Det er alltid mer å gjøre enn du noen gang kan få gjort!

Innboksen blir aldri tom. Hvis du hele tiden skal gjøre alt andre vil du skal gjøre får du aldri gjort dine viktigste oppgaver. På et tidspunkt må du stille deg spørsmålet; Er det jeg gjør nå det viktigste og riktigste jeg bør jobbe med?

Kanskje ikke, men jeg må jo gjøre dette, eller noen må jo gjøre det… Jeg kan ikke si nei…

Skal du oppnå det du ønsker må du vurdere hele tiden, og av og til gjøre noen valg som ikke nødvendigvis er populære hos andre. Det er kanskje litt ubehagelige der og da, men det riktige i lengden. Dette er en treningssak og jo mer du trener, jo lettere er det.

Avdøde Stephen Covey, forfatteren av The 7 Habits of Highly Effective People (de syv gode vanene på norsk) sier det slik:

"You have to decide what your highest priorities are, and must have the courage – pleasantly, smilingly, nonapologetically – to say no to other things. And the way you do it is by having a bigger “yes” burning inside."

Med det mener han at du må ha klart for deg hva du vil oppnå og måle alle forespørsler opp mot dette. Vil dette bringe meg nærmere mine mål, eller ikke?

Har du det klart for deg blir det enklere å prioritere.

Kilde: Essentialism: The diciplined pursuit of less.

Du kan også vaksinere deg mot å bli "angrepet" ved å lage din egen plan, definere dine egne aktiviteter og oppgaver før andre kommer med sine forespørsler til deg. Da er det mye lettere å si at du ikke kan prioritere dette fordi du allerede har fullt opp med oppgaver du må gjøre. Ikke si "jeg har ikke tid". Du har alltid tid til det du velger å prioritere.

Vil du ha litt inspirasjon kan jeg anbefale boken Essentialism: The diciplined pursuit of less. Forfatteren Greg McKeown sier

"If you don't prioritise your life, someone else will".

For litt praktisk hjelp til å legg din plan kan du få noen tips i Tid, oppgaver og verktøy får skylda når vi ikke får gjennomført alt vi håpet

Vil du gå mer grunnleggende til verks og vil prioritere å sette av en dag til å gjøre det grundig kan du vurdere å delta i workshopen Smart måloppnåelse i en digital tid Da får du støtte i et sett med maler og opplegg i Outlook og OneNote for å gjøre det enklere å ha oversikt, og for å prioritere raskere og enklere. Kanskje du får med deg noen kolleger også for å sikre at dere alle leverer på jobbmålene?

Du trenger ikke å ha dårlig samvittighet for å behandle e-post i ferien!

Får du en pekefinger mot deg om du behandler epost i ferien?

Jeg er rimelig lei av alle de moralske pekefingrene som kommer opp i aviser og andre media nå om dagen. Alle sier vi må ta en digital detox, og at å lese e-post i ferien er fy fy. Det minner meg veldig om den gamle diskusjonen om når sjefen kan sende e-post til sine medarbeidere. Det må for all del ikke skje på kvelden, og i alle fall ikke i helgene. Mer om dette senere.

Mange får en bedre ferie med mindre stress om man føler at man har oversikt og kontroll på henvendelser og hendelser på jobben mens man er borte. Det å lese, og av og til svare på e-post i ferien hjelper mange til å ikke gå å lure på hva slags "bomber" man kommer hjem til etter ferien. Dessuten er det ikke noen ferievikar som behandler e-posten mens du er borte, så du risikerer å komme tilbake til en postkasse med hundrevis e e-post som det tar deg en uke å bli ajour med.

Tilbake fra ferie med hundrevis av E-post i Outlook? Fortvil ikke, du kan få hjelp!

Jeg sier ikke at du må lese e-post i ferien, men jeg mener det er ditt valg. Dersom du kan, og ønsker å ikke se på e-posten er det selvfølgelig helt OK, men om du føler deg bedre og slapper bedre av ved å se på hva som kommer inn og selv kan bestemme hva du svarer på og hva du lar ligge til etter ferien må det også være greit. Det er ditt valg.

Tilbake til hverdagen. Er du vertskap på et lite hotell, eller driver din egen forretning er det akseptert at det er en "livsstil" og mange trives med det. Det som er nytt er at mange flere jobbtyper også har en livsstil der jobb og privatliv går i hverandre.

Hvordan kan vi lykkes i den nye arbeidshverdagen - The New World of Work?

Veldig mange i dag har høy grad av fleksibilitet i forhold til når og hvor man jobber, og for en familie med to arbeidende foreldre er det ganske vanlig, og akseptert at man går tidlig fra arbeidsplassen for å hente barn i barnehage og bruker tiden sammen med dem til de har lagt seg. Så bruker man kanskje tid etter dette til å jobbe litt, inkludert å skrive og behandle e-post.

Det fine med e-post er at jeg kan skrive den når det passer meg, og du kan lese den når det passer deg. Selvfølgelig er det viktig å avklare forventningene, slik at sjefen sier tydelig fra om at det passer henne bra å sende noen e-poster om kvelden, men at det ikke forventes at man gjør noe med disse før dagen etter.

Hvorfor er arbeidslivet i Norge "dødt" i to hele måneder hver sommer?

De fleste tar vel tre ukers ferie i sommer en gang mellom St.Hans og skolestart, dvs. i løpet av to måneder. Da er det enda fem arbeidsuker igjen i denne perioden. I disse ukene er det bannlyst å arrangere noe som helst. Ikke seminarer og andre arrangementer og ikke kurs og annen opplæring. Ser nordmenn på de 25 arbeidsdagene som ekstra ferie på jobben?

"Å, men vi har så mye å gjøre resten av året at vi fortjener å ha en rolig periode" sier mange da.

Men det straffer seg! Hva skjer ved skolestart og utover høsten. Jo da skal vi få hjulene i gang igjen og så klager alle på at det er så hektisk. Veldig mye kurs- og opplæringsvirksomhet er lagt til perioden september til november. Desember er også hellig. Da skal vi jo gjøre innspurten til jul …

Hvis det er så at disse fem arbeidsukene på jobben ikke inneholder så mye behandling av hastesaker, hva om vi bruker denne tiden til å bygge kompetanse, trene på gjennomføring av nødvendige endringer på jobben og på denne måten stille skarpskodd innfor høsten i tillegg til å ha "ladet batteriene"?

"Går ikke" sier du! Det er alltid noen som er på ferie. OK, så betyr det at om du arrangerer noe resten av året kan alle delta? Ingen melder forfall på grunn av møter, andre arrangementer, eller høyt arbeidspress? Det er alltid noen som ikke kan og hvem har sagt at vi ikke kan gjennomføre for eksempel et kurs i flere omganger slik at man kan velge tidspunkt selv?

Utfordre deg selv og de rundt deg i sommer. Ikke ta for gitt at man ikke kan gjøre noe felles med andre i løpet av de 8 sommerukene.

Hva med å gi avdelingen et SmartEndring kurs i sommer? Du kan sette opp ett kurs i perioden 23.juni - 12.juli og det samme om igjen i perioden 28.juli - 16.august. Da vil alle mest sannsynlig finne en tid som passer. Jeg skal bidra med å tilby to for en. Det vil si jeg holder det samme kurset to ganger for prisen av ett. Ring meg på 90173524, eller send meg en epost på bjorn@smartendring.no om dette kan være aktuelt for dere.

Blir du klar til sommerferien med alt du skal gjøre? For gode tips, sjekk Ta ferie uten jobbstress! Her lærer du hvordan du kan ta ferie med tom oppgaveliste.