Møter er ikke bortkastet. De kan spare mye tid for ledere og team

Møter kan være nyttige og bra

Det  er en myte at vi i må bruke minst mulig tid i møter. Tvert i mot viser undersøkelser at det er mye viktigere å få behandlet ferdig de temaene vi har på agendaen enn å holde møtetiden nede.

Det kan hende vi har satt av 15 minutter til et tema, men viser seg at vi trenger 25 minutter for å behandle det ferdig. Da lønner det seg stort å ta den tiden. Rusher vi gjennom for å holde oss innenfor 15 minutter fører det ofte til timer med spørsmål, avklaringer og oppretting av misforståelser i etterkant.

Simon Elvnäs har forsket i syv år på lederadferd og hvordan de bruker sin tid. Lederne som er med i undersøkelsen ble veldig overrasket over resultatet. Det var langt fra det de trodde selv. De trodde de brukte  40% av tiden til å gi medarbeiderne tilbakemeldinger. I virkeligheten brukte de 0-2% av tiden til dette! Det de egentlig gjorde var å informere, diskutere og reflektere 60-80% av tiden. De brukte dernest 10-20% av tiden til å gi beskjeder som ofte var utydelige.

I doktorgradsstudiene som involverer 500 ledere i Sverige viser det seg at ledere som gir unøyaktige beskjeder, eller som bare fokuserer på å ha færre og/eller kortere møter bruker uforholdsmessig mye tid på å "rydde opp" i etterkant. Faktisk bruker de bare halvparten av sin tid i en uke på lederoppgaven og den andre halvparten på å rette opp i og følge opp det som ikke fungerte den forrige uken.

En leder var oppsatt på å kun ha et 15 minutters teammøte i uken. Dette førte til 21 timers arbeid med oppfølgingsspørsmål fra teamet direkte rettet mot tema behandler i møtet. Da hun sluttet å fokusere på møtelengden, men fokuserte på innholdet og lot møtet ta den tiden det trengte, gikk tiden til å behandle oppfølgingsspørsmål ned til to  og en halv time og møtene varte i gjennomsnitt 25 minutter.

Det er ikke slik at man ikke skal ha god struktur på både forberedelser, gjennomføring og oppfølging av møter. Det er uansett viktig. For gode tips om hvordan du arrangerer gode møter, se Møter er braaaa, ikke bortkastet tid der du lærer hvordan du kan bruke OneNote til å forberede, gjennomføre og følge opp møter. 

Vil du gå rett på hvorfor jeg foretrekker å bruke OneNote som digital møtebok, kan du sjekke ut Erstatt møteboka og gule lapper med en digital notatbok på PC, mobil og nettbrett

Jeg mener ikke at du skal delta på alle møter du blir invitert til. Her er noe tips for å kvalifisere møter du blir innkallt til  Deltar du i for mange møter? Spar minst en arbeidsuke i året ved å stille noen enkle spørsmål.