Kortslutt intern epost! Del eposten i en Teams-kanal

Dere har et internprosjekt for å bygge en kaffebar i tilknytning til fellesområdet. Vi er enige om at all kommunikasjon gjøres i en Teams-kanal, og at prosjektdokumenter lagres i den samme kanalen. Da har vi alt på ett sted.

Vi er godt i gang, men etter et par uker ser vi at vi trenger å forsterke prosjektgruppen med Tina, som skal ta seg av tilbud fra leverandører. Siden vi har vært flinke og holdt oss til Teams-kanalen får Tina oversikt over alt vi har gjort til nå, både diskusjoner, informasjon og dokumenter.

Epost i personlige postbokser er ikke tilgengelig for nye prosjektmedlemmer

Men, Tina får et tilbud fra en leverandør på epost. Hvordan deler hun den med de andre i gruppen? Hun kan videresende den til de andre, men da har vi intern epost gående igjen, og hva om vi får et nytt prosjektmedlem neste uke? Da vil jo ikke hun ha tilgang til eposten.

Løsningen kan være å sende eposten til kanalen. Da vil den være tilgjengelig både for nåværende og fremtidige deltaker ei prosjektet.

Del eposten i en Teams-kanal

Du kan gjøre dette på to måter. Behandler du eposten i Outlook, kan du dele den til en Teams-kanal derfra. Vil du også ha mulighet til å videresende epost fra mobilen, vil løsningen være å hente epostadressen til kanalen i Teams, og så legge til den i adresseboken. Da kan du videresende epost til kanalen både fra PC og mobil.

Del til Teams fra Outlook

Velg epost og Del i Teams i båndet. Nå kan du søke opp kanalen du vil sende den til og dele.

Nå vil alle som oppsøker kunne se innlegget med eposten. Vedlegg kan åpnes og leses. Og vi kan diskutere innholdet oss imellom ved å velge Svar på innlegget.

Skulle du trenge å bruke innholdet i vedleggene videre kan du laste dem ned og redigere Word, PowerPoint og Excel-dokumenter.

Send en epost til en kanal

En alternativ måte å dele på som gir samme resultat er å sende eposten til kanalens epostadresse. Da henter du den først i Teams, kopierer den til utklippstavlen og videresender eposten til kanalen. Har du ofte bruk for å sende til denne kanalen kan du lagre adressen i Outlooks adressebok. Da kan du også videresende epost til kanalen fra Outlook på mobilen.

Bruker dere mer chat enn kanaler?

Som du vil se når du deler en epost til Teams kan du også dele den i en chat med en kollega, eller gruppechat. Likevel vil vanligvis kanaler ha store fordeler når det gjelder kontinuerlig samarbeid, og i prosjekter. Les mer om hvorfor: Dette går du glipp av om du bare bruker chat i Teams, og ikke Team og kanaler

Trenger dere en omstart med restrukturering og ny giv i Teams?

I august 2024 når vi var godt ute av nedstenging og midlertidig hjemmekontor skrev jeg Trenger dere en Teams omstart i høst? Det viser seg at mange fremdeles kan ha behov for å gjøre en slik vurdering. Gjelder det dere? Se også det nylige innlegget Er dere på startlinjen, teamspillere, eller innovatører? som omhandler samme tema.

Lær hvordan du kan lage Copilot agenter på minutter

Bjørn O. Hopland, leder av Smart endring forbereder nettseminar

Nylig gjennomførte Smart endring et nettseminar der deltakerne fikk et 30 minutters minikurs i hvordan lage agenter i Copilot Chat. Kurset er tilrettelagt for alle som har Microsoft 365 og Teams på jobben. Du trenger altså ikke å ha en betalt lisens for Microsoft 365 Copilot. Men, det er like nyttig for de som har det. I nettseminaret hadde omtrent halvparten av deltakerne dette.

Med opptak og transkripsjon blir det lett å dele med flere

Jeg satte på opptak og transkripsjon da vi startet, og fikk hjelp til å lage en oppsummering etterpå som du kan lese under for å få en oversikt over innholdet. Vil du gjennomgå kurset og lage to agenter på en halvtime kan du se opptaket her.

Copilot sammendrag av nettseminaret

• Introduksjon til Copilot Chat: Copilot Chat er tilgjengelig for alle med Microsoft 365-abonnement. Likevel blir alle mulighetene  først låst opp når man investerer i ekstra lisens for Microsoft 365 Copilot

• Sikkerhet i Copilot Chat: Copilot Chat er en trygg løsning for bruk av kunstig intelligens i virksomheter, fordi Microsoft og andre ikke har tilgang til dataene som brukes i chatten. Dette skiller seg fra åpne eller private løsninger som virksomheter normalt ikke tillater brukt for interne data.

• Nivåer av Agenter: Vi opererer med tre nivåer av agenter: De som kan hente og sammenstille informasjon, neste nivå som kan gjennomføre oppgaver, og selvstendige agenter som tar handlinger på egen hånd. For de fleste av oss ligger de to øverste nivåene i fremtiden, men det er en rivende utvikling på området.

• Bygge Agenter i Copilot Chat: I dag kan alle bygge agenter i Copilot Chat ved å mate agentbyggeren med kunnskap og beskrive ferdigheter. Vi kan gi agenten dokumenter, nettsider og koble til forretningssystemer for å gi den nødvendig kunnskap.

• Opprette Skriveveileder Agent: Det finnes ferdige maler som gjør at man kan komme raskere til målet. En av dem er en skriveveileder som vil være nyttig for mange. Alle kan å prøve dette selv og modifisere agenten etter eget behov. for eksempel lage en teksthjelper for kommunikasjon som analyserer tone og stil i en tekst.

• Opprette Årsrapport Analytiker Agent: Du kan også opprette en agent fra grunnen av. Som eksempel laget vi en årsrapport analytiker agent fra grunnen i nettseminaret av ved å beskrive formålet, gi instruksjoner og laste opp datakilder. Agenten kan så analysere økonomiske nøkkeltall og andre viktige aspekter i en årsrapport.

• Bruke Copilot Chat til dokumentbehandling: Vi kan også bruke Copilot Chat til å oppsummere og behandle informasjon fra dokumenter uten å opprette en agent. Ved å  laste opp et dokument kan vi få en oppsummering, og til og med generere en PowerPoint-presentasjon basert på dokumentet.

• Fordeler med Microsoft 365 Copilot Lisens: Dersom virksomheten investerer i lisens for M365 Copilot får den tilgang til å jobbe med intern informasjon i virksomheten og integrerer Copilot i Office-applikasjonene. Dette gir mange flere funksjoner og muligheter.

Du kan gjennomføre en full workshop med mye mer innhold på 2 timer om du får med deg kollegene dine i en bedriftsintern Smart endring workshop. Les mer om dette her:

Smart bruk av M365 Copilot med agenter dersom dere har lisenser for M365 Copilot.
Smart og sikker bruk av Copilot Chat  dersom dere har et vanlig M365 abonnement.

Nå kan alle generere PowerPoint i Copilot Chat

Å generere PowerPoint, gjerne fra en rapport, er en av de mest populære mulighetene for de som har en betalt versjon av M365 Copilot. Nå kan du også spare mye tid på nye presentasjoner ved å starte i Copilot Chat.

Hvor finner jeg Copilot Chat?

Alle som bruker Microsoft 365 og Teams på jobben kan bruke KI sikkert, uten å dele data med noen gjennom Copilot Chat. Du finner den i Chat-delen av Teams, i Edge, som egen Windows app, og mobilapp.

Gjennom Copilot Chat har du tilgang til å analysere, lage sammendrag av, og stille spørsmål om dokumenter på OneDrive, Teams og SharePoint. Du kan også laste opp dokumenter du har hentet fra nettet og behandle dem på samme måte.

---

Slik lager du et sammendrag av en Word, eller PDF-rapport

Velg Copilot Chat, og skrive "Lage et sammendrag av". Trykk på bindersen og velg den blå skyen for å velge interne dokumenter i skyen, eller velg last opp om du lar dokumentet lokalt på din PC, gjerne en rapport i Nedlastinger du har hentet fra nettet.

Nå behandler Copilot dokumentet og gir meg et sammendrag. I tillegg får jeg et forslag til å opprette en PDF, eller en PowerPoint-presentasjon basert på oppsummeringen. Jeg sier, "Ja takk, lag en PowerPoint".  Denne finner jeg nå i Nedlastinger.

Rediger en PowerPoint fra sammendraget

Som du vil se, er dette et utkast jeg vil jobbe videre med for å få noe jeg vil presentere. Men på sekunder har jeg fått dette og spart meg mye arbeid når jeg skal presentere rapporten i et møte.

Med to enkle grep får jeg presentasjonen på vår egen mal, og i 16:9 format som de fleste foretrekker i dag.

Jeg får også gode forslag til formattering av tekstlysbilder som er litt mer spennende og visuelle.

Vi du lære mer om ting du ikke visste du kunne gjøre i Copilot Chat?

🎯 Meld deg på gratis nettseminar: Lag din egen Copilot-agent – uten å betale ekstra for M365 Copilot!
Lag din egen Copilot-agent – uten å betale ekstra for M365 Copilot!

I dette praktiske seminaret lærer du hvordan du kan:
✅ Bruke Copilot Chat til å lage din egen agent på 5 minutter. Copilot hjelper deg med å lage agentent
✅ Starte med ferdige maler, som f.eks. Skriveveileder
✅ Utforske hvordan agenter kan effektivisere din arbeidshverdag i dag og i fremtiden
✅ Vi vil også vise eksempler på å lage en agent med M365 Copilot, automatisering og autonom agent

Er dere allerede klare til å ta Copilot i bruk på alvor? Sjekk workshopene

Smart bruk av M365 Copilot med agenter dersom dere har lisenser for M365 Copilot.
Smart og sikker bruk av Copilot Chat  dersom dere har et vanlig M365 abonnement.

Samarbeid om utvikling av nyttige Copilot-spørringer

Du har testet deg frem til et Copilot-spørsmål du synes er kjempenyttig, og som du vil bruke om igjen, kanskje hver dag? Og, ville det ikke være nyttig for dine kolleger også?

Lagre og del dine spørringer med kollegene

La oss si at jeg jobber med rådgivning innen energisparing. Det er viktig for meg å holde meg oppdatert på nyheter og omtaler innen dette feltet. Jeg prøver meg frem til at spørsmål som gir meg akkurat det jeg vil ha og det blir etter hvert et ganske langt spørsmål jeg helt ikke vil skrive om igjen. Derfor lagrer jeg det i Copilot-ledetekstgalleri.

En kollega ser dette og vil også gjerne kunne gjøre dette. Ikke noe problem, jeg deler med deg. Vi er jo begge medlemmer av et felles Team.

Jeg kan dele Copilot-spørsmål i ulike Team der dette måtte være relevant. Andre kan gjøre det samme. På den måten bygger vi gradvis en eller flere samlinger både vi og nye kolleger kan dra nytte av.

Du kan lagre og dele Copilot-spørringer enten du bare har Teams og Copilot Chat, eller om du har M365 Copilot. For å kunne jobbe mot interne data i Teams, SharePoint og Outlook trenger du det siste.

Kan Copilot bidra til innovasjon og styrket Team-følelse?

Dette er en av flere muligheter vi har til å samarbeide om bruk av Copilot. Vi kan bruke det som et verktøy for felles læring ved å la teammedlemmer stille spørsmål og diskutere svarene sammen. Når teamet står overfor en utfordring, kan vi bruke Copilot til å generere mulige løsninger og dele disse. Copilot er ikke lenger bare en personlig hjelper, men noe vi kan bruke sammen med kolleger og som fremmer engasjement og samarbeid.

Vil dere ha en god start på arbeid og samarbeid med Copilot, vurder gjerne en Smart endring workshop.

Smart bruk av M365 Copilot med agenter dersom dere har lisenser for M365 Copilot.

Smart og sikker bruk av Copilot Chat  dersom dere har et vanlig M365 abonnement.

Er dere på startlinjen, teamspillere, eller innovatører?

Jeg regner med at mange av dere allerede har brukt M365 og Teams i deres daglige arbeid lenge. Men har du noen gang tenkt på hvor langt dere faktisk har kommet når det gjelder utnyttelsen av disse verktøyene? La oss ta en titt på de fem modenhetsnivåene i bruk av M365 og Teams for samarbeid. 

Nivå 1: Startlinjen 

På dette nivået har man tatt i bruk Teams-møter, og flyttet filer fra Filserver til SharePoint, OneDrive og Teams. Filstrukturen er ofte arvet fra Filserveren, og intern kommunikasjon foregår fortsatt mest på epost. Dette er en start, men man vedlikeholder samtidig gamle strukturer og arbeidsformer. Virksomheten er ikke teknisk forberedt for nye samarbeidsformer internt, eller med kunder og samarbeidspartnere. 

Nivå 2: Utforskere 

Det er nå etablert en Teams struktur med kanaler og dokumenter lagres under Filer i Teams-kanalene. Kommunikasjonen foregår fortsatt mest på epost, men i tillegg også i Teams Chat. Dokumenter i Team og kanaler gir mer differensiert tilgang og mulighet for deling eksternt. Likevel er det en utfordring at kommunikasjon på epost og filer fortsatt ikke har noen sammenheng, og dermed driver ikke nye samarbeidsformer. 

Nivå 3: Lagspillere 

Nå har man tatt i bruk Teams og kanaler systematisk, og bruker Innlegg i kanaler fremfor intern epost. Flere Teamsmoduler som Planner for oppgavefordeling og prosjekter, samt OneNote for møtenotater, er tatt i bruk. Dette gir et solid fundament for samarbeid internt og eksternt med forankring i arbeidsprosesser. Likevel kan hver enkelt ansatt ha vanskeligheter med å prioritere og planlegge når kommunikasjonen skjer i flere kanaler. 

Nivå 4: Integratorer 

På dette nivået har man en helhetlig tankegang for integrasjon av Outlook, Teams og To Do for eksternt og internt samarbeid, planlegging og prioritering. Dette gir bedre resultater med mindre stress, og man har ivaretatt både samarbeid, struktur for møter, effektive arbeidsprosesser, prosjekter og individuell oversikt og kontroll. Likevel er det fortsatt begrenset arbeidskapasitet, og mye av tiden er låst i rutineoppgaver. 

Nivå 5: Innovatører 

Ved å ta i bruk M365 Copilot har man mulighet til å få bedre oversikt over aktivitet i flere kanaler, kreativitet og produktivitet. Automatisering av arbeidsprosesser i M365 og Teams frigjør kapasitet og kreativitet hos ansatte til mer strategiske og viktige arbeidsoppgaver, så lenge de får opplæring og trener på bruken av Copilot. 

Klar for neste trinn?

Som dere ser, er det mange muligheter for å utvikle bruken av M365 og Teams. Hver fase representerer et skritt mot en mer effektiv og integrert arbeidsflyt. Hvor langt har din virksomhet kommet, og hva er neste skritt? 

Trenger dere hjelp til sparring, en uformell prat, eller hjelp til struktur og opplæring håper jeg dere tar kontakt med meg på bjorn@smartendring.no 

Du kan også se en oversikt over opplæring som kan hjelpe dere som gruppe å klatre oppover modenhetstrappen, selv om ikke hele virksomheten skulle følge med. Mest populære Smart endring workshops. Det er en av fordelene med fleksibiliteten i M365 og Teams. Alle trenger ikke å gjøre det samme. Noen kan gå foran. Er det dere? 

Nå kan alle lage Copilot agenter uten ekstra betaling

Jeg vet mange ansatte i norske virksomheter, både private og offentlige ønsker seg Copilot på jobben. Utfordringen er at M365 Copilot koster 300 kroner i måneden i tillegg til Microsoft 365 de har i dag. Derfor nøler mange virksomheter med å kjøpe dette til alle, men gir det til noen få utvalgte testbrukere. Resten venter, og håper de får det en dag.

Start med Copilot du allerede har

Men, hvorfor ikke ta i bruk det du allerede har tilgang til? Med mindre virksomheten har sperret det har du allerede tilgang til sikker bruk av KI i Copilot Chat, og Copilot i Edge. Les mer om Copilot chat i Har du ikke M365 Copilot? Ikke fortvil. Dette kan du gjøre med Copilot chat

Tidligere har jeg skrevet om utviklingen innen agenter, som mange har store forventninger til. Du kan lese om dette i Påskelesing om agenter (nei, ikke en krimhistorie).
Mange tror de ikke kan lage agenter fordi de ikke har en M365 Copilot lisens. Men det kan du! Du kan til og med få hjelp av Copilot til å lage agenten basert på din beskrivelse av den i naturlig språk.

Kom i gang med en agentmal

Jeg anbefaler imidlertid å starte med en av malene. De er nyttige i seg selv, og gir deg god forståelse av hvordan agenten fungerer. Så kan du videreutvikle denne selv ved å endre instruksjonene.  Prøv selv!

Vi bygger en tekstagent for en kommunikasjonsmedarbeider

I følge Microsoft har de som arbeider med markedsføring og kommunikasjon den høyeste bruken av Copilot. Det er ikke så rart, i og med at  den underliggende GPT-motoren både i ChatGPT og Copilot er en tekstbasert KI-modell.

For å komme i gang med en tekstagent anbefaler jeg å bygge på Skriveveileder-malen.

Finn Copilot Chat og opprett en agent

Åpne Edge, eller legg til en ny fane dersom du allerede har nettleseren åpen. Til høyre i søkefeltet ser du et Copilot symbol. Om du trykker på dette åpner du Copilot Chat. Ser det ikke slik ut hos deg, kan du komme dit ved å skrive cloud.microsoft på adresselinjen i Edge.

Velg å opprette en agent. Her vil du nå se et utvalg av maler. Ser du ikke Skriveveileder, velg Vis alle maler. Velg Skriveveileder og Opprett. Nå er agenten klar og du kan prøve den ut på en tekst.

Bruk skriveveilederen til å vurdere en tekst

Bruk den foreslåtte spørringen, Vurder skrivingen min. Nå blir du ledet igjennom hva du skal gjøre med å lime inn teksten du vil ha vurdert basert på om det er en artikkel, et blogginnlegg eller annet. Her får du både bekreftelser på det som er bra, og forslag til forbedringer.

Rediger agenten. Bygg videre på malen

Nå tar jeg rollen som kommunikasjonsmedarbeider og vil tilpasse agenten til de oppdragene jeg ofte får, slik som å lage en byråbrief, vurdere "tone of voice" i en tekst, lage en heispitch og LinkedIn innlegg basert på en artikkel eller kronikk.

Hva vil du bygge en agent for?

Eksemplet over et bare en av mange bruksområder. Hva vil du få agenthjelp til?

Vil dere ha en kick-start på bruk av Copilot chat inkludert i Microsoft 365, vurder Smart endring workshopen Smart bruk av Copilot Chat med agenter

Oppfølging av epost og Teams-meldinger på mobil

Jeg skrev første gang om epost på mobilen i 2014, og har stadig kommet tilbake til dette. Hvorfor? Fordi vi alle er blitt mer mobile, og ofte leser vi en epost, eller en Teams-melding på mobilen først. I 2015 skrev jeg Leser du e-post på telefonen? Det straffer seg å være for nysgjerrig. Problemet jeg tok opp var at selv om du leste eposten kunne du i liten grad gjøre noe med den, og måtte lese, og behandle den på nytt på PC.

Fra en til to innbokser på mobilen

Siden det har vi fått to innbokser på mobilen. En for epost, og en for Teams-meldinger. Fint når jeg kan gi et kjapt svar og være ferdig med saken, men ikke så enkelt om det er noe jeg ikke kan behandle der og da. Nå er eposten eller Teams-meldingen lest og kommer ikke opp som ulest når jeg går inn på PC'n.

Hvordan skal jeg huske å følge opp allerede leste eposter og Teams-meldinger?

Du kan spare tid, få bedre kontroll og redusere stressnivået med å bruke noen sekunder på å lage en oppfølgingsoppgave på mobilen. Prioriter når denne skal følges opp basert på hvor mye den haster, og hvor viktig det er. Da kommer den opp i din oppgaveliste på det tidspunktet du har bestemt.

Slik lager du en oppfølgings-oppgave basert på en epost

Leser du en epost og du ikke kan gjøre noe med den med en gang, oppretter du en oppfølgingsoppgave. Dette forutsetter at du bruker Outlook på mobilen, og at du har installert appen Microsoft To do.

Slik lager du en oppfølgings-oppgave basert på en Teams-melding

Nå kommer mye av det som tidligere kom inn på epost inn som en Teams-chat, eller du blir nevnt i et innlegg av noen som vil du skal gjøre noe. Det er like raskt å lage en oppfølgingsoppgave i Teams som for en epostoppgave.

Følg opp alt med god oversikt i Outlook og To do på PC og Mac

For at det skal være nyttig å lage oppfølgingsoppgaver forutsetter det selvfølgelig at du bruker en oppgaveliste. Det er ikke alle som har en felles oppgaveliste der du kan samle egne oppgaver og oppfølging av henvendelser fra andre. Men, med stadig flere kanaler å følge opp kan det være vanskelig å holde oversikten, og prioritere og planlegge på en god måte. Les gjerne tips om hvordan du kan skaffe deg denne oversikten i Skaff deg oversikt og kontroll over kalender og oppgaver

Skulle du ønske en strukturert gjennomgang og bli god på å prioritere og planlegge din arbeidshverdag kan du og dine kolleger vurdere å gjennomføre workshopen Smart prioritering og planlegging med Outlook, Teams og To-Do — Smart endring AS

Hvordan Julenissen holder styr på ønskelister og fordeler oppgaver til alvene

Du kan vel ikke tro at julenissen kunne ha holdt styr på alle ønskelistene og logistikken rundt produksjon og levering av gaver uten gode verktøy. Bare tenk på oppgavefordelingen og oppfølgingen av alvene.

Kanskje bruker de både Teams og Planner. Og tro om ikke Copilot har redusert stress med å få oversikt over alle ønskelistene og gitt nye kreative gaveideer.

I det siste året har jeg skrevet om mange emner, men det er tre områder som spesielt peker seg ut som de mest leste. Her finner du de mest leste blogginnleggene innen disse kategoriene:

Microsoft Copilot

• Du trenger ikke lære deg å prompte for å bruke Copilot — Smart endring AS

• Copilot gir deg dokumentinnsikt, og finner forskjeller i nesten like dokumenter — Smart endring AS

• Må vi rydde i gamle filer for å ha nytte av Copilot for M365? — Smart endring AS

Microsoft Teams

• Dette går du glipp av om du bare bruker chat i Teams, og ikke Team og kanaler — Smart endring AS

• Slik finner du alt i Teams på under 10 sekunder — Smart endring AS

• Står du fast når du skal sende Teams-dokumenter på epost? — Smart endring AS

Microsoft Planner

• Har du oppdaget NYE Planner i Teams? — Smart endring AS

• Derfor bør du vurdere å bruke Planner Premium i Teams — Smart endring AS

Håper du kan finne noe som er nyttig for deg her, men først og fremst vil jeg ønske deg

God jul og et godt nytt år!

Har du mistet muligheter i Copilot for Edge nylig?

Mange som bruker Copilot i Edge eller Chrome på jobben har merket at ting som tidligere fungerte, ikke lenger fungerer. Dette kan være forvirrende. For å forstå hva som foregår og hvilke konsekvenser det har for deg, får du her bakgrunnsinformasjon, og hva det betyr i praksis for deg nå og fremover.

Copilot for jobb skiller lag med Copilot for forbrukere

Tidligere, om du gikk til nettsiden copilot.microsoft.com kom du inn på denne adressen uansett om du ikke var logget på, logget på med en privat Microsoft konto som hotmail.com eller outlook.com, eller med jobbkontoen din.

Men nylig, når jeg logget på med min jobbkonto bjorn@smartendring.no blir jeg omdirigert til m365.cloud.microsoft.

Microsoft skiller nå tydeligere mellom privat bruk av Copilot, og jobb bruk. Du har sikkert sett det grønne skjoldet du får når du logger på med jobbadressen din. Da visste du at du har en trygg forbindelse med Copilot og at dine og virksomhetens data er beskyttet.

Denne endringen gjelder også for mobil. Om du har installert Copilot mobilappen. Om du nå prøver å logge deg på denne med jobbkonto blir du omdirigert til Microsoft 365 appen der Copilot for jobbformål nå er innebygget.

Sikkerhet og trygghet for dine data

I disse dager er Microsoft i ferd med å ytterligere styrke sikkerhetsmodellen ved å bytte ut den nåværende Commercial Data Protection med Enterprise Data Protection - EDP. I praksis betyr det sterk kryptering av lagrede data, og når data transporteres over nett. Sterkere beskyttelse av privatliv i henhold til GDPR. Og sterkere beskyttelse mot angrep på deg og modellen fra hackere. Du har kanskje lagt merke til at det grønne skjoldet er erstattet med et hvitt skjold nå? Da er dine data beskyttet av EDP.

Dette er ikke tilgjengelig i overgangsfasen

Dette betyr at Copilot blir enda tryggere å bruke i tiden fremover. Dette er en stor endring, og tar tid å gjennomføre. I overgangen vil noen funksjoner være utilgjengelige. Her er en liste over de viktigste funksjonene hva som er midlertidig utilgjengelig i overgangen, og når vi kan forvente å få dem tilbake igjen:

• Bildeopplastning: Lar deg ta bilder, eller laste opp eller kopiere og lime inn bilder i Copilot for å analysere dem, og produsere innhold.

• Bruke innhold fra web-sider i Edge: Refererer til åpne sider i Microsoft Edge, og få Copilot til å bruke sidepanelet for å lage sitt svar.

• Sideoppsummering: Lar brukere oppsummere en åpen nettside eller PDF i Edge.

Disse mulighetene vil bli tilgjengelige igjen mot slutten av 2024. I mellomtiden kan du velge å bytte til en privat Microsoft konto om du ønsker disse mulighetene. Men da vil ikke dataene være beskyttet, så det bør du tenke på om du vil bruke det til jobbformål. Det samme gjelder for øvrig om du bruker ChatGPT. Der er heller ikke dine data beskyttet.

Dette blir avviklet i Copilot

For å tilfredsstille kravene i EDP vil noen funksjoner bli helt borte. Her er en liste over det som ikke kommer tilbake:

• Tonevelger: Lot deg velge en av noen få forhåndsinnstilte toner for Copilots-svaret. Uten tonevelger, hvis du vil at Copilot skal svare i en bestemt tone, kan du spesifisere tonen som en del av ledeteksten.

•  Notatblokk: Du kunne gjenta og finjustere meldingene dine i flere iterasjoner på en side. Du kan nå gjenta og avgrense meldingene dine gjennom dialog med Copilot.

• Skriv (Copilot i Edge):Ga et oppsett for å lage utkast til innhold i forskjellige toner, formater og lengder med noen knappetrykk. Uten denne funksjonen kan du redigere tekst ved å bruke Skriv om i Microsoft Edge.

Jeg ser selvfølgelig frem til å få tilbake bildeanalyse og oppsummering av Web-sider, men i mellomtiden kan jeg ikke annet enn å være tålmodig, og kanskje bytte til min private Microsoft-konto om savnet blir for stort.

Vil dere bli oppdatert med både de grunnleggende og de nyeste mulighetene i Copilot kan dere vurdere en praktisk hands-om workshop med Smart endring for ta ut nytteverdien av Copilot på jobben.

• For dere som ikke har Copilot for M365, sjekk workshopen Smart og sikker bruk av KI du allerede har i Microsoft 365

• For dere som har Copilot for M365, velger dere Smart bruk av Copilot for Microsoft 365

På tide å si farvel til Outlook Classic, og velkommen til Nye Outlook ?

Det er mange år siden nå, men jeg husker hvor vanskelig det var å kvitte seg med min Time manager planlegger jeg brukte gjennom 15 år. Men fordi fordelene med å ha et digitalt system ble større gjorde jeg det i 2003. Kan hende er jeg i samme situasjon nå? Jeg må gi avkall på de fordelene Outlook Classic gir meg fordi jeg totalt sett har mer å vinne ved å bruke helheten i Microsoft 365 oppgavesystemet der oppgaver fra Nye Outlook, OneNote og Planner kommer sammen i To do.

Daglig prioritering og planlegging

Det jeg brenner for er å oppnå gode resultater med reduseret stress. Da er det viktig å balansere oppgaver fra andre, som ofte er forespørsler i epost og Teams, med egne aktiviteter for å nå ønskede mål. Er du ikke spesielt opptatt av struktur og planlegging, men ønsker å ha god kontroll på forespørsler og egne aktiviteter er kombinasjonen Outlook og Teams det som gir deg dette. De har en felles oppgavemodul som gjør at du kan "flagge" forespørsler du ikke kan behandle her og nå i en felles oppgaveliste. 

Samme prinsipp, ulike verktøy

Oppgaver i To do kan prioriters og tidfestes i kalenderen

Det jeg vil savne fra Outlook classic er å kunne ha et overblikk over oppgaver fra Outlook og Teams sammen med mine avtaler i kalenderen. Det har gitt meg en mulighet til å sette opp korte oppgavelister for hver dag. Da kan jeg planlegge færre oppgaver på dager med mye avtaler og få en mer realistisk plan.

Se hvordan dette ser ut og les mer i Du kommer aldri gjennom lange oppgavelister! Her er løsningen

Men jeg ser jeg kan få til dette på en litt annen måte i To do. Spesielt på PC der jeg kan se kalenderen med oppgavene i et sidepanel. Det gir meg god oversikt. En gevinst er også at jeg kan se oppgaver tildelt meg i Planner. Med To do på mobil har jeg også med meg oppgavene i lomma med.

Min historie om prioritering og planlegging

For 10 år siden skrev jeg blogginnlegget: Løsninger for å organisere hverdagen er oftest laget for allerede velorganiserte mennesker. Hva med de 50% av oss som ikke er det?. Den gangen foregikk all digital kommunikasjon og samhandling gjennom Outlook. Det var også mitt verktøy for prioritering og planlegging gjennom bruk av oppgaver/tasks, og kalender.

Med smart bruk av Outlook kunne jeg ta kontroll over innboksen, flagge epost for oppfølging i morgen, eller neste uke og legge inn mine egne oppgaver. Det ble mitt daglige prioriterings og planleggingsverktøy.

Likevel savnet jeg et mer overordnet, strategisk planleggingsverktøy. I mange år brukte jeg min Time manager planlegger som gav meg dette perspektivet i tillegg til kalender og oppgavelister. Men da jeg startet i Microsoft i 1995 gikk jeg helt over til digital kalender, og da OneNote kom i 2003 laget jeg struktur tilsvarende Time Manager der og ble heldigital.

Her er historien om hvordan jeg gjorde dette: Var du en time manager ™ disippel?

Hva er nytt?

Nå, 10 år etter er ikke lenger Outlook det eneste kommunikasjons og samhandlingsverktøyet lenger. Vi bruker mer og mer Teams for daglig samhandling, Planner for felles oppgaver, og har fremdeles Outlook for epost og kalender. Og nå er oppgavedelen i Outlook jeg har brukt i alle år i ferd med å bli erstattet av Microsoft To do.

Mitt oppgaveunivers – med To do som oppgavesentral

Har du valgt å gå over til nye Outlook vil du se at oppgave/task-modulen er erstattet av To do. Med det mister jeg muligheter jeg har likt, men får fordelen av et oppgavesystem som fungerer på tvers av alle relevante programmer i Microsoft 365. Da er det også på tide for meg å oppgradere mitt system for å utnytte disse mulighetene.

Heldigvis kan jeg beholde mye av tankegangen og arbeidsform jeg vet fungerer og tilpasse dette til den nye verktøykassen.

Ønsker dere å bli bedre på prioritering og planlegging i hverdagen og få dere oversikt og mindre stress? Vurder gjerne workshopen Smart prioritering og planlegging med Outlook, Teams og To Do

For målrettet strategisk planlegging der dere omsetter mål til handling og gode resultater kan Smart endring tilby workshopen Smart måloppnåelse i en digital tid

Er dere en gruppe ledere som vil gjøre dette på teamnivå kan dere gjerne ta kontakt for å diskutere muligheten for en workshop i Smart teamledelse i en hybrid arbeidshverdag

Virksomheter bør ha et aktivt forhold til ansattes bruk av KI-verktøy

Med gratisversjoner av ulike KI-verktøy som for eksempel ChatGPT ligger listen lavt for alle som ønsker å prøve ut dette på jobben. Når du hører og leser om at du kan bli mer kreativ, produktiv og levere med bedre kvalitet ved bruk av KI ville det være rart om ikke mange ville prøve ut dette.

Likevel er det nok blandet hvor mye ledelsen i små og mellomstore virksomheter ser det som sitt ansvar at de ansatte tar i bruk KI på en trygg måte for seg selv og virksomheten.

Når ikke ansatte blir tilbudt KI-verktøy på jobben, tar de saken i egne hender og bruker private løsninger. I henhold til Arbeidsindeksrapporten fra Microsoft og LinkedIn 2024 har 80% de spurte tatt i bruk private KI-verktøy på jobben.

Blir du ikke tilbudt KI-verktøy på jobben bruker du private verktøy

Jeg opplever at ledelse og ansatte i mange virksomheter ikke er klar over at de har muligheten til trygg bruk av KI allerede. Anslagsvis 8 av 10 norske virksomheter benytte Microsoft plattformen for arbeid og samarbeid, og i denne ligger det gode muligheter til bruk av KI uten at det koster noe mer.

Mange har hørt om Microsoft Copilot, men vegrer seg for å vurdere dette fordi de hører at det er dyrt. Ja, Copilot for Microsoft 365 er ikke billig, men du må ikke ha dette for å starte med KI.

Copilot for nettet i Edge, Chrome og på mobil er inkludert i Microsoft 365 og gir mange muligheter, samtidig som det er tryggere enn andre verktøy som ChatGPT.

Hva gjør Copilot trygt på jobben?

Du kan bruke Copilot for å gjøre sammendrag av rapporter, skrive nytt stoff basert på interne dokumenter og mye mer fordi Microsoft ikke ser dine forespørsler og dokumenter, og dine data blir ikke brukt til å trene modellen som er basert på GPT-4o utviklet i samarbeid med OpenAI.

Du kan også lage nytt stoff og gjøre forespørsler på nett med data oppdatert til siste minutt fordi Copilot henter oppdaterte data fra internett i sanntid.

Du trenger ikke vente

Dersom du vil teste ut Copilot for nettet selv, eller dere er noen kolleger som vil gjøre dette sammen, sjekk mine tips her: Hvordan får du maksimal nytteverdi av KI-verktøy som Copilot?

Er du leder eller initiativtaker til å ta i bruk Copilot kan dere få en hurtigstart ved å investere i en Smart endring workshop.

Avhengig av hva dere har tilgang til kan dere sjekke ut

• Smart og sikker bruk av KI du allerede har i Microsoft 365 — Smart endring AS for alle med Microsoft 365

• Smart bruk av Copilot for Microsoft 365 — Smart endring AS for dere som har investert i Copilot for M365

Trenger dere en Teams omstart i høst?

BJørn O. Hopland. Leder og rådgiver i Smart endring AS

Mange virksomheter tok i bruk Teams i forbindelse med hjemmekontor i 2020 og fremover. Men, de fleste startet først med Teams-møter som gjorde at man kunne samarbeide og møtes når man ikke kunne treffes på kontoret. Dette forklarer den fantastiske veksten i Teams vi så i denne perioden. Det ser vi på denne statistikken, basert på tall rapportert fra Microsoft. Slack, som vel kan sies å være den nærmeste konkurrenten så ikke en tilsvarende vekst fordi de ikke dekker nettmøter. Derimot hadde Zoom en tilsvarende rask vekst.

Teams er mer enn nettmøter

Noen tok også i bruk Teams for dokumentsamarbeid og for kommunikasjon i chat. Og de som var forutseende nok til å se mulighetene i Teams for samarbeide etablerte også struktur for samarbeid i Team og kanaler. Jeg hadde gleden av å bistå flere større finansinstitusjoner på den tiden med innspill til struktur, og med opplæring av ledere og team.

Mange har ikke utnyttet potensialet i Teams-strukturen

I følge Microsoft er det mange virksomheter som ikke har tatt i bruk kanaler i særlig grad. I følge statistikken har 80% av Teamene i verden bare en kanal. Når man blander flere tema i samme kanal går det gjerne kort tid før frustrasjonsnivået øker fordi man mister oversikten, og etter hvert brukes ikke kanalen til kommunikasjon lenger. Det foregår som før i epost og i Teams-chat. Da utnytter vi ikke potensialet som ligger i å skaffe oversikt og enklere internsamarbeid med kanaler.

Les gjerne: Dette går du glipp av om du bare bruker chat i Teams, og ikke Team og kanaler

Det er aldri for sent å etablere en ny Team og kanal-struktur

Mange av de henvendelsene jeg får er fra virksomheter som jeg beskriver over. De vil gjerne utvikle en ny, og enklere måte å samarbeide på som medfører mindre intern epost og ustrukturert chatkommunikasjon. Målet er bedre oversikt, mer effektivt samarbeid, og redusert frustrasjon hos ansatte.

Heldigvis er det ikke så vanskelig som mange tror, men det krever nye tanker om hvordan vi arbeider og samarbeider, og det skjer ikke over natten. De som lykkes best snakker sammen om dette, og opparbeider nødvendig forståelse av Teams for å så kunne ta de riktige beslutningene om struktur og daglig samarbeide.

Les også gjerne Hvordan kan vi utvikle en effektiv samarbeidskultur?

Hvordan dere kan få en ny start

En effektiv måte å gjøre dette på har vist seg å være at ledelse og representanter for ulike grupper i virksomheten gjennomfører en workshop for å opparbeide ferdigheter og god Teams-forståelse. I løpet av 2-3 timer med utprøving fra egen PC av reelle arbeids-scenarier, og samtaler kan man legge et godt grunnlag for videre arbeid med å utnytte Teams-strukturen for å samarbeide smartere i en digital arbeidshverdag.

Sjekk gjerne hvordan Smart endring kan bistå med dette gjennom grunnleggende og viderekommende workshops. For grunnleggende Teams-struktur velger mange å ta utgangspunkt i workshopen Smart samarbeid med Teams, med eventuelle tilpasninger til egen virksomhet.

For en oversikt over de 8 mest gjennomførte workshopen, se Mest populære kurs og workshops — Smart endring AS

Copilot nytteverdi i daglig arbeid. Hva får du gratis, og hva krever innsats av deg?

Det er morsommere og enklere å lære sammen med andre (Microsoft bildeskaper)

Etter å ha prøvd ChatGPT til matoppskrifter, diktning og "lag noe morsomt"  er det ofte stopp. Morsomt, men hva skal jeg bruke det til i jobben? Dette er nok hovedårsaken til at så mange som prøver ChatGPT og Copilot ikke bruker det etter å ha fått tilfredsstilt sin nysgjerrighet, og nå kan si at de har prøvd KI-verktøy.

Bare 1 av 10 som har ChatGPT/Copilot bruker den daglig

I følge undersøkelser Hans-Petter Nygard-Hansen har sammenstilt er det bare 10% av de som har prøvd ChatGPT som bruker denne muligheten daglig. Og vi kan anta at det samme gjelder for de som har prøvd Microsoft Copilot. Les mer om dette på Kun 1 av 10 ChatGPT-brukere er aktive - HansPetter.info

Nyttig bruk av KI krever nye tanker

Hva med de som har fått sin arbeidsgiver til å betale 3600 kroner i året for å få tilgang til Copilot for Microsoft 365? Blir de automatisk mer produktive og kreative? Ikke nødvendigvis.

Å få nytte av de grunnleggende mulighetene i Copilot for M365 er ganske enkelt fordi mulighetene blir presentert for deg i den situasjonen du er i. For eksempel sammendrag av epost og nyhetsbrev i Outlook, lage PowerPoint automatisk fra en rapport, og automatisk idégenerering i Whiteboard som vist her.

Men, skal du ta ut det fulle potensialet kreves det mer. Det samme gjelder om du ikke har den betalte versjonen av Copilot for M365, men har muligheten som er innebygget i M365 med sikker bruk av Copilot chat og tekstgenerering i Edge. Det krever en innsats, og ny måte å tenke på. Og det er ikke lett.

Les også På tide å teste Copilot for Microsoft 365 nå?

Hva skal til for at du kommer til å bruke KI i daglig arbeid?

Å overlate til hver enkelt å skaffe seg kunnskaper og erfaring i bruk av Copilot er som å si til en Teams-bruker at du må selv finne ut av hvordan du vil bruke Teams. Det blir bare ikke noe av. Jeg vet ikke hva jeg ikke vet, så hvordan kan jeg vite hva jeg bør teste ut av muligheter?

Når det kommer til Teams, har mange funnet ut at den beste måten å mestre arbeid og samarbeid på, er ved å praktisere det sammen med andre. Det mener jeg også gjelder bruk av verktøy som Copilot.

Microsoft anbefaler også å gi Copilot til en gruppe som kan utforske å trene på bruken sammen. Det kan være en avdeling, eller det kan være en gruppe i et pilotprosjekt. Da kan de utveksle erfaringer og lære sammen. Det er mer motiverende og kan løfte alle mye raskere. Integrering av Copilot i gruppeaktiviteter kan også forsterke fellesskapsfølelsen og bidra til bedre samarbeid

Hvordan kan vi komme i gang som gruppe?

Utforsk KI-muligheter med Copilot gjennom en Smart endring workshop! Dere må ikke ha Copilot for Microsoft 365, men har dere det er det enda større grunn til å sikre gevinsten av denne investeringen.

• For dere som ikke har Copilot for M365, sjekk workshopen Smart og sikker bruk av KI du allerede har i Microsoft 365

• For dere som har Copilot for M365, velger dere Smart bruk av Copilot for Microsoft 365

Usikker på om det er verd å bruke tid på Copilot om dere ikke har betalt for Copilot i Microsoft 365?

Hva kan du gjøre med Copilot du allerede har i M35-lisensen og hva du må ha betalt lisens for Copilot i M365? Last ned Funksjonsguiden for Copilot. Den gir deg oversikt over dette. Du blir sannsynligvis overrasket over muligheter du allerede har, men ikke vet om.

Få Copilothjelp til tekster direkte på LinkedIn og Facebook

I det siste har jeg stadig fått nye oppdateringer til Edge, og hver gang hopper jeg over introduksjonen til hva som er nytt. Det tipper jeg det er flere som gjør. Men så tok jeg meg tid til å lese det som faktisk sto der og fikk en overraskelse.

Nå kan Copilot i Edge forbedre tekster og skrive nye kreative forslag på det du behandler i nettleseren. For eksempel blogg, LinkedIn og Facebook-innlegg. Eller om du skal legge ut et innlegg på deres Viva Engage eller Workplace.

Slik gjør du det

Skriv en tekst, eventuelt noen stikkord til innhold og be om forslag. Du trenger ikke å være ekspert på å «prompte». Velg tone, type tekst og lengde. Prøv ut forskjellige muligheter før du bestemmer deg.

Les også Derfor bør du vurdere å bytte fra Chrome til Edge nå — Smart endring AS

Ønsker du skrivehjelp i Office, Teams eller Outlook?

Selv om du skriver epost og dokumenter i nettleser vil du ikke kunne bruke metoden over til å generere og forbedre tekst. Da bruker du sidepanelet i Edge og Skriv-funksjonen der. Det fungerer på samme måte som over, men du må gå omveien med Sidepanelet, og det fungerer best i nettversjonene av programmene.

Her er hva du gjør for skrivehjelp i nettprogrammene

Men du kan selvfølgelig klippe ut resultatet og lime det inn i skrivebordsprogrammene. Ønsker du en mer integrert opplevelse trenger du Copilot for Microsoft 365. Da har du Copilot innebygget i alle Microsoft-programmene, og i tillegg enda flere muligheter.

Nyhet - Copilot workshops for grupper

Kom i gang med å bygge KI-ferdigheter som gruppe gjennom en Smart endring workshop! Integrering av Copilot i gruppeaktiviteter kan forsterke fellesskapsfølelsen og bidra til bedre samarbeid. Dere må ikke ha Copilot for Microsoft 365, men har dere det er det enda større grunn til å sikre gevinsten av denne investeringen.

• For dere som ikke har Copilot for M365, sjekk workshopen Smart og sikker bruk av KI du allerede har i Microsoft 365

• For dere som har Copilot for M365, velger dere Smart bruk av Copilot for Microsoft 365

Den beste lille nyheten i Teams på lenge

Du har vært ute hele dagen og kommer inn på kontoret til et møte kl. 14. Før møtet ønsker du å sjekke om det er noen som har forsøkt å få tak i deg for å få hjelp til noe, eller andre forespørsler noen forventer at du responderer på. Tidligere kunne du bare sjekke eposten, men nå blir du nevnt i en Teams-kanal, eller i en Chat.

Les mer om dette i Hva gjør vi når forespørslene kommer inn i Teams og ikke i Outlook?

Finn "Innboksen" i Teams

Hvordan skal jeg raskt sjekke om noen vil ha tak i meg uten å bla igjennom mengder med kanaler? Da må du finne det som tilsvarer Innboksen i Outlook, i Teams. Velg Aktivitet i Teams-appen. Det er din nye Innboks. Her kommer alle varsler inn. Også der du blir nevnt i et Teams-innlegg.

Velg å se bare Innlegg der du er nevnt

Men det er bare ett av mange varsler. Du får varsler når noen gir deg en tommel opp, når noen nevner en kanal og mye annet. Da kan det være vanskelig å oppdage de viktigste varslene som er når du blir satt på "Til-linjen" i et Innlegg. Med den nye bryteren @Omtaler er det enkelt å isolere meldinger der du er nevnt.

Hva gjør du med forespørsler du ikke kan behandle her og nå?

La oss si at jeg kommer inn kvart på to og har litt tid før møtet klokken to. Jeg sjekker Innboksen i Teams og der er det noen meldinger jeg nok har lest på mobilen før på dagen, men ikke gjort noe med. Og så er det en ny (tekst i fete typer) som jeg ikke har sett før nå.

De første meldingene fra Tina fikser jeg fort, men den nye er en større sak. Den får jeg ikke gjort noe med før neste uke. Jeg svarer dette til Tina, men hvordan skal jeg huske å følge opp dette neste uke? Jeg trenger et oppfølgingssystem. Heldigvis har vi det. Jeg oppretter en oppgave med frist neste tirsdag og går i møtet mitt. Da er jeg trygg på at jeg ikke glemmer det.

Se illustrasjon for hvordan du gjør dette. Ser du ikke Opprett oppgave, velg Flere handlinger. Da får du opp oppgave der. Og hvor finner jeg igjen oppgavene? De finner jeg i Microsoft To do i Outlook eller på mobil, og i den personlige Planner appen i Teams.

For mer informasjon om Microsofts oppgavesystem, les gjerne Planlegg, prioriter og få stålkontroll på alle oppgaver — Smart endring AS

Synes du det er vanskelig å få oversikt, og følge opp henvendelser i flere kanaler, og egne oppgaver? Du er ikke alene. Få med deg kollegene på workshopen Smart prioritering og planlegging med Outlook, Teams og To-Do — Smart endring AS

Derfor bør du vurdere å bytte fra Chrome til Edge nå

Jeg vet det sitter langt inne å bytte nettleser for deg som har brukt Googles nettleser Chrome i flere år. Både Microsofts Internet Explorer og Edge har hatt det dårlig rykte og har ført til at mange ikke har ønsket å bruke disse, men bruker Chrome eller andre nettlesere. Men det kan være smart å gi Edge en ny sjanse.

Bruker du Edge kan du likevel gjerne lese videre for å få en bekreftelse på at du har gjort et godt valg.

KI-funksjoner

Den største driveren for hvorfor dette kan være lurt er KI-funksjoner. Edge har innebygde KI-funksjoner som Copilot. Den kan gi deg mye bedre KI-søk enn Google og sanntidsinformasjon med referanser fra Internett du ikke får med ChatGPT. For mer om det, les gjerne:

Det haster ikke med å kjøpe Copilot for Microsoft 365 — Smart endring AS og KI-analyse av bilder er nyttigere enn bildegenerering — Smart endring AS

Kompatibilitet

Edge og Chrome er likere enn du tror. Edge og Chrome er begge basert på Chromium åpen kildekode, noe som gjør dem raske og enkle å bruke. Edge kan også benytte de samme utvidelsene som Chrome om du bruker dette i dag. Og du får nå Edge på Windows, Mac, iPhone og Android med synkronisering av snarveier mm.

Sikkerhet og personvern

Edge tilbyr svært god forebygging  av sporing som blokkerer annonsører fra å spore deg på tvers av nettsteder, noe som gir bedre personvern uten å måtte benytte eksterne adblockers.

Kilde: Chrome vs. Edge: Which browser is better for business? – Computerworld

Du kan også være pålogget med både din Microsoft 365 bedriftskonto og en privat Microsoft konto som Outlook.com, Live.no og Hotmail.com. Du kan veksle mellom disse og de har hver sin logg, også av KI-søk med Copilot.

Det er ditt valg, men vil du sette Copilot i arbeid med dine dokumenter kommer du ikke utenom Edge

Det er ingenting i veien for å ha både Chrome, Safari på Mac, og Edge installert og bruke dem om hverandre. Da kan du prøve ut selv hva du synes fungere for deg over litt tid.  Men skal du analysere, oppsummere og behandle informasjon med KI i Teams-dokumenter må du velge Edge for å for mulighet til å gjøre dette med Copilot. Da velger du Åpne i Web for dokumentet i Teams. Da må Edge være standard nettleser. Prøv selv med et PDF eller Word-dokument.

Ønsker dere en systematisk introduksjon til Copilot for Edge og/eller Copilot for Microsoft 365, og med gruppearbeider? Ta gjerne kontakt med bjorn@smartendring.no, eller ring meg på 90173524. Du finner en beskrivelse av hva en slik workshop kan inneholde her: Smart og sikker bruk av KI du allerede har i Microsoft 365. Den kan tilpasses deres behov, også med bruk av Copilot for M365 om dere har det.

På tide å teste Copilot for Microsoft 365 nå?

Når Microsoft gjorde det mulig å abonnere på Copilot for M365 for en, eller få brukere satte mange virksomheter i gang pilotprosjekter med utprøving. Jeg har selv fulgt ett av disse tett, og jeg mener det er en god måte å vurdere om dette skaper verdi tilstrekkelig for å mer enn doble abonnements-kostnadene for Microsoft 365.

En av utfordringene med å prøve ut Copilot til nå har vært at du måtte bytte Office-språk til engelsk, skrive instruksjoner på engelsk, og har hatt begrensede muligheter til å behandle norsk-språklige dokumenter. Men nå støtter Copilot norsk, og det gjør det mye mer tilgjengelig og nyttig.

Du må ikke (og bør ikke) bytte til NYE Outlook for å få nytte av Copilot

Microsoft har tidligere brukt som argument for at du skal velge Nye Outlook som er til utprøving nå at du da får tilgang til Copilot. Men fordi mange foretrekker dagens Outlook av mange gode årsaker, er et nå blitt full støtte for Copilot også i det som nå kalles Outlook Classic. I tillegg er det full støtte for Outlook på Mac og på mobil.

Bruk av Copilot i Outlook kan gi umiddelbar nytteverdi til og med uten opplæring.

Å få gode resultater fra Copilot på dine data i M365 er mer krevende

Min erfaring, og det jeg har sett i pilotprosjekter, er at vi har store forventninger til å kunne bruke Copilot på egne jobbdata. Det er kanskje også der det største potensialet ligger over tid, men som også krever mer opplæring og trening for å oppnå det vi ønsker.

Vi kan bruke Copilot i Teams-chat eller i nettleser til å søke etter, og sammenstille data fra alt du har tilgjengelig i epost, kalender, Teams og SharePoint-områder. Du kan for eksempel be Copilot om et sammendrag av epost og Teams-meldinger, og trekke ut mulige oppgaver du må gjøre basert på disse. Det er bare en av mange muligheter. Men bare det å vite hva du kan spørre om er en utfordring. Hva er problemet vi skal løse? Hvor kan vi bli mer effektive og kreative?

Les mer om dette i Hvordan får du maksimal nytteverdi av KI-verktøy som Copilot? 

Ikke undervurder KI-mulighetene du allerede har inkludert i M365

Har du ikke tilgang til Copilot for M365? Fortvil ikke, det er masse du kan gjøre med Copilot i Edge, og som er inkludert i alle Microsoft 365 abonnement. Der har du har tilgang til GPT4 Turbo modellen som gir deg mulighet til å blant annet:

• Generere sammendrag av nettinnhold og jobbdokumenter

• Generer gode tekstforslag med tilpasset form og tone uten å måtte kunne “prompting”.

• Tolke bilder tatt med mobil eller på PC og behandle tekst i bilde

• Generer bilder med Microsoft designer du kan publisere på nettet.

Ønsker dere en systematisk introduksjon til Copilot for Edge og/eller Copilot for Microsoft 365, og med gruppearbeider? Ta gjerne kontakt med bjorn@smartendring.no, eller ring meg på 90173524. Du finner en beskrivelse av hva en slik workshop kan inneholde her: Smart og sikker bruk av KI du allerede har i Microsoft 365. Den kan tilpasses deres behov, også med bruk av Copilot for M365 om dere har det.

Hvordan får du maksimal nytteverdi av KI-verktøy som Copilot?

Dirk Weber og Bjørn O. Hopland

Sitter du på din arbeidsplass og lurer på hvordan du kan få nytte av kunstig intelligens? Det er du ikke alene om. Mange sitter for seg selv, klør seg i hodet, og lurer på hvordan de skal bli mer produktive og kreative med å bruke Microsoft Copilot og andre KI-verktøy

Når du prøver å finne ut hvordan du kan være mer produktiv og kreativ selv, kan det være vanskelig å vite hvor du skal begynne og hvilke verktøy og teknikker du skal bruke. Det kan også være utfordrende å holde seg motivert og fokusert når man jobber alene.

Finn den beste bruke av KI på jobben sammen med andre

Om dere heller går sammen om dette kan det være mer engasjerende. Det kan også gi nye perspektiver og ideer. I tillegg kan dere lære av hverandre og dele erfaringer. Om dere jobber med noe av det samme vil dere kunne være mer målrettede i arbeidet med å finne oppgaver der for eksempel Copilot kan bistå til å gjøre jobben raskere og bedre.

Jeg jobbet nylig med noen grupper om akkurat dette, og de kom opp med en mengde både generelle og spesifikke arbeidsområder. Her er noen utdrag av det de arbeidsområdene de ville jobbe med. Jeg har utelatt de mest virksomhets-spesifikke områdene. Det får de beholde for seg selv.

Hvilken Copilot trenger du?

Mye av dette kan du bruke Copilot i Edge til. Det er inkludert i alle Microsoft 365 abonnement. For å kunne jobbe med Copilot i Office og trekke ut data fra SharePoint, Teams og Outlook må du ha et eget abonnement på Copilot for M365.

Du kan lese mer om dette her: Det haster ikke med å kjøpe Copilot for Microsoft 365

Neste skritt

Jobben er selvfølgelig ikke over når dere har identifisert mulige arbeidsområder for Copilot. Neste skritt er å prøve ut flere formuleringer av instruksjoner til Copilot og gjerne flere eksempler. Noter resultatene og del både i gruppen og med andre kolleger.

Ønsker dere en systematisk introduksjon til Copilot for Edge og/eller Copilot for Microsoft 365, og med gruppearbeider? Ta gjerne kontakt med bjorn@smartendring.no, eller ring meg på 90173524. Du finner en beskrivelse av hva en slik workshop kan inneholde her: Smart og sikker bruk av KI du allerede har i Microsoft 365. Den kan tilpasses deres behov, også med bruk av Copilot for M365 om dere har det.

Slik bygger du dine KI-muskler og blir mer effektiv

Skaff deg en Copilot- Generert med MIcrosoft bildeskaper

For mange som har eksperimentert med ChatGPT og Microsoft Copilot for nettet (tidligere Bing Chat), er kanskje tiden inne til å gå systematisk til verks for å utnytte de nye mulighetene? Denne typen verktøy er i utgangspunktet personlige. De kan hjelpe deg med å effektivisere oppgaver, få kreative ideer og levere med bedre kvalitet. Men det skjer bare dersom du trener bevisst på bruke dem. Og hva gjør du med den tiden du sparer?

Det er ikke lett å endre arbeidsvaner. Råd jeg har fått er å alltid starte med å spørre meg selv, kan jeg få KI hjelp til denne oppgaven? Men jeg glemmer det hele tiden, og trenger å innarbeide dette som en vane.

Her er forslag til fem nye vaner som kan hjelpe deg og meg å få mest mulig ut av KI.

1 - Bruk tiden du får tilbake fra generativ AI godt

Det er liten verdi i å spare tid med KI om du bare søler bort tiden du sparer inn. Det kan være arbeidsoppgaver du nå får tid til å gjøre. Men det trenger ikke være mer jobb. Gevinsten kan like gjerne være å ikke jobbe om kvelden dersom det er målet. Men om fremdeles drar opp PC'en på kvelden eller i helgen av gammel vane blir jo denne gevinsten borte.

2 -  Menneskelig kunnskap og relasjoner betyr mer nå, ikke mindre

Du kan ikke stole på at det du får generert er riktig. Det er du som må ta ansvar for innholdet. Og vi trenger fremdeles å søke støtte, og samarbeide med andre mennesker. Det kan ikke KI erstatte. Og ikke vil jeg det heller. Om du sier til deg selv, jeg trenger ikke å spørre en kollega, jeg spør bare Copilot, vil jeg se det som et faresignal. Vi mennesker er sosiale og det vil jeg ikke miste.

3 - Med Copilot er det egentlig ikke noe som heter et dumt spørsmål.

Det du synes det er flaut å spørre andre om fordi du mener du burde kunnet svaret, det kan du spørre Copilot om. Den er like tålmodig som GPS'en i bilen når jeg kjører feil. Den gir meg nye instruksjoner uten utålmodighet i stemmen.

4 - Slutt å Google - søk mer effektivt med KI

I følge undersøkelser bruker vi 20-30% av arbeidsdagen til å søke etter og sammenstille informasjon. Her ligger sannsynligvis det største innsparingspotensialet for mange. Jeg har helt sluttet med vanlige Google-søk. Jeg bruker Copilot for nettet. Den finner det jeg spør om ved å sette sammen informasjon fra flere kilder til et lesbart svar på mye kortere tid enn jeg kan gjøre det. Den er oppdatert med dagsaktuell informasjon, og den oppgir kildene så jeg kan sjekke om jeg er usikker på om noe faktisk stemmer.

5 - Endre tenkemåten din fra "kommandomodus" til "samtalemodus".

Med mindre du er svært god til å stille spørsmål der du er veldig spesifikk på hva du vil ha av resultat er det lite sannsynlig at det første svaret du får er det beste du kan få. Det fine er at du kan stille tilleggsspørsmål og gjøre presiseringer uten at du trenger å starte på nytt. Du kan føre en dialog med KI-verktøyet og etter 3-4 runder får du noe som er veldig bra.

 Er du usikker på hva de ulike Copilotene gjør? Les dette Det haster ikke med å kjøpe Copilot for Microsoft 365

Vil du/dere komme raskt opp å kjøre med effektiv bruk av Copilot for nettet, eller Copilot for Microsoft 365? Ta kontakt så lager vi et opplegg for deres virksomhet fra en 40 minutters oppdagelsesreise i de innebygde KI-mulighetene i Microsoft 365 og Edge til en 2 timers workshop der dere trener på reell bruk av Copilot i jobben. Se eksempel på program i Smart og sikker bruk av KI du allerede har i Microsoft 365

Får du plagsomt mye Teams-varsler på mobilen?

I noen virksomheter jeg samarbeider med om Teams får jeg veldig mange varsler både på PC, og ikke minst på mobil. Og for meg som har smartklokke prikker varslene meg på håndleddet stadig vekk, og så må jeg sjekke hva dette er. Ja, jeg vet jeg ikke trenger gjøre det, men jeg synes klokka har mange fordeler, og vil heller se hvordan jeg kan endre varselinnstillingene så jeg bare får viktige varsler, og ikke på alt mulig der noen vil at jeg skal lese deres melding.

For hvordan du bestemmer varsler på PC, les gjerne Ta kontroll over egne varsler i Teams. Unngå forstyrrelser og pinlige hendelser. Hvis du bruker Teams på mobil, er det ikke nok å bare endre innstillingene på PC. Du må også gå til varslingsinnstillingene på mobilen din for å få full kontroll over varslene dine.

Ikke overdriv @team og @kanal

Det er spesielt Team og kanalvarsler som kan være irriterende. Disse er ofte brukt bare for være sikker på at alle oppdager at du har sendt en melding, og ikke fordi den krever noen handling fra din side. Overdrives bruken av dette kan du fort bli oppfattet som en spammer. For å unngå å bli det, les gjerne Beste praksis for Teams-varslinger - Ikke irriter dine kolleger.

Slik tar du kontroll over varslene på mobil (og klokke)

Det er vanskelig å få andre til å gjøre det rette, men du kan ta kontroll over hvordan du behandler det du mottar. I tillegg til å gå igjennom varslene på PC, gå igjennom dine mobilvarsler.

Her velger jeg å tilpasse varslene slik at jeg ikke får @team og @kanal-varsler. I tillegg slår jeg av Liker og reaksjoner så jeg slipper å få varsling hver gang noen gir meg en tommel opp.

Siden jeg bruker mobilen som vekkerklokke vil jeg heller ikke ha varsler fra Teams på alle døgnets tider. Det styrer jeg med å blokkere Teams-varsler Under stilletid. Legg også merke til varselinnstillingen Når aktiv på andre enheter. Når den er på får du ikke varsling på mobil når du er aktiv på PC.

Innstillinger og god oversikt i NYE Teams

Har dere tatt i bruk NYE Teams? Kanskje en god anledning til å gjennomgå en del sentrale områder for å lykkes med Teams på nytt? For eksempel med 40 minutters Frokost/lunsj og lær sesjonen Fjern hindringer og få god oversikt over Teams-struktur i Nye Teams. Der gjennomgår vi hvordan du får god oversikt og kontroll over Team og kanaler. Hvordan kommunisere tydelig, og gjøre det enkelt å agere på det som er viktig for meg.

PS! Varselinnstillingene på mobil gjelder for den organisasjonen du får varsler fra. Dersom du er gjest i andres organisasjoner må du gjøre endringer i mobilvarsler både når du er i egen organisasjon og så om igjen når du har bytte til andre organisasjoner på mobilen.