Jeg orker ikke hybridmøter!

"Jeg orker ikke hybridmøter!" har jeg hørt mange si. Det er ikke rart dersom du bare har hatt dårlige opplevelser med dette.

Jeg vil gjerne, men jeg vet ikke hva jeg skal gjøre! For å kunne endre oss trengs både motivasjon og ferdigheter. Mange oppfatter hybridmøter som veldig vanskelige og gir en dårligere følelse enn da alle satt hjemme på hver sin skjerm. Noen jeg har snakket med sier at det er håpløst å ha møter der noen sitter i et møterom og noen deltar hjemmefra. Da får vi heller sitte på hvert vårt kontor (om vi har det). Det er tydelig at manglende motivasjon og ferdigheter gjør det vanskelig å komme frem til at hybridmøter kan være helt OK.

Hvorfor må vi ha hybridmøter?

Det er ikke noe nytt at en kollega plutselig ikke kommer på kontoret til et møte. Jeg har et barnebarn som nettopp har begynt i barnehagen. På dag tre hadde han litt feber og måtte være hjemme. Da må far eller mor være hjemme, men kan likevel jobbe en god del. Før kunne vi se på dette som et unntak. Nå er det regelen, selv om man ikke har syke barn. Når vi først sitter der i møterommet vil de fleste være enige i at det er upraktisk å spre seg i kontorlokalet for å ha møtet.

Tina må være med hjemmefra i dag, men hun får få med seg det han klarer

Godtar vi at de som ikke er i møterommet ikke er fullt inkludert i møtet? En del mener nok at om de ikke kommer på jobben for å delta i møtet kan de ikke forvente at alle andre skal ta hensyn til det. Vil vi ha det slik? Mange mener nei, alle må inkluderes og ha de samme mulighetene til å delt aktiv i møtet uansett. 

Er det en teknisk utfordring?

I noen tilfeller er det en teknisk utfordring, og den største er at de utenfor møterommet ikke hører hva alle sier. Men med det enorme oppsvinget i møterom med gode møteromssystem er det andre utfordringer som kan være enda viktigere å ta tak i for å sikre god involvering av alle. Vi må både ville at alle skal være inkludert, og vi må vite hvordan.

Hvordan forbereder vi, gjennomfører og følger opp et godt (hybrid)møte?

Den tekniske- og organisatoriske delen er den enkleste å løse. Les om dette i På tide å snu møterommet? 3 tips til inkluderende hybridmøter

Men det at vi alle blir overbevist om at det er mulig å både få bedre møter, og kunne gjennomføre dem på en god måte uansett om man deltar fra møterommet, eller fra annet sted, krever nye måter og tenke på og nye ferdigheter. Vi må også bli enige om noen kjøreregler for slike møter. Min erfaring er at dette best gjennomføres i en bedriftsintern workshop der de som ofte har behov for å møtes snakker sammen og prøver ut dette sammen.

Vil du vite mer om hvordan du kan få bedre møter med Teams, bruk noen minutter på denne videoen der jeg forteller om de 5 viktigste gevinstene ved å organisere møter i Teams, enten det er møter i et rom, hybrid, eller på nett.

Hva Smart endring kan bidra med

Basert på mange års praktisk erfaring fra slike møter da jeg jobbet som leder i Microsoft, har jeg utviklet workshopen Smarte møter med Teams i møterom- hybrid og på nett. Sjekk ut denne om dere ønsker hjelp til omstilling i tanker og ferdigheter når hybridmøter er kommet for å bli. Vil dere ha en totalpakke som bidrar til løsning av flere utfordringer på hybridkontoret? Sjekk ut workshopen Smart hybridhverdag på 1-2-3

Hvordan kan vi innrette oss smartere når vi skal arbeide både hjemme og på kontoret?

Jeg har kommet godt i gang med workshops ute hos kunder igjen etter et par år der alle workshops fant sted i Teams-møter. Jeg opplever at flere av virksomhetene jeg besøker har benyttet tiden med hjemmekontor til å oppgradere lokaler og møterom for å være tilpasset en ny arbeidssituasjon. Flotte møterom og dyre møterom-systemer. Men det ikke alle har tenkt på er at alle uansett må delta fra sin egen PC for å være en aktiv deltaker i møterommet.  Hvordan skal du ellers kommunisere med de utenfor gjennom chat, digital tavle og dele en presentasjon?

VI vil ikke ha hybridmøter!

Flere jeg har snakket med synes møter der noen er i møterommet, og noen deltar fra et annet sted er så vanskelige at det gjør vondt. Og det vi synes er vondt, det unngår vi helst. Men det lar seg ikke gjøre å unngå dette før eller senere. Mange møter der man har avtalt å møtes på kontoret må plutselig gjøres om fordi en av deltakerne ringer inn og sier "Jeg må dessverre jobbe hjemme med sykt barn. Hva gjør du da? Vil du miste en stemme i møtet, eller kobler vi oss opp på et Teams-møte?

Og om du inviterer 10 kolleger til et møte på kontoret om 2 uker, hva er sannsynligheten for at alle kommer til å være på kontoret den dagen? Null, sier de jeg spør om dette. Så kanskje bare hoppe i det?

Her får du 5 tips til å mestre hybridmøtene; Sjekkliste for inkluderende hybridmøter

Er møterommet praktisk, eller er det bare fint?

En virksomhet jeg besøkte hadde et supert møterom og store skjermer på veggen, men de hadde ikke lagt opp kontakter til strøm for deltakernes PC'er! Vi måtte bruke 15 minutter før vi kunne starte mens noen sprang rundt for å finne skjøteledninger. Med 4-5 år gamle PC'er hadde de færreste batteri til en 2 timers workshop.

Ofte kan du komme lagt med å gjøre noen enkle grep i eksisterende møterom som ikke trenger å koste noe.

Les mine tre tips til praktiske møterom for hybridmøter: På tide å snu møterommet? 3 tips til inkluderende hybridmøter

Men må vi ha så mange møter?

Mange klager over at det ble flere møter når vi ble sendt på hjemmekontor, og vi hadde kanskje flere enn vi likte fra før? Om du ikke har hørt det om asynkront samarbeid ennå, så kommer du til å gjøre det. Det kan bidra til å redusere antall møter betraktelig, samtidig som det kan føre til raskere beslutninger og færre misforståelser. Lurer du på hva dette er kan du lese Gode hybridmøter er viktig, men bør vi ikke ha færre møter?

Vil du bruke litt tid på å oppskalere kompetanse og ferdigheter i sommer? Sjekk ut Smart endring nettkurs Der finner du blant annet et gratis tilbud på kurset Samarbeid smart og gjennomfør inkluderende hybridmøter.

Lyd er viktig for å bli hørt og forstått i nettmøtet

Når jeg spør hva som irriterer møtedeltakere mest i nettmøter er det dårlig lyd som gjør at man ikke oppfatter hva andre sier. Jeg her testet litt på egen hånd og har gjort opptak i et Teams-møte der jeg prøver ut ulike lydoppsett. Se videoen og vurder selv.

De situasjonene jeg har sjekker er møter du deltar i når du er alene i et rom, flere i et møterom, du i et kontorlandskap, og opptak til et Webinar eller videoinnspilling. Testen er gjort på et hotellrom som har noe av det samme lydbildet du finner i et møterom.

Se videoen og vurder selv (4 minutter)

Mine anbefalinger til lydoppsett i ulike situasjoner

Deltar i Teamsmøte fra lukket rom

Sitter du for deg selv og du ikke forstyrrer andre kan du godt bruke den innebygde lyden og høyttaleren i PC'en. Det andre vil merke er om det er mye klang i rommet, mens din opplevelse av andre vil være ganske bra. Er du usikker på hvordan du høres ut for andre kan du lage deg et Teams-møte og gjøre et opptak slik jeg har gjort

Deltar i Teamsmøte med andre i et møterom

Her tar jeg i bruk en møteromshøyttaler som egner seg for møter med 4-6 deltakere og der du legger høyttaleren på bordet mellom dere. Lyden er optimalisert for tale og blir tydelig for både deltakere i rommet og de som er med fra et annet sted. Dette er mye bedre enn å bruke PC-lyd fra en av deltakerne i møterommet.

Deltar i Teamsmøte der det er andre rundt deg.

Her er det headset som gjelder. Jeg bruker er Teams-sertifisert headset som både demper lyden fra omgivelsene for andre i møtet og for meg selv. Da kan jeg snakke normalt og forstyrrer omgivelsene minimalt.

Skal holde webinar, eller spille inn et opplæringsopplegg i Teamsmøte

For å unngå romklang og få jevn og god kvalitet på lyden bruker jeg en mygg som jeg fester på skjorta. Da kan jeg bevege meg og lyden blir den samme.

Jeg har ikke tatt med i testen øreplugger med mikrofon som følger med mobilen. De anbefaler jeg ikke, ettersom posisjonen til mikrofonen gjerne varierer og du risikerer at andre ikke hører deg. Derimot er min erfaring at trådløse øreplugger som har innebygde mikrofoner kan fungere bra.

Du må ikke ha et dyrt møteromsystem for å ha gode hybridmøter

Det er ikke flere store skjermer som er løsningen, men de mange små. Med ett enkelt tiltak er ethvert møterom forberedt for smarte hybridmøter.

Bjørn O. Hopland er Leder av Smart endring AS

Dropp møterommets kamera og bruk ditt eget PC-kamera. Da kan deltakere som sitter andre steder se deg tydeligere når du snakker, og få bedre personlig kontakt. Når du ser på møteromsskjermen, ser du ikke på møtedeltakerne. Du ser på deres ansikter der, men  de som ikke er i rommet ser ett bilde med alle deltakerne i rommet som små figurer og vet ikke engang alltid hvem som snakker.

Du trenger ikke bygge om kontoret for å ha gode hybridmøter

Mange jeg snakker med har gledet seg til å møtes på kontoret igjen. Samtidig vil de fleste ha friheten til å komme på kontoret når det passer dem, og jobbe hjemme noen dager når det passer bedre. Hva skjer da når man skal arrangere et møte? Jo for ethvert møte må du planlegge med at noen er på kontoret, og noen hjemme. Dermed oppstår det mange kaller hybridmøter.

Hybridmøter er mer krevende en rene nettmøter

De første erfaringene med dette er ikke gode sier flere jeg har snakket med om dette. Særlig de som sitter hjemme sier at det var mye bedre når alle var hjemme og deltok i møtet fra egen PC. De som sitter i møterommet har lett for å glemme de som sitter hjemme fordi de er så glad for å se hverandre over bordet. Derfor kreves det mer av dem som skal lede slike møter og ofte kan det være lurt å ha en som bistår møteleder for å sikre at alle deltakerne blir inkludert på en god måte.

De tre dødssyndene i hybridmøter

1. Bare en kobler opp sin PC til møteromsskjermen

2. Noen skriver på tavlen i møterommet

3. Mikrofonen i møterommet dempes før møtet starter og i pauser

Les mer om hvorfor dette ikke er bra og hva du heller bør gjøre i Sjekkliste for inkluderende hybridmøter

Ethvert møterom kan bli et godt hybridmøterom

Du trenger ikke en gang å ha en skjerm på veggen fordi den er laget for å presentere i møterommet, og ikke i nettmøte. Når du presenterer i nettmøtet vil jo alle se presentasjonen på sin egen skjerm.  Det du derimot bør gjøre er å sikre god lyd. Jeg hører flere klager på at det er vanskelig å høre deltakerne i møterommet fordi det ikke er like god mikrofondekning i hele rommet. Dette kan du løse ganske rimelig med å anskaffe en "puck" som kobles til en av møtedeltakernes PC. Alle andre demper sin mikrofon og høyttaler. Dette er en god løsning for 4-6 personer. Er det et større møterom kan man koble til en eller flere tilleggsenheter for å sikre god dekning.

Hva om dere allerede har investert i en kostbar møteromsløsning?

Slapp av, det er ikke bortkastet. Den kan være nyttig fordi den ofte ivaretar god lyd, og den kan ofte kobles opp direkte i et nettmøte slik at ingen av deltakerne i rommet trenger å koble til sin PC. Du kan også utnytte skjermen til å få et godt oversiktsbilde av alle møtedeltakerne. I Teammøte kan du velge Stort galleri som viser opp til 50 deltakere, eller Sammen-modus som viser deltakere som om de satt i et felles auditorium eller møterom. Det største problemet med avanserte møteromssystemer er at mange ikke kan bruke dem så det er viktig å gi god opplæring for å få uttelling for investeringen.

 Vil dere bli bedre på å arrangere og  gjennomføre hybridmøter, workshops, webinarer og konferanser i Teams-møter? Sjekk ut den bedriftsinterne workshopen Smarte nettworkshops og konferanser med Teams.

Stirrer noen på deg i Teamsmøtet? Sannsynligvis er de med fra mobilen

Det er ikke alltid vi har anledning til å delta i Teams-møtet fra PC, og da er mobilen et veldig godt alternativ. Det er ikke få Teams-møter jeg har deltatt i der en av deltakerne starter møtet fra telefonen på vei til kontoret, og så fortsetter på PC. Og har du opplevd at du er i et møte som drar ut og du må faktisk gå for å rekke noe. Da er det flott å kunne overføre møtet til mobilen, klappe igjen PC'en og fortsatt være med i møtet med du er på farten, og uten at de andre merker det…

Ser de andre møtedeltakerne bare på nesen din?

Vel, det blir jo synlig om du har på video. Har du opplevd å se nesen på folk stikke ut av skjermen? Eller øyne som stirrer rett på deg tett på? Det kan fort bli slik om man bruker mobilkamera.

Her et er tips for å unngå dette. Hold mobilen horisontalt, og ikke vertikalt. Da får andre et litt mindre påtrengende ansikt på skjermen fra din mobil.

Dette kan være noe å tenke på om du deltar i møtet fra laptop også. Dersom du tåler å ha litt lange armer når du er i møtet, skyv gjerne laptopen litt fra deg så de andre møtedeltakerne ikke bare ser hodet ditt, men skulderpartiet også.

Slik overfører du Teams-møtet til mobil

Unngå sjøsyke hos de andre møtedeltakerne

Det kan også være en fordel å bruke en kunstig bakgrunn på mobilen. Særlig om du beveger deg og bakgrunnen beveger seg bak deg. Noen blir litt sjøsyke av å de på det, så en bakgrunn som står stille vil være bedre å se på.

Opplæringstilbud

Vil du eller dere lære mer om, og få mange tips om å gjennomføre gode nettmøter, har Smart endring følgende tilbud:

• Smarte møter med Teams - mye mer enn nettmøter.
  Gode nettmøteopplevelser og smart gjennomføring av effektive møteprosesser med Teams. Med Teams får du helt nye og smartere mulighet til å planlegge, gjennomføre og følge opp møtene enten de er i møterom eller på nett.

• Smartere nettmøter med Teams
  Forbedre din egen møteopplevelse, bli trygg når du presenterer, og ta kontroll over møtet.

• Smarte nettmøter og konferanser med Teams
  Bli trygg når du arrangerer kurs, workshops og konferanser på nett.

• Smarte nettmøter og workshops med Teams nettkurs du gjennomfører eget tempo
  Gode møteopplevelser, kreative workshops med grupperom og tavle, effektive presentasjoner og smart møte-organisering.

Det er et paradoks at mange nå har mer møter enn noen gang enda vi ikke møtes

Mange undersøkelser viser at det ikke er uvanlig å bruke 40% eller mer av ukens arbeidstid i møter. Siden mars sier flere at antallet møter har økt betraktelig. Det er et paradoks at mange nå har mer møter enn noen gang enda vi ikke møtes. Det som brukte å være en kort prat i fellesområdet er nå et 30 minutters Teams-møte. Tilfeldige samtaler oppstår ikke lenger når vi ikke møter hverandre ved kaffemaskinen eller når vi ser noen i kantinen.

Møter er viktige for å oppnå noe sammen, men hvordan kan vi bli mer effektive?

Mange opplever i dag møter som en avbrytelse i arbeidet. Men hva om vi organiserer møtene som en naturlig del av arbeidet? Med Teams kan vi skape kontinuitet i arbeid og samarbeid der møter ikke lenger ses på som en avbrytelse. Derfor må vi tenke nytt om møter. Da vil alle oppleve at møtene ikke bare er nødvendige, men ønskelige fordi de bidrar positivt til å oppnå resultater.

I sin årlige Ignite konferanse lanserte Microsoft over 20 nyheter i Teams som kommer i løpet av de neste månedene. De fleste nyhetene er mer avanserte muligheter i Teams-møter. Er du teknologi-interessert og tilhører de 10% av Teams-møtedeltakerne som tar i bruk all ny funksjonalitet som blir tilbudt blir du helt sikkert begeistret. Jeg innrømmer å være blant dem, men for de fleste gir ikke nye funksjoner i møteverktøyet nødvendigvis bedre møter.

Det er klart det er morsomt når vi kan plassere oss i en virtuell bar eller et utendørs amfi, men når nyhetens interesse er over er likevel det viktigste.

Oppskrift på å ha meningsfylte møter

1. Hvorfor møtes vi?

2. Hva skal vi oppnå i møtet?

3. Har vi med de riktige personene i møtet

4. Har alle mulighet til å bidra med sine innspill?

5. Førte møtet til at vi gjøre noe bedre enn før?

Kjedelig, men nødvendig og vi har mer enn nok muligheter i Teams allerede for å nå våre møtemål. Det er ikke verktøyet det står på, men vår villighet og ferdigheter i å planlegge, gjennomføre og følge opp møtet på en god måte.

Hvorfor skal vi ta i bruk Teams-møter?

Å ha møter er ikke et mål i seg selv for de fleste, men møter er en viktig del av samarbeid. Ja faktisk er møter for mange limet i samarbeidet der man planlegger, blir enige om noe og tar beslutninger. Dersom god bruk av Teams kan øke effektiviteten og føre til raskere og bedre beslutninger vil vel ingen ha noe imot det?

Det fine med Teams-møter er at de kan fungere som en naturlig utvidelse av Teams-samtaler, dokumentarbeid og mye annet smart man kan gjøre i Teams. Det er dette som skiller møter i Teams fra møter i andre, dedikerte møteverktøy.

Teams eller Zoom? Valget mellom fruktkurven og dine favorittepler

Smart gjennomføring av effektive møter med Teams

Det er min erfaring at de fleste møter ikke har agenda, deltakerne har ikke forberedt seg, og det er uklart hva vi oppnådde i møtet annet enn å snakke sammen. Vi trenger å snakke sammen, men vi kan få mye bedre utbytte av møtet om vi legger litt mer i det.

Her er etter min mening hvordan en god møteprosess kan se ut. Det kan se litt overveldende ut, og ikke alle møter trenger alle komponentene beskrevet her, men Teams struktur og støtteverktøy gjør det mye enklere å gjøre det riktige, og uten en eneste epost.

Ved å knytte møteinnkalling til Teams, bruke møtechat og dokumentsamarbeid, og tildele oppfølgingsoppgaver i møtet blir møtene effektive og vi sender ingenting på epost

Ønsker dere hjelp til å innføre slike møteprosesser hos dere kan workshopen Smarte møter med Teams - mye mer enn nettmøter gi dere en god start ved å lære både de smarte nettmøtemulighetene og hvordan forberede gjennomføre og følge opp møtene enklere og bedre.

Skal du fortsatt jobbe mye hjemme? Skaff deg en ekstra skjerm!

Dersom du har en fast arbeidsplass hjemme er det fint å ha en stor skjerm. Jeg ville bedt om å få en slik fra arbeidsgiver. Har du ingen som kan gi deg dette ville jeg uansett investert i en selv. Det gjøre de enklere å arbeide, og er spesielt nyttig om du skal delta i nettmøter. Da kan du ha møtet på en skjerm og ha den andre for deg selv til arbeidsmateriale, møtenotater mm.

Det er også en nødvendighet om du vil presentere PowerPoint i nettmøter som en proff. Da kan deltakerne se dine lysbilder mens du ser presentasjonsvisning med egne presentasjonsnotater og hva neste lysbilde er.

Last ned gratis PDF med bruksanvisning for hvordan du presenterer PowerPoint som en proff i Teamsmøter.

Oppdatering: Nå kan du også bruke PowerPoint Live. Da kan du gjøre mye av det samme med en skjerm. Se Trykk på Presenter i Teams neste gang du viser PowerPoint i et Teams-møte

Fast skjerm

Dersom du ikke har spesielle behov vil sannsynligvis en størrelse på 24" eller 27" være bra valg. Det som er viktig er å velge en skjerm med minimum oppløsning på 2560 x 1440 punkter. Gjerne mer. Det utelukker de billigste skjermene som bare har 1920 x 1080. På en så stor skjerm er det etter min mening for lite.

Bildet viser PC med stor ekstraskjerm for arbeidsmateriele, møtenotater mm. mens Teams-møtet er på PC-skjermen. Til siden en portable ekstraskjerm.

Det andre du bør tenke på er høydejustering. Jeg liker å bruke PC'en som primærskjerm og setter den andre skjermen bak og over denne. Det er for å slippe å vri på hodet for å se begge skjermene. Da er det fint å kunne justere høyden så ekstraskjermen kommer rett over PC-skjermen. Du får en slik skjerm for ca. 2-3.000 kr. ex. MVA.

Flyttbar skjerm

Dersom du sitter ved kjøkkenbordet eller flytter deg mye rundt vil en bærbar skjerm kunne være et godt valg. Her er utvalget ikke så stort, men det finnes noen. Det som er felles for dem er at de kan tas med i en PC-sekk, har 14" skjerm og får strøm fra din PC  gjennom USB-C. De trenger altså ikke egen strømforsyning. Dette krever en ganske ny PC, eller Mac som har USB-C som er den nye standarden alle kommer til å ha fremover. Kabelen fra din PC/Mac overfører da både strøm til skjermen og signal i ett.

Her er to aktuelle skjermer av denne typen. Beskrivelse og priser fra Komplett bedrift.

HP EliteDisplay S14  - 14" skjerm som får strøm fra din PC/Mac  gjennom USB-C. Vekt 1 kg. Pris 3212,- ex- MVA

Lenovo ThinkVision M14 - 14" skjerm som får strøm fra din PC  gjennom USB-C. Vekt 0,6 kg. Pris 3212,- ex- MVA

Er du Mac-bruker har du kanskje en iPad Pro? Da har du allerede en ekstraskjerm gjennom å bruke Sidecar. Dette krever en ikke altfor gammel Mac og iPad.

For flere tips om Teams og Teamsmøter, les videre nedover i bloggen ⬇︎

Er det OK å ha en privat chat mens man deltar i et nettmøte?

Jeg bruker normalt å hevde at om du skal være med på nettmøtet må du også ha hodet i møtet og ikke i la deg distrahere av alt mulig annet. Tilsvarende må den som er møteleder eller presentere i møtet engasjere med deltakerne så de ikke får anledning til å bli distrahert.

Det er veldig fristende å multitaske selv om vi vet det ikke er bra. Men hva kan vi gjøre med det?

Likevel, når jeg tenker etter, er det situasjoner der det kan være OK å ha en privat chat i møtet.

Du trenger nyttig informasjon som kan bidra positivt til møtet.

Hold markøren over bildet til den du vil chatte med og start en samtale

La oss si dere er en gruppe som deltar i et nettmøte og så er dere usikre på noe, eller mangler informasjon. Det kan ofte føre til lange diskusjoner om noe ingen har klare fakta på og det er ganske bortkastet tid.

Dersom du vet om noen som har denne nødvendige informasjonen kan du kontakte vedkommende i en chat mens dere er i møtet. Ofte kan man få et kjapt svar som løser saken. Da kan vi diskutere basert på fakta. Dette kan også være mye bedre enn å si "da får vi komme tilbake til det siden". Da utsetter vi noe som kunne vært avgjort nå og det er ikke effektivt.

Når du trenger å sjekke ut eller søke støtte fra en annen i møtet.

La oss si dere er i et møte og så kommer det opp et tema som du ikke er forberedt på. Du ville gjerne ha snakket med en kollega om dette fordi det er noe som påvirker dere begge. Da kan det være en mulighet å åpne en personlig chat med din kollega for å gjøre en kjapp konferering før dere kommer med et felles innspill i møtet.

Er dette OK? Hva synes du?

Før møtet, eller i en pause.

Du kan skille ut privat chat i eget vindu og ha ved siden av møtet

Ofte når vi møtes i et møterom har man litt småprat med kolleger som sitter ved samme bort før møtet starter, eller en prat i en pause. Noe av den praten er ikke ment for alle. Kommer du litt tidlig inn i nettmøtet, eller det er et litt lengre møte med pause kan du gjøre det samme i en privat chat.

I workshopen Smarte møter med Teams (i deres møterom, eller i nettworkshop) er dette noe av det vi øver på.

Så du tror du kan Teams-møter nå?

Hvordan ville du like at deltakerne i nettmøtet blar i dine lysbilder mens du presenterer?

Selv synes jeg ikke om det i det hele tatt. Jeg vil at deltakerne skal se lysbildet jeg prater om og ikke at de skal være 2-3 lysbilder foran meg! Da hører de jo ikke på meg. Kan de virkelig det? Absolutt! Alle kan bla i dine lysbilder på egen hånd.

Hva er en PowerPoint presentasjon i Teams-møte?

Mange blir litt forvirret når de skal bruke funksjonen i Teams-møter for å presentere PowerPoint. Du trenger ikke å ha presentasjonen åpen på skjermen. Den blir lastet opp til møtet. Når du velger å dele innhold har du flere overskrifter over ulikt delingsinnhold. Under overskriften PowerPoint finner du presentasjoner du nylig har brukt. Finner du ikke presentasjonen du vil vise velger du Bla igjennom og laster opp din PowerPoint til møtet. Den åpnes nå i presentasjonsvisning for alle.

Du kan nå starte presentasjonen og bla i lysbildene. Problemet er at det kan de andre også. De kan bla i dine lysbilder uten at du vet det. Plutselig ligger noen flere lysbilder foran deg uten at du vet det. Ganske ubehagelig synes jeg. Men heldigvis kan du sperre det ved å trykke på "øyet". Da er de nødt til å følge ditt tempo i å bytte lysbilder.

Andre i møtet kan også ta over kontrollen, stoppe presentasjonen din og overta møtet. Alle Teams-møter er satt opp slik som standard. Ikke så bra om du har et stort allmøte, eller et møte med mange eksterne deltakere. Dette kan du også styre, men det er et annet tema :-)

Kan vi ikke Teams-møter nå etter 2 måneder på hjemmekontor?

Jeg snakket med en arbeidsgiver her om dagen om å tilby opplæring til de ansatte i å ha gode nettmøter med Teams. "Det trenger de ikke" sa han. De har jo hatt nettmøter daglig nå i to måneder, så det kan de. "Er du sikker på det?" sa jeg.

Jeg tenkte på alle de som har deltatt i mine Outlook-kurs de siste årene. Felles for deltakerne er at de har brukt Outlook i 10-15 år og likevel følte de ikke at de mestret Outlook på noen god måte. Ja de kunne sende og motta epost og bruke kalenderen, men likevel hadde mange følelse av at "Det må være bedre måte å bruke Outlook på”. Kjenner du deg igjen?

Det samme gjelder Teams og Teams-møter. Alle kan delt ai et Teams-møte, men føler ofte mangel på kontroll og har ikke tid til å finne ut hvordan man kan ha gode Teams-møter.

Mestre Teams-møtene og gjør dem bedre enn møter i møterom

Ja mange erfarer at nettmøter kan være mye mer effektive enn møter i møterom. Men det fordrer at man kan bruke møteverktøyene. Ellers blir det bare et videomøte. Hva er forskjellen? Les gjerne Har dere nettmøter eller videomøter på jobben? Hva er forskjellen og hvorfor er dette viktig?

Vil du mestre Teams-møtene og sikre deg at du ikke mister kontrollen i møtet? Sjekk ut 1-times nett-workshop Smarte nettmøter med Teams

Er du mer ambisiøs og vil lære hvordan du forbereder, gjennomfører og følger opp Teams-møtene enten de er i et møterom eller på nett med felles møtebok, oppgavefordeling og oppfølging kan det være at Smarte møter med Teams - mye mer enn nettmøter er noe for deg.

Teams eller Zoom? Valget mellom fruktkurven og dine favorittepler

Det store diskusjonstemaet på mange arbeidsplasser er nå Teams-møter eller Zoom-møter. La oss sette dette litt i perspektiv.

Microsoft Office 365 og Google G-suite tilbyr begge en omfattende verktøykasse som dekker alle deler av arbeid, samarbeid og møter. I Microsofts verktøykasse finner i blant annet Teams med mulighet for nettmøter.

I tillegg finnes en rekke nisjeverktøy i markedet som komplementerer, utvider og noen ganger erstatter verktøy i verktøykassen. Et slikt verktøy er Zoom for nettmøter. Når Zoom sammenligner seg med andre er ikke Microsoft og Google på deres liste. Det er GoToMeeting, Cisco Webex og andre nettmøteverktøy de ser som sine konkurrenter.

Fruktkurv eller dine favorittepler

Mange arbeidsplasser tilbyr frukt til ansatte. Da kommer det noen med en fruktkurv med epler, bananer, plommer mm. Det er et flott tilbud. Men sett at noen ikke var fornøyd med valg av eplesort. De synes Gravensten er mye bedre. Så noen tar meg seg egne epler, eller kanskje kjøper avdelingslederen Gravensten på avdelingens budsjett og legger dem i en skål ved siden av fruktkurven. Er det OK? Vi betaler fremdeles for de eplene som ikke blir spist. Sannsynligvis ingen stor sak, men synd med eplene som ikke blir spist :-

Er det greit å bruke Zoom når man har Teams?

Så er det greit at mange virksomheter i dag tar i bruk Zoom selv om de kunne ha benyttet Teams-møter? Det kan det godt være dersom det gir økt verdi og ikke gir uønskede sideeffekter. Teams-møter og Zoom har begge sine fordeler og ulemper og er laget for ulike formål i utgangspunktet. Der Zoom er et spesialverktøy for nettmøter er Teams-møter en utvidelse av samarbeid i en arbeidsprosess eller et prosjekt.

Teams-møter - mye mer enn nettmøter

Et Teams-møte er ikke det samme som et nettmøte, men alle Teams-møter kan være nettmøter. Mange tror Teams-møter bare er en erstatning for Skype for Business møter, men det er så mye mer.

I min 1-times nett-workshop Smarte nettmøte med Teams starter jeg alltid med å beskrive tre situasjoner der Teams-møter er veldig nyttige.

1 -  Teams-møter som en utvidelse av samarbeid i Team og Kanaler

Når Teams-samtaler i kanalene ikke bringer oss i mål kan vi legge til et Teams-møte i kanalen. Dersom du jobber med et prosjekt har du sannsynligvis regelmessige prosjektmøter, eller om dere har avdelingsarbeidet organisert i et Team har dere gjerne ukemøter og avdelingsmøter. Ved å benytte Teams-møter til disse vil alle forberedelser til møtet kunne skje i kanalen. Møtegrunnlag, dokumenter, møtenotater og møtechat vil da ligge i kanalen er tilgjengelig i ettertid. Oppgaver kan også fordeles og følges opp. Det at Teams-møtet også kan gjøres på nett blir da bare helt naturlig. Det ville vel være merkelig å bringe inn et annet møteverktøy til dette?

2 - Møter med enkeltpersoner og personlige grupper i Chat

Teams-chat er en favoritt for mange når man bare vil gjøre raske avklaringer med en kollega, eller en liten gruppe der det ikke er naturlig å knytte samtalen til en kanal. Der kan vi også trykke på videosamtale og gjøre samtalen til et møte. Der kan vi dele skjem, jobbe på et felles dokument og alt blir automatisk lagret og er søkbart når vi trenger å finne tilbake til dette om noen måneder.

3- Frittstående møter med deltakere innenfor og utenfor virksomheten

Dette er etter min mening den eneste situasjonen der det er relevant å vurdere Zoom eller andre alternative møteverktøy. Når du skal invitere til et møte på tvers av organisasjonen er vanligvis ikke deltakerne medlemmer av et felles Team. Det er heller ikke eksterne møtedeltakere. Inviterer du til et Teams-møte som ikke er knyttet til et Team, gjerne fra Outlook, kan alle være med. Interne og eksterne. Deltakerne trenger heller ikke å ha Teams for å delta.

Mange benytter seg av denne muligheten. Det er i denne situasjonen mange har brukt Zoom i denne perioden. For de fleste oppfatter jeg at det er primært for å kunne se flere på video av gangen på skjermen. Jeg forstår godt at læreren til en skoleklasse ønsker å se alle elevene på en gang, selv om det blir smått. Det kan også være enklere for noen i og med at man kun bruker det til dette formålet, mens bruk av Teams kanskje krever litt mer grunnleggende forståelse for struktur og arbeidsformer.

Hva mener du?

Legg gjerne igjen en kommentar. Det er ofte gode grunner til at man velger ulikt så fortell gjerne hva du har valgt og hvorfor.