Må vi vente på at ledelsen skal bestemme, eller kan du bestemme dine arbeidsverktøy selv?

Den største utfordringen med den digitale arbeidshverdagen er ikke å mestre funksjoner og teknologi, men å endre vaner og kultur for å arbeide, samarbeide og kommunisere på nye måter.

Bilde viser arbeidsrom med mann som jobber på PC

Jo større deler av organisasjonen som blir påvirket, jo vanskeligere er det. Derfor er det viktig å ta beslutninger om verktøy og arbeidsform på riktig nivå. Det er ingen grunn til at arbeidsformer som bare påvirker den enkelte skal gjelde for hele organisasjonen. Like viktig er det at arbeidsformer som påvirker hele organisasjonen blir tatt på ledelsesnivå.

Vanskelighetsgrad 1: Individnivå

Skal ledelsen bestemme hvordan du skal behandle e-post, følge opp dine oppgaver og gjøre dine notater? Spiller det noen rolle om den enkelte har  sin oppgaveoversikt i Outlook, Trello, OneNote etter på en liste i notatboka.

Så lenge jobben blir gjort og frister blir overholdt mener jeg man kan overlate det til den enkelte. Vi er skrudd sammen litt forskjellig og har ulike preferanser. Noen liker tellekanter og noen foretrekker det litt løsere. De fleste gjør en bedre jobb når de kan velge å jobbe I henhold til sine preferanser. Det betyr ikke at arbeidsgiver ikke kan tilby opplæring og foreslå måter å arbeide på som har vist seg å være effektive for mange, men det er ikke det samme som å pålegge noen å jobbe på en bestemt måte om det ikke har noe å si for resultatet.

 Vanskelighetsgrad 10: Gruppenivå

Nå blir det vanskeligere. Når vi skal samarbeide om noe i en gruppe må vi faktisk bli enige om en masse. Hvilke verktøy skal vi bruke? Hvordan skal vi forberede, gjennomføre og følge opp møter? Hvem skal bidra med hva, når? Det er mye å bli enige om, så her gjelder det ikke bare å endre individuelle vaner, men endre samarbeidsform og kultur. Da  blir vi utfordret av «vi har alltid gjort de sånn» og «det har vi prøvd før».

Så lenge vi kan bli enige innen vår gruppe om hvordan, og med hvilke verktøy vi samarbeider og kommuniserer, må ikke nødvendigvis andre grupper i organisasjonen gjøre det samme. Vi har våre oppgaver og vår måte å gjøre det på og andre kan ha gode grunner til å gjøre ting annerledes. La derfor dette være en beslutning på gruppenivå.

Figuren illustrerer vanskelighetsgrad for endring

Vanskelighetsgrad 100: Organisasjonsnivå

Dette er det vanskeligste. Vi skal få mange mennesker til å ønske og bli enige om å gjennomføre oppgaver på samme måte selv om de har ulik bakgrunn, ferdigheter og preferanser. Nå snakker vi prosjekt og endringsledelse. Likevel er det nødvendig der vi skal sikre at riktig informasjon kommer ut til hele organisasjonen, vi skal kommunisere på tvers av grupper og vi må være trygg på at alle følger viktige lover og regler slik som for eksempel GDPR-direktivet.

Her må ledelsen gå foran som et godt eksempel og ledere på alle nivå må sikre at dette gjennomføres i sine avdelinger. Det krever tydelige beslutninger og god kommunikasjon. Ikke bare om hva, men om hvorfor. Det er utrolig mye lettere å gjennomføre noe når alle forstår hvorfor. Særlig om det medfører å endre måte å jobbe på. Vi følger helst letteste vei om vi kan.

Hva gjør dere?

Mine råd er altså å la hver enkelt få bestemme hvordan de vil jobbe om det ikke har negative effekter for andre. La grupper og avdelinger få frihet til å finne sin arbeidsform så lenge det ikke er merkostnader, eller går på tvers av hva vi ønsker å oppnå på tvers av organisasjonen. Ta bare beslutning på toppnivå på det som er nødvendig for å samarbeide og kommunisere på tvers av organisasjonen og for å følge lover og regler. Da vil du oppleve at du får en handlekraftig organisasjon der ting blir gjort og ingen venter på beslutninger fra ledelsen for å gjøre gode endringer innenfor det de egentlig kan bestemme selv.

For eksempler på mulige valg, se Teams, Yammer, Workplace. Mange kanaler skaper frustrasjon

Har dere Office 365 og er usikre på hvilke verktøy dere skal bruke til hva i organisasjonen kan det hjelpe å gjennomgå Office 365 - en oppdagelsesreise i nye muligheter

Tre mentale grep du kan ta for å nå dine mål og være mer fornøyd med deg selv i 2019

KVinne som gjør et happy hopp

Gitt at du har noe du ønsker å oppnå i 2019 er du sikkert enig med meg i at målene ikke oppnås ved tilfeldigheter og flaks, men at du faktisk må gjøre noe for å nå dem.

Du kan finne praktiske tips til struktur og planlegging for å nå mål her: Praktiserer dere målstyring på jobben? Har du et opplegg som sikrer at du når målene dine?

Likevel er planen bare en plan og ofte vet vi jo godt hva vi skal (eller burde) gjøre. Det er lett å miste fokus og finne på andre ting vi "må gjøre først". Hva er det som skal sikre at vi gjennomfører det vi har bestemt oss for? Noe av det vi må gjøre er å hjelpe oss selv til å få den rette mentale innstillingen. Her er mine forslag til tre mentale grep du kan ta for å nå dine mål og være mer fornøyd med deg selv i året som kommer.

1. Gjør de usynlige prioriteringene synlig

Det er ikke slik at våre skrevne jobb-mål og prioriteter er alt vi har å konsentrere oss om. Det finnes mange uskrevne prioriteter som konkurrerer med disse. De må vi gjøre synlige for å kunne planlegge dem også. Det kan være både jobbrelaterte- og private. I tillegg til å planlegge for å nå egne mål må vi også ta med bidra til andre, respondere på forespørsler som ikke nødvendigvis bidrar til egne mål, rettidig rapportering og administrative oppgaver. Ikke fortvil over at du "ikke har tid til å gjøre jobben" fordi det er så mange andre ting du også må gjøre. Det ER en del av jobben og som vi også må prioritere innenfor de rammene vi har. Men det blir lett konkurrerende prioriteter som kan spise opp tid og energi og som gjør at vi lett kan komme i en situasjon der vi bare sjonglerer mellom alt dette og mister fokus. Plutselig sitter vi og ser kattevideoer på Facebook, eller spiller Candy crush :-)

Det kreves aktiv mental innstilling for å fokusere på hver av prioriteringene enten de er skrevne eller uskrevne. Det sitter i hodet og er en mental daglig utfordring.

2. Ønsker er ikke det samme som mål

Mange har erfaring med å lage nyttårsønsker og ofte blir det med det. Vi ønsker å gjøre en forandring og håper det skjer. Selvfølgelig gjør det ikke det. I alle fall ikke av seg selv. En klok person har sagt "Et mål uten en plan er bare en drøm". Er det noe du virkelig vil endre, eller mål du vil nå, vil det alltid kreve at du gjør en eller flere konkrete aktiviteter for at det skal skje. Ønsker du å bli bedre på å bruke nettverket ditt må du

  1. Kartlegge nettverket ditt

  2. Kategorisere kontaktene

  3. Prioritere dem og

  4. Planlegge en serie med besøk, telefoner, epost, eller andre kontaktaktiviteter

Der har du en liten plan med fire aktiviteter som gjør det veldig mye mer konkret, handlingsorientert og lettere å gjennomføre.

3. Vær tydelig med deg selv om hvorfor

Den beste driveren for sikre gjennomføring av planer er å forstå hvorfor du skal gjøre aktivitetene. Hva er gevinsten? Det kan være både konkrete ting som bedre resultater, men like mye hvordan du vil føle deg når du har gjennomført aktiviteten. Da jeg skulle starte Smart endring hadde jeg en rekke kaffemøter med tidligere kolleger, samarbeidspartnere og andre forbindelser fordi jeg så det som viktig for å kunne bygge mitt nye selskap. Men det som etterhvert ble den største motivasjonen var de hyggelige møtene jeg hadde med mange jeg ikke hadde hatt kontakt med på lang tid og den inspirasjonen og de tilbakemeldingene jeg fikk. Istedenfor at gjennomføring av mange møter føltes som et ork fikk jeg ny energi for hvert møte.

Bilde av stjerneskudd

På samme måte vet jeg mange som klarer å gjennomføre planlagt trening ikke bare for å oppnå et fremtidig mål om å komme i god form, men den gode følelsen etter hver trening som svarer på "hvorfor gjør jeg dette egentlig?"

Til slutt, mange har dårlige erfaringer av typen "jeg har prøvd før, men fikk det ikke til". Mulig det, men nå er du klokere :-) Denne gangen får du det til, i alle fall om du har en konkret plan og tar det første skrittet. Enten det er å ta kontakt med noen i nettverket ditt, eller gå til den første treningstimen.

Godt nytt år med konkrete planer og positiv innstilling!

PS: Skulle du trenge litt hjelp til å strukturere mål og planer og hvordan du kan beskytte din tid og prioritering i en hektisk hverdag kan du vurdere å benytte deg av Smart endrings mentorprogram for å mestre den digitale hverdagen. Gratis uforpliktende kartleggingssamtale.

Er du alltid busy på jobben? Full kalender og likevel føler du ikke at du får gjort alt du vil?

Bildet viser mange fotgjengere i full fart

Du er på vei til å pakke sammen på jobben for dagen og vet at du har møtt dine deadlines. Likevel kan det hende du føler at du ikke har gjort noe som er virkelig viktig og strategisk? 

Mange føler at de blir presset tilbake i stolen av alt som kommer av forespørsler fra kunder, leder og kolleger. Det blir for lite tid igjen til å gjøre egne oppgaver som er viktige for virksomheten på lang sikt.

Dette er ikke uvanlig. Her er noen muligheter du kan teste ut

Sett av tid i kalenderen til viktige oppgaver og gi deg selv litt slakk.

De fleste av oss er tidsoptimister, så gange den tiden du tror du trenger med 2-to , så kan det hende det nærmer seg det du virkelig kommer til å bruke.
Mitt viktigste verktøy for dette er å lage en ukeplan for kommende uke. Jeg sørger for å ha noe beskyttet tid der jeg ikke er tilgjengelig. De fleste klarer seg uten deg et par timer. Så uunnværlig er du ikke. Men jeg passer også på å ha tid i kalenderen til å være tilgjengelig for andre, og til å løse oppgaver jeg ikke vet om ennå. Har du fylt kalenderen med mer enn 50-60% møter og aktiviteter vil kalenderen være overfylt når virkeligheten møter deg i neste uke.

Se mer om dette på Hvordan finne balansen mellom tilgjengelighet og egentid?

Ikke tro at du kan løse en vanskelig oppgave, lage en presentasjon, eller en strategisk oppgave i ett strekk.

Det fungerer sjelden. Sett av tid til å starte opp, få oversikt over hva du trenger og sette hjernen i sving, og planlegg mer tid et par dager senere for å jobbe videre. Da har du også tid til å innhente informasjon du finner ut at du mangler. Det kan også være vanskelig bare å få startet på en strategisk oppgave fordi den kanskje ikke er så klart formulert, eller veldig konkret. Synes du det er vanskelig å komme i gang? Det er du ikke alene om.

Du kan få noen tips her: 4 grunner til at du utsetter oppgaver og hvordan du kan unngå det
 

Bruk mindre tid på oppgaver som egentlig ikke er så viktige.

Den enkleste måten å gjøre det er å fylle tiden med de viktige oppgavene. Da blir det ikke tid til de mindre viktige. Hva er dine mål? Hva ønsker du å oppnå. Vet vi ikke det er det vanskelig å vite hva som er viktig. I fravær av klart definerte mål blir vi forunderlig opptatt med daglige trivielle oppgaver.

Vil du gå dypere i dette kan du lese mer her: Det er alltid mer å gjøre enn du noen gang kan få gjort!

 Men når skal vi ta tak i dette? Jeg har jo aldri tid til å få sette meg ned for å få overblikket og ta noen grep om min tidsbruk og mine prioriteringer. Nei nettopp. Det er det som er problemet.

Du kan få noen tips til hvordan her: Høsten er en travel tid

Lykke til med å ta kontroll, og oppnå bedre resultater med mindre stress.

Du kan ikke kjøpe effektive møter og godt samarbeid

Bildet viser en leders kalender med mange møter

I en organisasjon jeg har jobbet med over tid viste en undersøkelse at lederne brukte i gjennomsnitt 40% av tiden sin i møter. Samtidig jobbet de stadig kvelder og i helger fordi epost og annet arbeid hopet seg opp. Mye av dette relatert til forberedelser og oppfølging av møter.

En dag bestemte de seg for at de ikke kunne fortsette på den måten og bestemte seg for at de ville jobbe smartere og mer effektivt. De etablerte en digital møtebok for ledergruppen i OneNote. Siden dette er en del av Microsoft Office er dette noe alle hadde allerede så ingen nye innkjøp er nødvendig.

Ledermøter på en ny måte

I deres felles møtebok kan alle når som helst legge inn egne punkter de ønsker å ta opp på neste ledermøte. Under møtet går det på rundgang å ta notater og legge inn oppfølgingsaktiviteter. Alle har møteboken oppe på sin PC så alle ser hele tiden hva som blir notert. Etter møtet er hver og en ansvarlige for å følge opp sine punkter. Neste møte starter med gjennomgang av eventuelle oppfølgingspunkt fra forrige møte. Det fører til høy ansvarlighet og sikrer fremgang i arbeidet.

En ny møtehverdag

Ved å innføre digital møtebok basert på OneNote, enkel og utprøvd struktur og systematisk opplæring av alle sparer de i henhold til eget utsagn hundrevis av timer i året samtidig som de har oppnådd bedre oppfølging av møtene og færre misforståelser. Mye av den økte effektiviteten kommer av at de nå kan forberede, gjennomføre og følge opp møter uten en eneste epost!

Bilde viser eksempel på OneNote digital møtebok

Verktøy er bra, men opplæring i ny struktur, rutiner og arbeidsform er nødvendig

Noen ganger er vi alt for teknologioptimistiske. Vi tror at har vi bare den rette teknologien, de rette verktøyene vil vi automatisk bli mer produktive, kommunisere bedre, ha bedre møter osv. Det er lite som tyder på at det er riktig. Av og til gjør det bare skade. Å introdusere enda et verktøy føles for mange som en belastning. De fleste har mer enn nok verktøy allerede til å jobbe og kommunisere bedre. Problemet er at de bare blir tatt i bruk dersom noen (les leder) tar ansvar for å etablere struktur, rutiner og opplæring som er nødvendig for å støtte nye ønskede arbeidsformer.

Dette gjør du

Start med ledergruppen. All endring som skal gjennomføres i hele organisasjonen starter fra toppen. Hvis ikke lederne går foran som gode rollemodeller, hvorfor skal resten av organisasjonen følge?

Les mer: Vil du at de ansatte skal samarbeide? Start med ledergruppen!

Når digital møtebok er innført i ledergruppen, kan hver av lederne gjøre det samme med sine avdelingsmøter, ledere av faggrupper kan gjøre det med sine møter og prosjektledere med prosjektmøtene. Det er ikke så mye som skal til. Alle trenger heller ikke inngående kunnskap om OneNote, men det er klart det hjelper på motivasjon og gjennomføring fordi mestringsfølelsen blir mye høyere. Samle ledergruppen, eller avdelingen i 2 timer så etablerer dere struktur og avtaler nye arbeidsformer der og da og lærer å mestre OneNote. Les mer på Smart arbeid og samarbeid med OneNote.

For mer om smart bruk av OneNote i møter, se
Møter er braaaaa, ikke bortkastet tid
Få et overtak i møtene med OneNote – lær hvordan!