Bruk Planner og spander 100kr i måneden på prosjektlederen

Alle som bruker Teams har også Planner-utvidelsen, men det kan hende noen vil være tjent med en oppgradering til Planner Premium.

Interne prosjekter starter ofte ganske enkelt. En idé, et behov, et tiltak – og så går det et par uker før du merker symptomet: “Hvor ble det av dokumentet?”, “Hvem skulle egentlig gjøre den oppgaven?”, og “Kan vi ta en kjapp status i morgen?”. Utfordringen for mange internprosjekter er at arbeidet blir spredt mellom e‑post, ulike dokumentområder og små avklaringer som ikke blir gjort og fører til misforståelser.

Det er nettopp her kombinasjonen Teams og Planner er så nyttig: Du får et felles prosjektrom der kommunikasjon, dokumenter og plan faktisk henger sammen. E‑post blir til Teams-samtaler i en kanal, og dokumentene samles samme sted. Prosjektplanen blir en fane i kanalen.

Når trenger du et planleggingsverktøy?

Planner kan brukes både i store prosjekter og daglige aktiviteter

Du trenger et planleggingsverktøy når dere er flere som må gjennomføre et sett med aktiviteter for å nå et resultat over tid, og dere må kunne se hvor dere står underveis for å være trygge på å komme i mål. Det gjelder nesten alle aktiviteter over litt tid: innføring av nye rutiner, forbedringsarbeid, arrangementer, kampanjer, eller “vi må bare få dette til før jul”.

Hva kan skje når dere bruker Planner i Teams?

Oppgavefordeling og oppfølging flyttes fra møter, e‑post og chatter til en felles Teams-kanal med Planner. Du vil merke effekten. Det blir færre og kortere møter, færre “purringer” på status fordi status er synlig for alle, og bedre oversikt for leder eller koordinator uten epostmas. Og ikke minst: du får oppgavene dine samlet på ett sted i egen visning i Planner og i To do.

Enkelt er bedre enn avansert

Du trenger et lavterskel planleggings og oppfølgingsverktøy for å få med alle. Ikke alle trenger et avansert prosjektleder-verktøy.

For de fleste som deltar i interne prosjekter er behovet enkelt: De må se hva de skal gjøre, få en frist, kunne bryte ned en leveranse eller aktivitet i praktiske deloppgaver, og oppdatere status underveis. Den grunnleggende Planner-opplevelsen er laget nettopp for dette.

Så hvorfor kan en prosjektleder med fordel ha Planner Premium?

Når et internt prosjekt blir litt mer komplekst, og vi finner ut at vi trenger en prosjektleder, er det som regel tre ting prosjektleder savner i grunnleggende Planner: tidslinje, avhengigheter og et bedre helhetsbilde. Det er dette vi kan løse med Planner Premium.

Den mest synlige forskjellen er tidslinjevisningen (Gantt-diagram). Det gir bedre visuell oversikt over hva som starter når, varighet, og hvordan ting overlapper. Enda viktigere er at Planner Premium støtter avhengigheter, altså at en oppgave ikke kan starte før en annen er avsluttet. I Premium kan du også se kritisk linje i tidslinjen, altså kjeden av oppgaver med av avhengigheter som kan påvirke når prosjektet blir ferdig.

Med Premium kan du sette mål og koble aktiviteter og leveranser til disse. Da blir det tydeligere for alle hvorfor vi gjør de ulike prosjektoppgavene. Det kan være motiverende for hver enkelt, og gjør oss tryggere på at vi bidra til å nå virksomhetens mål.

Men hva med Premium lisens – blir ikke dette dyrt?

Det som er fint er at du vanligvis ikke trenger Premium til alle. Flere muligheter gir også mer kompleksitet. Med Premium kan du gi prosjektledere og andre som trenger det disse mulighetene. La resten jobbe enkelt i den samme planen, og bruke grunnleggende Planner de allerede har.

Et lite Smart endring tips til slutt

Er du involvert i et internprosjekt, eller i en gruppe der du, sammen med andre, skal levere på noe sammen? Sett av tid til å teste dette. Lag en kanal for samarbeid om aktiviteter Teams, legg til Planner som fane, Hold nivået på leveranser og aktiviteter. Når leveransene er tydelige, kan hver enkelt bryte ned sine leveranser i oppgaver.

Trenger dere litt hjelp til å komme i gang? Sjekk ut workshopen Smarte prosjekter med Planner og Teams. Den kan tilpasses både grunnleggende Planner og Planner Premium.