Hvordan du kan ha kontroll over alle forespørsler på E-post og aldri være redd for å glemme en tidsfrist

Hva er en av de vanligste måtene å spørre noen om å gjøre en oppgave? De sender deg en E-post! Ikke sant? Når denne E-posten kommer inn i din Innboks må du bestemme deg for hva du skal gjøre med den og når. Dette er en oppgave, og du bør behandle den som dette. Heldigvis har Outlook gode muligheter til å hjelpe deg til å holde orden på dette. Mange tenker på Outlook som E-post og kalender, mens Outlook egentlig er ditt personlige planleggings- og prioriteringsverktøy! Ved å bruke Oppgavebehandling i Outlook kan du enkelt planlegge og prioritere både innkomne og egendefinerte oppgaver.

Den enkleste måten å behandle innkommende forespørsler på, og som du ikke umiddelbart kan behandle, er å gjøre den om til en Oppgave i Outlook. Høyreklikk på flaggfeltet i E-posten og velg når du har planlagt å behandle innholdet i E-posten. Ved å gjøre dette blir den behandlet som en Outlook oppgave. Beste praksis for E-postbehandling er å ikke gå videre til neste E-post i Innboksen før du har bestemt deg for når du vil behandle den du leser nå. Det er bare fire ting du kan gjøre med en E-post. Dette omtaler vi som de fire D'er. Do now/Gjør nå, Delegate/Deleger, Delete/Slett, Decide/Bestem når du skal gjøre det. Jeg klarer dessverre ikke å komme opp med en god norsk huskeregel så jeg bruker den engelske :-)

Dersom du svarer på den umiddelbart, eller delegerer den ved å videresende den kan du trygt slette E-posten fra Innkurven fordi du jo har en kopi sammen med det du har svart/videresendt i Sendte elementer. Velger du derimot å behandle E-posten senere, for eksempel i morgen, eller neste uke, er det beste du nå kan gjøre å flytte E-posten ut av Innboksen. Ellers vil den ligge der og stresse deg kanskje i en uke og påminne deg om at du må gjøre noe med den helt til den er utført.

Dra E-posten over i valgt mappe og vil den dukke opp nøyaktig på det tidspunktet du har planlagt å gjennomføre oppgaven. Flytt den til den mappen der du senere vil ha E-posten arkivert. Da trenger du heller ikke tenke på å arkivere den når E-posten er behandlet.

Ikke alle føler dette som trygt, fordi de er vant til å bruke Innboksen som huskeliste og leser gjennom Innboksen mange ganger om dagen på leting etter oppgaver som må gjøres i dag, mens man hopper over oppgaver som kan vente. Dette er helt unødvendig. Outlook er laget for at du trygt skal kunne flytte E-posten ut av Innboksen samtidig som den vises i din oppgaveliste når du trenger å behandle oppgaven. Outlook er ikke designet for å utføre oppgaver fra Innboksen. I Innboksen behandler du og prioriterer innkommende E-post. Å gjennomføre oppgaver basert på din prioritering gjør du fra Oppgavelisten. Mest effektiv prioritering og best oversikt får du om du bruker oppgavelisten under kalenderen. For oppsett av dette se Har du en lang liste med flagget E-post? Har du gitt opp å bruke Outlook gjøremål?

Oversikt over 4D-systemet

Do now / Gjør nå

Dersom du kan besvare E-posten, ringe noen, eller på annen måte behandle E-posten i løpet av et minutt eller to er dette meget effektivt. Når du har behandlet E-posten, arkiver den umiddelbart, eller slett den avhengig av hva den inneholder.

Delegate / Deleger

Ofte får man oppgaver via E-post man kan delegere til andre. Det enkleste er da å videresende E-posten med en kommentar/instruksjon. Når du har behandlet E-posten, arkiver den umiddelbart, eller slett den avhengig av hva den inneholder. Om du ønsker å følge opp i forhold til den du har delegert til, flagg E-posten for deg selv med det ønskede tidspunkt for oppfølging før du sender den. Den vil da dukke opp på oppgavelisten på tidspunktet du har bestemt.

Delete / Slett

Selvforklarende :-)

Decide /Utsett til senere

Bestem deg for når du skal behandle E-posten, og flagg den med det tidspunktet.

Neste uke vil opprette en oppgave med start neste mandag, og forfall neste fredag. Du kan også bruke Egendefinert. Velg bare startdato. Forfall vil bli satt til samme dato. En oppgave bør kunne gjøres i løpet av en dag. Er det mer omfattende anbefales å splitte den i flere oppgaver.

Når du har flagget den for ønsket oppfølgingstidspunkt, arkiver den i den mappen du vil ønske å finne den igjen senere. Om du ikke trenger å arkivere den kan du flytte den til en kladdefolder, for eks. Behandlet E-post. Senere når oppgaven er utført, klikk på flagget for å markere den som utført. Dersom du ikke ønsker å arkivere E-posten kan du slette oppgaven. Dette vil også slette E-posten.

Ønsker du og ditt team konkret hjelp til å få kontroll over egen arbeidshverdag og arbeide bedre sammen i det nye fleksible arbeidslivet, se for eksempel Smart arbeid og samarbeid med OneNote og Smart bruk av Outlook for å ta kontroll over egen hverdag.