Du må ikke ha et dyrt møteromsystem for å ha gode hybridmøter
/Det er ikke flere store skjermer som er løsningen, men de mange små. Med ett enkelt tiltak er ethvert møterom forberedt for smarte hybridmøter.
Bjørn O. Hopland er Leder av Smart endring AS
Dropp møterommets kamera og bruk ditt eget PC-kamera. Da kan deltakere som sitter andre steder se deg tydeligere når du snakker, og få bedre personlig kontakt. Når du ser på møteromsskjermen, ser du ikke på møtedeltakerne. Du ser på deres ansikter der, men de som ikke er i rommet ser ett bilde med alle deltakerne i rommet som små figurer og vet ikke engang alltid hvem som snakker.
Du trenger ikke bygge om kontoret for å ha gode hybridmøter
Mange jeg snakker med har gledet seg til å møtes på kontoret igjen. Samtidig vil de fleste ha friheten til å komme på kontoret når det passer dem, og jobbe hjemme noen dager når det passer bedre. Hva skjer da når man skal arrangere et møte? Jo for ethvert møte må du planlegge med at noen er på kontoret, og noen hjemme. Dermed oppstår det mange kaller hybridmøter.
Hybridmøter er mer krevende en rene nettmøter
De første erfaringene med dette er ikke gode sier flere jeg har snakket med om dette. Særlig de som sitter hjemme sier at det var mye bedre når alle var hjemme og deltok i møtet fra egen PC. De som sitter i møterommet har lett for å glemme de som sitter hjemme fordi de er så glad for å se hverandre over bordet. Derfor kreves det mer av dem som skal lede slike møter og ofte kan det være lurt å ha en som bistår møteleder for å sikre at alle deltakerne blir inkludert på en god måte.
De tre dødssyndene i hybridmøter
Bare en kobler opp sin PC til møteromsskjermen
Noen skriver på tavlen i møterommet
Mikrofonen i møterommet dempes før møtet starter og i pauser
Les mer om hvorfor dette ikke er bra og hva du heller bør gjøre i Sjekkliste for inkluderende hybridmøter
Ethvert møterom kan bli et godt hybridmøterom
Du trenger ikke en gang å ha en skjerm på veggen fordi den er laget for å presentere i møterommet, og ikke i nettmøte. Når du presenterer i nettmøtet vil jo alle se presentasjonen på sin egen skjerm. Det du derimot bør gjøre er å sikre god lyd. Jeg hører flere klager på at det er vanskelig å høre deltakerne i møterommet fordi det ikke er like god mikrofondekning i hele rommet. Dette kan du løse ganske rimelig med å anskaffe en "puck" som kobles til en av møtedeltakernes PC. Alle andre demper sin mikrofon og høyttaler. Dette er en god løsning for 4-6 personer. Er det et større møterom kan man koble til en eller flere tilleggsenheter for å sikre god dekning.
Hva om dere allerede har investert i en kostbar møteromsløsning?
Slapp av, det er ikke bortkastet. Den kan være nyttig fordi den ofte ivaretar god lyd, og den kan ofte kobles opp direkte i et nettmøte slik at ingen av deltakerne i rommet trenger å koble til sin PC. Du kan også utnytte skjermen til å få et godt oversiktsbilde av alle møtedeltakerne. I Teammøte kan du velge Stort galleri som viser opp til 50 deltakere, eller Sammen-modus som viser deltakere som om de satt i et felles auditorium eller møterom. Det største problemet med avanserte møteromssystemer er at mange ikke kan bruke dem så det er viktig å gi god opplæring for å få uttelling for investeringen.
Vil dere bli bedre på å arrangere og gjennomføre hybridmøter, workshops, webinarer og konferanser i Teams-møter? Sjekk ut den bedriftsinterne workshopen Smarte nettworkshops og konferanser med Teams.
