Kortslutt intern epost! Del eposten i en Teams-kanal

Dere har et internprosjekt for å bygge en kaffebar i tilknytning til fellesområdet. Vi er enige om at all kommunikasjon gjøres i en Teams-kanal, og at prosjektdokumenter lagres i den samme kanalen. Da har vi alt på ett sted.

Vi er godt i gang, men etter et par uker ser vi at vi trenger å forsterke prosjektgruppen med Tina, som skal ta seg av tilbud fra leverandører. Siden vi har vært flinke og holdt oss til Teams-kanalen får Tina oversikt over alt vi har gjort til nå, både diskusjoner, informasjon og dokumenter.

Epost i personlige postbokser er ikke tilgengelig for nye prosjektmedlemmer

Men, Tina får et tilbud fra en leverandør på epost. Hvordan deler hun den med de andre i gruppen? Hun kan videresende den til de andre, men da har vi intern epost gående igjen, og hva om vi får et nytt prosjektmedlem neste uke? Da vil jo ikke hun ha tilgang til eposten.

Løsningen kan være å sende eposten til kanalen. Da vil den være tilgjengelig både for nåværende og fremtidige deltaker ei prosjektet.

Del eposten i en Teams-kanal

Du kan gjøre dette på to måter. Behandler du eposten i Outlook, kan du dele den til en Teams-kanal derfra. Vil du også ha mulighet til å videresende epost fra mobilen, vil løsningen være å hente epostadressen til kanalen i Teams, og så legge til den i adresseboken. Da kan du videresende epost til kanalen både fra PC og mobil.

Del til Teams fra Outlook

Velg epost og Del i Teams i båndet. Nå kan du søke opp kanalen du vil sende den til og dele.

Nå vil alle som oppsøker kunne se innlegget med eposten. Vedlegg kan åpnes og leses. Og vi kan diskutere innholdet oss imellom ved å velge Svar på innlegget.

Skulle du trenge å bruke innholdet i vedleggene videre kan du laste dem ned og redigere Word, PowerPoint og Excel-dokumenter.

Send en epost til en kanal

En alternativ måte å dele på som gir samme resultat er å sende eposten til kanalens epostadresse. Da henter du den først i Teams, kopierer den til utklippstavlen og videresender eposten til kanalen. Har du ofte bruk for å sende til denne kanalen kan du lagre adressen i Outlooks adressebok. Da kan du også videresende epost til kanalen fra Outlook på mobilen.

Bruker dere mer chat enn kanaler?

Som du vil se når du deler en epost til Teams kan du også dele den i en chat med en kollega, eller gruppechat. Likevel vil vanligvis kanaler ha store fordeler når det gjelder kontinuerlig samarbeid, og i prosjekter. Les mer om hvorfor: Dette går du glipp av om du bare bruker chat i Teams, og ikke Team og kanaler

Trenger dere en omstart med restrukturering og ny giv i Teams?

I august 2024 når vi var godt ute av nedstenging og midlertidig hjemmekontor skrev jeg Trenger dere en Teams omstart i høst? Det viser seg at mange fremdeles kan ha behov for å gjøre en slik vurdering. Gjelder det dere? Se også det nylige innlegget Er dere på startlinjen, teamspillere, eller innovatører? som omhandler samme tema.