrøm i Facebook. Det renner inn så mye at det er fort gjort å overse en epost du har sendt til noen og som du mener de burde prioritere å behandle.

For å gjøre det lettere for mottakeren å gjøre de riktige valgene i Innboksen innfører en del organisasjoner en epostpolitikk som sier at du skal skrive bestemte ord i tittelen for å indikere prioritet, slik som TIL INFO:, ACTION:, TIL GODKJENNING:. Selv om dette er godt ment har jeg ikke sett noen steder der dette fungerer i praksis. Kanskje i militæret?

I en artikkel i HBR skriver Kabir Sehgal om sine erfaringer med epost i det amerikanske forsvaret og hvor kritisk det kan være om en viktig epost ikke blir behandlet. Konsekvensene for oss er kanskje ikke liv og død, men kan være misforståelser som fører til merarbeid, dårlige beslutninger og tapte penger.

Her er hans gode råd til deg om hva som fører til at akkurat din epost blir prioritert:

1. Vær tydelig med hva som er formålet med e-posten

Det ville være flott om vi kunne innføre et militært kodeverk, med stikkord som beskrevet over, men dessverre er få så disiplinerte, så det det blir opp til deg å gjøre noe som kan virke. Da er det tittel og avsender som har størst effekt på mottakeren.

Hvis tittelen på E-posten din er intetsigende, eller føles irrelevant for mottakeren kan du risikere at den drukner i en lang liste av meldinger. Her er noen eksempler på hva du kan få til med få ord og som vil øke sannsynligheten for at din E-post blir lest:

  • Trenger dine innspill til forretningsplan i dag
  • Kontroller kostnadsrapporten før 12 fredag.
  • Frist 1. okt. for sammenstilling av workshopresultat.
  • Nå har du mulighet til å påvirke budsjettet ditt

2. Start med en oppsummering

Hvis det første du ser i E-posten er en veldig lang innledning eller beskrivelse av en situasjon vil du mest sannsynlig tenke: "Dette har jeg ikke tid til å se på nå. Kanskje senere" Tenk også på at et langt avsnitt blir mange sider om du leser E-posten på mobilen. Om mulig, ta med all nødvendig informasjon for at mottakeren skal kunne svare deg. Unngå å bruke lenker til informasjon mottakeren trenger for å svare, eller ta en beslutning dersom det er mulig. Materiale som bare er tilgjengelig via lenker kan ikke leses om du ikke er på nett, og ofte ikke dersom du er på nett utenfor bedriften. Det beste er å ta med en kort oppsummering av viktig informasjon, og bruke lenker til mer utfyllende bakgrunnsmateriale.

3. Spar på ordene

En lang epost tar lengre tid å skrive og lese enn en kort epost. Tid er kostbar og mindre tidsbruk på å skrive og lese epost kan brukes til andre viktige oppgaver. Om mulig, hold eposten så kort at den kan leses på en skjerm. Det vil motivere til å lese hele eposten der og da fremfor å utsette den.
Bruk aktivt språk. Det er lettere å skrive, lettere å oppfatte, og gir færre ord.