Teams er bra, men det er Outlook jeg starter først om morgenen

Selv om Teams har blitt et viktig samarbeidsverktøy, og Copilot gir nye spennende muligheter, er det fortsatt Outlook jeg åpner først om morgenen.

En del spør meg om Teams kommer til å overta for Outlook, men jeg tror jeg ikke forandrer seg med det første. Fremdeles er Outlook det primære kommunikasjonsverktøyet med kunder og samarbeidspartnere og det vil vi jo prioritere.

Outlook og Teams utfyller hverandre

Det er i Outlook jeg planlegger min arbeidsdag, og kommende uke med avtaler og oppgaver i To do. Det gjør Outlook til mitt primære planleggings- og prioriteringsverktøy. Så bruker jeg jo Teams gjennom hele dagen med kanaler for samhandling om arbeidsoppgaver og dokumenter, og raske avklaringer i chat.

Les også Teams pluss Outlook er en vinn-vinn — Smart endring AS

Digital selvledelse

Du går igjennom innboksen i Outlook og flagger en del epost du må komme tilbake til senere. Gjennom dagen får du henvendelser i Teams-kanaler og i Chat. Heller ikke her kan du behandle og respondere på alt umiddelbart. Mellom å behandle henvendelser forsøker du å få gjort dine egne oppgaver. Høres kjent ut? Hvordan finner jeg balansen mellom å arbeide med det som gjør at jeg når mine mål, og samtidig bidrar til andre?

I dag, den neste uken, over horisonten

Mange av oss kan ikke gjennomføre oppgaver fra dag til dag, men må planlegge oppgaver fremover i tid basert på frister og prioritering.

Hva skal jeg gjøre i dag, neste uke, og hva må jeg huske utover denne planleggingshorisonten. Da er det nyttig med et planleggingsverktøy som gir oss oversikten.

Når du ser på kalenderen for neste uke, vil hjernen din umiddelbart få et inntrykk av hvordan uken blir. Mange avtaler og møter gir inntrykk av en travel uke, mens få møter gir inntrykk av en rolig uke. Men det stemmer jo ikke! Bildet sier ikke noe om arbeidsmengden. Det «virkelige arbeidet» skjer ofte mellom møtene, og det er først når disse oppgavene legges til at du får et reelt bilde av arbeidsbelastningen.

Trenger du en god start på det nye året? Sjekk tipsene her Har du for mye å gjøre? Seks tips som hjelper deg å prioritere det som er viktigst — Smart endring AS

Hvordan får jeg oversikt over oppgaver i Outlook, Teams, og mine egne oppgaver?

Neste gang du får en epost du ikke kan behandle der og da, høyreklikk på flagget og bestem når du skal følge den opp. I dag, i morgen, neste uke?

Får du en Teams-melding eller Chat, hold markøren over meldingen, velg …, og opprett Planner-oppgave med en forfallsdato. Disse kommer nå automatisk inn i To do der du også kan legge inn egne oppgaver. Sammen med kalenderen får du en totaloversikt som gir deg en følelse av kontroll, og gjør det enklere å prioritere utfra det som er viktigst og det som haster mest.

Trenger du litt hjelp til å bli organisert, og bli god på digital selvledelse? Få med deg dine kolleger og vurder å gjennomføre workshopen Mestre den digtale arbeidhvardagen bedre. Få bedre sesultater med mindre stress — Smart endring AS