Rakk du ikke alt du hadde tenkt å gjøre før påske?

Bilde viser vår golden retriever Sira med påskeegg

Det er mye som skal gjøres før påske og ofte er vi ikke helt realistiske når vi planlegger. Vi har våre planer, men andre har sine planer og de involverer ofte deg!. Hvor mye av ukens arbeidstimer tror du du kan planlegge? Selv de med veldig selvstendige jobber og stor frihet til å bestemme over egen arbeidsdag kan sjelden planlegge mer enn 50-60% av tiden. Resten av tiden må du ha tilgjengelig for aktiviteter, oppgaver og forespørsler du ikke vet om ennå.

Fordel oppgaver over tid

Så hva gjør du nå? Det er ikke noen god ide er å la alle oppgaver bare skli over til etter påske. Da starter du på minus og blir fort tatt av den daglige hvirvelvinden av epost og forespørsler. En bedre ide er å gå gjennom det du hadde tenkt å gjøre før påske og innse at du ikke kommer ajour uansett på første arbeidsdag etter påsken.

Sett av tid til deg selv, men også til andre

Fordel oppgavene utover de neste to ukene, og mens du holder på, blokker gjerne litt tid i kalenderen for å sikre at du både får gjort disse og andre oppgaver du allerede har planlagt å gjøre etter påske. Likevel må du også ha tid til å være tilgjengelige for andre, både til møter og andre aktiviteter andre er avhengige av for å få gjort sin jobb. Jeg kaller det beskyttet tid og tilgjengelig tid.

Bilde viser Outlook arbeidsuke med oppgaver under kalenderen

Se kalender og oppgaver i sammenheng

Bilde viser valg av arbeidsukevisning, velg dagens oppgaveliste, og normal

Oppgaver som ikke er veldig omfattende og ikke trenger å gjøres på et bestemt tidspunkt beholder jeg i oppgavelisten under kalenderen og gjør i løpet av dagen, mellom møter og beskyttet tid. Ser du ikke oppgave under kalenderen i Outlook? Her er hvordan du setter det opp.

Les mer på Du kommer aldri gjennom lange oppgavelister. Her er løsningen!

God påske, og etterpåske :-)

 

 

Hvordan ta juleferie med god samvittighet

Snømannen Kalle?

Snømannen Kalle?

Mange opplever den siste tiden før en ferie som veldig stressende. "Nei nei, dette kan jeg ikke se på nå. Kom tilbake etter jul". Likevel får du et rush av oppgaver som samler seg opp, og det vet du når du prøver å ha ferie. De fleste gir opp og reiser på ferie med masse ubehandlede oppgaver og e-post i innboksen. Da er det ikke så lett å koble av. Gjør heller dette:

  1. Helst 2 uker før ferien
  • Gå igjennom planlagte prosjekter, aktiviteter, løse lapper, og oppgaver du har lovet andre å gjøre
  • Bestem hva du realistisk kan gjennomføre før ferien, og distribuer dem på de dagene du har igjen før ferien.
  • Flytt resten til etter ferien. Gi beskjed til andre om det påvirker deres arbeid
  • For tips om å organisere oppgavene dine, se: Du kommer aldri gjennom lange oppgavelister! Her er løsningen.

2. Frem til ferien

3. Ta ferie med god samvittighet

PS: Skulle du likevel jobbe litt i julen kan du rydde i postboksen og komme deg ajour til etter jul. Se lenken over. Den vil hjelpe deg da også.

Tid, oppgaver og verktøy får skylda når vi ikke får gjennomført alt vi håpet

Tid

Alle er gitt den samme tiden og det er det lite å gjøre med. Griper du deg selv noen ganger i på si "jeg har ikke tid"? Det har du selvfølgelig. Det du egentlig mener er "dette vil jeg ikke prioritere nå". Det kan imidlertid høres litt hardt ut, særlig om det er noen som spør om du kan gjøre noe for dem. Man vil helst ikke avvise noen. Det kjennes veldig ubehagelig. Dessverre er det enda mer vanlig å si "jeg har ikke tid" til egne aktiviteter man gjerne skulle gjort. Prioritering, vanskelig som det kan være, er nettopp å si nei til noe for å kunne gjøre noe annet som er enda viktigere.

Her er to teknikker du kan bruke for å prioritere bedre i hverdagen:

  1. Når noen kommer og spør deg om å gjøre noe for dem, eller sender en epost. Svar, "jeg har mye viktig jeg må gjennomføre i dag, er det noe som kan vente til i morgen, eller neste uke? Sannsynligheten er stor for at den andre da enten gjør det selv, spør noen andre, eller sier "det er OK". Da noterer du dette på oppgavelisten og følger det opp senere når du kan planlegge dette og jobber videre med dagens viktige oppgaver.
  2. Når du kommer på noe du gjerne vil gjøre, eller du har en oppgave som har fulgt deg i ukesvis og som aldri kommer høyt nok opp på prioriteringslisten, men som du ikke har lyst til å gi opp. Sett den opp på en liste 1-3 måneder frem i tid og vurder den på nytt da. Gå så videre med det som er viktig nå med god samvittighet.

Hvordan vet du så hva som er viktigst og hvordan får du prioritert aktiviteter relatert til dette? Stephen R. Covey som står bak 7 habits/de 7 gode vanene sier det veldig bra synes jeg.

You have to decide what your highest priorities are, and must have the courage – pleasantly, smilingly, nonapologetically – to say no to other things. And the way you do it is by having a bigger “yes” burning inside.

Det betyr at du må ha gjort deg opp en mening om hva du vil oppnå. Da vil du alltid ha noe å prioritere oppgaver opp mot. Spør deg selv, vil det å gjøre denne oppgaven føre meg nærmere ett av mine mål? Forbausende ofte gjør det ikke det. Da havner vi i "busy-fella" Vi er fryktelig travle hele tiden, men ikke nødvendigvis med å gjøre ting som skaper resultater.

Les mer: Busy busy! Jeg har så mye å gjøre at jeg ikke får gjort det jeg egentlig skulle

Oppgaver

Jeg har studert mye på hva som virker og ikke virker av ulike oppgavelister. Det jeg vet utfra dette er at lange oppgavelister ikke virker, enten de er på papir, en app, eller i Outlook. Jeg spør ofte på mine kurs om hvilken farge det er på teksten i Outlook oppgaver, og svaret er nesten alltid RØD. Når jeg ser på oppgavelisten er den gjerne på mer enn en side og blitt en dårlig samvittighet. Det fører til at man helst unngår å se på den og skriver korte oppgavelister på papir isteden :-)

Den eneste måten jeg har funnet ut som virker for meg, og som jeg ser virker for mange andre også, er å lage korte, tidsbaserte oppgavelister der hver av dem lar seg gjennomføre i løpet av en dag. Det er helt umulig å gjennomføre alt på en gang. Noen sier man skal lage en prioritert liste og jobbe seg nedover fra toppen, men i realiteten er det en del oppgaver som kanskje ikke er på toppen av lista som faktisk har en tidsfrist, så når man bestemmer hvilken "dagsliste" oppgaven skal føres opp på må man ta hensyn til både hvor viktig oppgaven er og hvor mye den haster.

På toppen av dette kommer at du ikke har like mye tid til oppgaver hver dag fordi en del av dagen også går med til møter og avtaler. I tillegg endrer prioriteringene seg hele tiden. Derfor er det en fordel å kunne gjøre raske omprioriteringer. Da er det bra å kunne bruke et verktøy der det er enkelt å flytte oppgaver samtidig som du beholder oversikt så du kan planlegge realistisk.

Les mer: Du kommer aldri gjennom lange oppgavelister! Her er løsningen

Verktøy

Jeg har prøvd ut mange ulike verktøy, det ene mer ambisiøst enn det andre for å håndtere oppgaver. Mange av disse er gode i seg selv, men kommer ofte i tillegg til, og må administreres på siden av verktøy man uansett må forholde seg til i hverdagen. Det oppleves som ekstra arbeid og fører ofte til dobbeltføring. Jeg har kommet til at det beste for de fleste er å bruke det verktøyet nesten alle har tilgjengelig via jobben, nemlig Microsoft Outlook. I tillegg, for alltid å kunne ha oppgavelisten med meg, en app på telefonen som synkroniserer oppgaver automatisk med Outlook.

Ved å se både avtaler og oppgaver i det samme bildet er det enklere å se total arbeidsbelastning pr. dag.

Ved å se både avtaler og oppgaver i det samme bildet er det enklere å se total arbeidsbelastning pr. dag.

Bruker du oppgaver i Outlook? Vet du at du også kan synkronisere med mobilen?

Flere og flere jeg vet om bruker Outlook oppgaver for å prioritere bedre i hverdagen. I alle fall de som har vært på mitt Smart bruk av Outlook kurs :-)

Bruker du oppgaver, men ikke muligheten for å opprette og følge opp oppgaver på mobilen? Det finnes et utall av apper man kan bruke til dette. Noen apper lever i sitt eget univers og er ikke kobler til Outlook. Det synes jeg er synd fordi så mange oppgaver oppstår som følge av en epost at det er veldig praktisk å gjøre disse om til Outlook oppgaver med et enkelt klikk. Å skrive inn disse i en separat mobilapp gir ikke noen mening for meg. I alle fall hvis det er jobbrelatert.

Så har du oppgaveapper som synkroniserer med Outlook. De synes jeg er mye mer interessante. Faktisk har du sannsynligvis en app allerede på telefonen til dette. På iPhone heter den Påminnelser og på Samsung S-planner som er en kombinert kalender og oppgaveapp. Du kan koble begge disse til din Exchange, eller Office365-konto.

De er ganske enkle og mangler to egenskaper jeg setter pris på. Det er å kunne operere med startdato på en oppgave og kunne kategorisere den i henhold til Outlook kategorier.

Ideelt sett hadde jeg ønsket meg at Microsofts Outlook app også hadde håndtert oppgaver, men det gjør den dessverre ikke. Men det finnes veldig gode alternativer.

Hvorfor bruker du ikke Outlook på mobilen når du gjør det på PC

For planlegging av oppgaver fungerer det best for meg å gjøre det på PC hvor jeg har god oversikt og kan flagge epost til oppgaver, men for å følge opp og også notere nye oppgaver på farten bruker jeg appen TaskTask for iPhone. Den synkroniserer all informasjon jeg vil ha mellom PC, mobil og nettbrett samtidig som den er veldig enkel å bruke. Den synkroniserer både oppgaver og flaggede epost. Det gjør ikke de fleste appene. Den koster en 50-lapp og da får du mye for pengene.

TaskTask app på iPhone støtter kategorier (fargene i margen) og flagget epost

TaskTask app på iPhone støtter kategorier (fargene i margen) og flagget epost

For Android anbefaler jeg å prøve Nine – Email & Calendar- synkroniserer både oppgaver og flagget epost. Den koster 105 kroner, og det er den verd.

Har du en lang liste med flagget E-post? Har du gitt opp å bruke oppgaver/tasks i Outlook?

Hvordan ta påskeferie med god samvittighet

Mange opplever den siste tiden før en ferie som veldig stressende. "Nei nei, dette kan jeg ikke se på nå. Kom tilbake etter påske". Så får du et rush av oppgaver som har samlet seg opp, og det vet du når du prøver å ha ferie. De fleste gir opp og reiser på ferie med masse ubehandlede oppgave og e-post i innboksen. Da er det ikke så lett å koble av. Gjør heller dette:

  1. Helst 2 uker før ferien
  • Gå igjennom planlagte prosjekter, aktiviteter, løse lapper, og oppgaver du har lovet andre å gjøre
  • Bestem hva du realistisk kan gjennomføre før ferien, og distribuer dem på de dagene du har igjen før ferien.
  • Flytt resten til etter ferien. Gi beskjed til andre om det påvirker deres arbeid
  • For tips om å organisere oppgavene dine, se: Du kommer aldri gjennom lange oppgavelister! Her er løsningen.

2. Frem til ferien

3. Ta ferie med god samvittighet

PS: Skulle du likevel jobbe litt i påsken kan du rydde i postboksen og komme deg ajour til etter påske. Se lenken over. Den vil hjelpe deg da også.

Hva gjør du når oppgavelisten bare vokser?

elefant.jpg

Før i verden ble oppgaver man skrev opp borte etter hvert om man ikke gjorde dem. Det var begrenset hvor langt tilbake i møteboka man bladde for å lete etter oppgaver man skulle gjort, og gule lapper og løse ark har en tendens til å bli borte etterhvert også. De oppgavene du skulle gjøre for andre kunne du nok bli minnet på, men mange ting du ønsket å gjøre, men som du ikke fikk prioritert ble etter hvert borte.

Problemet i dag med digitale oppgavelister er at oppgavene aldri blir borte :-) De følger med deg til evigheten om du ikke gjør dem eller sletter dem. Jeg bruker å titte over skulderen på mange av de jeg arbeider med og veldig mange har oppgavelister så lange som et vondt år i Outlook eller i andre digitale oppgavelister.

082314_0856_hvagjrdunr1.png

Oppgaven er gjerne også i rød skrift som indikerer at tidsfristen du satt for deg selv er overskredet på alle oppgavene. For de som har det slik ser jeg ofte også at de nå skriver oppgaver på et stykke papir igjen. De har gitt opp sin digitale oppgaveliste. Kjenner du deg igjen i dette?

Problemet er at de fleste av oss er tidsoptimister. Vi vil så mye og så tror vi at vi får så mye bedre tid neste uke enn vi har denne uken :-) Derfor tenker vi ofte ikke godt nok igjennom våre prioriteringer når vi tar på oss en oppgave for andre, eller i et inspirert øyeblikk skriver opp ting vi ønsker å gjøre. På denne måten blir vi lett drevet av det som brenner mest og ikke av hva som kanskje er de viktigste oppgavene.

Vil du ta et oppgjør med oppgavelisten din og gjøre en re-prioritering? Da anbefaler jeg at du går igjennom en og en oppgave og bestemmer hvilke av disse fire valgene du vil gjøre.

Gjør den nå!

Oppgaven tar ofte ikke mye tid. Den har bare blitt liggende fordi vi ikke har hatt noe press på oss til å gjøre den. Gjør den her og nå og ikke gå videre til neste oppgave før du har gjort denne! Du vil føle deg mye bedre når du kan stryke denne fra listen.

Planlegg den!

Det er en viktig oppgave og du må gjøre den, men av ulike årsaker kan du ikke gjøre den nå. Spør deg selv, hvor viktig er den og hvor mye haster det? Bestem hvilken dag du skal gjøre den og sett av tid til å gjøre den i kalenderen. Flytt den enten inn i kalenderen, eller i en oppgaveliste for den dagen. Nå er den ikke lenger på den lange listen.

La den gå!

Beklager kjære oppgave. Nå har du fulgt meg i ukesvis uten at jeg har fått gjort deg. Du kommer nok aldri høyt nok opp på mine prioriterte oppgaveliste til at jeg får gjort deg. Slett den fra listen.

Kanskje en dag?

Om det virkelig skjærer deg i hjertet å la en oppgave gå fordi du har så lyst til å gjøre den, men aldri har tid til det, kan du plassere den på en liste for "kanskje en dag". Den listen kan du så kikke på av og til og så flytte oppgaver til gjørelisten for en bestemt dag på et senere tidspunkt.

Det er ikke realistisk å tømme den lange oppgavelisten som har bygget seg opp i en økt, så planlegg gjerne flere korte økter på 20-30 minutter for å komme ajour. Det får du til innimellom møter og annet arbeid. Du vil føle deg så mye bedre etterpå. Nå gjelder det bare å ikke la oppgavelisten vokse igjen. Dersom du vil bli bedre til å prioritere realistisk kan du få litt hjelp her: Har du for mye å gjøre? Seks tips som hjelper deg å prioritere det som er viktigst

Lykke til!