Du kan bli godt belønnet for å ikke utsette leveranser til siste frist

Du skal presentere resultater fra et prosjekt i et møte neste torsdag. Frem til dette er det mye møter og annet arbeid, så du setter av en time onsdag for å lage presentasjonen. Det burde holde tenker du. Hva i all verden kan gå galt nå?

Å utsette oppgaver til siste minutt er risikabelt

Onsdag kommer og du har en avtale med deg selv i kalenderen. Problemet er at en krise du må bidra til å løse gjør at du ikke holder avtalen med deg selv, men du kan jo lage presentasjonen i kveld…

Kvelden kommer og du oppdager plutselig at du mangler viktig informasjon fra en av prosjektdeltakerne, og hun er på ferie. Du får laget en presentasjon ut på natten, men møtet går ikke helt som du håpet. Det kom opp flere spørsmål du ikke hadde tenkt på.

Hvordan du kan unngå stress og levere med bedre kvalitet

Ved å starte på en oppgave tidlig har du mulighet til å oppdage at du trenger mer informasjon mens du fremdeles har tid til skaffe den. Du slipper kanskje også å bruke kvelden før du skal ha noe ferdig til å jobbe, og sover helt sikkert bedre natten før den viktige presentasjonen.

Zeigarnik-effekten

Når du har startet på en oppgave, og så legger den til side en stund, vil underbevisstheten din fortsette å arbeide med oppgaven, så når du tar opp igjen oppgaven senere har den "modnet" og du vil kunne jobbe videre med denne enklere. Uttrykket "å sove på det" kommer fra dette. Et problem som kan virke uløselig i dag, kan være enklere å finne en løsning på i morgen.

Tenk deg at hver oppgave har en skuff i hjernen. Når du åpner skuffen til en oppgave vil hjernen jobbe med oppgaven så lenge skuffen er åpen. Dette kalles Zeigarnik-effekten etter den russiske psykologen Bluma Wulfovna Zeigarnik.

Les mer om dette og andre områder der den kan forklare ulike fenomen. I artikkelen What Is the Zeigarnik Effect and How to Use It to Beat Procrastination

Hvordan jeg utnytter Zeigarnik-effekten for å ha bedre kontroll og levere med bedre kvalitet

Noen oppgaver kan det være en fordel å holde "skuffen" i hjernen åpen en stund slik at den kan fylles med flere innspill til oppgaven. Jeg har god erfaring med å gjøre dette. Hvis jeg skal holde et foredrag om to uker, åpner jeg gjerne "oppgave-skuffen" i hjernen så fort jeg kan og noterer litt stikkord om hva jeg skal si.

Når jeg tar opp oppgaven om noen dager igjen kommer ideer og momenter mye lettere til meg. Jeg opplever at det at jeg holder saken åpen gjør at underbevisstheten samler og sorterer stoff over en periode slik at når jeg skal gjøre finishen på foredraget dagen før er dette vesentlig enklere enn om jeg to uker før hadde skrevet på huskelisten "sette av to timer til å forberede foredrag" dagen før jeg skulle holde det.

Denne metoden bruker jeg på større og prioriterte oppgaver som kan tjene på å ligge i underbevisstheten en stund. For enklere oppgaver der dette ikke er nødvendig noterer jeg dem på oppgavelisten med en forfallsdato. På denne måten lar jeg "skuffen" være lukket slik at jeg kan glemme dem til jeg skal gjøre dem.

Du blir mer kreativ også

I tillegg viser også undersøkelser at det å veksle mellom å arbeide med ulike oppgaver hindrer at du kjører deg fast, og fremmer kreative løsninger. Altså ikke multitasking, men en oppgave av gangen. Les mer om dette i “Switching On” creativity: Task switching can increase creativity by reducing cognitive fixation

Om du synes dette er nyttig, vil du kanskje også ha glede av tipsene i blogginnleggene

4 grunner til at du utsetter oppgaver og hvordan du kan unngå det og
Effektivitet kan læres

Ble dette mye? Bokmerk blogginnlegget og les det om igjen senere, eller send det til OneNote så har du det for alltid. Les om hvordan i Samle all informasjon du kommer over i din digitale notisbok

Godt nytt og effektivt år ønskes fra Smart endring!

Hva er forskjellen på huskelister og oppgavelister?

Når jeg skal handle i butikken og pakke til ferien lager jeg en huskeliste. Da krysser jeg av etter hvert som jeg har fått med meg det jeg skal. Da er jeg ferdig med listen. Huskelisten er ikke tidsbestemt. Jeg bruker den der og da.

Når jeg skal gjennomføre oppgaver, enten det er forespørsler fra andre, eller egne oppgaver, er disse tidsbestemte. En oppgave tar tid å gjennomføre, og jeg kan ikke gjennomføre flere oppgaver på en gang. Jeg må gjøre dem en etter en. Det vil si at jeg må prioritere hva jeg skal gjøre først, hva jeg gjør etter den, og etter denne igjen. Mens jeg utfører mine oppgaver kommer det inn nye oppgaver som kan ha høyere, eller lavere prioritet enn min neste planlagte oppgave. Dette gjør at oppgavelisten hele tiden forandrer seg, og jeg blir aldri ferdig med den.

To måter å behandle forespørsler på

Huskelistemetoden

Noen starter med å sette oppgaven på en huskeliste, for senere og flytte den til dagens oppgaveliste. Eller de plukker ut en oppgave som der ut til å være viktigst her og nå fra huskelisten.

Et eksempel på dette er behandling av forespørsler på epost. Er du en av dem som trykker på flagget til en epost dersom du ikke kan gjøre noe med forespørselen her og nå? Da har du kanskje 10 flaggede eposter etter en stund. Hvilken av disse skal du behandle først? Velger du den som ser ut til å haste mest, eller prioriterer du dem senere i form av en oppgaveliste?

Les også: Todo lists are evil, schedule everything

Oppgavelistemetoden

En annen måte å behandle forespørslene på er å bestemme der og da hvor viktig eposten er og hvor mye det haster å følge den opp. Basert på dette kan du høyreklikke på flagget og velge når du skal følge den opp. Er det i dag, i morgen, neste uke, eller en dato du velger? Det tar noen sekunder lenger tid å gjøre dette, men du slipper å gjøre en prioriteringsprosess senere. Bruker du Outlook på mobilen velger du opprett en oppgave, fremfor flagg. Da får du anledning til å velge en dag du vil følge den opp på i Microsoft To do appen. Outlook på mobil har ikke noen oppgaveliste, og To do fungerer sammen med Outlook for oppgavehåndtering.

I Teams har du de samme valgmulighetene som i Outlook. Du kan velge å flagge en melding du vil følge opp med å bruke Lagre-flagget. Eller du kan velge å gjøre den til en oppgave der du kan prioritere oppfølgingstidspunkt. Det fungerer på både PC og mobil-appene.

Microsofts oppgavesystem

Det fine med å bruke oppgaver er at oppgaver fra alle Outlook, Teams, OneNote og Planner alle kan samles i en liste i Microsoft To do på PC, Mac og mobil. Der kan du få en oversikt over alle oppgaver uansett kilde. Du kan selvfølgelig også skrive inn egne oppgaver som  ikke kommer på epost, eller som Teams-meldinger.

Lær mer om dette

I tillegg til tipsene her kan Smart endring tilby flere måter du eller dere kan bli superprioriterere og få stålkontroll på alle innkommende forespørsler og egne oppgaver. Den bedriftsinterne workshopen Smart prioritering og planlegging med Outlook, Teams og To do (2-3 timer), Lunsj og lær-workshopen Få stålkontroll på forespørsler og egne oppgaver (40 min), og i nettkurs du tar på egenhånd og i eget tempo.