Fargelegg Outlook-kalenderen helt automatisk og få bedre oversikt over din tidsbruk

Hver gang jeg viser kalenderen min til andre får jeg spørsmål om fargelegging av avtalene. Jeg bruker farger systematisk for å kategorisere ulike avtaler slik at jeg med et blikk kan se hva jeg bruker tiden min til. Har jeg nok kundeaktivitet? For mye interne møter? Til dette bruker jeg kategorier. Dette er det noe jeg anbefaler å vurdere om du allerede har god kontroll på Outlook med epost, kalender og oppgaver fordi det krever litt å bruke dette, men veldig nyttig om du har kapasitet til å gjøre det.

Automatisk fargelegging av avtaler

Men det finnes en lettere måte å gjøre noe av det samme, og få en fin oversikt med ulike farger på ulike typer avtaler, helt uten ekstra arbeid i det daglige ved å bruke betinget formatering.

Dette gjør du:

1. Stå i Outlook kalendervisning og velg Vis innstillinger
2. Velg Betinget formatering
3. Velg legg tilregel for betinget formatering
4. Gi den et navn, her Reiser
5. Velg farge, her sort
6. Sett opp betingelse, her ordet Reise i emnefeltet. Trykk OK

Når du nå setter inn reisetid i kalenderen og skriver ordet "reise" i teksten vil denne tiden automatisk bli vist som en sort avtale.  Nå kan du gjøre det samme med andre avtaler om du vil. For eksempel interne møter i rødt kundemøter i grønt :-)

Du legger vel inn reisetid i kalenderen?

Jeg var mentor for en leder i en periode og hun kom aldri ajour med sine oppgaver. Da vi begynte å se på dette fant vi ut at mye av dette skyldtes at hun ikke la inn reisetid i kalenderen. Hun kunne ha et møte på en time eller to, men det var en time reise hver vei slik at i praksis gikk det med en halv dag. Når dette ikke er i kalenderen regner hjernen bare med møtet som opptatt tid, mens reisetiden er ledig tid. Da er det lett å overplanlegge og tro at man har mer tid en man i virkeligheten har.

For en annen leder var problemet at han hele tiden strevde med å komme tidsnok til møter. De fleste av oss er tidsoptimister og "skal bare" gjøre noe smått før vi er på vei til møtet. Da er det lett å bli forsinket, og ikke har vi planlagt for kø eller andre uforutsette hindringer på veien. Så kommer han inn litt for sent, stresset og svett. Ikke det beste utgangspunktet for et godt møte.

Det koster ingenting, og du får en bedre plan og mindre stress om du legger in reisetiden som en avtale med deg selv og holder denne.

For en beskrivelse hvordan du kan bruke kategorier for mer avansert bruk av farger på avtaler, oppgaver og epost, se Outlook struktur og epostarkivering for viderekommende.