3 feller mange går i når de tar i bruk Microsoft Teams

Bildet viser musefelle med ostebit

Jeg har vært i kontakt med og gjort opplæring i Teams i mange virksomheter de siste halvannet årene. Mange har kastet seg over Teams fordi det ser besnærende enkelt ut, men en god del har gitt opp etter en stund. De synes det blir uoversiktlig. Mye av informasjonen er irrelevant, og så blir det noe som kommer på toppen av eposten. Det tar for mye tid og gevinsten er uklar.

Kjenner du deg igjen? Du er ikke alene.

Men det må ikke være slik. Med noen enkle grep kan Teams bli et veldig bra samarbeidsverktøy for grupper. Det kan brukes for å samarbeide innen avdelinger, prosjekter, fokusgrupper, faggrupper, ja alle som trenger å gjøre noe sammen på jobben. Teams kan være en veldig god erstatning for intern epost. Problemet med epost er at all kommunikasjon ligger i personlige postbokser. En ny medarbeider i en gruppe starter på bar bakke fordi denne ikke har tilgang til historikk. Fordelen med å kommunisere i Teams er at historikken blir lagret, er søkbar og kan danne en kunnskapsbase for nye medarbeidere i gruppen.

De tre fellene mange går i og som dere må unngå 

Felle nummer 1. Dere tar ikke i bruk kanaler. 

All kommunikasjon fra faglige diskusjoner, daglig kommunikasjon og bursdagshilsener går i Generelt-kanalen. Da blir det like uoversiktlig som innboksen i Outlook der all eposten kommer inn usortert.

I Teams kan kommunikasjon om ulike tema foregå i kanaler og blir derfor sortert  før den kommer til deg. Du velger hva som er relevant for deg, ikke avsender. Da blir det enklere å holde seg oppdatert og bruke tiden på relevant kommunikasjon.

Prosjekt, arbeidsprosesser og aktivitetssamarbeid gjøres i kanaler

Skjermbolde viser eksempel på Teams og kanaler

Mindre prosjekter og aktiviteter opprettes i eksisterende Team

  • Kundeprosjekt i kundeteamet

  • Markedsprosjekt i markedsteamet

  • Operasjonelt- og forbedringsarbeid i avdelingsteamet

Merk at kundeteam og markedsteam ikke er avdelinger fordi arbeidsprosesser gjerne involverer deltakere på tvers av flere avdelinger.

For større prosjekter opprettes egne Team

  • Prosjekt med flere delprosjekt

  • Større arrangement med flere underdeler

 Eksempelet her er Pegasusprosjektet

Felle nummer 2. Dere bruker Teams gruppesamtaler som Skype- eller Facebook chat.

Vi bare skriver i vei og det er vanskelig å vite for andre om dette innlegget er viktig og relevant. I en hektisk hverdag kan jeg ikke lese alt som kommer mot meg, men må velge ut hva jeg leser etter hvor viktig og relevant det er for meg.

Teams-samtaler kan potensielt erstatte det meste av intern epost, men da må vi også skape en struktur for innleggene. Du ville vel aldri skrive en epost uten en overskrift? Det er jo den som forteller mottakeren hva det gjelder og som danner grunnlag for om jeg skal prioritere denne eposten. Du ville vel også alltid ha minst en på til: linjen? De du forventer skal gjøre noe, og respondere på eposten.

Du kan gjøre dette i Teams også. Legg til et emne for innlegget og adresser innlegget til de som forventes å gjøre noe med @navn. Andre som ikke er nevnt spesielt tilsvarer de som er på Kopi: linjen i en epost.

Skjermbildet viser strukturers samtale i Teams med overskrift

Nå er det enklere å vurdere hva som er viktig, hva som haster og hva som kan vente. Det blir også tydelig hvem som har oppgaver og hvem som kan se dette bare som informasjon.

3. Dere kopierer virksomhetens siloer på i Teams.

Skjermbilde viser søk i Teams samtaler og dokumenter

Det første mange gjør er å lage avdelings-team. Der foregår samtaler innen avdelingen og der ligger avdelingens dokumenter under Filer. Bare avdelingen har innsyn i dette. Så kopierer man den gamle mappestrukturen i mange nivåer som ingen egentlig husker hvordan ble opprettet, som er tidkrevende å bruke og som alle sliter med å navigere i.

 Det kan godt hende vi trenger et avdelings-Team, men styrken i Teams er å kunne opprette kommunikasjon og deling av dokumenter, planer, notater mm. basert på arbeidsprosesser på tvers av organisasjonen. Du kan til og med samarbeide med partnere, konsulenter og andre i Teams.

Du trenger ikke lenger bla i filstrukturer for å lete etter dokumenter. Du finner både dokumenter og samtaler på tvers av alle Team med søk. Det betyr at selv om dokumenter er spredt på de Team og kanalene der de er en del av arbeidsprosessene kan du finne dem igjen uten å bla deg til Teamet -> kanalen -> Filer for å finne det.

Å ta i bruk Teams er en gruppeoppgave, ikke en virksomhetsoppgave.

Å ta i bruk Teams er annerledes enn å ta i bruk SharePoint for felles arkiv, Intranett, og andre løsninger som skal fungere på tvers av virksomheten. I de tilfellene har man gjerne et prosjekt som støtter innføring, lager felles struktur og utarbeider retningslinjer for bruken.

Når en gruppe tar i bruk Teams for å samarbeide må de i hvert tilfelle bli enige om hva som er hensiktsmessig struktur for dem. Hvordan de skal samarbeide i Teamet er en avtale de må gjøre seg imellom og vil være ulikt for hver gruppe. Derfor må deltakerne i gruppen selv ha kompetanse til å forstå hvordan de bygger sin Teams-struktur og hvordan de kan bruke Teams effektivt i sitt arbeide.

Få en flying start på Teams-arbeidet

Trenger dere å styrke deres kompetanse i oppsett og bruk av Teams kan dere få litt starthjelp gjennom lynkurset Smart samarbeid med Teams. Er dere en gruppe, eller et prosjektteam som skal i gang med Teams får dere gjennom dette en flying start med å opprette deres eget Team, kanaler og etablere arbeidsform slik at dere er klare til å samarbeide effektivt umiddelbart.

Er du koordinator, leder, eller interessent og ønsker å skaffe deg denne kompetansen selv har vi et helt nytt nettkurs som bygger på de samme prinsippene. Dette kan kanskje hjelpe deg?

I mai og juni 2019 har vi et introduksjonstilbud der du kan ta nettkurset i Smart arbeid med Teams med 50% rabatt.

For å lese mer om nettkurset, gå til https://nettkurs.smartendring.no og velg Smart arbeid med Teams. Ønsker du å bestille, skriv inn kupongkode TEAMS06 for å få 50% rabatt.

 





Å veksle mellom ulike prosjekter, fokusgrupper og daglig jobb er som å sjonglere med egg

BIlde viser stilisert kvinneansikt utsatt for stress og mange oppgaver

Andelen arbeid som gjennomføres som prosjekter øker stadig og mange er med i flere prosjekter, fokusgrupper, faggrupper og andre aktiviteter som forutsettes prioritert mot annet daglig arbeid i den rollen man har i organisasjonen. Det gjør at vi må kunne håndtere mange typer oppgaver til forskjellige tider. Har du et bra system for det? Hvis ikke kan vil du få noen forslag her.

Prosjekter er en stor del av arbeidet for mange

Utfordringen med å sjonglere prosjektoppgaver, egne oppgaver du må prioritere for å nå dine mål og henvendelser fra andre er vanskelig. Oppgavene kommer gjerne til deg i ulike kanaler. Prosjektoppgavene blir kanskje tildelt gjennom Microsoft Planner, oppgaver fra andre som forespørsler på epost eller i Teams og dine oppgaver, ja hvor er de skrevet ned? I tillegg kommer gjerne oppfølging av aktiviteter du tar på deg i møter …

Prosjektledere elsker planer. Prosjektdeltakere? Not so much.

Prosjektledere lever etter Prince2, Microsoft Project, Wrike, Asana, og mange omfavner nå Microsofts nye planleggingsverktøy, Planner.
Det kan føles godt for en prosjektleder å ha en prosjektmetode og et slikt planleggingsverktøy der alle aktiviteter, ressurser (også kalt mennesker) er kartlagt og kan presenteres i gant-diagrammer og progresjonen kan måles på 1% detaljeringsnivå.

Sjonglere med egg

Bilde viser klovs nom sjonglerer med egg

Men ingenting av dette får prosjektoppgavene gjort. For prosjektdeltakere som opplever at de blir tildelt oppgaver som perler på en snor i epostform, eller enda verre, må oppsøke et prosjektverktøy de ikke har noe spesielt forhold til for å se hva slags oppgaver de skal gjøre og når kan det føles overveldende og distansert fra hverdagen. Særlig fordi mange prosjektdeltakere ikke arbeider 100% prosjektet, men kanskje er ment å bruke 10-40% av sin tid til prosjektet, og resten av tiden til sin "dagjobb".

Da er det lett at de daglige operasjonelle oppgavene får prioritet og prosjektoppgavene kan føles som noe som kommer på toppen av dette. For å løse dette må vi veksle mellom oppgaver og gjøre litt av det ene og litt av det andre. Det gjelder å ikke glemme oppgaver og samtidig gjøre det viktigste oppgavene til rett tid. Det blir som å sjonglere med egg. Vi kan ikke ha for mange egg i lufta. Da mister vi egg, og knuser dem. Men vi kan legge ned noen egg forsiktig og plukke opp andre. Da gjelder det å ha god oversikt over hva som kan ligge og hvilke egg vi må plukke opp i dag.

Hvordan ha stålkontroll på alle oppgaver og levere i tide

Er det mulig å få en oversikt over alle oppgaver på ett sted så du kan gjøre en helhetsprioritering? Ja faktisk er det det :-) Du har allerede ditt personlige planleggings og prioriteringsverktøy som du kanskje ikke utnytter fullt ut. Ja akkurat - Outlook.

Illustrasjon viser skjermbilder fra Outlook, Planner og ONeNOte og hvordan man overfører alle oppgaver til Outlook
Illustrasjon viser hvordan du viser avtaler og oppgaver i samtidig i kalenderen

Outlook blir ikke borte med det første til tross for Teams, Workplace og andre kommunikasjons-, samarbeids- og prosjektverktøy. Mange kan med fordel bruke Outlook som oppgavesentral og få oppgavene vist basert på når du planlegger å gjøre dem. Dagene består gjerne både av møter og oppgaver som må gjøres mellom møtene. Dette kan du få en visuell oversikt over (bare i Outlook for Windows). Her er et engangs-oppsett du må gjøre for å få til dette.

Oppgaver du får på epost

Eposten kan vanligvis deles i to deler. Epost som inneholder forespørsler og oppgaver du må ta stilling til og gjøre noe med og informasjon du kan gå igjennom og lese når du har tid. Den første delen er det bra å ha kontroll på. Det er ikke alltid du kan gjøre noe samme dag. Det er det smart å bestemme seg med en gang når du vil følge opp ved å høyreklikke på flagget ved siden av eposten og velge dag for oppfølging.

For mere detaljer om dette, se Du kommer aldri gjennom lange oppgavelister! Her er løsningen.

Oppgaver du får muntlig, eller du selv kommer på at du må gjøre

Alle forespørsler kommer ikke på epost og sannsynligvis har du også egne oppgaver å prioritere utfra ditt ansvarsområde og dine mål. Ikke gå med dem i hodet. Da blir de lett nedprioritert i forhold til oppgaver som kommer på epost. Skriv dem rett inn i oppgavelisten.

Oppgaver som kommer fra prosjektverktøy

Oppgaver i Microsoft Planner og andre prosjektverktøy sender deg ofte en epost om du blir tildelt en oppgave. Denne kan du behandle på samme måte som andre forespørsler på epost. Eposten inneholde gjerne en lenke til oppgaven i prosjektverktøyet så når du bestemmer deg for å gjøre denne fra oppgavelisten i Outlook kan du bare åpne oppgaven og klikke på lenken så blir du ledet rett til prosjektoppgaven din.

Oppfølging av oppgaver fra møter

Mange gjør digitale møtenotater i OneNote. Det kan være ukemøter, avdelingmøter, prosjektmøter mm. Oppgaver du noterer her kan du flagge for oppfølging i Outlook. Dette forutsetter at du bruker OneNote 2010/13/16. Dette er ikke tilgjengelig i OneNote appen som følger med Windows 10.

Trenger du og dine kolleger litt starthjelp til å komme i gang med praktisk oppgaveplanlegging der du har fullstendig oversikt over alle oppgaver på ett sted? Jeg lager gjerne et spesialkurs der vi kombinerer elementer fra Smart bruk av Outlook, Smart arbeid og samarbeid med OneNote og Smart samarbeid med Teams og Planner.

Kan vi bruke en iPad til noe fornuftig på jobben?

Bildet viser kvinne med iPad

Mange av de jeg møter når jeg holder kurs og workshops synes det er rart at jeg har både MacBook og iPad når jeg har jobbet 18 år i Microsoft. Da svarer jeg at mange av mine kunder har både Windows og Mac på jobben og jeg trenger å kunne begge deler.

Alle har mer enn nok digitale verktøy

I de fleste sammenhenger er det ikke om du har Microsoft, Apple eller Google som betyr noe. Alle har en verktøykasse for å jobbe digitalt som er mer enn bra nok. Problemer er at de ikke vet hvordan den skal brukes effektivt for å arbeide og samarbeide i den stadig mer hektiske digitale arbeidshverdagen.

BIlde av iPad Pro med tastatur og blyant

Jeg gikk nylig til innkjøp av en ny iPad Pro, blyant og tastatur. Jeg har valgt den minste modellen med 10,5" skjerm fordi jeg bruker den som et tillegg til PC og synes den er passe stor. Tastaturet var en utfordring. Mange bruker en kombinasjon av omslag og tastatur, men for mine hender synes jeg det blir for smått. Derfor valgte jeg Apples separate Magic keyboard som jeg synes er mye bedre. Det veier ingenting og får lett plass i PC-sekken min.

Microsofts verktøykasse kan brukes på alle enheter

Jeg bruker Office 365 som har egne apper for alle formål jeg trenger å jobber med, også på nettbrett. Jeg har tidligere testet ut om jeg kunne klare meg med Outlook appen for epostbehandling. Den er den samme som telefonappen og selv om jeg foretrekker den fremfor den innebygde Mail-appen mangler den altfor mye til at det blir et bra alternativ til Outlook på PC eller Mac. Sjekking av epost på farten synes jeg det er mer praktisk å gjøre på telefon.

I møter kan det være bra å gjøre notater for iPad

Der et nettbrett som iPad kommer til sin rett er i situasjoner der PC blitt litt for påtrengende og der du vil gjøre skisser og ta håndskrevne notater. I møter føler en del at PC skjermen skaper et skille mellom deg og de andre møtedeltakerne og at et nettbrett skaper mindre skille siden du kan legge det flatt på bordet. Mange er også glad i å skrive i notatboken sin der de kan skrive og skisse med penn. Dette hindrer dem i å bli helt digitale og de må ofte bruke tid i etterkant av møter for å "oversette" dette til digitalt format for deling og for å kunne ha ta vare på notater for fremtiden.

Få et overtak i møtene - lær hvordan!

Håndskriv notater og gjør skisser i møtet

BIldet viser iPad Pro med Teamsmøte og OneNote

Mitt favorittprogram for møtenotater er utvilsomt Microsoft OneNote. Det bruker jeg både for forberedelser, møtenotater og oppfølging av møter. Jeg har en Microsoft Surface PC der jeg både kan tegne skisser og skrive møtenotater. I et møte har jeg ofte behov for å slå opp i saksdokumenter og annen informasjon jeg trenger i møtet. Det kan jeg da ha i forskjellige vinduer på PC'en. Jeg kan også få håndskrift konvertert til "trykt skrift", noe som er en fordel om jeg skal dele noe av det jeg skriver med andre.

Bildet viser håndskrift i Nebo appen og OneNote møtenotater

Hvordan bruke iPad Pro effektivt

Jeg valgte en iPad Pro fordi du der kan arbeide i to apper samtidig på skjermen. Det vi si at jeg kan delta i et Teams-møte samtidig som jeg tar møtenotater OneNote. Dessverre har ikke OneNote håndskriftkonvertering, men du kan bruke en app som heter Nebo. Den har utrolig bra skriftgjenkjenning. Noe som klarer å tyde mine kråketær er imponerende. Teksten kan du så overføre til OneNote.

Hjelp! Jeg har blitt innkalt til Teams-møte. Hva gjør jeg?

Utover er det selvfølgelig fint å ha med seg iPad for andre formål. Jeg leser tre aviser på banen til jobben, løser sudoku og leser Kindle-bøker også her. Mine tidsskrifter Foto og Historie leser jeg i appen Wype. Så når jeg først har med meg iPad av private grunner er det jo fint å bruke den til nyttige ting på jobben også.

Men vil jeg bytte ut PC med iPad? Det tror jeg ikke :-) Men et fint tillegg er det.

Usikker på hvordan du kan se to apper samtidig på iPad Pro?

Åpne først den ene appen, for eksempel Teams. Deretter drar du forsiktig opp fra bunnen av skjermen for å få frem app-menyen. Trykk og hold på for eks. OneNote og dra appen opp og mot venstre kant. Fest den der. Du kan juster hvor mye plass du vil hver app skal ta på skjermen med å dra skillelinjen mellom den til venstre eller høyre.

Skjermbilde av iPad med visning av hvordan du kan arbeide i to apper på en gang

Det vi glemmer når vi flytter epost over til Teams

Bilde av Bjørn O. Hopland, Smart endring AS

Jeg har holdt Smart bruk av Outlook kurs i mer enn 5 år nå og brukt Outlook siden starten for ca. 15 år siden. Nå om dagen blåser det en sterk Teams-vind i mange virksomheter som vil erstatte epost med Teams-meldinger.

I noen miljøer startet dette tidligere med bruk av Slack som meldingsverktøy. Det har jeg også brukt i mitt arbeid for et fransk selskap. I dette, og andre virksomheter i Frankrike har dette gått så langt at de totalforbyr bruk av epost internt!
Intern epost har mange ulemper, men dette er kanskje å gå litt langt i krigen mot epost-tyranniet som noen kaller det.

Det er ingen tvil om at epost har mange negative sider. Særlig i store virksomheter er opptil 80% av eposten intern. Dette opplevde jeg også i Microsoft der jeg jobbet som leder i 18 år. For mange er epost den viktigste interne kommunikasjonskanalen vi har. Alle er enige om at internkommunikasjon er viktig, men vi vil altså ikke ha den på epost.

Hvis Workplace, Yammer og Teams var ment å erstatte intern epost, hvorfor får jeg da bare mer epost?

Det mange ikke tenker på er at bruk av epost kan deles i tre

En del av eposten er informasjon. Den andre er meningsutvekslinger og diskusjoner, og den tredje er forespørsler og behandling av oppgaver. I kursene spør jeg ofte "hvor stor del av eposten må du behandle, prioritere og respondere på?" Fordelingen kan variere, men etter hva jeg erfarer etter å ha spurt hundrevis av kursdeltakere ligger oppgavedelen gjerne på 40%-70%. Resten er diskusjoner og lesestoff fra eksterne og interne kilder.

Nye arbeidsmønster driver økning av antall epost

Årsaken til den høye andelen av oppgaver i epost skyldes mye vårt moderne arbeidsmønster der vi arbeider på ulike steder og til ulike tider. Samtidig er vi blitt så disiplinere på mobilen at vi ikke tar den når vi er i møter, eller er opptatt med annet viktig arbeid.

Når jeg ikke finner kollegaen på kontoret og de ikke svarer på telefon, hva gjør jeg da? Jo, sender en epost selvfølgelig :-) Det er praktisk fordi jeg kan skrive en epost for å be deg om å gjøre noe på et tidspunkt som passer for meg, og du kan lese og behandle den på et tidspunkt som passer deg :-)

Ja vi kan erstatte epost med Teams-meldinger

Så skal vi kutte ut eposten til fordel for Teams-meldinger? Ja det kan vi godt gjøre. Både informasjonsdeling og diskusjoner kan med fordel flytter ut av Outlook, men vi må være oppmerksom på det tredje elementet som er oppgaver. En oppgave kommer gjerne som en epost adressert bare til deg og angår ofte ikke andre. Å kommunisere denne i en felles kanal kan virke som støy for andre, og kan også være noe ikke alle skal vite om engang. Gruppesamtaler kan være OK å bruke når andre også skal informeres, dvs. tilsvarende å sette noen på kopi i en epost. Det kan også være greit om to eller flere skal forespørres om en oppgave og andre informeres samtidig.

Hvordan du kan gjøre forespørsler og fordele oppgaver i Teams.

1 - Forespørsler til enkeltpersoner

Send en 1:1 Chat med din forespørsel fremfor en epost. Når du oppretter en chat med noen blir dette en permanent kanal mellom dere akkurat som meldinger på telefonen der du ser hele kommunikasjonshistorien.

Skjermbilde av Chat-forespørsel om å gjøre en oppgave
Skjermbilde av Lagret chat

Dersom den som mottar ikke har anledning til å gjøre oppgaven med en gang kan meldingen lagres og listen over lagrede meldinger kan da brukes om oppgaveliste for det som skal gjøres i nær fremtid. Er dette noe som skal skje om en uke eller senere fungerer ikke dette så godt. Da kan det hende det finnes bedre måter som illustrert senere i denne bloggposten.


2 - Informasjon til en gruppe i Teams med oppgaver til noen

Informasjon, forslag man ønsker tilbakemeldinger på og andre innspill av interesse for gruppen gjøres ved å sende relevant kanal. Den vil da gå til alle og vil kunne svares på av alle. Om du i tillegg ønsker å be en eller flere personer om å gjøre noe kan du henvende deg direkte til dem med @ og navnet. De vil da få en varsling og kan behandle sin oppgave.

Skjermbilde av Teams-melding med oppgaver til enkeltpersoner

Legg merke til at meldingen er skrevet mer formelt og ligner på en epost med overskrift, referering med @ til Tina og Oskar og med vedlegg i meldingen.

Tinas melding vil ha en @ på seg som gjør den lettere å se og denne kan også lagres til oppgavelisten i Teams.

Skjermbilde av Tinas melding med @

3 - Følge opp mine oppgaver i Outlook

Skjermbilde av Outlook oppgave opprettet basert på Teamsoppgave

Gjør du som meg og følger opp dine epostoppgaver i Outlook, og kanskje du i tillegg sender oppgaver fra OneNote til oppgavelisten i Outlook? Da vil du kanskje synes at å lagre meldinger for oppfølging i Teams er litt primitivt. Det er ikke mulig å velge prioritering, eller fordele oppgaver på tid.

I så fall kan du også velge å følge opp Teamsoppgaver i Outlook. Det finnes ingen direkte kobling, men kopier og lim inn fungerer ganske bra også. Velg å kopiere en lenke til Teamsmeldingen og lim denne inn i en Outlook oppgave. Da kan du prioritere oppgaven i henhold til viktighet og tidsfrist. Når oppdraget er utført kan du klikke på lenken når oppdraget er utført og bekrefte i Teams at oppgaven er gjennomført.

Selv de ivrigste Teamsforkjemperne vil nok måtte leve med epost lenge ennå. Ekstern kommunikasjon er fremdeles mest kurant å gjøre på epost, selv om mer permanente samarbeidsforhold godt kan gjøres i felles Team. Noe av det viktigste for å få til en vellykket sameksistens er å avklare hva vi kommuniserer hvor. Det er etter min mening ledelsens ansvar Der dette ikke skjer fører det lett til avmakt blant mange ansatte fordi de føler at de får en ny kommunikasjonskanal uten at noen forteller dem hvorfor og hvordan den er tenkt brukt.

Teams, Yammer, Workplace. Mange kanaler skaper frustrasjon

Lykke til med Teams!

For å lære med om Teams og Teamskommunikasjon, sjekk ut Smart samarbeid med Teams og Smarte nettmøter med Teams,

Hjelp! Jeg har blitt innkalt til Teams-møte. Hva gjør jeg?

Bildet viser figurer som deltar i Teams-møte

Mange har brukt Skype for Business til møter i mange år både med kolleger og eksterne deltakere. I disse dager oppdager flere og flere små og mellomstore virksomheter at de blir "oppgradert" til Microsoft Teams. Dette gjelder Office 365 kunder som bruker Skype for Business online til chat og nettmøter.

Kanskje du ikke inviterer til så mange nettmøter selv, men deltar i møter andre kaller inn til?

Skjermbilde av møteinnkalling til Teams-møte

Da vil du plutselig oppdage at du blir innkalt til Teams-møte og ikke til Skype-møte. Hva gjør du da?

Du har to valg. Du kan delta fra nettleser, eller du kan delta fra Teams-appen på Windows, Mac, eller telefon og nettbrett. Dersom du allerede har Teams appen er det greit. Da vil den vanligvis åpnes automatisk, eller du får spørsmål om å bekrefte at du ønsker å bli med i Teams appen.

Hva om du ikke har Teams appen fordi du ikke bruker Teams? Da kan du laste den ned (gratis) og bli med. Ønsker du ikke å gjøre dette kan du velge å bli med i nettleser. Det fungerer også bra, men med to begrensninger:

  1. Du kan ikke dele skjerm og presentasjoner i møtet, men du kan se hva andre deler

  2. Du kan ikke be om, eller bli tildelt kontroll i skjermdeling

Skjermbildet viser valg når du skal delta i Teams-møte

Laster du ned Teams-appen kan du gjøre dette selv om du ikke har en Office 365 konto og kanskje bare deltar som gjest uten å være pålogget med noen konto.

Trenger dere å bli gode på Teams-møter raskt kan dere sette av 2-3 timer og invitere Smart endring inn til dere for et lynkurs i Smart kommunikasjon og nettmøter med Teams

Hvis Workplace, Yammer og Teams var ment å erstatte intern epost, hvorfor får jeg da bare mer epost?

BIldet viser Frustrert kvinne som får altfor mye epost

Siden Intranettet ble innført de fleste organisasjoner på 2000-tallet har man slitt med å få ansatte til å gå dit og lese nyheter fra ledelsen og annen viktig informasjon. Vi var vant til å få alt på epost og det skapte stor frustrasjon at bare noen få gikk inn på Intranettet for å lese den. Det førte fort til at både ledere og andre saboterte Intranettet med å sende sin viktige informasjon på epost. Da var man sikker på at den ble lest. Mange tiltak ble forsøkt. Blant annet å påby alle ansatte å ha intranettet som standard forside i nettleseren, noe de fleste ignorerte og fortsatte med å ha Google som åpnings-side. Intranettet forble dødt som kommunikasjonskanal og ble kun et oppslagssted for statisk informasjon som ansatthåndbok og reiseregningsrutiner.

Vi prøver å bli kvitt intern epost igjen

Med fremveksten av bedriftsinterne "sosiale nettverk" er vi i gang igjen med nytt forsøk for å vri kommunikasjonen bort fra å sende informasjon til de ansattes epostbokser og over på en felles kommunikasjonsplattform. Nå oppfordres både ledere og andre til å ikke lenger sende informasjon på epost, men å "poste" den på Yammer eller Workplace by Facebook. Men vi har fremdeles det samme dilemmaet. Hvordan vet vi at informasjonen blir lest? Ikke alle ansatte er like begeistrede og aktive i disse kanalene og synes egentlig epost er enklere. Derfor gjør vi begge deler!

Vi legger ut informasjon og sørger for at systemet sender en epost i tillegg. Dette er et stort paradoks ettersom motivasjonen for de fleste virksomheter ved å ta i bruk disse nye løsningene er å redusere, og på sikt helt eliminere intern epost.

Slik blir du kvitt epostmeldingene fra Yammer og Workplace

Jeg holder mange kurs i Smart bruk av Outlook. Det vi alltid starter med er å få Outlook til å sortere eposten automatisk i viktig epost som inneholder oppgaver fra de som ikke krever noen handling fra vår side. Da kommer det alltid opp spørsmål om hvordan vi kan bli kvitt, eller sortert ut epostvarsler fra disse interne sosiale media-løsningene.

Se Outlook Innboks med fokus gjør mange regler overflødige for å sortere eposten automatisk

Bildet viser epost fra Yammer med lenke til Varselinnstillinger

Velg varsler i Yammer

Den beste løsningen er vanligvis å endre på varsel-innstillingene. I hver epost med varslinger om hendelser er det en lenke til å gjøre dette.

Bildet viser sjekkliste med ulike innstillinger du kan velge

Yammer har en grei lenke som heter Varslingsinnstillinger. Her kan du gjøre de valgene som passer deg best og beholde de varslingen du vil, men ta bort de du ikke ønsker.

Kanskje det er greit med et ukevarsel fra de generelle kanalene jeg ikke ser på i det daglige, mens jeg ikke har noe behov for å bli varslet om aktivitet i de gruppene jeg er aktiv. Der er jeg jo innom hver dag uansett.

Velg hvilke varsler du vil ha fra Workplace

Bildet viser varsel-epost fra WOrkplace med lenke til å avslutte abonnementet

Workplace by Facebook prøver å avskrekke deg ved å bare vise deg hvordan du stopper all epost. Dersom du vil endre varsel-innstillinger får du bare tilbud om å trykke på lenken avslutte abonnementet. Det høres litt drastisk ut for mange så de nøler.

Men om du gjør det kommer du til en side der du nå kan velge Administrer varselinnstillinger. Da får du flere valg og kan velge det nivået av varslinger du måtte ønske.

Bildet viser Workplave valg av varselinnstillinger

Bruker du Microsoft Teams og Microsoft Planner? Gjør det samme for å endre varselinnstillinger for disse også.

Teams, Yammer, Workplace. Mange kanaler skaper frustrasjon

Bildet viser en som er forvirret og ikke vet hva han skal kommunisere i hvilke kanaler

Jeg har i de siste månedene arbeidet med flere organisasjoner som ønsker å fornye sine arbeidsformer, og som del av dette tar i bruk nye verktøy for digitalt samarbeid og kommunikasjon. Hos de fleste er dette en prøve- og feile-prosess derr organisasjonen tester ut ulike verktøy for dette formålet.

Teams, Yammer eller Workplace?

Et vanlig forløp jeg har sett er at IT-avdelingen tilbyr de ansatte å bruke Microsoft Teams som er det nyeste tilskuddet i Office 365 plattformen. I tillegg ligger allerede Yammer inne som en kommunikasjonsverktøy og som for mange fungerer som en utvidelse av Intranettet. Kommunikasjonsavdelingen kommer så med Workplace for Facebook, og det er ikke uvanlig at noen avdelinger allerede på eget initiativ bruker gruppediskusjonsverktøyet Slack.

Hver for seg kan er alle disse verktøyene gi gode løsninger for samarbeid og kommunikasjon. Problemet oppstår når man ikke er tydelig på hva man skal bruke til ulike formål. Dermed oppstår det forvirring og usikkerhet om kommunikasjonskanaler som fører til dårligere kommunikasjon og ikke til bedre. I tillegg blir de ansatte overveldet og bruker mye tid på måtte følge kommunikasjon i mange ulike kanaler.

Må vi vente på at ledelsen bestemmer?

Dette fører i de tilfellene jeg har sett til handlingslammelse og at man ikke tar i bruk noen av de nye og gode verktøyene. De peker gjerne på ledelsen og sier. "Ledelsen må bestemme hvilke verktøy og kommunikasjonskanaler vi skal bruke. Først da kommer jeg til ta i dem i bruk". Frem til det skjer fortsetter de å kommunisere og samarbeide via e-post.

Er Teams den nye Outlook?

Ja, for verktøy og kommunikasjonskanaler som skal brukes til å binde sammen hele organisasjonen må ledelsen ta ansvar for å gjøre noen valg. For de som skal samarbeide med et begrenset antall kolleger er det ingenting i veien for at de selv bestemmer hvilket verktøy fra den digitale verktøykassen de bruker seg imellom, så lenge de er enige og bruker dette konsekvent. Grunnen til at vi har flere verktøy er at de ofte er egnet til ulike ting. Under har jeg laget et forslag til posisjonering av ulike verktøy for samarbeid og kommunikasjon.

Forslag til valg av kommunikasjons- og samarbeidsverktøy for ulike formål

Sammenligning av verktøy for kommunikasjon og samarbeid. Merk at G+, eller Google+ som nevnt over er bedriftsutgaven, ikke forbrukerutgaven der det er avdekket sikkerhetsproblemer nylig. G+ finnes i både forbruker-, og i en lukket bedriftsversjon tilsvarende Facebook og Workplace by Facebook.

Sammenligning av verktøy for kommunikasjon og samarbeid. Merk at G+, eller Google+ som nevnt over er bedriftsutgaven, ikke forbrukerutgaven der det er avdekket sikkerhetsproblemer nylig. G+ finnes i både forbruker-, og i en lukket bedriftsversjon tilsvarende Facebook og Workplace by Facebook.

Listen over er på ingen måte komplett. Kom gjerne med innspill til verktøy og synspunkter på bruksområder.

Hva man velger vil ofte være bestemt av hvilken verktøykasse man har investert i. For virksomheter er dette gjerne Microsoft eller Google, supplert med tilleggsverktøy der man føler at ikke alle behov er dekkes i standardløsningen

Vi er vant til at universalverktøyet for all kommunikasjon og deling av dokumenter er epost, gjerne supplert med et dokumentområde for avdelingen og Intranett for kommunikasjon til alle ansatte.

De fleste forstår at dette ikke er fremtiden, men vi kommer ikke unna å gjøre noen valg for fremtiden. Noen må tas av ledelsen, men noen kan tas innen en avdeling, en prosjektgruppe, eller andre grupperinger av ansatte som samarbeider for et bestemt formål.

Jeg kan no' som ikke du kan - fremtiden er mobil

Nei, jeg kan ikke danse can-can :-) Det er da heller ikke meg det handler om, men kampen mellom å vinne forbrukere og arbeidstakeres gunst når de skal velge ny telefon. Og flere og flere velger smarttelefonen som arbeidsredskap. For mange kan det til og med bli det eneste de trenger.

Det er knivskarp konkurranse mellom Apple med iPhone og alle de andre, Det vil si de som bygger på Android-systemet, kontrollert av Google. Tidligere forsøkte Microsoft å ta opp kampen, men må innse at den er tapt, … eller vent litt. Har Microsoft tapt?

Vet du hva Teams, Planner, og Groups er? Det er alle telefonapper fra Microsoft tilgjengelig både på iPhone og Android. Det er forresten også apper i Windows, Mac og for nettlesere. Sammen med andre, mer kjente apper som Outlook, Word, Excel, PowerPoint og OneNote utgjør de en stadig viktigere del av et økosystem som gjør at du kan jobbe hvor som helst. Noe flere og flere gjør, og særlig på mobil.

Årsaken til at Microsoft gikk inn i markedet for smarttelefoner i det hele tatt og kjøpte Nokia i forsøket på å etablere seg som en viktig leverandør av smarttelefoner er kampen mellom økosystemene, der Google er den eneste store konkurrenten og eier av Android-systemet. Apple må finne seg i å være lillebror her, men er selvfølgelig en viktig bidragsyter med telefoner og nettbrett.

Hva er så et økosystem i denne sammenhengen? Jo det er løsninger i skyen som gjør at alle data og apper du bruker henger sammen og at du får alle tjenester du trenger gjennom dette.

Det ligger i Skyen! Javel. Hva betyr det?

For Google er det Google drive som lagrer dine data, og apper som gjør at du kan skrive, regne, lage presentasjoner og sende epost på gmail fra PC, Mac og Chrome. Ved å velge en Androidtelefon utvides dette til at du kan jobbe også mobilt uten å forlate systemet.

Tilsvarende kan du ved å velge Microsoft lagre dine data på OneDrive, behandle dem med Word, Excel og PowerPoint. Og så kan du behandle epost, kontakter og kalender i Outlook. Men hva så med telefon? Det er her Microsoft har vært pragmatiske og smarte. Microsoft tenkte nok: Hvorfor skal vi kjempe for en markedsandel på et par prosent av telefonmarkedet når vi kan ta del i 98% av markedet ved å lage apper for både iPhone og Android? Dette har ført til at hele Office-pakken og mye mer nå er tilgjengelig og gratis å bruke på alle telefoner i markedet. Dermed utvides økosystemet til å inkludere telefon, selv om den ikke kjører Windows.

Så om du bruker Office og Outlook på jobben og har en telefon du skal bruke både til jobb og privat vil du høyst sannsynlig være tjent med å bruke Microsofts apper på telefonen også siden de er integrert i økosystemet og gjør det mulig å forholde seg til samme Office-apper på telefonen som på PC og Mac. Basisapper i Office som Word, Excel og PowerPoint er gratis tilgjengelig for alle sammen med OneDrive for lagring og Outlook.com for epost.
Skal du kunne bruke de mer avanserte samarbeidsappene som Teams, Planner, og Groups trenger du Office365.

Sjekk om du har Office365 og gjør en oppdagelsesreise i dine nye muligheter

Så da spiller det ingen rolle om du velger iPhone eller Android? Nei, stort sett ikke, men det kan være noen forskjeller som sikkert er basert på de tekniske mulighetene i telefonen, eller prioriteringer i utviklingsgruppene. Mitt favorittprogram i Office, OneNote, fungerer utmerket som min digitale notatbok på alle enheter, men noen forskjeller kan det være. På iPhone har man en veldig hendig funksjon for deg som er glad i å lage lister, og på Android kan du tegne og skrive håndskrift. Kanskje ingen stor sak for de fleste, men om alt annet et likt… Så kan det være apper som komplementerer Microsofts og som det kan være litt ulike tilbud om på Android og iPhone. Et område aktuelt område for dette er oppgavebehandling på mobil.

Bruker du oppgaver i Outlook? Vet du at du også kan synkronisere med mobilen?

Nei det skal ikke være lett å velge, men uansett hvilken telefon du velger kan du jobbe innenfor Microsoft økosystem om du ønsker det.

Sjekk om du har Office365 og gjør en oppdagelsesreise i dine nye muligheter

Utbredelsen av Office 365 i Norge er imponerende. Sannsynligvis har mer enn halvparten av norske bedrifter og offentlig virksomhet tatt dette i bruk. Det vil si de har kjøpt det, men det varierer sterkt i hvilken grad den ansatte har tatt i bruk de nye mulighetene. Det er synd fordi dette er en perfekt verktøykasse for alle som ønsker fleksibilitet i hvor og når man jobber.

Hva er Office 365?

Kort sagt kan nå virksomheten kvitte seg med lokale servere der mange i dag har lagret dokumenter og epost, og du som bruker kan jobbe med alle dine dokumenter, notater og epost på PC, Mac, telefon og nettbrett fra hvor som helst uten å trenge VPN eller Citrix-løsninger for å få tilgang. Du kan sågar gå bort til en flyplass-PC, logge på med din vanlige bruker og ha samme tilgang i nettleseren.

Hvordan kan du vite om du har Office 365?

Ja, det er et relevant spørsmål fordi det er ikke alltid IT-avdelingen forteller deg dette. Det du gjør for å sjekke er å åpne nettleseren din og skrive portal.office.com på adresselinjen. Da kommer du til en påloggingsside. Oppgi din epostadresse og ditt vanlige passord. Om du har Office 365 vil du nå komme til en nettside som viser deg de nye mulighetene. Om du ikke kommer inn har du sannsynligvis ikke tilgang til Office 365.

Hjemmesiden for Office 365 på Web du kommer til etter pålogging

Hjemmesiden for Office 365 på Web du kommer til etter pålogging

Det er ikke sikkert du har alle funksjoner tilgjengelig som vist på bildet. Noen gange fjerner IT det de ikke vil du skal bruke av ulike årsaker. Under skal jeg beskrive de mulighetene du som vanlig bruker har for personlig bruk basert på standard oppsett av Office 365.

Outlook

Ved å trykke på de ulike flisene starter du de enkelte appene i Office365. Ja vi kaller dem apper nå, akkurat som på telefonen. Legg også merke til at Outlook-funksjonene nå er fordelt på ulike apper. Du finner E-post, Kalender, Personer(kontakter) og Oppgaver akkurat som på telefonen, Istedenfor å være samlet i ett program slik vi kjenner det fra skrivebordprogrammene på PC og Mac. Fra denne siden kan du også laste ned og installere den nyeste versjonen av Office skrivebordprogrammene på inntil 5 PC'er. Det vil si du kan gjøre det både på jobb-PC'n, og på Macen hjemme uten at det koster jobben noe mere.

OneDrive app for iPhone og Android

OneDrive app for iPhone og Android

OneDrive for Business

Det som gir deg mulighet til å ha tilgang til, og jobbe med dokumenter og notater overalt er OneDrive. Det er ditt personlige lagringssted som bare du har tilgang til, men hvor du også kan dele utvalgte dokumenter med kolleger og samarbeidspartnere. Denne erstatter "Mine dokumenter" på PC, eller P: og tilsvarende personlig lagringsområde på en server. Fordelen med OneDrive er at alt som ligger der har du tilgang til fra en hvilken som helst PC med nettleser samt telefon og nettbrett gjennom egne apper. Du kan selv flytte dine dokumenter til OneDrive.

OneNote

OneNote notatbøker synkroniseres til alle dine enheter

Din mulighet til å samle informasjon om alt mulig som i en utklippsbok og organisere løse notater. Dette er "the Swiss army knife" i Office-samlingen, men ikke så godt kjent av mange selv om den har vært en dal av Office siden 2003 :-)
Du kan arbeide og samarbeide med andre om aktiviteter, forberede møter, føre møtenotater og referat samt følge opp dine oppgaver etter møtet. Det beste er at notatbøkene fungerer supert på telefonen slik at du alltid har notatene dine med deg og kan gjøre notater der du er. Du kan også knipse bilder av tavler, lysbilder og dokumenter og legge dem rett inn i din digitale notatbok. Du finner igjen alt på din PC senere og kan bearbeide notatene videre der.

Skype for Business

I Skype for Business kan alle bidra og skrive på digital tavle. Dette tilsvarer å gi alle møtedeltakere en tusj hver som de kan skrive med samtidig på møterommets whiteboard.

I Skype for Business kan alle bidra og skrive på digital tavle. Dette tilsvarer å gi alle møtedeltakere en tusj hver som de kan skrive med samtidig på møterommets whiteboard.

Du kjenner kanskje "vanlig" Skype der du kan utveksle meldinger og ha videosamtaler? Det som er den store forskjellen til Skype for Business er samarbeidsmulighetene. Du kan jobbe sammen med en kollega på et annet sted om dere satt i samme rom med å se på- og redigere et felles dokument, ha team-møter der du har digital tavle som fungerer som whiteboard i et vanlig møterom og gjennomføre engasjerende presentasjoner som om tilhørerne satt i samme sal. Er du på farten kan du delta i møtet fra telefonen der du ser både de andre deltakerne og PowerPoint-presentasjoner i møtet.

 

Teams og Planner

For grupper som jobber tett sammen i det daglige, eller i et prosjekt, finnes det nå en rekke samarbeidsfunksjoner som er brukerstyrt. Det vil si at ikke trenger å spørre IT om hjelp til å etablere en samarbeidsplass for deling av dokumenter og notater. Du kan opprette samtalerom for ulike tema og ha ad-hoc Skypemøter med de andre i teamet. All historikk i meldinger og annen informasjonsutveksling blir lagret så om du er borte en dag, eller om det kommer inn et nytt teammedlem i morgen ser man hva som har foregått tidligere. 

Teams er det nyeste samarbeidsverktøyet i Office 365 der man kan samle kommunikasjon, notater og dokumenter relatert til et prosjekt, eller for støtte i det daglige arbeidet for en gruppe.

Teams er det nyeste samarbeidsverktøyet i Office 365 der man kan samle kommunikasjon, notater og dokumenter relatert til et prosjekt, eller for støtte i det daglige arbeidet for en gruppe.

Teams bygger på grupper. Det gjør også Planner som gir deg mulighet til å sette opp prosjekter med aktiviteter og oppgaver som kan fordeles til ulike teammedlemmer, samt organisere alle prosjektdokumenter og prosjektkommunikasjon.

Sway

Et utrolig morsomt verktøy for nettpresentasjoner. Dette må du nesten bare prøve. Her kan du fortelle en historie med bilder tekst og video som fungerer like bra på mobil og nettbrett som på PC. Se her: Bruk hodet til å være kreativ - ikke til å huske detaljer

Jeg går ikke gjennom resten av appene ettersom de stort sett bare er relevante dersom organisasjonen har valg å ta dem i bruk, slik som SharePoint.

Vil du lære å ta i bruk de nye mulighetene og skaffe deg frihet til å arbeide hvor som helst på PC, Mac, nettbrett og telefon? Sjekk muligheter for opplæring på Smart endring.