Flagger du e-post i Outlook? Har du en lang liste med røde oppgaver?

Jeg vet mange har gode intensjoner om å følge opp innkommende E-post og andre oppgaver man forsøker å holde rede på i Outlook. En måte er å flagge E-posten. En annen mulighet er å opprette oppgaver/tasks. Problemet er at disse ofte blir liggende i en uprioritert oppgaveliste som bare vokser og vokser. Når forfallsdato er passert blir gjerne disse oppgavene røde og de ender opp med å være en stressfaktor istedenfor den hjelpen den er ment å være. Det er min erfaring at når oppgavelisten blir for lang slutter vi å forholde oss til den og går over til å skrive oppgaver på et stykke papir. Hvordan er det med deg? Løsningen er å bryte den lange listen ned i små, håndterlige daglige lister. For å kunne lage en realistisk oppgaveliste for hver dag må du også ha en oversikt over dine planlagte aktiviteter for dagen.

Vis arbeidsoppgavene dine under kalenderen i Outlook

Om du velger å se kalendervinduet i Outlook vil hjernen din umiddelbart få et signal om hvordan dagen og uken blir for deg. Dersom det er mange avtaler og møter vil du umiddelbart få oppfatningen av at det blir en travel uke. Er det få møter og avtaler vil signalet være at det det blir en rolig uke. Dette er selvfølgelig et helt feil bilde fordi den ikke sier noe om hvor mange oppgaver du må utføre. De fleste vil vel være enige i at det «virkelige arbeidet» skjer mellom møtene. Det er først når vi legger til disse arbeidsoppgavene at du vil kunne danne deg et inntrykk av den reelle arbeidsbelastningen. Derfor anbefaler jeg å arbeide med flagget e-post og oppgaver på samme sted som du ser avtalene dine. Det kan du gjøre ved å vise dine oppgaver pr. dag sammen med kalenderen.

Om ikke oppgavelisten er synlig i kalenderen, velg VIS-fanen i båndet, og velg å vise Dagens oppgaveliste som Normal. Du vil nå se at standardvisningen er «Vis oppgaver: Etter forfallsdato». Utfordringen med dette er at du kan ha fem oppgaver som forfaller neste fredag, og de vil alle bli vist neste fredag i kalenderen. Det er litt sent å bli påminnet om dette :-). Jeg anbefaler å heller velge når du skal gjøre oppgaven. Det kan godt hende at disse oppgavene må gjøres på onsdag fordi det er den eneste dagen du har tid til å gjøre dem i løpet av uken. For å arbeide slik, velg å bruke startdato for planlegging og ikke forfallsdato. Om du høyreklikker på teksten, kan du endre oppsettet til «Vis oppgaver: Etter startdato»

Nå kan du balansere arbeidsbelastningen din for ved å dra oppgavene fra dag til dag der du tar hensyn til at noen dager er det mange møter og urealistisk å arbeide med å tømme oppgavelisten din, mens du her mer tid tilgjengelig for eget arbeid andre dager. Med dette oppsettet vil du også oppdage at oppgaver du ikke får gjort på den planlagte dagen automatisk vil bli overført til neste dag. Det blir de helt til du markerer oppgaven som utført, eller sletter den. Du trenger derfor ikke være redd for å glemme oppgaver.

For mer om hvordan du kan behandle innkommende E-post og oppgaver smart, se Hvordan du kan ha kontroll over alle forespørsler på E-post og aldri være redd for å glemme en tidsfrist.

Ønsker du og ditt team å få kontroll over egen arbeidshverdag og arbeide bedre sammen i det nye fleksible arbeidslivet? Du kan få hjelp til dette. Sjekk denne muligheten her: Smart bruk at Outlook for å ta kontroll over egen hverdag.