Har du flere påbegynte eposter og flere dokumenter åpne samtidig? Da bør du lese dette.

Du har 10 eposter åpne og 7 du har startet å skrive et svar på. I tillegg har du 5 regneark og 3 Word-dokumenter "under arbeid".  Så får du beskjed om å restarte PC'en på grunn av en oppdatering. Hvordan føles det? Panikk!  Særlig når PC'en restarter automatisk fordi du du har ignorert de høflige hintene om at du bør gjøre det noen ganger. Kjenner du deg igjen?

Tror du at du kan multitaske?

Situasjonen beskrevet over er kanskje litt satt på spissen, men jeg ser faktisk dette ganske ofte. En ting er frykten for å måtte restarte PC'en, men hvorfor havner vi egentlig i en slik situasjon? For mange er det nok fordi man er så ivrige til å kaste seg over nye oppgaver fordi alt haster. Det er lett å blir drevet av det som kommer inn sist og som virker som det haster. "Jeg tar denne med en gang, så går jeg tilbake til den forrige etterpå". Det er bare det at mens du starter på  den oppgaven kommer det en som også ser viktig ut så du gjør det samme igjen!. Tro meg, dette er du ikke tjent med, det skaper bare stress.

Det er bedre å fullføre oppgaver enn å starte dem

Har du sett bærplukkere som starter å plukke blåbær på en tue. Så ser de en annen tue som ser ut som den har flere bær og hopper over dit. Men vi får med oss flere bær ved å plukke ren den første og så gå til den neste. På samme måte ser jeg noen som hopper fra oppgave til oppgave uten å gjøre ferdig den de jobber med først. På den måten ender du opp med mange epost du har startet å skrive svar på og mange dokumenter åpne på en gang. Du oppnår i iallfall å være veldig busy hele tiden, men det er vel ikke poenget?

Når du kommer til slutten av dagen har du 17 oppgaver startet men få fullført. Ville det ikke være bedre å ha 5 fullførte oppgaver enn mange ufullførte som blir liggende åpne? Du blir tross alt målt på og føler at du har oppnådd noe når du fullfører en oppgave. Det dreier seg ikke om å starte flest mulig oppgaver, men om hvor mange du fullfører.

Å ha mange åpne oppgaver skaper faktisk ganske mye merarbeid fordi du hele tiden må bruke tid på å sette deg inn i hvor du var når du gjenopptar en oppgave. 


Det er veldig fristende å multitaske selv om vi vet det ikke er bra. Men hva kan vi gjøre med det?

Det er skrevet side opp og side ned om de uheldige effektene av multitasking. Likevel fortsetter vi med det.

Er vi dumme? Nei, men fristelsen blir rett og slett for stor. Her er hvorfor.

  • Fordi vi er nysgjerrige og har anledning til å følge med på hva som helst når som helst og hvor som helst på telefonen.
  • Vi vil ikke gå glipp av noe. Sjekker du ikke Facebook nyhetsstrømmen ganske ofte raser meldinger forbi og du ser dem ikke lenger.
  • Vi ønsker å være tilgjengelige og yte rask service på henvendelser
  • Vi får stadig flere kanaler vi føler at vi må følge med på. Mange av disse er øyeblikksorienterte som SnapChat-, Facebook- og Skype-meldinger. Det føles som vi må reagere umiddelbart, selv om vi er opptatt med noe annet

Men hva kan vi gjøre når vi ikke klarer å motstå fristelsen?

Spør du forskere og eksperter innen dette området får du ofte svar som, sjekke e-posten bare to ganger om dagen, eller enda verre, slå av internettforbindelsen :-) Men det vil vi jo ikke. Da sitter vi lett å tenker på hva vi går glipp av, hva om noen vil ha tak i meg og det er viktig osv.

Nå er jeg mest opptatt av at vi jobber effektivt når vi jobber og ikke så opptatt av hva du gjør i fritiden, så la oss avgrense dette til hvordan vi kan jobbe effektivt. Hva er da de vanligste situasjonene man multitasker?

  1. Møter, og særlig nettmøter derman av og til lytter med et halvt øre samtidig som man jobber med eposten
  2. Avbrytelser fra innkommende e-post der vi overskriften poppe opp på skjermen mens vi forsøker å konsentrere oss om Excel-beregningen vår. Eller om vi har slått denne av (anbefales) føler vi plutselig av vi må sjekke Innboksen, eller telefonen. 
  3. Avbrytelser fra kolleger som spør deg om noe, og du forsøker å svare samtidig som du fremdeles har tankene dine i det du egentlig holdt på med.


Hva kan vi så gjøre for å beholde den fleksibiliteten vi så gjerne vil ha, samtidig som vi arbeider effektivt?

Løsningen kan være å benytte fokus-endring istedenfor multitasking. Det krever litt selvdisiplin, men jeg tror det er realistisk å få til, og er en mye bedre løsning.

Forrester Research har laget denne utmerkede illustrasjonen over forskjellen på det tradisjonelle arbeidstidsmønsteret, og de nye fleksible alternativene.

Forrester illustrasjon forkus-svitsjing fremfor multitasking

Forrester illustrasjon forkus-svitsjing fremfor multitasking

Forester sier: «The ability to switch gears quickly — not to be confused with multitasking — is key to success in this new world of work Multitasking means devoting only partial attention to a number of tasks at once. Focus-switching allow you to blend work and leisure without sacrificing the flexibility. Keep focus for a reasonable time, remove distractions as much as possible for this time period

For å få til dette må vi aktivt gå inn for å bestemme oss hvor vi har konsentrasjonen her og nå. Er vi i et nettmøte som ikke er spesielt inspirerende, eller nyttig har du to muligheter.

  1. Spør deg selv om du må være i dette møtet. Kan du droppe det? 
  2. Sørge for at det blir interessant ved å aktivt engasjere deg i temaet som presenteres/diskuteres. Det er ikke sikkert det er så viktig for deg nå, men det skader ikke å engasjere seg i områdene litt utenfor egne arbeidsoppgaver. I alle fall om du kan tenke deg å ta endre jobber i fremtiden, og bli oppfattet av ledere og kolleger som en som bryr seg og er interessert i det de er opptatt av.

Hva så med eposten mange strever med å holde tritt med?

  1. For det første, ta en aktiv beslutning om når du skal sjekke Innboksen. Det kan være to ganger om dagen, men for de fleste vil det være mye oftere. Det viktigste er at du behandler hver epost i Innboksen og prioriterer hva du skal gjøre med den før du går til neste så du slipper å gå tilbake til en epost flere ganger. 
  2. Slå av epostvarsler slik at du ikke får opp de svært forstyrrende meldingene
  3. Er du helt hektet på å sjekke Innboksen hele tiden, sett på en timer på telefonen og øv på å ikke sjekke epost før den varsler. Start med kort tid og øk etter hvert.


Og kollegene som kommer bort til deg mens du konsentrer deg om noe du må få ferdig med god kvalitet?

Spør om å få komme tilbake til dem når du er ferdig. Det virker også ved øyeblikksmeldinger. Det er ofte bedre å fullføre det du holder på med for så å være helt tilstede for kollegaen og engasjert i hva de ønsker å snakke med deg om. Jeg vet mange kvier seg for dette, men prøv! Du vil oppleve at kollegene synes det er helt greit.