Blir du irritert over å få alle møteinnkallingssvarene i Innboksen?

 Møte

Møte

Når du kaller inn 10 personer til et møte i Outlook får du gjerne 10 epost i Innboksen med aksepter og avslag på invitasjonen. Dette oppfattes som unødvendig støy og kan være veldig irriterende. Jeg vil jo gjerne vite om de inviterte kommer, men finnes det ikke en bedre måte?

Heldigvis gjør det det. En liten endring i Outlook oppsettet fikser dette. Dette må du gjøre:

  1. Velg Fil -> Alternativer og E-post
  2. Rull ned til overskriften Oppfølging, og kryss av som vist i illustrasjonen
 Automatisk behandling av svar på møteinvitasjoner

Automatisk behandling av svar på møteinvitasjoner

For møter du kaller inn til fra nå vil alle bekreftelser og avslag på møteinvitasjoner bli  behandlet automatisk. Dersom disse ikke inneholder en melding vil møtedeltakelsen bli oppdatert i kalenderavtalen din og eposten slettet. Dersom svaret inneholder en kommentar, for eks. "kommer litt sent", eller "Kan dessverre ikke delta på grunn av konflikt med et annet møte" vil eposten bli i Innboksen slik at du kan lese den.

For å få en oversikt over hvem som kommer på møtet, åpne møtet du har innkalt til i kalenderen og velg Oppfølging.

 Oversikt over hvem som kommer på møtet

Oversikt over hvem som kommer på møtet

Der vil du kunne se Sporingsstatus som viser hvem som har svart, og hva. Du kan også velge å kopiere status til utklippstavlen og lime den inn i for eksempel Excel for å få en deltakerliste. Denne kan brukes som grunnlag for matbestilling, deltakerskilt og annet om du arrangerer store møter.