Rydd i oppgavelisten før ferien og ta fri uten jobbstress!

 Feriebilde fra Hellas. Foto Bjørn O. Hopland

Feriebilde fra Hellas. Foto Bjørn O. Hopland

I følge en amerikansk undersøkelse utfører 82% av oss arbeidsoppgaver i ferien. Vi vet også at mange opplever innspurten før en ferie som veldig stressende. Man vil gjerne dra på ferie uten at det er utestående oppgaver og med tom innboks i e-posten. Følgen kan bil at du er utslitt før du har startet ferien. Sannsynligvis lykkes du verken med å gjennomføre alt på oppgavelisten, eller tømme innboksen. I tillegg går du og tenker på alt du kan ha glemt og som du skulle ha gjort.

Det som stresser mange er alt du ikke får gjort og manglende følelse av oversikt og kontroll med oppgaver. Hvor mye arbeid har jeg egentlig har igjen før jeg kan ta ferie med god samvittighet?

 Bildet viser isfjell med uferdige oppgaver under vann

Mange har bare oversikt over arbeidet i dag og kanskje i morgen. I tillegg er oppgavelisten for de neste to ukene spredt på Innboksen, notatbok, gule lapper og i hodet. Følgen er at du bare ser toppen av isfjellet.Så hva kan du gjøre nå for å kunne ta ferie med ro i sjelen?

Mitt råd er å samle oppgaver fra E-post, gule lapper og det du har i hodet på ett sted. Min favoritt er Outlooks oppgaveliste. Jeg vet mange har forsøkt, men ikke fått til dette, men før du avskriver dette, sjekk  Har du en lang liste med flagget E-post? Har du gitt opp å bruke oppgaver/tasks i Outlook?

Det vi ønsker å gjøre er å skille oppgavene i arbeid som må gjøres før ferien og arbeid som må vente til etter ferien. Det er ikke så lett om man har en lang oppgavelisten der noe har frister og noe er mer av typen "dette må jeg gjøre så fort som mulig", eller "dette vil jeg gjøre når jeg får tid".

Løsningen er å gjøre en ny prioritering på alle oppgaver utifra to kriterier:

  1. Hvor viktig er oppgaven?
  2. Hvor mye haster den?

Her er de fire mulighetene du har når du re-prioriterer oppgavelisten din:

 Bildet viser Gjør det nå! - Planlegg den! - Kanskje en dag? - La den gå!

Fordel oppgavene fra punkt 2 på det du realistisk kan gjøre de dagene som er igjen til ferien. Ta hensyn til møter og avtaler, samt at du sannsynligvis vil fortsette å få oppgaver dumpende inn i Innboksen de neste to ukene. Du oppdager nå at tiden ikke strekker til for å gjøre alle oppgavene :-) Det du er det eneste du kan gjøre å flytte resten av oppgavene til etter ferien. Om nødvendig, informer kolleger om hva som må vente til du er tilbake. Du kan nå lage en veldig oversiktlig og god ukeplan med oppgaver fordelt på dager sammen med alle avtaler om du bruker Outlook.

121013_0838_kandutaferi2.png

Nå har du fordelt oppgaver på listene, men selvfølgelig vil oppgavene fortsette å strømme på helt til siste dag på jobben før ferien. Hva gjør du med dette? I denne perioden er det spesielt viktig å prioritere forespørsler umiddelbart og bestemme med en gang om den skal før eller etter ferien. Hvis den må gjøres før, hvordan påvirker det arbeidsbelastningen din? Må du re-prioritere noe annet ved å flytte flere oppgaver til etter ferien?

Hvis du ikke allerede har innarbeidet denne måten å arbeide på vil du nok streve litt med å følge dette, men jeg kan love deg at belønningen er stor for å gjennomføre. Du vil kunne ta ferie med god samvittighet. Hvem vet, kanskje du fortsetter å arbeide på denne måten etter ferien og gjør det til en vane å ha god oversikt og kontroll med mindre stress :-)

God ferie!